1) Algemene aanwervings- en toelatingsvoorwaarden
Om toegang te hebben tot een functie bij het gemeentebestuur, moeten de kandidaten:
1° een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren;
2° de burgerlijke en politieke rechten genieten;
3° medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk.
Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten:
1° voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966;
2° slagen voor de selectieprocedure.
2) Bijzondere aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden
- Je bent minimaal houder van een bachelor diploma (of gelijkgesteld) in een relevante richting die aansluit bij de resultaatsgebieden van de functie.
3) Selectiecommissie
De selectiecommissie bestaat uit ten minste 3 juryleden. Ten minste één derde van de leden zijn deskundigen die extern zijn aan het eigen bestuur.
4) Selectieprogramma
Deel 1: Schriftelijke thuisopdracht
Via een thuisopdracht worden de kandidaten gescreend op hun kennis en enkele relevante competenties uit de functiebeschrijving. Dit onderdeel is eliminerend en staat op 50 punten. De kandidaten dienen 50% te behalen om door te gaan naar het volgende onderdeel, namelijk het mondeling deel.
De kandidaat maakt deze opdracht thuis en krijgt hiervoor een 2-tal weken de tijd. De kandidaat levert de opdracht digitaal in volgens de opgegeven instructies.
Infobundel: coördinator burgerzaken
en onthaal (niveau B4-B5)
Deel 2: Mondeling deel met voorafgaande persoonlijkheidstest
De geslaagde kandidaten voor de thuisopdracht krijgen voorafgaand aan het mondeling deel een online persoonlijkheidstest opgestuurd.
Het mondeling deel zelf bestaat uit een gestructureerd interview en een terugkoppeling naar de thuisopdracht (aan de kandidaten wordt over één onderdeel gevraagd een presentatie te geven). Dit onderdeel is eliminerend en staat op 50 punten. Om te slagen voor dit onderdeel moeten de
kandidaten 50% behalen.
Om te slagen voor de selectieprocedure dienen kandidaten minstens 60% te behalen voor de thuisopdracht en het mondeling deel samen.
De selectiecommissie formuleert op basis van alle onderdelen een conclusie over de kandidaten en stelt een rangorde op van de geschikt bevonden kandidaten.
5) Functiebeschrijving
Functiebeschrijving Coördinator burgerzaken en onthaal
1. FUNCTIETITEL
Coördinator burgerzaken en onthaal
2. GLOBAAL DOEL VAN DE FUNCTIE
Als coördinator burgerzaken en onthaal draag je de verantwoordelijkheid voor een efficiënte organisatie en werking van de dienst burgerzaken en het onthaal van de burgers. Je zorgt voor een integratie van de afdelingen bevolking en burgerlijke stand tot één gezamenlijke dienst burgerzaken.
Je geeft leiding aan een team van medewerkers.
Je staat in voor de opvolging en toepassing van de wetgeving en reglementering i.v.m. materies voor burgerzaken.
3. PLAATS IN DE ORGANISATIE
Rapporteert aan de algemeen directeur en in de toekomst aan het (toekomstig)diensthoofd samenleving.
Je geeft rechtstreeks leiding aan de medewerkers van de dienst
Je bent lid van het diensthoofdenoverleg. Je werkt dienst-overschrijdend samen met de diensthoofden en medewerkers van andere diensten, alsook met diverse externe partners.
4. NIVEAU
Contractueel : B4- B5
5. RESULTAATGEBIEDEN EN TAAKOMSCHRIJVING
Kerntaken:
• Je geeft adviezen over materies die tot jouw bevoegdheid behoren. Je doet dit op structurele en op ad hoc-basis. Dit houdt onder meer in dat je :
- op inhoudelijk vlak adviseert zowel vanuit een korte- als langetermijnperspectief aan de politieke beleidsorganen, het managementteam, de algemeen directeur, het diensthoofd samenleving, de diensthoofden en collega’s;
- jouw medewerkers bijstaat indien er zich problemen voordoen bij de afhandeling van dossiers;
- ervoor zorgt dat je de evoluties binnen jouw expertisegebied volgt (technisch, reglementair, inhoudelijk). Je zorgt ervoor dat de eventuele veranderingen in werkwijzen, procedures, reglementeringen, beleidsbeslissingen en in praktische implicaties worden omgezet voor jouw dienst en communiceert hierover;
- jouw expertise ten dienst stelt van en verder ontwikkelt bij wie er behoefte, nut en belang aan heeft, zodat de goede werking van jouw dienst gegarandeerd blijft en dit ook in het geval van veranderende situaties en behoeften. Je onderhoudt contacten met diverse diensten en organisaties met het oog op het uitbouwen van deze expertise en van een netwerk.
• Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse planning en organisatie van de dienst burgerzaken en het onthaal van de burgers :
- je waakt over een kwaliteitsvolle dienstverlening;
- je maakt een planning op in functie van de prioriteiten en opdrachten;
- - je bewaakt en stuurt het rooster die de dienstregeling van de medewerkers garandeert;
- je overlegt met de medewerkers aangaande planning en timing;
- je bent verantwoordelijk voor de registratie van werkuren, overuren, afwezigheden, verloven;
- je maakt eenvormige procedures of richtlijnen op;
- je rapporteert over de vooruitgang en resultaten van de dienst en signaleert knelpunten;
- je zorgt voor back-up onder de medewerkers en de continuïteit van de dienstverlening. Je
geeft leiding aan één of meer medewerkers, coacht en motiveert hen volgens het personeelsbeleid van de gemeente Wachtebeke :
- je zorgt voor de opvang van nieuwe medewerkers;
- je voert plannings-, functionerings-, opvolgings- en feedbackgesprekken;
- je houdt regelmatig teamoverleg;
- je begeleidt en coacht medewerkers;
- je bepaalt vormings- en opleidingsbehoeften;
- je wijst taken toe rekening houdend met de mogelijkheden en de ontwikkelingsnoden van de medewerker;
- je staat open voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelt bij conflicten tussen de medewerkers.
• Je staat in voor het beheer van de middelen zodat ze op een kwaliteitsvolle manier uitgevoerd kunnen worden :
- je bent budgethouder voor de jouw toegewezen budgetten;
- je bereidt de budgetvoorstellen voor het budget en budgetwijzigingen voor;
- je waakt over de gebruikte materiële en financiële middelen om verspillingen te voorkomen;
- je maakt bestelaanvragen, voert marktonderzoek voor de opmaak van bestekken, onderzoekt en evalueert offertes;
- je volgt leveringen op;
- je hebt oog voor mogelijke ontvangsten en volgt deze nauwkeurig op;
- je geeft advies voor wijzigingen aan de personeelsformatie.
• Je zorgt voor een klantvriendelijk onthaal en verzorgt een efficiënte dienstverlening aan voornamelijk externe klanten die zich op de dienst aanbieden. Dit houdt onder meer in dat je - informatie geeft, vragen beantwoordt en mensen correct doorverwijst die zich aanmelden hetzij persoonlijk, telefonisch of via digitale of andere kanalen;
- documenten en formulieren voor de klant invult, verwerkt, doorstuurt en/of opvolgt;
- de dossiers van klanten administratief controleert en vervolledigt;
- de contacten legt met de betrokken instanties die nodig zijn om jouw dossiers optimaal op te volgen;
- de correcte procedures toepast.
• Je organiseert het kassabeheer
• Je levert een actieve bijdrage binnen de dienst door mee te werken aan de uitvoering van dossiers en projecten en regelmatig bij te springen aan de balie burgerzaken tijdens de openingsuren
• Je bent inzetbaar als “back-up” voor de dienst vreemdelingenzaken en de burgerlijke stand (DABS), cruciale diensten die momenteel op de schouders van slechts één medewerker rusten, en bereid om de nodige opleidingen te volgen om die materie(s) onder de knie te krijgen.
• Je onderhoudt contacten met diverse gemeentediensten en (externe) organisaties met het oog op het uitbouwen van expertise en van een netwerk.
• Je neemt deel aan interne vergaderingen en overlegt met collega’s om tot een positieve werksfeer te komen.
COMPETENTIES
Abstract kunnen denken
Doorzicht en visie gebruiken bij het analyseren van de eigen organisatie en het eigen informatiesysteem
Coachen en aansturen
In staat zijn om uitleg en instructie te geven aan de medewerkers en aan de gebruikers
Communicatief vaardig zijn
Beschikken over zeer goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden, zowel in formele als informele situaties. In staat zijn de communicatie af te stemmen afhankelijk van de ontvanger. Kunnen luisteren
Creatief zijn
Oude vertrouwde denkpatronen kunnen inruilen voor nieuwe creatieve pistes op maat van het probleem of de situatie
Klantvriendelijkheid
In staat zijn om op vraag en pro-actief de gebruiker op een vriendelijke manier te helpen .
Kritisch ingesteld zijn
In staat zijn zichzelf en zijn omgeving in vraag te stellen en dit voornamelijk in het geval van veranderingsprocessen.
Kunnen omgaan met derden
Vlot en correct zijn in de omgang met het publiek en derden (bestuur, leveranciers,…) op een beleefde, assertieve manier. Ook weet hebben van het belang van non-verbaal gedrag.
Kunnen organiseren
De coördinatie en planning van de werkzaamheden kunnen organiseren, rekening houdend met de prioriteiten.
Kwaliteitsbewust werken
Weten aan welke vereisten de werking moet voldoen en de nodige inspanningen leveren om aan deze kwaliteitsvereisten te voldoen
Nauwkeurigheid
In staat zijn om met de nodige zorg, aandacht en stiptheid taken te kunnen uitvoeren
Omgaan met vernieuwing
Ondernemend en creatief omgaan met vernieuwing (bv. Informatica). Alsook de wil om te evolueren als nieuwe technologieën ontwikkeld worden.
Pro actief innoveren
Blijk geven van initiatief in het ontwikkelen van nieuwe plannen en diensten, het bijsturen en verfijnen van reeds bestaande thema’s en het introduceren van nieuwe
Problemen kunnen oplossen
In staat zijn problemen en conflicten tijdig te onderkennen, te analyseren, op een goede manier te beoordelen en op te lossen
Resultaatgerichtheid
Gedreven zijn om bij de uitvoering van zijn taken aan de informatiebehoefte van de gebruiker te voldoen, desnoods via een doorverwijzing
Sociaal vaardig zijn
Beschikken over de nodige vaardigheden: kunnen maken van compromissen, diplomatisch zijn, beschikken over integriteit en empathie, vlot kunnen omgaan met mensen ongeacht achtergrond of niveau
Verantwoordelijkheidszin hebben
In staat zijn de grote mate van verantwoordelijkheid die inherent is aan het beroep op zich te nemen
Vraaggericht werken
In staat zijn de nood aan informatie en dienstverlening bij de gebruiker aan te voelen en in staat zijn hierop in te spelen
Zelfstandigheid
In staat zijn om zonder hulp of toezicht een taak tot een goed einde te brengen
Zin voor samenwerking
In staat zijn om in team te kunnen werken en zich gemeenschappelijk in te zetten voor de organisatie van de dienst burgerzaken
Zin voor systeem
Inzicht hebben in de werking van systemen en in staat zijn om de taken op een systematische wijze te kunnen aanpakken.
