SAMENWERKINGSOVEREENKOMST Stad Oostende – EVA Buitengoed Oostende vzw
2020 – 2025
Tussen
De Stad Oostende, waarvan de kantoren gevestigd zijn in het Stadhuis, Vindictivelaan 1 in 8400 Oostende, vertegenwoordigd door de Gemeenteraad, voor wie optreedt de heer Wouter De Vriendt, voorzitter, bijgestaan door de heer Guy-Paul Libin, waarnemend algemeen directeur, hier handelend in uitvoering van een beslissing van de
Gemeenteraad van ……….., dat kracht van uitwerking heeft gekregen, hierna genoemd ‘ de Stad ’ enerzijds,
en
Het extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm EVA Buitengoed vzw, met zetel te Stuiverstraat 599, 8400 Oostende, vertegenwoordigd door de algemene
vergadering, voor wie optreden de heer/mevrouw ………., voorzitter, en de heer/mevrouw ……….., algemeen directeur, hier handelend in uitvoering van een besluit van de algemene vergadering van ……….., hierna genoemd
‘EVA Buitengoed’, anderzijds,
Is voorafgaandelijk uiteengezet wat volgt:
De Gemeenteraad van de Stad besliste op 18 november 2019 tot de oprichting van een nieuw extern verzelfstandigd agentschap in de vorm van een vzw in het kader van ‘Oostende: milieu- en natuurvriendelijke stad’. Hierbij keurde de Gemeenteraad eveneens het verslag tot
motivering van de oprichting en de statuten van de EVA goed, en machtigde zij het College van Burgemeester en Schepenen tot het bepalen van de naam van de nieuwe EVA.
De oprichting en de statuten van de nieuwe EVA Buitengoed Oostende vzw werden gepubliceerd op de website van de Stad op 23 december 2019.
Het door de Gemeenteraad goedgekeurde motiveringsverslag bepaalt hierbij dat de activiteiten van de EVA o.a. zijn:
- “duurzaam en sociaal beheer van door de Stad aangeduide natuurgebieden (beboste gebieden, landbouwgronden, duingebieden, …), andere gronden en roerende en onroerende infrastructuur voor natuurontwikkeling en natuurbeleving
op het grondgebied van de stad Oostende. Dit gaat onder andere om delen van het landbouwpark ‘de Tuinen van Stene’. Voorts neemt de Stad zich voor om de
Kinderboerderij De Lange Schuur, Hoeve Cobbaert en het stadsrandbos in beheer te geven aan de op te richten entiteit. Hiertoe zullen de overeenkomsten van de Stad met de huidige concessiehouder/private beheerder cvba Buitengoed op korte termijn in overleg met beëindigd worden. Het streekeigen beheer van het
stadsrandbos is gericht op behoud en uitbreiding.” - het beheren en initiëren van duurzame stadslandbouwprojecten, met respect voor natuur, milieu, mens en dier;
deze activiteit betreft voornamelijk het kweken van groenten en vee, kleinvee en andere gedomesticeerde dieren, het betrekken bij en overdracht hiervan aan de burger volgens het “Korte Keten – principe”;
- het communiceren i.v.m. natuurbeheer-en ontwikkeling, stads- en biolandbouw alsook over het “Korte Keten – principe”;
- het verbeteren van kwaliteit en belevingswaarde van natuur- en landschap; - het organiseren en promoten van natuur- en landschapseducatie voor het
buitengebied van Oostende (waaronder stadsrandbos, kreken- en natuurgebied, landbouwgebied in de polders);
- het actief betrekken van de burger bij bovenvermelde beheersactiviteiten (via pluktuinen, oogsten/afnemen van groenten en natuurvlees duurzaam gekweekt op de in beheer gegeven gronden, via het aanplanten van bomen in het stadsrandbos, binnen de Kinderboerderij als doeboerderij), steeds met respect voor de
draagkracht van de natuur en het landschap.
- het bestrijden van invasieve soorten in de in beheer gegeven zones conform de geldende wetgeving.”
Gezien met name de kinderboerderij en hoeve Cobbaert in gebruik en het stadsrandbos in beheer wordt gegeven aan EVA Buitengoed, en het dus vaststaat dat EVA Buitengoed de activiteiten verbonden aan deze onroerende goederen in de plaats van Buitengoed cvba zal verder zetten, is het aangewezen dat door EVA Buitengoed een oplossing wordt voorzien voor het personeel, en de roerende goederen waaronder het materiaal en inboedel van Buitengoed cvba, dit zowel met het oog op de continuïteit van de werking en beheer van het
stadsrandbos (incl. hoeve cobbaert) en de kinderboerderij als in het kader van een correcte en gelijktijdige minnelijke beëindiging van de overeenkomsten tussen de Stad en Buitengoed cvba. Voorts is het aangewezen dat in de aan huidige samenwerkingsovereenkomst
verbonden afsprakennota 2020 een oplossing wordt voorzien m.b.t. de nog door de Stad aan Buitengoed cvba verschuldigde subsidiesaldi voor 2019 en 2020.
En is overeengekomen wat volgt:
Artikel 1. Voorwerp
Deze overeenkomst heeft tot doel de samenwerking te regelen tussen de Stad en EVA Buitengoed.
Artikel 2. Duur
Deze overeenkomst treedt in werking vanaf datum van ondertekening van huidige overeenkomst door beide partijen en eindigt uiterlijk twaalf maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad.
Als bij het verstrijken van deze samenwerkingsovereenkomst geen nieuwe
samenwerkingsovereenkomst in werking is getreden, wordt de bestaande overeenkomst van rechtswege voor hoogstens één jaar verlengd. Als binnen die periode geen nieuwe
samenwerkingsovereenkomst in werking is getreden of als deze werd ontbonden of
geschorst, zal de stad Oostende na overleg met de vereniging voorlopige regels vaststellen die zullen gelden tot een nieuwe overeenkomst in werking treedt.
Artikel 3. Afsprakennota
Aan deze samenwerkingsovereenkomst is een afsprakennota gekoppeld, waarin een aantal afspraken met de beheersdirecties van de stad, meetindicatoren en financiële
engagementen zijn opgenomen. Deze afsprakennota maakt onlosmakelijk deel uit van deze samenwerkingsovereenkomst (bijlage 1).
Artikel 4 Missie en doelstellingen
§1. MISSIE
De missie van EVA Buitengoed is het beheer en onderhoud van de overeenkomstig art. 8 §2 van huidige samenwerkingsovereenkomst (zie infra) in gebruik/in beheer natuurgebieden, natuur- en milieueducatie in de ruime zin voor zowel de jeugd als andere doelgroepen en de jeugd kennis te laten maken met het landbouwleven en de landbouwdieren, waarbij
duurzaamheid centraal staat.
§2. DOELSTELLINGEN M.B.T. DE OVEREENKOMSTIG ART. 8 §2 VAN HUIDIGE
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST IN GEBRUIK / BEHEER GEGEVEN ONROERENDE GOEDEREN
1. Het stadsrandbos
EVA Buitengoed zorgt voor de aanplantingen en het onderhoud van het bos overeenkomstig het natuurbeheersplan van de stad Oostende. EVA Buitengoed zorgt eveneens voor de aanleg en onderhoud van de niet-verharde wandelpaden binnen het bos en staat in voor de
bestrijding van exoten.
Het onderhoud van alle harde infrastructuur, bermen en waterlopen valt niet ten laste van EVA Buitengoed.
EVA Buitengoed zorgt voor natuurwandelingen en educatieve initiatieven voor het ruime publiek en neemt jaarlijks deel aan de Week van het Bos.
2. Het natuurgebied aan het Duinenkerkje
EVA Buitengoed zorgt voor het begrazingsbeheer, met de nodige aandacht voor dierenwelzijn.
EVA Buitengoed staat in voor het onderhoud van de afsluitingen. Eventuele inrichtingswerken vallen niet ten laste van EVA Buitengoed evenmin als het onderhoud van de bermen en waterlopen. Alle eventuele andere beheersvormen waaronder niet-limitatief akkerbeheer van het natuurgebied vallen ten laste van EVA Buitengoed.
3. De Tuinen van Stene
De Tuinen van Stene worden deels beheerd als natuurgebied, deels als project voor stadslandbouw.
EVA Buitengoed zorgt voor het natuurbeheer, organiseert eveneens het
stadslandbouwproject en coördineert alle initiatieven inzake de gemeenschapstuin.
Inrichtingswerken, aanleg en onderhoud van harde infrastructuur, onderhoud van de bermen en de waterlopen vallen niet ten laste van EVA Buitengoed.
4. De Kinderboerderij
EVA Buitengoed krijgt de Kinderboerderij in gebruik met als doel de Oostendse jeugd kennis te laten maken met het landbouwleven en de landbouwdieren en maakt hiervoor de nodige, kwalitatieve educatieve pakketten. Landschapseducatie maakt ook deel uit van het takenpakket.
Het aanbod moet zowel gericht zijn op de vrije tijd als naar het onderwijs.
De kinderboerderij wordt verder uitgebouwd als uitvalsbasis voor de groene gordel rond Oostende.
EVA Buitengoed neemt ook de nodige initiatieven inzake stadslandbouw en korte keten voedselproductie en biolandbouw.
§3 EVA Buitengoed respecteert de beleidsvisies, zoals vastgelegd in alle door de Stad
vastgelegde en van kracht zijnde beleidsnota’s, beleidsplannen en actieplannen, onder welke benaming ook, niet enkel voor het beleidsveld milieu en natuur, maar ook voor alle andere sectoren en concepten van beleidsintegratie, zodra er een raakvlak is met het actiedomein van Milieu en natuur.
Artikel 5. Engagementen van de vereniging
In het kader van deze samenwerkingsovereenkomst engageert EVA Buitengoed zich tot het streven naar de realisatie van de strategische doelstellingen die vermeld staan in artikel 4.
Artikel 6. Engagementen inzake werkwijze Bij de verwezenlijking van haar doelstellingen:
- worden alle middelen waarover EVA Buitengoed beschikt, uitsluitend aangewend voor het bereiken van de doelstellingen en het vervullen van de opdracht van EVA Buitengoed.
Dit geldt zowel voor de jaarlijkse financiële toelage van de stad als voor
de middelen toegekend door andere overheden of private personen, middelen door EVA Buitengoed zelf gegenereerd of enig andere middelen waarover EVA Buitengoed beschikt.
EVA Buitengoed kan fondsen aanleggen voor projecten die de jaarwerking overstijgen.
Deze verantwoording zal blijken uit de jaarrekening en het jaarverslag.
- Is het EVA Buitengoed toegestaan andere rechtspersonen op te richten, erin deel te nemen of zich erin te laten vertegenwoordigen.
Artikel 7. Engagementen op het gebied van de interne beleidsplanning
EVA Buitengoed maakt een strategisch beleidsplan op en legt dit voor ter goedkeuring aan de Gemeenteraad.
De begrotingsvoorstellen voor het volgend jaar worden jaarlijks door de raad van bestuur voorgelegd aan de algemene vergadering van EVA Buitengoed.
Artikel 8. Engagementen van de stad
§1. De stad geeft een jaarlijkse werkingstoelage na goedkeuring van het budget aan EVA Buitengoed. Het bedrag hiervan wordt bepaald in de afsprakennota.
De jaarlijkse financiële toelage wordt in drie schijven overgemaakt aan EVA Buitengoed via een storting op de zichtrekening van de vereniging.
Volgende regeling wordt daarbij toegepast indien het budget van de Stad is goedgekeurd en rekening houdend met de thesaurietoestand van de Stad en de liquiditeitstoestand van EVA Buitengoed :
- Voor het jaar 2020 wordt de werkingstoelage volledig uitbetaald binnen de maand na ondertekening van huidige overeenkomst door beide partijen - Voor de jaren 2021 tot en met 2025:
o 50% van de jaarlijkse toelage op 15 februari o 25% van de jaarlijkse toelage op 15 mei o 25% van de jaarlijkse toelage op 15 juli
Voor tijdelijke en bijzondere projecten kan EVA Buitengoed een éénmalige toelage vragen aan de Stad. EVA Buitengoed doet hiertoe een schriftelijke aanvraag bij de stad voor 31 juli van elk jaar. Aldus kan deze aanvraag mee opgenomen worden tijdens de budgetbesprekingen van de Stad.
§2.
A. De stad geeft de volgende onroerende goederen in gebruik aan EVA Buitengoed in de staat waarin deze zich bevinden op datum van ingang van huidige overeenkomst, zonder dat er sprake kan zijn van eigendomsoverdracht, verpachting of verhuring, of het verlenen van enige andere zakelijke of persoonlijke rechten:
- De hoeve Cobbaert gelegen te 8400 Oostende, Polderdijk 10, kadastraal gekend als de percelen te Oostende, 12de afdeling, Sectie A, nummers 603E en 603F en bestaande uit een hoeve met bijhorende gronden zoals aangeduid op het plan in bijlage 2 bij huidige
overeenkomst;
- De Kinderboerderij De Lange Schuur, gelegen te Stuiverstraat 599, 8400 Oostende, kadastraal gekend als de percelen te Oostende, 9de afdeling, Sectie B, nummers 585C, 587L, 586E, 587/3A en 588L zoals aangeduid op het plan in bijlage 3 bij huidige
overeenkomst.
De verdere concrete afspraken betreffende het onderhoud en de herstellingen m.b.t. hoeve Cobbaert en de Kinderboerderij De Lange Schuur zijn opgenomen in de afsprakennota, die een onlosmakelijk deel uitmaakt van deze overeenkomst.
EVA Buitengoed erkent dat de Kinderboerderij De Lange Schuur en de hoeve Cobbaert op de lijst van voor bescherming vatbare monumenten en stads- en dorpsgezichten staan
genoteerd en verbindt zich ertoe alle betrokken wet- en regelgeving na te leven.
B. De Stad geeft in beheer aan EVA Buitengoed:
i. de gronden ten behoeve van het stadsrandbos binnen de rode omranding (=
perimeter) zoals aangeduid op het plan in bijlage 4, voor zover deze gronden op datum van ondertekening van huidige overeenkomst door beide partijen in volle onverdeelde eigendom zijn van de Stad.
ii. de gronden aan het Duinenkerkje binnen de rode omranding (= perimeter) zoals aangeduid op het plan in bijlage 5, voor zover deze gronden op datum van
ondertekening van huidige overeenkomst door beide partijen in volle onverdeelde eigendom zijn van de Stad.
iii. de gronden ten behoeve van De Tuinen van Stene binnen de rode omranding (=
perimeter) zoals aangeduid op het plan in bijlage 6, voor zover deze gronden op datum van ondertekening van huidige overeenkomst door beide partijen in volle onverdeelde eigendom zijn van de Stad.
Indien gedurende de duur van de overeenkomst de volle onverdeelde eigendom van
bijkomende gronden binnen de perimeter opgenomen in bijlagen 4, 5 en/of 6 verworven wordt door de Stad, kunnen deze grond(en) voor zover het College van Burgemeester en Schepenen
hiertoe beslist bijkomend in beheer worden gegeven door middel van het afsluiten van een addendum aan deze overeenkomst.
Het beheer van de bovenvermelde gronden is beperkt tot het natuurbeheer, zonder dat er sprake kan zijn van eigendomsoverdracht, verpachting of verhuring, of het verlenen van enige andere zakelijke of persoonlijke rechten door de Stad. EVA Buitengoed erkent dat deze
gronden integraal behoren tot het openbaar domein en verbindt zich ertoe dit karakter ten allen tijde te respecteren.
C. EVA Buitengoed verbindt zich ertoe de roerende goederen waaronder het materiaal en de inboedel van Buitengoed cvba, waarvan de lijst zich in bijlage 7 bevindt, kosteloos over te nemen van Buitengoed cvba in de staat waarin deze zich bevinden.
Artikel 9. Autonomie inzake personeelsbeleid
§1. EVA Buitengoed zal zo snel mogelijk vanaf haar operationeel worden alle personeelsleden van Buitengoed cvba met behoud van loon (incl. loon in natura), statuut en anciënniteit overnemen.
§2. Met uitzondering van de bepaling onder §1., benoemt en ontslaat EVA Buitengoed het personeel, bepaalt het personeelskader, statuut en de bezoldiging. De functieomschrijving van het personeel dat ter beschikking wordt gesteld van EVA Buitengoed, wordt door EVA Buitengoed zelf bepaald.
§3. EVA Buitengoed draagt de kost van de loonadministratie.
Artikel 10. Autonomie inzake financieel management
§1. EVA Buitengoed kan, voor zover dit past binnen de uitvoering van haar taken, eigen inkomsten verwerven.
EVA Buitengoed heeft het recht bepaalde tarieven zoals toegangsgelden en gebruikstarieven vast te stellen. Deze beslissingen, alsook tariefwijzigingen, hebben slechts uitwerking na goedkeuring door de raad van bestuur van EVA Buitengoed.
§2. EVA Buitengoed kan, na overleg met de Stad, leningen aangaan om de uitvoering van haar opdracht te financieren.
§3. Wanneer op het einde van het werkingsjaar nog financiële middelen beschikbaar zijn, mag EVA Buitengoed deze aanwenden voor de aanleg van een reserve.
Artikel 11. Resultaatgerichte financiële doelstellingen
§ 1. EVA Buitengoed engageert zich ertoe haar budget in evenwicht af te sluiten.
§2. EVA Buitengoed kan werkingsmiddelen zelf verwerven door het innen van
toegangsgelden, lidgelden, subsidies en het inschakelen van privésponsors, binnen de geldende regelgeving.
§3. EVA Buitengoed dient de opgebouwde reserves aan te wenden in het kader van haar doelstellingen.
Artikel 12. Financieel beheer
§1. EVA Buitengoed voert de boekhouding zelf. De boekhouding wordt gevoerd conform het wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en wordt zo georganiseerd dat de financiële controle op de aanwending van de subsidies mogelijk is.
§2. EVA Buitengoed engageert zich om een kostenanalytische boekhouding te voeren.
§3. EVA Buitengoed maakt haar budget jaarlijks op en bezorgt die aan de stad.
Artikel 13. Rapportering door EVA Buitengoed
§1. Met het oog op de uitoefening van het toezicht op de naleving van de onderhavige
overeenkomst en op de aanwending van de middelen die door de Stad ter beschikking gesteld worden aan EVA Buitengoed, stelt EVA Buitengoed een jaarverslag en financieel verslag op met betrekking tot elk werkingsjaar goedgekeurd door haar algemene vergadering.
Het verslag en financieel verslag omvat:
1. De jaarrekening (balans en resultatenrekening);
2. De verslagen van de bestuursorganen met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen en van het budget;
3. Het verslag van de bedrijfsrevisor;
4. Het verslag van de raad van toezicht.
§2. EVA Buitengoed dient deze rapportering ter goedkeuring voor te leggen aan de Gemeenteraad.
Artikel 14. Toezicht en opvolging door de stad
§1. De Stad en de bevoegde overheden zullen steeds het recht hebben op toezicht op de werking van EVA Buitengoed, o.m. op alle inkomsten en uitgaven en alle boekhoudkundige bescheiden terzake.
§2. De verrichtingen van EVA Buitengoed worden nagezien door de raad van toezicht, zoals bepaald in artikel 28 van de statuten van EVA Buitengoed. Deze raad van toezicht zal aan de stad een verslag van zijn bevindingen voorleggen, vergezeld van de voorstellen die de raad noodzakelijk acht.
§3 . EVA Buitengoed werkt een afdoend systeem van interne controle uit, dat beantwoordt aan de wettelijke voorwaarden en de principes van behoorlijk bestuur. Het door de raad van bestuur goedgekeurde interne controlesysteem en de eventuele wijzigingen eraan worden opgenomen in het financieel verslag, bedoeld in artikel 13 §1.
Bijlagen
1. Afsprakennota 2020 tussen de stad Oostende en EVA Buitengoed Oostende vzw 2. Plan Hoeve Cobbaert
3. Plan Kinderboerderij De Lange Schuur 4. Plan stadsrandbos
5. Plan Gronden aan Duinenkerkje 6. Plan Tuinen van Stene
7. Lijst materiaal en inboedel van Buitengoed cvba
Opgemaakt in Oostende op ………. 2020 in 2 exemplaren.
Elk van de partijen ontvangt 1 geparafeerd en ondertekend exemplaar.
Namens
EVA Buitengoed Oostende vzw de stad Oostende
de Voorzitter
de Voorzitter
……….
Wouter De Vriendt
de Algemeen directeur
de waarnemend Algemeen directeur
……….. Guy-Paul Libin
