Samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en Cultuurconnect vzw betreffende Open Vlacc
TUSSEN
De stad Antwerpen, vertegenwoordigd door haar gemeenteraad, voor wie optreden de heer Bart De Wever, voorzitter, en de heer Sven Cauwelier, algemeen directeur
hierna genoemd “de Bibliotheek”;
en
Cultuurconnect vzw, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Priemstraat 51, ingeschreven in de Kruispuntbank voor ondernemingen onder het nummer 0629.858.909, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Herman Lauwers, voorzitter en Bart Beuten, directeur
hierna ‘Cultuurconnect’ genoemd anderzijds;
Verder gezamenlijk Partijen genoemd OVERWEGENDE
De Vlaamse Centrale Catalogus, sinds 2007 Open Vlacc genoemd, omvat de titelbeschrijvingen uit de collecties van openbare bibliotheken, excerpten en de beschrijving van digitale bronnen waaronder een selectie van websites.
De openbare bibliotheken van de steden Antwerpen, Brugge, Brussel, Gent, Leuven en de Provinciale Bibliotheek Limburg hebben sinds 1987 in samenwerking gezorgd voor de kwalitatieve invoering van
titelbeschrijvingen in de Vlaamse Centrale Catalogus en beschikken over unieke kennis en ervaring aangaande het invoeren van titelbeschrijvingen in het netwerkverband en het gebruik en de bijwerking van catalografische regels met betrekking tot de invoer in de centrale catalogus.
Het invoeren kaderde tot 2001 in de decretale opdracht van deze steden als Centrale Openbare Bibliotheek en van 2001 tot 2008 kaderde het in de samenwerking tussen VCOB en deze steden als de Vlacc partners met de doelstelling de bovenlokale ondersteuning van de Vlaamse openbare bibliotheken door middel van het voorzien van bibliografische beschrijvingen.
In 2008 werd Bibnet opgericht die de samenwerking rond Open Vlacc verderzette, met de steun van de Vlaamse overheid.
Cultuurconnect en de openbare bibliotheken van de steden Antwerpen, Brugge, Brussel, Gent, Leuven en de Provinciale Bibliotheek Limburg sloten hiertoe een samenwerkingsovereenkomst af met een werking van 2009 tot 2013. In 2013 sloten Cultuurconnect en de genoemde partners een samenwerkingsovereenkomst van 2014 tot 2015. In 2015 sloten Cultuurconnect en de genoemde partners een samenwerkingsovereenkomst voor 2016.
In 2016 fusioneert Bibnet met Locus tot Cultuurconnect. Cultuurconnect neemt alle verbintenissen van Bibnet over.
De Vlaamse Overheid financiert via Cultuurconnect Open Vlacc en dit omvat naast kostenposten zoals de systeemuitbating, licentie op het gebruik van muziekdata van de Centrale Discotheek van Rotterdam en de invoer en onderhoudstaken door de Vlacc partners, ook het centraal inzetten van gekwalificeerd personeel met als opdracht de Open Vlacc invoer te coördineren en te optimaliseren.
Cultuurconnect en bovengenoemde bibliotheken hebben de gemeenschappelijke doelstelling om Open Vlacc verder uit te bouwen tot een zo volledig mogelijk, actueel en kwaliteitsvol bibliografisch bestand. De partijen ijveren voor het optimaliseren (centralisering, standaardisering, verbetering van flexibiliteit, efficiëntie en
snelheid van doorstromen) van de datainvoer, –onderhoud en –verrijking. Hiermee beogen ze positieve effecten op de bibliotheekorganisaties, op de collectievormingsprocessen, op publiekstoepassingen en op het draagvlak van bibliotheken bij het publiek.
In de periode 2018-2021 migreren alle Vlaamse Openbare bibliotheken naar het Eengemaakt
Bibliotheeksysteem (EBS). De visie, het businessmodel en het plan van aanpak voor de integraliteit van de catalografie voor de Vlaamse Openbare bibliotheken, werken we uit in het project Cata2020. Om voldoende tijd te hebben om EBS en de vernieuwde Open Vlacc, beide onderdelen van de basisinfrastructuur Digitale bibliotheek, goed op elkaar af te stemmen, en de vernieuwing met de nodige zorg uit te werken, wensen we de bestaande samenwerking voor 3 jaar te continueren.
Mocht blijken dat er voor de afloop van dit contract nieuwe afspraken moeten gemaakt worden zullen er tijdig gesprekken worden gestart met de invoerpartners die resulteren in een bijgewerkte of nieuwe
samenwerkingsovereenkomst.
WORDT OVEREENGEKOMEN DAT 1. Samenwerking
De partijen wensen de bestaande samenwerkingen verder te zetten, rekening houdend met eisen die voortspruiten uit een evoluerend bibliotheeklandschap:
● Open Vlacc is de basis voor de cataloguspresentatie van alle bibliotheken die participeren aan het project Bibliotheekportalen.
● Open Vlacc is voor veel bibliotheken de basis voor de collectieverwerking/etikettering
● Er is steeds meer druk van bibliotheken om de beschrijvingen sneller te ontvangen (focus op snellere en vollediger catalografie door centraal een aantal taken op te nemen);
● De omvang en diversiteit van de te beschrijven collecties groeit voortdurend;
● In 2018 eindigt de opdracht van de provincies inzake bibliotheken, met name de opdracht om provinciale bibliotheeksystemen uit te baten en te ontwikkelen.
Met de bijgestelde voorwaarden willen de partijen de bestaande samenwerking vastleggen in deze
overeenkomst. Deze overeenkomst strekt er toe een regeling uit te werken betreffende de diensten die door de openbare bibliotheek van ondergetekende partij in het kader van de Open Vlacc samenwerking ten behoeve van de openbare bibliotheeksector in Vlaanderen worden geleverd aan Cultuurconnect. Deze regeling is parallel met de samenwerkingsovereenkomsten die ook met Brugge, Brussel, Gent, Leuven en Hasselt afgesloten worden voor 2019-2021.
2. Duur
1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een duur van 3 jaar, vanaf 1 januari 2019 en eindigend op 31 december 2021.
2. Onderhavige overeenkomst kan worden verlengd mits schriftelijk akkoord van beide partijen vóór 1 november van het laatste werkingsjaar.
3. Omschrijving van de diensten
1. De diensten betreffen het verzekeren van:
A) Een vast takenpakket met betrekking tot het catalogusonderhoud en –uitbouw.
B) Een variabel takenpakket met betrekking tot de invoer van nieuwe titelbeschrijvingen.
2. De diensten worden gerealiseerd volgens de bibliografische regelwerken en de vastgelegde procedures, normen en afspraken die in de werkgroepen worden vastgelegd.
3. De diensten betreffen alle materialen van de actuele collectie die door de Bibliotheek aan haar publiek worden aangeboden en ontsloten. Onder actuele collectie wordt bedoeld: collecties gepubliceerd in de laatste 10 jaar.
4. De inhoud van de respectievelijke takenpakketten wordt bepaald in overleg met de werkgroepen en tussen de respectievelijke verantwoordelijken van de betreffende organisaties en Cultuurconnect. De invulling van de betrokkenheid van de partners kan evolueren met de inzet op de creatie van meerwaarde en Cultuurconnect ziet toe op de gelijkwaardige verdeling van de inzet.
5. Het vast takenpakket wordt uitgedrukt in aandelen VTE (eenheidsprijs 65.000 euro) en omvat minstens:
a. De inhoudelijke opvolging van de invoer, ook door derden, van de bibliografische beschrijvingen, inclusief de ontsluiting, en in het bijzonder van alle aanwinsten en het aanpassen en bijstellen van de referentiebestanden (Authority beheer en kwaliteitsbewaking).
b. De actieve deelname aan de werkgroepen in functie van het maken en bespreken van voorstellen voor de kwaliteitsverbetering van de catalogus en de werking (11 werkgroepvergaderingen per jaar) en deelname aan de elektronische fora.
6. Het variabel gedeelte wordt gevormd door het samen nemen van de stukvergoeding voor meetbare invoertaken:
a. Nieuwe invoer van beschrijving voor alle types materialen behalve artikels – uitgegeven in de laatste 10 jaar – (boeken, strips, film, cd, …) of voor de aanvulling van de aangeleverde precat- beschrijving voor deze materialen. (10 euro/stuk).
b. Het aanvullen van een muziek CD record van CDR. (5 euro/stuk) c. Het aanmaken van een muziek track record (2 euro/stuk) 4. Uitvoeringsbepalingen
1. Voor de uitvoering van de opdrachten, bepaald in deze overeenkomst, zal de Bibliotheek personeelsleden met de vereiste bekwaamheden aanstellen. De aangestelden voor de opdracht worden effectief vrijgesteld van andere taken, teneinde de vereiste werkzaamheden in het kader van deze overeenkomst uit te voeren. De aangestelden moeten op regelmatige basis de taken kunnen waarmaken.
2. De namen van de aangestelden worden doorgegeven aan Cultuurconnect en desgewenst ook opgenomen in de elektronische fora die rond de invoer en het onderhoud worden ingericht door Cultuurconnect.
3. De werkgroepen worden samengesteld door expert vertegenwoordigers uit de respectievelijke samenwerkende bibliotheken en worden gecoördineerd door Cultuurconnect.
4. De werkgroepen bepalen of bevestigen de bibliografische regelwerken, procedures, normen en afspraken die gelden bij de invoer en het onderhoud op Open Vlacc. De werkgroepen kunnen geen opdrachten uitvoeren die buiten het kader en de geest van deze overeenkomst gaan. Cultuurconnect en de directie van de Bibliotheek zien hierop toe.
5. Cultuurconnect verbindt er zich toe, de verplaatsingskosten van uitgenodigde personeelsleden van de Bibliotheek voor de deelname aan werkgroepvergaderingen, rechtstreeks aan betrokkenen te vergoeden.
Er wordt vergoed met de officiële tarieven voor een treinticket heen en weer 2de klas van de stad van de tewerkstellende bibliotheek tot de stad waar de vergadering doorgaat.
5. Eenheidsprijzen
1. Voor deze overeenkomst worden volgende basistarieven vastgelegd:
Omschrijving activiteit Eenheidsprijs
inzet van een voltijds equivalent (220 effectieve werkdagen) 65.000,00 EUR invoer van een nieuwe beschrijving of de aanvulling van de aangeleverde precat-
beschrijving voor alle types materialen (boeken, films, strips, , …)
10 EUR
aanvullen van een muziek CD record afkomstig van CDR 5 EUR
aanmaken van een muziek track record 2 EUR
2. Op de vergoedingsbedragen is geen btw van toepassing.
3. De eenheidsprijzen voor de vergoeding worden voor het volledige jaar vastgelegd en worden niet geïndexeerd.
4. De overeenkomst wordt afgesloten met de Bibliotheek om uitvoering te geven aan specifieke taken ten behoeve van de bovenlokale bibliotheekwerking, in casu het gemeenschappelijk Vlaams catalogusproject naast of boven haar gewone werking. De extra vergoeding voor onderhavige bovenlokale activiteiten
hebben betrekking op een heroriëntering van het bestaand personeel en/of bijkomende of vervangende aanwerving.
6. Vergoeding 2019
1. Voor 2019 zal Cultuurconnect de inzet op het vast dienstenpakket vergoeden als in onderstaande tabel.
Vaste deel 2019 Antwerpen Brugge Brussel Gent Hasselt Leuven Totaal
Aantal VTE's 1,215 0,81 0,81 1,215 1,01 0,81 5,87
Totaal vaste vergoeding 65.000 78.975 52.650 52.650 78.975 65.813 52.650 381.713
2. Voor 2019 zal Cultuurconnect het variabel deel vergoeden als in onderstaande tabel.
Variabel deel 2019 prijs Antwerpen Brugge Brussel Gent Hasselt Leuven Totaal vergoeding nieuwe
invoer, precat en BB 10 41.920 26.240 24.950 30.190 25.060 26.060 174.420 vergoeding bijwerken
CDR 5 7.255 3.900 6.870 6.045 1.210 5.755 31.035
vergoeding nieuwe tracks 2 542 2.410 192 198 22 132 3.496
Totaal vergoeding
variabel deel 2018 49.717 32.550 32.012 36.433 26.292 31.947 208.951
3. Het bedrag dat de Bibliotheek zal ontvangen in 2019 wordt samengesteld door de som van het vast en variabel deel van dat jaar als in onderstaande tabel.
Totaal vergoeding 2019 Antwerpen Brugge Brussel Gent PBL Leuven Totaal Totaal vergoeding 128.692 85.200 84.662 115.408 92.105 84.597 590.664
7. Vergoeding 2020 en 2021
1. Voor 2020 en 2021 zal Cultuurconnect de inzet op het vast dienstenpakket vergoeden als in onderstaande tabel.
Vaste deel 2020 en 2021 Antwerpen Brugge Brussel Gent Hasselt Leuven Totaal
Aantal VTE's 1,215 0,81 0,81 1,215 1,01 0,81 5,87
Totaal vaste vergoeding 65.000 78.975 52.650 52.650 78.975 65.813 52.650 381.713
2. In de loop van 2019 en ten laatste in de maand november worden in gemeenschappelijk overleg tussen de Bibliotheek en Cultuurconnect de maximale hoeveelheden voor het variabel takenpakket vastgelegd. Deze worden schriftelijk bevestigd in een document “jaarlijkse uitvoeringsafspraken”.
3. De eenheidsprijzen zoals vastgelegd voor 2019 blijven van toepassing.
8. Jaarlijkse uitvoeringsafspraken
1. Partijen kunnen de nadere modaliteiten van hun samenwerking binnen het kader van deze overeenkomst vastleggen in uitvoeringsafspraken.
2. De Bibliotheek vaardigt haar directeur af als vertegenwoordiger om de jaarlijkse uitvoeringsafspraken voor de diensten bepaald in onderhavige overeenkomst te onderhandelen en vast te leggen in
gemeenschappelijk akkoord.
3. Voorafgaand aan de opstelling van de jaarlijkse uitvoeringsafspraak is er minstens één gezamenlijk overleg met de directies en verantwoordelijken van de samenwerkende bibliotheken waarin de evolutie en werking van Open Vlacc wordt geëvalueerd.
9. Betalingsmodaliteiten
1. Overeenkomstig de vastgelegde vergoedingstarieven, zal Cultuurconnect deze in twee schijven uitbetalen:
a. Het eerste kwartaal van het jaar het bedrag voor het vast gedeelte.
b. Het laatste kwartaal van het jaar het variabel gedeelte overeenkomstig de voor dat jaar vastgelegde invoeraantallen en bedragen.
2. De vergoeding wordt door Cultuurconnect aan Bibliotheek uitgekeerd door overschrijving op het hieronder opgenomen rekeningnummer met desgevallend vermelding van het meegedeelde refertenummer.
3. De formele acceptatie van de opgeleverde diensten, gebeurt op de acceptatievergadering. De acceptatievergadering zal minstens eenmaal per jaar georganiseerd worden.
10. Rechten
1. De Bibliotheek behoudt de vermogensrechten op alle data die ze in het kader van de Open Vlacc werking en van de onderhavige overeenkomst heeft ingebracht of zal inbrengen in de bestaande Vlaamse Centrale Catalogus (Open Vlacc).
2. Cultuurconnect is de producent van en houder van de sui generis rechten op de databank Open Vlacc zoals bedoeld in de toepasselijke wetgeving. Alle rechten verbonden aan de ontwikkeling, realisatie en
commercialisatie van het ontwerp van de databank behoren op exclusieve wijze aan Cultuurconnect toe.
Indien vereist zal de Bibliotheek al het nodige doen teneinde dergelijke rechten aan Cultuurconnect over te dragen.
3. De Bibliotheek geeft aan Cultuurconnect het niet-herroepbaar en altijddurend niet-exclusief gebruiksrecht op reproductie en openbaarmaking in elke mogelijke vorm op deze data. Dit recht mag alleen uitgeoefend worden ter ondersteuning van de sector van de openbare bibliotheken en bij uitbreiding het openbaar bibliotheekwezen en de publieke bekendheid en legitimatie ervan.
4. De Bibliotheek zal Cultuurconnect vrijwaren tegen alle mogelijke vorderingen van derden die zich zouden verzetten tegen het uitoefenen van het door haar verleende gebruiksrecht.
Cultuurconnect verleent de Bibliotheek het niet-herroepbaar en altijddurend niet-exclusief recht om de beschrijvingen uit Open Vlacc over te nemen, te reproduceren en openbaar te maken in elke mogelijke vorm ten behoeve van het beheer en de exploitatie van de eigen collectie aansluitend bij de opdracht van de bibliotheek. Dit gebruiksrecht wordt slechts verleend voor zover en in de mate dat Cultuurconnect hiervan zelf over de auteursrechtelijke en andere vermogensrechten dan wel over een rechtsgeldig gebruiksrecht op de betreffende titelgegevens beschikt. De voorwaarden en bepalingen worden aangegeven in de Gebruikersovereenkomst Open Vlacc Titelbeschrijvingen zoals gepubliceerd op
http://www.cultuurconnect.be/sites/default/files/atoms/files/Gebruikersovereenkomst_OpenVlacc_
2017.docx. Wijzigingen op deze tekst zijn enkel van toepassing op Bibliotheek na goedkeuring door de directeur en bij opname in de jaarlijkse uitvoeringsafspraken zoals hierboven bepaald.
5. Cultuurconnect zal de Bibliotheek vrijwaren voor alle mogelijke vorderingen van derden die zich zouden verzetten tegen het uitoefenen van het door haar verleende gebruiksrecht.
6. Het gebruiksrecht dat Cultuurconnect verleent aan Bibliotheek is kosteloos.
11. Overmacht
1. Gevallen van overmacht schorsen de uitvoering van de verbintenissen van partijen. Indien de schorsing meer dan 2 maanden duurt en voor zover niet voldaan wordt aan artikel 3b hierna, heeft iedere partij het
recht, zonder schadevergoeding verschuldigd te zijn, deze overeenkomst onmiddellijk te beëindigen d.m.v.
een aangetekend schrijven.
2. Partijen komen overeen als overmacht te beschouwen iedere onoverkomelijk, onvoorzienbare gebeurtenis onafhankelijk van de wil van de partij, waardoor de nakoming van de verplichtingen in deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk worden verhinderd of beperkt.
3. De door de overmacht getroffen Partij zal voor de duur ervan vrijgesteld zijn van die contractuele verplichtingen waarvan de uitvoering rechtstreeks wordt verhinderd of beperkt door overmacht op voorwaarde echter dat de betrokken Partij:
a) dadelijk de andere Partij op de hoogte brengt van de oorzaken van de overmacht;
b) zijn best doet om dergelijke oorzaken van niet-uitvoering te vermijden of teniet te doen, voor zover de kosten hieraan verbonden niet in wanverhouding staan tot de inkomsten; en alle redelijke inspanningen neemt om de effecten van deze overmacht op de uitvoering van deze Overeenkomst tot een minimum te beperken;
c) de uitvoering verder zetten zodra de oorzaken van overmacht worden weggenomen.
12. Beëindiging van de overeenkomst
1. Iedere partij kan de overeenkomst bovendien onmiddellijk, eenzijdig, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder tot enige vergoeding gehouden te zijn beëindigen bij aangetekende brief, met duidelijke opgave van de reden(en) van opzegging, indien uitzonderlijke omstandigheden elke professionele samenwerking tussen partijen definitief onmogelijk maken dan wel indien de wederpartij op een ernstige of herhaalde wijze een inbreuk pleegt op de bepalingen van deze overeenkomst of een handeling stelt of gelast die getuigt van een gebrek aan goede trouw bij de uitvoering van de overeenkomst.
13. Slotbepalingen
1. Tenzij anders voorzien kan elke kennisgeving of mededeling in het raam van deze overeenkomst schriftelijk gebeuren, dan wel langs elektronische weg indien de ontvangst daarvan door de wederpartij behoorlijk wordt bevestigd.
2. Partijen zullen de wederpartij onmiddellijk op de hoogte stellen van elke gebeurtenis en/of omstandigheid die gevolgen kan hebben voor de zorgvuldige en ononderbroken uitvoering van deze overeenkomst.
3. Partijen bevestigen te goeder trouw te hebben gehandeld bij het onderhandelen en het opstellen van deze overeenkomst, en hetzelfde principe respecteren bij de uitvoering ervan en om alle redelijke handelingen te stellen of stappen te ondernemen die nodig of nuttig zijn voor de uitvoering te goeder trouw van onderhavige overeenkomst.
4. De nietigheid van enige bepaling van deze overeenkomst tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan.
5. Deze overeenkomst vervangt voor de bedoelde werkingsjaren alle verbintenissen zoals opgenomen in de overeenkomsten van de voorgaande jaren tussen de Bibliotheek en Cultuurconnect.
6. Partijen kunnen gedurende de looptijd van deze overeenkomst wijziging daarin aanbrengen. Deze wijzigingen gelden pas als ze op schrift zijn gebracht en door beide partijen zijn ondertekend. Zij worden aan deze overeenkomst gehecht.
14. Toepasselijk recht
1. Deze overeenkomst is onderworpen aan het Belgische recht.
2. Partijen zullen zich beijveren om een eventueel geschil in der minne te regelen. Zo dit onmogelijk blijkt zal elk geschil betreffende de geldigheid, de uitlegging of de uitvoering van deze overeenkomst definitief beslecht worden door de rechtbanken van Brussel.
3. Betalingen in uitvoering van deze opdracht door de opdrachtgever aan de opdrachtnemer gebeuren op het rekeningnummer :
a. IBAN: BE53 0961 1004 0053
b. BIC: GKCCBEBB van Stad Antwerpen c. Gewenste referentie: Open Vlacc 2019-21
d. Email adres voor mededelingen betreffende de betaling: cs_fi_cultuur@stad.antwerpen.be
Opgemaakt te Brussel in twee exemplaren waarvan iedere partij verklaart een origineel ondertekend exemplaar te hebben ontvangen.
Namens de Stad Antwerpen Datum:
Sven Cauwelier, algemeen directeur
Datum:
Bart De Wever
Voorzitter van de gemeenteraad
Namens Cultuurconnect Datum:
Bart Beuten
directeur Cultuurconnect
Datum:
Herman Lauwers
voorzitter Cultuurconnect
Addendum bij de samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en Cultuurconnect vzw betreffende Open Vlacc
In het licht van de samenwerkingsovereenkomst gaan de ondertekenende partijen aanvullend de
engagementen aan zoals in dit addendum omschreven. De context waarin dit addendum tot stand komt en het doel ervan is in de samenwerkingsovereenkomst zelf omschreven (punt 3).
1. Werkplek en uitrusting personeel Cultuurconnect
1. De Stad Antwerpen voorziet werkplek voor twee catalografen van Cultuurconnect in De Kotter. De werkplek laat toe om de materialenstroom van diverse leveranciers te verwerken.
2. De Stad Antwerpen neemt de kosten voor de huisvesting op zich, behalve specifieke kosten ten laste van Cultuurconnect zoals die verder in deze overeenkomst omschreven worden.
3. Cultuurconnect volgt de huisafspraken van De Kotter, inclusief toegangscodes, afspraken rond gebruik van de lokalen, sluiten van de lokalen, toegangstijden, en andere. Het personeel van Cultuurconnect sluit nooit af.
4. De Stad Antwerpen voorziet internettoegang via kabels. Cultuurconnect kan hier wifi hub aan koppelen op eigen kosten.
5. De Stad Antwerpen voorziet bureaustoel, tafel, kast, boekenkarren en rekruimte voor de
desbetreffende catalografen en de materiaalstroom die zij beheren. Cultuurconnect is bereid een vergoeding te betalen indien extra boekenkarren moeten aangeschaft worden. De modaliteiten hiervan worden
aanvullend bij dit addendum op schrift gesteld eens de situatie zich voordoet.
6. De catalografen van Cultuurconnect kunnen gebruik maken van de keuken.
7. Cultuurconnect voorziet zelf in de nodige computers en in toestellen en verbindingen voor telefoon (inclusief skype en gsm-abonnementen) voor het eigen personeel.
2. Organiseren van complementaire informatiestromen, fysieke materiaalstromen en werkprocessen
1. Cultuurconnect en de bibliotheek Antwerpen tekenen complementaire materiaalstromen uit waarbij rekening gehouden wordt met de doelstelling van Cultuurconnect rond het versnellen en verbreden van de catalografie in Open Vlacc, en met de doelstelling van de bibliotheek Antwerpen om de
collectiewerkprocessen voortdurend te optimaliseren.
2. Beide partijen geven inzicht in elkaars werkprocessen, datastromen en systemen, met als doel de activiteiten zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Dit moet beide teams toelaten elkaar te ondersteunen met advies, of met effectieve invoer op piekmomenten.
3. De bibliotheek Antwerpen draagt in het project haar inhoudelijke expertise bij die daardoor ter beschikking komt voor de hele sector. De bibliotheek brengt haar expertise in vanuit dit sectorbrede perspectief.
4. Cultuurconnect organiseert de formele samenwerking met de leveranciers van de materialen.
3. Vergoeding door Cultuurconnect
De aanmaak van catalografische beschrijvingen door de bibliotheek Antwerpen wordt vergoed door
Cultuurconnect tegen hetzelfde bedrag en aan dezelfde betalingsmodaliteiten zoals bepaald voor de variabele vergoeding in de samenwerkingsovereenkomst Open Vlacc (punt 5).
4. Personeelszaken
1. Cultuurconnect en de stad Antwerpen behouden het volle werkgeversgezag met betrekking tot het personeel door hen tewerkgesteld. Elke organisatie stuurt zijn eigen personeel aan en is er verantwoordelijk voor. Het personeel valt ten volle onder het arbeidsregime van de organisatie die hem/haar tewerkstelt.
2. Cultuurconnect engageert zich om in de arbeidsverhouding met de betrokken catalografen de huisregels van De Kotter te volgen.
5. Praktische organisatie en evaluatie van de samenwerking
1. Dagelijks is er overleg op de werkvloer tussen de twee teams naargelang de noodwendigheden.
2. Beide partijen engageren zich om actief en productief deel te nemen aan de Projectgroep en de Stuurgroep:
● Projectgroep: vast overleg tussen verantwoordelijken Cultuurconnect/Bibliografisch Centrum en De Kotter, minimaal 1 keer per maand, met formeel punctueel verslag ter informatie van de stuurgroep. Voorwerp is de opvolging van de dagelijkse werking en evolutie van de concrete uitvoering van de taken en werkprocessen.
● Stuurgroep: overleg tussen de projectgroep aangevuld met de directie van Cultuurconnect, de leidinggevende collectievorming van de bibliotheek en, naargelang de wens van de partijen, eventueel anderen, minimaal 1 keer per jaar. Voorwerp is de formele evaluatie van de samenwerking en alle beleidsaspecten van het project.
3. De stuurgroep stelt indicatoren op om de samenwerking te kunnen evalueren.
● Minstens hebben deze indicatoren betrekking op de snelheid van het maken van volwaardige beschrijvingen, de hoeveelheid volwaardige beschrijvingen die gemaakt kunnen worden door elke partner, de ingrepen in de werkprocessen van de Bibliotheek Antwerpen waardoor efficiënter kan gewerkt worden, de snelheid waarmee de collectie van de bibliotheek ter beschikking komt van de gebruikers, en de mate waarin de beschrijvingen worden gebruikt door andere bibliotheken.
6. Rechten en bezitsvermeldingen
Daar waar relevant en toepasselijk, zijn de bepalingen uit de samenwerkingsovereenkomst Open Vlacc met betrekking tot rechten en bezitsvermeldingen (punt 10) overeenkomstig van toepassing in het kader van de uitvoering van dit addendum.
7. Overmacht
De bepalingen uit de samenwerkingsovereenkomst Open Vlacc met betrekking tot overmacht (punt 11) zijn overeenkomstig van toepassing in het kader van de uitvoering van dit addendum.
8. Duur en beëindiging van dit addendum
1. Dit addendum neemt een aanvang op 1 januari 2019 en loopt tot 31 december 2021. Het ophouden te bestaan van de samenwerkingsovereenkomst Open Vlacc heeft als dusdanig geen impact op het geldige voortbestaan van dit addendum, noch op de geldige toepassing in het kader van de uitvoering van dit addendum van bepalingen van de samenwerkingsovereenkomst waar in dit addendum naar verwezen wordt, zolang de duur van dit addendum loopt en niet op rechtsgeldige wijze onderbroken is.
2. Als geen van de partijen ten minste zes maanden voor de beëindiging van dit addendum (of de eventuele verlenging ervan) aan de andere partij te kennen geeft dit addendum niet te willen verlengen, dan wordt de toepassing verlengd voor een periode die loopt tot het einde van het eerste jaar van een nieuwe beleidsperiode van de stad Antwerpen. Vanaf de eerste verlenging zullen de partijen dit addendum als hoofdovereenkomst construeren, terwijl de huidige samenwerkingsovereenkomst dan een addendum van (vernieuwbare) tweejaarlijkse duur wordt.
3. Iedere partij kan dit addendum bovendien onmiddellijk, eenzijdig, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder tot enige vergoeding gehouden te zijn beëindigen bij aangetekende brief, met duidelijke opgave van de reden(en) van opzegging, indien uitzonderlijke omstandigheden elke professionele samenwerking tussen partijen definitief onmogelijk maken dan wel indien de wederpartij op een ernstige of herhaalde wijze een inbreuk pleegt op de bepalingen van deze overeenkomst of een handeling stelt of gelast die getuigt van een gebrek aan goede trouw bij de uitvoering van de overeenkomst.
9. Slotbepalingen
1. De slotbepalingen uit de samenwerkingsovereenkomst Open Vlacc (punt 16) zijn overeenkomstig van toepassing in het kader van de uitvoering van dit addendum.
2. De samenwerking omschreven in dit addendum is een overeenkomst die op zich los staat van particuliere overeenkomsten met leveranciers. Wel vormt de totstandkoming en handhaving van
overeenkomsten tussen Cultuurconnect en boekhandels en/of leveranciers inzake de levering van materialen een voorwaarde voor het van kracht worden en blijven van de regeling vervat in dit addendum.
10. Toepasselijk recht
De bepalingen uit de samenwerkingsovereenkomst Open Vlacc met betrekking tot toepasselijk recht (punt 17) zijn overeenkomstig van toepassing in het kader van de uitvoering van dit addendum.
Opgemaakt te Brussel op 4/09/2018 in twee exemplaren waarvan iedere partij verklaart een origineel ondertekend exemplaar te hebben ontvangen.
Namens de Stad Antwerpen Datum:
Sven Cauwelier, algemeen directeur
Datum:
Bart De Wever
Voorzitter van de gemeenteraad
Namens Cultuurconnect Datum:
Bart Beuten
directeur Cultuurconnect
Datum:
Herman Lauwers
voorzitter Cultuurconnect
