Sectoraal comité van het Rijksregister
Beraadslaging RR nr 11/2015 van 18 februari 2015
Betreft: Machtigingsaanvraag van de Pensioendienst voor de overheidssector, beheersinstelling van het secundair netwerk van de sociale zekerheid betreffende overheidspensioenen opdat de meewerkende instellingen van dit netwerk Ethias en HR-Rail toegang zouden krijgen tot het gegeven wettelijke samenwoning in het kader van hun opdrachten van beheer van overheidspensioenen (RN- MA-2014-492)
Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");
Gelet op de wet van 8 augustus 1983
tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen
(hierna "WRR");Gelet op de wet van 8 december 1992
tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens
(hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis
;Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003
tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
;Gelet op de aanvraag van van de Pensioendienst voor de Overheidssector ontvangen op 01/12/2014;
Gelet op de beraadslaging nr. 54/2014 van 9 juli 2014 Machtigingsaanvraag van de pensioendienst voor de overheidssector, beheersinstelling van het secundair netwerk van de sociale zekerheid betreffende overheidspensioenen opdat de meewerkende instellingen van dit netwerk Ethias en HR-
Rail toegang zouden krijgen tot sommige gegevens van het Rijksregister en het identificatienummer ervan zouden mogen gebruiken;
Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 07/01/2015;
Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beslist op 18 februari 2015, na beraadslaging, als volgt:
I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG
1. De Pensioendienst van de overheidssector, hierna de aanvrager genoemd of PDOS, wenst van het Comité een machtiging om toegang te krijgen tot het gegeven vermeld onder artikel 3, 1ste lid , 13° van de WRR.
2. Hij wenst dat ook de meewerkende instellingen van het secundair netwerk van sociale zekerheid betreffende de overheidspensioenen die zij beheren, te weten Ethias en HR-Rail (vroeger de Nationale Maatschappij Belgische Spoorwegen) toegang krijgen tot dit gegeven.
3. Deze aanvraag kadert binnen de opdrachten van beheer van overheidspensioenen van de aanvrager en de meewerkende instellingen van dit netwerk.
4. De PDOS, primaire instelling van de sociale zekerheid, opgericht op 1 januari 2006 door de wet van 12 januari 2006
tot oprichting van de Pensioendienst voor de Overheidssector
is belast met de toekenning, de berekening en het beheer van de meerderheid van de rust- en overlevingspensioenen van de openbare sector. Hij fungeert ook als beheersinstelling van het secundair netwerk van de sociale zekerheid betreffende de overheidspensioenen samengesteld uit meewerkende instellingen belast met de betaling van pensioenen aan sommige werknemers van de openbare sector. Ethias en HR-Rail zijn momenteel de leden van dit netwerk.5. De aanvrager is momenteel gemachtigd om toegang te hebben tot de gegevens vermeld onder artikel 3, 1ste lid, 1° tot 6, 8° en 9° van de WRR en tot de opeenvolgende wijzigingen krachtens het koninklijk besluit
van 27 september 1984 waarbij aan sommige overheden van het Ministerie van Financiën toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen
. Artikel 27 van de wet van 12 januari 2006tot oprichting van de Pensioendienst voor de Overheidssector
heeft voorzien in de overdracht van alle goederen, rechten en. . . . . .
wettelijke en contractuele plichten naar PDOS van de door de Administratie der Pensioenen van het ministerie van Financiën uitgeoefende opdrachten.
6. Ethias is, in zijn hoedanigheid van voorzorgsinstelling, belast met het beheer van de pensioenen van het vast benoemd personeel of hun rechthebbenden van de provinciale en lokale besturen waarmee zij een overeenkomst heeft afgesloten in toepassing van artikel 3, 7° van de wet van 24 oktober 2011 tot vrijwaring van een duurzame financiering van de pensioenen van de vast benoemd personeelsleden van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten en van de lokale politiezones, tot wijziging van de wet van 6 mei 2002 tot oprichting van het fonds voor de pensioenen van de geïntegreerde politie en houdende bijzondere bepalingen inzake sociale zekerheid en houdende diverse wijzigingsbepalingen.
In het raam van de verwezenlijking van deze opdracht moet Ethias beschouwd worden als een meewerkende instelling van sociale zekerheid in de zin van artikel 2, 1ste lid, 2°, b) van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid (hierna de KSZ-wet).
7. De pensioenen van het personeel van HR-Rail vielen in toepassing van het koninklijk besluit van 28 december 2005, betreffende de overname van de pensioenverplichtingen van de N.M.B.S. Holding door de Belgische Staat, binnen het domein van de pensioenen van de overheidssector. Daardoor is HR-Rail belast met het beheer en de berekening van de pensioenen van zijn personeel. Net zoals Ethias maakt HR-Rail aldus deel uit van het secundair netwerk van overheidspensioenen.
8. In dit verband heeft het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid, afdeling Sociale Zekerheid, recent de PDOS als beheersinstelling van het secundair netwerk van de overheidspensioenen gemachtigd om sociale gegevens mee te delen aan de leden van dit netwerk (t.t.z. aan Ethias en HR-Rail) om hen toe te laten de pensioenen te berekenen en te beheren van de personen waarvoor zij instaan.1
9. Naast de sociale gegevens werden Ethias en HR-Rail ook bij beraadslaging nr. 54/2014 van 9 juli 2014 gemachtigd om toegang te hebben tot de gegevens vermeld onder artikel 3, eerste lid, 1° tot 6°, 8° en 9° van de WRR, met uitsluiting van de geboorteplaats en de plaats van overlijden, via het verwijzingsrepertorium dat de aanvrager bijhoudt. Daarom moet deze aanvraag voor wat de meewerkende instellingen betreft, beschouwd worden als een uitbreiding van deze beraadslaging.
1 Beraadslaging nr. 14/032 van 6 mei 2014.
10. Het secundair netwerk voor de pensioenen heeft als doel de uitwisseling van pensioengegevens tussen meewerkende instellingen van het netwerk te vergemakkelijken;
het is verbonden met het primaire netwerk van de sociale zekerheid via de PDOS. De PDOS, primaire instelling van sociale zekerheid treedt op als beheersinstelling voor alle meewerkende instellingen die verbonden zijn met het netwerk, m.a.w. hij organiseert, machtigt en leidt alle gegevensuitwisselingen tussen deze laatsten en het primair netwerk.
Overeenkomstig artikel 6 van het koninklijk besluit van 4 februari 1997 tot organisatie van de mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard tussen instellingen van sociale zekerheid moet de PDOS de gegevensuitwisselingen verzekeren met behulp van een bijzonder repertorium van de personen dat de volgende functies vervult:
1° de mededeling van gegevens leiden en organiseren tussen de sociale gegevensbanken van de instellingen die tot het betrokken secundair netwerk behoren en tussen deze laatsten en het netwerk van de Kruispuntbank;
2° de anonimiteit verzekeren, bij de uitwisseling van gegevens via de Kruispuntbank, van het lidmaatschap van natuurlijke personen bij een vakbond of een verzekeringsinstelling, tenzij indien de instelling waarvoor de informatie bestemd is, deze nodig heeft voor de vervulling van haar taken;
3° verwijzingen beheren naar de personen waarover de onderscheiden instellingen die tot het secundair netwerk behoren, gegevens ter beschikking stellen of opvragen;
4° ervoor zorgen dat de toegang tot de gegevens verloopt overeenkomstig de toelatingen die gegeven werden aan personen die uit hoofde van hun taak of voor de behoeften van de dienst, ertoe toegang hebben.
De PDOS zal aan de leden van het secundair netwerk een toegang tot de identificatiegegevens ter beschikking stellen. De huidige werkwijze zal worden uitgebreid teneinde deze terbeschikkingstelling te realiseren. Concreet gebruikt de PDOS de webservice technologie van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) om het Rijksregister te raadplegen; hetzelfde principe zal aangewend worden voor de leden van het secundair netwerk: zij gebruiken een webservice die hen ter beschikking gesteld wordt door de PDOS.
De aanvragende instelling zal gebruik maken van de webservice van de PDOS, de PDOS zal zelf de aanvraag doen, het antwoord ontvangen en vervolgens doorsturen aan de aanvrager.
11. Deze gegevens worden doorgegeven aan de leden van het secundaire netwerk volgens deze procedure:
1. Ethias/HR-Rail (of het lid van het secundair netwerk waarvoor PDOS optreedt) doet beroep op de Web Service van PDOS;
2. PDOS controleert de aanvraag;
3. Indien de aanvraag geldig is, doet PDOS beroep op de Web Service van de KBSZ om toegang te hebben tot het Rijksregister;
4. De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KBSZ) stuurt het antwoord naar PDOS;
5. PDOS stuurt het antwoord door naar Ethias/HR-Rail (of het lid van het secundair netwerk waarvoor PDOS optreedt).
12. Voor wat betreft de meewerkende instellingen van het secundair netwerk van de Sociale Zekerheid voor overheidspensioenen, stelt het Comité vast dat de aanvraag ingediend werd door PDOS in zijn hoedanigheid van beheersinstelling van het secundair netwerk van de Sociale Zekerheid voor overheidspensioenen in naam en voor rekening van de meewerkende instellingen van dit netwerk, met name Ethias en HR-Rail. Bijgevolg besluit het Comité dat PDOS optreedt als hun mandataris en dat Ethias en HR-Rail samen met PDOS ook de instellingen zijn die de machtiging vragen.
II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING
A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR)
13. Overeenkomstig artikel 5, 1ste lid, 1° van de WRR, verleent het Comité machtiging om toegang te hebben tot de informatie bepaald in artikel 3, eerste en tweede lid van de WRR, of om er mededeling van te krijgen en het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken:
“aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie”.
14. In onderhavig geval is de aanvrager een overheidsinstelling met rechtspersoonlijkheid, van categorie A als bedoeld in de wet van 16 maart 1954
betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut
(artikel 3 van de wet van 12 januari 2006tot oprichting van een Pensioendienst voor de Overheidssector)
.15. PDOS is de beheersinstelling van het secundair netwerk van sociale zekerheid voor overheidspensioenen en is samengeteld uit meewerkende instellingen belast met het beheer van de pensioenen van sommige werknemers uit de overheidssector. De leden van dit netwerk zijn op dit ogenblik Ethias en HR-Rail.
16. Het Comité mag machtiging verlenen "
aan de openbare en private instellingen van Belgisch
recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen
belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité
".17. Zoals hierboven omschreven in de punten 6 en 7, zijn Ethias en HR-Rail hier belast met taken van openbaar belang, namelijk het beheer van de overheidspensioenen.
18. Bijgevolg komen, krachtens artikel 5, eerste lid, 2° van de WRR, de meewerkende instellingen in aanmerking om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister.
A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP)
19. Op grond van artikel 4 van de WVP, vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.
De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
B. DOELEINDEN
20. De vraag om toegang van de aanvrager kadert binnen de opdracht van het beheer van de pensioenen van de aanvrager, zoals omschreven in artikel 6 van de wet van 15 mei 1984
houdende maatregelen tot harmonisering in de pensioenregelingen
.21. Als beheersinstelling van het secundair netwerk wenst PDOS ook de gegevens betreffende de wettelijke samenwoning uit het Rijksregister ter beschikking te stellen van zijn leden van dit secundair netwerk. Dit om hen in staat te stellen hun opdrachten van algemeen belang uit te voeren, namelijk de berekening en het beheer van de pensioenen van personen waarvoor zij instaan. Binnen het kader van het beheer van de pensioenen, moeten Ethias en HR-Rail het recht op pensioen onderzoeken en het pensioenbedrag berekenen van de werknemers waarvoor die instellingen instaan. Om dit te kunnen uitvoeren, hebben zij bepaalde gegevens uit het Rijksregister nodig.
22. Gelet op de bovenvermelde opdrachten, is de verwerking gerechtvaardigd als bedoeld in artikel 5, eerste lid, e) van de WVP.
23. Bij wet van 5 mei 2014
houdende diverse bepalingen
werden er belangrijke wijzigingen doorgevoerd aan de overlevingspensioenregeling, met name wijzigingen aan detoekenningsvoorwaarden voor een overlevingspensioen, waardoor de toegang tot het gegeven wettelijke samenwoning gerechtvaardigd is.
24. Een van die voorwaarden betreft de duur van een huwelijk vastgesteld op één jaar.
Voortaan kan de overlevende echtgeno(o)t(e) die minder dan een jaar gehuwd was maar die voor het huwelijk een contract van wettelijke samenwoning afsloot (artikel 1476 van het Burgerlijke Wetboek) met dezelfde rechthebbende, een overlevingspensioen verkrijgen op voorwaarde dat de duur van de wettelijke samenwoning en de duur van het huwelijk samen 1 jaar bedraagt (artikel 90 tot wijziging van artikel 2 van de wet van 15 maart 1984
houdende maatregelen tot harmonisering in de pensioenregelingen
).25. Het Comité acht het nagestreefde doeleinden, welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd als bedoeld in artikel 4, §1, 2° van de WVP en artikel 5, tweede lid van de WRR.
C. PROPORTIONALITEIT
1. De gegevens
26. Om hun opdrachten te kunnen uitvoeren, namelijk de berekening en het beheer van de pensioenen van de personen waarvoor zij instaan, stelt de aanvrager dat hij voor eigen rekening en voor rekening van de meewerkende instellingen Ethias en HR-Rail nood heeft aan het gegeven wettelijke samenwoning, vermeld onder artikel 3, eerste lid, 13° van de WRR van de personen van wie zij het pensioendossier beheren. De wet van 15 mei 2014 houdende diverse bepalingen wijzigt inderdaad de toekenningsvoorwaarden voor een overlevingspensioen, met name het eventueel in aanmerking nemen van een wettelijke samenwoning.
27. Uit de verstrekte uitleg van de aanvrager blijkt dat het gegeven wettelijke samenwoning èn de begin- en einddata moeten gekend zijn om te kunnen onderzoeken of de overlevende in hoofde van de rechthebbende, namelijk iedere overlevende of gescheiden echtgeno(o)t(e)
van
een vast benoemde ambtenaar, hun rechten op een overlevingspensioen kan doen gelden krachtens artikel 2 van de wet van 15 mei 1984houdende maatregelen tot
harmonisering in de pensioenregelingen
. De historiek aan dit gegeven is eveneens noodzakelijk om te onderzoeken of de overlevende of gescheiden echtgeno(o)t(e) recht heeft op een overlevingspensioen. Die informatie is onontbeerlijk opdat PDOS de wettelijk bepalingen inzake de toekenning van een overlevingspensioen zou kunnen toepassen.28. Aangezien voortaan de gegevens betreffende de wettelijke samenwoning noodzakelijk zijn om het recht op een overlevingspensioen vast te stellen, wenst PDOS die gegevens te ontvangen en door te geven aan de meewerkende instellingen van het secundair netwerk, Ethias en HR-Rail.
29. Gelet op wat voorafgaat, is het Comité van mening dat de gevraagde gegevens in overeenstemming zijn met artikel 4, §1, 3) van de WVP.
2. De frequentie van de toegang en de duur waarvoor toegang en gebruik wordt gevraagd
30. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur voor zichzelf en voor de meewerkende instellingen Ethias en HR-Rail.
31. Het Comité stelt vast dat de opdrachten die hen werden toevertrouwd niet beperkt worden in de tijd. In het licht van het doeleinde waarvoor de toegang werd gevraagd, is een machtiging voor onbepaalde duur passend (artikel 4, § 1, 3° van de WVP).
32. De aanvrager wenst voor zichzelf en voor de meewerkende instellingen Ethias en HR-Rail een permanente toegang tot het gevraagde gegeven.
33. Het Comité stelt vast dat het voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinde niet mogelijk is om de frequentie te bepalen van de toegang tot de gegevens waarvoor PDOS, Ethias en HR-Rail een machtiging nodig hebben en dus dat een permanente toegang gepast is (artikel 4, §1, 3°WVP).
3. Bewaartermijn van de gegevens
34. Het Comité herinnert eraan dat de gegevens niet langer mogen bewaard worden dan de tijd die noodzakelijk is om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor zij werden ingezameld (artikel 4, § 1, 5° van de WVP).
35. De aanvrager en de meewerkende instellingen die hij vertegenwoordigt, wensen de gegevens te bewaren voor de duur dat de rechthebbende evenals zijn relaties, dossiers hebben lopen die moeten beheerd worden.
36. Het Comité stelt vast dat de voorgestelde bewaartermijn aanvaardbaar is gelet op artikel 4,
§1, 5° van de WVP.
4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden
37. In het aanvraagformulier wordt verduidelijkt dat de gegevens uitsluitend intern zullen gebruikt worden door:
de auditeur-generaal Financiën, de directeurs belast met de leiding van de operationele diensten van PDOS en de aangewezen personeelsleden van deze dienst;
de eerste adviseur, hoofd van dienst belast met de leiding van de afdeling pensioenen van de Directie personeel en Sociale Zaken van HR-Rail en de door hem aangeduide personeelsleden van deze dienst;
de verantwoordelijke van het departement spaar- en pensioenverzekering van de Directie Leven Collectiviteiten van Ethias en de door hem aangeduide personeelsleden van dit departement.
38. Het Comité neemt daarvan akte.
5. Netwerkverbindingen
39. Uit de informatie die de aanvrager verstrekte, blijkt dat geen enkele informatie zal worden uitgewisseld met derden op basis van het identificatienummer.
40. Het Comité neemt daarvan akte. Om volledig te zijn, vestigt het Comité de aandacht op het feit dat:
indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen;
het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt mag worden in relaties met derden voor zover dit kadert in de doeleinden waarvoor zij eveneens gemachtigd werden dit nummer te gebruiken.
D. BEVEILIGING
41. Ethias en HR-Rail maken deel uit van het netwerk van de sociale zekerheid. Dit betekent dat zij beschikken over een consulent inzake informatiebeveiliging alsook over een informatiebeveiligingsbeleid die door het Sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid als voldoende werden beoordeeld.
OM DIE REDENEN Het Comité,
1° machtigt PDOS om onder de voorwaarden als omschreven in de beraadslaging en voor de doeleinden vermeld onder punt B, permanent en voor onbepaalde duur toegang te hebben tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13° van de WRR;
2° breidt de machtiging uit die werd verleend bij beraadslaging nr. 54/2014 van 9 juli 2014 aan Ethias en HR-Rail als meewerkende instellingen van het secundair netwerk van sociale zekerheid betreffende de overheidspensioenen, onder de voorwaarden als omschreven in voorliggende beraadslaging, tot het gegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13° van de WRR.
Voor de Wnd. Administrateur, afw. De Voorzitter,
(get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon
Wnd. Afdelingshoofd ORM
