Zie in één oogopslag wat de directie Marketing, Communicatie & Evenementen (marcom) van de VUB voor jou kan doen.
Nog vragen? Mail ze naar
HUISSTIJLPRODUCTEN@VUB.BEPRODUCTEN
DRUKWERK
Administratief (enveloppe, naamkaartje, briefpapier, ...) Promotioneel (folder, poster, uitnodigingskaart, ...) DO-IT-YOURSELF
Sjablonen en templates voor e-mailhandtekening, posters, papers, ppt, ...
EVENEMENTEN
Event- en congresmateriaal (roll-upbanners, beachvlag, certificaten, ...) Papier- en schrijfwaren (notitieblocs, pennen, mappen, ...)
UITLEEN
Huren van tafels, stoelen, tenten, enz.
Huren van kleding (fluohesjes, poloshirts, ...) GADGETS
Gadgets en relatiegeschenken (usb-sticks, totebags, boeken, ...) Cadeauverpakkingsmateriaal (inpakpapier, lint, doosje, ...) KLEDING
Algemeen (t-shirts, hoodies, das, ...) Sport (fitnesshanddoek, looptenue, ...) CORONA
Mondmaskers met VUB-design
Posters en beeldschermen met veiligheidsinstructies Achtergrondbeelden voor Teams
WEBSHOP voor externen
TIPS & HULP
COMMUNICATIE PER DOELGROEP
Personeel en studenten 4
Alumni 9
Toekomstige studenten en scholen 12
Journalisten en pers 15
COMMUNICATIEKANALEN
Evenementen en congressen 25
Sociale media 33
Speech en presentaties 36
Websites en webmaster 40
Per doelgroep 46
COMMUNICATIEDIENSTEN
Copywriting en eindredactie 52
Creatieve campagnes 55
Mailings en samenstellen van (verzend)pakketten 59
E-mailings naar externen 62
Employer branding 65
Film en video 68
Film en video voor onderwijsdoeleinden 72
Audio 75
Animatie 80
Foto 83
Logo 87
Opmaak 91
Vertalingen + vakjargon in het Engels 94
HUISSTIJL
VUB-stijl 97
VUB-ULB-stijl 129
PUBLICATIES
Doctoraten productie en publicatie 179
Huisuitgeverij wetenschappelijke boeken 182
Corporate VUB-publicaties 184
NAVIGATIE DOOR CATALOGUS
Je kunt klikken op alles wat onderlijnd is. Met 1 klik op het blauwe huisje spring je naar de inhoudstafel.
2
TIPS & HULP
3
COMMUNICATIE PER DOELGROEP
4
PERSONEEL EN STUDENTEN
- Hoe bestellen?
- Wat is het?
- Hoelang duurt het?
- Wat kost het?
- Wat is inbegrepen?
- Wat is niet inbegrepen?
- Handige tips?
PERSONEEL EN STUDENTEN
5
Wil je iets bekendmaken aan de studenten en het personeel? Je bent niet de enige. Daarom kanaliseert de VUB alle interne
berichtgeving in nieuwsbrieven, digitale beeldschermen, evenementenkalenders en portalen. Je bericht wordt altijd opgenomen in de evenementenkalender, portalen en beeldschermen. Of je bericht ook verschijnt in de nieuwsbrief, bepaalt een redactieteam.
Denk je dat dat alles niet intensief genoeg is voor wat jij wilt promoten? Informeer dan bij de VUB-doelgroepverantwoordelijke naar de mogelijkheden van een eenmalige interne campagne.
BESTELLEN
Upload zelf je bericht:
Bericht voor op personeelsportaal:
- nieuws & events voer je zelf in via news.vub.be en duid aan (tag) 'staff' en/of 'weare.vub.be'
- mededelingen voer je zelf in via de Sharepoint Communication Site van je afdeling (die is namelijk gekoppeld aan het personeelsportaal) Activiteit voor in evenementenkalender
Via e-mail:
Bericht op beeldschermen Etterbeek Bericht op beeldschermen Jette Bericht in de nieuwsbrieven Bericht op studentenportaal
Aanvragen van een interne communicatiecampagne
WAT IS HET?
Nieuwsbrieven
De nieuwsbrieven verschijnen op vaste tijdstippen in het jaar. Een redactieteam selecteert het nieuws. Het kijkt daarvoor naar de aanvragen die zijn binnengekomen, de berichten op de portalen, beeldschermen enzovoort. Zo sprokkelt het team voor het doelpubliek relevante inhoud bijeen. De nieuwsbrief voor studenten verschijnt in principe tweewekelijks op donderdag (deadline publicatie berichten:
woensdag 10u). De nieuwsbrief voor personeel verschijnt wekelijks op dinsdag (deadline publicatie berichten: maandag 10u). Die gaat ook naar PhD & postdoc, maar zij krijgen maandelijks nog een specifieke nieuwsbrief. Je aanvraag voor opname in een nieuwsbrief moet ten laatste acht dagen voor verzending binnen zijn. In juli en augustus verschijnen er geen nieuwsbrieven.
Interne communicatiecampagne
Een campagne is intensiever dan interne berichtgeving. Ze dient bijvoorbeeld om een gedragswijziging teweeg te brengen bij personeel en studenten. Of de boodschap is zo belangrijk, dat niemand ze mag missen. Daarvoor bedenken we samen met jou een aantal creatieve communicatieacties. Voor sensibiliseringscampagnes kunnen we een klikkadernetwerk inzetten (2 x 100 kaders in Etterbeek, 2 x 20 in Jette).
Deze campagnes lopen ongeveer een maand op vaste tijdstippen. Er zijn 10 campagneperiodes per jaar.
Digitale beeldschermen
Verspreid over de campussen In Jette en Etterbeek hangen
digitale beeldschermen. Daarop kun je evenementen of belangrijke boodschappen bekendmaken of promoten. Je maakt daarvoor een
HOELANG DUURT HET?
Nieuwsbrieven: 1 werkweek voor verzending komt het redactieteam samen en beslist het welke berichten worden opgenomen. Dien dus je aanvraag ten laatste 8 dagen voor verzending in. De finale inhoud van je bericht moet 2 werkdagen voor verzending klaar zijn.
Interne communicatiecampagne: max. 3 dagen na je aanvraag neemt de VUB-verantwoordelijke contact met je op voor een intakegesprek. Samen bekijk je de mogelijkheden. Campagnes plannen we ruim op voorhand in.
Voor de posterklikkaders liggen de campagnes ten laatste 3 werkweken op voorhand vast. Ook esplanadeacties vraag je beter op tijd aan.
Digitale beeldschermen: nadat je je ppt-slide op 16:9 hebt ingediend verschijnt het maximaal 3 werkdagen later op de beeldschermen.
Portalen: nadat je je tekst hebt ingediend verschijnt het maximaal 3 werkdagen later op het studentenportaal en/of personeelsportaal.
Evenementenkalender: nadat je je event hebt ingegeven verschijnt het maximaal 3 werkdagen later op het studentenportaal en/of personeelsportaal.
WAT KOST HET?
Nieuwsbrieven: niets, deze servicekosten worden volledig door de VUB gedragen.
Interne communicatiecampagne: dat hangt af van hoe groots je het wilt aanpakken (creatie campagnebeeld, uitdelen gadgets, ...). Gebruikmaken van posterklikkaders kost 150 euro per campagne, jobstudenten plaatsen de posters en halen ze weg, exclusief de drukkosten voor de posters.
Digitale beeldschermen: niets, deze servicekosten worden volledig door de VUB gedragen.
Portalen: niets, deze servicekosten worden volledig door de VUB gedragen.
Evenementenkalender: niets, deze servicekosten worden volledig door de VUB gedragen.
6
COMMUNICATIEDOELGROEP PERSONEEL EN STUDENTEN
schermafbeelding in PowerPoint op 16:9 landscape (voor hulp zie hoofdstuk Sjablonen en/of hoofdstuk opmaak- en ontwerpservice). Elke afbeelding is maar 8 seconden in beeld dus hou de informatie kort en krachtig.
Portalen
Op de portalen voor studenten (http://student.vub.be) en personeel (http://weare.vub.be) verzamelen we alle relevante informatie. Het zijn levende sites waar jij actief aan kunt bijdragen. Nieuws, events of mededelingen geef je zelf in. Een kleine eindredactie is mogelijk.
Evenementen bekendmaken via persoonlijk contact
Een evenement, zelfs een heel kleine vorm van ‘experience marketing’, kan impact realiseren bij je doelgroep. Je communiceert er immers rechtstreeks van persoon tot persoon. Het is een goede strategie om je boodschap te brengen waar je doelgroep al is: een les, een vergadering, het restaurant, een evenement. Aansluiten bij een bestaande organisatie is met het huidige overaanbod vaak efficiënter dan zelf organiseren. De meeste interne evenementen ontstaan op initiatief van de community, en dat moet zo blijven. VUB-evenementen met een specifieke
interne focus zijn de Kick-Off, het onthaal van nieuwe studenten, de nieuwjaarszitting en de personeelsbarbecue. Je vindt de evenementen in de evenementenkalenders op de portalen, of de sociale media.
HANDIGE TIPS?
- Tips voor interne & digitale communicatie.
- Een schermafbeelding lever je aan in PowerPoint op 16:9-resolutie. Elke afbeelding blijft 8 seconden in beeld. Hou de informatie dus kort en krachtig.
- Voor opmaak en drukwerk van affiches, zie promotioneel drukwerk en opmaak.
- Voor copywriting zie copywriting en eindredactie.
- Wil je het materiaal voor je interne communicatiecampagne door een creatief bureau laten uitwerken? zie creatieve campagnes.
- Beelden voor opname in nieuwsbrief en portalen lever je aan in jpeg. De afmetingen zijn idealiter als volgt:
Subitem voor nieuwsbrief is 280 x 175 px.
Hoofditem is 600px breed, bij voorkeur in dezelfde verhouding als subitem. Maar dat hoeft niet.
Voor het personeelsportaal mag het beeld zo groot zijn als je wil. Ga best uit van minimaal de standaardbreedte van Sharepoint. En voor alles geldt: alles best in landscapeformaat.
- Bekijk de jaarkalender met VUB-acties en communicatiekanalen per doelgroep.
7
COMMUNICATIEDOELGROEP PERSONEEL EN STUDENTEN
WAT IS NIET INBEGREPEN?
- voor digitale beeldschermen: opmaak van je ppt-slide - voor portalen: uitschrijven van je teksten
- voor evenementenkalender: eindredactie en controle van data
- voor nieuwsbrieven: uitschrijven van je teksten, plaatsingsgarantie (het redactieteam beslist welke berichten in de nieuwsbriefeditie komen)
- voor interne communicatiecampagne: plaatsingsgarantie (de VUB- verantwoordelijke beslist of een interne campagne wordt opgestart en via welke kanalen), kosten verbonden aan de campagne (drukwerk, gadgets, fotoshoots, ...). Soms is sponsoring mogelijk. Vraag ernaar.
WAT IS INBEGREPEN?
- voor digitale beeldschermen: advies, opladen van je ppt-slide, plaatsingsgarantie
- voor portalen: eindredactie op je teksten, opladen van je tekst, plaatsingsgarantie
- voor nieuwsbrieven: eindredactie op je tekst
- voor evenementenkalender: dat gaat direct live zonder eindredactie.
- voor interne communicatiecampagne: intakegesprek, advies, begeleiding, reservatie van weerhouden kanalen, plaatsing in posterklikkaders,
redactie, opmaak van je materiaal
8
COMMUNICATIEDOELGROEP PERSONEEL EN STUDENTEN
TIP 1: Pas je schrijfstijl aan
Schrijven voor het web staat haaks op academische of administratief- juridisch taalgebruik. Hou het simpel en kort: maximaal 14 woorden per zin, actieve dialoogstijl, duidelijke call to action. Vermijd bijzinnen, haakjes, passiefconstructies of hulpwerkwoorden. Wees niet poëtisch of grappig, maar helder.
TIP 2: Vermijd spam en overload
Spam levert misschien een kleine winst op korte termijn, maar brengt schade op lange termijn. Niemand houdt ervan, waardoor je potentiële fans afhaken. Er is veel overload op de VUB, en het vaak schreeuwerige opbod om aandacht versterkt dat alleen maar. Het draait niet om veel communiceren, maar om gericht en doordacht communiceren naar de juiste mensen. Marcom zal altijd het evenwicht bewaken, en per medium de juiste boodschappen nastreven op de juiste manier. En in de juiste dosis.
TIP 3: De trein naar Aalst ...
De meest beruchte trein van de VUB stopt in Etterbeek én Jette en kent alle VUB-geheimen. Ideaal om een nieuwtje te pitchen!
TIP 4: Informele kanalen zijn soms doeltreffender dan formele In dit digitale tijdperk draait alles om netwerken en ... persoonlijk contact! Daarom kun je niet zomaar je communicatie uitbesteden aan Marcom. We vragen altijd dat je zelf mee de communicatie voert van je project. Wie zijn eigen project met passie verkoopt, heeft meer impact dan alles wat uit de molen rolt. Visibiliteit in media is ook belangrijk, maar het is een minimum. De ‘extra mile’ loop je zelf, in al je authentieke begeestering. Zorg dus dat je je boodschap ook aan je collega’s
doorvertelt, in je e-mailhandtekening zet, in je eigen socialemediakanalen deelt. Spreek je studenten aan in de les. Betrek anderen bij je organisatie.
TIPS VOOR INTERNE & DIGITALE COMMUNICATIE
9
ALUMNI
- Hoe bestellen?
- Wat is het?
- Hoelang duurt het?
- Wat kost het?
- Wat is inbegrepen?
- Wat is niet inbegrepen?
ALUMNI
10
Wil je je activiteit in de kijker zetten bij oud-studenten? Heb je adressenbestanden nodig? Vraag je je af welke alumniverenigingen er zijn? Contacteer de VUB-verantwoordelijke voor alumnirelaties. Hij kan je veel informatie & advies geven.
BESTELLEN
via e-mail naar alumni@vub.be
WAT IS HET?
Infogesprek met de VUB-verantwoordelijke voor alumnirelaties. Tijdens dit gesprek bekijk je samen het gewenste doel/opzet, of het mogelijk is om dat te linken aan de bestaande VUB-acties naar de doelgroep, wat er dan door jou aangeleverd moet worden, wat er eventueel nog extra aan communicatie kan gebeuren buiten de reguliere VUB-acties om en hoe dat dan zal verlopen, aanvullende nuttige info, ideeën en raming van kostprijs.
VUB-acties naar deze doelgroep zijn:
Nieuwsbrief naar alumni
Om de twee maanden is er een nieuwsbrief voor alumni. De oud- studenten ontvangen deze nieuwsbrief in de eerste week van oktober, december, februari, april, juni en augustus. Uiterlijk 4 weken voor
verschijning moet je aanvraag voor opname in deze nieuwsbrief binnen zijn bij het redactieteam. Stuur je tekst en aanvraag dus op tijd naar alumni@vub.be.
Alumni benaderen voor ambassadeurschap
De VUB-verantwoordelijke weet waar alumni werken. Samen kan je bekijken wie je als ambassadeur kunt inzetten voor opleidingsinnovatie, stageplaatsen, gastlezingen, samenwerkingsovereenkomsten,
valorisatie & innovatie, rekrutering … Plechtige diploma-uitreikingen
Studenten die afstuderen ontvangen tijdens deze ceremonie hun diploma en worden op dat moment een alumnus van de VUB.
Alumnirelaties starten daar … Informeer wat er mogelijk is ter plaatse of met een communicatieactie nadien. Denk aan het bekendmaken van vacatures, vervolgopleidingen, lidmaatschappen, ....
Persoonsgerichte communicatie
Wil je een bericht, uitnodiging of enquête versturen afgestemd op een specifieke alumnisubgroep, dan doen we dat met een mailing. Die vraag je minimaal 2 weken op voorhand aan.
Samenwerken met alumniverenigingen
Je wilt een actie op getouw zetten samen met een alumnivereniging?
De VUB-verantwoordelijke weet wie je moet benaderen en welke
interessante activiteiten ze doen zoals een galabal, jobbeurs, .... De VUB telt vele verenigingen: BrEA (alumnivereniging voor burgerlijk ingenieurs VUB), UCLA (vereniging voor alumni in USA), Athanor (alumnivereniging voor wetenschappen en bio-ingenieurs VUB), OSB (oud-studentenbond VUB) en nog veel meer.
HANDIGE TIPS?
Bekijk de jaarkalender met VUB-acties en communicatiekanalen per doelgroep.
11
COMMUNICATIEDOELGROEP ALUMNI
WAT IS NIET INBEGREPEN?
- De concrete uitwerking van de communicatieproducten of de organisatie van het alumni-event doe je zelf (met de hulp van het aanbod in deze catalogus).
- financiering
WAT IS INBEGREPEN?
- gesprek met de VUB-verantwoordelijke
- advies, concept bedenken, communicatie uitsturen, aanreiken van nuttige info o.a. voor de organisatie van een alumni-event
WAT KOST HET?
Een beroep doen op de VUB-verantwoordelijke kost je niets. Deze kosten draagt de VUB via de begroting van Marcom.
HOELANG DUURT HET?
Max. 5 werkdagen na je aanvraag via e-mail neemt de VUB-verantwoordelijke contact met je op.
12
TOEKOMSTIGE STUDENTEN EN SCHOLEN
- Hoe bestellen?
- Wat is het?
- Hoelang duurt het?
- Wat kost het?
- Wat is inbegrepen?
- Wat is niet inbegrepen?
- Handige tips
TOEKOMSTIGE STUDENTEN EN SCHOLEN
13
Wil je je activiteit in de kijker zetten bij toekomstige studenten of scholen? Start je een nieuwe opleiding die je wilt bekendmaken?
Advies nodig betreffende een infomoment of onderwijsbeursdeelname? Contacteer de VUB-verantwoordelijke voor
studentenwerving en kom alles te weten over hoe je je communicatie naar potentiële studenten en scholen het best aanpakt.
Misschien wordt je boodschap mee opgenomen in de jaarlijkse VUB-acties naar deze doelgroep.
BESTELLEN
via e-mail naar studentenrekrutering@vub.be of scholen@vub.be
WAT IS HET?
Infogesprek met de VUB-verantwoordelijke voor scholen en potentiële studenten. Tijdens dit gesprek bekijk je samen het gewenste doel/opzet, of het mogelijk is dat te linken aan de bestaande VUB-acties naar de doelgroep, wat er dan door jou aangeleverd moet worden, wat er eventueel nog extra aan communicatie kan gebeuren buiten de reguliere VUB-acties om en hoe dat dan gaat verlopen, aanvullende nuttige info, ideeën en raming van kostprijs.
VUB-acties naar deze doelgroep zijn:
Goodiebag voor nieuwe studenten
In de tweede week van september ontvangt de VUB nieuwe studenten met een goodiebag. Daarin zit allerlei nuttige info voor de startende student.
Infodagen
Er zijn 3 infodagen per jaar: 1 in maart , 1 in april en 1 in september.
Tijdens een infodag worden toekomstige studenten geïnformeerd over het opleidingsaanbod alsook leven & leren op de VUB.
Openlesdagen
Toekomstige studenten kunnen in de herfst- en voorjaarsvakantie lessen bijwonen op de VUB en de sfeer van het leven als student opsnuiven.
Schoolbezoeken
Elk jaar tijdens de lesvrije week in februari organiseert de VUB een aantal
dagen waarop scholen kunnen langskomen met hun leerlingen uit de derde graad van het secundair onderwijs. De leerlingen krijgen dan de kans om deel te nemen aan een workshop of infosessie binnen een thema naar keuze.
Onderwijsbeurs (SID-ins)
De VUB staat op de SID-in in Haasrode, Kortrijk, Gent, Antwerpen en Genk.
Scholieren uit die regio komen, al dan niet met hun ouders, naar deze onderwijsbeurs.
Postverzendingen en nieuwsbrieven
Doorheen het jaar worden diverse acties ondernomen naar scholen toe. Bij de start van het schooljaar ontvangen de scholen een brochure ‘Proeven van d’unief’ waar de VUB-activiteiten voor scholen in gebundeld worden.
Doorheen het academiejaar worden ook opleidingsbrochures, posters en ander materiaal opgestuurd naar secundaire scholen.
HOELANG DUURT HET?
Max. 5 werkdagen na je aanvraag via e-mail neemt de VUB-verantwoordelijke contact met je op.
Het opstarten en finaliseren van de producten/teksten de je nodig hebt voor je campagne, hangt af van je eigen reactietijd en levertijden per product. Alle info daarover vind je per product in deze catalogus.
HANDIGE TIPS?
Bekijk de jaarkalender met VUB-acties en communicatiekanalen per doelgroep.
14
COMMUNICATIEDOELGROEP TOEKOMSTIGE STUDENTEN EN SCHOLEN
WAT IS NIET INBEGREPEN?
- opnamegarantie in een van de VUB-acties naar de doelgroep. De VUB-
verantwoordelijke beslist wat er mogelijk is. - de concrete uitwerking van de communicatieproducten doe je zelf (met de hulp van het aanbod in deze catalogus).
- financiering.
WAT IS INBEGREPEN?
- infogesprek met de VUB-verantwoordelijke - bij het uitwerken en uitrollen van communicatie naar potentiële
studenten en scholen komt veel kijken. De VUB-verantwoordelijke helpt je op weg.
WAT KOST HET?
Een beroep doen op de VUB-verantwoordelijke kost je niets. Deze kosten draagt de VUB via de begroting van Marcom.
De kosten voor het uitwerken van je campagne hangen af van de grootte en de mate van wat je zelf doet of uitbesteedt.
15
JOURNALISTEN EN PERS
- Hoe bestellen?
- Wat is het?
- Hoelang duurt het?
- Wat kost het?
- Wat is inbegrepen?
- Wat is niet inbegrepen?
- Handige tips?
JOURNALISTEN EN PERS
16
We helpen je graag om je activiteit, onderzoek, mening, … onder de nationale en internationale aandacht te brengen. Dat kan met een persbericht, opiniestuk, persconferentie of door een persautoriteit te worden. We sturen persberichten naar de media, zetten het op press.vub.be en het VUB-Twitterkanaal of nemen het op in VUB-Today. Loopt het fout en dreig je in een mediastorm verzeild te raken? Vraag dan om crisisbijstand.
BESTELLEN
via een aanvraagformulier:
Aanvraag voor een persbericht Aanvraag voor een opiniestuk
Aanvraag om persautoriteit te worden
via een e-mail:
Aanvraag voor mediacrisisbijstand (bij een acute mediacrisis:
bel naar de VUB-woordvoerder tel. 0473964137) Aanvraag voor een persconferentie (event)
WAT IS HET?
Persbericht
Daarmee probeer je aandacht te krijgen voor een concreet nieuwsfeit of een bepaald standpunt.
Een sterk persbericht grijpt de aandacht, bevat relevante informatie, is afgestemd op het lezerspubliek, verrijkt met beelden & quotes en bevat verdere contactgegevens.
Opiniestuk
Daarmee wil je je persoonlijke mening of inzicht publiekelijk kenbaar maken. Een opiniestuk met impact bevat een straffe invalshoek, volgt het stramien stelling-argumentatie-conclusie, is bondig (3500 tot 5000 tekens inclusief spaties), te begrijpen en geloofwaardig.
Persautoriteit worden
Je wordt aanspreekpunt voor journalisten die op zoek zijn naar toelichting, extra informatie of visie m.b.t. een nieuwsfeit binnen je expertise. Soms leidt dat tot publicatie in de vorm van een citaat of interview. Een goede persautoriteit is altijd bereikbaar en/of belt terug. Beslist snel of hij op een
vraag wil en kan ingaan of niet. Vraagt vervolgens wat voorbereidingstijd.
Vraagt ook wie de journalist nog heeft gecontacteerd zodat hij zicht heeft op het opzet en de insteek. Beperkt zijn reactie tot 1 à 2 boodschappen. En geeft nooit off the record commentaar.
Persconferentie
Bijeenkomst speciaal voor journalisten waarop een belangrijk (!) nieuwsfeit wordt bekendgemaakt of getoond. Je verhoogt het succes van je
persconferentie met ‘breaking news’, aanvullende cijfers/meningen, een goed gekozen locatie & tijdstip en een warm welkom waardoor je een
‘collegiale’ relatie met de journalist opbouwt.
Mediacrisisbijstand
Door een ongelukkige uitspraak op social media, werkconflict, een kleine fout … dreigt er schade aan je reputatie of geloofwaardigheid te ontstaan.
Een mediastorm overleef je door je te houden aan de feiten, onmiddellijk te communiceren, eerlijk en empathisch te zijn én je verantwoordelijkheid te nemen.
17
COMMUNICATIEDOELGROEP JOURNALISTEN EN PERS
HOELANG DUURT HET?
Max. 5 werkdagen na je aanvraag, neemt een redacteur contact met je op (max. 1 werkdag bij vraag voor crisisbijstand). Hij stemt de inhoud samen met jou af, kiest het beste mediakanaal en verspreidt het bericht.
WAT KOST HET?
Deze dienstverlening betaalt de VUB voor je via de begroting van Marcom.
WAT IS INBEGREPEN?
- bepalen van mediastrategie & mediakeuze - redigeren van je teksten
- inhoudelijk advies
- opvangen & naar je doorsturen van bijkomende vragen van journalist(en) - multimediaal uitsturen van je bericht via een krachtige crm- en
mailingtool (opiniestukken worden meestal exclusief aan één medium aangeboden)
- rapportering of je bericht door journalisten werd bekeken en door wie - rapportering of je bericht een weerslag/opname in de media kreeg - altijd publicatie van je bericht op press.vub.be, vubtoday.be en het VUB-
Twitterkanaal
- selectieve publicatie van je bericht in HENRI-magazine en/of VUB- nieuwsbrief
WAT IS NIET INBEGREPEN?
- zoeken naar content en het uitschrijven van je tekst (alleen herschrijven
van je tekst is inbegrepen) - zoeken naar aanvullende foto’s, cijfermateriaal, quotes, …
- plaatsingsgarantie; de journalist beslist of en hoe het verschijnt.
HANDIGE TIPS?
een persbericht schrijven een opiniestuk schrijven een interview geven
succesvolle persconferentie
communicatie tijdens een mediacrisis communicatie als persautoriteit
Eerst wordt bekeken welke nieuwswaarde je bericht heeft. Op basis daarvan volgt de mediastrategie (hoe, met welke accenten en wanneer) & mediakeuze (via welke kanalen).
Afhankelijk van de gekozen aanpak is onderstaande in meer of mindere mate inbegrepen:
18
TIP 1: Verhaal met informatie, duiding én emotie
Een persbericht dat ‘werkt’ is een verhaal met informatie, duiding en emotie. Het verhaal moet volgende vragen beantwoorden: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. De antwoorden op die vragen vormen de hoekstenen van het bericht. Journalisten vertrekken van deze vragen om hun artikels te schrijven: wat gebeurde er waar en wanneer; door wie en waarom en hoe wordt het aangepakt. Aanvullend stellen ze zich de vraag of de ondernomen actie ‘voldoende’ antwoord geeft op wat gebeurde. Houd daar alvast rekening mee om te anticiperen op kritische vragen en reacties.
TIP 2: Verduidelijk de maatschappelijke relevantie
Het kernobjectief van een persbericht is ‘nieuws’ te brengen voor de lezers van de media die je selecteerde. Zoek daarom naar
maatschappelijke relevantie voor het bericht. Dat doe je door de insteek te laten aansluiten bij wat ‘leeft’ onder je doelgroep. Het bericht aan de actualiteit koppelen versterkt aanzienlijk de nieuwswaarde. Speel in op themadagen, zoals Internationale Vrouwendag enzovoort.
Algemeen moet een persbericht altijd nauw aansluiten bij de heersende socioculturele waarden: veiligheid, ecologie, gezondheid, werk, inkomen, relaties, … Het ‘nieuws’ moet de doelgroep interesseren, boeien,
emotioneren, verwonderen, … TIP 3: Actueel en écht nieuw nieuws
De insteek is vaak een probleemstelling of nieuwswaardige gebeurtenis die aan de basis ligt van het verhaal en die bij voorkeur aansluit of antwoord geeft op een actueel gebeuren. Nieuws is bijvoorbeeld de ontdekking of ontwikkeling van een nieuw product, materiaal, stof, geneesmiddel met belangrijke toegevoegde waarde, een verrassend of ophefmakend onderzoeksresultaat, onderzoek met maatschappelijke impact of het winnen van een prijs.
TIP 4: Grijp aandacht met de titel
Het komt erop aan in de titel de insteek duidelijk en scherp te verwoorden zodat de journalist er onmiddellijk aandacht voor heeft.
Indien hij niet in één oogopslag de relevantie of nieuwswaarde ziet in de titel en de eerste paragraaf dan zal hij het bericht niet lezen of gebruiken. Een sterke titel is dus een must. Een titel die inslaat is de kortst mogelijke samenvatting van het persbericht. Vermijd lidwoorden en schrijf in telegramstijl, zonder leestekens.
Onder de titel komt de openingsparagraaf die de kern van het nieuws weergeeft en de aanzet is van een verhaal dat tegelijk informatief en boeiend is. Het komt erop aan de aandacht van de lezer van bij het begin te ‘grijpen’ en nadien niet meer los te laten.
TIP 5: Organiseer je informatie
Een goed persbericht start altijd met de nieuwsfeiten die je naarmate de tekst vordert aanvult met extra (altijd relevante) informatie. Start dus met de belangrijkste feiten en eindig met de minst belangrijke. Waak erover dat het bericht vooral feiten bevat. Gebruik tussenkoppen van liefst 2 woorden. Een persbericht telt veelal 5000 à 7500 tekens, spaties inbegrepen.
TIP 6: Ken je doelgroep
Weet wie je doelgroep is en selecteer de juiste media die deze doelgroep bereiken. Zo vermijd je dat je persbericht oninteressant is voor de journalisten die het ontvangen. Zij worden bestookt met persberichten die vaak te weinig nieuwswaarde hebben, te lang zijn, ongeloofwaardig zijn, te gedetailleerd met achtergrond of vaktechnische informatie of te commercieel zijn. Schrijf in een taal die de journalist én je doelgroep begrijpen.
TIP 7: Verrijk met beelden en quotes
Een beeld zegt meer dan duizend woorden. Een waarheid die ook geldt voor een persbericht. Als er foto’s of beelden zijn dan verrijken ze het bericht en vergroten ze de kans dat het opgepikt wordt.
Met een quote krijgt het persbericht een menselijk gelaat en wordt de boodschap versterkt met de autoriteit van de geciteerde expert.
Het maakt de inhoud persoonlijker en directer en maakt de tekst dynamischer. Een quote net na de inleidende paragraaf laat toe om het
COMMUNICATIEDOELGROEP JOURNALISTEN EN PERS
TIPS VOOR HET SCHRIJVEN VAN EEN PERSBERICHT
19
nieuws onmiddellijk te duiden en er emotie in te brengen.
TIP 8: Foutloos consistent
De tekst moet consistent en grammaticaal correct zijn. Vermijd herhalingen van woorden en boodschappen, indirecte taal (zullen, worden, kunnen), technisch jargon, superlatieven en reclametaal die de leesbaarheid, geloofwaardigheid en aantrekkingskracht ondergraven.
Schrijf nooit in de verleden tijd.
TIP 9: Sluit af met contactinformatie
Plaats onderaan het persbericht altijd de contactgegevens van de woordvoerder(s) bij wie journalisten terechtkunnen voor meer informatie of duiding. Eindig met een kaderstuk met informatie over de organisatie van wie het persbericht uitgaat.
COMMUNICATIEDOELGROEP JOURNALISTEN EN PERS
TIP 1: Vind een straffe invalshoek
Wanneer je een opiniestuk schrijft, is het belangrijk om het onderwerp goed af te bakenen. Stel jezelf ook de vraag: wat moet wie waar
veranderen? Bekijk het onderwerp vanuit een nieuwe invalshoek of met een nieuw standpunt. Zo breng je nieuwe elementen aan in de lopende discussie of open je het debat rond een specifiek thema. Kies liefst voor een onderwerp dat aansluit op de actualiteit. Dat vergroot de kans dat het stuk verschijnt.
TIP 2: Volg de ‘SAC’
Een opiniestuk is altijd opgebouwd volgens een vast stramien: Stelling – Argumentatie – Conclusie, ofwel de ‘SAC’. Begin dus met een duidelijke stelling die meteen de aandacht trekt van de lezer. Bouw daarna een heldere verhaallijn op met sterke argumenten die jouw mening verwoorden. Er mag ook gerust wat emotie in, maar vermijd persoonlijke aanvallen. Sluit vervolgens af met een heldere conclusie die jouw standpunt samenvat.
TIP 3: Hou het bondig
Gemiddeld telt een opiniestuk tussen de 3500 en 5000 tekens, spaties inbegrepen. Dat komt neer op ongeveer 650 woorden, wat niet veel is. Het is daarom essentieel meteen ter zake te komen. Vermijd lange inleidingen en (minder relevante, technische) details of een opsomming van feiten. Ook bij de argumentatie, die vaak het leeuwendeel vormt van de tekst, is het belangrijk om goed te focussen. Kies dus liever drie overtuigende argumenten dan vijf minder goede. Kwaliteit gaat boven kwantiteit.
TIP 4: Schrijf als een journalist
Zorg ervoor dat de tekst vlot leest en dat die ook makkelijk begrijpbaar is voor de journalist en de lezer. Kranten en tijdschriften bereiken een breed publiek dat vaak (veel) minder afweet van het onderwerp dan jij. Vermijd daarom ingewikkelde vaktermen, overdadig cijfermateriaal, passieve constructies of lange zinnen. Kies liever voor eenvoudige taal en korte zinnen. Gebruik ook voorbeelden, vergelijkingen of metaforen.
Die maken de tekst aantrekkelijker en duidelijker.
TIP 5: Profileer je als expert
Een opiniestuk wint aan geloofwaardigheid wanneer je je kunt profileren als kenner, deskundige of expert. Vermeld daarom jouw functietitel en voor welke faculteit of welk departement je werkt. Geef aan in welke materie je gespecialiseerd bent. Voorzie ook een duidelijke en professionele profielfoto in hoge resolutie. Kranten en tijdschriften plaatsen die vaak bij het opiniestuk.
TIPS VOOR EEN GOED OPINIESTUK
20
COMMUNICATIEDOELGROEP JOURNALISTEN EN PERS
TIP 1: Doe niets halsoverkop
Als een journalist belt en je kunt niet direct te antwoorden op zijn vragen, mag je de nodige tijd nemen om je voor te bereiden. Vraag naar de vragen en spreek af wanneer je zult antwoorden. Vraag altijd het telefoonnummer van de journalist, zodat jij hem ook kan terugbellen.
TIP 2: Beschik over kennis en breng die in verstaanbare taal
Dat mag geen probleem zijn daar je expert bent in jouw domein.
Moeilijker is het om jouw kennis te verwoorden in een eenvoudige, ook voor leken, verstaanbare taal. Verlies jezelf nooit in vakjargon dat de journalist nauwelijks verstaat. Doe dus een inspanning om jouw taal te vereenvoudigen en gebruik herkenbare voorbeelden als illustratie.
Zorg in de mate van het mogelijke voor achtergrondinformatie voor de journalist en verzamel die voor hem en stuur door.
TIP 3: Wees eerlijk
Eerlijkheid duurt het langst. Antwoord daarom altijd correct op de vragen van de journalist of leg hem uit waarom je op een vraag niet kunt antwoorden. Onjuiste of gelogen antwoorden wekken argwaan en zullen de journalist aanzetten tot onderzoek of een negatief artikel.
TIP 4: Manipuleer niet
Oefen nooit druk uit op de redactionele inhoud. Dat kan wel eens lukken maar vrijwel alle journalisten zijn als de dood voor dergelijke praktijken.
Doorgaans verbrand je zo jouw imago op een bijna onherstelbare manier en krijg je een ongunstige reputatie.
TIP 5: Geef geen ‘off the record’ commentaar
In een gesprek met een journalist is het meedelen van vertrouwelijke informatie of commentaar die niet voor publicatie vatbaar is,
uitgesloten! Zelfs al zeg je dat de informatie of commentaar ‘off the record’ is, dan ben je niet zeker dat die de volgende dag niet in de krant staat. Een interview is pas gedaan als de journalist fysiek niet meer aanwezig is. Vermijd daarom het verstrekken van vertrouwelijke, informele informatie voor de start of na het einde van het ‘formele’ deel
van het interview. Laat je niet verleiden tot negatieve commentaar op collega’s of andere experts.
TIP 6: Zeg nooit ‘geen commentaar’
Als je niet wilt of kunt antwoorden op een vraag van een journalist, tracht hem dan uit te leggen waarom je op een bepaalde vraag liever niet antwoordt of beloof hem deze informatie op een later tijdstip. Zo bewaar je het vertrouwen van de journalist. Door antwoord te geven op alle vragen vermijd je dat journalisten elders op zoek gaan naar informatie.
TIP 7: Wees jezelf
Zorg ervoor dat je ontspannen en rustig blijft, zeker voor de camera. Er is geen reden tot zenuwachtigheid of paniek. Je bent de specialist die expert is in de materie. Laat je niet leiden door emotie, ook niet als de journalist agressief vragen stelt.
TIP 8: Wees precies
Tracht volledige, niet te lange, antwoorden te geven op de vragen van de journalist. Door de vraag juist en volledig te beantwoorden vermijd je discussie. Zeker voor interviews op radio en tv moet je kort en bondig antwoorden. Zorg ervoor dat jouw boodschappen altijd in het antwoord verwerkt zijn door te starten met de conclusie en daarna je redenering uiteen te zetten.
TIP 9: Ken de media
Zorg ervoor dat je weet met wie je praat en wie het medium als doelgroep/publiek heeft. Zo kun je je boodschappen en taalgebruik daaraan aanpassen.
TIP 10: Bespreek de vragen kort vooraf
Voor de start van het interview moet je altijd vragen wat de journalist wil weten. Zo peil je ook naar zijn kennis over de materie. Geef de journalist voor het interview kort de kern van jouw boodschappen weer en controleer na het interview of ze voldoende aan bod kwamen en of de journalist ze begrepen heeft. Indien dat niet het geval is kun je
TIPS VOOR HET GEVEN VAN EEN INTERVIEW
21
COMMUNICATIEDOELGROEP JOURNALISTEN EN PERS
na het interview de kernboodschappen nog eens herhalen. Sommige journalisten geven hun vragen voor het interview door. Dat zal hen er niet van weerhouden meer of andere vragen tijdens het interview te stellen.
Het is aangewezen om bij interviews met journalisten van de geschreven pers altijd vóór de aanvang van het interview te vragen om het artikel
voorafgaand aan publicatie na te lezen zodat je eventuele fouten kunt corrigeren. Beperk je bij het nalezen tot het corrigeren van feitelijke fouten en herschrijf het artikel niet.
TIP 1: Zorg dat je écht nieuws brengt
Het is tegenwoordig heel zelden de moeite waard om een
persconferentie te organiseren. Journalisten hebben daarvoor te weinig tijd en de meerwaarde boven een persbericht of ander mediacontact is heel klein. Zorg dat je dus écht heel bijzonder nieuws brengt.
Is het nodig om een persconferentie te organiseren?, is de eerste vraag die je jezelf moet stellen. Is het nieuws dat je wilt brengen ook echt nieuwswaardig? Haakt het bijvoorbeeld in op de actualiteit of maatschappelijk relevante thema’s? Is het nieuws dat veel mensen aanspreekt of voor veel mensen gevolgen zal hebben? Is het
verrassend? Is het belangrijk dat journalisten iets kunnen beleven of zien?
Als je ‘ja’ antwoordde op deze vragen, is het inderdaad een goed idee om een persconferentie te organiseren. Vooral de impact van het nieuws en visualisering zijn belangrijke voorwaarden om een persmoment te organiseren. Bijvoorbeeld bij de lancering van een innovatief product of een nieuw medicijn kan een persconferentie een goede keuze zijn.
TIP 2: Creëer genoeg meerwaarde
Daarnaast moet er voor de journalist extra informatie te rapen vallen op het persmoment die niet in het persbericht staat. Bijkomende cijfers, een reactie van een expert of woordvoerder, een interview met een getuige, ... dát is waar journalisten op afkomen. Maar ook de aanwezigheid van prominenten (burgemeester of minister) zijn interessant voor journalisten. Wanneer je geen extra meerwaarde creëert, zal de journalist minder geneigd zijn om in de toekomst nog eens naar jouw persconferenties te komen.
TIP 3: Kies locatie en tijdstip zorgvuldig
Je houdt een persconferentie beter op een plaats die vlot bereikbaar is. Verre auto -of treinritten zijn afknappers voor journalisten. Kies een ruimte waar al het technische materiaal (projector of een
projectiescherm) aanwezig is. Let ook op dat cameraploegen voldoende plaats hebben om te filmen.
Een persconferentie hou je beter in de voormiddag, liefst tussen 10 en 11 uur. Zo hebben krantenjournalisten nog voldoende tijd om hun artikel af te werken voor de krant van de volgende dag en kunnen tv-ploegen hun reportage nog maken voor het middagbulletin.
TIP 4: Ken je journalist
Nodig alleen journalisten uit die zich bezighouden met het thema van jouw persconferentie. Schrijf hen goed op voorhand aan: je stuurt het best 1 of 2 weken voor de persconferentie een persoonlijke uitnodiging.
Journalisten worden dagelijks gebombardeerd met uitnodigingen, dus zorg dat je er op een positieve manier uit springt.
TIP 5: Neem tijd voor vragen
Een persconferentie duurt meestal 45 minuten tot 1 uur. Het is essentieel dat je genoeg tijd vrijmaakt om vragen te beantwoorden of interviews af te leggen. Want dat is net waarom journalisten tot bij jou komen. Beperk jouw presentatie dus liefst tot een halfuurtje. Gebruik de rest van de tijd om de aanwezige pers te woord te staan.
TIP 6: Voorzie persmappen
Stel altijd een persdossier samen voor de aanwezige journalisten met daarin alle informatie die tijdens de persconferentie werd gegeven.
TIPS VOOR EEN GESLAAGDE PERSCONFERENTIE
22
COMMUNICATIEDOELGROEP JOURNALISTEN EN PERS
Zo hebben ze al het materiaal dat ze nodig hebben voor hun artikel of reportage. Dit dossier kan je ook altijd nog digitaal bezorgen aan journalisten die niet konden langskomen.
TIP 7: Bouw aan je relaties
Tot slot is het belangrijk om goed voor de aanwezige journalisten te zorgen. Verwelkom hen hartelijk, biedt hen iets te drinken of te eten en
bedank hen ook voor hun komst. Maak van de gelegenheid gebruik om te netwerken. Zo zal de volgende keer de drempel minder hoog zijn om die journalist te contacteren.
TIP 1: Hou je aan de feiten
Speculeer niet en vertel alleen wat echt zeker is. Getuig daardoor van kennis van zaken door te informeren over aantallen, locaties, timing, bedragen of eigen gevalideerde data. Toon ook dat je de feiten ernstig neemt door actiebereidheid en daadkracht. Geef betekenis aan je verhaal door de emotionele reacties van de mensen op te vangen en er empathisch mee om te gaan. En manage de verwachtingen van je publiek of doelgroep door aan te geven dat er nieuwe informatie volgt.
Zeg ook waar en wanneer.
TIP 2: Wees open en eerlijk
De gecommuniceerde informatie hoort juist, duidelijk en transparant te zijn. Zorg er bovendien voor dat mensen deze informatie over de crisis snel kunnen vinden. Dat kan door bijvoorbeeld alle informatie over de crisis op je website een centrale plek te geven.
TIP 3: Communiceer onmiddellijk
Laat niemand je voor zijn. Wacht niet bang af, maar wees proactief.
Vroeg of laat barst de crisis toch uit, en door zelf als eerste met het nieuws naar buiten te treden win je aan geloofwaardigheid. “Geen commentaar” is not done en zwijgen is zeker geen optie. Zo laat je het speelveld aan derden waardoor je de controle over jouw communicatie verliest.
TIP 4: Blijf communiceren
Laat mensen tijdens een crisis niet in het duister tasten. Houd de journalisten op de hoogte als er nieuwe ontwikkelingen zijn. Ook als die
er niet zijn houd je contact met de pers.
TIP 5: Socialemediakanalen zijn een uitstekende tool
Het gebruik van sociale media impliceert wel tweerichtings-
communicatie, waarbij volgers antwoorden op hun boodschappen en reacties verwachten. Deze dynamiek brengt ook opportuniteiten met zich mee, zoals geruchten meteen uit de weg gaan.
TIP 6: Kies een ‘warme’ tone of voice
Communiceer vanuit het perspectief van je doelgroep en/of
mogelijke slachtoffers. Empathie is iets wat vaak vergeten wordt bij crisiscommunicatie. Toch zorgt empathie voor geloofwaardigheid van de crisiscommunicatie, gevolgd door eerlijkheid, redelijkheid en competentie. Hoe doe je dat? Door bijvoorbeeld medeleven met de getroffenen te tonen of duidelijk excuses aan te bieden. Toon zichtbaar begrip voor de emoties bij het publiek of slachtoffers en kom pas daarna met jouw eigen ‘rationele’ punten of oplossing.
TIP 7: Neem je verantwoordelijkheid
Geef aan welke actie je onderneemt om de crisis onder controle te krijgen of het probleem op te lossen. Erken fouten als die gemaakt werden, verontschuldig je ervoor en toon aan dat je ze oplost of dat de nodige maatregelen worden genomen opdat ze niet meer voorvallen.
TIP 8: Extern winnen, is intern beginnen.
Vooraleer de buitenwereld op de hoogte gebracht wordt van de crisis, moet iedereen intern goed geïnformeerd zijn. Medewerkers en collega’s
TIPS OM EEN MEDIASTORM (CRISIS) ONDER CONTROLE TE KRIJGEN
23
COMMUNICATIEDOELGROEP JOURNALISTEN EN PERS
zijn jouw belangrijkste stakeholders en horen daarom absoluut op de hoogte te zijn.
TIP 9: Besteed de nodige zorg aan de nasleep van een crisis.
Ook al is de crisis afgelopen, toch is het cruciaal om te blijven communiceren over zaken die de crisis aangaan en via de pers en sociale media te monitoren wat het publiek nog over het topic te vertellen heeft.
TIP 10: Een crisis verloopt zelden zonder obstakels, anders zou het geen crisis zijn …
Maar iedereen leert uit zijn fouten. Neem daarom ervaringen mee naar de toekomst, zodat de crisiscommunicatie een volgende keer nog gestroomlijnder verloopt.
TIP 1: Wees bereikbaar
Een goede persautoriteit is altijd bereikbaar. Ben je dat niet, dan belt de journalist naar de volgende naam in zijn adressenboekje ... Ben je dat wel, dan leidt dat niet alleen nu tot een quote van jou in de media, maar verhoog je ook de kans dat je een volgende keer weer gebeld wordt.
Tip 2: Geef een korte reactie die past bij het nieuwsfeit
De journalist belt vaak in verband met een bepaald nieuwsfeit. Daarover wil hij graag wat extra informatie of een mening hebben. Je vraagt dus beter eerst naar de opzet en insteek van zijn artikel. Zo heb je een idee waarover hij extra info of een mening wil. Vervolgens beperk je je reactie tot 1 à 2 begrijpbare boodschappen. Hapklaar voor de journalist.
En met minder kans op misinterpretaties. Want als jij een lang verhaal afsteekt vol technisch jargon, dan pikt de journalist daar naar best vermogen 1 à 2 zinnen uit of vereenvoudigt hij zelf je reactie voor zijn doelpubliek.
Tip 3: Geef nooit off the record commentaar
Zeg wat je wilt zeggen. Niet meer en niet minder. Dat lijkt makkelijk.
Maar dat is het niet. Laat je nooit verleiden tot uitspraken waar je later spijt van hebt. Hanteer desnoods de methode van de ‘hangende grammofoonplaat’: je blijft herhalen wat je hebt gezegd.
TIPS OM EEN PERSAUTORITEIT TE WORDEN
24
COMMUNICATIEKANALEN
25
EVENEMENTEN EN CONGRESSEN
- Hoe bestellen?
- Wat is het?
- Hoelang duurt het?
- Wat kost het?
- Wat is inbegrepen?
- Wat is niet inbegrepen?
- Handige tips?
EVENEMENTEN EN CONGRESSEN
26
Evenementen zijn hét communicatiekanaal bij uitstek voor een unieke & persoonlijke benadering van je doelgroep, waarbij
‘beleving’ centraal staat. Bij de organisatie van een congres, studiedag, beursdeelname, persconferentie … komt heel wat kijken.
Zodra je het plan opvat om een evenement te organiseren, neem je onmiddellijk contact op met de VUB-eventmanager. Want reservaties van locaties moeten vele maanden voordien al gebeuren. De VUB-eventmanager maakt je snel wegwijs.
BESTELLEN
via een e-mail naar evenementen@vub.be
WAT IS HET?
Stap 1: Intakegesprek
Je bespreekt samen met de VUB-eventmanager wat je wilt bereiken bij wie, wat het beschikbare budget is, profiel van je doelgroep, gewenste moment (periode, dag, uur) en type evenement.
Stap 2: Voorbereiding
De VUB-eventmanager geeft allerlei tips en mogelijkheden m.b.t de organisatie van het evenement. Samen maken jullie keuzes over programma, duur, promotie, drukwerk, genodigdenlijst, locatie, catering, sprekers, entertainment, decoratie, audiovisuele middelen, registratie bezoekers, vervoer, logies, betalingen, beveiliging, EHBO, hosts/hostesses, vergunningen, verzekeringen, enz. De VUB-
eventmanager geeft je een ruwe kostenraming, handige tools zoals 3D-campusplannen, sjablonen voor het aanmaken van draaiboeken &
retroplanningen alsook de contactgegevens van allerlei nuttige diensten (intern en extern) inclusief tips over hun werkwijze.
Stap 3: Concrete uitwerking
Je gaat het evenement organiseren. Je verdeelt de taken over je teamleden en bepaalt wie voor wat verantwoordelijk is. Gedurende het hele proces houd je de regie in handen, ben je het aanspreekpunt voor alle leveranciers intern en extern, escaleer je bij problemen en zoek je alternatieven.
Stap 4: De dag zelf
De dag van het evenement is aangebroken! Iedereen speelt zijn rol tijdens de opbouw voordien, het evenement zelf en de afbouw nadien.
Stap 5: Afhandeling
Het zit erop. Of toch nog niet helemaal … Verwerking & opvolging leads;
nazorg (bijv. bedankbrief, foto-impressie, …) naar gasten, sprekers en leveranciers; ROI inschatten; financieel eindverslag opstellen; draaiboek bijwerken en kwaliteit & werkwijze medewerkers en (toe)leveranciers evalueren voor een volgende keer.
De organisatie van een evenement bestaat uit 5 stappen. Stap 1 en 2 zet jij samen met de VUB-eventmanager, stap 3 t.e.m. 5 zet je alleen (of met je team).
HOELANG DUURT HET?
Max. 5 werkdagen na je aanvraag neemt de eventmanager contact met je op.
WAT KOST HET?
Een beroep doen op de VUB-eventmanager kost je niets. De kosten van je evenement hangen af van de duur & inhoud, het aantal genodigden en van wat je zelf doet of uitbesteedt.
WAT IS INBEGREPEN?
- intakegesprek met VUB-eventmanager
- Bij de organisatie van een evenement komt heel veel kijken. De VUB- eventmanager maakt je wegwijs, helpt je sterk op weg en is je hulplijn bij onverwachte vragen/obstakels.
- De VUB-eventmanager geeft je nuttige tips en tools voor een plan van aanpak, coördinaten van waar je voor wat terechtkunt, budgetinschatting, aankoop van een campagnebeeld, aanmaak van een eventpagina al dan niet met een betalingsmodule, e-uitnodigingen naar grote groepen mensen, aankondiging van je event op beeldschermen, …
WAT IS NIET INBEGREPEN?
- De concrete uitwerking (aanmaak eventpagina, aanvraag beeldschermen, reservaties, bestellingen, betalingen, projectmanagement, enz.) doe je zelf.
- financiering. In sommige gevallen is er wel sponsoring door de VUB mogelijk. Vraag wat er mogelijk is.
- succesgarantie
HANDIGE TIPS?
Sta hier even bij stil.
Mogelijke kostenposten Mogelijke locaties
Tips voor catering Logistieke VUB-steun Gebruik een draaiboek
27
COMMUNICATIEKANAAL EVENEMENTEN EN CONGRESSEN
28
TIP 1: Maak werk van je uitnodiging
Agenda’s puilen uit. Eén korte blik op je uitnodiging & inhoud kan dus het verschil maken tussen respons en prullenmand. Zorg dat je uitnodiging professioneel gemaakt en uitnodigend is. Maak waar mogelijk gebruik van het opmaak- en drukwerkaanbod in deze catalogus.
TIP 2: First time right!
Je evenement moet een schot in de roos zijn. Je krijgt geen tweede kans.
Het kanaal is zó sterk dat ‘spijt dat ik gegaan ben’ zelfs direct kan leiden tot verandering van (merk)voorkeur.
TIP 3: Wat wil je ermee bereiken?
Een evenement is een livebeleving waarmee je bij een specifieke doelgroep iets wilt bereiken. Wil je motiveren? Verkopen? Je imago bijsturen of verbeteren? Kennis overdragen en informatie delen?
Relaties opbouwen? Denk daar goed over na! Evenementen gaan meer over emoties dan over logistiek. Als je écht contact wilt maken met je bezoekers & je doelstelling wilt bereiken, moet je meer doen dan een hapje en een drankje. Inhoud die afgestemd is op de doelgroep maakt het verschil tussen saai & vermoeiend en geweldige spreker &
beklijvend.
TIP 4: VUB is onderdeel van wie je bent en wat je doet
Evenementen worden soms nog gezien als ‘iets wat op zichzelf staat’.
Dat klopt niet. Het is een onderdeel van al het andere wat je op en voor de VUB doet. In werkelijkheid moeten jouw online-, offline- en live- communicatie ineengrijpen. Ook qua look-and-feel.
Communicatie
Kosten voor website, drukwerk, advertenties, uitnodigingen, mobiele applicaties, sociale media, pers, …
Locatie
Kosten voor zaalhuur, inrichting, decoratie, bewegwijzering, schoonmaak, …
Catering
Kosten voor hapjes, drank, crewcatering, servies, tafellinnen, bars &
buffetten, … Invulling
Kosten voor entertainment, dagvoorzitters, sprekers, muziek, auteursrechten Sabam, …
Techniek
Kosten voor projectie, beeldschermen, microfoons, geluid- en
lichtinstallatie, videocaptatie, fotoreportage, wifinetwerk, livestreaming, eventapp, …
Personeel
Kosten voor floor- en eventmanager(s), veiligheidscoördinator, hosts/
hostesses, beveiliging, obers, tolken/vertalers, … Diversen
Kosten voor giveaways, (vip)vervoer, hotel, vergunningen &
verzekeringen, elektriciteit, water, logistiek, organisatiekosten (bij uitbesteding)
Onvoorziene kosten
Gemiddeld 10% op het totaal …
COMMUNICATIEKANAAL EVENEMENTEN EN CONGRESSEN
TIPS OM EVEN BIJ STIL TE STAAN
MOGELIJKE KOSTENPOSTEN
29
COMMUNICATIEKANAAL EVENEMENTEN EN CONGRESSEN
MOGELIJKE LOCATIES
Lounge bar 1050
(voormalig zaal Convivium). Alle info vind je hier VUB-lokalen en -auditoria
De VUB beschikt over diverse lokalen en auditoria van verschillende groottes.
Bestellen: via aanvraagformulier https://www.vub.ac.be/diensten/
lokalenbeheer#lokaal-reservaties .
Op basis van je ingevoerde gegevens wordt er een locatie voor je voorzien. Je ontvangt daarvan een bevestiging via e-mail. Krijg je geen bevestigingsmail, dan is er geen locatie gereserveerd.
Bel naar 02 629 31 11.
De bevestigingsmail geldt als overeenkomst. Het bevat een reglement, informatie over praktische afspraken, het toegepaste huurtarief, de eventuele reinigingskosten en de na te leven veiligheidsvoorschriften.
Elke goedgekeurde aanvraag impliceert dus automatisch een aanvaarding van het Lokalenreglement.
Wanneer je evenement onverwachts niet doorgaat, ben je verplicht de reservatie ten laatste 5 werkdagen voor de (opbouw!)datum van je evenement te annuleren via e-mail (!) naar infradesk@vub.be. Doe je dat niet, dan betaal je de huur alsnog en blijf je ook gebonden aan de bepalingen uit het Lokalenreglement.
Hoelang duurt het? Lokalen aanvragen doe je minstens 15 tot 30
werkdagen op voorhand, want de vraag naar lokalen is groot en wordt in volgorde van binnenkomen behandeld.
Wat kost het? De huurtarieven zijn afhankelijk van het type evenement dat je organiseert en de ruimte die je nodig hebt. De prijzen variëren van 40 tot 240 euro per dagdeel (voormiddag, namiddag of avond) tot maximaal 2200 euro voor het volledige congrescentrum met 5 zalen in de U-Residence. Prijzen zijn exclusief btw en reiniging.
Locaties in Brussel die bekend zijn bij VUB-evenementenservice
Locatie E-mail Website Tel.
Bozar corp@bozar.be www.bozar.be/nl 02 507 84 16
Brouwershuis info@belgianbrewers.be www.belgianbrewers.be 02 511 49 87 De Markten demarkten@demarkten.be www.demarkten.be 02 512 34 24
Les Halles info@halles.be www.halles.be 02 218 21 07
Marriott mhrs.brussels@marriott.com www.marriott.com 02 516 90 90 Métropole event.mgr@metropolehotel.be www.metropolehotel.com 02 217 02 20 Stadhuis Brussel org.protocol@brucity.be www.brussel.be/stadhuis 02 279 23 64 The Egg gilles@eggbrussels.eu www.theeggbrussels.com 02 726 55 26
30
VUB-cateraars
Catering voor evenementen in Etterbeek kun je bestellen via invulformulieren op
www.vub.be/catering-dienst-restaurant
Ook servetten, onderleggers, wit tafelpapier, ... kun je er bestellen.
Er wordt gewerkt volgens het first-come-first-served principe. Wacht dus niet te lang!
Catering voor evenementen in Jette kun je bestellen via e-mail naar catering@uzbrussel.be. Je ontvangt per kerende een catalogus met alle prijzen en mogelijkheden.
Externe cateraars
In Etterbeek mag je ook werken met externe cateraars.
In Jette is het niet mogelijk om met een andere cateraar dan de cateringdienst van het UZ Brussel te werken.
Bedrijf E-mail Website Tel.
B-Food catering@bfood.net www.bfood.net 02 527 41 65
Complex complex@brutele.be 02 629 55 02
Les frères Debekker traiteur@lesfreresdebekker.be www.lesfreresdebekker.be 02 736 00 40
Loriers info@loriers.be www.loriers.be 02 743 25 10
Royale Dujardin info@royale-dujardin.be www.royaledujardin.com 02 588 14 33 Traiteur
Catering KoKoen kokoen@kokoen.be www.kokoen.be 02 751 65 49 Traiteur Dehaene
Cuis’art bvba info@traiteurdehaene.be www.traiteurdehaene.be 02 230 10 94 Traiteur Leonard info@traiteurleonard.com www.traiteurleonard.com 010 68 08 24 Traiteur Roland y.vermeersch@skynet.be www.traiteur-roland.be 02 648 68 59 Carpe Diem info@carpediemnv.be www.carpediemnv.be 012 23 53 65
COMMUNICATIEKANAAL EVENEMENTEN EN CONGRESSEN
TIPS VOOR CATERING
31
Audiovisuele ondersteuning (micro’s, beeld, geluid, wireless internet, enz.) vraag je aan via mail naar infradesk@vub.ac.be.
Alle aanvragen moeten minstens 14 dagen voor aanvang van het evenement gebeuren.
Ook voor materialen zoals stoelen, (receptie)tafels, VUB-beachvlaggen, signalisatie, bouwhekken (herassen), enz. kun je bij infradesk terecht.
COMMUNICATIEKANAAL EVENEMENTEN EN CONGRESSEN
LOGISTIEKE VUB-STEUN
GEBRUIK EEN DRAAIBOEK
Voor je stappen 3, 4 en 5 is een draaiboek onontbeerlijk.
Een goede organisatie staat of valt met het afbakenen van verantwoordelijkheden. Met andere woorden: wie doet wat op welk moment en op welke plaats.
Dat schrijf je in het draaiboek.
Je maakt daarvoor het best een Excel-template met vijf kolommen:
Een draaiboek wijzigt in de eindspurt naar het evenement nog vaak. Voorzie elke herziene versie van een duidelijke versienummering en check of iedereen de recentste versie heeft.
Zorg dat iedereen weet wat er verwacht wordt
Beperk je niet tot het rondmailen van het draaiboek, maar neem met alle betrokkenen het draaiboek door. Zo verifieer je of iedereen inderdaad goed op de hoogte is van zijn verantwoordelijkheden.
Voeg dit aan je draaiboek toe
Aan het draaiboek niet je volgende zaken vast of bundel ze in 1 ringmap:
- een lijstje met de (mobiele) contactgegevens van alle betrokken verantwoordelijken (interne medewerkers, leveranciers, sprekers, …) en eventuele back-ups - een lijstje met telefoonnummers van nuttige (weekend)diensten zoals taxi’s, hulpdiensten, dokters en apothekers
- plattegronden, ingetekende event- en evacuatieplannen, parkeer- en/of laad- en losplaatsen, …
- een lijstje met praktische zaken die je op de dag van het event niet mag vergeten (badges, kantoormateriaal zoals plakband of stiften, …) DATUM & UUR
(op welk moment) ACTIVITEIT
(wat) LOCATIE
(op welke plaats) VERANTWOORDELIJKE
(wie) OPMERKINGEN
32
COMMUNICATIEKANAAL EVENEMENTEN EN CONGRESSEN
DATUM & UUR
(op welk moment) ACTIVITEIT
(wat) LOCATIE
(op welke plaats) VERANTWOORDELIJKE
(wie) OPMERKINGEN
Locatie
18/05 - Om 10.15 u stipt Bezoek locatie Bozar Piet en Marie Check zaal 2, hun technicus
en parking?
19/05 Reservatie locatie Marleen Voor 3 dagen (opbouw
zelf en afbouw), vraag bevestiging
Communicatie
25/05 Opmaak e-uitnodiging
Save the date Eva Akkoord voor druk vragen
aan professor
25/05 Verzendlijst aanmaken Eva Uiterlijk 15 u doorsturen naar
xx@xx.be
26/05 - 11 u Uitsturen van uitnodiging Marcom Karel Vraag ook naar rapportage
mailing
27/05 Ophalen drukwerk CCC Eva
28/05 - 9.30 u Congresmappen vullen Faculteitssecretariaat Miriam Deelnemerslijst later
toevoegen Opbouw
06/06 - 10 u Verantwoordelijke zaal
aanwezig Zaal 2 Niels Openen deuren
06/06 - 10.30 u Opbouw podium, licht en
geluid Zaal 2 Sound & Light rent
06/06 - 15 u Decoratie zaal Zaal 2 Decor bvba
06/06 Check wifi Zaal 2 David
06/06 - 19 u Afronden opbouw Zaal 2 Niels & co Deuren op slot
D-day event
07/06 - 7 u Opbouw bar & cateringtafels Keuken en zaal 2 Party Food bvba & Niels
07/06 - 9 u Aankomst crew en
hostessen Hal Hostessen en crew Verzamelen aan
registratiebalie
... ... ... ... ...
Voorbeeld van een draaiboek
33
SOCIALE MEDIA
- Hoe bestellen?
- Wat is het?
- Hoelang duurt het?
- Handige tips?
SOCIALE MEDIA
34
Sociale media zorgen voor een directe communicatie met je doelpubliek. De universiteit gebruikt het om nieuwe studenten aan te trekken, toekomstige werknemers te werven en een sterke community op te bouwen. Sociale media zijn ook een handige tool om meer trafiek naar je website te genereren. Wetenschappers kunnen via sociale media communiceren, geloofwaardigheid en autoriteit opbouwen. Dus waarom zou je Facebook, Twitter, Instagram, YouTube en LinkedIn niet benutten?
BESTELLEN
Voor advies of aanvraag voor ‘SoMe - De week van ...’ stuur je een e-mail naar ikhebnieuws@vub.be.
WAT IS HET?
FB is handig om meer aandacht te verwerven voor bepaalde activiteiten en om traffic naar andere (web)kanalen te lokken. Niet alleen het aantal volgers (bereik), ook het engagement bepaalt je aandachtscore. Zo is de VUB op FB de derde universiteit (na KU Leuven en UGent) qua aantal volgers, maar de eerste qua engagement omdat VUB-berichten inhoudelijk sterk zijn waardoor ze vaak en lang op de tijdslijn van de FB- fan/volger verschijnen.
Twitter opinieert. Het ideale kanaal om je mening de wereld in te sturen.
Instagram inspireert. Geef je volgers een blik achter de schermen.
Bijvoorbeeld met verhalen over het leven op de campus of de voorbereiding van een evenement. Op Instagram is VUB de tweede grootste universiteit (na KU Leuven).
LinkedIn netwerkt. Handig voor je professionele stakeholders. Het maakt duidelijk waar je voor staat en welke expertise je hebt. De VUB post daarop (wetenschappelijke) artikels.
YouTube
Broadcast Yourself. YouTube is een website waar je filmpjes kunt plaatsen en bekijken. Iedereen op de wereld die een account heeft aangemaakt kan video’s uploaden, bekijken en delen.
Optimaliseer het zodat je stakeholders als eersten jouw video’s te zien krijgen over bepaalde onderwerpen.
SoMe - De week van ...
Elke week neemt een student of personeelslid het VUB-
Instagramaccount over. Zeven dagen lang volg je het leven van deze persoon op de VUB. Wil je jouw VUB-leven ook eens delen via SoMe?
Dat kan!
HANDIGE TIPS?
- Kies het juiste kanaal en probeer vervolgens je publiek aan te trekken en te boeien.
- Communiceer over zaken waarin je expert bent en waarover je een mening met kennis van zaken hebt. Dat lijkt logisch, maar toch laten veel mensen zich op sociale media verleiden tot posts die ver staan van hun expertise. Daardoor verlies je aan geloofwaardigheid.
- Blijf origineel en inspireer. Als eerste vernieuwende inhoud brengen is het effectiefst. Of een opinie verwoorden die iets concreets toevoegt of bijdraagt in het debat. Denk dus na over een écht originele insteek van je bericht. Bezorg je volgers inspiratie. Met boeiende inhoud en sterke opinies maak je volgers enthousiast én bewijs je meteen je meerwaarde.
- Word niet hoogdravend, belerend of beledigend. Kies liever voor zelfrelativering en zelfs humor.
- Sociale media draaien niet om zenden, maar om interactie. Geef je
publiek daarom een stem, betrek hen en vraag om hun mening.
Zo nodig je uit tot conversatie en interactie. Beantwoord reacties, volg interessante mensen en maak ruimte voor debat. Stel vragen, maar geen ongepaste en met mate.
- Het redactieteam van de VUB pikt persberichten of interessante verhalen op uit andere VUB-kanalen om ze via sociale media de wereld in te sturen. Hoe meer jij communiceert, hoe groter de kans dat je bericht wordt opgepikt.
- Een vaste rubriek op Instagram is ‘de week van’, waarin een student of collega een week lang het VUB-account beheert en vrij spel krijgt om zijn verhaal te brengen. Suggesties zijn welkom!
- Bekijk de jaarkalender met VUB-acties en communicatiekanalen per doelgroep.
35
COMMUNICATIEKANAAL SOCIALE MEDIA
HOELANG DUURT HET?
Max. 5 werkdagen na je aanvraag via e-mail neemt de VUB- verantwoordelijke contact met je op.
Sociale media vragen om snelle en directe interacties met je doelpubliek.
Ook moet je blijven communiceren. Want hoe meer reacties &
communicatie, hoe meer mensen je bericht lezen of zien. Om het imago en
de bekendheid van je werk/onderzoeksgroep te versterken, dien je dus heel regelmatig zelf opinies en onderwerpen te verspreiden naar je doelpubliek, opiniemakers en journalisten.
36
SPEECH EN PRESENTATIES
- Hoe bestellen?
- Wat is het?
- Hoelang duurt het?
- Wat kost het?
- Handige tips?
SPEECH EN PRESENTATIES
37
Overtuigend kunnen presenteren levert veel op: erkenning, uitnodigingen voor nationale en internationale podia en misschien wel een zegje op TED talks of ‘De universiteit van Vlaanderen’. Sta je aan de vooravond van een toespraak, lezing, toast, presentatie, spreekbeurt …? Dan zal deze pagina je zeker interesseren!
BESTELLEN
via e-mail naar huisstijlproducten@vub.be
WAT IS HET?
De service kan bestaan uit copywriting, vertalen van je tekst, opmaak van je ppt.
HOELANG DUURT HET?
Een powerpointpresentatie professioneel laten lay-outen duurt gemiddeld 5 werkdagen. Copywriting en vertaling van je tekst duurt gemiddeld 5 werkdagen.
Alles hangt natuurlijk af van de grootte van het document.
WAT KOST HET?
In functie van je vraag ontvang je een prijsofferte.
HANDIGE TIPS?
Presenteren kun je leren
