Behoort bij het besluit
van de raad van 2 5 \OJ \ ' M
de griffier, i
Bedrijfsplan I C T - s a m e n w e r k i n g Rijk v a n Nijmegen
"Op weg naar de Regionale InformatieDienst Rijk van Nijmegen van, voor en door de gemeenten
Beuningen, Druten, Heumen, Groesbeek, Ubbergen,
Millingen aan de Rijn, Mook en Middelaar, Nijmegen, Wijchen
gewaaid
1
-
3 2 5
Druten
3 ) 2Lent
3s on Waal
, - -. i
Ubbergen
s .en
Beek
BfitH Wřjch
Bank
ĩ
h o e f1 ' 'JX i
Groesbeek
Ravfinilíin
Ma den
DSS
r. ghonv
J 3
v 1o.òk
Grave id del a
'-,lľ
'0:
Versie november 2013
Letters alleen zijn slechts klanken De juiste letters krijgen betekenis in een woord
De juiste woorden krijgen betekenis in een zin De juiste zinnen krijgen betekenis in een verhaal
De juiste gegevens krijgen betekenis in hun context De juiste context krijgt betekenis in informatie De juiste informatie krijgt betekenis als kennis
(Retsugil '98)
Samenvatting
De gemeenten in Het Rijk van Nijmegen hebben een Bedrijfsplan voor een ICT-samenwerking gemaakt in opdracht van de gemeentesecretarissen en op basis van een vastgestelde Business case. Anton van Gemert, Hoofd I&A van Gemeente Nijmegen, fungeerde daarbij als ambtelijk opdrachtnemer. Henk de Groot, Thorbecke, fungeerde als operationeel projectleider.
Het traject startte eind 2012 met een Plan van Aanpak en resulteerde in november 2013 met de oplevering van dit Bedrijfsplan. Het Bedrijfsplan is in projectvorm opgesteld door medewerkers van de zeven gemeenten in Het Rijk van Nijmegen (Druten, Beuningen, Wijchen, Heumen, Mook en Middelaar, MUG (Groesbeek, Ubbergen, Millingen aan de Rijn) en Nijmegen).
De ICT-samenwerking is de basis en het vliegwiel voor verdere samenwerking in de regio. Een samenwerking op de 'harde' ICT is de eerste focus, maar zeker niet het einddoel. Een
ICT-samenwerking is een noodzakelijke voorwaarde om I-vraagstukken op te pakken.
De huidige gemeentelijke netwerken worden uiteindelijk, middels glasvezelverbindingen, gekoppeld tot één netwerk dat centraal beheerd wordt. De huidige netwerken met al hun koppelingen en datacentra worden geleidelijk omgevormd tot dat ene netwerk met een centraal datacenter en met centrale koppelingen en generieke voorzieningen.
Het realiseren van één centraal beheerd netwerk start na formele besluitvorming over de ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen.
De samenwerking krijgt vorm in twee fasen. Met fase 1, streefdatum medio 2014, start de samenwerking in de meest lichte vorm op basis van een vastgestelde Diensten- en
Productencatalogus. Medewerkers blijven in die fase in dienst van de eigen gemeente. Zij worden belast met de uitvoering van werkzaamheden binnen hun functiegebied, eventueel op een andere locatie. Zij worden functioneel aangestuurd vanuit één organisatorische entiteit. Dat zal een nieuw, apart op te richten afdeling met een eigen structuur zijn binnen Gemeente Nijmegen.
Met fase 2, streefdatum 1 januari 2016, zal die lichte vorm overgaan als nieuwe toegevoegde functie (module) binnen de Modulaire Gemeenschappelijk Regeling (MGR) en komen de
medewerkers in dienst van de MGR. Tijdens fase 1 vindt de voorbereiding van de overgang naar die situatie plaats.
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen Samenvatting
Voor gemeenten moet het uiteindelijk niet uitmaken op welk beleidsterrein en met welke gemeente(n) uit de regio zij willen samenwerken. Vanaf fase 1 beheert de samenwerking de technische infrastructuur, de generieke voorzieningen en de generieke software (zie de Diensten- en productencatalogus) die gemeenten nodig hebben om samen te werken in de regio.
Zoals meerdere autotypes dezelfde bodemplaat als basis hebben, zo zijn de technische
infrastructuur, voorzieningen en software voor gemeenten beschikbaar om samenwerkingen met een of meer gemeenten binnen het Rijk van Nijmegen aan te gaan.
De voordelen van de ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen zijn:
» Kwetsbaarheid - Voor alle gemeenten geldt dat de kwetsbaarheid afneemt. Dat betreft de personele, kwantitatieve kwetsbaarheid. Ook de kwetsbaarheid op kennis en beschikbaarheid van systemen neemt af.
m
Kwaliteit - In de eerste jaren zal de kwaliteit van de dienstverlening aan de deelnemende gemeenten in iedere geval gelijk blijven. Naarmate de tijd vordert, neemt de kwaliteit toe als gevolg van de toegenomen kennis en kunde (onder andere wegens toegenomen specialisatie) en meer mogelijkheden om ontwikkelingen te incorporeren voor alle gemeenten.
" ( m e e r ) K o s t e n - Bij gelijkblijvende omstandigheden blijven de kosten in het eerste jaar gelijk, in de volgende jaren zijn de meerkosten minder dan voor de afzonderlijke gemeenten in het geval zij niet samen zouden werken.
Een vierde 'K', de 'K' van 'Kansen voor personeel' is toegevoegd om expliciet te maken dat de samenwerking ook voor de medewerkers uit het Rijk van Nijmegen kansen biedt en de ICT-samenwerking daar expliciet werk van maakt.
De kenmerken van de ICT-samenwerking in Het Rijk van Nijmegen zijn hieronder opgesomd.
De samenwerking:
- is een efficiënte uitvoeringsorganisatie op het gebied van informatiemanagement en automatisering die de dienstverlening aan de deelnemende gemeenten centraal stelt;
i stuurt de ICT-medewerkers van de deelnemende gemeenten functioneel aan vanaf medio 2014 (Fase 1) vanuit een nieuwe afdeling binnen Gemeente Nijmegen;
" functioneert als een module binnen de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling per 1 januari 2016 (Fase 2 ) ;
" werkt met betrekking tot het ICT-beheer vanuit Gemeente Nijmegen tenzij fysiek beheer op de locatie noodzakelijk is;
m
organiseert de gebruikersondersteuning zo dicht als nodig is bij de gebruiker. Vanaf fase 1 zal die ondersteuning op locatie zijn, in de loop van de tijd wordt dat in overleg aangepast aan de wensen en eisen van de gemeenten en van de samenwerking;
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen November 2013
Samenvatting
levert haar diensten op basis van een diensten- en productencatalogus met verplichte en optionele onderdelen;
m
neemt de hardware van de deelnemende gemeenten niet over bij de start van de samenwerking om fase 1, maar beheert het vanaf dat moment; in de situatie dat de samenwerking onderdeel uitmaakt van de MGR, Fase 2, wordt de hardware op natuurlijke momenten overgedragen;
" werkt toe naar één netwerkomgeving waar alle deelnemende gemeenten via glasvezel verbonden zijn;
B
heeft bij aanvang een formatie van circa 60 fte;
" werkt op basis van twee dienstverleningsovereenkomsten, namelijk een collectieve en een individuele. De collectieve dienstverleningsovereenkomst heeft betrekking op de verplichte onderdelen uit de Diensten- en Productencatalogus. De individuele
dienstverleningsovereenkomst heeft betrekking op de optionele diensten en producten;
- voert het I&A-beleid uit van de deelnemende gemeenten (de verantwoordelijkheid voor het beleid blijft bij de deelnemers);
De realisatie van de samenwerking geschiedt op een projectmatige wijze. Een projectorganisatie wordt ingericht met als doel de samenwerking in de volle breedte te implementeren en werkend op te leveren aan de opdrachtgever. Per medio 2014 wordt de samenwerking opgeleverd in de lichte vorm en per 1 januari 2016 in de vorm van een module binnen de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling.
Namens de projectgroep,
Ton van Gemert, Gemeente Nijmegen Henk de Groot, Thorbecke
November 2013.
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen Samenvatting
Inhoudsopgave
Samenvatting i 1 Inleiding 1
1.1 Situatie 1 1.2 Uitgangspunten en randvoorwaarden 2
1.3 Aanpak 3 1.4 Leeswijzer 4 2 Voordelen van de I C T - s a m e n w e r k i n g 5
2.1 Vliegwiel en basis voor verdere samenwerking 5
2.2 Kwetsbaarheid verminderen 5
2.3 Kwaliteit verbeteren 6 2.4 Kosten: minder meerkosten 6
2.5 K van'Kansen voor personeel' 8
2.6 Nadelen 8 3 Beschrijving van de I C T - s a m e n w e r k i n g 10
3.1 Missie en visie 10 3.2 ICT - Rijk van Nijmegen: een partnergerichte organisatie 11
3.3 Taken van de samenwerking 11 3.4 Samenwerken - gedeelde verantwoordelijkheid 12
3.5 Opdrachtgever-, opdrachtnemerschap en regievoeren 13
3.6 Juridische vorm 18 3.7 Minimale deelnametermijn 19
4 Organisatie 20 4.1 De uitgangspunten voor de structuur 20
4.2 Structuur 21 4.3 Ondersteunende diensten 25
4.4 Huisvesting 25 4.5 Achterblijvende taken en verantwoordelijkheden bij de deelnemende gemeenten 26
5 Financiën 27
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen
5.1 Minder meerkosten 27 5.2 Begroting ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen 2016 - 2019 29
5.3 Verrekenmethodiek 40 5.4 Opstartkosten 'lichte vorm' 42
5.5 Risico's 44 5.6 Paragraaf Bedrijfsvoering 45
5.7 Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen 46 5.8 Paragraaf Procedure met betrekking tot uittreding 46
6 Personeel 4 8 6.1 Fase 1: start van de ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen 48
6.2 Fase 2: inrichten van de nieuwe organisatie 51
7 Diensten en producten 55 7.1 Input DVO's 55 7.2 De diensten en producten 55
8 ICT-beheerprocessen 56 8.1 Interne processen en methodieken 56
8.2 Helpdesk en lokale ondersteuning 57
9 I C T , de techniek 58 9.1 Eén regionetwerk, één regiodomein 58
9.2 Netwerkkoppeling 58 9.3 Datacentra 59 9.4 Harmonisatie 59 9.5 Beschikbaarheid 61 10 Realisatie van de I C T - s a m e n w e r k i n g en het vervolg 62
10.1 Besluitvorming en start van de implementatie 62
10.2 Projectorganisatie 62 10.3 Organisatie 62 10.4 Personeel 63 10.5 De verdere I&A-samenwerking 63
Bijlagen
6 5Diensten- en productencatalogus 65 Oprichting, organieke en personele invulling ICT-samenwerking 65
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen
PIOFACH ten behoeve van ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen 67
Compensatiebedrag doorlopende kapitaallasten 69 Voorbeeld 'Compensatie voor kapitaallasten lopende investeringen' 70
Loonsomknelpunten 71 Opbouw van de deelnemersbijdrage 73
ICT-Beheerprocessen 74 Netwerkkoppeling 79 Domeintopologie 80
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen
- vi -
1 Inleiding l . l Situatie
Door de gemeenten in het Rijk van Nijmegen (de gemeenten Beuningen, Druten, Heumen, Groesbeek, Ubbergen, Millingen aan de Rijn, Mook en Middelaar, Nijmegen en Wijchen) is in 2012 een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden van samenwerking op het gebied van I&A. In het onderzoek is een business case opgesteld waarin de samenwerking globaal is uitgewerkt. De business case gaat over het brede terrein van Informatie- en Communicatietechnologie (ICT), van infrastructuur tot gegevensbeheer en informatiebeleid. Voor de realisatie ervan is een fasering aangebracht, waarin onderscheid is gemaakt tussen hardware (ICT-infrastructuur), de generieke applicaties, procesapplicaties en processen en tot slot beleid. De eerste focus in de business-case ligt op de 'harde' ICT-infrastructuur (inclusief telefonie) en op enkele generieke applicaties.
De colleges van de betrokken gemeenten hebben ingestemd met de business case. Daarna hebben de gemeentesecretarissen de opdracht gegeven om een Bedrijfsplan op te stellen. Dat Bedrijfsplan moet de I&A-samenwerking invullen en beschrijven. Onderdelen daarin zijn de juridische basis, de organisatorische inbedding, het functie- en personeelsplan, het financieel model voor administratie en rapportage, de diverse samenwerkingsrollen en de voorbereiding op de operationele
startsituatie.
Bij aanvang van het project was sprake van een ander regionaal project om een regionale Gemeenschappelijke Regeling (GR) te realiseren met daarin de ondersteunende functies
(PIOFACH
1). Ook de ICT-samenwerking zou onderdeel worden van een dergelijke, overkoepelende gemeenschappelijke regeling. Het Regionaal AanjaagTeam (RAT) moest de regionale GR realiseren.
Om redenen is dit traject echter niet van de grond gekomen. Om toch te zorgen dat de
I&A-samenwerking gebruik kan maken van de ondersteunende functies is voor de korte termijn besloten om die functies te betrekken van een gastheergemeente. Als in dit document gesproken wordt over 'gastheergemeente' dan wordt Gemeente Nijmegen
2bedoeld.
Het Bedrijfsplan is, naast een beschrijving van de ICT-samenwerking, een leidraad voor het traject dat in 2014 en 2015 gevolgd wordt om de I&A-samenwerking verder op te zetten.
1
PIOFACH is een acroniem binnen de bedrijfsvoering waarmee alle relevante bedrijfsvoeringselementen gebundeld zijn. Overigens is de ICT-samenwerking een van de bedrijfsvoeringselementen
2
De gastheergemeente is bepaald door een score op de aspecten « beschikbare werkruimte,
* ondersteuningsmogelijkheden op de bedrijfsvoeringelementen, * centrale ligging en bereikbaarheid, * toegang tot fysieke systemen
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen Inleiding
1.2 Uitgangspunten en randvoorwaarden
Dit Bedrijfsplan is gebaseerd op de volgende uitgangspunten en randvoorwaarden, welke zijn meegegeven in de opdrachtformulering
3:
- De op te richten organisatie moet geschikt zijn om zowel de automatiserings- als de
informatiemanagementactiviteiten uit te kunnen voeren; de eerste stap in de samenwerking is de samenwerking op de A-activiteiten. De I-activiteiten kunnen dan optioneel ingebracht worden;
m
De samenwerking voert voor de deelnemende gemeenten het beheer uit op álle ICT-componenten;
- De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de A-activiteiten ligt bij de samenwerking;
" Alle deelnemende gemeenten zijn verbonden via een glasvezelring (Telemann);
" Binnen de samenwerking worden zo veel mogelijk taken uitgevoerd door de eigen medewerkers;
f Voor gemeenten bestaat de mogelijkheid om verschillende diensten en producten af te nemen van de samenwerking. Een deel is echter verplicht. De verplicht af te nemen diensten en producten en de diensten en producten die facultatief af te nemen zijn, zijn opgenomen in een Diensten- en productencatalogus;
- Alle deelnemende gemeenten handelen, voorafgaand aan de samenwerking, legitiem qua licenties;
Het totale budget dat of alle gelden die gemeenten inzetten voor de taken die door de samenwerking worden uitgevoerd en de hard-
ery"of softwaremiddelen die daarvoor worden gebruikt, wordt door de gemeenten beschikbaar gesteld aan de samenwerking;
" Met deze middelen wordt het kosten- en kwaliteitsniveau van de individuele gemeenten (minimaal) gecontinueerd. De samenwerking wordt voor gemeenten daardoor niet duurder of goedkoper, de kwaliteit wordt niet beter of minder;
" De deelnemende gemeenten stellen een regievoerder aan. Die regievoerder is het primaire aanspreekpunt voor de samenwerking;
" De samenwerking krijgt uiteindelijk vorm in een gemeenschappelijke regeling;
» Medewerkers van de ICT-samenwerking werken op een centrale locatie; bij aanvang van de samenwerking is altijd een medewerker van de samenwerking bij de deelnemende gemeenten aanwezig. In de loop van de tijd wordt in overleg met de deelnemende gemeenten bekeken hoe en op welke wijze medewerkers van de ICT-samenwerking aanwezig zijn op de locaties.
Tijdens het opstellen van dit Bedrijfsplan werden ook nieuwe invullingen, uitgangspunten en randvoorwaarden geformuleerd. Dit gebeurde in samenspraak met de opdrachtgever. Deze nieuwe invullingen, uitgangspunten en randvoorwaarden zijn:
» Tot aan het moment dat er een definitieve gemeenschappelijke regeling is, is er een nieuwe afdeling binnen Gemeente Nijmegen die het ICT-personeel van de deelnemende gemeenten
3
Bron: Business Case samenwerking ICT regio Nijmegen, vliegwiel voor samenwerking, 11 april 2012, kernteam ICT-samenwerking
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen ^ „ „ „ . „ . ^ Inleiding
functioneel aanstuurt. Deze medewerkers zijn belast met taken binnen hun functiegebied en zij werken zo nodig op een andere locatie.
» Tijdens de fase voorafgaand aan de toetreding tot een gemeenschappelijke regeling brengt de gastheergemeente geen overheadkosten in rekening bij de deelnemende gemeenten.
" De kostendeling in de situatie van een gemeenschappelijk regeling vindt plaats op basis van logische dragers.
" De vierde 'K' van 'Kansen voor het personeel' is toegevoegd aan de drie K's (kwetsbaarheid, kwaliteit en minder (meer)ķosten). Met het benoemen van die K is duidelijk dat het personeel de belangrijkste resource is van de samenwerking. De samenwerking stelt zich verantwoordelijk op en geeft álle medewerkers gelijke rechten op een plek in de samenwerking met voor
iedereen gelijke ontwikkelkansen.
" Tegelijkertijd met de start van fase 1, de samenwerking in de lichte vorm, zal een regionaal I-overleg ingericht zijn waar de gemeenten hun (voorgenomen) I-activiteiten en -investeringen afstemmen. Dit overleg heeft tot doel om de samenwerking op I-gebied te bevorderen en efficiëntie te bewerkstelligen op inhoudelijk, kwantitatief en financieel terrein. Dit overleg blijft bestaan tot ook de I-activiteiten opgenomen zijn in de ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen.
- De samenwerking krijgt uiteindelijk vorm in een module binnen de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR).
Daar waar in dit bedrijfsplan gesproken wordt over een gemeenschappelijke regeling wordt bedoeld (een module binnen) de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling..
1.3 Aanpak
De aanpak is er op gericht geweest om een gedragen Bedrijfsplan te creëren en om zo veel mogelijk medewerkers te betrekken.
Nadat het Plan van Aanpak is vastgesteld is er vanaf januari 2013 contact geweest met alle ICT-medewerkers van de gemeenten. De medewerkers zijn gesproken en vervolgens is de projectorganisatie ingericht.
De stuurgroep bestaat uit de gemeentesecretarissen van de gemeenten Beuningen en Groesbeek.
Tijdens de stuurgroepbijeenkomsten zijn de ambtelijk opdrachtnemer en de operationele projectleider, t.w. Ton van Gemert, Gemeente Nijmegen, en Henk de Groot, Thorbecke, steeds aanwezig geweest.
De projectgroep is samengesteld met medewerkers van de deelnemende gemeenten. De
inhoudelijke onderwerpen zijn volgens het principe van verantwoordelijkheid-en-zorg verdeeld over de projectgroepleden.
Drie werkgroepen (Organisatie, Diensten- en producten en ICT, de techniek) zijn in het leven geroepen om te werken aan specifieke oplossingen en om detailinvullingen te formuleren. De werkgroepen stonden onder leiding van een of meerdere projectgroepleden, de verdere bemensing
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen November 2013
Inleiding
- 3 -
kwam uit de deelnemende gemeenten. Deze inhoudelijke details zijn met de financiële en P&O-managers van de deelnemende gemeenten verder uitgewerkt.
Drie sessies getiteld 'Rijk van Nijmegen, sterk in netwerken' zijn georganiseerd om de medewerkers uit de deelnemende gemeenten te betrekken. Het doel was steeds om hen mee te nemen in de stand van zaken, om onderling kennis te maken en om de basis te leggen voor de samenwerking op individueel niveau. Vervolgsessies zijn in voorbereiding.
Naast hen en de medewerkers uit de projectorganisatie hebben tal van andere betrokkenen hun inhoudelijke inbreng geleverd zoals P&O-managers, financiële managers en medewerkers,
informatiearchitecten en specialisten. Verder zijn bezoeken afgelegd aan de gemeentesecretarissen, bestuurders en OR-leden van de betrokken gemeenten.
Tenslotte is een aantal reeds bestaande vergelijkbare samenwerkingsverbanden in Nederland bezocht om kennis te nemen van hun ervaringen, successen en valkuilen.
1.4 Leeswijzer
In Hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de voordelen van de ICT-samenwerking. Samenwerking is geen doel op zich maar een middel voor een gemeente om de eigen doelen te realiseren. Dit hoofdstuk gaat daarom in op de zakelijke rechtvaardiging om de samenwerking op te zetten;
Hoofdstuk 3 beschrijft hoe de samenwerking er uit komt te zien en welke missie en visie de samenwerking heeft. Er wordt ook ingegaan op de manier
waarop de partijen met elkaar om zullen gaan.
De hoofdstukken 4 tot en met 9 gaan in op de wijze waarop de ICT-samenwerking verder gerealiseerd wordt. Diverse onderwerpen passeren de revue, zoals de organisatievorm, de diensten en producten, de ICT-beheerprocessen en techniek. Waar nodig wordt het onderscheid gemaakt tussen de situatie in fase 1 en in fase 2. In fase 1 worden medewerkers uit Het Rijk van Nijmegen belast met
werkzaamheden binnen hun functiegebied en eventueel op een andere locatie en is er sprake van een samenwerking in de lichtste vorm. Fase 2 wordt gezien als de fase waarin de samenwerking in de vorm van een gemeenschappelijke regeling van start gaat.
In Hoofdstuk 10 wordt de blik gericht op de verdere invulling van de samenwerking. Is er eerst sprake van een samenwerking op het terrein van de automatisering en het beheer, in het vervolg wordt de scope verruimd om ook de samenwerking op het informatiseringgebied mogelijk te maken. Bijlagen ten slotte sluiten het Bedrijfsplan af.
© © © © ® ©
© 10
® B
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen November 2013
Inleiding
2 Voordelen van de ICT-samenwerking
Dit hoofdstuk beschrijft de voordelen van de ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen.
Samenwerken is geen doel op zich maar een middel om de eigen doelstellingen te realiseren. De deelnemende gemeenten hebben de doelstellingen om de kwetsbaarheid te verminderen, om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en om (meer)kosten te verminderen. Daarnaast geldt dat zonder de ICT-samenwerking andere vormen van samenwerking niet of moeilijk mogelijk zijn.
De samenwerking maakt andere samenwerkingen mogelijk.
De voordelen van de ICT-samenwerking worden hieronder toegelicht.
2.1 Vliegwiel en basis voor verdere s a m e n w e r k i n g
Belangrijke thema's voor gemeenten zijn de decentralisaties binnen het sociale domein, de focus op digitale dienstverlening, Het Nieuwe Werken en de ontwikkeling naar grotere gemeenten. Dit vereist een uitwisseling van gegevens tussen gemeenten. De ICT-samenwerking in Het Rijk van Nijmegen zorgt er voor dat de gegevensuitwisseling mogelijk is, tot stand komt (in overleg met de
gemeenten) en beheerd wordt. Het moet voor gemeenten daarbij niet uitmaken met welke
gemeente(n) uit de ICT-samenwerking samengewerkt wordt of op welk beleidsterrein dat gebeurt.
Gemeenten moeten waar nodig invulling kunnen blijven geven aan hun eigen identiteit en hun eigen gemeentelijk beleid. De ICT-samenwerking formuleert het I-beleid van de gemeenten en stelt dat beleid voor aan de gemeenten ter besluitvorming. De verantwoordelijkheid en de
besluitvorming over het I-beleid blijft bij en van de gemeenten. In een structureel I-overleg tussen de deelnemende gemeenten worden de landelijke, regionale en lokale ontwikkelingen besproken en wordt gezocht naar afstemming over de door iedere gemeenten gewenste stappen. De insteek voor het I-overleg is harmonisatie.
De ICT-samenwerking beheert de technische infrastructuur, de 'bodemplaat' die voor alle gemeenten uit de samenwerking gelijk is.
2.2 Kwetsbaarheid verminderen
Voor de deelnemende gemeenten kan de samenwerking een oplossing zijn voor de kwetsbaarheid.
Die kwetsbaarheid is niet voor iedere gemeente gelijk. Gemeente Mook en Middelaar kan zonder verdere samenwerking haar bemensing niet meer afstemmen op dat wat structureel nodig is. Dit terwijl Gemeente Nijmegen door haar grote omvang het 'gevoel voor de klant' wel eens mist.
Binnen een klein team is het niet altijd mogelijk om achtervang te organiseren. Het wegvallen van een medewerker wordt dan ook direct gevoeld. De afgelopen jaren hebben alle gemeenten hier in verschillende mate mee te maken gehad. Kwetsbaarheid kan worden opgelost met externe inhuur, maar dit brengt doorgaans hogere kosten met zich mee en er is extra inspanning nodig om de continuïteit te waarborgen.
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen Voordelen van de ICT-samenwerking
- 5 -
Een grotere organisatie kan makkelijker schuiven met capaciteit om ontwikkelingen bij te houden.
Zij heeft de mogelijkheid om een juiste mix te creëren tussen specialisten en generalisten, want beide zijn nodig.
Door de samenwerking verdwijnen eenmansposten en kan er vanuit de bestaande formatie sneller vervanging georganiseerd worden. Hierdoor verbetert de continuïteit van de werkprocessen en is de dienstverlening binnen een ruimer tijdsvenster mogelijk.
De ICT-samenwerking start in fase 1 met een formatie van circa 60 fte. Binnen de samenwerking is het beter mogelijk om achtervang te organiseren en om het wegvallen van medewerkers op te vangen. De formatie-omvang van de samenwerking maakt het mogelijk om zo veel mogelijk taken in eigen beheer uit te voeren. Dit sluit aan bij het uitgangspunt van de samenwerking.
2.3 Kwaliteit verbeteren
De samenwerking biedt de mogelijkheid om de kwaliteit te verbeteren van informatiesystemen, processen en van de dienstverlening. Voor het eerste jaar van samenwerken zal het
kwaliteitsniveau minimaal gelijk zijn aan het kwaliteitsniveau in de afzonderlijke gemeenten vóór de samenwerking.
Uit gesprekken met betrokkenen bij andere samenwerkingen in Nederland komt, onder andere, het volgende naar voren:
* In een groter team specialiseren medewerkers zich meer dan in een klein team. Hierdoor kunnen deeltaken efficiënter worden uitgevoerd.
- Gemeenten die samen gaan werken, leren van elkaar. Dit biedt de kans om best practices te adopteren.
* De sfeer binnen een samenwerking is doorgaans zakelijker dan bij een gemeente. Er is meer focus op de dienstverlening aan de deelnemende gemeenten en er wordt gerichter op resultaat gestuurd. Dit verhoogt de kwaliteit van de dienstverlening aan gebruikers.
* Nieuwe ontwikkelingen zijn lang niet altijd doorkleinere gemeenten te behappen. Te denken valt aan i-NUP, technologieontwikkelingen en andere regionaliseringsontwikkelingen. Een grotere organisatie kan dit soort ontwikkelingen beter aan.
Door gebruik te maken van de best practices en de ervaringen van de medewerkers uit Het Rijk van Nijmegen, kunnen bestaande of nieuwe oplossingen voor alle deelnemers worden gerealiseerd. De ICT-diensten en -producten kunnende komende jaren voor enkele of alle gemeenten op een beter kwaliteitsniveau gebracht worden.
2.4 Kosten: minder meerkosten
De samenwerking biedt de gemeenten de mogelijkheid om op termijn de meerkosten te verlagen.
De samenwerking zal bij aanvang in de lichte vorm (fase 1) dezelfde A-activiteiten uitvoeren als de activiteiten die afzonderlijke gemeenten voorafgaand aan de samenwerking uitvoeren. Zij doet dat
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen November 2013
Voordelen van de ICT-samenwerking
op hetzelfde kosten- en kwaliteitsniveau. Dus niet beter of goedkoper, maar ook niet slechter of duurder.
De eerste fase van de samenwerking, circa een jaar, staat in het teken van het standaardiseren. Dit zal op sommige onderdelen winst opleveren. Tegelijkertijd kost het proces van standaardiseren ook tijd en geld. In het eerste jaar van de samenwerking wordt er dan ook geen structurele
kostenvermindering gerealiseerd.
Mogelijkheden tot meerkostenvermindering liggen op de korte termijn op de volgende onderdelen:
- De inhuur van kennis kan afnemen omdat alle specialistische en generalistische kennis voorhanden is en beschikbaar komt voor alle gemeenten.
» Licenties kunnen gebundeld worden naar één naam.
- Er komt één Gemnet-aansluiting, één internetaansluiting waar alle gemeenten gebruik van maken.
» Digitale abonnementen.
- Samenvoegen van contracten (zoals voor achtervang of'knipkaarten') kunnen opgeheven worden.
» Uitwijkcontracten kunnen vervallen of naar beneden worden bijgesteld als gebruik gemaakt wordt van eigen datacenters als uitwijk.
" Mogelijk inkoopvoordeel.
- Minder inhuur. De schaal maakt het mogelijk om de meeste taken zelf uit te voeren. Door eigen mensen in te zetten, worden kosten verlaagd.
» Gezamenlijk gebruik van ICT-componenten.
- Gezamenlijke storage (opslag).
Beschikbare verwerkingscapaciteit.
Uiteindelijk geldt dat veel zaken nog maar een of twee keer gedaan hoeven te worden in plaats van zeven keer. Net iets groter maar niet veel duurder kopen, maakt het soms mogelijk dat meer gemeenten gebruik kunnen maken van hardware of software (zoals bijvoorbeeld een
telefooncentrale).
Alle gelden die de afzonderlijke gemeenten gebruiken om de activiteiten uit te voeren die in fase 1 overgaan naar de samenwerking, gaan in fase 2 daadwerkelijk over naar de samenwerking.
In Hoofdstuk 5 worden de structurele kosten van de samenwerking uitgewerkt. In dat hoofdstuk worden ook de frictie- en desintegratiekosten uitgewerkt en wordt aangeven om welke project- en aanloopkosten het gaat.
Bestaande samenwerkingsverbanden in Nederland ervaren dat het opzetten van de samenwerking beduidend meer inspanning en geld kost dan van tevoren wordt ingeschat. Zo zijn er eenmalige project-, aanloop-, frictie- en desintegratiekosten. Bovendien duurt het minstens twee jaar om nieuwe werkprocessen in te bedden en om te wennen aan de nieuwe situatie.
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen November 2013
Voordelen van de ICT-samenwerking
- 7 -
2.5 K v a n 'Kansen voor personeel'
De vierde K van 'Kansen voor personeel' is toegevoegd aan de al bekende drie K's. De
ICT-samenwerking gaat er van uit dat de medewerkers de belangrijkste resources zijn en dat er in hen geïnvesteerd moet blijven worden. Enthousiaste medewerkers leveren kwaliteit.
De ICT-samenwerking zal een uitdagende werksituatie voor de medewerkers bieden, met volop mogelijkheden tot ontwikkeling. De ICT-samenwerking heeft behoefte aan generalisten én aan specialisten. Een grotere organisatie biedt mogelijkheden tot specialisatie, maar dat moet niet ten koste gaan van generalisten. Brede functies blijven nodig, ook in een grotere organisatie.
Personele kwaliteiten kunnen in een groter samenwerkingsverband beter worden georganiseerd. Er zijn immers meer mogelijkheden voor medewerkers om zich te verdieping en te verbreden binnen het takenpakket en richting andere disciplines.
Voor iedere ICT-medewerker van de deelnemende gemeente is er een gelijke kans voor een plaats in de samenwerking, met gelijke ontwikkelingsmogelijkheden voor iedere medewerker.
Het is de taak en de verantwoordelijkheid van de ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen om een aantrekkelijk werkgever te zijn en om de Kansen voor personeel waar te maken.
2.6 Nadelen
De ontwikkeling naar de samenwerking kent niet enkel voordelen. Er zijn ook zaken die goed gemanaged moeten worden om nadelen te voorkomen.
» Verandering is niet bij iedereen welkom. Veranderingen kunnen als 'lastig' en niet-wenselijk ervaren worden. Door steeds te communiceren wat de gevolgen voor een individuele
medewerker zijn, kan de betrokkenheid en mogelijkerwijs ook het draagvlak vergroot worden.
» Veranderingen zijn niet voor iedereen gelijk. In tegenstelling tot de medewerkers van
Gemeente Nijmegen maken de overige medewerkers twéé grote veranderingen mee: zowel de start van fase 1 ('lichte vorm' bij gastheer Gemeente Nijmegen) als de overgang naar fase 2 heeft voor deze groep grote gevolgen. Dit vraagt extra aandacht, communicatie en begeleiding.
" De overgang naar de nieuwe situatie kan invloed hebben op de dienstverlening aan
eindgebruikers. Naast het beheer van de technische infrastructuur en de dienstverlening naar de deelnemende gemeenten zal ook de vorming van de samenwerking tijd en energie kosten.
De sturing zal er op gericht zijn dat het beheer en de dienstverlening niet of nauwelijks hinder van de vorming van de samenwerking ondervindt.
i De veranderingen vinden plaats terwijl het reguliere werk gewoon door moet gaan. 'Verbouwen met de winkel open' dus. Zowel het reguliere werk als het veranderingswerk wordt uitgevoerd door de formatie van de samenwerking. De verwachting is dat dat haalbaar is. Voor het reguliere werk is minder formatie nodig dan de som van de huidige formatie. Het slim combineren van taken en werkwijzen levert tijdwinst op en deze wordt ingezet om de veranderingen te realiseren.
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen November 2013
Voordelen van de ICT-samenwerking
" Communicatie met achterblijvende personen staat onder druk. Tussen de samenwerking en de deelnemende gemeenten (of beter gezegd: tussen de regievoerders van de gemeenten en de accounthouder van de ICT-samenwerking) wordt een duidelijke en heldere communicatie opgezet. Dit zorgt er voor dat over-en-weer duidelijk is wat de wensen, eisen en gevoelens zijn over de levering van de I&A-diensten en -producten. Het gebruik van een zogenaamde
I-kalender
4is daarbij handig.
" Ontvlechting is arbeidsintensief. Door het vertrek van ICT- en eventuele I-medewerkers zullen procedures binnen de deelnemende gemeenten veranderen. Het betreft alle procedures die met de I en met de A te maken hebben, zoals ondersteunings- en helpdeskprocedures. Wellicht dat ook werkzaamheden overgedragen moeten worden. Door per medewerker die overgaat naar de ICT-samenwerking zorgvuldig het huidige werkpakket te bespreken, kan de ontvlechting zonder grote problemen worden uitgevoerd.
" Er zijn tempoverschillen tussen de deelnemende gemeenten. De ICT-samenwerking moet aansluiten bij het betreffende tempo van de gemeenten. Dat betekent voor de
ICT-samenwerking dat zij in het ene geval moet versnellen en in het andere geval moet temporiseren. Het zal geruime tijd duren voordat de deelnemende gemeenten eenzelfde tempo
hebben.
- Er kunnen verschillen zijn tussen culturen en manieren van denken. Vanaf de start van de samenwerking in fase 1 werken er circa 60 fte samen die voorheen in hun eigen gemeenten gewend waren aan de eigen manier van werken en de eigen cultuur. De komende jaren moet er expliciet aan gewerkt worden om een nieuwe cultuur te laten ontstaan. Ook zijn er binnen de gemeenten verschillen in managementstijlen en interne besluitvormingsprocessen. De ICT-samenwerking zal zich daar bewust van moeten zijn en veel aandacht moeten besteden aan tijdige communicatie op tactisch en strategisch niveau.
- De ICT-samenwerking staat fysiek verder van de verschillende werkvloeren. Om er voor te zorgen dat 'de korte lijnen' behouden blijven, zal er zeker in het begin altijd een medewerker van de ICT-samenwerking aanwezig zijn bij de deelnemende gemeenten.
- Een grotere organisatie moet zich gedragen als een grotere organisatie. Om 4.000 werkplekken te beheren, zijn andere registratieve procedures en hulpmiddelen nodig dan om 400
werkplekken te beheren. Dit kan als een nadeel ervaren worden. De ICT-samenwerking zet zich in om vooral praktisch en pragmatisch te blijven, zonder in te leveren op professionaliteit.
4
De I-kalender kan gezien worden als een jaaroverzicht waar de tijdstippen van zowel de vaste beheerproductie als ook de release-, wijzigings- en ontwikkelprojecten op aangegeven zijn. De I-kalender ontstaat in
dialoogvorm tussen de deelnemende gemeenten en de ICT-samenwerking over nut en noodzaak, prioriteitsstelling, planning en middeleninzet.
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen Voordelen van de ICT-samenwerking
November 2013 - 9 -
3 Beschrijving van de ICT-samenwerking
Dit hoofdstuk beschrijft de ICT-samenwerking zoals die er in de gewenste situatie uitziet. Dat is de situatie waarin álle informatiemanagement- en automatiseringsactiviteiten vanuit één regionale organisatie worden uitgevoerd, in samenspraak met de deelnemende gemeenten. Vanaf de start van de samenwerking zal daar naar toe gewerkt worden.
3.1 Missie en visie
In deze paragraaf zijn de missie en visie beschreven van de nieuwe module binnen de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling die 1 januari 2016 bestaat.
Missie
Het is de missie van de samenwerking o m :
» een efficiënte uitvoeringsorganisatie te zijn;
aan alle gemeenten binnen Het Rijk van Nijmegen de dienstverlening te bieden op I&A-gebied;
» gemeenten actief te faciliteren en te ontzorgen;
» de partner te zijn voor alle gemeenten als informatiemanagement-intermediair tussen business en ICT.
In een zin gevat:
De ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen is van - voor - door gemeenten.
Visie
De visie achter de ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen is tweeledig. Enerzijds is de samenwerking een uitstekende en noodzakelijke manier om de eigen gemeentelijke verantwoordelijkheid voor bedrijfsvoering en informatiemanagement vorm te geven. Anderzijds maakt de samenwerking het mogelijk dat gemeenten gegevens uitwisselen en samenwerken op andere beleidsterreinen.
De juiste informatie in het juiste proces op het juiste moment op de juiste plaats bij de juiste klant.
In de samenwerkingsorganisatie zijn de interne werkprocessen gestructureerd op basis van vakinhoudelijke en beroepsmatige standaarden zoals ITIL/BiSL. Het projectmatig werken is
natuurlijk gedrag geworden en voor iedereen zijn de taken en verantwoordelijkheden duidelijk. Ook de wederzijdse afhankelijkheid is duidelijk, zodat medewerkers elkaar tijdig opzoeken in
samenwerkingsverbanden.
De tevredenheid van de gemeenten wordt niet bepaald door de plek waar de data zich bevindt, maar door de wijze waarop de samenwerking in staat is op het juiste moment de juiste informatie beschikbaar te hebben. Door de samenwerking kunnen kwetsbaarheid en (meer)kosten verminderd
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen November 2013
Beschrijving van de ICT-samenwerking
worden, kan de kwaliteit verbeterd worden en kan beter aangesloten worden op ontwikkelingen, landelijk en regionaal.
De gekozen vorm, (onderdeel van) een gemeenschappelijke regeling, staat borg voor een belangenbehartiging van alle gemeenten.
3.2 I C T - Rijk van Nijmegen: een partnergerichte organisatie
De samenwerking is een partnergerichte organisatie en wil door de deelnemende gemeenten gezien worden als een verlengstuk van de eigen organisatie. Evenzo wil de samenwerking de deelnemende gemeenten zien als een onderdeel van haar organisatie. De samenwerking is 'van-voor-door
gemeenten'. Formeel is er sprake van een opdrachtgever-opdrachtnemersrelatie, maar in de praktijkwillen de ICT-samenwerking en de deelnemende gemeenten deze relatie invullen als partners.
Werken als partners houdt het volgende in:
- Er wordt gewerkt op basis van gelijkwaardigheid. De partners hebben elk hun eigen verantwoordelijkheid.
» De samenwerking levert een voor beide partijen herkenbaar en zinvol product.
» De samenwerking handelt voor beide partijen op voorspelbare wijze.
» Er is duidelijkheid over communicatielijnen.
" Er is een beperkt aantal aanspreekpunten.
" Er is onderling respect en vertrouwen.
Kortom: Efficiëntie - Duidelijkheid - Vertrouwen
3.3 Taken van de s a m e n w e r k i n g
De samenwerking zet de totaal beschikbare kwalitatieve en kwantitatieve capaciteit zo optimaal mogelijk in. Een aantal taken wordt nu uitbesteed of wordt door externe inhuur ingevuld. De samenwerking gaat de kwetsbaarheid verlagen door, waar dat mogelijk en zinvol is, zo veel mogelijk taken in eigen beheer uit te voeren. Dit heeft positieve consequenties voor bestaande contracten van de afzonderlijke gemeenten. Te denken valt aan consequenties voor contracten die 24/7-beschikbaarheid van personeel vragen, contracten die achtervang borgen om specialistische kennis die niet aanwezig was, contracten voor coördinatietaken op I&A-gebied en voor contracten die capaciteitsproblemen oplossen.
De taken die de samenwerking verder uitvoert, zijn opgesomd in een Diensten- en
productencatalogus (zie de Bijlage Diensten- en productencatalogus vanaf pagina 65). Bij de start van de samenwerking met fase 1, medio 2014, nemen gemeenten verplichte en optionele diensten en producten af. In de Diensten- en productencatalogus is dat onderscheid gemaakt. Daarnaast heeft de samenwerking de taak om proactief met de deelnemende gemeenten in contact te zijn.
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen November 2013
Beschrijving van de ICT-samenwerking
- 11 -
De volgende taken blijven achter bij de deelnemende gemeenten:
" De rol van opdrachtgever.
De rol van regievoerder in de vorm van I&A-regisseur.
" Verantwoordelijkheid voor het I&A- en informatie(beveiligings)beleid.
- Informatieaanlevering (zoals interne of externe ontwikkelingen) aan de ICT-samenwerking
Deze taak van regievoerder is nieuw. Een gemeente die een taak op afstand zet, moet aandacht besteden aan haar nieuwe rol als opdrachtgever. De rol van opdrachtgever moet goed worden belegd en de organisatie moet voldoende expertise in huis hebben om zakelijke overeenkomsten te kunnen aangaan en onderhouden.
De gemeenten en de samenwerking gaan een partnerrelatie aan met elkaar. De latende gemeente en de samenwerking vullen de partnerrol goed in door de wensen en eisen van beiden voortdurend op elkaar af te stemmen. De taak van regievoerder bestaat daarom uit:
" Zicht houden op het functioneren van de samenwerking, het I&A-beleid van gemeente en de samenwerking, de begroting/rekening en de communicatie over en weer tussen de
samenwerking en de gemeente.
" Er op toezien dat de samenwerking de gemaakte afspraken naleeft.
" Het interpreteren van managementinformatie van de samenwerking.
3.4 S a m e n w e r k e n - gedeelde verantwoordelijkheid
De ICT-samenwerking werkt als partner samen met de gemeenten. Onderstaande figuur
5maakt duidelijk hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld tussen de samenwerking en de latende gemeenten.
5
Met dank aan het ISZF, het ICT-Samenwerkingsverband Zuidwest-Fryslân
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen Beschrijving van de ICT-samenwerking
November 2013 - 12 -
Organisatie Informatie-
en systemen en Technische werkprocessen applicaties Infrastructuur
Z
7S.
Strategie z
1— h z
z z V z
Tactiek
Z
Operatie
1 1 Z 1 Z I
Z — \ A K z z \j
į /TT
Z
'richten'
Z
'inrichten'
A X j y ì
'ř z
\r—y N fZ
z z
'verrichten'
De eigen verantwoordelijkheid van gemeenten ligt linksboven in het figuur. De gemeente bepaalt zelf hoe zij haar organisatie en werkprocessen wil vormgeven, het beleid (ook het I-beleid) is en blijft van de gemeenten. De ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen zal hier in adviseren en voorstellen doen voor het I-beleid.
Het daadwerkelijke beheer van de technische infrastructuur (rechtsonder in de figuur) valt onder de expliciete verantwoordelijkheid van de samenwerking.
Alles dat tussen de twee rode lijnen valt, betreft de samenwerking tussen de partners. Op die terreinen is er een gedeelde verantwoordelijkheid. Dat maakt het belangrijk om samen te werken, om naar elkaar te luisteren en om rekening met elkaar te houden.
3.5 Opdrachtgever-, opdrachtnemerschap en regievoeren
Er is sprake van een samenwerking tussen gemeenten in de vorm van de ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen en eveneens is er een samenwerkingsrelatie tussen de ICT-samenwerking en de afzonderlijke gemeenten.
Er zijn drie rollen: opdrachtnemer, opdrachtgever en eigenaar.
De rol van opdrachtnemer wordt vervuld door de ICT-samenwerking. De samenwerking krijgt bijvoorbeeld de opdracht de technische infrastructuur te beheren.
De tweede rol, die van opdrachtgever, wordt vervuld door de gezamenlijke gemeenten in de persoon van de gemeentesecretarissen. Zij geven de ICT-samenwerking de opdracht om bepaalde producten en diensten te leveren.
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen Beschrijving van de ICT-samenwerking
- 13 -
Het collectief van opdrachtgevers bepaalt welke diensten en producten de ICT-samenwerking levert.
Het collectief benoemt ook de kwaliteits- en leveringseisen van de producten en zij bepaalt het algemene functioneren van de samenwerking. Tot slot ziet het collectief er op toe dat de producten en diensten zoveel mogelijk worden geharmoniseerd en gestandaardiseerd.
De praktijk leert dat de taak van het opdrachtgeverschap vaak wordt onderschat bij
verzelfstandiging. Een opdrachtgever is verantwoordelijk voor een goede opdrachtverstrekking en hij moet in staat zijn om het geleverde werk te beoordelen. Ook dient een opdrachtgever vooraf inzicht te hebben in zijn behoefte aan diensten, adviesuren en producten. Dit heeft de
ICT-samenwerking op haar beurt nodig om de capaciteit te planning in haar jaarplannen en om de beschikbare capaciteit te optimaliseren. De intentie van de opdrachtgevers is om bij het inrichten van het opdrachtgeverschap zoveel mogelijk gelijk met elkaar op te gaan.
De derde rol is de rol van de eigenaar. Deze rol is afhankelijk van de rechtsvorm. Er is voorzien dat de rechtsvorm vanaf fase 2 een module binnen de Modulaire Gemeenschappelijke regeling is. De colleges van B&W zijn dan de eigenaar en er zijn gemandateerde portefeuillehouders. De rol van eigenaar gaat vooral over de continuïteit van de ICT-samenwerking. De eigenaars zien toe op een verantwoord risicoprofiel en een duurzame financiële positie. De eigenaars bepalen of andere organisaties al dan niet mogen deelnemen in de samenwerking en onder welke voorwaarden. De rol van de eigenaar wordt in beginsel ingevuld door de bestuurlijke portefeuillehouders in de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling.
De sturingsrelaties worden zo weergegeven:
c Eigenaar
Opdrachtgever Opdrachtnemer
De ICT-samenwerking werkt met een catalogus waar de producten en diensten in vermeld staan. In zogenaamde dienstverleningsovereenkomsten leggen opdrachtgever en opdrachtnemer vast welke producten en diensten geleverd worden. Deze producten en diensten worden op collectieve en op individuele basis geleverd (zie ook paragraaf 5.3.1, Input DVO's: collectief en individueel vanaf pagina 40). De ICT-samenwerking doet in periodieke rapportages verslag van de kwaliteit en kwantiteit van de dienstverlening. Het gaat om periodieke voortgangs-, management- en controlerapportages. Deze drie instrumenten vormen de basis van de sturingsrelatie tussen de opdrachtgever, opdrachtnemer en eigenaar.
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen November 2013
Beschrijving van de ICT-samenwerking
Het succes van de ICT-samenwerking is grotendeels afhankelijk van de tevredenheid van de deelnemende gemeenten. De producten en diensten moeten niet alleen van goede kwaliteit zijn, zij moeten vooral aansluiten bij de behoeftes van de gemeenten. Het is daarom belangrijk dat de ICT-samenwerking de wensen van de gemeenten begrijpt en dat de gemeenten reële
verwachtingen hebben van de manier waarop de ICT-samenwerking de wensen vervult. Het kenbaar maken van de wensen en verwachtingen door beide partijen is essentieel voor de relatie.
De ICT-samenwerking krijgt te maken met een spanning tussen uniformiteit en maatwerk.
Gemeenten zijn tevreden als zij maatwerk ontvangen dat voldoet aan specifieke behoeften.
Tegelijkertijd probeert de ICT-samenwerking schaalvoordelen te behalen door uniforme producten en diensten voor de verschillende gemeenten te leveren. In de relatie tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer wordt deze spanning tussen maatwerk en uniformiteit voelbaar.
Uiteindelijk is het de opdrachtgever die bepaalt. Gemeenten bepalen gezamenlijk de diensten-en productencatalogus, het ICT-budget en de mate van standaardisering en harmonisering. De ICT-samenwerking is daarmee dus niet zelfsturend, ook al is zij zelfstandig georganiseerd.
3 . 5 . 1 D i e n s t v e r l e n i n g s o v e r e e n k o m s t
De afspraken met de collectieve opdrachtgever worden vastgelegd in een collectieve dienstverleningsovereenkomst. De afspraken die de individuele opdrachtgevers met de
ICT-samenwerking maken, worden vastgelegd in een individuele dienstverleningsovereenkomst.
Het gaat dan vooral over de levering van maatwerk of meerwerk.
De dienstverleningsovereenkomsten zijn in principe meerjarig. De samenwerking komt tegemoet aan tussentijdse wensen van opdrachtgevers door tussentijds addenda aan de
dienstverleningsovereenkomst toe te voegen.
Zoals gezegd, er zijn twee soorten dienstverleningsovereenkomst:
C o l l e c t i e v e d i e n s t v e r l e n i n g s o v e r e e n k o m s t ( C D V O )
In deze overeenkomst verstrekken de gemeenten collectief opdracht aan de ICT-samenwerking om standaardwerk te leveren. Onderdeel van deze CDVO is het vaststellen van de diensten- en
productencatalogus.
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen November 2013
Beschrijving van de ICT-samenwerking
- 15 -
In de CDVO zijn ook afspraken vastgelegd over:
- Omschrijving van de diensten en producten.
» Af te nemen volumes.
" De prijs van de dienstverlening.
" Wijze van aanleveren van de benodigde input door klanten aan de samenwerking zodat zij de gevraagde diensten en producten kan leveren.
" Wijze van afleveren van diensten en producten.
" Specifieke klantgebonden gegevens.
Escalatiemodel.
Accountmanagement.
" Onderlinge verantwoordelijkheden.
" Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de betrokken partijen.
I n d i v i d u e l e d ĩ e n s t v e r l e n i n g s o v e r e e n k o m s t ( I D V O )
In de IDVO verstrekt elke opdrachtgever zijn individuele opdracht aan de ICT-samenwerking. In het IDVO staan aanvullende producten en diensten beschreven. Het gaat dan om maatwerk en
meerwerk.
3 . 5 . 2 R e g i e v o e r i n g e n a c c o u n t m a n a g e m e n t
Het informatiebeleid is en blijft een eigen beleid. Dat de samenwerking hier wel een initiërende, ondersteunende en adviserende taak in heeft, wordt duidelijk door de diensten- en
productencatalogus. Van de samenwerking wordt verwacht dat zij op de hoogte is en blijft van de ontwikkelingen op I&A-gebied en dat zij de gemeenten bijstaat om te anticiperen op die
ontwikkelingen.
De deelnemende gemeenten richten een regiefunctie in. Met die functie kunnen zij invloed uitoefenen op de diensten- en producten die de samenwerking levert. De regiefunctionaris of regievoerder van de deelnemende gemeenten is het primaire aanspreekpunt voor de
ICT-samenwerking.
De regievoerder heeft de volgende taken:
» Het bewaken van kosten en kwaliteit. De regievoerder woont het regievoerdersoverleg bij. Dit overleg gaat over het functioneren van de samenwerking, het I&A-beleid, begroting/rekening en de interactie tussen de samenwerking en de gemeente. De regievoerder ziet er op toe dat de samenwerking de dienstverleningsovereenkomst naleeft en de afspraken nakomt.
» Beleidsadvisering. De regievoerder brengt de wensen over het I&A-beleid van de eigen gemeente in kaart en vertaalt deze wensen in realistische aanwijzingen richting de ICT-samenwerking. De regievoerder streeft er naar om een balans te bereiken tussen de wensen van de eigen gemeente en de doelstelling van de ICT-samenwerking om efficiënt te werken door het beleid van de deelnemende gemeenten te harmoniseren. De regievoerder
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen November 2013
Beschrijving van de ICT-samenwerking
- 16 -
heeft oog voor de voordelen van harmonisatie, zonder de belangen van zijn eigen gemeente uit het oog te verliezen.
De ICT-samenwerking zal de rol van accountmanagement in haar organisatie inbedden. De samenwerking zoekt structureel en proactief contact en onderhoudt met de gemeenten over in eerste instantie alle A- en later ook over de I-zaken.
Het accountmanagement van de samenwerking houdt zich bezig met:
" De behoeften van de deelnemende gemeente in kaart brengen en de geleverde diensten en producten hierop aanpassen.
" Er op toezien dat de gemaakte afspraken worden nageleefd.
" De tevredenheid over de uitvoering onderzoeken, hierover rapporteren en het zo nodig doorvoeren van aanpassingen.
" Verzorgen van de intake van complexe opdrachten, bijvoorbeeld projecten met een multidisciplinair karakter.
3 . 5 . 3 O v e r l e g t u s s e n d e g e m e e n t e n e n d e I C T - s a m e n w e r k i n g
Vanaf de start van de samenwerking, ook in de lichte vorm, overleggen de regievoerder van de gemeente en de accounthouder van de ICT-samenwerking. Het overleg is tactisch van aard en gaat over de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomsten, over de verdere afspraken en de wensen op het gebied van automatisering en over projecten.
Dat laatste raakt ook het in te stellen tactische I-overleg. Dit overleg, waartoe de
gemeentesecretarissen besloten hebben op hun vergadering van 28 augustus 2013 en dat tegelijkertijd start met de samenwerking in de lichte vorm en wel per medio 2014, gaat over het I-beleid van de gemeenten, de ontwikkelingen binnen de overheid en binnen de bedrijfsvoering, de I-kalender
6en I-projecten.
I-over leg
Gemeenten
samenwerking
Alle aan de ICT-samenwerking deelnemende gemeenten participeren in het I-overleg. Iedere gemeente brengt in dit overleg de eigen plannen, voornemens, wensen en eisen in op A- en op I-gebied. Overeenkomstig het besluit van de gemeentesecretarissen wordt in het I-overleg gezocht
6
De I-kalender kan gezien worden als een jaaroverzicht waar de tijdstippen van zowel de vaste beheerproductie als ook de release-, wijzigings- en ontwikkelprojecten op aangegeven zijn. De I-kalender ontstaat in
dialoogvorm tussen de deelnemende gemeenten en de ICT-samenwerking over nut en noodzaak, prioriteitsstelling, planning en middeleninzet.
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen Beschrijving van de ICT-samenwerking
November 2013 - 17 -
naar afstemming en naar het volgen van een-en-dezelfde lijn voor alle gemeenten ('voldoe of leg uiť'-principe).
In beide overleggen komen de eigen en de gemeenschappelijke belangen en prioriteiten aan de orde. Ook de taken en verantwoordelijkheden van de sleutelfiguren moeten vastgelegd worden, evenals de manier waarop gerapporteerd wordt over voortgang en control
7.
Het I-overleg vindt plaats tussen alle deelnemende gemeenten gezamenlijk en de
ICT-samenwerking. Vanaf de start per medio 2014 vindt het collectieve I-overleg eens per kwartaal plaats.
Het regieVaccountoverleg vindt plaats tussen de ICT-samenwerking en een individuele gemeente.
Vanaf fase 1 van de samenwerking rapporteert de leidinggevende van de ICT-samenwerking aan de Kring van Gemeentesecretarissen. Die rapportage vindt plaats in maart, in september en in
december van een lopend jaar.
Ondanks alle waarborgen en goede intenties kan het voorkomen dat de ICT-samenwerking en een gemeente er niet in slagen om een oplossing te vinden die tot beider tevredenheid stemt.
Afhankelijk van de verschillende rollen die partijen innemen, kan gebruik gemaakt worden van een helder escalatiemodel.
Gemeente ICTsamenwerking RvN
B e s t u u r
Hoofd I C T s a m e n « v e r M g RvN
GFrre»nt».»cretaris
H o o f d I C T s a m e n w e r k i n g RvN A c c o u n t h o u dO p d r a c h t g e v e r
MMMMfMt
M e d e w e r k e r3.6 Juridische vorm
De business case op basis waarvan dit Bedrijfsplan is opgesteld, spreekt over de
Gemeenschappelijke Regeling als juridische vorm. De business case was gebaseerd op de aanname dat binnen Het Rijk van Nijmegen een GR voor bedrijfsvoeringsfuncties zou ontstaan en dat de
7
VNG, Goed opdrachtgeverschap bij samenwerkingsverbanden. Vier principes om opdrachtgeverschap bij samenwerking goed vorm te geven, Slim samenwerken
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen Beschrijving van de ICT-samenwerking
November 2013
ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen daar een onderdeel van zou worden. In de praktijk is die gemeenschappelijke regeling er niet gekomen. Door het ontstaan van diverse regionale uitvoeringsorganisaties en ter voorkoming van een lappendeken van gemeenschappelijke regelingen wordt er nu één Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR) ingericht. Hieronder kunnen diverse modules (nieuw toe te voegen functies) komen te hangen. De
gemeentesecretarissen hebben vastgehouden aan de Gemeenschappelijke Regeling als vorm voor de ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen maar zien daarin een fasering. Voor fase 1, streefdatum medio 2014, is gekozen voor de meest lichte vorm: ICT-medewerkers worden belast met taken binnen hun functiegebied op eventueel een andere locatie. De aansturing vindt plaats vanuit een 'nieuw' op te richten organisatorische entiteit binnen Gemeente Nijmegen met een eigen structuur.
Tijdens fase 1 legt het hoofd van de ICT-samenwerking rechtstreeks verantwoording af aan de gemeentesecretaris van Gemeente Nijmegen. Fase 2 start met de oprichting van een toegevoegde functie in de vorm van een module binnen de MGR, streefdatum 1 januari 2016.
3.7 Minimale deelnametermijn
De ICT-samenwerking wordt aangegaan voor een periode van v i j f j a a r . Deze lange termijn heeft te maken met de verplichtingen die de gemeenten in Het Rijk van Nijmegen met elkaar aangaan. De afhankelijkheid van de samenwerking wordt groter en de deelnemers gaan gezamenlijk financiële verplichtingen aan. Daarnaast zijn de kosten die gemaakt moeten worden bij een uittreding voor rekening van de uittredende gemeente. Hierbij moet minimaal gedacht worden aan compensatie van de nog lopende investeringen in de gezamenlijke infrastructuur en gezamenlijke I-projecten.
Dit alles om de negatieve consequenties voor de overige deelnemende partijen en de ICT-samenwerking te minimaliseren.
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen Beschrijving van de ICT-samenwerking
- 19 -
4 Organisatie
De ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen is er in de eerste plaats op gericht om de gezamenlijke ICT-infrastructuur te beheren. Daarnaast moet de samenwerking ook het beheer en de ontwikkeling van gemeentelijke informatievoorziening (I&A) kunnen gaan ondersteunen en stimuleren.
De ICT-infrastructuur kent, zeker bij de start, een transitieproces om de huidige inrichting gefaseerd te vormen tot de optimale 'Rijk van Nijmegen'-architectuur (zie Hoofdstuk 9, ICT, de techniek, vanaf pagina 58).Ook de (structuur van de) beheerorganisatie moet daarmee gelijke tred houden en kent daarom ook een transformatieperiode.
Dit hoofdstuk beschrijft de organisatiestructuur van de ICT-samenwerking per 1 januari 2016. Ook wordt ingegaan op het organogram van de ICT-samenwerking bij de gastheergemeente in de periode vanaf de start in fase 1 per medio 2014 en het voorziene transitieproces.
4.1 De uitgangspunten voor de structuur
De structuur van de ICT-samenwerking is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
1. Er is een scheiding tussen uitvoering en beheer enerzijds en ontwikkeling (lees: innovatie) anderzijds. De reden hiervoor is dat beide aspecten een verschillende focus en
verantwoordelijkheid hebben en daarmee andere aansturing en competenties vereisen.
Uitvoering/beheer is gescheiden van ontwikkeling:
" Uitvoering/beheer ondersteunt de gemeentelijke organisatie bij de dagelijkse werkzaamheden en heeft als focus bedrijfscontinuïteit.
« Ontwikkeling helpt mee de organisatie gereed te maken voor de grote veranderingen die op ons afkomen, zoals decentralisatie, regionalisering, wet- en regelgeving, landelijke
uniformering en standaardisering. De focus is innovatie en verandering.
2. De structuur is herkenbaar voor de deelnemende gemeente, onze collega's binnen gemeenten uit het Rijk van Nijmegen. Gemeenten kunnen terugzien hoe en waar hun belangen worden gediend en waar de gemeente met vragen terecht kan. Ook is in de structuur herkenbaar dat de belangen van de gemeente het gewicht krijgen dat nodig is. Dit is vooral belangrijk tijdens de transitieperiode. Ten slotte is er een goed evenwicht tussen ICT-specialisten en Business- generalisten.
3. De professionaliteit is geborgd in de structuur(K van Kwaliteit). Functies zijn vakmatig bij elkaar gebracht zodat die elkaar kunnen versterken. Hiermee wordt gegarandeerd dat de basis in elk onderdeel op orde blijft(K van Kwetsbaarheid).
4. De spanning tussen disciplines en functionaliteiten is getrokken op basis van ieders
verantwoordelijkheid en focus. Daarmee worden medewerkers gestimuleerd om met elkaar samen te werken. Vooral in de projecten zullen projectleden uit verschillende disciplines en teams moeten komen. Ook bij de dagelijkse bediening van de klant zal samenwerking over de teamgrenzen heen noodzakelijk zijn.
5. De organisatie is plat. Leidinggevenden hebben een span of control die klein genoeg is om voldoende aandacht te geven aan de aansturing van mensen en de dagelijkse werkzaamheden.
Bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen November 2013
Organisatie
Ook kunnen leidinggevenden een goede partnerrelatie onderhouden en kunnen zij de samenwerkingen hun verantwoordelijkheidsgebied verder ontwikkelen.
6. De ITIL-processen mogen niet worden opgedeeld en op verschillende plaatsen in de organisatie worden ondergebracht. De processen staan onder een eenduidige aansturing.
4 . 2 S t r u c t u u r
In deze paragraaf wordt de structuur van de ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen beschreven.
Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de situatie per medio 2014 wanneer de
ICT-samenwerking start en de situatie per 1 januari 2016 wanneer de ICT-samenwerking haar definitieve vorm als gemeenschappelijk regeling krijgt.
4 . 2 . 1 S t r u c t u u r I C T - s a m e n w e r k i n g R i j k v a n N i j m e g e n p e r 1 j a n u a r i 2 0 1 6 Een uitgangspunt is dat de samenwerking in haar uiteindelijke vorm, een module binnen de MGR, een relatief platte organisatiestructuur heeft. De samenwerking heeft vier teams van specialisatie:
» Systemen en netwerken
» Ontwikkeling en beleid
" Informatiebeheer Gebruikersondersteuning
Elk van deze onderdelen heeft een teamleider als leidinggevende. De teamleiders en het hoofd van de
ICT-samenwerking vormen samen het centrale management en coördinatieteam.
P r o j e c t e n
Er zijn weliswaar vier teams van specialisatie, maar medewerkers kunnen worden ingezet op meerdere terreinen. Daarvoor is het onderdeel Projecten opgenomen in de structuur. Tal van projecten vragen meer dan één specialisatie. Door functies te delen ontstaat achtervang en dit vermindert de kwetsbaarheid. Door projecten multidisciplinair op te zetten, wordt de inhoudelijke volledigheid gewaarborgd. Daarnaast geeft het inzetten van medewerkers op meerdere terreinen invulling aan de wens van medewerkers om zowel specialistisch als generalistisch te kunnen werken.
ONTW.E SYSTEEM-EN
BELEID NETWERKBEHEER
MCT l-BEHEER
