Loerende gevaren in de gsmjungle
Optimalisering arbeidsomstandigheden
Miemie Lim Mei 2005
Haagse Hogeschool
Afdeling Facility Management Johanna Westerdijkplein 75 2521 EN Den Haag
Afstudeerprofiel : Arbo, milieu en veiligheid Docent-begeleider : Dhr. J. van Kooten Medebeoordelaar : Dhr. J.G.M. Barnhoorn Opdrachtgever : GSM-SHOP
Wagenstraat 37-39 2512 AP Den Haag
Mentor : Drs. Mevr. B. Guo
Periode onderzoek : September – Mei 2005
telecomketen. Goede arbeidsomstandigheden heeft invloed op het welzijn van medewerkers en dragen bij aan een optimaal bedrijfsresultaat.
Onderzoeksvraag is welke arbeidsrisico’s er aanwezig zijn binnen de GSM-SHOP en welke maatregelen getroffen kan worden om de arbeidsomstandigheden te
verbeteren.
De achterliggende doelstelling is de verbetering van de arbeidsomstandigheden om een gezonde en veilige werkplek te creëren voor de medewerkers.
Belangrijke conclusies zijn de noodzaak van een bedrijfsnoodplan opzetten en het creëren van een pauzeruimte.
In de bijlagen zijn opgenomen: organogrammen, Risico Inventarisatie en Evaluatie, Plan van Aanpak, enquête.
vanzelf dat het risico voor werknemers om op hun werk een ongeval te krijgen geminimaliseerd wordt. Volgens de Arbowet moet een bedrijf de risico’s die de werknemers lopen tijdens hun werk inventariseren en evalueren. Op grond van de inventarisatie en evaluatie moet een plan van aanpak worden opgesteld om die risico’s zo nodig te verkleinen. Goede arbeidsomstandigheden heeft invloed op het welzijn van medewerkers en dragen bij aan een optimaal bedrijfsresultaat. Dat zijn de belangrijkste redenen waarom een bedrijf systematisch aandacht moet besteden aan
arbeidsomstandigheden. GSM-SHOP wil de mogelijke gevaren in haar bedrijf gaan inventariseren en bekijken welke verbeteringen c.q. veranderingen noodzakelijk zijn, om betere arbeidsomstandigheden te creëren voor haar medewerkers.
De probleemstelling voor dit onderzoek luidt als volgt:
Welke risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn conform het Arbobeleid zijn voor de GSM-SHOP relevant te inventariseren, zodat de organisatie weet welke maatregelen er genomen moeten worden om betere
arbeidsomstandigheden te creëren voor haar medewerkers?
Voor het onderzoek zijn de verschillende risicofactoren onderverdeeld in een aantal categorieën, deze zijn als volgt:
1. Het gebouw 2. Bedrijfsactiviteiten 3. Bedrijfshulpverlening
4. Werkinhoud en werkbeleving 5. Ongewenst gedrag
6. Arbo en verzuim
De risicofactoren die binnen deze categorieën van belang zijn, zijn verwerkt in een Risico Inventarisatie en Evaluatie. Naar aanleiding van dit onderzoek zijn er een aantal knelpunten naar voren gekomen. Voor ieder knelpunt is er een aanbeveling gedaan, deze zijn verwerkt in een Plan van aanpak.
Belangrijke aanbevelingen die uit het onderzoek naar voren zijn gekomen:
Het gebouw
Het is aan te raden om een onderhoudsplan voor het gebouw te maken.
Het werk moet regelmatig worden onderbroken door pauzes. In de nabijheid van de werkplek moet een ruimte aanwezig zijn waar de werknemers hun pauze kunnen doorbrengen. Deze ruimte dient voldoende groot te zijn en te beschikken over
voldoende tafels en stoelen. In deze ruimte dienen doeltreffende maatregelen getroffen te zijn ter bescherming van de niet-rokers tegen hinder van tabaksrook.
Bedrijfsactiviteiten
Er moeten concrete maatregelen genomen worden om de kans op agressie en criminaliteit zoveel mogelijk te beperken. Nog steeds vallen veel medewerkers
langdurig uit met klachten ten gevolge van ongunstige werkhoudingen en inrichting van beeldschermwerk. Medewerkers weten vaak niet wat de goede instellingen zijn van beeldschermen en apparatuur. Om de gevaren van lichamelijke overbelasting te minimaliseren, moet er aandacht geschonken worden aan voorlichting. Als werkgever is het zelfs verplicht om werknemers goed voor te lichten over alle risico’s die er zijn op het gebied van lichamelijke belasting. Werknemers moeten bekend zijn met de
mogelijke risico’s en wat de juiste werkhoudingen zijn. Dit kan men zowel mondeling als schriftelijk doen.
Bedrijfshulpverlening
Op het gebied van veiligheid en bedrijfshulpverlening moet er nog veel gedaan worden.
Er moet een schriftelijk plan opgesteld worden voor de organisatie. Alle werknemers moeten weten wat ze horen te doen bij een ongeluk of bij brand. Het is belangrijk dat alle medewerkers weten hoe te handelen in geval van een ongeval of brand.
De aandachtspunten bij het verbeteren en optimaliseren van de veiligheid:
• Bedrijfsnoodplan opstellen;
• Procedures bij eventuele incidenten, waarbij EHBO, brand en brandbestrijding, evenals ontruiming worden beschreven. Er moet duidelijk zijn op welke manier er gealarmeerd kan worden.
• Aanstellen bedrijfshulpverlener;
• Blusmiddelen plaatsen;
• Plattegronden van het bedrijf waarop staat aangegeven: blusmiddelen, vluchtwegen, verzamelplaatsen en nooduitgangen;
• plattegronden voor de brandweer met extra informatie over belangrijke leidingen, brandventilatieschakelingen, hoofdschakelaars
• Plaatsing noodverlichting;
• Verbandtrommel;
Werkinhoud en werkbeleving
Het hele proces van werkinhoud en werkbeleving wordt vaak onderschat. Een
veelvoorkomend gevolg van een slechte werkbeleving is stress. Stress is een toestand die ontstaat wanneer iemand niet in staat is aan de eisen te voldoen wat vereist is.
De volgende aanbevelingen zouden stress voor zover mogelijk is, kunnen voorkomen:
1. zorgen voor afwisseling in het werk, een breed takenpakket;
2. instellen van regelmatig werkoverleg;
3. het verminderen van kort-cyclische taken;
4. het in evenwicht brengen van eenvoudige en moeilijke taken;
5. meer afwisseling in het werk;
6. vrijheid geven in werktempo en werkvolgorde;
7. taken toevoegen die contact met collega’s vereisen;
Ongewenst gedrag
Medewerkers moeten de mogelijkheid krijgen om vertrouwelijk met iemand te kunnen praten wanneer men te maken heeft met ongewenste omgangsvormen. Het is aangeraden om een vertrouwenspersoon aan te wijzen binnen de onderneming.
Wanneer een vertrouwenspersoon aangewezen is, dan moet het personeel geïnformeerd worden wie en wat de rol van deze vertrouwenspersoon inhoudt.
Arbo en verzuim
Verzuim of ziekte kost een bedrijf veel geld, daarom is het belangrijk om aandacht te besteden aan verzuim. Het is aangeraden om verzuim goed te registreren, periodiek te analyseren en goede onderlinge afspraken te maken. De gemaakte afspraken met de rechten en plichten van werknemers op het gebied van verzuim moeten tevens vastgelegd worden.
heeft betrekking op het verbeteren van de arbeidsomstandigheden binnen GSM-SHOP.
Van deze gelegenheid wil ik graag een aantal personen bedanken die mij geholpen hebben bij het onderzoek.
Dhr. J. van Kooten wil ik graag bedanken voor zijn begeleiding en feedback. Alle medewerkers die een bijdrage hebben geleverd aan dit onderzoek. Mijn dank gaat ook uit naar Drs. Mevr. B. Guo , W. Ho en Drs. Mevr. K.Y. Tang voor de input en steun die ik heb gekregen tijdens dit traject.
Miemie Lim
Den Haag, mei 2005
INLEIDING ... 1
HOOFDSTUK 1 ORGANISATIEDIAGNOSE ... 3
1.1 GSM-SHOP... 3
1.2 BEDRIJFSDOELSTELLINGEN... 3
1.3 ORGANISATIETYPE... 5
1.4 ORGANISATIESTRUCTUUR... 6
1.5 PERSONEELSBELEID... 6
HOOFDSTUK 2 ONDERZOEKSVERANTWOORDING... 8
2.1 DE AANLEIDING... 8
2.2 DOELSTELLING... 8
2.3 PROBLEEMSTELLING... 8
2.4 ONDERZOEKSOPZET... 9
2.4.1 Onderzoeksvormen ... 9
2.4.2 Onderzoekstype ... 9
2.4.3 Onderzoeksmethoden ... 10
2.4.4 Doelgroep... 10
2.5 ONDERZOEKSAANPAK... 11
2.5.1 Omschrijving organisatiestructuur... 11
2.5.2 Omschrijven begrip Arbeidsomstandigheden... 11
2.5.3 Omschrijving huidige situatie ... 11
2.5.4 Inventarisatie verbetering Arbeidsomstandigheden ... 11
HOOFDSTUK 3 ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN... 13
3.1 ARBEIDSOMSTANDIGHEDENWET... 13
3.1.1 Wettelijke verplichtingen Arbo-wet... 13
3.2 RISICO INVENTARISATIE EN EVALUATIE... 14
3.2.1 Wettelijke verplichtingen RIE ... 14
3.3 ARBOBELEIDSCYCLUS... 15
HOOFDSTUK 4 ARBO-ITEMS ... 18
4.1 VEILIGHEID, GEZONDHEID EN WELZIJN... 18
4.1.1 Veiligheid... 18
4.1.2 Gezondheid ... 18
4.1.3 Welzijn... 19
4.2 BEDRIJFSRISICO’S... 19
4.2.1 Het gebouw ... 20
4.2.2 Bedrijfsactiviteiten... 20
4.2.3 Bedrijfshulpverlening ... 22
4.2.4 Werkinhoud en werkbeleving... 23
4.2.5 Ongewenst gedrag ... 23
4.2.6 Werk- en rusttijden ... 24
4.2.7 Arbo en verzuim ... 24
5.2.1 Het gebouw ... 26
5.2.2 Bedrijfsactiviteiten... 27
5.2.3 Bedrijfshulpverlening ... 28
5.2.4 Werkinhoud en werkbeleving... 29
5.2.5 Ongewenst gedrag ... 29
5.2.6 Werk- en rusttijden ... 29
5.2.7 Arbo en verzuim ... 29
5.3 ENQUÊTE:BELEVING ARBEID... 30
HOOFDSTUK 6 CONCLUSIE... 35
HOOFDSTUK 7 AANBEVELINGEN... 37
HOOFDSTUK 8 KOSTEN EN BATENANALYSE... 42
8.1 KOSTEN... 42
8.2 BATEN... 43
HOOFDSTUK 9 PROCESEVALUATIE ... 44
LITERATUUROPGAVE... 46
1 Inleiding
Werken brengt een zeker risico voor de gezondheid met zich mee. Het spreekt vanzelf dat het risico voor werknemers om op hun werk een ongeval te krijgen zo klein mogelijk moet zijn. Volgens de Arbowet moet een bedrijf de gezondheidsrisico’s die de werknemers lopen tijdens hun werk inventariseren en evalueren. Op grond van de inventarisatie en evaluatie moet een plan van aanpak worden opgesteld om die risico’s zo nodig te verminderen.
Goede arbeidsomstandigheden heeft invloed op het welzijn van medewerkers en dragen bij aan een optimaal bedrijfsresultaat. Dat zijn de belangrijkste redenen waarom een bedrijf systematisch aandacht moet besteden aan arbeidsomstandigheden.
Arbozorg is pas succesvol als iedereen in het bedrijf, van hoog tot laag, de overtuiging heeft dat arbeidsomstandigheden belangrijk zijn. En de wil moet er zijn, op alle niveaus in de organisatie, om er daadwerkelijk iets aan te doen. De Arbowet speelt daarop in met de verplichting voor de werkgever om ‘bij het voeren van zijn algemeen ondernemingsbeleid, dit beleid mede te richten op een zo groot mogelijke veiligheid, een zo goed mogelijke bescherming van de gezondheid en het bevorderen van het welzijn van de werknemer’.1 De opleiding Facility Management aan de Haagse Hogeschool wordt afgerond met een afstudeeropdracht (AO). Hierbij staat het zelfstandig oplossen van een facilitair
beleidsplan centraal. In opdracht van GSM-SHOP is er onderzocht op welke wijze de arbeidsomstandigheden geoptimaliseerd dient te worden opdat het bijdrage kan leveren aan de kwaliteitswaarborging van de organisatie.
Aanleiding en verantwoording van de opdracht
Voor alle werkgevers is het verplicht om hun beleid te baseren op een schriftelijke risico- inventarisatie en –evaluatie (RI&E). Bedrijven c.q. gebouwen bevinden zich in een steeds veranderende omgeving. Zij staan continu bloot aan risico’s die het voortbestaan in gevaar kunnen brengen.
Gelet op de toenemende complexiteit van organisaties is het beheer van risico’s die het werkproces van de organisatie bedreigen noodzakelijk.
GSM-SHOP heeft te maken met vele soorten risico’s, waar zij weinig tot geen grip op heeft. Zij wil meer inzicht krijgen in de verschillende facetten aangaande de risico’s in de gehele organisatie. GSM-SHOP wil de mogelijke gevaren in haar bedrijf gaan
inventariseren en kijken welke verbeteringen c.q. veranderingen noodzakelijk zijn, om betere arbeidsomstandigheden te creëren voor haar medewerkers.
Probleemstelling
Op basis van de aanleiding van de opdracht is voor het uit te voeren onderzoek de volgende probleemstelling geformuleerd:
Welke risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn conform het Arbobeleid zijn voor de GSM-SHOP relevant te inventariseren, zodat de organisatie weet welke maatregelen er genomen moeten worden om betere arbeidsomstandigheden te creëren voor haar medewerkers?
1 Ing. C.H. van den Berg, Praktijkgids Arbeidsveiligheid
2 Sub-probleemstellingen
Om te komen tot een duidelijke beantwoording van de probleemstelling is het de zaak de hoofdvraag op te splitsen in een aantal subprobleemstellingen. Deze zijn als volgt:
1. Wat houdt het Arbobeleid in?
2. Wat verstaat men onder Arbeidsomstandigheden?
3. Welke instrumenten bestaan er om arbeidsomstandigheden binnen een organisatie te toetsen?
4. Hoe is de huidige Arbo-situatie?
5. Wat vinden de medewerkers van de huidige arbeidsomstandigheden?
6. Welke knelpunten komen naar voren n.a.v. het onderzoek onder het management en de medewerkers?
7. Welke verbeteringen zijn noodzakelijk om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen?
8. Wat zijn de financiële consequenties naar aanleiding van de noodzakelijke verbeteringen?
Doelgroep
De doelgroep voor dit rapport is het management en de medewerkers van het hoofdkantoor van GSM-SHOP. Dit rapport dient een leidraad te vormen voor de
organisatie om betere arbeidsomstandigheden te creëren voor haar medewerkers. Naast het invoeren op het hoofdkantoor kan het ook een leidraad zijn voor de andere
franchiseondernemers van GSM-SHOP.
Opbouw scriptie
In hoofdstuk één zal er een diagnose van de organisatie worden gegeven. Vervolgens zal er in hoofdstuk twee de verantwoording van het onderzoek worden behandeld. In het derde en vierde hoofdstuk worden de onderzoeksresultaten uit het literatuuronderzoek naar arbeidsomstandigheden behandeld.
De onderzoeksresultaten uit het empirisch onderzoek staan in hoofdstuk vijf. De conclusie en aanbevelingen worden behandeld in hoofdstuk zes en zeven. Hoofdstuk acht zal in het kort wat worden verteld over de financiële. Als laatste zal in hoofdstuk negen de
procesevaluatie worden weergegeven.
3 Hoofdstuk 1 Organisatiediagnose
In dit hoofdstuk zal de organisatie worden beschreven. Allereerst zal een algemene beschrijving worden gegeven van de organisatie. Daarna zullen de doelstellingen, organisatiestructuur, wijze van communicatie en het personeelsbeleid aan bod komen.
1.1 GSM-SHOP
GSM-SHOP is een snelgroeiend telecombedrijf en is gespecialiseerd in mobiele telefonie.
De GSM-SHOP is opgericht door de gebroeders Zhou in het jaar 1999. Het is gestart als een internetbedrijf, waar consumenten terecht konden om via internet abonnementen met toestel te bestellen, deze werden vervolgens per post verzonden of thuis afgeleverd. Al snel bleek het internetbedrijf succesvol te zijn, waardoor de eigenaren hun bedrijf gingen uitbreiden.
GSM-SHOP is gestart als een eenmanszaak en uiteindelijk uitgegroeid tot een succesvolle franchiseonderneming.
Het eerste filiaal van GSM-SHOP is in Den Haag geopend. Op dit moment heeft de organisatie in totaal twaalf filialen verspreid over Nederland, voornamelijk gelegen in randstad. De filialen zijn gevestigd in de volgende steden: Den Haag, Amsterdam, Rotterdam, Utrecht, Amersfoort, Delft, Vlissingen (zie bijlage 1: organogram). Hiervan behoren er twee winkels geheel toe aan de gebroeders Zhou, beide winkels zijn gevestigd in Den Haag, waaronder één het hoofdkantoor is.
De GSM-SHOP is een Besloten Vennootschap. De hoofdvestiging is in Den Haag en wordt beheerd door de gebroeders Zhou. De overige vestigingen vallen onder leiding van filiaal-managers, ook wel de franchisenemers. De bedrijfsvoering (administratie,
personeelszaken, verkoop en inkoop) gebeurt voor alle filialen decentraal. Alle acties en promoties lopen via het hoofdkantoor (zie bijlage 1: organogram). De filiaalmanagers en de directie (gebroeders Zhou) hebben eens in de twee weken een
managementvergadering. Bij deze vergadering wordt de gang van zaken besproken, zoals de nieuwe acties die eens in de twee à vier weken aangeboden worden, promoties die gevoerd worden, nieuw aanbod van toestellen en soortgelijke zaken. Naast de
wekelijkse vergaderingen worden de filiaalmanagers per mail op de hoogte gehouden van de veranderingen die direct plaatsvinden. Tevens zijn de directieleden op elk tijdstip van de dag mobiel bereikbaar.
Elk filiaalmanager wordt ondersteund door personeel dat de administratie voor de eigen vestiging doet. Direct onder de filiaalmanager staan in de organisatie de verkopers. Per filiaal hebben ze een eigen methodiek opgesteld om de informatie over te dragen aan het personeel.
Dit onderzoek is in opdracht van de gebroeders Zhou uitgevoerd en zal betrekking hebben op het hoofdkantoor en de twee filialen in Den Haag.
1.2 Bedrijfsdoelstellingen
De GSM-SHOP heeft zich succesvol kunnen uitbreiden door simpelweg een combinatie van flexibiliteit, extra (after-sale) service aan de klanten en lagere prijzen in vergelijking met andere telecomketens.
De missie van GSM-SHOP is het bereiken van de hogere doelstellingen van de organisatie. Het is de droom van de oprichters van GSM-SHOP om te groeien met behoud van kwaliteit. GSM-SHOP wil zich gaan uitbreiden van de huidige 13 winkels tot vijftig winkels verspreid over Nederland. Op deze manier wil de onderneming een landelijk dekkende telecomketen worden. Men wil een telecomketen worden met een goede naam
4
op het gebied van kwaliteit. Service en tevredenheid van de klant staan bij GSM-SHOP voorop. In de toekomst wil men binnen GSM-SHOP vooral werken aan groei en kwaliteit.
GSM-SHOP staat op dit moment in de top 10 van de succesvolste telecomketen in Nederland. De top 10 wordt gebaseerd op het marktaandeel in Nederland, deze cijfers worden maandelijks door de netwerkproviders verspreid. Haar doel is ook om een plekje te veroveren in de top 3 van Nederland. Om zich te kunnen onderscheiden van andere telecomketens is zij daarom het meest gefocused op de service en tevredenheid van de klant. Op deze manier kan een goede naam van kwaliteit opgebouwd worden.
De GSM-SHOP is een profit-organisatie en heeft als uiteindelijk doel het behalen van winst. Ten behoeve van het streven winst te behalen heeft GSM-SHOP een aantal doelstellingen opgesteld. Deze doelen kunnen onderverdeeld worden in strategische doelstellingen en operationele doelstellingen.
Strategische doelstellingen houden in wat het doel is van de GSM-SHOP en wat zij wil bereiken met haar onderneming.
De strategische doelstellingen zijn als volgt:
• Het vergroten van het marktaandeel in Nederland, dit houdt in dat GSM-SHOP in de top 3 van succesvolste telecomketen van Nederland wil komen. De beoordeling wordt gedaan op basis van het marktaandeel;
• Een landelijk dekkende telecommunicatieketen opbouwen binnen een tijdsbestek van vijf jaar;
• Het belangrijkste is natuurlijk het onderscheidende vermogen van de onderneming, namelijk goede service en kwaliteit aanbieden;
• Goed personeelsbeleid.
Operationele doelen uiten zich in de werkzaamheden op de werkvloer. Door de operationele doelstellingen optimaal te houden, kunnen de strategische doelen verwezenlijkt worden.
De volgende operationele handelingen zijn voor GSM-SHOP essentieel:
• aantrekkelijke prijzen hanteren om te kunnen concurreren tegen andere telecombedrijven.
• aantrekkelijke acties bedenken en kunnen uitvoeren;
• (effectief en efficiënt)aankoop en verkoop mobiele telefoons;
• administratieve werkzaamheden efficiënt verrichten;
• consumenten goed inlichten over de mogelijkheden in de telecom;
• goede contacten leggen met leveranciers en netwerkproviders;
• goede werksfeer creëren voor medewerkers;
Om de doelstellingen te kunnen bereiken zal men eerst over een goed gestructureerd bedrijf moeten beschikken. Iedere werknemer moet weten wat zijn taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn. Om resultaten te kunnen behalen moeten de werknemers betrokken worden bij het werkproces. Daarnaast is het voor GSM-SHOP essentieel om een goede arbeidsomgeving te creëren voor haar medewerkers.
Primair proces en secundair proces
De corebusiness van de GSM-SHOP is het verkopen van mobiele telefoons en is in feite de interactie tussen de verkoper en de consument. Het primaire proces in dit bedrijf is dus het verkopen van mobiele telefoons en abonnementen en de bijbehorende accessoires.
Secundair proces is datgene wat er moet gebeuren om het primaire proces optimaal te laten verlopen. Er kan dus gezegd worden dat het secundaire proces datgene is wat ervoor moet zorgen dat de consumenten optimaal worden bediend in de winkels.
5
Dit is het proces vanaf de directie tot de filiaalmanagers, die ervoor zorgen dat de medewerkers over informatie en materiaal beschikt om het primaire proces uit te kunnen voeren.
Daarbij kan men denken aan bijvoorbeeld:
• Aankoop van goederen, op tijd en voor scherpe prijzen
• goede relatie opbouwen om goede afspraken te kunnen maken over bepaalde acties;
• goed personeelsbeleid;
• administratieve werkzaamheden;
• op tijd kunnen aanbieden van informatie over netwerken;
• prijscondities leveranciers (dit heeft weer verband met de prijslijsten in de GSM- SHOP);
• kantoorartikelen aanschaffen;
• verbetering en behouden van interne communicatie.
1.3 Organisatietype
De manier waarop de organisatie is opgebouwd bij GSM-SHOP lijkt het meeste op een pionierorganisatie.2 Deze structuur is typisch voor een organisatie in zijn startfase. Deze organisatie heeft een eenvoudige structuur. De verhoudingen zijn informeel en er wordt direct met elkaar gecommuniceerd. De organisatie is sterk persoonsgebonden en persoonsgericht.
Binnen deze vorm is het sterke punt dat, doordat er twee duidelijke leiders zijn (Atom en Steve Zhou), er een eenvoudig geheel en flexibiliteit onder de werknemers ontstaat. De werknemers zijn voornamelijk vrienden en familie van het managementteam.
Overige punten die typerend zijn voor een pioniersorganisatie zijn de volgende:
- Omgeving is simpel en dynamisch (veranderlijk) - Het betreft een jonge organisatie
- De macht ligt centraal bij het managementteam
Figuur 1. Pionierstructuur
Omdat de GSM-SHOP een relatief kleine en startende organisatie is verloopt alles via de top (managementteam).
De structuur is nauwelijks geformaliseerd. Alles draait om flexibiliteit: functies zijn nog niet duidelijk omschreven. De afdeling administratie wordt binnen de GSM-SHOP gezien als een ondersteuning van het managementteam die onder andere de P&O taken op zich neemt. Tevens ondersteunt één van de verkoopmedewerkster de administratie met loonadministratie van het personeel.
2 H.P.M. Jagers, De structuur van de organisatie
6 1.4 Organisatiestructuur
De structuur van de organisatie moet zodanig zijn opgezet dat de communicatie zo efficiënt mogelijk kan verlopen. Elk type organisatiestructuur kent zo zijn eigen problemen en eigenaardigheden. Taakverdeling en coördinatie vormen samen de essentie van organiseren3.
De vraag hoe de taken verdeeld kunnen worden en hoe vervolgens de coördinatie van het een en ander plaatsvindt, behoeft niet telkens opnieuw gesteld te worden. Medewerkers die in de winkel staan, behoeven niet iedere dag weer verteld te worden wat er van hen wordt verwacht, wat zij mogen en moeten (verantwoordelijkheden, bevoegdheden) en hoe zij het werk met hun collega’s en managers moeten afstemmen (coördinatie).
De werkzaamheden binnen GSM-SHOP kunnen opgesplitst worden in enerzijds het primaire proces (frontoffice) en anderzijds het secundaire proces (backoffice).
Onder het frontoffice (winkelpersoneel) worden de werkzaamheden verstaan aan een voorziening die ingericht is voor direct contact met klanten of bezoekers. De winkel is de plek waar het eerste persoonlijke contact plaatsvindt tussen klant of bezoeker en heeft daarom vaak een representatieve uitstraling. Het contact kan zowel kortstondig als van lange duur zijn. Het winkelpersoneel heeft vooral te maken met staand of zittend werk.
Het kantoorpersoneel (backoffice) verricht alle werkzaamheden om het frontoffice optimaal te ondersteunen. Deze werkzaamheden bestaan uit: Secretariële
werkzaamheden, Personeelszaken, Juridische zaken, Marketing & Acquisitie, Design, Financiële administratie en Voorraadbeheer. Het kantoorpersoneel heeft veel te maken met beeldschermwerk.
1.5 Personeelsbeleid
De GSM-SHOP wil graag een landelijk dekkende keten opbouwen. Om deze groei van de organisatie te kunnen verwezenlijken is het belangrijk om de kwaliteit te behouden en te verbeteren waar het nodig is.
De belangrijkste factor binnen een organisatie is het personeel, daarom is het belangrijk om een op schrift opgestelde beleid te hebben. Binnen GSM-SHOP is er nog weinig inzicht in de wettelijke regelgeving en er bestaat geen beleid op schrift. Een goed personeelsbeleid zou voor de GSM-SHOP een stap in de goede richting zijn om bij uitbreiding van de GSM-SHOP de kwaliteit te behouden.
Binnen GSM-SHOP is er een handboek aanwezig op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieuregels, deze zijn opgesteld om de medewerkers te wijzen op de huisregels die aanwezig zijn binnen de organisatie (zie bijlage 2: Huisreglement).
Aangezien GSM-SHOP een kleine onderneming is, is binnen de organisatie geen personeelsvertegenwoordiging aangesteld voor de beleidsvoering.
Binnen het hoofdkantoor zijn er in totaal 33 werknemers in dienst, deze kunnen onderverdeeld worden in:
• Winkelpersoneel (8 fulltimers, 7 parttimers)
• Kantoorpersoneel (15 fulltimers, 3 parttimers)
De werknemers van de verkoopafdeling hebben geen standaardrichtlijnen waaraan ze zich moeten houden met betrekking tot de wijze van communiceren. Wanneer men vragen heeft, wendt men zich meestal tot een collega, mits zij zelf niet op het moment bezigheden hebben. Het gaat hier om vragen betreffende de nieuwste acties en aanbiedingen.
Echter GSM-SHOP wil graag zijn onderneming uitbreiden, en met het oog op de toekomst is het erg belangrijk om een (verplichte) arbobeleid op schrift te hebben. Het is erg
belangrijk om een goede werkomgeving te creëren voor je medewerkers, zodat de
3 Mintzberg, 1979
7
kwaliteit van de organisatie niet achteruit gaat. Het is van essentieel belang dat de werknemers zich vertrouwd voelen in hun werkomgeving.
Arbeidsongeschiktheid is bij het personeel van GSM-SHOP nog niet voorgekomen, maar je kunt niet met zekerheid zeggen of dit in de toekomst ook zo blijft.
Het is beter voorkomen dan te genezen.
Conclusie
GSM-SHOP is een jonge succesvolle organisatie met twee ambitieuze eigenaars aan het roer. Hoewel deze onderneming al ruim vijf jaar actief is op de telecommarkt, heeft het nog geen goed arbobeleid opgesteld. Met het oog op de toekomst is het voor deze onderneming erg belangrijk om een goed georganiseerd arbobeleid op schrift te zetten.
Medewerkers moeten weten waar ze terecht moeten tijdens calamiteiten, maar ook erg belangrijk wat te doen tijdens calamiteiten.
Naast het vaststellen van de mogelijke risico’s binnen dit bedrijf, zal er extra aandacht worden geschonken aan de verschillende risico's op het gebied van beeldschermwerk.
GSM-SHOP heeft veel te maken met kantoorwerk.
Om een onderzoek goed te starten is het van belang om van te voren vast te stellen wat de doelstelling van het onderzoek is. In het volgende hoofdstuk zal het onderzoeksproces uiteen worden gezet. Er zal worden aangegeven hoe het onderzoek heeft vormgegeven.
8 Hoofdstuk 2 Onderzoeksverantwoording
In dit hoofdstuk zal de aanleiding, de probleemstelling en de subprobleemstellingen en het onderzoeksaanpak beschreven worden. Om de probleemstelling goed te kunnen
beantwoorden, zal er vooraf een verantwoorde onderzoeksmethodiek worden opgezet.
2.1 De aanleiding
Binnen de GSM-SHOP ontbreekt nog het wettelijk verplichte arbobeleid en de kennis hiervan. Voor alle werkgevers is het namelijk verplicht om hun beleid te baseren op een schriftelijke Risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E). Bedrijven bevinden zich in een steeds veranderende omgeving. Zij staan continu bloot aan risico’s die het voortbestaan in gevaar kunnen brengen. Gelet op de toenemende complexiteit van organisaties is het beheer van risico’s die het voortbestaan van de organisatie bedreigen noodzakelijk.
GSM-SHOP heeft te maken met vele soorten risico’s, waar zij weinig tot geen grip op heeft. Zij wil meer inzicht krijgen in de verschillende facetten aangaande de risico’s in de gehele organisatie. GSM-SHOP wil de mogelijke gevaren in haar bedrijf gaan
inventariseren en kijken welke verbeteringen c.q. veranderingen noodzakelijk zijn, om betere arbeidsomstandigheden te creëren voor haar medewerkers.
Het is belangrijk voor een organisatie om een arbobeleid op schrift te hebben, zodat er een betere werkomgeving gecreëerd kan worden voor het personeel.
2.2 Doelstelling
Het doel is het kunnen aanreiken van een adviesrapport over de risico’s die zich in deze organisatie bevinden. De risico’s moeten op een zodanige wijze geïdentificeerd worden dat GSM-SHOP een Plan van Aanpak kan opzetten om betere arbeidsomstandigheden te creëren voor haar medewerkers.
2.3 Probleemstelling
Op basis van de aanleiding van de opdracht is voor het uit te voeren onderzoek de volgende probleemstelling geformuleerd:
Welke risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn conform het Arbobeleid zijn voor de GSM-SHOP relevant te inventariseren, zodat de organisatie weet welke maatregelen er genomen moeten worden om betere arbeidsomstandigheden te creëren voor haar medewerkers?
Subprobleemstellingen
Om te komen tot een duidelijke beantwoording van de probleemstelling is de zaak de hoofdvraag op te splitsen in een aantal subprobleemstellingen. Voor het onderzoek zijn de volgende subprobleemstellingen opgesteld:
1. Wat houdt het Arbobeleid in?
2. Wat verstaat men onder Arbeidsomstandigheden?
3. Welke instrumenten bestaan er om arbeidsomstandigheden binnen een organisatie te toetsen?
4. Hoe is de huidige Arbo-situatie op dit moment?
5. Wat vinden de medewerkers van de huidige arbeidsomstandigheden?
6. Welke knelpunten komen naar voren n.a.v. het onderzoek onder het management en de medewerkers?
7. Welke verbeteringen zijn noodzakelijk om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen?
8. Wat zijn de financiële consequenties naar aanleiding van de noodzakelijke verbeteringen?
9 2.4 Onderzoeksopzet
Voordat men een verantwoord onderzoek kan verrichten, moet er van te voren een concrete werkwijze worden opgezet. Deze werkwijze draagt bij aan de kwaliteit van het onderzoek, omdat er op basis van een onderzoeksopzet gezocht is naar oplossingen. In deze paragraaf zal ik de gehanteerde onderzoeksopzet uiteenzetten.
2.4.1 Onderzoeksvormen
Een onderzoek kan opgesplitst worden in twee delen, het kan verdeeld worden in het theoretische en empirische onderzoek.
Om de probleemstelling goed te kunnen beantwoorden moet er van te voren een
theoretisch onderzoek worden gedaan. Dit kader wordt gevormd door onderzoek te doen naar bestaande informatie in de vorm van literatuurstudie.
Bij het literatuuronderzoek wordt er gebruik gemaakt van bestaande informatie. Deze gegevens zijn verkregen door middel van literatuur uit boeken, artikelen en websites. Om een beter inzicht te verkrijgen in het onderwerp is er vooral gekeken naar handboeken op het gebied van arbobeleid en arbeidsomstandigheden. Daarnaast heeft het internet veel informatie opgeleverd op het gebied van Arbo, RIE en over de aanpak bij het opzetten van een arbobeleid. Het afbakenen van de gevonden resultaten bleek achteraf niet eenvoudig te zijn.
Het empirische gedeelte wordt gevormd door zelf onderzoek te verrichten aan de hand van interne en/of externe analyse binnen de te onderzoeken organisatie. Met empirisch onderzoek wordt bedoeld dat er gegevens wordt verzameld door middel van enquêtes en observaties. Door (schriftelijke) enquêtes af te nemen bij de medewerkers werd er een beter inzicht verkregen hoe men de arbeid ervaart.
2.4.2 Onderzoekstype
Naast de onderzoeksvormen kan een onderzoek ook onderscheiden worden in de volgende soorten typen onderzoek:
• Explorerend onderzoek: het gaat om het ontdekken van verschillen of verbanden tussen elementen en kenmerken.
• Toetsend onderzoek: het gaat om het nagaan of één of meer hypothesen die zijn afgeleid van een theorie kloppen.4 De onderzoeker heeft van tevoren een theorie welke via onderzoek worden getoetst op juistheid. Men spreekt ook van een toetsend onderzoek wanneer er nauwelijks een theorie voor handen is en een verwacht effect aangetoond wil worden.
• Beschrijvend onderzoek: het gaat hierbij om een systematische beschrijving en catalogisering van bepaalde gevallen. Het gaat om een registratie en een van tevoren bepaalde systematiek die zich voordoen op een bepaald gebied, waarbij niet wordt gestreefd naar het ontwikkelen van een hypothese of een theorie.
Verder wordt bij het empirisch onderzoek ook nog onderscheid gemaakt tussen kwantitatief onderzoek en kwalitatief onderzoek. Hieronder volgt een omschrijving van deze twee onderzoekstypen.
• Kwantitatief onderzoek: onderzoek dat is gebaseerd op het meten van variabelen, die met behulp van tellen turven en berekenen worden verwerkt tot conclusies. Het idee erachter is dat de onderzochte verschijnselen voldoen aan wetmatigheden die
4 Baarda, D.B. en Goede, M.P.M.: Methoden en Technieken
10
kwantificeerbaar zijn. Tevens gelden tellen en rekenen als methoden, waarbij enige objectiviteit gewaarborgd is.
• Kwalitatief onderzoek: niet alle verschijnselen zijn keurig te operationaliseren en daardoor te meten. Een kwalitatief onderzoek levert antwoorden op wat-, hoe-, en waarom-vragen, dan op hoeveel-vragen en hoe groot-vragen. Bij dit soort onderzoek probeer je een beeld te vormen van de veelal onbewuste wensen en motieven die er in bepaalde doelgroepen leven. Bij kwalitatief onderzoek zijn de gegevens niet onder te brengen in cijfers.
Dit onderzoek kan getypeerd worden als een beschrijvend onderzoek. Er zijn interviews afgenomen en het gedrag is geobserveerd. Daarbij is er een risico inventarisatie en evaluatie uitgevoerd op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn. Middels literatuuronderzoek en interviews is er een beter inzicht verkregen over de term
arbeidsomstandigheden. Voor dit onderzoek is gekozen voor zowel een kwalitatief als een kwantitatief onderzoek. Het kwantitatieve gedeelte heeft zich geuit in de perspectieven en interpretatie van de respondenten. Aangezien de organisatie niet groot is, zijn alle
medewerkers geïnterviewd. Dit zorgt ervoor dat het onderzoek betrouwbaar is, omdat alle betrokkenen een bijdrage hebben geleverd aan het onderzoek.
Het onderzoek heeft ook als doel om een beeld te vormen van de wensen en behoeften van zowel de werkgever als de werknemer. Wat verwacht men van de organisatie op het gebied van arbeidsomstandigheden, heeft de werkgever zelf in de gaten dat de
arbeidsomstandigheden geoptimaliseerd moet worden? Dit zijn een aantal vragen waar antwoord op gegeven moet worden om het onderzoek te laten slagen.
2.4.3 Onderzoeksmethoden
Om gegevens te kunnen verzamelen, kan er gebruik worden gemaakt van de volgende onderzoeksmethoden5:
1. Gebruik maken van bestaande informatie;
2. Verkrijgen van gegevens via observaties;
3. Verkrijgen van gegevens via schriftelijk of mondeling interview.
Gebruik maken van bestaande informatie is meestal de goedkoopste en vaak ook een goede manier van onderzoek doen. Je valt geen mensen lastig en vaak kan bestaande informatie gebruikt worden ter beantwoording van het probleem. Is er geen bestaande informatie beschikbaar, dan zul je moeten beslissen om te interviewen of te observeren.
Deze drie manieren zijn gebruikt om het onderzoek binnen GSM-SHOP te verrichten.
Het gebruik maken van bestaande informatie valt onder het theoretische kader van dit onderzoek. Er is gekeken naar de literatuur betreffende het onderzoeksprobleem.
Daarnaast zijn de risico's geïnventariseerd d.m.v. het observeren van de werkwijze binnen GSM-SHOP.
Medewerkers zijn middels schriftelijke enquêtes gevraagd om het werk te beoordelen.
2.4.4 Doelgroep
De doelgroep voor dit rapport is het management en de medewerkers van het hoofdkantoor van GSM-SHOP. Dit rapport dient een leidraad te vormen voor de
organisatie om betere arbeidsomstandigheden te creëren voor haar medewerkers. Naast het invoeren op het hoofdkantoor kan het ook een leidraad vormen voor de andere franchiseondernemers van GSM-SHOP.
55
Baarda, D.B. en Goede, M.P.M.: Methoden en Technieken
11 2.5 Onderzoeksaanpak
Zoals hiervoor is aangegeven zijn voor de beantwoording van de probleemstelling enkele subprobleemstellingen geformuleerd. Deze subprobleemstellingen vormen de leidraad voor dit onderzoek. De antwoorden op deze subprobleemstellingen moeten gevonden worden door middel van onderzoek. Het onderzoek bestaat uit verschillende
deelonderzoeken welke de vragen beantwoorden. De deelonderzoeken zijn:
• Omschrijving organisatiestructuur;
• Omschrijving begrip Arbeidsomstandigheden;
• Omschrijving huidige situatie met betrekking tot de bedrijfsrisico’s;
• Onderzoek naar beleving van de arbeid;
• Inventariseren methodes voor het creëren van efficiency op het gebied van arbeidsomstandigheden
2.5.1 Omschrijving organisatiestructuur
Om de organisatiestructuur te kunnen omschrijven dient eerst gegevens over de organisatie te worden verzameld. Deze informatie is verzameld met behulp van deskresearch en interviews.
Er is gebruik gemaakt van interne verslagen en mondelinge interviews.
Via de bovenstaande dataverzamelingsmethoden zijn gegevens verzameld waardoor er een beeld geschetst kon worden van de organisatiestructuur en konden grafische structuren worden gemaakt. De organisatiestructuur staat in het eerste hoofdstuk beschreven en de organogrammen zijn te vinden in bijlagen.
2.5.2 Omschrijven begrip Arbeidsomstandigheden
Om een beeld te kunnen vormen van het begrip Arbeidsomstandigheden is gebruik gemaakt van bestaande literatuur en internet. Literatuur is voornamelijk gevonden uit de bibliotheek. Alleen toepasbaar literatuur voor het onderzoek is verwerkt.
De formulering en bevindingen van het begrip Arbeidsomstandigheden zijn te vinden in hoofdstuk 3 en 4.
2.5.3 Omschrijving huidige situatie
De huidige situatie dient omschreven te worden om zo een beeld te krijgen hoe de arbeidsomstandigheden is in GSM-SHOP. Bij het onderzoeken van de huidige situatie is achterhaald wat de verscheidene bedrijfsrisico’s zijn voor de belangrijke betrokkenen van de organisatie. Doordat de risico’s bekend zijn, kan gezocht worden naar een geschikte oplossing om de risico’s te beheersen en zodanig te genezen. Informatie is verkregen door observaties en mondelinge interviews met diverse betrokkenen.
Naast het achterhalen van de risico’s zijn er ook enquêtes afgelegd bij het personeel.
De verkregen informatie draagt bij aan het onderzoek, doordat zij een inzicht verschaft in de beleving van de arbeid door het personeel.
De uikomsten en bevindingen zijn opgenomen in hoofdstuk 5 en 6.
2.5.4 Inventarisatie verbetering Arbeidsomstandigheden
Door de voorgaande deelonderzoeken is informatie verzameld betreffende het begrip Arbeidsomstandigheden, de huidige situatie, de verschillende risico’s op verschillende gebieden. Op basis van deze informatie is gezocht naar de oplossingen voor de
12
probleemstelling. Hierbij is gebruik gemaakt van bestaande theorie, gegevens uit de gehouden interviews en de eigen ideeën.
De verkregen informatie draagt bij aan een geschikte oplossing voor de probleemstelling.
Namelijk een methode voor GSM-SHOP om de arbeidsomstandigheden voor haar medewerkers te optimaliseren .
Conclusie
Het onderzoek is onderverdeeld in een aantal fasen. Allereerst zal er een
literatuuronderzoek worden verricht, aan de hand van de bevindingen uit dit onderdeel van het onderzoek, zal een theoretisch kader worden geschetst van het
onderzoeksonderwerp. Hierdoor zal er een beter beeld worden gegeven van de
onderwerpen die relevant zijn voor GSM-SHOP. Dit zal tevens een leidraad vormen voor het te verrichte onderzoek.
Vervolgens zal voor de organisatie de verschillende risico’s worden geïnventariseerd en geëvalueerd. Vanuit deze bevindingen zal een oplossing gevonden worden voor GSM-SHOP.
13 Hoofdstuk 3 Arbeidsomstandigheden
Voor een organisatie is het erg belangrijk om de wettelijke verplichtingen op het gebied van Arbo te weten. Een belangrijk wettelijke verplichting is de Risico inventarisatie en Evaluatie. Om een beeld te creëren van de wettelijke verplichtingen zullen de begrippen arbeidsomstandigheden en Risico Inventarisatie en Evaluatie aan de hand van
literatuuronderzoek worden toegelicht.
3.1 Arbeidsomstandighedenwet
De Arbeidsomstandighedenwet 1998, ook wel de Arbowet 1998, heeft tot doel de effectiviteit en efficiency van het arbeidsomstandighedenbeleid te vergroten.
De Arbowet is in de jaren tachtig ingevoerd ter vervanging van de verouderde Veiligheidswet. De Arbeidsomstandighedenwet 1998 verplicht werkgevers om een arbeidsomstandighedenbeleid zodanig in te voeren dat daarvan geen nadelige invloed uitgaat op de veiligheid en gezondheid van de werknemer6. Ook het bevorderen van het welzijn valt onder het arbobeleid. Goede arbeidsomstandigheden dragen bij aan een optimaal bedrijfsresultaat. Dat is de belangrijkste reden waarom een werkgever systematisch aandacht moet besteden aan arbeidsomstandigheden. Werkgever en werknemers moeten samen werken aan een goede zorg voor arbeidsomstandigheden.
Beide partijen hebben met de invoering van de Arbo-wet eigen verantwoordelijkheden en verplichtingen ten aanzien van arbeidsomstandighedenzorg gekregen.7
Arbeidsomstandigheden binnen een organisatie moet niet gezien worden als iets
zelfstandigs, maar als een aspect van het algemene bedrijfsbeleid en een onderdeel van de normale bedrijfsvoering. Een belangrijk element in dat arbobeleid is, dat het moet zijn gebaseerd op een op schrift gestelde inventarisatie en evaluatie van de risico’s in het bedrijf. Voorop staat dat gekozen wordt voor een aanpak die het beste past bij de eigen organisatie. De Risico Inventarisatie en Evaluatie biedt daarvoor de meetlat.
3.1.1 Wettelijke verplichtingen Arbo-wet
In artikel 3 van de Arbowet worden de algemene verplichtingen van de werkgever op het gebied van arbeidsomstandigheden weergegeven. De werkgever is wettelijk verplicht om de arbeid zodanig te organiseren dat hiervan geen nadelige invloed uitgaat op de
veiligheid en gezondheid van de werknemer. Naast de veiligheid en gezondheid in acht te nemen, moet het arbeidsomstandighedenbeleid het welzijn van de werknemer
bevorderen.
De Arbowet houdt een aantal specifieke verplichtingen voor werkgevers in8
• Het voeren van een verzuimbeleid;
• Het voeren van een beleid met betrekking tot seksuele intimidatie, agressie en geweld;
• Inventarisatie en evaluatie van risico´s;
• Voorkoming en beperking van zware ongevallen waarbij gevaarlijke stoffen zijn betrokken en informatie aan het publiek;
• Melding van ongevallen en beroepsziekten;
• Het voorkomen van gevaar voor derden.
Ook werknemers hebben in de Arbowet een eigen verantwoordelijkheid gekregen om in verband met arbeid de nodige voorzichtigheid en zorgvuldigheid in acht nemen ter vermijding van gevaren.
6 Ing. C.H. van den Berg, Praktijkgids Arbeidsveiligheid
7 L.P.M. Klijn en M. van Hemert, Arbowet en wet TZ
8 Kluwe, Praktijkgids Arbeidsomstandigheden
14 3.2 Risico Inventarisatie en Evaluatie9
Elke werkgever is verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van zijn personeel.
Een belangrijke verplichting op dit terrein is het uitvoeren van een Risico-inventarisatie en evaluatie (RIE). RIE is in eerste instantie een document waarover een werkgever moet beschikken. In dit document wordt voornamelijk een overzicht en beoordeling gegeven van de risico’s van het werk voor de werknemers van het bedrijf (zie bijlage 3:
voorschriften RIE).
Hoewel de nadruk ligt op het (arbo)wettelijk verplichte karakter van de RIE, kan het opstellen van een overzicht van risico’s natuurlijk ook worden gezien als een kwestie van gezond verstand. Het is als bedrijf of organisatie immers verstandig om te weten welke risico’s men loopt. En dat hoeft zich niet te beperken tot de risico’s die de werknemers bedreigen. Een RIE is voor ieder bedrijf zinvol.
In de eerste plaats zorgt bestrijding van arbeidsrisico’s op termijn voor een lager
ziekteverzuim. Omdat bij ziekte het loon doorbetaald moet worden, kan er met een goede RIE een grote financiële dienst worden bewezen.
Ten tweede kan er door de aanpak van gezondheidsrisico’s in een bedrijf een betere werksfeer ontstaan. Werknemers zullen meer tevreden zijn waneer ze weten dat de organisatie begaan is met hun gezondheid en welzijn.
Tot slot is een RIE belangrijk bij eventuele aansprakelijkheidskwesties. Steeds vaker wordt de werkgever aansprakelijk gesteld als een werknemer arbeidsongeschikt wordt.
Een werkgever die er van wordt beschuldigd dat hij de arbeidsrisico’s niet goed heeft onderzocht of onvoldoende heeft beperkt, kan financiële gevolgen verwachten. Met een RIE kan de werkgever bewijzen dat er wel degelijk een onderzoek is gedaan naar de verschillende risicofactoren.
Wanneer een organisatie overgaat tot een RIE uitvoering, moet er aandacht besteedt worden aan de volgende factoren:
• Werkplek en functie van medewerkers;
• Toezicht door leidinggevende
• Gedrag van werknemers;
• Veranderingen binnen het bedrijf;
• Ziekteverzuim en beroepsziekten.
3.2.1 Wettelijke verplichtingen RIE
Het is vrijwel altijd verplicht om als werkgever een RIE te hebben omdat de Arbowet dat eist. Op zich past een dergelijke verplichting goed in de filosofie van de Arbo-wet.10 Die gaat ervan uit dat het beheersen van de risico’s en vervolgens het uitvoeren van een beoordeling van die risico’s.
Op grond van de Arbo-wet gelden de volgende eisen:
• de RIE is een schriftelijk document;
• de RIE bevat een beschrijving van de risico’s voor bijzondere categorieën van werknemers;
• de RIE bevat een lijst van arbeidsongevallen;
• de RIE bevat een plan van aanpak;
• de RIE is actueel.
Als een werkgever geen RIE heeft, gebeurt er niets, zolang er geen bezoek plaatsvindt van de Arbeidsinspectie en zolang er geen bedrijfsongevallen plaatsvinden waar de
9 Heer, C. de.: Arbobeleid in de praktijk.
10 www.arbo.nl
15
Arbeidsinspectie bij betrokken is. Als de Arbeidsinspectie bij een bezoek constateert dat een bedrijf geen RIE heeft, wordt daarvoor meestal direct een boete opgelegd. Daartegen kan wel een bezwaar worden ingediend, maar veel zin zal het niet hebben. Zoals eerder aangegeven is het niet hebben van RIE erg onverstandig. RIE kan worden gebruikt om de risico’s voor een organisatie in kaart te brengen en actief te werken aan de voorkoming of beperking ervan.
3.3 Arbobeleidscyclus
Bij het ontwikkelen en implementeren van arbobeleid is het belangrijk dit systematisch te doen. Werken volgens een vaste en duidelijke systematiek vergroot, zowel binnen als buiten het bedrijf, het vertrouwen in de aanpak. 11Het is handig om daarbij een
gestructureerde methode te hanteren waarmee de mogelijk gevaren worden
geïnventariseerd en waarmee wordt bekeken of deze gevaren ook daadwerkelijk een risico vormen voor de bedrijfsvoering.
De Commissie Ontwikkeling Bedrijven van de Sociaal-economische raad heeft een beleidscyclus ontworpen12 :
1. Willen: intentieverklaring;
2. Weten: inventarisatie van risico’s, kennisnemen van wetgeving, normen en wensen van werknemers en management;
3. Wegen: evalueren van risico’s, prioriteiten stellen en plan van aanpak opstellen;
4. Werken: plannen uitvoeren;
5. Waken: uitvoering controleren.
Willen
Weten
Waken Wegen
Werken
11 Ing. C.H. van den Berg, Praktijkgids Arbeidsveiligheid
12 Drs. H.J. ter Horst, De ondernemingsraad en arbeidsomstandigheden Werkplekbeheersing
Gedrag Toezicht Ontwerp/ inkoop
16 Stap 1 Willen: Intentieverklaring
Ieder beleid begint met het iets willen. Het willen kan vastgelegd worden in een intentieverklaring. De werkgever moet duidelijk maken wat hij op het gebied van
arbeidsomstandigheden en verzuim wil bereiken. Veel bedrijven gebruiken daarvoor een intentieverklaring. Dit is een document, waarin de werkgever zijn algemene voornemens ten aanzien van arbeidsomstandigheden en het terugdringen van het verzuim vastlegt.
Het is logisch dat de werkgever daarover overleg voert met zijn medewerkers. Een intentieverklaring is er immers niet alleen voor de leiding, maar voor het hele bedrijf.
Een intentieverklaring is overigens geen verplichting. Afspraken tussen werkgever en werknemers kunnen heel goed dezelfde rol vervullen. Het gaat erom dat de werkgever zijn wil kenbaar maakt om systematisch en structureel te werken aan verbetering van de arbeidsomstandigheden en het terugdringen van het ziekteverzuim en dat iedereen daar kennis van kan nemen.
In een beleids- en intentieverklaring kan de werkgever hoofddoelstellingen opnemen.
Voor het formuleren van de hoofddoelstellingen kan een inschakeling van risico’s uit de Risico Inventarisatie en Evaluatie worden gebruikt. In de bijlage is een standaard intentieverklaring opgenomen.
Stap 2 Weten: Risico inventariseren
Hier gaat het in eerste instantie om het inventariseren van besluiten, regels, normen en afspraken die in het bedrijf van toepassing zijn, op basis van:
• Arbo-wet;
• Arbobeleidsregels;
• Afspraken met het management over taken, bevoegdheden en betrokkenheid;
• Wensen van werknemers.
De wet schrijft niet voor welke methodiek er gebruikt kan worden om de risico’s te
inventariseren. De keuze voor een bepaalde methode kan onder andere afhangen van de grootte van het bedrijf, de aard van de risico’s en de mate waarin arbobeleid een
onderdeel is van het bedrijfsbeleid. De specifieke situatie waar de organisatie zich in bevindt is dus bepalend voor de keuze.
Stap 3 Wegen: Risico evaluatie
In deze fase gaat het om het evalueren van de risico’s, het stellen van prioriteiten en het maken van plannen.
Criteria voor het bepalen van prioriteiten zijn:
• de grootte van de risico’s voor veiligheid, gezondheid en welzijn van de werknemers;
• de verzuimgegevens, vooral als het verzuim te maken heeft met de arbeidsomstandigheden;
• het effect van de te nemen maatregelen op de grootte van de risico’s;
• de wensen van de werknemers;
• het aantal werknemers dat baat heeft bij de voorgenomen maatregelen;
• de technische, operationele en economische haalbaarheid.
De resultaten van de RIE moeten worden verwerkt in een plan van aanpak. In het plan van aanpak wordt aangegeven welke maatregelen binnen welke termijn zullen worden genomen.
17 Stap 4 Werken: Plan van Aanpak
In deze fase gaat het om het uitvoeren van de vastgestelde plannen. Overigens is het bij het zoeken naar verbeteringen zeer nuttig om van tevoren rekening te houden met het feit dat een risico nooit op zichzelf staat, maar dat gedrag van mensen altijd van invloed is.
Stap 5 Waken: Rapportage
Hier gaat het om het controleren van de uitvoering. Jaarlijks moet het arbobeleid en het functioneren van het arbosysteem worden geëvalueerd. De rapportage is schriftelijk en levert nieuwe punten op voor het plan van aanpak.
18 Hoofdstuk 4 Arbo-Items
In dit hoofdstuk worden de arbo-items nader toegelicht, deze items zijn van belang voor het onderzoek. De onderwerpen in dit hoofdstuk zal gebruikt worden om de
arbeidsomstandigheden te beschrijven binnen GSM-SHOP. Allereerst zullen de risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn worden toegelicht. Vervolgens zullen de onderwerpen voor het RIE worden behandeld.
4.1 Veiligheid, gezondheid en welzijn
De risico’s op het werk kunnen zich voordoen op diverse terreinen. Zo moet de bedrijfsruimte op een veilige manier zijn ingericht.
De begrippen veiligheid, gezondheid en welzijn worden in de Arbo-wet niet nader gedefinieerd. Wel is er een definitie van het begrip arbeidsongeval:
“ een aan werknemer in verband met het verrichten van arbeid overkomen ongewilde, plotselinge gebeurtenis, die schade aan de gezondheid tot vrijwel onmiddellijk gevolg heeft gehad en heeft geleid tot ziekteverzuim, of de dood tot vrijwel onmiddellijk gevolg heeft gehad.”13
Het uitgangspunt bij het opstellen van de Arbowet is dat de zorg voor veiligheid, gezondheid en welzijn een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van werkgevers en werknemers.
4.1.1 Veiligheid
Bij veiligheid moet er in de eerste instantie gedacht worden aan het voorkomen van bedrijfsongevallen. Het gaat om risico’s die direct een schadelijk effect hebben.
Veiligheidsgevaren zijn gevaren waarbij het gewilde effect vrijwel onmiddellijk intreedt.
Iemand die uitglijdt over rommel op de vloer en vervolgens valt, weet vrijwel direct wat de schade is. Veiligheidsgevaren zijn te onderscheiden naar
• Fysische gevaren (struikelen, vallen);
• Agressie en geweld (slaan, steken);
• Elektrische gevaren ( verbranding);
• Mechanische gevaren (knellen);
• Chemische gevaren (vergiftiging, verstikking).
Binnen GSM-SHOP kunnen verschillende aspecten een bedreiging vormen voor de veiligheid van werknemers. Door deze te kunnen voorkomen en/of beheersen moet er van te voren de bedrijfsrisico’s worden geïnventariseerd.
Men kan bij veiligheid aan de volgende knelpunten denken:
Er kan sprake zijn van criminaliteit, agressiviteit onder de klanten;
Vallen, struikelen door niet opgeruimde looppaden en/of werkplekken;
Vallende voorwerpen in magazijn;
Onvoldoende orde en netheid, wat vallen en struikelen tot gevolg heeft;
Het ontbreken van arbobeleid en bedrijfshulpverlening;
Onvoldoende werkruimte;
Geen maatregelen en alarmering bij ongevallen, zoals bij brand;
4.1.2 Gezondheid
Het grote verschil tussen veiligheid en gezondheid is de termijn waar dit zich openbaart.
In het eerste geval zijn de gevolgen direct zichtbaar. Terwijl in het geval van
13 Drs. H.J. ter Horst, De ondernemingsraad en arbeidsomstandigheden
19
gezondheidsschade de gevolgen pas op termijn duidelijk worden. Om
gezondheidsschade zoveel mogelijk te voorkomen, is de Risico Inventarisatie en Evaluatie hierbij een belangrijk instrument.
De volgende gezondheidsrisico’s kunnen zich voordoen:
• Fysische factoren, bijv. lawaai, trillingen;
• Chemische factoren, bijv gassen, dampen;
• Biologische factoren, bijv. virussen, bacteriën;
• Fysieke factoren, bijv tillen;
• Waarneming, bijv. kijken, luisteren.
Bij gezondheidsrisico’s kan men aan de volgende aspecten denken:
Eenzijdige handelingen, onvoldoende afwisseling van werkhouding, repeterende bewegingen, overmatige pols en/of armbelasting;
Onjuiste inrichting van werkplekken;
Gebrekkige verlichting;
Reflectie op beeldscherm of bureaublad;
4.1.3 Welzijn
Naast veiligheid en gezondheid is in de Arbo-wet ook het aspect welzijn opgenomen. Van deze drie begrippen is welzijn de meest vage term, maar toch is welzijn in de
onderneming van groot belang. Het begrip welzijn kan omschreven worden als:
‘Welzijn in verband met de arbeid heeft te maken met de ruimte, die de
arbeidsomstandigheden, de arbeidsorganisatie en de arbeidsinhoud bieden voor eigen verantwoordelijkheid, inbreng en creativiteit van de werknemers.’
Volgens de Arbo-wet kan het welzijn bij de arbeid worden bevorderd door14:
• de inrichting van de arbeidsplaatsen, de werkmethoden en de gebruikte arbeidsmiddelen aan te passen aan de persoonlijke eigenschappen van werknemers;
• variatie in arbeid en arbeidstijd, herhalende arbeid in kort tijdsbestek vermijden en de werknemer invloed te laten uitoefenen op het tempo aan de arbeid.
Welzijn heeft veel te maken met de psychische belasting die de werkomgeving kan meebrengen. Een te hoge belasting resulteert in stress. Stress ontstaat wanneer arbeid tot overbelasting of juist tot onderbelasting leidt. Juist binnen kantoororganisaties zal de geestelijke belasting van werknemers vaak hoog zijn. De werkomgeving is vaak een bron van spanningen. Wanneer iemand het gevoel heeft dat hij of zij een situatie niet onder controle heeft, zal dat vroeg of laat tot stress leiden.
Onder welzijn valt ook agressie, geweld en seksuele intimidatie. De Arbowet verplicht werkgevers om werknemers in het kader van het te voeren Arbobeleid zoveel mogelijk te beschermen tegen agressie en geweld. Het voorkómen van agressie, geweld en seksuele intimidatie moet een onderdeel zijn van het Arbobeleid van de werkgevers.
4.2 Bedrijfsrisico’s
Een organisatie zit vol met risico’s die het werkproces negatief kunnen beïnvloeden. In deze paragraaf zal ik een aantal belangrijke onderwerpen toelichten. Deze onderwerpen zullen gebruikt worden om een RIE checklist op te stellen voor de GSM-SHOP.
14 Drs. H.J. ter Horst, De ondernemingsraad en arbeidsomstandigheden
20 4.2.1 Het gebouw
Arbeidsplaatsen moeten veilig toegankelijk en veilig te verlaten zijn. Ze moeten schoon en ordelijk worden gehouden. Alle werkruimtes moeten goed worden onderhouden en schoongemaakt. Om val- en struikelgevaar te voorkomen moeten alle snoeren en kabels netjes zijn weggewerkt. Er moet regelmatig worden gecontroleerd of de aanwezige voorzieningen en maatregelen nog goed functioneren.
Het werk moet regelmatig worden onderbroken door pauzes, daarom moet een bedrijf beschikken over een ruimte waar men pauzes kan doorbrengen.
In het Arbeidsomstandighedenbesluit worden de volgende richtlijnen gehanteerd voor de pauzeruimte15:
1. In het bedrijf of de inrichting of in de directe nabijheid daarvan is een gemakkelijk toegankelijke ruimte beschikbaar waar de werknemers de pauzes kunnen
doorbrengen. Deze ruimte is daartoe geschikt alsmede, afhankelijk van het aantal werknemers, voldoende ruim bemeten en uitgerust met voldoende tafels en stoelen.
2. In de ruimte, bedoeld in het eerste lid, zijn doeltreffende maatregelen genomen ter bescherming van de niet-rokers tegen hinder van tabaksrook.
Naast het beschikken over een pauzeruimte, moet de organisatie ook zorgen voor adequate sanitaire voorzieningen. Voor toiletten gelden de volgende richtlijnen16: 1. In een bedrijf of inrichting waar werknemers werkzaam plegen te zijn, is voor de
werknemers ten minste één toilet aanwezig.
2. In een bedrijf of inrichting waar 10 of meer werknemers gelijktijdig werkzaam plegen te zijn, is voor iedere 15 of minder werknemers van hetzelfde geslacht ten minste één toilet aanwezig. Voor mannen mag voor een deel met urinoirs worden volstaan mits er ten minste één toilet voor iedere 25 of minder mannen aanwezig is.
3. De toiletten en urinoirs zijn doelmatig ingericht en goed geventileerd; zij bevinden zich in de nabijheid van de ruimten waar de werknemers hun werkzaamheden verrichten.
4. In een bedrijf of inrichting waar 10 of meer werknemers gelijktijdig werkzaam plegen te zijn, zijn de toiletten naar seksen gescheiden.
5. In of in de onmiddellijke nabijheid van de ruimten waarin de toiletten en urinoirs zich bevinden zijn voldoende wasbakken aanwezig. De wasbakken zijn doelmatig geplaatst en beschikken over stromend water.
4.2.2 Bedrijfsactiviteiten17
Op veel arbeidsplaatsen verrichten werknemers zittend of staand werk. In principe bestaat er geen ideale werkhouding. Het is vooral belangrijk dat er een afwisseling is in de
werkhouding. De te verrichten werkzaamheden is bepalend voor de werkhouding.
Wanneer men werkzaamheden lopend moet verrichten is staand werk achter de balie de ideale werkstand.
Om ongunstige houdingen te voorkomen dient de keuze voor het type werkplek en de inrichting van de werkplek zoveel mogelijk afgestemd te worden op de afmetingen van het menselijke lichaam.
Aangezien er in principe niet een ideale werkhouding bestaat, is het wenselijk dat werknemers op de werkplek van werkhouding kunnen wisselen.
15 Arbeidsomstandighedenbesluit, § 5: artikel 3.20 Ontspanningsruimten
16 Arbeidsomstandighedenbesluit, § 5: artikel 3.24 Toiletten, urinoirs en wasbakken
17 Voskamp, P. IR., Arbo-informatieblad 2: Werken met beeldschermen
21
Aandacht is verder nodig voor voldoende been- en voetruimte op de werkplek. De aanwezige been- en voetruimte mogen niet worden gebruikt voor opslag of plaatsing van apparatuur en dient vrij te zijn van losliggende kabels.
Bepalend voor een goede werkhouding in de praktijk is de juiste positionering van de lichaamsondersteuningen, het werkvlak, de apparatuur en de hulpmiddelen, met inachtneming van de benodigde bewegings- en werkruimte.
Beeldschermwerk is niet meer weg te denken uit de maatschappij. Het werken met beeldschermen stelt extra eisen aan het te gebruiken meubilair. Aangezien
beeldschermwerk plaatsgebonden is, is het gewenst om over goed meubilair te
beschikken. Bij plaatsgebonden werk is er weinig variatie in de werkhouding, waardoor er een fysieke belasting ontstaat. Goed meubilair kan deze fysieke belasting door optimale ondersteuning zoveel mogelijk te beperken. De gebruikers van beeldschermen verschillen onderling van lichaamsafmetingen, waardoor het vereist is om verstelbaar meubilair aan te schaffen. In de volgende paragraaf zal er meer over het onderwerp kantoorinrichting worden verteld.
Zoals in de loop van jaren al heeft aangetoond, zitten er voornamelijk gezondheidsrisico´s aan beeldschermwerk vast. De gezondheidsrisico´s van beeldschermwerk betreffen voornamelijk het mogelijk ontstaan van RSI-achtige aandoeningen. RSI is de afkorting van Repetitive Strain Injury. Het is een verzamelnaam voor aandoeningen in nek, schouders, armen, polsen en handen als gevolg van chronische overbelasting. De oorzaak ligt in langdurige statische belasting van het nek-schoudergebied of in het uitvoeren van repeterende handelingen.
Om veilig te kunnen werken moet in een bedrijf orde en netheid heersen. Een goede inrichting van de werkruimte vraagt om een aantal specifieke maatregelen. Als werknemers door een slecht ingerichte werkplek fysiek of mentaal niet goed kunnen functioneren, uit zich dat vroeger of later in gezondheidsklachten en het uiteindelijke gevolg zal ziekteverzuim zijn.
In Artikel 5.1 Apparatuur en meubilair zijn de volgende richtlijnen aangegeven voor beeldschermwerk18:
Apparatuur en meubilair, in gebruik bij het verrichten van beeldschermwerk, voldoen aan ergonomische eisen, waarbij in ieder geval in acht wordt genomen dat:
a) de tekens op het beeldscherm voldoende scherp, duidelijk van vorm en voldoende groot zijn, met voldoende afstand tussen de tekens en de regels;
b) het beeld op het scherm stabiel is;
c) de luminantie van of het contrast tussen de tekens en de achtergrond gemakkelijk door de gebruiker is bij te stellen;
d) het beeldscherm vrij te plaatsen en gemakkelijk verstelbaar en kantelbaar is;
e) het beeldscherm vrij is van voor de gebruiker hinderlijke glans en spiegelingen;
f) het toetsenbord hellend kan worden geplaatst en geen geheel vormt met het beeldscherm;
g) er voor het toetsenbord voldoende ruimte is voor handen en armen van de gebruiker;
h) het toetsenbord een mat oppervlak heeft;
i) de indeling van het toetsenbord en de vorm van de toetsen zijn gericht op vergemakkelijking van het gebruik;
j) de symbolen op de toetsen voldoende contrastrijk zijn en vanuit een normale werkhouding voldoende leesbaar;
k) de werktafel of het werkvlak een comfortabele houding van de gebruiker mogelijk maakt en een reflectiearm oppervlak heeft, voldoende groot is en een flexibele
18 Arbeidsomstandighedenbesluit, Artikel 5.1 apparatuur en meubilair
22
l) opstelling van beeldscherm, toetsenbord, documenten en accessoires mogelijk maakt;
m) een voor het werk noodzakelijke documenthouder stabiel en regelbaar is, en zodanig geplaatst dat oncomfortabele hoofd- en oogbewegingen tot een minimum zijn beperkt.
Vaak wordt goed meubilair onderschat, men gaat meer op uiterlijk dan op ergonomische criteria toetsen. Het meubilair dat voor de inrichting van de werkplek wordt gebruikt, moet afgestemd zijn op de gebruiker en de te verrichten taken. De eisen die de gebruiker stelt, komen voort uit zijn afmetingen, zijn beperkingen, zijn persoonlijke voorkeur en de taak.
Bij de te verrichten taken zijn voornamelijk de bereikbaarheid van de hulpmiddelen, de kijkhoeken op de te lezen zaken en het innemen van een goede werkhouding van belang.
Onvoldoende aandacht voor goede lichaamsondersteuning kan leiden tot lichamelijke klachten.
Vanuit het oogpunt van de ergonomie zijn het bureau en de kantoorstoel de belangrijkste elementen van het kantoormeubilair. Naast ergonomie speelt de veiligheid natuurlijk ook een rol. Indien medewerkers gemiddeld meer dan 2 uur per dag beeldschermwerk of bureauwerkzaamheden verrichten is het uitermate zinvol (en wettelijk verplicht) om medewerkers goed te instrueren op welke wijze klachten voorkomen kunnen worden.
In bijlage 4 is er meer informatie over normen en richtlijnen voor beeldschermwerkplekken.
4.2.3 Bedrijfshulpverlening
Op veel plaatsen lopen mensen risico’s. Ook op kantoren vereist de veiligheid de nodige aandacht. Bedrijfshulpverlening (BHV) is het planmatig, snel en effectief beperken en bestrijden van de gevolgen van ongevallen of brand. Ongewenste gebeurtenissen kunnen soms leiden tot schade of ernstig letsel van werknemers of derden.
De bedrijfshulpverlening moet in elk bedrijf zodanig georganiseerd worden dat binnen enkele minuten na het plaatsvinden van een ongeval of brand, de
bedrijfshulpverleningstaken onder leiding van een BHV-er op een adequate wijze kunnen worden vervuld.
De Arbeidsomstandighedenbesluit vermeldt de volgende richtlijnen19:
1. De bedrijfshulpverlening wordt zodanig georganiseerd dat binnen enkele minuten na het plaatsvinden van een ongeval of brand, de bedrijfshulpverleningstaken op adequate wijze kunnen worden vervuld.
2. Zodanige organisatorische maatregelen worden genomen dat bij een ongeval of brand na aankomst van hulpverleningsorganisaties deze op adequate wijze kunnen worden bijgestaan.
3. Onder alle omstandigheden en met inachtneming van artikel 2.19 zijn
bedrijfshulpverleners bereikbaar en beschikbaar om bij een ongeval of brand de bedrijfshulpverleningstaken te vervullen.
4. Indien de veiligheid of de gezondheid van andere werknemers in de nabije
omgeving kunnen worden bedreigd, worden door de betrokken werkgevers op het gebied van de bedrijfshulpverlening zodanige organisatorische maatregelen genomen dat de betrokken bedrijfshulpverleners bij een ongeval of brand over en weer bijstand kunnen verlenen.
Hoeveel bedrijfshulpverleners in een bedrijf aanwezig moeten zijn, hangt af van de risico’s die het werk met zich meebrengt en het aantal personen dat zich in een bedrijf kan
bevinden. Hieronder vallen zowel het personeel als de klanten. Kantoorgebouwen moeten in geval van nood snel kunnen worden verlaten. Bij brand bestaat de mogelijkheid dat de
19 Arbeidsomstandighedenbesluit, Afdeling4: Artikel 2.18 Operationaliteit, bereikbaarheid, beschikbaarheid en
aanwezigheid
