functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het departement Financiën en Begroting
zoekt
een coördinator-auditor
Statutair Niveau: A
Rang: A2 Graad: adviseur Standplaats: Brussel Vacaturenummer: 5992
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
INHOUD
1 Vacature in het kort - Functiecontext ... 2 2 Takenpakket ... 3
2.1 Doel van de functie 3
2.2 Verantwoordelijkheden 3
3 Profiel ... 6
3.1 Formele deelnemingsvoorwaarden 6
3.2 Competenties 6
Technische competenties 6
Persoonsgebonden competenties 6
3.3 Toelatingsvoorwaarden 7
4 Aanbod ... 7 5 Selectieprocedure ... 7
5.1 Module 1: screening formele deelnemingsvoorwaarden 7
5.2 Module 2: screening persoonsgebonden competenties 8
5.3 Module 3: functiespecifieke screening 8
5.4 Niet nodeloos hertesten 9
6 Hoe kan je solliciteren?... 9 7 Vragen ... 9 8 Feedback ... 10
1 VACATURE IN HET KORT - FUNCTIECONTEXT
Om de functie van Vlaamse Auditautoriteit (zie infra) in te vullen duidde de Vlaamse Regering max. twee inspecteurs van Financiën aan. Om de Auditautoriteit bij te staan in haar opdracht werd in 2008 een auditcel opgericht, bestaande uit ondertussen vijf auditors. De auditcel is administratief ingebed in de afdeling Algemene Diensten van Financiën van het departement Financiën en Begroting.
De Vlaamse Auditautoriteit is de verantwoordelijke auditautoriteit voor de Europese Structuurfondsen (ESF, EFRO, Interreg. VA Vlaanderen-Nederland en AMIF (Vlaamse luik)) en heeft als opdracht om i.h.k.v. deze fondsen aan de Europese Commissie een redelijke mate van zekerheid aan te bieden betreffende:
• het functioneren van het beheers- en controlesysteem van de instanties die het bijstandspakket beheren (management-, certificeringsautoriteiten en intermediaire Instanties) en van de daarmee door de Europese Structuurfondsen meegefinancierde projecten;
• de juistheid van de uitgavenstaten die bij de Europese Commissie zijn ingediend om een redelijke mate van zekerheid te kunnen bieden omtrent de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.
De Vlaamse Auditautoriteit biedt, binnen hetzelfde kader van Europese Structuurfondsen, eveneens ondersteuning aan voor verschillende Europese Samenwerkingsprogramma’s, en dit via het uitvoeren van audits op projecten.
De goede werking van het interne controlesysteem dient niet alleen geverifieerd te worden aan de hand van systeemaudits, maar vereist ook het uitvoeren van audits en controles ter plaatse. Al deze audits en controles worden uitgevoerd door de auditcel, volgens een vooraf door de Auditautoriteit uitgetekende en door de Europese Commissie goedgekeurde strategie.
Daarnaast kan je als auditor ook ingezet worden voor andere auditwerkzaamheden. Zo wordt door het Auditcomité Topevenementen Flanders op hen een beroep gedaan om de topevents van Event Flanders te auditen (WK Wielrennen 2021, WK Veldrijden 2021, World Choir Games 2021,…); je kan ook
ingeschakeld worden in de opvolging van het Europese RRF-programma.
Meer informatie vind je op https://vlaamse-auditautoriteit.fenb.be.
Binnen de auditcel neem je, samen met de coördinator-auditor FHV, een coördinerende rol op. Je ondersteunt – samen met de collega-auditors – de Vlaamse Auditautoriteit voor de Europese Structuurfondsen.
2 TAKENPAKKET
2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Als coördinator-auditor ben je (mee) verantwoordelijk voor het (ter plaatse bij derden) controleren van de naleving van reglementeringen, normen, e.d.… en voor het uitvoeren van audits, en om hierover te rapporteren, zodat de gepaste acties kunnen ondernomen worden of zelf de gepaste acties te ondernemen.
Je coördineert en leidt de activiteiten en de medewerkers van de auditcel en geeft input naar de
Vlaamse Auditautoriteit, met als doel een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de auditcel en de Vlaamse
Auditautoriteit.
2.2 VERANTWOORDELIJKHEDEN
Verantwoordelijkheid Voorbeelden van activiteiten Planning en voorbereiding
Plannen en voorbereiden van de audit om er voor te zorgen dat de systeemaudits en de audits op concrete acties (projectaudits) efficiënt verlopen.
- Zich informeren over de te auditeren entiteit om het dossier in de juiste context te kunnen plaatsen
- Inwinnen, verzamelen, verifiëren en verwerken van ontbrekende gegevens om het dossier volledig te maken
- Studie van documenten, instructies, reglementeringen, veranderde wetgeving, voorgaande of gelijkaardige audits,…
- Opmaken van eigen planning in overleg met en onder gezag van de Vlaamse Auditautoriteit voor Europese Structuurfondsen
Uitvoering
Ter plaatse uitvoeren van systeemaudits bij de Beheersautoriteiten en audits op concrete acties bij de begunstigden van Europese subsidies, om de naleving van de geldende normen
(reglementeringen, wetgeving, jaarrekeningen, kwaliteitsstandaarden, …) na te gaan.
- Nakijken of aan de normen is voldaan op basis van documenten én op basis van reële, materiële vaststellingen
- Opsporen van afwijkingen en
onregelmatigheden, deze onderzoeken en interpreteren
- Nagaan of de bepalingen van een contract worden nageleefd
- Nagaan of wettelijk toegekende opdrachten worden uitgevoerd
- Nagaan van efficiëntie en effectiviteit van processen
Rapportering
Samenvatten en vastleggen van de bevindingen teneinde de bevoegde instanties volgens de geldende richtlijnen te informeren en te adviseren om hen in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen of zelf de gepaste maatregelen te nemen indien men daar de bevoegdheid voor heeft.
- Objectief en gestructureerd weergeven van gedane vaststellingen, gemotiveerde
aanbevelingen en/of correctieve maatregelen - Verzamelen van bijkomende informatie nuttig
voor de rapportering
- De betrokken entiteit/organisatie op de hoogte brengen over de gedane vaststellingen,
gemotiveerde aanbevelingen en/of correctieve maatregelen
- Het eventueel gegeven wederwoord in het auditverslag te verwerken
Opvolging
Nagaan of gepast gevolg gegeven werd aan de vaststellingen in het verslag om bij te dragen tot de naleving van reglementeringen, normen,
…
- Nagaan of geformuleerde aandachtspunten werden opgenomen
- Bijkomende gegevens onderzoeken
- Eventueel bijkomende onderzoeken uitvoeren op basis van nieuw aangeleverde bewijslast en/of gegevens
- Sensibiliseren van de belanghebbenden m.b.t. de naleving van de normen
Administratief beheer
Zorgen voor het administratief beheer van het eigen dossier volgens de afspraken binnen de auditcel om alle relevante gegevens i.v.m. de audit gebundeld te hebben en informatie hierover snel te kunnen vinden.
- Alle documenten van het dossier samenbrengen en klasseren
- Beheren en actualiseren van het klassement van dossiers
- Aanmaken van documenten om een dossier technisch af te handelen
- Aanleggen, invullen en actualiseren van
databanken, met de belangrijkste gegevens van de audits
Communicatie en contacten
Communiceren en informeren over de geldende normen, procedures, methodologie, aanpak om er voor te zorgen dat alle actoren correct geïnformeerd zijn en gestimuleerd worden de normen na te leven.
- Contacten onderhouden met belanghebbenden, administraties, het werkveld, openbare besturen e.a. met het oog op informatie-uitwisseling - Contacten onderhouden met de te auditeren
entiteit
- Voorlichtingsvergaderingen organiseren en algemene communicaties geven over de materie aan betrokkenen
- Sensibiliseren van de belanghebbenden m.b.t. de naleving van de normen
Overleg
Samenwerken en overleggen met diverse collega’s om een uniforme aanpak van het auditproces te garanderen
- Overleggen over een eenvormige dossierafhandeling
- Afspraken over vorm en inhoud van de verslaggeving maken
- Streven naar uniformiteit van de aanpak
- Coördineren van regelmatige interne werkvergaderingen
- Tijdig doorgeven van relevante informatie aan collega’s
- Intern bespreken van problemen en
opportuniteiten (van zowel de te auditeren entiteit als van de eigen entiteit) om een zo goed mogelijke oplossing te vinden
Kennis m.b.t het vakgebied
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten op individueel en teamniveau te optimaliseren.
- Meewerken aan de uitbouw van
kennismanagement om kennis en informatie te verdelen en beschikbaar te maken
- Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan opleidingen (intern en extern)
- Activiteiten bijwonen om voeling met de sector te houden
- Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving, op technisch vlak en in de praktijk
- Studiewerk verrichten om de recentste evoluties op het werkveld en de werkmethoden te
kennen Advies
Adviseren of doorverwijzen van de entiteit waar een controle of audit werd uitgevoerd om de vastgestelde tekortkomingen te verhelpen.
- Fungeren als aanspreekpunt
- Adviseren over toepassing en gebruik van diensten en systemen
- Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving
- De VAA adviseren over relevante thema’s - Inspelen op specifieke vragen van de VAA - Actief deelnemen aan werkgroepen en
vergaderingen
- Proactief knelpunten signaleren Organisatie- en samenwerkingsvorm
Als hiërarchisch leidinggevende, coördineren, aansturen en coachen van een team met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling.
- Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van de teamleden
- Behandelen en oplossen van allerhande
organisatorische problemen binnen de auditcel - Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en
tijdslimieten
- Organiseren van werkoverleg
- Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren
- Begeleiden en coachen van medewerkers - De goede werksfeer bewaken binnen de auditcel - Stimuleren en opvolgen van het leerproces van
de medewerkers
3 PROFIEL
3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden:
1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het departement Financiën en Begroting in alle graden van rang A1 ofwel een contractueel personeelslid binnen het departement Financiën en Begroting én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking1 en je wordt betaald in een salarisschaal in alle graden van rang A1.
EN
2) Je beschikt op de datum van bevordering over minstens zes jaar relevante beroepservaring m.b.t. het auditgebeuren
EN
3) Je laatste functioneringsevaluatie werd niet besloten met een onvoldoende.
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Diana Vanhoebroek, diana.vanhoebroek@vlaanderen.be, 0478 77 40 46).
3.2 COMPETENTIES
Technische competenties
• Europese wetgeving en richtlijnen Europese structuurfondsen
• Overheidsopdrachtenregelgeving
• Staatssteunregelgeving
• Accountancy
• Audittechnieken /- methodieken
Persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen – niveau 2 - Handelt in het belang van de organisatie
• Klantgerichtheid – niveau 2 - Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders
• Assertiviteit – niveau 2 - Komt spontaan met standpunten naar voor; bewaakt en verdedigt zijn belangen en de belangen van de entiteit
• Analyseren – niveau 2 – Legt verbanden en ziet oorzaken
1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31).
• Oordeelsvorming – niveau 2 - Neemt standpunten in en overziet de consequenties ervan
• Plannen en organiseren – niveau 2 - Coördineert het eigen werk en dat van anderen
• Richting geven – niveau 1 - Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan
• Coachen – niveau 1 - Ondersteunt bij het behalen van resultaten
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://www.vlaanderen.be/nl/publicaties/detail/competentiewoordenboek-vlaamse-overheid.
3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je:
▪ voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde,
▪ geslaagd zijn voor de selectieprocedure,
▪ ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn,
▪ je in dienstactiviteit bevinden,
▪ burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
4 AANBOD
• Je wordt bevorderd in de graad van adviseur (rang A2) met de bijhorende salarisschaal A211. Je behoudt reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige.
• Je eerste zes maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.VI 36).
• De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?
www.werkenvoorvlaanderen.be
5 SELECTIEPROCEDURE
5.1 MODULE 1: SCREENING FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je aan de formele
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats in de week van 4 april 2022.
5.2 MODULE 2: SCREENING PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
Door middel van een assessment center en een persoonlijkheidsvragenlijst worden de volgende competenties bevraagd:
• Verantwoordelijkheid nemen – niveau 2 - Handelt in het belang van de organisatie
• Klantgerichtheid – niveau 2 - Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders
• Assertiviteit – niveau 2 - Komt spontaan met standpunten naar voor; bewaakt en verdedigt zijn belangen en de belangen van de entiteit
• Analyseren – niveau 2 – Legt verbanden en ziet oorzaken
• Oordeelsvorming – niveau 2 - Neemt standpunten in en overziet de consequenties ervan
• Plannen en organiseren – niveau 2 - Coördineert het eigen werk en dat van anderen
• Richting geven – niveau 1 - Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan
• Coachen – niveau 1 - Ondersteunt bij het behalen van resultaten Een extern selectiekantoor neemt deze screening af.
Deze module is adviserend.
5.3 MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING
In een jurygesprek, voorafgegaan door een aantal vaktechnische vragen, beoordelen afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria:
• je motivatie,
• je visie op en inzicht in de functie,
• je technische competenties (zie punt 3.2.1),
• je inzetbaarheid in de functie en de organisatie.
Deze module is eliminerend en vindt plaats in het Ellipsgebouw te Brussel in de loop van april 2022.
Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geslaagd’ of ‘niet geslaagd’ bevonden in de selectieprocedure voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen.
Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse
overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie?
Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.
5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties? Dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie het rapport van de eerder afgelegde testen.
6 HOE KAN JE SOLLICITEREN?
Solliciteer ten laatste op vrijdag 1 april 2022 via het online formulier op www.werkenvoorvlaanderen.be.
Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.
Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingevuld.
7 VRAGEN
Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, neem je contact op met:
Tony Mortier
Vlaamse Auditautoriteit voor de Europese Structuurfondsen tony.mortier@vlaanderen.be
02 553 75 73
Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, neem je contact op met:
Diana Vanhoebroek Selectieverantwoordelijke
diana.vanhoebroek@vlaanderen.be 0478 77 40 46
8 FEEDBACK
Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Stuur hiervoor een mail sturen naar diana.vanhoebroek@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer.
