Commissie openbare werken, restauraties, jeugd en burgerzaken

(1)

Commissie openbare werken, restauraties, jeugd en burgerzaken

zitting van 1 december 2020 SAMENLEVING

Jeugd

Ontwerpbesluit Behandeld

Toelagedossier - Samenwerkingsovereenkomst tussen stad Leuven en Cirkus in Beweging vzw inzake investeringstoelage voor de werking in HAL 5 -

Goedkeuring (2020_GR_00625) Samenstelling

Aanwezig:

mevrouw Liesbeth Vandermeeren, voorzitter;

de heer Dirk Vansina, schepen; de heer Bruno Tobback, effectief lid; mevrouw Aynur Tasdemir, effectief lid; mevrouw Sarah Mohamed Khalif, effectief lid; de heer Christophe Stockman, effectief lid; mevrouw Tine Eerlingen, effectief lid;

mevrouw Anja Verbeeck, effectief lid; de heer Pieterjan Vangerven, effectief lid; mevrouw Sabine Vandenplas, effectief lid; de heer Wouter Florizoone, effectief lid; mevrouw Karin Brouwers, effectief lid; mevrouw Lien Degol, effectief lid;

mevrouw Sara Speelman, plaatsvervangend lid; de heer Hagen Goyvaerts, lid met raadgevende stem

de heer Kris Torfs, secretaris - directeur burgerzaken; mevrouw Valerie Philippaerts, plv. secretaris - wnd. ingenieur- directeur openbaar domein

Zijn eveneens aanwezig:

de heer Bram Canniere, afdelingshoofd jeugd Afwezig:

de heer Mich De Winter, plaatsvervangend lid; de heer Bert Cornillie, plaatsvervangend lid; mevrouw Mieke Vandermotte, plaatsvervangend lid; mevrouw Lothe Ramakers, plaatsvervangend lid; mevrouw Frieda Aerts, plaatsvervangend lid; mevrouw Lies Verlinden, plaatsvervangend lid; mevrouw Katelijne Dedeurwaerder,

plaatsvervangend lid; mevrouw Fatiha Dahmani, plaatsvervangend lid; mevrouw Frouke Wouters, plaatsvervangend lid;

mevrouw Els Van Hoof, plaatsvervangend lid; de heer Fons Laeremans, plaatsvervangend lid; mevrouw Alexandra Roumans, plaatsvervangend lid

Verontschuldigd:

mevrouw Eva Platteau, effectief lid; mevrouw Line De Witte, lid met raadgevende stem

Status

Behandeld

Beschrijving

Juridische grond

- de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen

- het artikel 41, 8° van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur bepaalt dat de gemeenteraad bevoegd is voor het vaststellen van wat onder het begrip ‘dagelijks bestuur’ moet worden verstaan

- het artikel 41, 23° van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur bepaalt dat het vaststellen van subsidiereglementen en het toekennen van nominatieve subsidies bevoegdheden zijn die niet aan het college kunnen worden toevertrouwd

- het artikel 266 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur bepaalt dat de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel directeur in het kader van zijn opdracht zoals vermeld in artikel 177 van het decreet lokaal bestuur, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan

- de gemeenteraadsbeslissing van 24 september 2007 betreffende de vaststelling van de voorwaarden voor het verlenen van advies en visum door de financieel beheerder

- het gemeenteraadsbesluit van 24 juni 2019 inzake de omschrijving van het begrip dagelijks bestuur

(2)

- de gemeenteraadsbeslissing van 17 december 2019 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020-2025

- het gemeenteraadsbesluit van 24 februari 2020 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen

Argumentatie

De werking van Cirkus in Beweging vzw in HAL 5 bestaat uit training en begeleiding van parkour (free running). Voor de investeringen aan het nieuwe outdoor parkourpark op de patio voorziet de stad een investeringstoelage.

Cirkus in Beweging vzw investeerde reeds in het gebouw door betere vloer, nieuwe turnmatten, plafond, verlichting en toestellen. Hiervoor werd in 2019 een investeringstoelage van 50.000 euro voorzien. De huidige toelage zet in op het parkourpark buiten.

Om die reden(en) wenst de stad Leuven een samenwerkingsovereenkomst met Cirkus in Beweging vzw, E. Ruelensvest 127, 3001 Heverlee (BE 0451.157.688) af te sluiten.

De samenwerkingsovereenkomst werd als bijlage toegevoegd.

Na goedkeuring en ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst zal de uitbetaling van de toelage (voorschot en saldo’s) voor de duur van de overeenkomst gerealiseerd worden via bestelaanvragen conform de bepalingen in de samenwerkingsovereenkomst.

Financiële en beleidsinformatie

Visum: Visum verleend Visum motivatie Opmerking:

Indien de toelage in 2020 niet volledig kan worden uitbetaald; dan dienen de budgetten te worden overgedragen naar 2021 om aan de verplichtingen te kunnen voldoen.

Aandachtspunt:

Indien de begunstigde sjablonen van de stad (bestek, aanbestedingsverslag,...) gebruikt om de gunning te doen, dan dienen deze sjablonen zo te worden aangepast dat er geen enkele verwijzing is naar de stad.

Financiële informatie

De nominatieve toelage(n) word(t)(en) aangerekend op budgetsleutel:

Investeringstoelage 25.000 euro: MJP003552 - JEU/2020/6640000000/5/0752 - BA2020027903.

Deze toelage kan uitbetaald worden op rekeningnummer BE67 7344 0610 8087 op naam van Cirkus in Beweging vzw.

Besluit

Artikel 1

Kennis te nemen van het gunstig visum van de financieel directeur.

(3)

Artikel 2

De samenwerkingsovereenkomst tussen stad Leuven en Cirkus in Beweging vzw, E. Ruelensvest 127, 3001 Heverlee (BE 0451.157.688), goed te keuren.

Artikel 3

Artikel 4

De uitbetaling goed te keuren aan vzw Cirkus in Beweging van het voorschot van 25% van het budget, en de uitbetaling van het saldo van 75% in schijven van 25% op basis van de voorgelegde facturen. De investeringstoelage van 25.000 euro wordt aangerekend op budgetsleutel MJP003552 - JEU/2020/6640000000/5/0752 - BA2020027903.

Bijlagen

1. Gebruiksovereenkomst Hal 5 2. Verslag AV 10-03-2020 3. Bewijs neerlegging

4. JR_2019_NBB_CirkusinBeweging.pdf 5. Voorstel samenwerkingsovereenkomst 6. Voorstel samenwerkingsovereenkomst.pdf

(4)

Pagina 1 van 5 Samenwerkingovereenkomst 2020 tussen stad Leuven en vzw Cirkus in Beweging inzake investeringstoelage voor de werking in Hal 5

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN STAD LEUVEN EN

VZW CIRKUS IN BEWEGING INZAKE

INVESTERINGSTOELAGE VOOR DE WERKING IN HAL 5

Tussen enerzijds

stad Leuven, Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven, vertegenwoordigd door:

de heer Dirk Vansina, schepen van openbare werken, restauraties, jeugd en burgerzaken mevrouw Geertrui Vanloo, algemeen directeur

en anderzijds

Vzw Cirkus in Beweging, Erasme Ruelensvest 127, 3001 Leuven, BE0451.157.688, vrijgesteld van btw.

Rechtsgeldig vertegenwoordigd door en hiertoe gemachtigd door de beslissing van de Raad van Bestuur dd. 10/03/2020:

Claessens Annelies, bestuurder Van Soom Jonas, bestuurder

wordt ter uitvoering van het Meerjarenplan 2020-2025 van stad Leuven, goedgekeurd door de gemeenteraad van 17 december 2019, overeengekomen wat volgt.

I. DOELSTELLINGEN EN ACTIES Artikel 1.

In het Meerjarenplan 2020 – 2025 van stad Leuven staat volgende doelstelling, actieplan, actie en meerjarenplan opgenomen:

Doelstelling BD000011

Leuven, stad waar duurzame infrastructuur multifunctioneel wordt ingezet voor vrije tijd.

Actieplan AP000029

Voorzien in kwalitatieve, toegankelijke en duurzame infrastructuur.

Actie AC000121

Zorgen voor kwalitatieve, toegankelijke, duurzame infrastructuur voor sport, cultuur, verenigingen Meerjarenplan MJP003552

Investeringssubsidie aan vzw Cirkus in Beweging voor de werking in Hal5.

Artikel 2.

§1 organisatie zet de toelage in om bovenstaande geformuleerde doelstelling, actieplan en actie van het Meerjarenplan 2020-2025 van stad Leuven mee te realiseren, meer bepaald door investeringen voor de werking in Hal 5.

§2 Vzw Cirkus in Beweging zet de toelage in om volgende acties uit te voeren:

- Inrichting bewegingspatio in Hal 5.

§3 Vzw Cirkus in Beweging verbindt er zich toe het goed in eigendom te houden voor een periode van minimum 9 jaar.

(5)

§4 Vzw Cirkus in Beweging verleent de stad Leuven een werking : stad Leuven mag gebruik maken van de toestellen op de patio, op afspraak met de lesgevers in de Bewegingshal (om dubbele boeking te voorkomen), bv. Als teambuilding voor stadsmedewerkers.

II. TOELAGE

Artikel 3.

Stad Leuven verleent hierbij een toelagebelofte die uitsluitend aangewend mag worden ter realisatie van de uit te voeren actie(s), geformuleerd in artikel 2 §2 van deze overeenkomst, die gelijk is aan maximum 25.000 EUR. Deze toelage wordt gestort op rekeningnummer BE67 7344 0610 8087.

Artikel 4.

Na ondertekening van deze samenwerkingsovereenkomst en het voorleggen:

• De laatst neergelegde jaarrekening, die niet ouder mag zijn dan van jaar n-2, met daarop vermeld:

datum van goedkeuring door de Algemene Vergadering en datum van neerlegging bij de Nationale Bank of de Griffie van de Ondernemingsrechtbank (voor verenigingen en organisaties die een vereenvoudigde boekhouding mogen voeren)

• Financieel verslag (een onderdeel van het verslag van de Algemene Vergadering waarop de jaarrekening werd goedgekeurd): dit is het verslag over financiële toestand en het beheer en omvat:

o De goedkeuring van de jaarrekening: beslissing m.b.t. de financiële toestand o Beslissing m.b.t. de kwijting van de bestuurders en de commissaris (indien van

toepassing)

o Goedkeuring van het budget van het volgende jaar

• Verslag van de commissaris (revisor) indien beschikbaar

wordt een voorschot van 25% van het budget van de toelage betaald.

Artikel 4bis.

Het saldo van 75% wordt uitbetaald in schijven van 25% op basis van voorgelegde facturen.

Artikel 5.

Enkel facturen van de kosten opgenomen in de offerte, die in aanmerking genomen werden voor het bepalen van het bedrag van de toelage, worden aanvaard als bewijsstuk voor uitbetaling.

Artikel 6.

Het saldo wordt niet of slechts gedeeltelijk uitbetaald en het voorschot wordt geheel of gedeeltelijk teruggevorderd indien:

1° de bepalingen van de samenwerkingsovereenkomst niet worden nageleefd;

2 °de acties waarvan sprake is in artikel 2 van deze samenwerkingsovereenkomst niet of slechts gedeeltelijk werden behaald, tenzij in geval van overmacht;

3° onvoldoende financiële middelen worden verantwoord.

Artikel 7.

De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en de aanvullende beslissing van de gemeenteraad van 24 februari 2020 van stad Leuven betreffende de werkwijze met betrekking tot de goedkeuring, aanwending, controle en

uitbetaling van toelagen zijn van toepassing.

Artikel 8.

Stad Leuven verbindt er zich toe om de toelage stipt uit te betalen onder voorwaarde dat aan alle afspraken en opgelegde bewijsvoering tijdig voldaan is.

Artikel 9.

De toekenning van toelagen wordt opgeschort zolang de begunstigde voor voorheen ontvangen

(6)

toelagen de verantwoordingen niet verstrekt of zolang hij zich verzet tegen de uitoefening van de in artikel 11 bedoelde controle. Wordt een toelage per tranches uitgekeerd, dan wordt elke tranche voor de toepassing van dit artikel als een afzonderlijke toelage beschouwd.

Artikel 10.

Vzw Cirkus in Beweging verbindt er zich toe om alle financiële middelen (eigen middelen en, in voorkomend geval toelagen van de Europese, federale, Vlaamse, provinciale of lokale overheid of andere instellingen) waarover ze beschikt, optimaal op elkaar afstemmen en op de meest

doeltreffende wijze in te zetten.

Artikel 11.

§ 1. Stad Leuven kan steeds bijkomende controles uitvoeren onder meer met betrekking tot:

1° de effectieve aanwending van de middelen voor de in artikel 2 § 2 omschreven acties(s) 2° de aard van de ingebrachte kosten

3° het vermijden van dubbele financiering

4° de toepassing van marktraadplegingen voor de aanstelling van aannemers, leveranciers of dienstverstrekkers rekening houdende met de wet op de overheidsopdrachten

§ 2. De controle kan gebeuren aan de hand van volgende documenten:

1° facturen of andere verantwoordingsstukken 2° de boekhouding van organisatie

3° de motivatie van de gunning voor de aanstelling van aannemers, leveranciers of dienstverstrekkers op basis van de uitgevoerde marktraadplegingen

III. OVERHEIDSOPDRACHTEN

Artikel 12.

Vzw Cirkus in Beweging verbindt er zich toe rekening te houden met de wet op de

overheidsopdrachten en voor de aanstelling van aannemers, leveranciers of dienstverstrekkers de nodige wettelijke verplichte marktraadplegingen te doen, om de meest gunstige of beste voorwaarden te bekomen.

IV. COMMUNICATIE

Artikel 13.

Vzw Cirkus in Beweging verbindt er zich toe om bij alle externe communicatie over de acties te verwijzen naar de steun van stad Leuven. Op infoborden en publicaties moet vermeld worden dat het project wordt gerealiseerd met steun van stad Leuven. Het sponsorlogo van stad Leuven moeten duidelijk zichtbaar vermeld worden. Het sponsorlogo kan opgevraagd worden bij de contactpersoon van stad Leuven.

Artikel 14.

Vzw Cirkus in Beweging verbindt zich ertoe om alle medewerking te verlenen bij communicatie van stad Leuven om de acties die kaderen in de doelstelling en actieplan van het meerjarenplan van stad Leuven zoals vermeld in artikel 1 bekend te maken bij de bevolking.

V. DIVERSEN

Artikel 15.

Vzw Cirkus in Beweging verbindt er zich toe om de hulp- of dienstverlening of werking open te stellen voor eenieder, ongeacht geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte,

vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap, sociale afkomst, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst en nationale of etnische afstamming.

Artikel 16.

Stad Leuven moedigt de integratie van de principes van Maatschappelijke Verantwoord Ondernemen

Stad Leuven

(7)

en van de 17 duurzame ontwikkelingsdoelstellingen, zoals goedgekeurd door de Algemene

Vergadering van de Verenigde Naties op 25 september 2015, in de algemene werking van vzw Cirkus in Beweging aan.

VI. OPVOLGING EN BIJSTURING

Artikel 17.

1° De partijen verbinden zich ertoe om onderling alle relevante informatie tijdig uit te wisselen.

2° De partijen stellen één of meerdere contactpersonen aan die verantwoordelijk zijn voor de deskundige inhoudelijke, administratieve en financiële opvolging en eventuele bijsturing van deze samenwerkingsovereenkomst:

• voor stad Leuven: Roselien Cornelissen, coördinator zakelijk beheer, Brusselsestraat 61A, 3000 Leuven

• voor organisatie: Annelies Claessens, bestuurder, E. Ruelensvest 127, 3001 Leuven De briefwisseling gebeurt op hetzelfde adres.

Artikel 18.

Bij mogelijke probleemsituaties wendt stad Leuven zich tot de contactperso(o)n(en) van vzw Cirkus in Beweging. Ten laatste 15 dagen na het eerste contact wordt er een vergadering belegd met de vertegenwoordigers van de ondertekenende partijen.

Artikel 19.

Bijsturingen en eventuele daaruit voortvloeiende wijzigingen van de samenwerkingsovereenkomst zijn, op verzoek van elke partij mogelijk. Deze bijsturingen maken voorwerp uit van voorafgaandelijk overleg. Bijsturingen kunnen aanleiding geven tot een wijziging van deze

samenwerkingsovereenkomst, bijvoorbeeld via goedkeuring door beide partijen van een addendum bij deze samenwerkingsovereenkomst.

Artikel 20.

Iedere partij heeft het recht deze overeenkomst bij aangetekend schrijven en zonder rechterlijke tussenkomst, onmiddellijk te beëindigen ingeval van ernstige tekortkomingen van een partij in het naleven van haar verplichtingen.

VII. LOOPTIJD

Artikel 21. Onderhavige samenwerkingsovereenkomst treedt in werking vanaf de ondertekening en eindigt op 31 december 2021.

Opgemaakt in twee exemplaren te Leuven op ……….. waarvan iedere partij erkent één exemplaar te hebben ontvangen.

Namens stad Leuven,

Geertrui Vanloo Dirk Vansina

Algemeen directeur schepen van openbare werken,

restauraties, jeugd en burgerzaken Namens vzw Cirkus in Beweging,

(8)

Annelies Claessens Jonas Van Soom

Bestuurder Bestuurder

Stad Leuven