Vraag nr. 224 van 23 juni 1997
van de heer FRANK CREYELMAN Studietoelagen – Dossierbehandeling
De ombudsdienst van de Vlaamse Gemeenschap wordt nog steeds geconfronteerd met het onbegrip van ontevreden burgers over de duur van de afhan-deling van dossiers met betrekking tot studietoela-gen en met het late antwoord op hun brieven. Op basis van de sinds 1993 behandelde dossiers stelt de ombudsdienst verder vast dat de meeste aanvragers van studietoelagen de reglementering en de wijze van werken van de afdeling Studietoe-lagen niet kennen, dit ondanks de grootschalige informatiecampagnes die het departement Onder-wijs inzake studietoelagen heeft gevoerd.
De ombudsdienst suggereert verder dat er een ont-vangst- en antwoordtermijnmelding aan alle cor-respondentie tussen aanvrager en dienst zou wor-den toegevoegd.
1. Wat heeft de minister reeds ondernomen om de duur van de afhandeling van dossiers te verkor-ten ?
2. Heeft de minister al werk gemaakt van een informatiecampagne met een vereenvoudigde reglementering en met de nodige informatie over de wijze van werken van de afdeling Stu-dietoelagen ?
3. Heeft de minister de suggestie van de ombuds-dienst om een ontvangst- en antwoordtermijn-melding aan de correspondentie tussen dienst en aanvrager toe te voegen, reeds aan de afde-ling Studietoelagen opgelegd ?
Antwoord
De brieven die door sommige aanvragers worden gestuurd omdat ze de toegekende toelage te laag vinden of omdat ze niet akkoord gaan met de wei-gering van een toelage, worden steeds zo snel mogelijk beantwoord ; alleen in de drukste periode vanaf oktober, wanneer de aanvraagformulieren b i n n e n s t r o m e n , wordt absolute prioriteit gegeven aan het onderzoeken, opvragen van ontbrekende gegevens en afhandelen van de dossiers, met het oog op de uitbetaling van de toelagen vóór 31 d e c e m b e r. In januari en verder worden de dossiers afgehandeld waarvoor bijkomende gegevens wer-den binnengestuurd.
Vanaf 1992 worden alle aanvragen voor het hoger onderwijs (± 48.000 per jaar) nagezien en de eruit voortvloeiende toelagen uitbetaald vóór 31 decem-ber.
Aan de aanvragers wier dossier onvolledig is, w o r-den onmiddellijk de ontbrekende gegevens g e v r a a g d , zodat voor het hoger onderwijs vóór 31 december alle aanvragers de stand van hun dossier k e n n e n . Ofwel hebben zij een toelage ontvangen of een afwijzend bericht met de reden van de afwij-zing ; ofwel hebben zij een brief ontvangen met het verzoek om nadere gegevens of attesten te bezor-g e n , en dat terwijl de aanvrabezor-gen tot 31 oktober mogen worden ingediend.
1. Sedert 5 jaar werkt de dienst tijdens de drukke periode een overurenproject uit, teneinde de uitbetalingen van de toelagen hoger onderwijs te kunnen realiseren vóór 31 december.
2. Op dit ogenblik onderzoekt de Vlerick School de mogelijkheden de reglementering inzake stu-dietoelagen te vereenvoudigen. Eerstdaags zul-len mij de bevindingen worden voorgelegd. 3. Vanaf volgend academiejaar zal tijdens de druk
-ke periode een ontvangstmelding worden gestuurd aan de briefschrijvers, met vermelding rond welke periode zij een concreet en uitge-breid antwoord op hun brief mogen verwach-ten.
4. Ten slotte voeg ik eraan toe dat de ombudsman in zijn jaarverslag 1996 bij de afdeling studietoe-lagen één dossier als "onbehoorlijk" en een als "deels onbehoorlijk" heeft aangegeven, b e i d e omdat de antwoordtermijn te lang werd bevon-d e n . Dit betekent anbevon-derhalf bevon-dossier op ± 175.000 aanvragen (hoger en secundair onder-wijs samen).
