Vraag nr. 223 van 23 juni 1997
van de heer FRANK CREYELMAN
Openbaarheid van bestuur – Registratie van de verzoekschriften
In het jaarverslag van de ombudsdienst van de Vlaamse Gemeenschap wordt gesteld dat er ernsti-ge twijfels bestaan over de betrouwbaarheid van de cijfers die de administraties verstrekken over de openbaarheidsverzoeken.
Het jaarverslag stelt dat sommige administraties de openbaarheidsverzoeken totaal niet of slecht geor-ganiseerd registreren. Het decreet van 23 oktober 1991 betreffende de openbaarheid van bestuursdo-cumenten in de diensten en instellingen van de Vlaamse Executieve bepaalt nochtans in artikel 10, paragraaf 1, dat de diensten van het ministerie een register van verzoekschriften moeten bijhouden. Heel wat administraties zouden ook onvoldoende rekening houden met de buitenafdelingen, i n s t i t u-ten of onderzoekscentra die onder hun bevoegd-heid vallen.
Wat heeft de minister reeds ondernomen om de slechte registratie van openbaarheidsverzoeken door de administraties te verbeteren ?
Werden er door de minister in dit verband reeds nieuwe richtlijnen naar de administraties gestuurd ?
Antwoord
Op pagina 24 in het jaarverslag 1996 van de ombudsman van de Vlaamse Gemeenschap wor-den een aantal vaststellingen en knelpunten gefor-muleerd in verband met de toepassing van het openbaarheidsdecreet van 23 oktober 1991.
De voornaamste vaststelling is dat de administra-ties vrij behoorlijk informatie verschaffen op vraag van burgers. Deze informatie wordt meestal zonder veel plichtplegingen verstrekt. Een evolutie die toe te juichen is.
Volgens de ombudsdienst worden de vormvereis-ten (aangetekend tegen ontvangstbewijs) pas gevraagd wanneer een verzoeker uitdrukkelijk de inzage van een dossier en/of het verkrijgen van kopies op het oog heeft.
En hier is het decreet van 23 oktober 1991 erg dui-delijk in artikel 10, paragraaf 1 : "De diensten van het ministerie moeten een register van de verzoek-schriften bijhouden".
Het was inderdaad zo dat nog niet alle afdelingen van het ministerie een dergelijk register hebben a a n g e l e g d . De afdelingshoofden, zeker zij die grote afdelingen leiden met gedecentraliseerde diensten, zien echter meer en meer de noodzaak in van een nauwgezet bijgehouden register.
Bij een eventuele beroepsprocedure bij de ombudsman in verband met weigering tot inzage van dossiers door de administratie, is dit register absoluut nodig om de decretaal vastgestelde ter-mijnen te evalueren.
Ik heb daarom het initiatief van de ombudsman ondersteund om zijn jaarverslag toe te sturen aan alle afdelingshoofden.
In dat verslag kunnen zij van pagina 21 tot 30 de evoluties lezen in verband met de toepassing van de openbaarheidsregeling in het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap.
Op pagina 24 staat : " Wij (de ombudsdienst) roe-pen de diverse administraties en afdelingen op om werk te maken van een register, voorzover dit nog niet gebeurd is."
Ik sta volledig achter die aanbeveling. De direc-t e u r-generaal van de adminisdirec-tradirec-tie Kanselarij en Voorlichting heeft de secretarissen-generaal en de directeurs-generaal recentelijk nog herinnerd aan bovengenoemde decretale verplichting en hun gevraagd elk voor zich na te gaan of ze in elke afdeling strikt wordt toegepast.
