BETOELAGINGSOVEREENKOMST in het kader van Cultuursubsidies
tussen de stad Antwerpen en Antwerp artists in residence (AAIR) voor de periode 2020 – 2021
Deze overeenkomst legt de afspraken over de inhoud, de uitvoering, de verantwoording en de financiën vast voor de betoelaging van het project Antwerp AIR in de samenwerking tussen AIR vzw en Studio Start vzw :
tussen enerzijds
Stad Antwerpen
Grote Markt 1, 2000 Antwerpen
vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, waarvoor optreden de heer Bart De Wever, burgemeester, en de heer Sven Cauwelier, algemeen directeur
hierna genoemd de stad
en anderzijds
Artist in Residence vzw, Kielsevest 23-25, 2018 Antwerpen
Artist in Residence vzw treedt hier op als
vertegenwoordiger voor het samenwerkingsverband tussen Studio Start vzw en AIR vzw, genaamd Antwerp AIR (AAIR).
Vertegenwoordigd door Olivier Onghena, voorzitter van AIR vzw en Studio Start vzw
met als contactpersoon voor correspondentie:
Naam: Karen Vandenberghe Afdeling/dienst: TV/Cultuur Adres: Francis Wellensplein 1 Telefoon: 03 338 33 84 GSM-nummer: 0486 26 46 48
E-mailadres: karen.vandenberghe@antwerpen.be
met als contactpersoon voor correspondentie:
Naam: Greet Vlegels, coördinator Adres: Ploegstraat 27, 2000 Antwerpen Gsm-nummer: 0494548703
E-mailadres: greet@aair.be
Rekeningnummer: BE36 777 5 9946 0581 Ondernemingsnummer: 0478 315 908
Artikel 1. Voorwerp van overeenkomst
Deze overeenkomst
- Kadert in de ondersteuning van de stad Antwerpen aan actoren uit het culturele veld, die door hun werking een bijdrage leveren aan de algemene beleidsdoelstellingen van de stad Antwerpen;
- Definieert het samenwerkingskader en de met deze toelage te realiseren doelstellingen;
- Concretiseert de wijze van aanwending van de door de stad Antwerpen toegekende toelage.
- AIR vzw en Studio Start vzw hebben een samenwerkingsverband met als werknaam Antwerpen Artist in residence (AAIR) op basis van de synergie in hun werking. Dit resulteerde nog niet in het oprichten van een aparte rechtspersoon. Om die reden wordt deze betoelagingsovereenkomst afgesloten tussen de stad Antwerpen en AIR vzw voor het volledige bedrag van de toelage. AIR vzw verplicht er zich toe een gedeelte van de ontvangen toelage te betalen aan Studio Start vzw volgens de in deze
Artikel 2. Looptijd
Deze overeenkomst gaat in op 1 januari 2020 en eindigt op 31 december 2021.
Voor toekomstige budgetperiodes worden toelagen alleen toegekend binnen de grenzen van het beschikbare krediet op het (aangepaste) meerjarenplan van de stad. De toelage kan door de stad steeds éénzijdig worden gewijzigd ingeval van budgettaire noodwendigheden van de stad; indien nodig wordt deze afsprakennota dan aangepast.
Deze overeenkomst eindigt automatisch bij het einde van de periode waarvoor ze werd afgesloten. Ze is niet stilzwijgend verlengbaar. Een verlenging is enkel mogelijk mits wederzijds schriftelijk akkoord van de stad en van de uitvoerder en indien een positieve evaluatie plaatsvond.
Artikel 3. Doelstellingen
De betoelagingsovereenkomst kadert in het bestuursakkoord 2019 – 2025 van de stad Antwerpen. De betoelaging aan het project Antwerp AIR heeft als doel een positief klimaat en werkomgeving te creëren voor hedendaagse beeldende kunstenaars in Antwerpen door
het voeren van een lokaal ondersteunend atelierbeleid;
het lokaal verankeren van internationale uitwisselingen en langdurige werkverblijven voor kunstenaars uit het buitenland;
het opzetten van een ontwikkelingsplatform voor jonge lokale kunstenaars;
de (stedelijke, landelijke en internationale) promotie van Antwerpen als hedendaagse beeldende kunststad;
het actief deelnemen aan en initiëren van debatten, symposia en lezingen over residenties en atelierbeleid;
en neemt mee de rol op als stedelijk katalysator voor hedendaagse beeldende kunsten.
De betoelagingsovereenkomst betreft de algemene werkingssubsidie die toegekend wordt ter ondersteuning van de personeels- en werkingskosten voortvloeiend uit het project Antwerp AIR, een samenwerkingsverband tussen Studio Start vzw en AIR vzw. Dit samenwerkingsverband wordt beschouwd als deel uitmakend van de Antwerpse culturele basisinstellingen met een vlaggenschipfunctie voor de sector van de beeldende kunsten.
Antwerp AIR is een samenwerkingsverband dat voortvloeit uit de synergie tussen AIR vzw en Studio Start vzw.
Zowel voor Studio Start vzw als AIR vzw was het creëren van de ideale werkomgeving voor kunstenaars een kerntaak. Studio Start deed dit voor de Antwerpse kunstenaar en creatieve ondernemer, AIR Antwerpen voor de internationale beeldend kunstenaar. In 2011 beginnen beide organisaties een conversatie die vanaf 2014 leidt tot een engagement om de samenwerking te intensiveren en te komen tot een lange termijn visie: een nieuwe kunstenaars-gerichte organisatie waarvan de missie, werking en structuur voor de inter/nationale kunstenaar een meerwaarde oplevert.
Antwerp AIR is een kunstenaars-gericht samenwerkingsverband en biedt tijd, ruimte, en mobiliteit aan vanuit de ambitie duurzaam bij te dragen aan de ontwikkeling van de artistieke praktijk van kunstenaars.
3.2.3. Culturele werking
De culturele werking van Antwerp AIR wordt (niet-limitatief) gevisualiseerd in onderstaande tabellen.
1° Functies en disciplines
Functies Discipline
Ontwikkeling Creatie / Productie
Presentatie Participatie
& ontmoeting
Reflectie &
educatie en levenslang leren Beeldende en audiovisuele
kunsten
x X x x x
2° Doelgroepen en bereik
AS IS LOKAAL BOVENLOKAAL LANDELIJK INTERNATIONAAL
X = Doelgroep Y = publiek Discipline
Wijk District District + omstreke
n
Stad A’pen
Stad + 30 km
VL B NL Buur-
landen
Wereld wijd
Beeldende en audiovisuele
kunsten – doelgroep x x x x
Beeldende en audiovisuele
kunsten – publieksbereik x x x
Artikel 4. Resultaten en engagementen
4.1. Culturele resultaten
1° Antwerp AIR engageert zich tot een kwaliteitsvolle uitvoering van haar kernopdracht om ontwikkeling, creatie, presentatie, participatie en reflectie van en rond hedendaagse beeldende kunst(enaars) in Antwerpen door
- Het zoeken en ontwikkelen van betaalbare werk-, presentatie- en woonruimte voor Antwerpse kunstenaars;
- Het opzetten van activiteiten ter promotie van Antwerpse kunst in het buitenland en het opzetten van uitwisselingen en langdurige werkverblijven voor kunstenaars uit het buitenland in Antwerpen;
- Het uitvoeren van de doorstroom uit het onderwijs naar het professionele kunstenaarsveld en de uitvoering van een ontwikkelingsplatform voor jonge lokale kunstenaars;
- Het (mee) organiseren van publieksevents die hedendaagse beeldende kunsten en de aanwezigheid van kunstenaars in de stad in een positief daglicht plaatsen;
- Het delen van kennis en expertise aangaande residenties en atelierwerking als aanspreekpunt voor de stad en derden, evenals samenwerken rond debatten, symposia en lezingen.
2° Antwerp AIR
- behoudt en verhoogt haar kennis die noodzakelijk is om haar opdracht te vervullen;
- streeft naar een verdere verhoging van de kwaliteit van het eigen aanbod en zal de kwaliteit van het aanbod afstemmen op de evoluerende behoeften van de doelgroepen;
- streeft naar een voortdurende verbetering van de efficiëntie van de interne organisatie;
- zoekt bijkomende (project)financiering voor specifieke onderdelen van haar werking;
- houdt in haar werking aantoonbaar rekening met de specifieke socio-demografische context van de stad Antwerpen;
- onderschrijft in haar personeelsbeleid en de volledige werking de A-waarden diversiteit, integriteit, kostenbewustzijn, samenwerking en klantgerichtheid.
3° Antwerp AIR verbindt zich tot volgende concrete indicatoren die worden geformuleerd in het verlengde van de gestelde doelstelling:
- Jaarlijks verhuurt AAIR minstens 150 betaalbare en uitgeruste werkruimtes aan Antwerpse kunstenaars;
- Jaarlijks streeft AAIR naar instroom huurders jonger dan 30 jaar;
- Het aantal projecten om talent te ontdekken, ondersteunen en (inter)nationaal te ontwikkelen en indien nodig hiervoor bijkomende (project)financiering te zoeken;
- Het aantal initiatieven om de lokale verankering van de minstens 10 (inter)nationale uitwisselingswerkverblijven voor beeldend kunstenaars te bevorderen;
- Het aantal activiteiten die de zichtbaarheid van beeldende kunst en beeldende kunstenaars vergroten;
- Het aantal actieve partnerships en/of intermediaire rol met andere socio-culturele actoren om jongeren en kansengroepen positief in contact te brengen met de hedendaagse beeldende kunst;
- Jaarlijkse organisatie van / deelname aan publieksactiviteiten om de aanwezigheid van beeldend kunstenaars en creatieve ondernemers in de stad positief onder de aandacht te brengen;
- Het aantal activiteiten ter promotie van Antwerpse kunst in het buitenland;
- Het aantal activiteiten om expertise en kennis rond atelier- en residentiewerking te delen met Antwerpse actoren en het ontwikkelen van kennis op Vlaams niveau.
4° Antwerp AIR neemt de rol op van stedelijk katalysator voor de beeldend kunsten door
- Constructief deel te nemen aan gestructureerd en niet-gestructureerd overleg met cultuurpartners binnen de stad Antwerpen;
- Constructief deel te nemen aan gestructureerd en niet-gestructureerd overleg rond atelier- en residentiewerking en hedendaagse beeldende kunst met stedelijke, Vlaamse en internationale partners;
- Complementair maximaal samen te werken met gelijkaardige culturele actoren binnen het Antwerpse kunsten- en cultuurlandschap;
- Deelname aan andere beleidsprioriteiten zoals biënnale, thema-jaren, muziekbeleid, jeugdfilmfestival.
4.2 Gegevensuitwisseling
De stad en de uitvoerder streven naar een optimale gegevensuitwisseling, die zich onder andere zal uiten in:
- Het tijdig en correct aanleveren van informatie (cfr. rapportering);
- transparantie over de beschikbaarheid van middelen en de aanwending van deze ter beschikking gestelde middelen;
- het duidelijk aangeven wanneer rapportagedocumenten van vertrouwelijke aard zijn en het respecteren van deze vertrouwelijkheid, rekening houdend met de algemene bepalingen betreffende openbaarheid van bestuur.
4.3 Afspraken rond bekendmaking van het aanbod
De uitvoerder vermeldt in publicaties en activiteiten gerealiseerd in het kader van deze toelageovereenkomst duidelijk dat de stad Antwerpen de werking (mede)financiert door
het gebruik van het sponsorlogo van de stad Antwerpen. De logo’s dienen opgevraagd te worden bij de contactpersoon voor de stad.
Artikel 5. De toelage
5.1 Het bedrag
De stad kent jaarlijks de volgende toelage toe aan de uitvoerder, volgens de bepalingen van deze overeenkomst: 250.000 euro.
Hoewel het samenwerkingsverband in zijn geheel wordt betoelaagd, is 50.000 euro bestemd voor de lokale verankering en de stedelijke promotie van de internationale residentiewerking die binnen het
samenwerkingsverband door Air vzw wordt geïnitieerd en 200.000 euro voor de atelierwerking, de
talentontwikkeling van jonge kunstenaars en de promotie van Antwerpse hedendaagse kunst die door Studio Start vzw in het samenwerkingsverband wordt geïnitieerd.
De toelage kan enkel worden toegekend en uitbetaald onder de voorwaarde dat het bedrag voor de toelage wordt opgenomen in de jaarlijkse kredieten van de aanpassing van het meerjarenplan.
Per begrotingsjaar kunnen toelagen enkel worden toegekend binnen de grenzen van het beschikbare budget.
De toelage kan worden gewijzigd ingeval van budgettaire noodwendigheden van de stad; indien nodig wordt deze overeenkomst dan aangepast. In afwijking van artikel 8 kan de overeenkomst dan eenzijdig door de toelageverstrekker worden aangepast.
5.2 De betaling van de toelage
In 2020 stort de toelageverstrekker 75 % van het bedrag, namelijk € 187.500,00 na ondertekening van de betoelagingsovereenkomst door beide partijen en na aanlevering van de staving- en verantwoordingsstukken door de uitvoerder voor AIR vzw en Studio Start vzw. Op 1 juli 2020 wordt het restbedrag, namelijk € 62.500,00 uitbetaald.
Vanaf 2021 wordt elk kwartaal een vierde van het bedrag, namelijk € 62.500,00, gestort.
Van het aandeel van de toelage op jaarbasis is 20 % bestemd voor de werking van Air vzw en 80 % voor de werking van Studio Start.
Om de toelage te bekomen moet de uitvoerder schuldenvrij zijn. De uitvoerder mag geen openstaande, niet- betwiste vervallen schulden hebben ten aanzien van de stad.
Het doel van deze overeenkomst mag niet het voorwerp uitmaken van een dubbele betoelaging.
Cofinanciering door een derde in het kader van deze overeenkomst is wel toegestaan zolang het totaalbedrag van de ontvangen toelage(n) of financiering de werkelijke kost van het doel van deze overeenkomst niet overschrijdt.
5.3 Betoelaagbare activiteiten
De werkingssubsidie heeft betrekking op de culturele activiteiten van Antwerp AIR, een samenwerkingsverband tussen Artist in Residence vzw en Studio Start vzw.
De betoelaging wordt aangewend voor alle activiteiten met betrekking tot ontwikkeling, creatie/productie, presentatie, participatie/ontmoeting, reflectie/educatie rond hedendaagse beeldende kunst. De toelage kan niet worden aangewend voor investeringsuitgaven.
Het doel van deze afsprakennota mag niet het voorwerp uitmaken van een dubbele betoelaging.
Cofinanciering door een derde voor de werking is wel toegestaan.
De toelage mag alleen gebruikt worden volgens de voorwaarden vermeld in deze toelageovereenkomst.
Artikel 6. Bewijsstukken, rapportering en evaluatie
6.1 Bewijsstukken
De uitvoerder stelt volgende stukken van Air vzw en Studio Start vzw ter beschikking van de toelageverstrekker via de verenigingendatabank:
Bankattest over het rekeningnummer van de uitvoerder;
Het laatst goedgekeurde jaarverslag;
De laatst goedgekeurde balans;
De (toelichting bij de) resultatenrekening;
De laatst goedgekeurde begroting. Een jaaractieplan van het lopende jaar. In het kader van een planlastenvermindering kan de uitvoerder een bestaand document voorleggen. Uit het document moet af te leiden zijn welke doelstellingen worden nagestreefd, welke acties daartoe ontwikkeld worden; hoe deze gebudgetteerd worden en hoe zich dit zich verhoudt tot de beleidsdoelstellingen en toelage van stad en district.
6.2 Opvolging & evaluatie
De uitvoering van deze overeenkomst wordt door de stad jaarlijks opgevolgd door middel van
- Een halfjaarlijkse schriftelijke rapportering met betrekking tot de resultaten van de eerste jaarhelft op basis van het actieplan;
- Een jaarlijks evaluatie- en planningsgesprek. In dit gesprek komen naast een inhoudelijke en cijfermatige terugblik op het voorbije jaar, ook de acties voor het komende jaar ter sprake, ter voorbereiding van het opstellen van een actieplan, voor het volgend jaar.
In onderling overleg kan een tussentijdse opvolging plaatsvinden.
De evaluatie zal worden uitgevoerd op basis van plaatsbezoeken, de schriftelijke rapportering en de realisatie van de afgesproken doelstellingen, acties en indicatoren opgenomen in de overeenkomst en de bijhorende actieplannen.
De uitvoerder engageert zich om bij de uitvoering van de acties rekening te houden met mogelijke opmerkingen van de stedelijke contactpersoon.
Elke wijziging in de uitvoering in tussentijd wordt door de uitvoerder onmiddellijk gemeld aan de stad.
6.3 Rapportage timing
Ten laatste
Op 31 januari Schriftelijk, inhoudelijk en cijfermatig verslag volgens indicatoren met betrekking tot het afgelopen werkingsjaar.
Beknopt puntsgewijs actieplan voor het lopende jaar.
Begroting met betrekking tot het lopende werkingsjaar.
Op 28 februari Evaluatie- en planningsgesprek ter bespreking van het inhoudelijk jaarverslag en de behaalde cijfers en ter voorbereiding van het opstellen van een actieplan voor het volgende jaar.
Op 30 juni Een financieel verslag (jaarrekening, balans, resultatenrekening)
Op 15 juli Halfjaarlijkse rapportage
6.4. Controle
Een afgevaardigde van de stad Antwerpen kan onaangekondigd ter plaatse de werking en boekhouding controleren en/of nagaan:
- of de uitvoerder de verleende toelage aanwendt voor het doel waarvoor ze werd toegekend, - of de uitvoerder de overeenkomst correct uitvoert,
- of de uitvoerder de afgesproken resultaten realiseert. Deze resultaten worden vastgelegd in het actieplan.
Op eenvoudig verzoek van de stad levert de uitvoerder bijkomende informatie aan de stad.
Artikel 7. Gevolgen bij niet naleving van deze toelageovereenkomst
7.1 Ingebrekestelling
Indien de stad van mening is dat de uitvoerder de doelstellingen, voorwaarden en verplichtingen van deze afsprakennota niet nakomt, wordt deze via een aangetekend schrijven hiervan op de hoogte gebracht.
7.2 Herstelplan
De uitvoerder heeft 30 kalenderdagen, volgend op verzenddatum van het aangetekend schrijven, om de inbreuk recht te zetten of, na schriftelijk akkoord van de toelageverstrekker een herstelplan op te stellen met een duidelijke termijn en duidelijk te bereiken doelen. Dit herstelplan wordt door beide partijen ondertekend
7.3 Sancties
Indien de stad van mening is dat het herstelplan niet volstaat of niet (geheel) uitgevoerd werd, kan de stad de (reeds uitbetaalde delen van de) toelage geheel of gedeeltelijk terugvorderen en/of de resterende saldi niet verder uitbetalen, de toelage opschorten en deze overeenkomst verbreken.
In de volgende gevallen beslist de toelageverstrekker om de reeds betaalde toelage geheel of gedeeltelijk terug te vorderen of de uitbetaling van de resterende saldi niet uit te voeren als:
Het door de uitvoerder voorgestelde herstelplan niet volstaat;
de uitvoerder het overeengekomen herstelplan niet of niet volledig uitvoert;
de uitvoerder de beoogde resultaten niet behaalt en dit niet met objectieve argumenten kan verantwoorden;
de uitvoerder meer middelen ontvangen heeft dan waar hij op basis van zijn afrekening recht op heeft;
de uitvoerder de toelage niet integraal aanwendt voor het doel waarvoor ze is toegekend;
de uitvoerder een dubbele betoelaging heeft ontvangen;
de uitvoerder de in de afsprakennota gevraagde bewijsstukken niet of niet correct voorlegt;
de uitvoerder zich verzet tegen controle;
de uitvoerder de modaliteiten voorzien in deze afsprakennota niet naleeft;
de uitvoerder een onregelmatig beheer voert en de toelageverstrekker dit vaststelt of ervan op de hoogte wordt gebracht.
De toelageverstrekker kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van de opgelegde maatregelen.
7.4 Aansprakelijkheid en verzekeringen
De toelageverstrekker kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zijn van activiteiten met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst. De begunstigde moet voor de uitvoering van de betoelaagde activiteit de nodige verzekeringen afsluiten.
7.5 Fundamentele vrijheden
Ieder die een toelage van de stad Antwerpen ontvangt of rechtstreeks of onrechtstreeks gebruik maakt van stedelijke infrastructuur neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad Antwerpen waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden.
De toelage of infrastructuur aanwenden op een wijze die in strijd is met het engagement leidt steeds tot sancties zoals:
weigeren of terugvorderen van de toelage;
éénzijdig beëindigen van de samenwerking;
verhuurverbod in alle stedelijke centra;
weigering logistieke ondersteuning.
De stad kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van de opgelegde sancties.
7.6 Geschillen
In geval van gerechtelijke betwisting over de uitvoering van de toelageovereenkomst zijn alleen de rechtbanken van Antwerpen, afdeling Antwerpen bevoegd.
De eventuele ongeldigheid van een bepaling uit de overeenkomst, heeft geen invloed op de geldigheid van de andere bepalingen van de overeenkomst.
Artikel 8. Aanpassing en opzeg van de toelageovereenkomst
8.1 Aanpassingen
Aanpassingen aan deze overeenkomst kunnen enkel met wederzijds schriftelijk akkoord, behalve wanneer dit gebeurt omwille van budgettaire noodwendigheden, zoals voorzien in artikel 5 of wanneer het algemeen kader aangaande het ondersteuningsbeleid van de stad Antwerpen onderhevig is aan wijzigingen die een invloed hebben op de bestaande overeenkomsten.
8.2 Opzeg
Beide partijen hebben de mogelijkheid om de overeenkomst vroegtijdig op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 6 maanden. De opzeg gebeurt schriftelijk aan de andere partij, waarbij de opzegtermijn ingaat op de 1e dag van de maand volgend op de ontvangst van de opzegbrief.
De toelageverstrekker heeft het recht de overeenkomst te verbreken indien de uitvoerder zijn verbintenissen niet naleeft of een samenwerking niet langer mogelijk is.
Ingeval van vroegtijdige opzegging of verbreking van de overeenkomst, moet de uitvoerder het niet (correct) gebruikte of niet-verantwoorde gedeelte van de toelage terugstorten.
Artikel 9. Toepasselijke bepalingen
De wet van 14 november 1983 ‘betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen’ is van toepassing op deze afsprakennota, evenals alle andere toepasselijke wettelijke regels. Het stedelijk algemeen reglement op de toelagen van 18 december 2006 is eveneens van toepassing.
Aangezien deze overeenkomst digitaal wordt ondertekend, wordt in afwijking van artikel 1325 B.W. slechts één (digitaal) exemplaar van deze overeenkomst opgemaakt
Met de ondertekening bevestigt de uitvoerder uitdrukkelijk dat de overeenkomst volledig is doorgelezen en door de stad is toegelicht waar nodig. Geschreven wijzigingen of toevoegingen aan deze overeenkomst gelden slechts mits zij door beide partijen zijn ondertekend.
Voor de stad Antwerpen
Namens het college van burgemeester en schepenen,
De algemeen directeur
Sven Cauwelier
De burgemeester
Bart De Wever
Voor de uitvoerder
Voorzitter raad van Bestuur
Olivier Onghena
Coördinator
Greet Vlegels
