Betoelagingsovereenkomst voor 2016 - 2017 tussen de stad Antwerpen en Bouckenborgh vzw
Krachtens artikel 10 van het algemeen reglement op de toelagen van de stad Antwerpen en het meerjarenplan 2014-2019 wordt een betoelagingsovereenkomst afgesloten:
TUSSEN:
Enerzijds STAD ANTWERPEN, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door haar gemeenteraad, waarvoor optreden de heer Bart De Wever, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Roel Verhaert, stadssecretaris, hierna genoemd ‘de stad’,
Anderzijds Bouckenborgh vzw, met zetel te Bredabaan 561b 2170 Merksem vertegenwoordigd door Danny Matthé, voorzitter van de Raad van Bestuur en Bert Delville , hierna genoemd ‘de
uitvoerder’.
WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:
1. Algemene bepalingen en beleidskader 1.1 Definities
Voor de toepassing van deze overeenkomst wordt verstaan onder:
- overeenkomst: de huidige betoelagingsovereenkomst;
- de stad: beleidsorganen, bedrijfseenheden en administratie;
- jaarverslag: balans en resultatenrekening met toelichtingen en activiteitenverslag;
- (werkings)toelage: de toelage die de uitvoerder van de stad ontvangt;
- jaarlijks actieplan: het plan waarin alle te realiseren doelstellingen en na te streven acties voor het komende jaar zijn geformuleerd.
1.2 Voorwerp van de overeenkomst
Deze overeenkomst definieert het samenwerkingskader en de met deze toelage te realiseren
doelstellingen en concretiseert de aanwending van de door de stad Antwerpen toegekende toelage.
De overeenkomst kadert in:
- de ondersteuning van de Stad Antwerpen aan actoren binnen het jeugdwerk die door hun eigen werking een bijdrage leveren aan de algemene beleidsdoelstellingen van de Stad Antwerpen, zoals vermeld in het meerjarenplan 2014-2019, goedgekeurd door het college op 18 oktober 2013, jaarnummer _2013_CBS_10421 en door de gemeenteraad op 19 november 2013, jaarnummer 2013_GR_00655.
1.3 Duur
Deze overeenkomst wordt afgesloten voor de periode van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2017.
1.4 Juridisch kader
Alle toepasselijke vigerende wet- en regelgevingen gelden voor deze overeenkomst. Meer specifiek, maar niet-limitatief wordt verwezen naar onderstaande wet- en regelgeving:
- het gemeentedecreet van 15 juli 2005;
- de wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd door de wet van 2 mei 2002, op de verenigingen zonder winstoogmerk;
- gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) – Algemeen reglement op de toelagen;
- de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen;
- wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
- decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
1.5 Beleidsvisie van de stad
Het beleid van de stad dat betrekking heeft op het voorwerp van deze overeenkomst is onder meer omschreven in de meerjarenplanning 2014-2019, goedgekeurd door het college op 18 oktober, jaarnummer _2013_CBS_10421 en door de gemeenteraad op 19 november 2013, jaarnummer 2013_GR_00655.
De uitvoerder levert een bijdrage aan de realisatie van volgende doelstellingen:
1SBR05 - Alle kinderen, tieners en jongeren ervaren voldoende fysieke en mentale ruimte om zich in hun vrijetijd te ontspannen en te ontplooien
- S-BR0502 De stad, haar districten en haar partners organiseren een gevarieerd en kwaliteitsvol jeugdwerkaanbod voor kinderen, tieners en jongeren
- S-BR050201 Het aanbod van het professioneel jeugdwerk is permanent afgestemd op de noden van kinderen, tieners en jongeren in de buurt
- S-BR050203 Kinderen, tieners en jongeren worden gestimuleerd tot deelname aan en betrokkenheid bij het jeugdaanbod
De uitvoerder legt de geplande acties in het kader van deze overeenkomst vast in de
actieplannen voor 2016 en 2017. Deze kunnen worden opgevraagd in januari van het lopende jaar bij de uitvoerder.
1.6 Kernactiviteiten en beleidsvisie van Bouckenborgh vzw 1.6.1 Kerntaak
Jongerencentrum Bouckenborgh is een open en autonoom jeugdcentrum en huis in een grootstedelijke context met faciliteiten voor alle jeugd (3 - 30jaar). Vanuit het geloof in het potentieel geeft JC Bouckenborgh hen kansen om zichzelf te zijn, zich te ontwikkelen en zich te tonen. JC Bouckenborgh is een plek waar ze elkaar kunnen ontmoeten, waar ze kunnen
participeren en waar ze verantwoordelijkheid kunnen opnemen.
We willen onze werking en beleid vanuit een aantal gedeelde waarden vorm geven: geloof in het potentieel van de jeugd, openheid, authenticiteit, verantwoordelijkheid en laagdrempeligheid.
We hebben zeven kerntaken waaraan we werken in functie van onze missie en doel: ontmoeting, activiteitenaanbod, competentieversterking, ondersteuning, partner in een geïntegreerd en
integraal jeugdbeleid, logistieke dienstverlening en interne uitbouw van de organisatie.
Daarnaast kan de vzw alle activiteiten ontplooien die rechtsreeks en onrechtstreeks bijdragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen binnen de grenzen van wat wettelijk is toegelaten en waarvan de opbrengsten altijd en volledig zullen worden bestemd voor de verwezenlijking van diezelfde doelstellingen.
1.6.2 Activiteiten en doelgroep
JC Bouckenborgh wil kinderen, tieners en jongeren ruimte, kansen en ondersteuning bieden om zich op verschillende manieren te manifesteren. De hedendaagse jongerencultuur is daarbij de basis. De doelgroep is kinderen, tieners en jongeren tussen 3 en 26 jaar.
JC Bouckenborgh doet een beroep op een team van vrijwilligers.
2. Wederzijdse engagementen en afspraken in het kader van deze overeenkomst 2.1 Gegevensuitwisseling
De stad en de uitvoerder streven naar een optimale gegevensuitwisseling, dat zich onder andere zal uiten in:
- het tijdig en correct aanleveren van (beheers)informatie (cfr. 3.2 Rapportering) - transparantie over de beschikbaarheid van middelen en de aanwending van deze ter
beschikking gestelde middelen;
- het duidelijk aangeven wanneer rapportagedocumenten van vertrouwelijke aard zijn en het respecteren van deze vertrouwelijkheid, rekening houdend met de algemene
bepalingen betreffende openbaarheid van bestuur.
2.2 Engagementen van Bouckenborgh vzw 2.2.1 De eigen werking
De vzw:
- heeft hierbij oog voor de sociale en milieuaspecten, zoals die door de stad zijn
uitgetekend in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Deze richtlijnen zijn op te vragen bij de stad;
- behoudt en verhoogt haar kennis die noodzakelijk is om haar opdracht te vervullen;
- streeft naar een verdere verhoging van de kwaliteit van het eigen aanbod en zal de kwaliteit van het aanbod afstemmen op de evoluerende behoeften van de doelgroep;
- streeft naar een voortdurende verbetering van de efficiëntie van de interne organisatie;
- leeft de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag ter bescherming van de Rechten van de Mens en de fundamentele vrijheden (EVRM) na.
De werkingstoelage of infrastructuur van de stad aanwenden op een wijze die in strijd is met dit engagement leidt steeds tot sancties zoals: weigeren of terugvorderen van de toelage, eenzijdig beëindigen van de samenwerking, verhuurverbod in alle stedelijke centra of weigering van logistieke ondersteuning. De stad kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van de opgelegde sancties.
2.2.2 Personeelsbeleid
De uitvoerder doet maximale inspanningen op het gebied van diversiteit, integriteit, kostenbewustzijn, samenwerking, kinderrechten en gezinsvriendelijkheid op vlak van personeelbeleid.
2.2.3 Verzekeringen
Indien de vzw met eigen personeel en/of vrijwilligers werkt, dan sluit de uitvoerder volgende verzekeringen af op eigen kosten:
- verzekering arbeidsongevallen (personeel)
- verzekering lichamelijke ongevallen (vrijwilligers)
De vzw dient haar burgerlijke verantwoordelijkheid op zo’n manier te verzekeren dat zij geniet van voldoende dekking voor schadegevallen die zich kunnen voordoen in het kader van haar werking.
2.3 Engagementen van de stad
De stad verleent aan de uitvoerder, volgens het principe van het algemeen reglement op de toelagen, een werkingstoelage van 184.250 EUR voor 2016 (waarvan het volledige bedrag in het kader van het Stedenfonds). Dit voor het organiseren en het verzekeren van de globale werking van Bouckenborgh vzw zoals vermeld in 1.6 Kernactiviteiten en beleidsvisie.
Voor de financiering van de actie zal aan de uitvoerder het toegekende jaarbedrag gestort worden, volgens onderstaande modaliteiten:
Na goedkeuring door het college zal aan de uitvoerder het toegekende jaarbedrag in volgende schijven worden uitbetaald, afhankelijk van de hoogte van het toegekende subsidiebedrag:
- kleiner dan 25.000 euro: volledig in 1 keer;
- tussen 25.000 euro en 125.000 euro: per semester;
- tussen 125.000 euro en 250.000 euro: per kwartaal;
- meer dan 250.000 euro: maandelijkse schijven.
Deze uitbetalingstermijnen kunnen door de stad gewijzigd worden in functie van de beschikbare kredieten.
De uitvoerder neemt kennis van de financiële richtlijnen die gelden voor de opmaak van het afrekeningsdossier
De werkingstoelage voor 2017 moet bij het afsluiten van deze overeenkomst nog bepaald worden. De stad engageert zich er toe om als een goede huisvader maximale inspanningen te leveren om de toegekende betoelaging jaarlijks in de begroting op te nemen.
De uitvoerder verklaart erop gewezen te zijn dat de activiteiten in het kader van deze betoelagingsovereenkomst in geen geval het voorwerp mogen uitmaken van een dubbele subsidiëring.
Binnen de mogelijkheden van de strategische meerjarenplanning van de stad kan de werkingstoelage worden gewijzigd:
o door budgettaire noodwendigheden van de stad. De stad zal de uitvoerder omstandig en tijdig informeren over deze budgettaire noodwendigheden en in onderling overleg bepalen of een aanpassing van deze betoelagingsovereenkomst, overeenkomstig de procedure, vervat in ‘6. Aanpassing overeenkomst’, noodzakelijk is.
o in geval van substantiële kostenwijzigingen ten gevolge van factoren die vreemd zijn aan het beheer van de vzw. De uitvoerder zal de stad dan tijdig een dossier
voorleggen om die factoren te staven.
o in geval van wijzigingen in de na te streven doelstellingen. Om hieruit voortkomende bijkomende kosten te staven zal de uitvoerder de stad een uitgewerkt dossier
2.4 Afspraken rond door de stad ter beschikking gestelde infrastructuur
Voor de terbeschikkingstelling door de stad van Bredabaan 561b, 2170 Merksem aan Bouckenborgh vzw werd een concessieovereenkomst afgesloten volgens het jeugdconcessiereglement. Deze
overeenkomst wordt door de dienst Ruimtebeheer beheerd.
Een beëindiging van de betoelagingsovereenkomst met de uitvoerder betekent tevens een stopzetting van deze concessieovereenkomst.
2.5 Afspraken rond vermelding ondersteuning door de stad
In dit kader bezorgt de uitvoerder 1 exemplaar van elke publicatie die wordt aangemaakt in 2016 - 2017 aan zijn contactpersoon op de jeugddienst. Het sponsorlogo van de stad wordt prominent op de eigen website(s) geplaatst. Dit logo wordt aangeleverd door de stad. De grootte van het sponsorlogo van de stad staat in een correcte verhouding tot eventuele andere sponsors.
De uitvoerder linkt op de eigen website en op de eigen pagina’s op sociale netwerksites naar de website en sociale netwerksites van de stedelijke jeugddienst.
2.6 Afspraken rond de bekendmaking van het aanbod
De uitvoerder verbindt zich ertoe zijn open aanbod tijdig bekend te maken in het hele
werkingsgebied, o.a. door het open aanbod zichtbaar te afficheren aan de straatkant en te publiceren op internet.
3. Opvolging, rapportering en controle 3.1 Opvolging van de overeenkomst
De realisatie van de doelstellingen wordt opgevolgd op basis van de actieplannen van 2016 en 2017 en de hierin opgenomen indicatoren.
De betoelagingsovereenkomst wordt binnen Bouckenborgh vzw opgevolgd door de coördinator.
De contactpersoon voor de overeenkomst is:
Vzw Jongerencentrum Bouckenborgh t.a.v. Bert Delville
Bredabaan 561b 2170 Merksem
De betoelagingsovereenkomst wordt binnen de stad opgevolgd door de inhoudelijk regisseur:
2000 Antwerpen
3.2 Rapportering
3.2.1 Cijfermatige rapportage
De uitvoerder rapporteert 2 keer per jaar het aantal deelnames en activiteiten aan de inhoudelijk regisseur. Dit op 15 juni en op 10 januari. Op 10 januari rapporteert de uitvoerder bijkomend het aantal unieke deelnemers.
3.2.2 Financieel
De uitvoerder bezorgt op vastgelegde tijdstippen volgende documenten:
1 maart:
- de financiële afrekening van het vorige jaar, die bestaat uit het ingevuld sjabloon, nieuwe documenten voor het permanent dossier, de uitdraai uit de boekhouding: analytische historiek per grootboekrekening, de voorlopige balans en resultatenrekening.
De uitvoerder zorgt ervoor dat de financiële bewijsstukken raadpleegbaar zijn ter controle.
30 juni:
- een verslag van de bedrijfsrevisor, met daarin de verklaring dat de financiële richtlijnen werden gevolgd, indien het bedrag van de betoelagingsovereenkomst groter is dan
€ 25 000 en als de overeenkomst meer dan 50 % van de inkomsten van de uitvoerder voor het lopende jaar uitmaakt;
- het door de algemene vergadering goedgekeurde jaarverslag van de vzw, bijgevoegd de balans en de resultatenrekening die in het kader van de financiële transparantie steeds kunnen worden voorgelegd.
15 november: de financiële planning en de begroting van het komende jaar.
3.3 Controle
De uitvoerder verbindt zich ertoe de toegekende middelen te beheren als een goede huisvader en uitsluitend aan te wenden voor het verwezenlijken van de doelstellingen zoals omschreven in deze overeenkomst.
De stad heeft het recht om door haar eigen diensten of door een externe bedrijfsrevisor onaan- gekondigde controles van de boekhouding te laten uitvoeren.
De stad Antwerpen, afdeling Fondsen heeft een controlefunctie in functie van de realisatie van het Stedenfondsprogramma 2014-2019 en is verantwoordelijk voor de financiële controle op de
Contact persoon voor de afdeling Fondsen
Stad Antwerpen – Strategische coördinatie/afdeling Fondsen Wim Blommaart
Postadres: Grote Markt 1, 2000 Antwerpen Telefoonnummer: 03 338 61 28
Email: wim.blommaart@stad.antwerpen.be
De stad heeft steeds het recht om (ter plaatse) na te gaan of:
- de toelage wordt aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend;
- de uitvoering wordt gegeven aan de beheersovereenkomst;
- de afgesproken doelstellingen worden nagestreefd en gerealiseerd.
De controle hierop gebeurt door personeelsleden van de stad of door externen, daartoe aangeduid door de stad.
4. Evaluatie 4.1 Procedure
De uitvoering van deze overeenkomst wordt door de uitvoerder en de inhoudelijke regisseur halfjaarlijks geëvalueerd. Op het einde van de looptijd van de overeenkomst wordt de volledige looptijd van de overeenkomst geëvalueerd.
Elke wijziging in de uitvoering in tussentijd wordt door de uitvoerder onmiddellijk gemeld aan de stad.
De evaluatie zal worden uitgevoerd op basis van plaatsbezoeken, de cijfermatige rapportering, zoals voorzien 3.2.1 en de realisatie van de afgesproken doelstellingen, acties en indicatoren uit het actieplan.
4.2 Beoordeling
De beoordeling volgt op basis van de resultaten van de evaluatie, zoals vermeld in ‘4.1 Evaluatie’.
Er zijn drie mogelijke beoordelingen: positief, waarschuwing, negatief. De beoordeling zal steeds schriftelijk (digitaal) worden meegedeeld aan de uitvoerder.
4.2.1 Indien de stad bij de evaluatie van mening is dat de uitvoerder zijn verbintenissen zoals afgesproken nakomt, ontvangt de uitvoerder een positieve evaluatie. De volgende evaluatie vindt 6 maanden later plaats.
4.2.2 Indien de stad bij de evaluatie van mening is dat de uitvoerder zijn verbintenissen niet nakomt, ontvangt de uitvoerder een waarschuwing met vermelding van de te nemen bijsturingmaatregelen. Tussentijds (na drie maanden) volgt er een opvolgingsgesprek met de inhoudelijk regisseur van de stad.
Indien de maatregelen onvoldoende werden opgevolgd, krijgt de uitvoerder een negatieve beoordeling.
4.2.3 Bij een negatieve beoordeling volgt er de volgende 6 maanden een intensief
verbetertraject onder begeleiding van de inhoudelijk regisseur van de stad. Er worden bijsturingsmaatregelen geformuleerd en er volgen maandelijks opvolgingsgesprekken.
Indien na deze periode voldoende verbetering wordt vastgesteld, krijgt de uitvoerder een positieve beoordeling.
Indien er onvoldoende verbetering werd vastgesteld krijgt de uitvoerder een tweede negatieve beoordeling. De uitvoerder zal hiervan door een aangetekend schrijven op de hoogte worden gebracht. De stad behoudt zich het recht een sanctie te nemen. Deze sanctie houdt in: een verandering van de opdracht, een aanpassing van de toelage of de vroegtijdige stopzetting van de betoelagingsovereenkomst.
5. Gevolgen bij niet naleving van deze overeenkomst
De uitvoerder zal de toegekende toelagen gedeeltelijk of integraal moeten terug betalen, indien er onregelmatigheden in het beheer worden vastgesteld of indien de uitvoerder:
- de toelage niet aanwendt voor het doel waarvoor zij is toegekend;
- de in deze overeenkomst gevraagde verantwoordingsstukken niet of niet correct voorlegt;
- zich verzet tegen controle;
- de modaliteiten, vastgelegd bij de toelagetoekenning, niet naleeft;
Opschorting van verdere toekenning van toelagen kan gebeuren indien voor eerder toegekende toelagen de gevraagde verantwoording niet wordt verstrekt of zolang de uitvoerder zich verzet tegen controle.
6. Aanpassing overeenkomst
De stad verbindt er zich echter toe om geen beleidsprioriteiten voorop te stellen die onverenigbaar zijn met de prioriteiten die vervat zijn in ‘1.5 Beleidsvisie van de stad’ en waarop de algemene geest van deze overeenkomst is gesteund.
Deze overeenkomst kan op verzoek van een van de partijen jaarlijks worden aangepast, voor zover een dergelijk verzoek tot aanpassing vóór 15 juni aan de andere partij wordt meegedeeld.
Een dergelijk verzoek tot wijziging moet zijn gesteund op gewijzigde omstandigheden die in het verzoek omstandig moeten worden opgegeven. Indien beide partijen akkoord gaan met de wijziging, verbinden zij er zich toe om een bijakte op te stellen waarin de wijzigingen zullen worden
opgetekend. Indien partijen echter niet tot een akkoord kunnen komen, zullen ze in overeenstemming met de procedure vervat in 5. Gevolgen bij niet naleving van deze overeenkomst, de twistpunten aan arbitrage onderwerpen.
Opgemaakt te Antwerpen, op 1 januari 2016 in 3 exemplaren. Beide partijen erkennen één exemplaar ontvangen te hebben.
Voor stad Antwerpen, Namens de gemeenteraad
De stadssecretaris De voorzitter van de gemeenteraad
Roel Verhaert Bart De Wever
Voor Bouckenborgh vzw
Danny Matthé Bert Delville
Voorzitter Raad van Bestuur coördinator
