Sectoraal comité van het Rijksregister
Beraadslaging RR nr 73/2014 van 10 september 2014
Betreft: Aanvraag van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat om toegang te krijgen tot sommige gegevens van het Rijksregister, om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken voor het beheer van het centraal register van lastgevingsovereenkomsten, tot uitbreiding van beraadslaging RR nr. 30/2004 van 4 oktober 2004 en de notarissen toe te laten het identificatienummer te gebruiken voor de inschrijvingen in het centraal register van lastgevingsovereenkomsten en in het centraal register van verklaringen betreffende de aanwijzing van een bewindvoerder of vertrouwenspersoon (RN-MA-2014-103).
Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");
Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR");
Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;
Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
Gelet op de aanvraag van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat ontvangen op 14/03/2014;
Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 02/09/2014;
Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 08/09/2014;
Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beslist op 10 september 2014, na beraadslaging, als volgt:
I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG
1. De wet van 17 maart 2013 tot hervorming van de regelingen inzake onbekwaamheid en tot instelling van een nieuwe beschermingsstatus die strookt met de menselijke waardigheid belast de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (hierna "de aanvrager" of "de KFBN") met het beheer van twee centrale registers: het centraal register van lastgevingsovereenkomsten (hierna "CRL") en het centraal register van verklaringen betreffende de aanwijzing van een bewindvoerder of vertrouwenspersoon (hierna "CRV").
2. Teneinde zijn beheeropdracht van het CRL te vervullen moet de KFBN kunnen overgaan tot verificatie van de identificatiegegevens van de lastgevers en de verzoekers die opgenomen zijn in het register. Hiertoe vraagt zij aan het Comité:
gemachtigd te worden om toegang te krijgen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, 1ste lid, 1°, 2° en 5° van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR");
toegang te krijgen tot de historiek van deze gegevens tot 110 jaar terug;
automatisch de wijzigingen aan deze gegevens te ontvangen;
het identificatienummer van het Rijksregister te mogen gebruiken.
3. De wet van 17 maart 2013 heft artikel 488bis van het Burgerlijk Wetboek op, dat reeds voorzag in een register van aanwijzingen van bewindvoerders, maar herstelt dit door in haar artikel 58 een nieuw register in te voeren, het centraal register van verklaringen betreffende de aanwijzing van een bewindvoerder of vertrouwenspersoon. De KFBN werd voor het beheer van het vorige register door het Comité RR bij beraadslaging nr. 30/2004 van 4 oktober 2004 gemachtigd om toegang te hebben tot sommige gegevens afkomstig uit het Rijksregister en om het identificatienummer te gebruiken. Om zijn opdracht van beheer van het CRV te kunnen vervullen vraagt de KFBN dus aan het Comité om de beraadslaging nr. 30/2004 uit te breiden en gemachtigd te worden om:
. . . . . .
toegang te krijgen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, 1ste lid, 1°, 2° en 5° van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR");
automatisch de wijzigingen aan deze gegevens te ontvangen;
het identificatienummer van het Rijksregister te mogen gebruiken.
4. In zijn hoedanigheid van vertegenwoordigend organisme van het notariaat heeft de KFBN eveneens een aanvraag ingediend in naam van en voor rekening van de notarissen opdat zij gemachtigd zouden worden om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken voor de inschrijvingen in het CRL en CRV en er de nodige opzoekingen te verrichten.
II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING
1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR)
5. De machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken en om toegang te verkrijgen tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR wordt verleend door het Comité aan "de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité”. (artikelen 5, 1ste lid, 1° en 2°
van de WRR).
6. De KFBN werd erkend als instelling van Belgisch recht die een taak van algemeen belang verricht en valt bijgevolg onder toepassing van artikel 5, 1ste lid, 2, van de WRR1. Een van zijn taken van algemeen belang bestaat uit "bijdragen tot de verbetering van het functioneren van het notariaat en de organisatie van alle diensten die in rechtstreeks of onrechtstreeks verband staan met de notariële activiteit”2.
1 Verslag aan de Koning bij het Koninklijk besluit van 14 april 2002 waarbij de V.Z.W. Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat gemachtigd wordt om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken.
2 Voormeld Verslag aan de Koning en artikel 4 van de statuten van de VZW gepubliceerd bij de KBO onder het ondernemingsnummer 0409357321
7. De uitvoering van deze verplichtingen van openbare dienst kan beschouwd worden als de verwezenlijking van een taak van openbaar belang en bijgevolg komt de aanvrager krachtens artikel 5, eerste lid, 2° in aanmerking om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister.
8. Artikel 5, 1ste lid, 4° van de WRR bepaalt dat een toegang tot het Rijksregister kan verleend worden "aan de notarissen en de gerechtsdeurwaarders voor de informatie die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie". Zij kunnen eveneens aanspraak maken op een machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (artikel 8, § 1 van de WRR).
9. Uit wat voorafgaat blijkt dat de machtigingsaanvraag van de notarissen om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken ontvankelijk is.
2. Wet van 8 december 1992 (WVP)
10. Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
B. DOELEINDEN
1. Betreffende de door de KFBN beoogde doeleinden
11. De KFBN vraagt toegang tot de gegevens van het Rijksregister en wenst het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken voor het vervullen van haar opdracht van beheer van het CRL en het CRV.
12. Voor wat meer in het bijzonder het CRL betreft bepaalt de wet van 17 maart 2013 in haar artikel 34 die artikel 490 invoegt in het Burgerlijk Wetboek dat "De bijzondere of algemene lastgeving verleend door een wilsbekwame meerderjarige of ontvoogde minderjarige persoon waarvoor geen enkele beschermingsmaatregel werd getroffen als bedoeld in artikel 492/1, en die in het bijzonder tot doel heeft om voor hem een buitenrechterlijke bescherming te regelen, wordt geregistreerd in het centraal register dat wordt bijgehouden door de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat. (…) De Koning bepaalt de nadere regels inzake oprichting, beheer en raadpleging van het centraal register. (…)"
13. Om dit register te kunnen beheren moet de KFBN bepaalde controles kunnen uitvoeren van de identificatiegegevens van de lastgevers en de verzoekers die opgenomen zijn in het register. Hiertoe voert zij gerichte vergelijkingen of systematische controles uit van de gegevens van de databank met de gegevens van de authentieke bron teneinde de kwaliteit en de juistheid van de geregistreerde gegevens te verzekeren alsook het beheer en het onderhoud van het centraal register.
14. Voor wat het CRV betreft herstelt de wet van 17 maart 2013 in haar artikel 58 artikel 496 van het Burgerlijk Wetboek en bepaalt dat "Iedere persoon voor wie geen rechterlijke beschermingsmaatregel bedoeld in artikel 492/1 werd genomen kan, ten overstaan van de vrederechter van zijn verblijfplaats of, bij gebrek daaraan, van zijn woonplaats of ten overstaan van een notaris een verklaring afleggen waarin hij zijn voorkeur te kennen geeft omtrent de aan te wijzen bewindvoerder of vertrouwenspersoon indien de vrederechter een rechterlijke beschermingsmaatregel zou bevelen. In dezelfde verklaring kunnen een aantal beginselen worden opgenomen die de bewindvoerder met een opdracht van vertegenwoordiging in acht moet nemen bij de uitoefening van zijn opdracht. Van deze verklaring wordt een authentieke akte opgesteld. De vrederechter met bijstand van de griffier kan zich op verzoek en op kosten van de verzoeker, zelfs buiten zijn kanton, naar diens verblijfplaats of woonplaats begeven om een verklaring op te nemen. Binnen vijftien dagen na het afleggen van voormelde verklaring laat de griffier of de notaris deze verklaring opnemen in een centraal register dat wordt bijgehouden door de Koninklijke Federatie van het Belgisch notariaat. De Koning bepaalt de nadere regels inzake oprichting, beheer en raadpleging van het centraal register. (…)".
15. De wetgever heeft bijgevolg de aanvrager gelast de twee registers waarvan sprake te beheren en heeft de Koning belast met het bepalen van de nadere regels inzake oprichting, beheer en raadpleging ervan.
16. Het koninklijk besluit van 31 augustus 2014 houdende vaststelling van de regels inzake oprichting, beheer en raadpleging van het centraal register van lastgevingsovereenkomsten met het oog op het regelen van een buitengerechtelijke bescherming en van het centraal register van verklaringen betreffende de aanwijzing van een bewindvoerder of vertrouwenspersoon (hierna het koninklijk besluit) herhaalt in artikel 2 de beheeropdracht van de KFBN in verband met deze twee registers.
17. Het koninklijk besluit bepaalt in artikel 6, § 1, 3° voor het CRL en in artikel 6, §2, 2° voor het CRV de gegevens die de aanvraag tot registratie moet bevatten. Het gaat om:
In het raam van het CRL voor de lastgever en de verzoeker (indien het niet dezelfde persoon betreft):
naam en voornamen;
datum en plaats van geboorte;
verblijf- of woonplaats;
identificatienummer;
In het raam van het CRV, betreffende de persoon die de verklaring heeft afgelegd:
naam en voornamen;
datum en plaats van geboorte;
verblijf- of woonplaats;
identificatienummer.
18. Artikel 7 van het koninklijk besluit bepaalt dat:
"§ 1. Binnen vijftien dagen na ontvangst van de aanvraag tot registratie, bedoeld in artikel 6, § 1, schrijft de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat de verplichte gegevens van de lastgevingsovereenkomst in het centraal register van lastgevingsovereenkomsten in op naam van de lastgever.
Binnen vijftien dagen na ontvangst van de aanvraag tot registratie, bedoeld in artikel 6,
§ 2, schrijft de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat de verplichte gegevens van de verklaring in het centraal register van verklaringen in op naam van de persoon die de verklaring heeft afgelegd.
§ 2. De registratie gebeurt slechts wanneer de aanvraag tot registratie volledig is.
In geval van een onvolledige aanvraag, zendt de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, deze binnen de 10 dagen voor verbetering naar de afzender, die de verbeterde aanvraag binnen tien dagen terugstuurt.
Onmiddellijk na de registratie levert de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat een getuigschrift van registratie af aan de griffier of aan de notaris, en aan de lastgever of de persoon die de verklaring heeft afgelegd".
19. De voormelde gegevensverwerkingen vormen dus voor de aanvrager de uitvoering van de wettelijke opdrachten die hem door de wet van 17 maart 2013 en haar uitvoeringsbesluit werden toevertrouwd. De verwerkingen zijn derhalve rechtmatig in de zin van artikel 5, 1ste lid, c) en e) van de WVP.
20. Gelet op wat voorafgaat meent het Comité dat de beoogde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, § 1, 2° van de WVP en artikel 5, 2de lid van de WRR.
2. Betreffende de door de Notarissen beoogde doeleinden
21. Artikel 12 van het koninklijk besluit verduidelijkt "Zowel voor de registratie in de registers als voor de raadpleging ervan kan door de bevoegde instanties en de betrokkene gebruik worden gemaakt van het identificatienummer nadat daartoe, overeenkomstig de vigerende regelgeving, machtiging werd bekomen van het Sectoraal Comité voor het Rijksregister".
22. Bijgevolg wenst de KFBN in naam van en voor rekening van de notarissen een machtiging te verkrijgen om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken zodat zij hiervan gebruik kunnen maken bij de inschrijvingen in de registers en bij de opzoekingen die zij in dit raam verrichten.
23. De notarissen werden bij koninklijk besluit van 11 september 1986 gemachtigd om toegang te hebben tot de gegevens van het Rijksregister voor het vervullen van de taken die tot hun bevoegdheid behoren3.
24. Gelet op wat voorafgaat oordeelt het Comité dat de beoogde verwerkingen rechtmatig zijn in de zin van artikel 5, 1ste lid, c) en d) van de WVP en dat de doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, § 1, 2° van de WVP en artikel 5, 2de lid van de WRR.
C. PROPORTIONALITEIT 1. Betreffende de gegevens
25. In het raam van het beheer van het CRL wenst de aanvrager toegang te krijgen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, 1ste lid, 1°, 2° en 5° van de WRR, namelijk:
naam en voornamen;
datum en plaats van geboorte;
woonplaats.
3 Het enige artikel van dit koninklijk besluit bepaalt: "Voor het vervullen van de taken die tot hun bevoegdheid behoren, wordt aan de notarissen toegang verleend tot de informatie bedoeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 9°, en tweede lid, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen".
26. In het raam van het beheer van het CRV wenst de aanvrager toegang te krijgen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, 1ste lid, 1°, 2° en 5° van de WRR, namelijk:
naam en voornamen;
datum en plaats van geboorte;
woonplaats.
27. In het raam van het beheer van het CRL wenst de aanvrager toegang te krijgen tot de historiek van de gegevens vermeld in artikel 3, 1ste lid, 1°, 2° en 5° van de WRR. De historiek is belangrijk om iedere twijfel betreffende een natuurlijke persoon uit te sluiten aangezien er bijvoorbeeld verschillende jaren kunnen liggen tussen het ogenblik waarop de gegevens worden geregistreerd en het ogenblik waarop het CRL wordt geraadpleegd om na te gaan of een overeenkomst betreffende een persoon werd geregistreerd. De aanvrager moet dus kunnen nagaan het om dezelfde persoon gaat. Daarom vraagt hij een toegang tot de historiek gedurende 110 jaar of op z'n minst een zo lang mogelijke periode tussen de meerderjarigverklaring en het overlijden van een individu.
28. Teneinde iedere vergissing betreffende de persoon uit te sluiten wenst hij in het raam van het beheer van beide registers eveneens de automatische mededeling van de wijzigingen die worden aangebracht aan deze gegevens. Het Comité wijst de aanvrager erop dat hij om te kunnen genieten van deze functionaliteit bij voorkeur moet beschikken over een verwijzingsrepertorium. Dit repertorium fungeert als filter opdat de aanvrager slechts de in het raam van de behandeling van zijn dossiers relevante informatie zou ontvangen. Het Comité meent evenwel dat de aanvrager niet noodzakelijk zelf dit verwijzingsrepertorium moet oprichten. Het Comité verzoekt de aanvrager dan ook zich aan te sluiten bij een bestaand verwijzingsrepertorium van een dienstenintegrator zoals de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Een andere mogelijkheid bestaat erin dat de aanvrager de rijksregisternummers van alle personen van wie hij een dossier beheert meedeelt aan de diensten van het Rijksregister, waarop hij de bijgewerkte gegevens van deze personen ontvangt.
29. Het Comité stelt vast dat de gevraagde gegevens toelaten de betrokkenen te identificeren via de opzoekingen en controles die de aanvrager dient uit te voeren overeenkomstig de wettelijke verplichting die hem werd opgelegd door de wet van 17 maart 2013 en dat deze gegevens overeenstemmen met de gegevens waarin werd voorzien in het uitvoeringsbesluit waarnaar de aanvrager zich dient te schikken.
30. Gelet op de door de aanvrager beoogde doeleinden is een toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, 1ste lid, 1°, 2° en 5° van de WRR met inbegrip van
een toegang tot en mededeling van de toekomstige wijzigingen aan deze gegevens in het raam van het beheer van het CRV, conform artikel 4, § 1, 3° van de WVP.
2. Betreffende het identificatienummer van het Rijksregister 2.1.In hoofde van de KFBN
31. De aanvrager wenst het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken om iedere vergissing uit te sluiten betreffende een persoon voor wie opzoekingen worden uitgevoerd.
Het identificatienummer van het Rijksregister maakt overigens deel uit van de gegevens die werden bepaald in het koninklijk besluit voor de aanvraag tot registratie in het CRL en voor de bewaring in het CRV.
32. Het identificatienummer van het Rijksregister is een persoonlijk identificatienummer van nationale omvang dat een persoon op unieke wijze identificeert en dat, in combinatie met de naam en de plaats en datum van geboorte, ieder risico op homonymie uitsluit. Het is zodanig opgevat dat een verkeerde ingave van bedoeld nummer in principe wordt gedetecteerd (de laatste twee cijfers vormen een controlegetal, cf. KB van 3 april 1984 betreffende de samenstelling van het identificatienummer van de personen die ingeschreven zijn in het Rijksregister van de natuurlijke personen). Bovendien laat dit nummer toe om op een efficiënte wijze de juistheid van de persoonsgegevens van de betrokkene na te gaan in de authentieke bron die gevormd wordt door het Rijksregister.
33. Gelet op wat voorafgaat is het geplande gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister in het licht van het beoogde doeleinde conform artikel 4, § 1, 3° van de WVP.
2.2.In hoofde van de Notarissen
34. De aanvrager vraagt dat de notarissen het identificatienummer van het Rijksregister zouden mogen gebruiken in het raam van de inschrijvingen en raadplegingen van het CRL en het CRV zoals bepaald in artikel 12 van het koninklijk besluit.
35. Zodoende wordt bij opzoekingen door een notaris elk risico op vergissing vermeden.
36. Gelet op wat voorafgaat is het geplande gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister in het licht van het beoogde doeleinde conform artikel 4, § 1, 3° van de WVP.
3. Betreffende de duur van de machtiging en de frequentie van toegang/gebruik
37. De aanvrager vraagt een machtiging voor onbepaalde duur aangezien zijn opdrachten, noch deze van de notarissen, noch het bestaan van de bedoelde registers beperkt zijn in de tijd.
38. Het Comité stelt vast dat een machtiging voor onbepaalde duur dus gepast is (artikel 4, § 1, 3° van de WVP).
39. De aanvrager wenst voor zichzelf alsook voor de notarissen, een permanente toegang tot de gevraagde gegevens zodat zij telkens wanneer nodig in het raam van hun opdrachten, toegang krijgen.
40. Het Comité stelt vast dat voor het verwezenlijken van de voormelde doeleinden een permanente toegang tot de gegevens van het Rijksregister gepast is (artikel 4, § 1, 3° van de WVP).
4. Betreffende de bewaringstermijn
41. Het Comité herinnert eraan dat gegevens niet langer mogen bewaard worden dan voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of verder worden verwerkt, noodzakelijk is (artikel 4, § 1, 5° van de WVP).
42. De aanvrager verduidelijkte dat de gegevens betreffende de verzoekers niet worden bewaard. Het Comité neemt hiervan akte.
43. Artikel 9 van het KB van 31 augustus 2014 bepaalt echter "De Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat bewaart de in de Centrale registers opgenomen gegevens, met vermelding van de datum van registratie, tot op het ogenblik dat de persoon wiens gegevens bewaard werden de leeftijd van 120 jaar zou hebben bereikt, tenzij de lastgevingsovereenkomst voor die vervaldag zou zijn beëindigd of de verklaring zou zijn herroepen".
44. Het Comité oordeelt dat in de mate dat de aanvrager de voormelde termijn naleeft, hij handelt conform artikel 4, § 1, 5° van de WVP.
5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden
45. De gevraagde gegevens zullen gebruikt worden door de aanvrager en de notarissen zullen gebruik maken van het identificatienummer.
46. Het identificatienummer zal steeds intern gebruikt worden uitgezonderd wanneer het geregistreerd wordt in de centrale registers aangezien de hierin geregistreerde gegevens meegedeeld worden aan de personen die gemachtigd zijn hiervan kennis te nemen.
47. In dit opzicht bepaalt artikel 10, § 2 van het koninklijk besluit "De gegevens zijn toegankelijk voor :
1° de notarissen, de vredegerechten en de Procureur des Konings in functie van de uitoefening van hun ambt;
2° de persoon die de verklaring heeft afgelegd of de lastgever."
48. Het Comité merkt op dat de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zich in dit verband heeft uitgesproken in haar advies nr. 45/2014 van 21 mei 2014 met betrekking tot het ontwerp van koninklijk besluit houdende vaststelling van de regels inzake oprichting, beheer en raadpleging van het centraal register van lastgevingsovereenkomsten met het oog op het regelen van een buitengerechtelijke bescherming en van het centraal register van verklaringen betreffende de aanwijzing van een bewindvoerder of vertrouwenspersoon. Zij stelt in punt 18 van haar advies “Wat de overige actoren (vredegerechten, parketten, notarissen) betreft, zullen deze actoren eveneens een specifieke aanvraag tot machtiging moeten indienen bij voormeld Comité voor het vervullen van hun taken met betrekking tot voornoemde registers, tenzij de hen reeds toegekende machtigingen hiervoor zouden volstaan”.
49. De aanvrager diende een aanvraag in om het identificatienummer te gebruiken in hoofde van de notarissen. Deze laatsten zijn overeenkomstig het koninklijk besluit van 11 september 1986 overigens gemachtigd om toegang te hebben tot de gegevens van het Rijksregister voor het vervullen van de taken die tot hun bevoegdheid behoren.
6. Netwerkverbindingen
50. Volgens de aanvraag zal geen enkele netwerkverbinding opgericht worden op basis van het identificatienummer.
51. Volledigheidshalve benadrukt het Comité dat:
indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen;
het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog waarop zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken.
D. BEVEILIGING
1. Consulent inzake informatiebeveiliging
52. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld.
53. Uit de meegedeelde informatie blijkt dat de voorgestelde persoon ook de functie uitoefent van “bedrijfsjurist”. Betrokkene beschikt over de vereiste bekwaamheden om zijn functie uit te oefenen.
2. Informatiebeveiligingsbeleid
54Uit de aan het Comité voorgelegde conformiteitsverklaring blijkt dat de aanvrager beschikt over een informatiebeveiligingsbeleid en dit toepast op het terrein.
55. Het Comité neemt hiervan akte .
3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en de lijst van deze personen
56. Zoals artikel 12 van de WRR het vereist, moet de aanvrager een lijst opstellen van de personen die toegang hebben tot het Rijksregister. Die lijst zal voortdurend worden bijgewerkt en ter beschikking worden gehouden van het Comité. Het Comité herinnert eraan dat de personen die op die lijst voorkomen bovendien een verklaring moeten ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de vertrouwelijkheid en veiligheid van de informatiegegevens te bewaren.
57. Het Comité onderstreept overigens dat de aanvrager, ongeacht de persoon die intern over een toegang tot het Rijksregister beschikt, in de nodige procedures dient te voorzien zodat voor iedere raadpleging van het Rijksregister het dossier wordt geregistreerd in het raam waarvan de raadpleging heeft plaatsgevonden en naderhand kan worden nagegaan of deze raadpleging voldoende gegrond was.
OM DEZE REDENEN
1° machtigt de aanvrager om, onder de in huidige beraadslaging opgesomde voorwaarden, voor het verwezenlijken van het onder punt B vermelde doeleinde en voor onbepaalde duur het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken en te beschikken over een permanente toegang tot de tot de informatiegegevens opgenomen in artikel 3, eerste lid, 1°, 2° en 5° van de WRR, en tot het verkrijgen van de historiek van deze gegevens in het raam van het beheer van het centraal register van lastgevingsovereenkomsten alsook tot het verkrijgen van alle toekomstige wijzigingen die aangebracht worden aan deze gegevens in het raam van het beheer van het centraal register van lastgevingsovereenkomsten en van het centraal register van verklaringen betreffende de aanwijzing van een bewindvoerder of vertrouwenspersoon;
2° machtigt de notarissen om, onder de in huidige beraadslaging opgesomde voorwaarden, voor het verwezenlijken van het onder punt B vermelde doeleinde en voor onbepaalde duur het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken;
3° bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die aan het Comité verstrekt werden op de informatieveiligheidsvragenlijst (aanduiding van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen betreffende de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité moet toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren;
4° bepaalt dat wanneer het Comité de aanvrager een vragenlijst stuurt over de informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren.
De Wnd. Administrateur, De Voorzitter,
(get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon
