Vraag nr. 105 van 9 februari 2005
van mevrouw HELGA STEVENS Studietoelagen – Behandelingstermijn
De studietoelage is voor veel studenten geen luxe. Studeren is een dure aangelegenheid, zeker als de student op kot verblijft, en naast de studiebeurs klussen sommige studenten zelfs nog bij om rond te komen. Zeker als de uitbetaling van de studie-beurs lang op zich laat wachten, is dat een pure noodzaak.
Het probleem is blijkbaar reeds enkele jaren oud want sommige universiteiten en wellicht ook hoge-scholen bieden zelfs een soort van overbruggings-krediet aan. Echter, niet alle studenten vinden even snel hun weg binnen de studentenvoorzie-ningen. Bovendien is het voor veel studenten een grote psychologische drempel om financiële hulp te gaan vragen aan de instelling waar zij onderwijs genieten, in vergelijking met de meer anonieme aanvraagprocedure voor de studietoelage bij de Vlaamse overheid.
Ik begrijp dat het geen evidente taak is om op relatief korte termijn de vele aanvragen te behan-delen. Voor het schooljaar 2003-2004 werden zo'n 150.000 aanvragen ingediend, waarvan zo'n 70 pro-cent werd goedgekeurd. Toch dient deze termijn zo kort mogelijk gehouden te worden. Als studenten zich verplicht zien een studentenjob aan te nemen, gaat dit mogelijk ten koste van hun aanwezigheid in de lessen of de tijd die zij kunnen besteden aan studiewerk.
Meestal is het juist voor de minst kapitaalkrachti-gen, namelijk degenen die niet meteen een afschrift van hun belastingformulier kunnen meesturen, dat de wachttermijn lang oploopt. Ik heb verno-men dat een gezin al jarenlang telkens tot februari-maart dient te wachten vooraleer de studietoelagen van de kinderen worden uitbetaald, terwijl zij toch zo snel mogelijk alle gevraagde en beschikbare documenten toesturen aan de dienst.
Voormalig minister van Onderwijs, Marleen Vanderpoorten, kondigde in maart 2003 aan dat de aanvraag sterk vereenvoudigd zou worden. Naam, adres en school zouden volstaan vanaf het academiejaar 2005-2006, tenminste "als het fede-raal niveau meewou".
Graag had ik vernomen hoever het staat met deze plannen en of er andere maatregelen (kunnen) genomen worden om de wachttermijn in te per-ken.
1. Welke structurele maatregelen worden genomen om de behandeling van de studietoelagen te ver-snellen ?
2. Is er voldoende personeel op de dienst om de aanvragen binnen een redelijke termijn af te handelen (de met de jaren steeds complexer wordende beoordelingsprocedure in acht geno-men) ?
3. Kan de minister een overzicht geven van de maanden waarin de studietoelagen uitbetaald werden in het academiejaar 2003-2004 ?
4. Bij de aanvang van het academiejaar 2004-2005 was er een proefproject waarbij de onderwijsambtenaren enkele steden aandeden om uitleg te geven bij de nieuwe wetgeving rond studiebeurzen. Er was toen sprake van dat dit een structureel kader zou krijgen.
Hoe werd dit proefproject geëvalueerd ?
5. Hoeveel aanvragen voor een studiebeurs wach-ten momenteel nog op een positieve of nega-tieve beslissing ?
Antwoord
In haar vraag gaat de Vlaamse volksvertegen-woordiger in op de doorlooptijd van de dossiers die werden ingediend voor het verkrijgen van een studietoelage. Sta me toe kort de werkwijze toe te lichten.
dan ook alle dossiers die binnen de gestelde dead-line werden ingediend, behandeld. Pas nadat deze controle is gebeurd, kan worden begonnen met de verwerking van de bijkomende inlichtingen die door de kandidaten werden ingezonden. Concreet kan hiermee gestart worden eind december, begin januari.
Wat de aangekondigde vereenvoudiging betreft. Op dit ogenblik loopt binnen de afdeling Studietoelagen een e-governmentproject. Dit houdt in dat er een volledig nieuw programma wordt gebouwd voor de verwerking van de aanvra-gen van studietoelaaanvra-gen. De belangrijkste doelstel-lingen van dit project zijn:
– verminderen van de administratieve last voor de burger. Het opvragen van de gegevens bij de burger zelf dient tot een minimum te wor-den herleid en het hergebruik van gegevens uit de applicatie, evenals de integratie van externe databestanden zullen worden gemaximaliseerd; – verhogen van de klantvriendelijkheid naar de
burger;
– verbeteren van de efficiëntie van de behandeling van dossiers, het verkorten van de doorlooptijd en het verhogen van de kwaliteit, waardoor de efficiëntie van de afwerking van de dossiers kan worden verbeterd;
– de burger in de mogelijkheid stellen on line een aanvraag voor een studietoelage te plaatsen en de status van zijn dossier te raadplegen.
In de planning is voorzien dat deze applicatie ope-rationeel is op 1 juli 2005, voor wat betreft het hoger onderwijs. Voor het secundair onderwijs zal de nieuwe applicatie klaar zijn tegen 1 juli 2006. Het e-governmentproject studietoelagen past vol-ledig binnen de e-governmentvisie van de Vlaamse Regering. Het realiseert een optimale informa-tieontsluiting over studietoelagen, het beoogt de dienstverlening naar de burger te optimaliseren en het vangt aan met de invoering van de e-adminis-tratie, met als uiteindelijk doel de administratieve formaliteiten tussen de afdeling Studietoelagen en de burger maximaal via elektronische weg te laten verlopen en de burger enkel die gegevens te vra-gen die niet via andere databanken ter beschikking kunnen worden gesteld.
Uiteraard zal, complementair aan de e-adminis-tratie, de papieren administratie blijven bestaan, aangezien niet alle burgers beschikken over een pc en omdat sommige gegevens niet in externe data-banken beschikbaar zijn, zoals bijvoorbeeld het huurcontract voor een kot.
1. In afwachting van de realisatie van dit pro-ject werden inderdaad structurele maatregelen genomen om de behandeling van de studietoe-lagen te versnellen.
Zo heeft de afdeling Studietoelagen een samen-werking uitgebouwd met de Vlaamse Infolijn. Deze staat in voor het verstrekken van eerste-lijnsinformatie inzake studietoelagen evenals voor het verstrekken van statusinformatie over concrete dossiers. Te complexe vragen worden doorgestuurd naar de afdeling.
Niet alleen de bereikbaarheid van de afdeling Studietoelagen is hiermee aanzienlijk gestegen, ook aan de snelheid van verwerking komt dit ten goede. In het verleden dienden de dossier-behandelaars vier halve dagen per week tele-fonische oproepen te beantwoorden, wat een impact had op het aantal afgehandelde dossiers. De invoering van het gezinsdossier is eveneens de snelheid van verwerking ten goede gekomen. Vroeger diende voor elke leerling of voor elke student een apart aanvraagformulier te worden ingestuurd. Het resultaat was dat heel wat for-mulieren onvolledig of onjuist waren ingevuld. Dit bracht dan vertraging in de verwerking mee. De aanvrager moet nu slechts éénmaal een aantal gegevens aanreiken en de bijhorende documenten bezorgen. Bovendien worden de dossiers van kinderen uit eenzelfde gezin door eenzelfde dossierbehandelaar op eenzelfde moment behandeld. Uit de evaluatie is gebleken dat dit én de snelheid én de correcte afhande-ling ten goede komt.
De afdeling is ook meer gegevens gaan her-gebruiken. Studenten of leerlingen die in het verleden reeds een aanvraag indienden, hernieu-wers genoemd, krijgen hun aanvraagformulier thuis toegezonden.
mee dat de kans op volledigheid van het dossier toeneemt.
Bovendien wordt door de afdeling aan pro-actieve dossieropbouw gedaan. Voor deze kandidaten die reeds een aanvraag indienden worden op voorhand gegevens opgevraagd bij de belastingen. Dit komt vooral ten goede aan deze groep van personen waarvan het inkomen onder het belastbaar minimum valt. Door het proactief verzamelen van deze gegevens kunnen de dossiers van deze groep van mensen die de studietoelage het meest nodig hebben, zeer snel worden behandeld.
2. Voor het hoger onderwijs werd in de voorbije jaren in personeelsuitbreiding voorzien. Deze heeft ertoe bijgedragen dat het systeem van overuren in de piekperiode, dat reeds bestond sinds 1991, kon worden afgeschaft. In het secundair onderwijs wordt in de maanden okto-ber, november en december nog gewerkt met overuren om de dossiers binnen een redelijke termijn te kunnen behandelen. Ik ben er mij van bewust dat de werkdruk erg hoog is. Een dossierbehandelaar werkt in de eerste behande-ling 50 gezinsdossiers af per dag.
Er gebeurt een nauwgezette opvolging aan de hand van productiviteitsmetingen en metingen inzake de doorlooptijd die nodig is voor het afhandelen van een dossier.
3. In het verleden werd één maal per maand opdracht gegeven tot uitbetaling. De eerste betaling gebeurde pas in november.
Hieraan is vanaf het schooljaar 2002-2003 reeds tegemoetgekomen. Het aantal uitbetalingen is gebracht op drie per maand en er wordt vroeger gestart met betalen.
In het academiejaar 2003-2004 werden iedere maand verschillende betalingsopdrachten gege-ven. Enkel in de maand december 2003 rees een probleem, aangezien het budget voor 2003 niet toereikend bleek.
Ik geef hierbij de volledige lijst met de data.
Afsluitingsdatum HO SO 21/10/03 1 1 12/11/03 2 2 17/11/03 ~ 3 9/12/03 ~ ~ 17/12/03 3 4 12/1/04 4 5 19/1/04 5 6 29/1/04 6 7 6/2/04 7 8 17/2/04 8 9 27/2/04 9 10 9/3/04 10 11 18/3/04 11 12 1/4/04 12 13 13/4/04 13 14 23/4/04 14 15 6/5/04 15 16 24/5/03 16 17 10/6/04 17 18 24/6/04 18 19 8/7/04 19 20
4. Het klopt dat de afdeling Studietoelagen meer naar buiten is getreden. In de loop van de maanden september en oktober werden, in samenwerking met de studentenvoorzieningen, op diverse plaatsen zitdagen georganiseerd. Op deze zitdagen kregen de burgers informatie over de wetgeving, werd hulp geboden bij het invul-len en vervolledigen van hun dossier en werd een voorlopige berekening gemaakt of de kan-didaat al dan niet in aanmerking komt voor een studiefinanciering.
De meeste van deze dagen waren een succes. Er was een meer dan behoorlijk aantal bezoekers en een behoorlijk aantal dossiers kon op deze dagen worden vervolledigd. Gelet op de posi-tieve evaluatie, zullen ook bij de aanvang van het volgende academiejaar dergelijke zitdagen worden georganiseerd. Het aantal plaatsen zal tevens worden uitgebreid.
5. Het aantal aanvragen voor studiefinanciering dat nog wacht op een beslissing is 9.052 indi-viduele dossiers voor het hoger onderwijs en 6.458 individuele dossiers voor het secundair onderwijs; 143.908 dossiers werden reeds volle-dig afgehandeld.
Het grootste aandeel van nog niet afgehandelde dossiers betreft kandidaten die gevraagd heb-ben om hun studiefinanciering te laten bereke-nen op basis van het vermoedelijk inkomen van 2004. Aangezien dit vermoedelijk inkomen pas eind december bekend is, kunnen deze dossiers pas in 2005 worden afgehandeld.
