Stad Antwerpen
Overeenkomst betreffende de uitvoering 2016
Overeenkomst betreffende de samenwerking en financiële afspraken tussen vzw Antwerpen aan ’t woord en stad Antwerpen
Voor de actie : inspraak en participatie bij planningsprocessen
TUSSEN:
Stad Antwerpen Grote Markt 1 2018 Antwerpen
vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden de heer Bart De Wever, Burgemeester en de heer Roel Verhaert, stadssecretaris Hierna genoemd ‘de stad’
EN
Antwerpen aan 't Woord vzw Gasstraat 12
2060 Antwerpen
Vertegenwoordigd door de heer Jan Vincke, voorzitter Verder genoemd ‘de uitvoerder’.
Artikel 1. Voorwerp en looptijd van de overeenkomst Deze overeenkomst:
kadert in de ondersteuning van de stad aan actoren uit het maatschappelijk veld die door hun eigen werking een bijdrage leveren aan de algemene beleidsdoelstellingen van de stad
concretiseert de aanwending van de door de stad toegekende toelage
definieert het samenwerkingskader en de met deze toelage te realiseren doelstellingen.
Voor de toepassing van deze overeenkomst wordt verstaan onder:
Overeenkomst: huidige betoelagingsovereenkomst, met inbegrip van alle bijhorende bijlagen.
Stad: beleidsorganen, bedrijfseenheden en administratie
Jaarverslag: balans en resultatenrekening met toelichtingen en activiteitenverslag
Werkingstoelage: de toelage die de vzw Antwerpen aan’t Woord van de stad ontvangt
Werkingsbudget: het totaal van financiële middelen die de vzw Antwerpen aan’t Woord ter beschikking heeft om haar activiteiten uit te oefenen.
Deze overeenkomst gaat in vanaf de ondertekening ervan en eindigt op 31 december 2016. Ze legt voor de hierna vernoemde actie de afspraken met betrekking tot inhoud, uitvoering, verantwoording en financiën vast tussen de partijen.
Artikel 2. Omschrijving van de actie Actietitel : Ondersteuning stadsdebatten
Looptijd van de actie: Vanaf heden tot 31 december 2016 Toegekend bedrag te besteden in 2016: 15.000 EUR Doelstelling stad: SWN02
Een bloeiende en goed werkende stad komt enkel tot stand, als bewoners mogen en kunnen bijdragen aan de vormgeving van hun gemeenschap in open dialoog en ieder vanuit eigen achtergrond en mogelijkheden. Elke stadsgemeenschap moet daartoe een participatiecultuur ontwikkelen in woord en daad.
Antwerpen aan 't woord wil mee bouwen aan de ontwikkeling van een participatiecultuur op maat van de Antwerpse stadsgemeenschap (politici, ambtenaren, bedrijven, georganiseerde en niet-
georganiseerde burgers)
door deze stadsgemeenschap te prikkelen, te verbinden, te versterken, en te motiveren tot betrokkenheid zodat interactieve, dynamische en opbouwende samenwerking bevorderd wordt
door ervaringen, kennis en competenties op te bouwen, te delen en te verspreiden.
De vzw Antwerpen aan’t Woord promoot, initieert, begeleidt, evalueert en documenteert diverse participatieve processen in Antwerpen. Via deze weg onderzoeken ze en doen ze ervaring op of en hoe (aanvullend bij de bestaande kanalen) via samenspraak gekomen kan worden tot een beter(e) stadsbeleid rond thema’s die spelen in de gehele stad.
Voor 2016 zal Antwerpen aan’t Woord ingeschakeld worden bij het breed stadsdebat rond “We geven de stad van morgen ruimte”. Na het evaluatierapport begin 2015 keurde de gemeenteraad begin 2016 de doorstartnota ‘We geven de stad van morgen ruimte’ goed.
Antwerpen aan ’t Woord wordt ingezet om de stadsdebatten mee te modereren, te zoeken naar inspirerende methodieken en het Stadslab 2050 mee kenbaar te maken.
Gegevens betreffende de uitvoerder:
Organisatie: Antwerpen aan 't woord VZW Contactpersoon: Koen Wynants
Correspondentieadres: Gasstraat 12, 2060 Antwerpen GSM-nummer: 0473 86 55 03
E-mail: info@antwerpenaantwoord.be Rekeningnummer: BE79735010771533
Artikel 3. Vrijwaringsprincipe
Ieder die een subsidie van de stad ontvangt of rechtstreeks of onrechtstreeks gebruik maakt van de stedelijke infrastructuur neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van de stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de Belgische wetgeving en het Europees verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden.
De subsidie of de infrastructuur aanwenden op een wijze die in strijd is met het engagement leidt steeds tot sancties zoals:
Weigeren of terugvorderen van de subsidie
Eénzijdig beëindigen van de samenwerking
Verhuurverbod in alle stedelijke gebouwen
Weigering logistieke ondersteuning.
De stad kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van de opgelegde sancties.
Artikel 4. Informatieoverdracht
De subsidiërende overheid, in casu de stad, heeft de plicht toezicht te houden op de werkingen die zij subsidieert. Daartoe is overdracht van informatie noodzakelijk. De stad en de vzw Antwerpen aan’t Woord streven naar een optimale gegevensuitwisseling. Dit zal zich onder andere uiten in:
- het tijdig en correct aanleveren van (beheers)informatie;
- transparantie over de beschikbaarheid van middelen en de aanwending van deze ter beschikking gestelde middelen;
- het duidelijk aangeven wanneer informatie van vertrouwelijke aard is en het respecteren van deze vertrouwelijkheid, rekening houdend met de algemene bepalingen betreffende open- baarheid van bestuur.
Artikel 5. Resultaten Het initiatief kadert in:
Beleidsdoelstelling 1SWN02: Wonen, economische functies en publieke voorzieningen zijn gevarieerd, nabij en bereikbaar in elk buurt- en districtscentrum,
o Actieplan ND04: de ruimtelijke planningsprocessen zijn goed onderbouwd en hebben maatschappelijk draagvlak
Actie OD04: er is overleg met betrokken actoren en partners
Het ruimtelijke planningsproces is geen gesloten managementproces maar een open maatschappelijk proces. Overleg gebeurt op diverse niveaus, specifiek toegepast op elk proces. Het gaat over interne
afstemming op het niveau van de Groep Stad Antwerpen of de stadsregio en het beleid, alsook over afstemming met de burger, de adviesraden en het middenveld.
De uitvoerder draagt bij aan participatieve processen in het beleidsdomein woonstad.
Op te leveren resultaten :
Driemaandelijkse rapportering zoals beschreven in artikel 6§1
Jaarlijks eindrapport met financiële afrekening zoals beschreven in artikel 6§2
Een evaluatie van de gebruikte methodiek(en) op het einde van het jaar
Een verslag van het overleg dat binnen een redelijke termijn na elk overleg aan de stad overgemaakt wordt met daarin:
o een overzicht van de deelnemers,
o een overzicht met de verschillende voorstellen o de evaluatie die aan elk voorstel gegeven is.
Artikel 6. Verantwoording en evaluatie
§1. Tussentijdse evaluatie
De vzw Antwerpen aan’t Woord zal elk kwartaal een kort overzicht van realisaties opstellen. De uitvoerder verbindt zich ertoe om de ontwikkelingen en de behaalde resultaten te communiceren aan de stad via een verslag ten laatste op de veertiende dag van elk nieuw kwartaal, te beginnen op 14 april. Hierbij wordt een korte (maximum 1 A4) rapportering per beleidsdomein verwacht over de realisaties van het voorbije kwartaal. De uitvoerder engageert zich om rekening te houden met mogelijke opmerkingen van de stad.
De uitvoerder verbindt zich ertoe om de stad uit te nodigen voor relevante activiteiten,
georganiseerd in functie van deze overeenkomst, alsook om relevante publicaties te bezorgen.
§2. Eindevaluatie
De vzw Antwerpen aan’t Woord zal een inhoudelijk eindverslag en financiële eindafrekening opstellen. Dit moet uiterlijk op 1 juli 2017 in het bezit van de stad zijn.
De stad is verantwoordelijk voor de inhoudelijke opvolging van het initiatief. Hij/zij kan in het licht van het behalen van de resultaten het initiatief waar nodig bijsturen.
De vzw Antwerpen aan’t Woord verbindt zich er ook toe regelmatig met de stad samen te zitten om afspraken te maken, nieuwe voorstellen en initiatieven te presenteren en in dialoog te gaan met de stad. Een minimum is 3 overlegmomenten.
Indien de resultaten niet behaald worden en dit niet via objectieve argumenten te verantwoorden valt, kan sanctionerend opgetreden worden. Eventueel worden de reeds betaalde voorschotten teruggevorderd of wordt de uitbetaling van de resterende saldi tegengehouden.
§3. Stavingsstukken
Met het oog op de uitbetaling bezorgt de uitvoerder aan de stad :
kopie van de geldende statuten met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad
de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de namens de rechtspersoon gemandateerde bestuurder
het laatst goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag
de laatst goedgekeurde begroting
het BTW-statuut
de bevestiging van het bankrekeningnummer van de rechtspersoon.
Artikel 7. Externe communicatie
In publicaties van de uitvoerders moet uitdrukkelijk vermeld worden dat deze (mede) door de stad Antwerpen gefinancierd worden. Hiertoe wordt een logo ter beschikking gesteld.
Bij activiteiten uitgevoerd in het kader van deze overeenkomst wordt steeds vermeld dat deze met de steun van de stad Antwerpen gerealiseerd worden.
Artikel 8. Financiële bepalingen
Voor de financiering van de actie zal aan de uitvoerder een bedrag van 15.000 EUR gestort worden volgens onderstaande modaliteiten en na ondertekening van deze overeenkomst.
Na goedkeuring van deze overeenkomst en zodra de stad in het bezit is van de stavingsstukken waarvan sprake in artikel 6, wordt binnen de 30 dagen 15 000 euro gestort. Een financiële afrekening en een eindverslag moeten, zoals beschreven in artikel 6,§2 uiterlijk op 1 juli 2016 aan de stad worden overgemaakt.
Indien de uitvoerder meer middelen ontvangen heeft, dan waar hij op basis van zijn afrekening recht op heeft, worden deze middelen op vraag van de stad teruggevorderd of verrekend met de uitbetaling van andere subsidies.
De uitvoerder neemt kennis van de financiële richtlijnen die gelden voor de opmaak van het afrekeningsdossier.
Artikel 9. Geschillen
In geval van gerechtelijke betwisting is alleen de rechtbank van Antwerpen bevoegd.
Artikel 10. Correspondentie en contactpersonen
Contactpersoon -ook voor de correspondentie- van de stad is:
Stad Antwerpen – Patricia De Somer
Postadres: Stad Antwerpen, Stadsontwikkeling, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen Contactadres: Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen
Te bereiken op het telefoonnummer: 03 338 5124 en via mail: patricia.de.somer@stad.antwerpen.be Contactpersoon voor de uitvoerder:
Antwerpen aan 't woord VZW Koen Wynants
Adres: Gasstraat 12, 2060 Antwerpen Telefoonnummer: 0473 86 55 03 E-mail: info@antwerpenaantwoord.be Rekeningnummer: BE79735010771533
Deze overeenkomst wordt opgemaakt te Antwerpen, op 20 mei 2016 in twee exemplaren. Iedere partij verklaart een exemplaar van de overeenkomst ontvangen te hebben. De uitvoerder zal bijkomend elke bladzijde van de overeenkomst paraferen.
Met de ondertekening en parafering bevestigt de uitvoerder uitdrukkelijk dat het contract volledig is doorgelezen en door de opdrachtgever is toegelicht waar nodig. Geschreven wijzigingen of
toevoegingen aan deze overeenkomst gelden slechts mits zij door beide partijen zijn ondertekend.
Voor de stad Antwerpen: Voor de vzw Antwerpen aan’t woord:
Namens het college van burgemeester en schepenen
Roel Verhaert Bart de Wever Jan Vincke
Stadssecretaris Burgemeester Voorzitter
