HOOFDSTUK 1 ORGANISATIEDIAGNOSE
1.3 O RGANISATIETYPE
De manier waarop de organisatie is opgebouwd bij GSM-SHOP lijkt het meeste op een pionierorganisatie.2 Deze structuur is typisch voor een organisatie in zijn startfase. Deze organisatie heeft een eenvoudige structuur. De verhoudingen zijn informeel en er wordt direct met elkaar gecommuniceerd. De organisatie is sterk persoonsgebonden en persoonsgericht.
Binnen deze vorm is het sterke punt dat, doordat er twee duidelijke leiders zijn (Atom en Steve Zhou), er een eenvoudig geheel en flexibiliteit onder de werknemers ontstaat. De werknemers zijn voornamelijk vrienden en familie van het managementteam.
Overige punten die typerend zijn voor een pioniersorganisatie zijn de volgende:
- Omgeving is simpel en dynamisch (veranderlijk) - Het betreft een jonge organisatie
- De macht ligt centraal bij het managementteam
Figuur 1. Pionierstructuur
Omdat de GSM-SHOP een relatief kleine en startende organisatie is verloopt alles via de top (managementteam).
De structuur is nauwelijks geformaliseerd. Alles draait om flexibiliteit: functies zijn nog niet duidelijk omschreven. De afdeling administratie wordt binnen de GSM-SHOP gezien als een ondersteuning van het managementteam die onder andere de P&O taken op zich neemt. Tevens ondersteunt één van de verkoopmedewerkster de administratie met loonadministratie van het personeel.
2 H.P.M. Jagers, De structuur van de organisatie
6 1.4 Organisatiestructuur
De structuur van de organisatie moet zodanig zijn opgezet dat de communicatie zo efficiënt mogelijk kan verlopen. Elk type organisatiestructuur kent zo zijn eigen problemen en eigenaardigheden. Taakverdeling en coördinatie vormen samen de essentie van organiseren3.
De vraag hoe de taken verdeeld kunnen worden en hoe vervolgens de coördinatie van het een en ander plaatsvindt, behoeft niet telkens opnieuw gesteld te worden. Medewerkers die in de winkel staan, behoeven niet iedere dag weer verteld te worden wat er van hen wordt verwacht, wat zij mogen en moeten (verantwoordelijkheden, bevoegdheden) en hoe zij het werk met hun collega’s en managers moeten afstemmen (coördinatie).
De werkzaamheden binnen GSM-SHOP kunnen opgesplitst worden in enerzijds het primaire proces (frontoffice) en anderzijds het secundaire proces (backoffice).
Onder het frontoffice (winkelpersoneel) worden de werkzaamheden verstaan aan een voorziening die ingericht is voor direct contact met klanten of bezoekers. De winkel is de plek waar het eerste persoonlijke contact plaatsvindt tussen klant of bezoeker en heeft daarom vaak een representatieve uitstraling. Het contact kan zowel kortstondig als van lange duur zijn. Het winkelpersoneel heeft vooral te maken met staand of zittend werk.
Het kantoorpersoneel (backoffice) verricht alle werkzaamheden om het frontoffice optimaal te ondersteunen. Deze werkzaamheden bestaan uit: Secretariële
werkzaamheden, Personeelszaken, Juridische zaken, Marketing & Acquisitie, Design, Financiële administratie en Voorraadbeheer. Het kantoorpersoneel heeft veel te maken met beeldschermwerk.
1.5 Personeelsbeleid
De GSM-SHOP wil graag een landelijk dekkende keten opbouwen. Om deze groei van de organisatie te kunnen verwezenlijken is het belangrijk om de kwaliteit te behouden en te verbeteren waar het nodig is.
De belangrijkste factor binnen een organisatie is het personeel, daarom is het belangrijk om een op schrift opgestelde beleid te hebben. Binnen GSM-SHOP is er nog weinig inzicht in de wettelijke regelgeving en er bestaat geen beleid op schrift. Een goed personeelsbeleid zou voor de GSM-SHOP een stap in de goede richting zijn om bij uitbreiding van de GSM-SHOP de kwaliteit te behouden.
Binnen GSM-SHOP is er een handboek aanwezig op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieuregels, deze zijn opgesteld om de medewerkers te wijzen op de huisregels die aanwezig zijn binnen de organisatie (zie bijlage 2: Huisreglement).
Aangezien GSM-SHOP een kleine onderneming is, is binnen de organisatie geen personeelsvertegenwoordiging aangesteld voor de beleidsvoering.
Binnen het hoofdkantoor zijn er in totaal 33 werknemers in dienst, deze kunnen onderverdeeld worden in:
• Winkelpersoneel (8 fulltimers, 7 parttimers)
• Kantoorpersoneel (15 fulltimers, 3 parttimers)
De werknemers van de verkoopafdeling hebben geen standaardrichtlijnen waaraan ze zich moeten houden met betrekking tot de wijze van communiceren. Wanneer men vragen heeft, wendt men zich meestal tot een collega, mits zij zelf niet op het moment bezigheden hebben. Het gaat hier om vragen betreffende de nieuwste acties en aanbiedingen.
Echter GSM-SHOP wil graag zijn onderneming uitbreiden, en met het oog op de toekomst is het erg belangrijk om een (verplichte) arbobeleid op schrift te hebben. Het is erg
belangrijk om een goede werkomgeving te creëren voor je medewerkers, zodat de
3 Mintzberg, 1979
7
kwaliteit van de organisatie niet achteruit gaat. Het is van essentieel belang dat de werknemers zich vertrouwd voelen in hun werkomgeving.
Arbeidsongeschiktheid is bij het personeel van GSM-SHOP nog niet voorgekomen, maar je kunt niet met zekerheid zeggen of dit in de toekomst ook zo blijft.
Het is beter voorkomen dan te genezen.
Conclusie
GSM-SHOP is een jonge succesvolle organisatie met twee ambitieuze eigenaars aan het roer. Hoewel deze onderneming al ruim vijf jaar actief is op de telecommarkt, heeft het nog geen goed arbobeleid opgesteld. Met het oog op de toekomst is het voor deze onderneming erg belangrijk om een goed georganiseerd arbobeleid op schrift te zetten.
Medewerkers moeten weten waar ze terecht moeten tijdens calamiteiten, maar ook erg belangrijk wat te doen tijdens calamiteiten.
Naast het vaststellen van de mogelijke risico’s binnen dit bedrijf, zal er extra aandacht worden geschonken aan de verschillende risico's op het gebied van beeldschermwerk.
GSM-SHOP heeft veel te maken met kantoorwerk.
Om een onderzoek goed te starten is het van belang om van te voren vast te stellen wat de doelstelling van het onderzoek is. In het volgende hoofdstuk zal het onderzoeksproces uiteen worden gezet. Er zal worden aangegeven hoe het onderzoek heeft vormgegeven.
8 Hoofdstuk 2 Onderzoeksverantwoording
In dit hoofdstuk zal de aanleiding, de probleemstelling en de subprobleemstellingen en het onderzoeksaanpak beschreven worden. Om de probleemstelling goed te kunnen
beantwoorden, zal er vooraf een verantwoorde onderzoeksmethodiek worden opgezet.
2.1 De aanleiding
Binnen de GSM-SHOP ontbreekt nog het wettelijk verplichte arbobeleid en de kennis hiervan. Voor alle werkgevers is het namelijk verplicht om hun beleid te baseren op een schriftelijke Risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E). Bedrijven bevinden zich in een steeds veranderende omgeving. Zij staan continu bloot aan risico’s die het voortbestaan in gevaar kunnen brengen. Gelet op de toenemende complexiteit van organisaties is het beheer van risico’s die het voortbestaan van de organisatie bedreigen noodzakelijk.
GSM-SHOP heeft te maken met vele soorten risico’s, waar zij weinig tot geen grip op heeft. Zij wil meer inzicht krijgen in de verschillende facetten aangaande de risico’s in de gehele organisatie. GSM-SHOP wil de mogelijke gevaren in haar bedrijf gaan
inventariseren en kijken welke verbeteringen c.q. veranderingen noodzakelijk zijn, om betere arbeidsomstandigheden te creëren voor haar medewerkers.
Het is belangrijk voor een organisatie om een arbobeleid op schrift te hebben, zodat er een betere werkomgeving gecreëerd kan worden voor het personeel.
2.2 Doelstelling
Het doel is het kunnen aanreiken van een adviesrapport over de risico’s die zich in deze organisatie bevinden. De risico’s moeten op een zodanige wijze geïdentificeerd worden dat GSM-SHOP een Plan van Aanpak kan opzetten om betere arbeidsomstandigheden te creëren voor haar medewerkers.
2.3 Probleemstelling
Op basis van de aanleiding van de opdracht is voor het uit te voeren onderzoek de volgende probleemstelling geformuleerd:
Welke risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn conform het Arbobeleid zijn voor de GSM-SHOP relevant te inventariseren, zodat de organisatie weet welke maatregelen er genomen moeten worden om betere arbeidsomstandigheden te creëren voor haar medewerkers?
Subprobleemstellingen
Om te komen tot een duidelijke beantwoording van de probleemstelling is de zaak de hoofdvraag op te splitsen in een aantal subprobleemstellingen. Voor het onderzoek zijn de volgende subprobleemstellingen opgesteld:
1. Wat houdt het Arbobeleid in?
2. Wat verstaat men onder Arbeidsomstandigheden?
3. Welke instrumenten bestaan er om arbeidsomstandigheden binnen een organisatie te toetsen?
4. Hoe is de huidige Arbo-situatie op dit moment?
5. Wat vinden de medewerkers van de huidige arbeidsomstandigheden?
6. Welke knelpunten komen naar voren n.a.v. het onderzoek onder het management en de medewerkers?
7. Welke verbeteringen zijn noodzakelijk om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen?
8. Wat zijn de financiële consequenties naar aanleiding van de noodzakelijke verbeteringen?
9 2.4 Onderzoeksopzet
Voordat men een verantwoord onderzoek kan verrichten, moet er van te voren een concrete werkwijze worden opgezet. Deze werkwijze draagt bij aan de kwaliteit van het onderzoek, omdat er op basis van een onderzoeksopzet gezocht is naar oplossingen. In deze paragraaf zal ik de gehanteerde onderzoeksopzet uiteenzetten.
2.4.1 Onderzoeksvormen
Een onderzoek kan opgesplitst worden in twee delen, het kan verdeeld worden in het theoretische en empirische onderzoek.
Om de probleemstelling goed te kunnen beantwoorden moet er van te voren een
theoretisch onderzoek worden gedaan. Dit kader wordt gevormd door onderzoek te doen naar bestaande informatie in de vorm van literatuurstudie.
Bij het literatuuronderzoek wordt er gebruik gemaakt van bestaande informatie. Deze gegevens zijn verkregen door middel van literatuur uit boeken, artikelen en websites. Om een beter inzicht te verkrijgen in het onderwerp is er vooral gekeken naar handboeken op het gebied van arbobeleid en arbeidsomstandigheden. Daarnaast heeft het internet veel informatie opgeleverd op het gebied van Arbo, RIE en over de aanpak bij het opzetten van een arbobeleid. Het afbakenen van de gevonden resultaten bleek achteraf niet eenvoudig te zijn.
Het empirische gedeelte wordt gevormd door zelf onderzoek te verrichten aan de hand van interne en/of externe analyse binnen de te onderzoeken organisatie. Met empirisch onderzoek wordt bedoeld dat er gegevens wordt verzameld door middel van enquêtes en observaties. Door (schriftelijke) enquêtes af te nemen bij de medewerkers werd er een beter inzicht verkregen hoe men de arbeid ervaart.
2.4.2 Onderzoekstype
Naast de onderzoeksvormen kan een onderzoek ook onderscheiden worden in de volgende soorten typen onderzoek:
• Explorerend onderzoek: het gaat om het ontdekken van verschillen of verbanden tussen elementen en kenmerken.
• Toetsend onderzoek: het gaat om het nagaan of één of meer hypothesen die zijn afgeleid van een theorie kloppen.4 De onderzoeker heeft van tevoren een theorie welke via onderzoek worden getoetst op juistheid. Men spreekt ook van een toetsend onderzoek wanneer er nauwelijks een theorie voor handen is en een verwacht effect aangetoond wil worden.
• Beschrijvend onderzoek: het gaat hierbij om een systematische beschrijving en catalogisering van bepaalde gevallen. Het gaat om een registratie en een van tevoren bepaalde systematiek die zich voordoen op een bepaald gebied, waarbij niet wordt gestreefd naar het ontwikkelen van een hypothese of een theorie.
Verder wordt bij het empirisch onderzoek ook nog onderscheid gemaakt tussen kwantitatief onderzoek en kwalitatief onderzoek. Hieronder volgt een omschrijving van deze twee onderzoekstypen.
• Kwantitatief onderzoek: onderzoek dat is gebaseerd op het meten van variabelen, die met behulp van tellen turven en berekenen worden verwerkt tot conclusies. Het idee erachter is dat de onderzochte verschijnselen voldoen aan wetmatigheden die
4 Baarda, D.B. en Goede, M.P.M.: Methoden en Technieken
10
kwantificeerbaar zijn. Tevens gelden tellen en rekenen als methoden, waarbij enige objectiviteit gewaarborgd is.
• Kwalitatief onderzoek: niet alle verschijnselen zijn keurig te operationaliseren en daardoor te meten. Een kwalitatief onderzoek levert antwoorden op wat-, hoe-, en waarom-vragen, dan op hoeveel-vragen en hoe groot-vragen. Bij dit soort onderzoek probeer je een beeld te vormen van de veelal onbewuste wensen en motieven die er in bepaalde doelgroepen leven. Bij kwalitatief onderzoek zijn de gegevens niet onder te brengen in cijfers.
Dit onderzoek kan getypeerd worden als een beschrijvend onderzoek. Er zijn interviews afgenomen en het gedrag is geobserveerd. Daarbij is er een risico inventarisatie en evaluatie uitgevoerd op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn. Middels literatuuronderzoek en interviews is er een beter inzicht verkregen over de term
arbeidsomstandigheden. Voor dit onderzoek is gekozen voor zowel een kwalitatief als een kwantitatief onderzoek. Het kwantitatieve gedeelte heeft zich geuit in de perspectieven en interpretatie van de respondenten. Aangezien de organisatie niet groot is, zijn alle
medewerkers geïnterviewd. Dit zorgt ervoor dat het onderzoek betrouwbaar is, omdat alle betrokkenen een bijdrage hebben geleverd aan het onderzoek.
Het onderzoek heeft ook als doel om een beeld te vormen van de wensen en behoeften van zowel de werkgever als de werknemer. Wat verwacht men van de organisatie op het gebied van arbeidsomstandigheden, heeft de werkgever zelf in de gaten dat de
arbeidsomstandigheden geoptimaliseerd moet worden? Dit zijn een aantal vragen waar antwoord op gegeven moet worden om het onderzoek te laten slagen.
2.4.3 Onderzoeksmethoden
Om gegevens te kunnen verzamelen, kan er gebruik worden gemaakt van de volgende onderzoeksmethoden5:
1. Gebruik maken van bestaande informatie;
2. Verkrijgen van gegevens via observaties;
3. Verkrijgen van gegevens via schriftelijk of mondeling interview.
Gebruik maken van bestaande informatie is meestal de goedkoopste en vaak ook een goede manier van onderzoek doen. Je valt geen mensen lastig en vaak kan bestaande informatie gebruikt worden ter beantwoording van het probleem. Is er geen bestaande informatie beschikbaar, dan zul je moeten beslissen om te interviewen of te observeren.
Deze drie manieren zijn gebruikt om het onderzoek binnen GSM-SHOP te verrichten.
Het gebruik maken van bestaande informatie valt onder het theoretische kader van dit onderzoek. Er is gekeken naar de literatuur betreffende het onderzoeksprobleem.
Daarnaast zijn de risico's geïnventariseerd d.m.v. het observeren van de werkwijze binnen GSM-SHOP.
Medewerkers zijn middels schriftelijke enquêtes gevraagd om het werk te beoordelen.
2.4.4 Doelgroep
De doelgroep voor dit rapport is het management en de medewerkers van het hoofdkantoor van GSM-SHOP. Dit rapport dient een leidraad te vormen voor de
organisatie om betere arbeidsomstandigheden te creëren voor haar medewerkers. Naast het invoeren op het hoofdkantoor kan het ook een leidraad vormen voor de andere franchiseondernemers van GSM-SHOP.
55
Baarda, D.B. en Goede, M.P.M.: Methoden en Technieken
11 2.5 Onderzoeksaanpak
Zoals hiervoor is aangegeven zijn voor de beantwoording van de probleemstelling enkele subprobleemstellingen geformuleerd. Deze subprobleemstellingen vormen de leidraad voor dit onderzoek. De antwoorden op deze subprobleemstellingen moeten gevonden worden door middel van onderzoek. Het onderzoek bestaat uit verschillende
deelonderzoeken welke de vragen beantwoorden. De deelonderzoeken zijn:
• Omschrijving organisatiestructuur;
• Omschrijving begrip Arbeidsomstandigheden;
• Omschrijving huidige situatie met betrekking tot de bedrijfsrisico’s;
• Onderzoek naar beleving van de arbeid;
• Inventariseren methodes voor het creëren van efficiency op het gebied van arbeidsomstandigheden
2.5.1 Omschrijving organisatiestructuur
Om de organisatiestructuur te kunnen omschrijven dient eerst gegevens over de organisatie te worden verzameld. Deze informatie is verzameld met behulp van deskresearch en interviews.
Er is gebruik gemaakt van interne verslagen en mondelinge interviews.
Via de bovenstaande dataverzamelingsmethoden zijn gegevens verzameld waardoor er een beeld geschetst kon worden van de organisatiestructuur en konden grafische structuren worden gemaakt. De organisatiestructuur staat in het eerste hoofdstuk beschreven en de organogrammen zijn te vinden in bijlagen.
2.5.2 Omschrijven begrip Arbeidsomstandigheden
Om een beeld te kunnen vormen van het begrip Arbeidsomstandigheden is gebruik gemaakt van bestaande literatuur en internet. Literatuur is voornamelijk gevonden uit de bibliotheek. Alleen toepasbaar literatuur voor het onderzoek is verwerkt.
De formulering en bevindingen van het begrip Arbeidsomstandigheden zijn te vinden in hoofdstuk 3 en 4.
2.5.3 Omschrijving huidige situatie
De huidige situatie dient omschreven te worden om zo een beeld te krijgen hoe de arbeidsomstandigheden is in GSM-SHOP. Bij het onderzoeken van de huidige situatie is achterhaald wat de verscheidene bedrijfsrisico’s zijn voor de belangrijke betrokkenen van de organisatie. Doordat de risico’s bekend zijn, kan gezocht worden naar een geschikte oplossing om de risico’s te beheersen en zodanig te genezen. Informatie is verkregen door observaties en mondelinge interviews met diverse betrokkenen.
Naast het achterhalen van de risico’s zijn er ook enquêtes afgelegd bij het personeel.
De verkregen informatie draagt bij aan het onderzoek, doordat zij een inzicht verschaft in de beleving van de arbeid door het personeel.
De uikomsten en bevindingen zijn opgenomen in hoofdstuk 5 en 6.
2.5.4 Inventarisatie verbetering Arbeidsomstandigheden
Door de voorgaande deelonderzoeken is informatie verzameld betreffende het begrip Arbeidsomstandigheden, de huidige situatie, de verschillende risico’s op verschillende gebieden. Op basis van deze informatie is gezocht naar de oplossingen voor de
12
probleemstelling. Hierbij is gebruik gemaakt van bestaande theorie, gegevens uit de gehouden interviews en de eigen ideeën.
De verkregen informatie draagt bij aan een geschikte oplossing voor de probleemstelling.
Namelijk een methode voor GSM-SHOP om de arbeidsomstandigheden voor haar medewerkers te optimaliseren .
Conclusie
Het onderzoek is onderverdeeld in een aantal fasen. Allereerst zal er een
literatuuronderzoek worden verricht, aan de hand van de bevindingen uit dit onderdeel van het onderzoek, zal een theoretisch kader worden geschetst van het
onderzoeksonderwerp. Hierdoor zal er een beter beeld worden gegeven van de
onderwerpen die relevant zijn voor GSM-SHOP. Dit zal tevens een leidraad vormen voor het te verrichte onderzoek.
Vervolgens zal voor de organisatie de verschillende risico’s worden geïnventariseerd en geëvalueerd. Vanuit deze bevindingen zal een oplossing gevonden worden voor GSM-SHOP.
13 Hoofdstuk 3 Arbeidsomstandigheden
Voor een organisatie is het erg belangrijk om de wettelijke verplichtingen op het gebied van Arbo te weten. Een belangrijk wettelijke verplichting is de Risico inventarisatie en Evaluatie. Om een beeld te creëren van de wettelijke verplichtingen zullen de begrippen arbeidsomstandigheden en Risico Inventarisatie en Evaluatie aan de hand van
literatuuronderzoek worden toegelicht.
3.1 Arbeidsomstandighedenwet
De Arbeidsomstandighedenwet 1998, ook wel de Arbowet 1998, heeft tot doel de effectiviteit en efficiency van het arbeidsomstandighedenbeleid te vergroten.
De Arbowet is in de jaren tachtig ingevoerd ter vervanging van de verouderde Veiligheidswet. De Arbeidsomstandighedenwet 1998 verplicht werkgevers om een arbeidsomstandighedenbeleid zodanig in te voeren dat daarvan geen nadelige invloed uitgaat op de veiligheid en gezondheid van de werknemer6. Ook het bevorderen van het welzijn valt onder het arbobeleid. Goede arbeidsomstandigheden dragen bij aan een optimaal bedrijfsresultaat. Dat is de belangrijkste reden waarom een werkgever systematisch aandacht moet besteden aan arbeidsomstandigheden. Werkgever en werknemers moeten samen werken aan een goede zorg voor arbeidsomstandigheden.
Beide partijen hebben met de invoering van de Arbo-wet eigen verantwoordelijkheden en verplichtingen ten aanzien van arbeidsomstandighedenzorg gekregen.7
Arbeidsomstandigheden binnen een organisatie moet niet gezien worden als iets
zelfstandigs, maar als een aspect van het algemene bedrijfsbeleid en een onderdeel van de normale bedrijfsvoering. Een belangrijk element in dat arbobeleid is, dat het moet zijn gebaseerd op een op schrift gestelde inventarisatie en evaluatie van de risico’s in het bedrijf. Voorop staat dat gekozen wordt voor een aanpak die het beste past bij de eigen organisatie. De Risico Inventarisatie en Evaluatie biedt daarvoor de meetlat.
3.1.1 Wettelijke verplichtingen Arbo-wet
In artikel 3 van de Arbowet worden de algemene verplichtingen van de werkgever op het gebied van arbeidsomstandigheden weergegeven. De werkgever is wettelijk verplicht om de arbeid zodanig te organiseren dat hiervan geen nadelige invloed uitgaat op de
veiligheid en gezondheid van de werknemer. Naast de veiligheid en gezondheid in acht te nemen, moet het arbeidsomstandighedenbeleid het welzijn van de werknemer
bevorderen.
De Arbowet houdt een aantal specifieke verplichtingen voor werkgevers in8
• Het voeren van een verzuimbeleid;
• Het voeren van een beleid met betrekking tot seksuele intimidatie, agressie en geweld;
• Inventarisatie en evaluatie van risico´s;
• Inventarisatie en evaluatie van risico´s;