Sectoraal comité van het Rijksregister
Beraadslaging RR nr. 48/2016 van 22 juni 2016
Betreft: Aanvraag van het Departement Werk & Sociale Economie van de Vlaamse Overheid om toegang te bekomen tot informatiegegevens uit het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken in het kader van het beheer van de Vlaamse Ondersteuningspremie (VOP) (RN-MA-2016- 031)
Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");
Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR");
Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;
Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
Gelet op de aanvraag van de Vlaamse Overheid, Departement Werk & Sociale Economie ontvangen op 18/02/2016; Gelet op de bijkomende documentatie en toelichting ontvangen op 18/04/2016, op 13/05/2016, op 03/06/2016, op 06/06/2016 en op 16/06/2016;
Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 06/06/2016;
Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beslist op 22/06/2016, na beraadslaging, als volgt:
I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG.
1. Het Departement Werk & Sociale Economie van de Vlaamse overheid, hierna de aanvrager, vraagt om toegang te bekomen tot informatiegegevens uit het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken in het kader van het beheer van de Vlaamse Ondersteuningspremie (VOP).
2. Hiertoe wenst de aanvrager mededeling te bekomen van de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° (naam en voornaam), 2° (geboortedatum), 3° (geslacht), 5° (hoofdverblijfplaats) en 6° (datum van overlijden), WRR, evenals de automatische mededeling van toekomstige wijzigingen aan voormelde gegevens, en het Rijksregisternummer te gebruiken.
II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG
3. De aanvrager werden reeds voor een aantal doeleinden gemachtigd om toegang te hebben tot een aantal informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer te gebruiken.1
4. Het onderzoek van het Comité kan zich er bijgevolg toe beperken na te gaan of:
• het nagestreefde doeleinde waarvoor onderhavige mededeling en het gebruik worden gevraagd welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, §1, 2°, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR;
• de mededeling van de gevraagde gegevens en het gebruik van het Rijksregisternummer toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn in het licht van dit doeleinde (artikel 4, §1, 3°, WVP).
1 KB van 29 juni 1993 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van de administratie Werkgelegenheid van het Ministerie van de
Vlaamse Gemeenschap voor het vervullen van taken met betrekking tot de programma’s voor wederterwerkstelling;
Beraadslaging RR nr. 27/2008 van 4 juli 2008; Beraadslaging RR nr. 54/2008 van 10 december 2008; Beraadslaging RR nr.
11/2009 van 18 februari 2009; Beraadslaging RR nr. 53/2010 van 22 december 2010; Beraadslaging RR nr. 58/2010 van 22 december 2010; Beraadslaging RR nr. 08/2012 van 11 januari 2012; Beraadslaging RR nr. 38/2012 van 9 mei 2012;
Beraadslaging RR nr. 44/2012 van 9 mei 2012; Beraadslaging RR nr. 80/2012 van 17 oktober 2012 en Beraadslaging RR nr.
47/2015 van 29 juli 2015.
A. DOELEINDE
5. Naar aanleiding van de Zesde Staatshervorming is het Vlaams Gewest sinds 1 juli 2014 bevoegd voor de organisatie van een eigen doelgroepenbeleid2, en dit op het vlak van de regelgeving, de financiering, de uitvoering en de controle.
6. Wat de personen met een arbeidshandicap betreft, stelt artikel 12 van het decreet van 4 maart 2016 houdende het Vlaamse doelgroepenbeleid verder in te zetten op de Vlaamse ondersteuningspremie: “De Vlaamse regering wordt gemachtigd om een stelsel in te richten dat voorziet in de tegemoetkoming aan een werkgever die een persoon met een arbeidshandicap aanwerft of heeft aangeworven, of aan een zelfstandige met een arbeidshandicap ter compensatie van de kosten van de inschakeling in het beroepsleven, van de kosten van ondersteuning en van verminderde productiviteit.
De Vlaamse Regering bepaalt verder de voorwaarden voor de tegemoetkoming, de procedure voor de aanvraag, en het bedrag van de tegemoetkoming”.
7. Momenteel wordt de Vlaamse ondersteuningspremie nog volledig beheerd door de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB) op basis van het decreet van 7 mei 2004 tot oprichting van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap “Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding” en het Besluit van de Vlaamse Regering van 18 juli 2008 betreffende de professionele integratie van personen met een arbeidshandicap. Vanaf 1 juli 2016 wordt die taak evenwel (gedeeltelijk)3 toevertrouwd aan de aanvrager, hetgeen blijkt uit:
- De Memorie van Toelichting bij artikel 12 van het decreet van 4 maart 2016 houdende het Vlaamse doelgroepenbeleid waarin het volgende wordt gesteld: “(…) Per 1 juli 2016 zal het beheer van de VOP worden toevertrouwd aan het Departement Werk en Sociale Economie en zal de rol van de VDAB zich toespitsen op de attestering van de personen met een arbeidshandicap en ook de evaluatie van het eventuele rendementsverlies.
(…) De VOP wordt volgens de huidige modaliteiten verder gezet en de Vlaamse Regering zal in het kader van de doorstroom uit de sociale economie in een uitbreiding van de doelgroep voorzien. Verder worden een aantal procedurele aanpassingen voorzien gezien het beheer vanaf 1 juli 2016 door het Departement WSE wordt opgenomen (…).”
2 Het regeerakkoord 2014-2019 van de Vlaamse Regering stelt, wat betreft het doelgoepenbeleid, o.a.: “We investeren in het invullen van doelgroepenbeleid. Aangezien we uitgaan van een federale structurele lineaire loonkostenverlaging stimuleren we het aanwerven en aan het werk houden van bepaalde doelgroepen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt. Om de efficiëntie en effectiviteit van ons doelgroepenbeleid te verhogen, voeren we een drastische vereenvoudiging door. We beperken het aantal maatregelen tot 3 doelgroepen, met name jongeren, 55-plussers en personen met een arbeidshandicap. Zo creëren we extra ruimte om de loonkosten van deze doelgroepen te verlagen en hen zo meer kansen te bieden op de arbeidsmarkt.
(…)”
3 De rol van de VDAB zal dan worden beperkt/zal zich toespitsen op de attestering van de personen met een arbeidshandicap en het evalueren van het rendementsverlies bij de verlening of verhoging van de ondersteuning.
- Een Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het decreet van 4 maart 2016 houdende het Vlaamse doelgroepenbeleid, goedgekeurd door de Vlaamse Regering tijdens haar vergadering van 10 juni 2016, inzonderheid artikelen 14 t.e.m. 18.
8. De aanvrager wenst, met het oog op de administratieve verwerking van de aanvragen aangaande de VOP, mededeling te bekomen van voormelde informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer te gebruiken van de betrokken doelgroepwerkemers/-zelfstandigen.
9. Gelet op wat voorafgaat stelt het Comité vast dat het door de aanvrager beoogde doeleinde welbepaald en uitdrukkelijk omschreven (artikelen 4, § 1, 2°, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR). De verwerking die eruit voortspruit is gerechtvaardigd op basis van artikel 5, 1ste lid, c),WVP.
10. Aangezien de aanvrager een beroep zal doen op een verwerker/onderaannemer, wijst het Comité erop dat daarbij de vereisten van artikel 16 WVP moeten worden nageleefd.
B. PROPORTIONALITEIT
B.1. Ten overstaan van de gegevens
11. Conform de aanvraag en de aanvullende inlichtingen wenst de aanvrager mededeling te bekomen van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° (naam en voornaam), 2° (geboortedatum), 3° (geslacht), 5° (hoofdverblijfplaats) en 6° (datum van overlijden), WRR, evenals de automatische mededeling van toekomstige wijzigingen aan voormelde gegevens.
12. Toegang tot de gegevens ‘naam en voornaam’, ‘geslacht’ en ‘geboortedatum’ moet de aanvrager in staat stellen om de juistheid van de haar verstrekte gegevens te controleren.4 Deze gegevens, in combinatie met het Rijksregisternummer laten toe de betrokkene, zonder enige marge van vergissing, correct te identificeren.
13. Toegang tot het gegeven ‘hoofdverblijfplaats’ laat toe, indien nodig, op een correcte manier contact op te nemen met de betrokkenen doelgroepwerknemer/-zelfstandige.
4 Artikel 16 van het besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het decreet van 4 maart 2016 houdende het Vlaamse doelgroepenbeleid voorziet o.m.”(…) De aanvraag vermeldt de volgende gegevens: 1° identiteitsgegevens van de werkgever;
2° identiteitsgegevens van de werknemer; 3° de datum van indiensttreding van de werknemer.
(…) De beslissing tot toekenning, vermeld in het eerste lid, 1°, omvat: 1° de identiteitsgegevens van de werknemer die recht heeft op een VOP; 2° de aanvangsdatum en de duurtijd van de toekenning van de VOP; 3° het bedrag van de VOP. (…)”
14. Een toegang tot het gegeven ‘datum van overlijden’ stelt de aanvrager in staat de tegemoetkoming/subsidie tijdig stop te zetten wanneer de doelgroepwerknemer/- zelfstandige komt te overlijden. Op deze manier wordt vermelde dat onrechtmatige betalingen plaatsvinden die op hun beurt moeten worden teruggevorderd.
15. De aanvrager wenst tevens de eventuele wijzigingen van voormelde gegevens te ontvangen zodat hij steeds met de meest actuele gegevens van de betrokken doelgroepwerknemers/- zelfstandigen kan werken. Dit laat o.a. toe een tegemoetkoming onmiddellijk te stoppen ingeval van overlijden, evenals te allen tijde op correcte wijze in contact te treden met de betrokkene.
16. Opdat de automatische mededeling van deze wijzigingen proportioneel zou verlopen, moet deze mededeling beperkt zijn tot de personen m.b.t. dewelke de aanvrager over een actief dossier beschikt. Dit vereist het werken met een verwijzingsrepertorium. De aanvrager geeft aan hiervoor beroep te zullen doen op de Vlaamse Dienstenintegrator.
17. Het Comité oordeelt, rekening houdend met de door de aanvrager verschafte toelichting, dat een toegang tot de gevraagde informatiegegevens, evenals de automatische mededeling van toekomstige wijzigingen aan deze gegevens, proportioneel, terzake dienend en niet overmatig zijn, gelet op het nagestreefde doeleinde (artikel 4, § 1, 3°,WVP).
B.2. Ten overstaan van het Rijksregisternummer
18. De aanvrager wenst dat het Rijksregisternummer van de betrokkenen te verwerken met het oog op een correcte identificatie.
19. Het Rijksregisternummer is een uniek nummer dat toelaat iemand zonder enige marge van vergissing of twijfel correct te identificeren, zeker wanneer het gecombineerd wordt met andere gegevens zoals de naam en voornamen, geboortedatum en de woonplaats.
Vergissingen die te wijten zijn aan homonymie of foutieve schrijfwijze worden aldus uitgesloten.
Het gebruik van het identificatienummer bij de raadpleging van het Rijksregister heeft daarenboven het voordeel dat onmiddellijk de gegevens van de juiste persoon getoond worden. Niet alleen bespaart dit tijdrovend zoekwerk in het Rijksregister, het is tevens privacybeschermend.
20. Het Comité is bijgevolg van oordeel dat het gebruik van het Rijksregisternummer, in het licht van het opgegeven doeleinde, in overeenstemming is met artikel 4, §1, 3°, WVP.
B.3 Ten overstaan van de frequentie van de toegang/ het gebruik en de duur van de machtiging
21. De aanvrager wenst een permanente toegang gelet op het feit dat er voortdurend ondersteuningsaanvragen kunnen worden ingediend en er continu controles, betalingen evenals terugvorderingen moeten kunnen plaatsvinden.
Het Comité is van oordeel dat een permanente toegang gepast is daar voortdurend nieuwe dossiers binnenkomen en bestaande dossiers moeten opgevolgd en gecontroleerd worden (artikel 4, §1, 3°, WVP).
22. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat de regelgeving inzake het doelgroepenbeleid niet in de tijd beperkt is. In het licht hiervan is een machtiging van onbepaalde duur gepast (artikel 4, §1, 3°, WVP).
B.4. Ten overstaan van de bewaartermijn
23. Uit het Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het decreet van 4 maart 2016 houdende het Vlaamse doelgroepenbeleid blijkt dat de toekenning van de VOP mogelijk is voor maximaal twintig kwartalen, maar mits motivatie en na evaluatie kan de toekenning meermaals worden verlengd voor 5 jaar of minder.5
24. De aanvrager licht toe dat de bewaringstermijn van de gevraagde informatiegegevens, evenals het Rijksregisternummer eigenlijk wordt bepaald door het tijdspad van het doorstromingstraject dat de doelgroepwerknemer/-zelfstandige doorloopt. Gelet op de doelgroep (o.a. personen met een langdurig en belangrijk probleem inzake deelname aan het arbeidsleven dat te wijten is aan het samenspel tussen functiestoornissen van mentale, psychische, lichamelijk of zintuiglijke aard) meent de aanvrager er te kunnen van uitgaan dat omwille van een aantal blijvende problematieken, voor sommige mensen de ondersteuning van onbepaalde duur nodig zal zijn. De aanvrager wenst de gevraagde informatiegegevens, evenals het Rijksregisternummer dienvolgens te bewaren gedurende de gehele loopbaan van de persoon in kwestie.
5 Zie hiervoor de bij artikel 16 opgenomen toelichting in de Nota aan de Vlaamse Regering (p. 16), welke het Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het decreet van 4 maart 2016 houdende het Vlaamse doelgroepenbeleid vergezeld en werd meegedeeld door de aanvrager.
25. Het Comité stelt vast dat de toekenning van de VOP door de aanvrager mogelijk is gedurende de gehele loopbaan van de betrokkene. Van zodra de loopbaan voorbij en de betrokken gepensioneerd is of wanneer betrokkene overleden is en er geen openstaande betwistingen meer zijn, dienen de gegevens gearchiveerd of vernietigd te worden conform het archiefdecreet van 9 juli 2010.
26. In de mate dat de aanvrager handelt overeenkomstig de hierboven vermelde richtlijnen, handelt hij conform artikel 4, §1, 5°, WVP.
B.5. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden
27. De aanvrager stelt dat het Rijksregisternummer niet uitsluitend intern zal gebruikt worden maar ook zal kunnen worden meegedeeld aan:
- de VDAB: ingevolge artikel 16 van het Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het decreet van 4 maart 2016 houdende het Vlaamse doelgroepenbeleid zal er een elektronisch uitwisseling gebeuren met betrekking tot de nood aan/het recht op de VOP; de VDAB blijft immers verantwoordelijk voor de attestering van de personen met een arbeidshandicap en het evalueren van het rendementsverlies bij de verlenging of verhoging van de ondersteuning;
- die instellingen van sociale zekerheid welke, ingevolge Beraadslaging nr. 16/014 van de afdeling Sociale Zekerheid van het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid van 1 maart 2016 met betrekking tot de mededeling van persoonsgegevens uit het netwerk van de sociale zekerheid aan het Vlaams Departement Werk en Sociale Economie voor het verrichten van zijn taken aangaande de Vlaamse ondersteuningspremie gemachtigd zijn gegevens aan de aanvrager mee te delen.
28. Het Comité stelt vast dat voormelde mededelingen, enerzijds, kaderen in het onder A vooropgestelde doeleinde en, anderzijds, de ontvangers instellingen zijn die gemachtigd zijn om het Rijksregisternummer te gebruiken met het oog op hun werkzaamheden.6 De mededelingen zijn bijgevolg aanvaardbaar.
6 Zie KB van 29 juni 1993 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van de natuurlijke personen in hoofde van de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding en Beraadslaging RR nr. 09/2013 van 16 januari 2013.
B.6. Netw erkverbindingen
29. De aanvrager maakt melding van het tot stand komen van netwerkverbindingen via de KSZ met die instellingen van sociale zekerheid waarvan de aanvrager gegevens mag ontvangen ingevolge de machtiging verstrekt bij Beraadslaging nr. 16/014 van de afdeling Sociale Zekerheid van het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid van 1 maart 2016 met betrekking tot de mededeling van persoonsgegevens uit het netwerk van de sociale zekerheid aan het Vlaams Departement Werk en Sociale Economie voor het verrichten van zijn taken aangaande de Vlaamse ondersteuningspremie. Deze netwerkverbindingen roepen geen bijzondere bedenkingen op.
Uit de aanvraag blijkt eveneens dat een netwerkverbinding tot stand komt met de VDAB bij de elektronische uitwisseling met betrekking tot de nood aan/het recht op de VOP; zoals reeds aangehaald in randnummer 27 blijft de VDAB verantwoordelijk voor de attestering van de personen met een arbeidshandicap en het evalueren van het rendementsverlies bij de verlenging of verhoging van de ondersteuning. Ook deze netwerkverbinding roept geen bijzondere bedenkingen op, daar de VDAB gemachtigd is het Rijksregisternummer te gebruiken voor het vervullen van haar taken in verband met arbeidsbemiddeling en beroepsopleiding (zie voetnoot 6).
30. Het Comité vestigt er volledigheidshalve nog de aandacht op dat:
- indien er later andere netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen;
- het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken.
C. BEVEILIGING
C.1. Consulent inzake informatiebeveiliging
31. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld aan het Comité. Hij is al bij het Comité gekend als consulent inzake informatiebeveiliging van de aanvrager en aldus ook aanvaard.
C.2. Informatiebeveiligingsbeleid
32. Uit de door de aanvrager meegedeelde documenten blijkt dat zij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikt en dat ook praktisch op het terrein uitwerkt. Het Comité neemt er akte van.
C.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en het Rijksregisternummer gebruiken en de lijst van deze personen
33. Volgens de aanvraag zullen de meegedeelde gegevens alleen gebruikt worden door de medewerkers van de aanvrager; het betreft in eerste instantie de personeelsleden van de afdeling Werkgelegenheidsbeleid die belast zijn met de opvolging van de aanvragen en de periodieke betalingen inzake de VOP; het betreft tevens de personeelsleden van de afdeling Toezicht en Handhaving met het oog op het vervullen van diens toezicht- en controletaken.
34. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die de meegedeelde gegevens gebruiken. Deze lijst moet voortdurend bijgewerkt worden en ter beschikking gehouden worden van het Comité.
35. De personen die op deze lijst voorkomen moeten bovendien een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de vertrouwelijkheid en veiligheid van de informatiegegevens te bewaren.
OM DIE REDENEN, Het Comité,
1°machtigt het Departement Werk & Sociale Economie van de Vlaamse overheid, voor onbepaalde duur, om voor het doeleinde vermeld onder punt A, op permanente wijze,
- mededeling te krijgen van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1°
(naam en voornaam), 2° (geboortedatum), 3° (geslacht), 5° (hoofdverblijfplaats) en 6°
(datum van overlijden), WRR, evenals de automatische mededeling van toekomstige wijzigingen aan voormelde gegevens;
- het Rijksregisternummer te gebruiken.
2° bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die via de vragenlijst betreffende de
informatiebeveiliging aan het Comité werden verstrekt (aanduiding van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op vragen betreffende organisatie van de beveiliging), het Departement Werk & Sociale Economie een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité moet toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren.
3° bepaalt eveneens dat wanneer het Comité het Departement Werk & Sociale Economie een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren.
De Wnd. Administrateur, De Voorzitter,
(get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon
