///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Facilitair Bedrijf
zoekt een gebouwbeheerder
Statutair Niveau: A Rang: A2 Graad: adviseur Met standplaats: Thuis Met werkterrein: Vlaanderen
Vacaturenummer: 2152
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
1 De vacature in het kort... 2
2 Functiecontext... 2
3 Takenpakket ... 3
3.1 Doel van de functie 3 3.2 Resultaatsgebieden 4 4 Profiel ... 6
4.1 Formele deelnemingsvoorwaarden 6 4.2 Competenties 6 4.3 Toelatingsvoorwaarden 7 5 Aanbod... 8
6 Selectieprocedure ... 8
6.1. Module 1: eerste screening 8 6.2. Module 2: screening persoonsgebonden competenties 9 6.3. Module 3: functiespecifieke screening 9 6.4. Niet nodeloos hertesten 10 7 Hoe kun je solliciteren? ... 10
8 Vragen ... 11
9 Feedback ... 11
10 Reserve en geldigheid ... 12
1 DE VACATURE IN HET KORT
Als gedreven gebouwbeheerder sta je dagelijks in voor het technisch beheer van gebouwen in al zijn aspecten. Dit doe je uiteraard niet alleen, je wordt hierbij ondersteund door jouw team van ervaren collega’s. Vier van jouw toekomstige collega’s zijn erkend NEN2767 inspecteur voor conditiemetingen.
Samen met jouw team werk je mee het in goede staat houden van bestaande gebouwen en je denkt mee over de toekomst van nieuwe gebouwen op technisch vlak.
Het Facilitair Bedrijf geeft je de kans om te werken in een technisch uitdagende omgeving waarin energie- en milieuzorg, naast algemene duurzaamheid, inherent aanwezig zijn. De Vlaamse overheid behoort namelijk tot 1 van de 34 publieke overheden die wereldwijd beschikken over het ISO50001 certificaat voor energiebeheer.
Lees hieronder meer over het gezochte profiel en de selectieprocedure.
2 FUNCTIECONTEXT
Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, waar meer dan 800 collega’s samenwerken om alle medewerkers van de Vlaamse overheid een aangename en duurzame werkomgeving te geven. Zo zijn we verantwoordelijk voor het vastgoedbeheer, de werkplekinrichting, facilitaire diensten zoals schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen-en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid door het aanbieden van ICT-en informatiediensten,-producten en -advies. Zo helpen we de collega’s van de Vlaamse overheid, maar ook lokale besturen en provincies om hun werk optimaal uit te voeren.
Er zijn 2 technische teams: het team Technieken en het team Bouwtechnisch Beheer, met ondersteuning door het team Contractbeheer. Beide teams werken nauw samen met vastgoedverantwoordelijken, bouwkundige projectleiders en uitbaters van gebouwen, om de continuïteit van werking binnen degelijke
comfortvoorwaarden te garanderen. Het gebouwenarsenaal van de Vlaamse overheid vertoont een grote verscheidenheid (kantoorgebouwen, infrastructuur jeugdinstellingen, culturele infrastructuur, onderzoekscentra …).
Het team Bouwtechnisch Beheer is een team met een brede ervaring en een gevarieerd takenpakket, met focus op beheer van gebouwen in al zijn dimensies: pro-actief technisch beheer, opvolging wettelijk onderhoud en keuringen, behandeling van klachten en het verlenen van advies aan derden (extern en intern), opvolging van onderhoudsfirma’s,… Het technisch beheer van gebouwen omvat zowel de uitvoering van herstellingen en kleine verbeteringswerken, als de ondersteuning van de siteverantwoordelijke van de administratieve centra. Je kan rekenen op gemotiveerde collega’s binnen zowel het eigen team als andere teams om je te begeleiden in je opdracht.
Het team Technieken bestaat uit een 15-tal collega’s met verschillende specialiteiten (HVAC, elektriciteit, veiligheid, energiebeheer, milieu, …). Het staat in voor het onderzoeken van technische problemen of noden en de opmaak van technische bestekken of instructies, de opmaak van raamcontracten voor specifieke technische noden, assistentie bij het beheer van gebouwen en hun technische infrastructuur, adviesverlening aan architecten en ontwerpers, … Het takenpakket van het Team Technieken staat garant voor een brede variatie aan opdrachten, over Vlaanderen en Brussel heen.
3 TAKENPAKKET
3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Vanuit de eigen technische specialisatie voorbereiden en opmaken van plannen, ontwerpen of studies en de uitvoering ervan opvolgen teneinde specialistische kennis te leveren ter realisatie van bredere projecten.
Context: Als deskundige, meestal binnen een projectteam. De opdrachten of projecten maken deel uit van de kernactiviteiten van de organisatie. Deze functie kan deelprojecten leiden. Nadruk ligt hier wel op de eigen deskundigheid en niet op de brede projectleiding waar nadruk eerder ligt op bewaking van middelen, integratie van specialisaties en op elkaar afstemmen van deelprojecten (voor deze laatste zie projectmanagement).
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat Voorbeelden van activiteiten
Voorbereiding
Voorbereiden van de studie, het technisch advies of de opdracht teneinde de werkmethode en de benodigde middelen te bepalen.
- Zich steeds goed inhoudelijk op de hoogte stellen van de FMS meldingen. Indien nodig extra informatie vragen bij de klant
- Samen met de klant de best mogelijk oplossingen uitwerken
- Correct en vlot reageren op nieuwe meldingen
- In nauw overleg met de toezichters de regio op een efficiënte wijze beheren door een goede planning van de taken in functie van:
o de beschikbaarheid van de eigen medewerkers
o de verschillende locaties binnen de regio - Een goede budgetinschatting kunnen maken…
Opmaak product
Opmaken van plannen, ontwerpen en studies teneinde een kwaliteitsvolle, technische bijdrage te leveren aan een project of opdracht.
- Een goede raming maken van de meldingen (kleine prijsvraag, OPZB, OA)
- Nazicht offertes
- Opvolging van plannen en ontwerpen
Technisch advies
Geven van technisch advies en informatie aan (interne en externe) klanten teneinde hen toe te laten de technische aspecten goed te interpreteren.
- Deelnemen aan werkgroepen, stuurgroepen,…
- (mee) Organiseren van infomomenten en cursussen betreffende de toegewezen raamcontracten
- Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied
- Proactief signaleren van knelpunten en problemen
Opvolging en controle en eventueel bijsturen Opvolging en controle van de uitvoering en eventueel bijsturen teneinde de vooropgestelde normen, kwaliteit en tijdigheid te garanderen OF wijzigingen in het projectplan mogelijk te maken.
- Opvolging van de FMIS meldingen:
o Aanpassen van de status in functie van het verloop van de werken
o Steeds al de relevantie informatie betreffende de werken (offertes, bestelbonnen, …) actueel houden
- Opvolgen van de raamcontracten die zijn toegewezen:
o Met de leveranciers: regelmatig overleg, controle en goedkeuren van vorderingsstaten, …
o Intern via de verschillende geplande overlegmomenten
- Controle van de aannemers/leveranciers tijdens de werken
- Vaststellen van overtredingen en opstellen van PV’s Evaluatie
Evalueren van de verrichte werkzaamheden
teneinde in te spelen op
verbeteringsmogelijkheden naar de toekomst.
Context: In nauwe samenwerking met alle betrokkenen (aannemers, klant ...)
- Prestaties van derden beoordelen:
o Raamcontractanten o Aannemers
o Studiebureau’s o …
- Evalueren van raamcontractanten en leveranciers en deze informatie intern delen met de betrokkenen
Kennis m.b.t. het vakgebied
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren.
- Zich op de hoogte stellen van de interne afspraken en regelgeving
- Zich continu op de hoogte stellen van de evoluties binnen het vakgebied:
o Via interne opleidingen o Via leveranciers
o Door eigen opzoekwerk o Bezoeken van beurzen o …
- Aangeven van gewenste opleidingsbehoeften Externe vertegenwoordiging
Vertegenwoordigt de organisatie extern (zetelen in commissies, cross functionele werkgroepen …) om de expertise van de entiteit in te brengen
- Deelnemen aan beurzen, werkgroepen, …
4 PROFIEL
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden:
1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen Het Facilitair Bedrijf in alle graden van rang A1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen Het Facilitair Bedrijf én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking1 en je wordt betaald in een salarisschaal in alle graden van rang A1.
2) Je beschikt op uiterste indiendatum (van je kandidatuur) over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot het technisch beheer van meerdere gebouwen.
3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende.
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Els Vandekerckhove, els.vandekerckhove@vlaanderen.be, 0499 59 38 46).
4.2 COMPETENTIES
Technische competenties
• Je hebt inzicht in bouwtechnische aangelegenheden en veiligheid.
• Je kan bouwtechnische plannen lezen en interpreteren.
• Je hebt theoretische en praktische kennis van technische installaties binnen gebouwen met betrekking tot één of meer van volgende domeinen: bouwkunde, elektriciteit, HVAC, sanitair, enz.
• Je hebt basiskennis van CODEX/AREI (eveneens de nieuwe versie van 28/5/2020)
• Je hebt een goede kennis van de gangbare software (MS Word, MS Excel, SharePoint).
• Je beschikt over een getuigschrift preventieadviseur 3 of je bent bereid deze opleiding te volgen.
1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of www.werkenvoorvlaanderen.be (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31).
Persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2)
• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 3)
• Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2)
• Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 1)
• Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 2)
• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je:
▪ voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde
▪ geslaagd zijn voor de selectieprocedure
▪ ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn
▪ je in dienstactiviteit bevinden
▪ burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5 AANBOD
• Je wordt bevorderd in de graad van adviseur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal A211 (bij 0 jaar anciënniteit). Je behoudt reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige.
• Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.VI 36).
• De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?
www.werkenvoorvlaanderen.be
6 SELECTIEPROCEDURE
Door de COVID19-crisispast het Selectiecentrum momenteel haar werkwijze aan en worden sollicitatieprocedures digitaal uitgevoerd of uitgesteld. Als de maatregelen voor de inperking van het coronavirus nog van kracht zullen zijn, is het mogelijkdat de timing van deze sollicitatieprocedure wordt aangepast, of dat er meer digitaal gescreend wordt. Uiteraard brengen we jou in dat geval steeds tijdig op de hoogte.
6.1. MODULE 1: eerste screening
6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden
Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats in de week van 1 december 2020 (datum onder voorbehoud).
6.1.2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst
Deze voorselectie vindt enkel plaats indien er meer dan 1 kandidaat voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden.
Door middel van een standaardvragenlijst beoordeelt een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van Het Facilitair Bedrijf je kandidatuur op volgende criteria:
• eerste toetsing van je motivatie
• eerste toesting van je inzicht in de functie
• eerste toetsing van je technische competenties
• relevantie van je ervaring
De beoordeling gebeurt in de week van 1 december 2020 (datum onder voorbehoud).
Deze voorselectie is eliminerend. Alleen wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 3 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn. Als een van de 3 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.
6.2. MODULE 2: screening persoonsgebonden competenties
Door middel van een assessment center worden volgende competenties bevraagd:
• Verantwoordelijkheid nemen – niveau 2
• Analyseren – niveau 3
• Richting geven – niveau 1
• Oordeelsvorming – niveau 2
• Innoveren – niveau 2
• Klantgerichtheid – niveau 2
Consultants van een extern selectiekantoor nemen deze screening af en zullen je contacteren om een afspraak in te plannen.
Deze module is adviserend. Deze module vindt plaats via Microsoft Teams tussen 7 en 30 december 2020 (datum onder voorbehoud).
6.3. MODULE 3: functiespecifieke screening
Op basis van een jurygesprek met case beoordelen afgevaardigden van Het Facilitair Bedrijf en een selectieverantwoordelijke volgende criteria:
• Je motivatie
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Deze module is eliminerend en vindt plaats in Brussel via Microsoft Teams op 13 januari 2020 (datum onder voorbehoud).
Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je ‘geslaagd’ of ‘niet geslaagd’ bevonden in de selectieprocedure voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.
Wie slaagt, wordt opgenomen in een wervingsreserve.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen.
Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie?
Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.
6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.
7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?
Solliciteer ten laatste op 1 december via het online formulier op www.werkenvoorvlaanderen.be.
Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.
Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via werkenvoor@vlaanderen.be of telefonisch op T 02 553 01 08. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel.
Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingediend. Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.
8 VRAGEN
Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:
Erik Smeets
Teamhoofd technisch gebouwbeheer Erik.smeets@vlaanderen.be
tel 0499 73 69 98
Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:
Els Vandekerckhove selectieverantwoordelijke
els.vandekerckhove@vlaanderen.be tel 0499 59 38 46
Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be
9 FEEDBACK
Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen februari 2020.
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar els.vandekerckhove@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer 2152.
10 RESERVE EN GELDIGHEID
Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van gebouwbeheerder bij Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geslaagden.
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als gebouwbeheerder. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.
De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat eenmaal je in dienst treedt, je niet langer tot de reserve behoort.
