Een informatiesysteem begint bij de medewerkers

(1)

Onderzoek en aanbevelingen voor het informatiesysteem van IDTV

Een informatiesysteem begint bij de medewerkers

Scriptie Jordy Hubers Studentnummer: 500547707

Eerste lezer : Ñusta Nina Tweede lezer: Paul Rijnierse

Informatie en Media

(2)

(3)

Inhoud

1

Voorwoord 6

2

Management samenvatting 8

3

Inleiding 10

3.1

Aanleiding onderzoek 10

3.2

Doel onderzoek 10

3.3

Probleemstelling 10

3.4

Doelstelling 11

3.5

Opbouw van het rapport 11

4

Methode en Technieken 12

4.1

Type onderzoek 12

4.2

Deskresearch 12

4.3

Fieldresearch 13

5

Interne analyse 15

5.1

IDTV 15

5.2

Activiteiten 15

5.3

Missie, visie en strategie 16

5.4

ICP 16

5.5

Structuur binnen de organisatie 16

5.6

Cultuur binnen de organisatie 17

5.7

Primair bedrijfsproces 17

5.8

Ondersteunende bedrijfsprocessen 17

5.8.1

Finance 17

5.8.2

Legal 17

5.8.3

Office and Supplies 18

5.8.4

Studio 18

5.8.5

Human Resource 18

5.9

Interne communicatiemiddelen 18

5.10

Intern Informatiesysteem 19

5.10.1

Content selectie en invoer 19

5.10.2

Onderhoud 20

5.10.3

Informatiedeling 20

5.10.4

Sterktes en zwaktes intern informatiesysteem IDTV 20

6

Doelgroepanalyse 21

6.1

Indeling 21

6.2

Cijfers 22

7

Kennis en kennisdeling 25

7.1

Kennis 25

(4)

7.2.1

Kennismanagement 26

7.3

Soorten kennis 27

7.4

Kennisdeling en management binnen IDTV 28

8

Informatiesystemen 30

8.1

Bedrijfsbesturing 31

8.2

Communicatie 31

8.3

Administratie 31

8.4

Acceptatie 32

9

Best practices & Trends 33

9.1

Best Practices interne Informatiesystemen 33

9.1.1

G4S Group 33

9.1.2

Sterktes en zwaktes intern informatiesysteem G4S Group 35

9.1.3

Glasgow Housing Association 35

9.1.4

Sterktes en zwaktes intern informatiesysteem GHA 37

9.2

Informatiesystemen en trends 37

9.2.1

Social Intranet 37

9.2.2

Responsive Webdesign 38

9.2.3

Adaptive webdesign 39

10

Fieldresearch 41

10.1

opzet 41

10.2

Respons 42

10.2.1

Algemeen medewerkers 42

10.2.2

Technologie en IDayTV algemeen 44

10.2.3

IDayTV verwachtingen 47

10.2.4

Kennis 49

10.2.5

Kennisdeling 51

10.3

Conclusie vragenlijst 55

11

Groepsgesprekken 56

11.1.1

Samenstelling van de groep 56

11.1.2

Onderwerpen 56

11.2

Uitwerking groepsgesprek 1 57

11.3

Uitwerking groepsgesprek 2 59

12

Advies en aanbevelingen 61

12.1

Stimulering vanuit afdelingshoofden 61

12.2

Informeer medewerkers vaker 61

12.3

Meer continuïteit binnen het informatiesysteem 61

12.4

Verduidelijk of vul bestaande informatie aan 62

12.5

Integreer kennisdeling binnen IDTV 62

12.6

Betrek medewerkers en afdelingshoofden om kennisdeling te stimuleren 62

12.7

Implementeer Trends binnen IDayTV 62

(5)

13

Evaluatie 67

14

Literatuurlijst 68

15

Bijlage 1 70

15.1

Bijlage 2 75

15.2

Bijlage 3 76

15.3

Bijlage 4 84

15.4

Bijlage 5 89

15.5

Bijlage 6 93

15.6

Bijlage 7 94

(6)

1 Voorwoord

Voor u ligt mijn scriptie die is gemaakt als afsluiting van mijn opleiding Informatie en Media. Deze scriptie zou niet tot stand zijn gekomen zonder mijn afstudeerbegeleiders. Deze dank ik dan ook hartelijk voor het meedenken, het stimuleren, motiveren en het geven van

opbouwende kritiek. Ñusta Nina bedank ik graag voor de gesprekken die ik met haar heb gevoerd en feedback die zij mij heeft gegeven tijdens de gehele periode van mijn afstuderen. Paul Rijnierse bedank ik voor de tijd die hij heeft gestoken in de begeleiding van mijn scriptie als tweede begeleider.

Dit onderzoek was nooit tot stand gekomen zonder de medewerking van IDTV. Tijdens mijn afstudeerperiode heeft IDTV mij gefaciliteerd met het ter beschikking stellen van een werkplek in het pand van IDTV. Verder heeft het bedrijf mij de toegang gegeven tot de benodigde informatiebronnen. Binnen IDTV ben ik veel dank verschuldigd aan Annette de Vries voor de tijd en mogelijkheden die zij heeft vrij gemaakt als begeleider. Claudia Renting en Margo Hoekman bedank ik voor alle communicatie tussen mij, het bedrijf en de medewerkers.

Ook de medewerkers van afdeling Concept Development en Studio bedank ik hartelijk voor alle gezellige dagen die ik heb mogen meemaken binnen IDTV. Zonder deze mensen had ik veel essentiële informatie gemist.

Amsterdam 15 december 2014,

(7)

(8)

2 Management samenvatting

In 2014 is in overeenstemming met IDTV een akkoord gegeven om een onderzoek op te starten over de ervaring die de gebruiker heeft met het interne informatiesysteem genaamd IDayTV.

Dit interne informatiesysteem is eind 2013 geïntroduceerd binnen IDTV. Na de invoering van dit systeem is nooit onderzocht hoe IDayTV wordt ervaren en gebruikt. Helaas is er op het gebied van kennisdeling nog geen aandacht binnen dit systeem.

Met dit onderzoek is een begin gemaakt om de mening en ervaring van de medewerkers kenbaar en inzichtelijk te maken. Ook de interesse om kennisdeling binnen dit

informatiesysteem te integreren wordt getoetst. De volgende doelstelling is gebruikt:

Wat zijn de verbeteringen die kunnen worden doorgevoerd binnen het interne informatiesysteem gelet op de behoeftes van de medewerkers binnen IDTV?

Deze vraag is niet te beantwoorden zonder de mening van de medewerkers te onderzoeken. Deze mening is gelinkt aan bestaande theoretische modellen die toegespitst zijn op de

omstandigheden van IDTV. Groepsgesprekken zijn na de enquête gehouden om verbreding van de antwoorden te krijgen en om oplossingsgericht te kijken naar de bestaande problemen. De belangrijkste adviezen die daar uit naar voren zijn gekomen, zijn uitgeschreven in de volgende alinea’s.

Kennis is een impliciete en deels onbewuste kracht die iemand in staat stelt om taken uit te voeren. Kennis gaat gepaard met verkregen informatie om hier vervolgens met ervaring, vaardigheden en attitude een actie te voltooien. Kennisdeling wordt binnen IDTV gezien als het samenbrengen van kennisstromen om deze vervolgens overzichtelijk te plaatsen op het informatiesysteem IDayTV. Dit is één van de resultaten die duidelijk naar voren kwam in de gegeven antwoorden van de medewerkers. Het blijkt dat ruim 75% van de medewerkers voorstander is van een “kennisdelingcentrum”.

Naast het implementeren van kennis doormiddel van een kennisdelingsplatform binnen IDayTV, is het belangrijk dat de stimulans vanuit het management wordt gedragen en gegeven. Zij zullen afdelingsmanagers en medewerkers moeten stimuleren om hun kennis te plaatsen en te delen.

Op technisch vlak dient er een platform geïntegreerd te worden in de bestaande structuur. Dit platform dient op een goede zoekfunctionaliteit en groeimogelijkheid gebouwd te worden. Medewerkers geven duidelijk aan dat zoekfunctionaliteit en actualiteit van de content belangrijk is om kennisdeling succesvol te maken.

(9)

wensen vanuit de gebruiker. Daarbij dient een kennis intensief bedrijf zoals IDTV zijn kennis weet te behouden. Op dit moment is dit nog niet het geval. Het is dan ook de wens vanuit de directie en de medewerkers om een kenniscentrum op te zetten en dit continue te blijven verbeteren.

Kennis en kennisdeling/managen kan IDTV veel opleveren in de toekomst. Het is hierbij cruciaal dat deze toevoeging binnen het informatiesysteem draagvlak heeft en dat hiervoor ook middelen, tijd en geld beschikbaar wordt gesteld. Mochten al deze facetten positief worden ondersteund dan zullen alle verbeteringen en toevoegingen resulteren in kennisintensief hoogwaardig bedrijf.

(10)

3 Inleiding

3.1 Aanleiding onderzoek

IDTV één van Nederlands grootste productiemaatschappijen en is sinds 2014 onderdeel van Discovery Channel / Liberty Global. Het bedrijf is toonaangevend in de ontwikkeling, productie en exploitatie van kwalitatief hoogstaande mediaconcepten op gebied van televisie, internet, evenementen, documentaire , drama en live communicatie. IDTV telt ongeveer 80 vaste medewerkers. Verder zijn er vooral freelancers en projectmedewerkers werkzaam bij het bedrijf. Binnen het bedrijf is rond september 2013 een nieuw informatiesysteem

geïntroduceerd onder de naam IDayTV. Dit systeem zou het oude gedateerde intranet moeten vervangen. Het nieuwe systeem is bedacht en ontworpen volgens de indeling (onderdelen) van het oude systeem (basis html opmaak). Het nieuwe informatiesysteem wordt nog niet gebruikt door de medewerkers zoals werd verwacht ten tijde van de invoering van dit systeem. De werkzaamheden aan de achterkant van dit nieuwe systeem worden verzorgd door een communicatie stagiaire. Een aantal jaren geleden is de communicatieafdeling wegbezuinigd, omdat hier geen geld meer voor aanwezig was. Vanuit mijn opdrachtgever binnen IDTV, mevrouw de Vries, is de vraag gesteld om te onderzoeken welke onderdelen het

informatiesysteem mist en welke onderdelen er beter uitgewerkt kunnen worden. Ook wordt de nadruk in dit onderzoek gelegd op het onderdeel kennisdeling. Tot op heden is hier nog geen aandacht aan besteed. Dit onderzoek heeft als doel om een efficiëntere communicatie en informatievoorziening te borgen binnen IDTV.

3.2 Doel onderzoek

Het doel van dit onderzoek is om een conclusie te trekken en aanbevelingen te kunnen doen over mogelijke veranderingen en aanvullingen op dit nieuwe informatiesysteem dat wordt gebruikt binnen IDTV. Dit ten behoeve van betere informatievoorziening en uitwisseling. Een belangrijk aspect voor de basis van dit onderzoek is de mening van de medewerkers binnen het bedrijf. Met het draagvlak van de medewerkers staat of valt het succes van dit systeem. Het is daarom ook het doel van dit onderzoek om een helder beeld te scheppen over waar gewenste verbeteringen of aanvullingen nodig zijn.

3.3 Probleemstelling

“There are many reasons for believing that perhaps more than anywhere else is at the beginning of any investigation that the source of genius is to be found.” (Northrop) Volgens de beheerders van het informatiesysteem en het management, gebruiken medewerkers van IDTV het informatiesysteem nog niet voldoende. Dit is een aanname die

(11)

informatiesysteem is het opslaan en aanbieden van kennis. Het is belangrijk om hier een duidelijke strategie en een goede visie aan te koppelen. De probleemstelling die aan dit onderzoek wordt gekoppeld is als volgt geformuleerd:

Wat zijn verbeteringen die kunnen worden doorgevoerd binnen het interne informatiesysteem kijkende naar behoeftes van de medewerkers binnen IDTV?

De bijbehorende deelvragen zijn terug te vinden in Bijlage 2.

3.4 Doelstelling

Met dit onderzoek moeten er aanbevelingen kunnen worden gegeven aan de opdrachtgever binnen IDTV. Hierbij staan het informatiesysteem en de mogelijkheden die er liggen om dit systeem te verbeteren, centraal. Een belangrijk aspect binnen het adviesrapport is de mening en de wensen van de medewerkers binnen het bedrijf. Zij zijn immers de doelgroep van dit informatiesysteem. De volgende doelstellingen zullen worden verwerkt in het adviesrapport.

§ Duidelijke omschrijving waar de verantwoordelijkheden liggen van het informatiesysteem

§ Integratiemogelijkheid mening medewerkers § Aanpassingen informatiesysteem

§ Informatiesysteem grafisch beter inzetten?

§ Inzetten kennisdeling binnen het informatiesysteem?

3.5 Opbouw van het rapport

Ieder hoofdstuk zal worden onderzocht aan de hand van literatuur en/of onderzoeksresultaten uit eerdere uitgevoerde onderzoeken.

In hoofdstuk 4 zal de te gebruiken methode en technieken worden beschreven. Hoofdstuk 6 zal zich richten op de doelgroep van het onderzoek.

In hoofdstuk 7 worden de mogelijkheden tot kennisdeling beschreven. Tijdens het onderzoek zal er ruimte worden vrijgemaakt voor fieldresearch. De resultaten van deze onderzoeken zullen terug te vinden zijn in hoofdstuk 8.

Alle adviezen en voorstellen zullen worden samengebracht in een conclusie/aanbeveling. Deze zal terug te vinden zijn in hoofdstuk 9.

(12)

4 Methode en Technieken

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de theorie wordt vertaald en toegepast in de praktijksituatie. Het toepassen van verschillende methoden en technieken is vereist om een duidelijk antwoord te kunnen geven op de onderzoeksvraag en de daarbij geformuleerde deelvragen.

4.1 Type onderzoek

Om tot een goed antwoord te komen op de onderzoeksvraag dient er eerst goed gekeken te worden naar het te gebruiken onderzoektype. Binnen een onderzoek kan er gekozen worden tussen kwalitatief en kwantitatief onderzoek, of een combinatie van beide onderzoektypen in één onderzoeksopzet (triangulatie).

Kwalitatief wordt vaak getypeerd als een beschrijving in woorden wat in tegenstelling staat tot kwantitatief dat weer wordt geassocieerd met getallen (cijfermatige informatie). Bij kwalitatief onderzoek worden ‘onderzoekseenheden’ (onderzochte personen) in een bepaalde omgeving onderzocht (Nel Verhoeven, 2012). Dit onderzoek richt zich op de manier hoe bepaalde zaken worden gezien en worden gefaciliteerd. Dit onderzoek kwalificeert zich dan ook als een kwalitatief onderzoek en richt zich op de vraag ‘hoe’ zaken geregeld moeten worden.

Om het verschil vast te leggen tussen kwantitatief onderzoek en kwalitatief onderzoek dient ook een relevante onderzoeksvraag te worden gesteld. Deze vraagstelling kan op 3 manieren worden omschreven. Namelijk explorerend, beschrijvend en toetsend.

• Beschrijvend: hierbij richt de vraagstelling zich op de manier waarop bepaalde kenmerken zich voordoen binnen een specifieke groep.

• Explorerend: door te kijken of er verbanden dan wel verschillen kunnen worden vastgelegd binnen een specifieke groep.

• Toetsend: controleren of bepaalde verklaringen kloppen. Deze verklaringen kunnen zijn uitgewerkt op basis van een theorie. Deze theorieën worden getoetst binnen een onderzoek.

Dit onderzoek kijkt voornamelijk naar ‘hoe’ bepaalde zaken geregeld zijn en beter geregeld kunnen worden. Daarom moet dit onderzoek worden gezien als een beschrijvend onderzoek.

4.2 Deskresearch

Deelvraag 1 en 2 zijn beschrijvend onderzocht. Hierin wordt het onderwerp kennisdeling besproken en is er gekeken naar mogelijke problemen met een informatiesysteem. Hiervoor zijn gesprekken gevoerd met de maker, (plaatsers van artikelen) gebruiker en

(13)

inventarisatie op te stellen over het informatiesysteem. Er zijn knelpunten naar boven gekomen die binnen het bedrijf dagelijks worden ervaren.

Deelvraag 3 en 4 worden onder andere beantwoord via een uitgevoerd kwantitatief onderzoek (enquête). Dit onderzoek is gehouden onder alle medewerkers binnen het bedrijf. De uitkomst van dit onderzoek is samengevoegd in een advies voor de directie.

De deelvragen zijn onderworpen aan deskresearch. Deze deskresearch is gebruikt als onderbouwing op het uitgevoerde kwantitatieve onderzoek.

Tijdens de deskresearch fase zijn er verschillende modellen gebruikt. Deze modellen zijn allemaal uitgewerkt op basis van de situatie waar IDTV zich in bevindt. Een kleine opsomming van de modellen die in verschillende hoofdstukken zijn gebruikt en beschreven.

• Spinmodel (vijf elementen m.b.t. informatiesystemen: gegevens, programmatuur, apparatuur, mensen, procedures)

• K=I*EVA (Weggeman, kennismanagement als productiefactor). • UTAUT-‐model (Venkatesh, acceptatie en gebruik nieuwe technologie). • SWOT analyse (sterkte, zwakte, mogelijkheden, bedreigingen). • ESH-‐Model (Weggeman, analyse interne organisatie).

In de verschillende hoofdstukken worden de deelvragen beantwoord en onderbouwd.

4.3 Fieldresearch

Binnen dit onderzoek wordt gebruik gemaakt van kwantitatief onderzoek in de vorm van een enquête. In deze enquête werd gekeken naar het gebruik van het huidige informatiesysteem en de tekortkomingen. De focus binnen de enquête ligt voornamelijk bij het onderwerp kennisdeling (kennisverspreiding) binnen het informatiesysteem.

Het invullen van de opgestelde enquête duurt maximaal 10 minuten. De enquête bevat een goede routing. Dit wil zeggen dat respondenten geen vragen hoeven te beantwoorden die niet op hen van toepassing waren. Ook is er ruimte gelaten voor opmerkingen. Het is voor

respondenten belangrijk om opmerkingen te kunnen plaatsen die relevant zijn voor het onderzoek.

Door dit onderzoek heen zijn vaste schalen gehanteerd. Een goed voorbeeld hiervan is de vijfpuntsschaal. Deze varieert van “zeer tevreden” tot en met “zeer ontevreden” met daartussen nog niet tevreden en niet ontevreden. Er wordt geen gemiddeld of voldoende gehanteerd als middelpunt.1_{De
vraagstelling
is
neutraal
gehouden.
Een
vraag
is
niet
dwingend} geformuleerd.

(14)

De enquête is opgezet en uitgevoerd met Thesistools. Dit platform geeft de mogelijkheid om direct te exporteren naar zowel Excel als SPSS voor data analyse. De resultaten zijn verwerkt in overzichtelijke tabellen. Aan de resultaten van de enquête zijn conclusies verbonden die worden samengevat in o.a. het advies voor de directie van IDTV.

Ook zijn er twee panelgesprekken gehouden. Met deze panelgesprekken zijn voorbeelden in het bestaande informatiesysteem doorgenomen en belangrijke plus en minpunten van het systeem besproken. Er zijn grafische mogelijkheden uitgewerkt (wireframes/schetsen) die tijdens de panelgesprek aan de deelnemers zijn voorgelegd. Deze grafische uitwerkingen zijn gemaakt aan de hand van de uitslag van de vragenlijst. Ieder panelgesprek is gehouden met 5 tot 8 personen. Iedere gespreksgroep heeft feedback gegeven op de gemaakte schetsen en kwamen met verbetervoorstellen. De gesprekken zijn in een informele setting gehouden en de gesprekken boden ruimte voor discussie binnen de vooraf vastgestelde topics (N Verhoeven, 2011).

(15)

5 Interne analyse

In dit hoofdstuk wordt gekeken naar het bedrijf en alle interne facetten die de dagelijkse gang van zaken garandeert.

Binnen dit hoofdstuk wordt de volgende deelvraag beantwoord en onderbouwd; Hoe wordt het bedrijf bestuurd?

5.1 IDTV

IDTV is één van Nederlands grootste productiemaatschappijen en maakt sinds 2003 onderdeel uit van het Britse mediabedrijf ALL3MEDIA. Het bedrijf is toonaangevend in de ontwikkeling, productie en exploitatie van kwalitatief hoogstaande mediaconcepten op gebied van televisie, internet, evenementen, documentaire, drama en live communicatie.

Bekende producties van IDTV zijn o.a.: Wie is de Mol?, Lingo, Campinglife, De Rijdende Rechter, Bed & Breakfast, Volgens Robert, Janine, The Only Son, Nederwiet, De Koningsvaart, Het 5 Mei Concert en Het Staatsloterij Oudejaarsfeest.

Het bedrijf heeft 70 medewerkers in dienst. Dit kan zijn op een vaste basis dan wel op

projectbasis. Naast deze medewerkers zijn er nog meerdere mensen in dienst als freelancer op locatie. Deze groep freelancers varieert sterk, afhankelijk van de lopende producties (IDTV, 2014).

5.2 Activiteiten

IDTV bestaat uit vier afdelingen. IDTV Live, IDTV Docs, IDTV Drama en IDTV Info-‐ &

Entertainment. Alle afdelingen zijn gespecialiseerd in een eigen centrale kerntaak. Dit is het ontwikkelen en uitvoeren van documentaires, drama series, live evenementen en informatie en entertainment concepten. Alle afdelingen worden aangestuurd door een hoofd van een afdeling (manager). Deze eindverantwoordelijken staan in direct contact met de directie. Deze boom hiërarchie geeft duidelijk aan wie waar verantwoordelijk voor is. Deze vorm van hiërarchie geeft voor medewerkers een duidelijk inzicht wie verantwoordelijk is en bij wie ze moeten zijn voor vragen of verzoeken. Deze indeling van het bedrijf is terug te vinden in Bijlage 1 waar het bedrijfsorganogram is opgenomen.

(16)

5.3 Missie, visie en strategie

Missie

IDTV heeft nog geen heldere missie geformuleerd. Dit is toch wel een basisvereiste om medewerkers betrokken te laten zijn bij het bedrijf.

Visie

Hoogwaardige kwaliteit producties leveren.

Relatie opbouwen met de opdrachtgever door persoonlijk contact. Technologisch hoogwaardige en innoverende producties leveren.

Strategie

Innovatie: Het bedrijf richt zich op vernieuwing binnen producties. Dit kan doormiddel van vernieuwende formats en door het gebruiken van nieuwe technologieën.

Kwaliteit: IDTV richt zich op hoogwaardige kwaliteitsproducties. Deze IDTV producties zijn kwalitatief beter dan de producties die door concurrenten worden geleverd. Dit komt mede door de innovatie die het bedrijf blijft hanteren.

Klantgerichtheid: Gericht op de wens van de klant. Door persoonlijk en direct te

communiceren kan de behoefte van de klant direct worden gedefinieerd en worden verwerkt in een concept waar de klant volledig in betrokken wordt.

5.4 ICP

Het mediabedrijf I Care Producties is onderdeel van IDTV. ICP houdt zich bezig met cross mediale mediaconcepten. Ook richten zij zich op de marketingcommunicatiemix voor bedrijven. Met de missie: “Improving Life” wil het bedrijf mensen op een positieve manier vooruit helpen in het leven. Hierbij richt ICP zich op goede doelen, omroepen en de gezondheidsindustrie. Een greep uit het portfolio van het bedrijf zijn: Sta op tegen kanker, Week van zorg en welzijn en de wandelfeesten. Opdrachtgevers zijn: RTL Nederland, Publieke omroepen, Greenpeace en Stop aids Now (ICP, 2014).

5.5 Structuur binnen de organisatie

De structuur die IDTV hanteert komt voort uit een boom hiërarchie. Deze verdeling van de verschillende afdelingen zijn vastgelegd in een organogram (Bijlage 1). Boven aan het organogram staat de directie. Onder de directie vallen de verschillende afdelingen met daaronder de medewerkers binnen verschillende projecten / afdelingen. De besluitvorming wordt in samenspraak gedaan met de eigenaar van IDTV namelijk ALL3MEDIA. Dit bedrijf heeft in 2003 IDTV overgenomen. De directie (de Groot & Heus) legt haar plannen voor aan

(17)

5.6 Cultuur binnen de organisatie

IDTV wil een informele sfeer creëren binnen het bedrijf. Medewerkers kunnen bij elkaar naar binnen lopen en de directie staat open voor een informeel praatje. Door persoonlijke betrokkenheid en ervaring te waarborgen kan IDTV de beste kwaliteit leveren voor de opdrachten. Iedereen is verbonden aan een team prestatie. Het moeten presteren als een team stimuleert elkaar om het beste bij iedereen naar boven te krijgen.

5.7 Primair bedrijfsproces

Het bedrijf heeft als primair bedrijfsproces het doel om hoogwaardige kwaliteit producties af te leveren. Dit gebeurt via een ontmoetingsgesprek dan wel een pitch. Mochten beide partijen (opdrachtgever & IDTV) positief tegenover een opdracht staan dan zal hier een concept ontwerp voor worden gemaakt. Met behulp van een stappenplan zal samen met de opdrachtgever het evenement of productie worden uitgewerkt tot het moment dat een evenement of productie daadwerkelijk is uitgevoerd of uitgezonden. Achteraf zal er nog een evaluatieproces worden uitgevoerd. In dit proces wordt met de deelnemers gereflecteerd op de produktevalutie (wat hebben we gedaan) en de procesevaluatie (hoe hebben we dat gedaan).

5.8 Ondersteunende bedrijfsprocessen

Om het primair bedrijfsproces te waarborgen zijn er verschillende ondersteunde

werkzaamheden nodig. Zij staan niet direct in verband met de projecten of producties maar zijn wel onmisbaar. De volgende ondersteunende processen zijn:

Finance Legal

Office and Supplies Studio

Human resource

5.8.1 Finance

De afdeling finance is verantwoordelijk voor alle facetten waar geld of budgettering op van toepassing zijn. Voordat IDTV een pitch houdt of een offerte voor een evenement aanbiedt wordt samen met de afdeling finance gekeken wat logische budgeten zijn om voldoende winst over te houden. IDTV blijft een commercieel bedrijf. Ook factureringen, financiële administratie en salaris wordt door deze afdeling afgehandeld.

5.8.2 Legal

Binnen projecten worden verschillende muziekstukken, beelden acteurs en presentators aangekocht of ingehuurd. Al deze facetten moeten contractueel worden vastgelegd. Omdat er meerdere projecten tegelijkertijd lopen is de afdeling Legal hier vijf dagen per week mee bezig.

(18)

5.8.3 Office and Supplies

Deze afdeling is dagelijks verantwoordelijk voor alle organisatorische verplichtingen rondom vervoer, kantoor en opslag. Deze afdeling is zeer divers binnen het bedrijf. Zo valt ICT-‐support en gebouwbeheer ook binnen deze zelfde afdeling. Alles wat nodig is om het bedrijf goed te laten functioneren wordt door deze afdeling gefaciliteerd.

5.8.4 Studio

Binnen IDTV is de afdeling studio werkzaam voor alle afdelingen. Studio verzorgt alle visuele wensen als het gaat om opmaak, animatie en website vormgeving. Alle creatieve ideeën worden door deze afdeling uitgewerkt tot een visueel en werkend concept. Dit geldt ook voor websites die gemaakt moeten worden voor programma’s of evenementen.

5.8.5 Human Resource

Het bedrijf IDTV wordt als een MKB (midden-‐ en klein bedrijf) bedrijf gezien. Minder dan 250 medewerkers met een jaaromzet tot 50 miljoen euro. De afdeling HR is verantwoordelijk voor contracten met vaste medewerkers en voor projectmedewerkers. Ook voor vragen van Arbo technische aard kun je bij deze afdeling terecht. Iedere nieuwe productie vereist weer nieuwe contracten voor nieuwe tijdelijke medewerkers. Het grootste gedeelte van de werktijd is men hiermee doende.

5.9 Interne communicatiemiddelen

Interne communicatie wordt gezien als “Interne communicatie is de intentionele productie van boodschappen waarop ontvangst en interpretatie kan plaatsvinden. Dit proces vindt plaats binnen een organisatie in een informationele en relationele context, die mede vormend is voor de betekenis die wordt gegeven aan boodschappen (Koeleman, 2008) ” Goede communicatie is nodig om een organisatie te laten functioneren. IDTV, een bedrijf met meerdere afdelingen, heeft behoefte aan duidelijke communicatie. Om deze communicatie te verzorgen worden de volgende communicatiemiddelen ingezet:

• Interne Server • E-‐mail

• Werkoverleg bedrijf breed • Social Media

• Intern Informatiesysteem • Afdelingsoverleg

• Nieuwsbrieven (mails) vanuit de directie

(19)

5.10 Intern Informatiesysteem

Het interne informatiesysteem is gemaakt met het doel om de interne communicatie te verbeteren. Kernwoorden zijn informeren, verbinden en verklaren. Medewerkers kunnen hier terecht voor een bedrijfsagenda, nieuwsberichten, publicaties en interactieve formulieren.

IDTV beschikt over een nieuw ontwikkeld informatiesysteem. Dit informatiesysteem is specifiek ingericht voor communicatie. Hierbij staat de communicatie tussen bedrijf – medewerker centraal. Dit systeem is ontwikkeld en ontworpen om het oude informatiesysteem te vervangen. Dit oude systeem werd gebouwd op de beginselen van html en is sinds de introductie hiervan niet meer aan een update onderworpen totdat het nieuwe

informatiesysteem in eind september 2013 werd geïntroduceerd. De introductie van het nieuwe informatiesysteem heeft al veel verbeteringen met zich meegebracht voor de

medewerkers van IDTV. De onderwerpen waar het nieuwe informatiesysteem zich op richt zijn:

• Medewerkers database • Vraag forum

• Digitale formulieren (Aanvragen en registratie) • Nieuwsdatabase binnen het bedrijf

• Interne Agenda • Interne fotodatabase • Kijkcijfers database • Datatransfer

De data invoer binnen het informatiesysteem wordt verzorgd door de afdeling communicatie. De functie van communicatie medewerker wordt voornamelijk ingevuld door een stagiair. De voornaamste reden voor deze invulling is de budgettering. De economische crisis raakt ook IDTV. Hierdoor is het bedrijf genoodzaakt om keuzes te maken als het gaat om de

personeelsinvulling.

5.10.1 Content selectie en invoer

De selectie van content en de invoer van de geselecteerde content wordt gecentraliseerd in een CMS (content management system) dat gebaseerd is op Wordpress. Tijdens de

ontwikkeling van het informatiesysteem is dit CMS gepersonaliseerd naar de wensen voor de front-‐end (informatiesysteem website).

De invoer en selectie voor de input wordt uitgevoerd door de communicatiemedewerker. Deze medewerker is verantwoordelijk voor het informatiesysteem (content). Hij of zij heeft de bevoegdheid om content toe te voegen of aan te passen. De directie kan een verzoek indienen om bepaalde content extra aandacht te geven of om een boodschap vanuit de directie te laten plaatsen. De directie plaatst zelf geen content op het informatiesysteem. Door gecontroleerd content te laten plaatsen voorkomt men vervuiling en ruis binnen het informatiesysteem.

(20)

5.10.2 Onderhoud

De afdeling studio is verantwoordelijk voor de updates die worden uitgevoerd binnen het informatiesysteem. Ook is dit de afdeling die creatieve wensen uitwerkt (infographics, animaties & video’s) zodat deze op het informatiesysteem geplaatst kunnen worden. Ook de implementatie van nieuwe toepassingen zal door deze afdeling worden ontwikkeld dan wel geïntegreerd moeten worden.

5.10.3 Informatiedeling

Met het informatiesysteem wil de directie een platform in stand houden waarop de

medewerkers alle benodigde informatie terug kunnen vinden en waar men informatie op kan plaatsen. De informatie die geplaatst moet worden kan na inzending gecontroleerd worden. Vervolgens kan deze informatie op het systeem gezet worden. Dit kan via het systeem gedeeld worden door middel van tekst, foto of video.

5.10.4 Sterktes en zwaktes intern informatiesysteem IDTV

Strengths Weaknesses

• Systeem gebouwd op nieuwe technologie

• Interne systeemupdates (binnen het CMS)

• Gebruiksvriendelijk voor content beheerder

• Verantwoordelijkheid ligt bij 1 persoon

• Informatiesysteem wordt extern gehost

• Continue updates nodig om nieuwe mogelijkheden te kunnen gebruiken

Opportunities Threats

• Mogelijkheid tot betere informatiedeling

• Mogelijkheden om best practices te implementeren in het bestaande systeem

• Toegankelijk om extern aan het CMS te werken

• Voor bepaalde onderdelen kan in de toekomst betaald moeten worden (plug-‐ins, wordpress commercieel). • Veel tijd investeren om nieuwe

functies toe te voegen / ontwikkelen

SWOT analyse intern informatiesysteem IDTV.

(21)

6 Doelgroepanalyse

IDTV is een divers bedrijf met veel vaste en projectmedewerkers. Binnen dit hoofdstuk wordt de doelgroep geanalyseerd en beschreven.

Deze doelgroepanalyse heeft betrekking op alle medewerkers van IDTV. Dit is een brede doelgroep die bestaat uit verschillende medewerkers met verschillende contracten. De gegevens zijn vanuit de afdeling Human Resource verkregen om zo een duidelijk beeld te vormen van de medewerkers die werkzaam zijn binnen het bedrijf.

6.1 Indeling

Zoals in het vorige hoofdstuk al besproken is, bestaat IDTV uit meerdere afdelingen. Afdelingen waar bijvoorbeeld producties worden geproduceerd op locatie en waarvan de redactie in het pand van IDTV gevestigd is. Dit zijn de zogenaamde project producties. Hier zijn veel

medewerkers werkzaam met een tijdelijk contract of een project contract. Deze constructie wordt gebruikt omdat veel producties voor één seizoen of serie worden afgenomen door omroepen. Mocht een seizoen een succes worden dan kan een omroep ervoor kiezen om een volgend seizoen te laten maken of meerdere seizoenen te garanderen. Dit is het geval van succesformules zoals De Rijdende Rechter, Wie is de Mol?, Ijsstrijd, Campinglife, etc.

Info-‐ en Entertainment

Deze vorm van het afnemen van meerdere seizoenen komt voornamelijk voor bij de afdeling Info-‐ en Entertainment. Deze afdeling is gespecialiseerd in het bedenken (concept), opnemen (productie) en monteren (bewerking) van tv-‐producties.

Live

De afdeling Live werkt voornamelijk aan evenementen of live registraties. Deze gebeurtenissen zijn vaak eenmalig en groot van opzet. Voorbeelden hiervan zijn: Opening NSS top, Beatrix met hart en ziel, Koningsvaart en het staatsloterij oud & nieuwfeest. Medewerkers, werkzaam in het kantoor van IDTV zijn in vaste dienst. Dit zijn ook de medewerkers die producties bedenken (concepten). Medewerkers op locatie worden ingehuurd en zijn dus werkzaam bij IDTV tijdens de duur van een project. Deze medewerkers worden vastgelegd in de vorm van een

arbeidscontract voor bepaalde tijd.

Drama

Bij de afdeling drama worden zowel series bedacht en opgenomen die binnen een bepaalde tijdspanne worden gemaakt als wel langdurige producties die jaren in productie zijn. Voorbeelden zijn: De Prooij, ’t schaep in Mokum en Bloedverwanten 3. De meeste mensen werkzaam bij deze afdeling van IDTV zijn in vaste dienst. Hier geldt het zelfde als bij live en Info-‐ en Entertainment, waar medewerkers op locatie zijn ingehuurd en voor een bepaalde tijd een contract krijgen.

(22)

Docs

Docs staat voor documentaires. Dit zijn altijd lange projecten waar veel tijd in gaat zitten. Voorbeelden zijn Bloot, The only Son en Hou me vast van de Dijk. Medewerkers op deze afdeling zijn nagenoeg altijd in vaste dienst. Alleen als er op locatie gefilmd moet worden zullen er mensen worden ingehuurd via externe bedrijven.

6.2 Cijfers

Als deze medewerkers cijfermatig worden vastgelegd dan ziet de indeling er als volgt uit.

In het bovenstaande uitsplitsing komt duidelijk naar voren dat meer dan de helft van de medewerkers op project basis werkzaam zijn binnen IDTV. Deze indeling van medewerkers geeft het bedrijf de mogelijkheid om snel te schakelen tussen projecten en medewerkers die binnen deze projecten werkzaam zijn.

28% 54% 18%

Contract type

Vast contract Project contract Freelance contract

(23)

Medewerkers komen dagelijks naar het bedrijfspand van IDTV. De volgende opsplitsing laat zien waar de medewerkers woonachtig zijn.

Uit de bovenstaande cirkeldiagram is duidelijk te zien dat medewerkers uit verschillende woonplaatsen afkomstig zijn. Dit betekent dat zij in de ochtend eerder vertrekken om op een bepaalde tijd aanwezig te zijn. De doelgroep heeft bewust voor dit bedrijf gekozen als werkgever en nemen de reistijd voor lief.

(24)

In de onderstaande grafiek is de verdeling weergegeven tussen geslacht van de medewerkers. Hieruit komt duidelijk naar voren dat grootste deel van de medewerkers mannelijk is.

Als we kijken naar de medewerkers en sinds wanneer zij werkzaam zijn, dan blijkt dat de oudste medewerker in dienst is bij IDTV sinds januari 1995. Daarnaast komt de grootste groei aan medewerkers op gang vanaf 2013. Het bedrijf is sinds 2003 in handen van de Engelse moedermaatschappij ALL3MEDIA. Zij hebben nog een lange tijd gewacht om geld te investeren in medewerkers.

(25)

7 Kennis en kennisdeling

7.1 Kennis

Het is belangrijk om de definitie kennis goed vast te stellen. Er wordt veel geschreven over kennis, hierdoor hebben auteurs op verschillende manieren kennis gedefinieerd. Het dan ook moeilijk om een eenzijdige definitie van dit begrip te gebruiken.

§ Bertrams (1999) beschrijft kennis als “Datgene wat iemand in staat stelt een bepaalde taak te vervullen door het selecteren, interpreteren, combineren en waarderen van informatie”.

§ Weggeman (2000) beschrijft de definitie kennis in een formule “ K = F ( L * E V A)” hierbij staat kennis als het totaal van informatie x ervaring, vaardigheden en attitude. Informatie wordt kennis op het moment dat het bewerkt wordt met ervaring, vaardigheden en attitude.

§ Volgens de Oxford Dictionaries (2014) is kennis “ Facts, information, and skill acquired through experience or education; the theoretical or practical understanding of a subject”.

§ Davenport en Prusak (1999) omschrijven kennis als “ as much an act or process as an artifact or thing en must be valued in all its guises”.

Bertrams geeft aan dat het proces waarin kennis ontstaat belangrijk is om te omschrijven. In dit proces kan er een kader worden gemaakt tussen gegevens, informatie, wijsheid en kennis. Hierin zijn de belangrijkste begrippen informatie en kennis. Een organisatie heeft meer waarde aan kennis dan aan informatie. Door een ervaring kan een medewerking bepaalde handelingen uitvoeren. Als een handeling verandert is het aan de medewerker om door de aanwezige kennis te kunnen inspelen op deze verandering. Informatie alleen is niet voldoende om deze verandering te kunnen begrijpen en te kunnen gebruiken. Kennis wordt gebruikt om deze nieuwe ervaring te kunnen blijven uitvoeren.

In het volgende figuur wordt duidelijk gemaakt hoe gegevens samen met informatie en ervaring uiteindelijk kennis worden. Kennis wordt pas een waarde voor een organisatie wanneer hier een actie uit gehaald wordt. Dit dient wel gepaard te gaan met wijsheid zodat deze actie ook effectief zal zijn om een vraagstuk op te lossen.

Bertrams 1999

(26)

7.2 Kennis binnen een organisatie

Organisaties worden steeds kennisintensiever (Drucker, 1998). Dit betekent dat organisaties afhankelijk zijn van de kennis die zij in huis hebben. Het is daarom ook belangrijk dat binnen een organisatie de kennis up-‐to-‐date wordt gehouden.

Weggeman definieert een kennisintensieve organisatie als: “Een kennisintensieve organisatie is een organisatie met overwegend kenniswerkers in het primaire proces of tenminste in de technische staf, mits die een dominante invloed heeft op het functioneren van het primaire proces. In een kennisintensieve organisatie zijn kenniswerkers bezig kennis te inventariseren, te ontwikkelen, te integreren, te delen, toe te passen en te evalueren, teneinde de

organisatiedoelen te realiseren en interne en externe klanten alsmede zichzelf tevreden te stellen” (Weggeman, 1995).

Medewerkers binnen kennisintensieve organisaties worden ook wel ‘kenniswerkers’ genoemd. Deze medewerkers leveren voornamelijk kennis in plaats van fysieke arbeid. Er kan dan ook wel gezegd worden dat een organisatie met veel kennis, de concurrentie kan voor blijven. Het blijkt uit de bovenstaande definitie dat een product niet direct een product gebaseerd op kennis hoeft te zijn. Er is wel kennis ingezet om het afgeleverde product of de geleverde dienst daadwerkelijk te leveren.

Het is belangrijk binnen een organisatie dat de ontwikkeling van kennis wordt gedocumenteerd dan wel wordt bijgehouden. Zo voorkomt een organisatie dat elders in het bedrijf diezelfde kennis ook wordt vergaard. Het ontwikkelen en vergaren van kennis is een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden binnen een kennisintensieve organisatie. Het is belangrijk dat deze kennis onderling wordt gedeeld. Hierbij is het belangrijk dat er duidelijk wordt gemaakt wie over welke kennis beschikt. Daarnaast is het belangrijk om de kennis binnen de organisatie te behouden.

7.2.1 Kennismanagement

Voor effectief kennismanagement zijn er volgens Groen en Weggeman (1996, 2002) vier fases nodig om kennisontwikkeling en kennisdeling te stimuleren. Deze worden genoemd onder de facetten absorptie, generatie, diffusie en exploitatie.

Het traject is op te delen in 2 processen. Het verwerven van kennis en het benutten van kennis. Het opslaan van kennis wordt hierin ondergebracht in de fase diffusie.

Hoofdproces Subproces Fase in kennisstroom

Verwerven van nieuwe kennis

(ontwikkeling)

Kennis importeren Absorptie

Kennis genereren Generatie

Benutten van kennis (deling)

Kennis toegankelijk maken Diffusie Kennis (her) gebruiken Exploitatie

(27)

Volgens Groen en Weggeman wordt er niet zo zeer gesproken over kennisstromen omdat de genoemde fases elkaar opvolgen. En de opslag van kennis is binnen een organisatie niet statisch maar juist dynamisch. Het managen van kennis is een proces dat continue in ontwikkeling blijft. Kennis zet zichzelf niet in beweging. Een organisatie is verantwoordelijk voor de stroom van kennis binnen een organisatie. Dit voorkomt dat kennis bij één persoon blijft (Bertrams 1999). Bertrams benadrukt ook dat als één van de vier fases wegvalt de kennisstroom snel stil zal komen te liggen. De organisatie dient alle fases te waarborgen om de kennisstroom op gang te houden. In dit onderzoek zal ik mij voornamelijk richten op de diffusie en exploitatie fase. Deze twee fases kunnen gezien worden als kennisdeling.

7.3 Soorten kennis

Kennis wordt nagenoeg altijd op twee gebieden ingedeeld. Hierbij gaat het om impliciete en expliciete kennis. Het grootste verschil zit in de mogelijkheid om de kennis op papier te zetten en om deze kennis te delen.

§ Expliciete Kennis:

Deze vorm van kennis is vaak goed uit te drukken of te verwoorden. Ook kan expliciete kennis goed worden gedeeld (Nonaka & Tekeuchi 1995). Dit is ook kennis die een professional in zijn hoofd heeft en makkelijk op papier kan zetten (Bertrams 1999). Het vastleggen van deze kennis kan makkelijk gebeuren in handleidingen, formules, documenten en podcasts. Hierdoor is de kennis makkelijk te verkrijgen, te interpreteren en te gebruiken (Bertrams 1999). Expliciete Kennis komt dicht in de buurt van informatie. Dit komt omdat er weinig ervaring vereist is om deze kennis toe te passen en te gebruiken op de juiste manier (Weggeman 1997).

§ Impliciete Kennis:

Impliciete kennis is lastig vast te leggen en in te kaderen. Deze kennis is persoonsgebonden en moeilijk vast te leggen in getallen of woorden. Dit is kennis die professionals met zich

meebrengen op basis van hun opgebouwde ervaring, vaardigheden en houding in de dagelijkse werkzaamheden (Bertrams 1999, Weggeman 1997). Impliciete kennis is vaak opgebouwd uit jaren lange ervaring en omgaan met probleemsituaties. Deze kennis is daarom ook vaak opgebouwd uit intuïtief, ingevingen en inzichten. Impliciete kennis is moeilijk over te dragen en gaat gebaad bij ondersteuning die gegeven wordt door de kennisgever aan de kennis

ontvanger. Leren door te doen is hierbij zeer belangrijk.

De vorm van leren wordt vaak ook aangeduid in een kennisspiraal. Deze kennisspiraal in bedacht door Nonaka & Takeuchi. In dit figuur is duidelijk de dialoog door socialisatie te zien (impliciete kennis wordt omgezet naar expliciete kennis door dialoog). Bij externaliseren is het belangrijk dat de kennis niet bij een persoon blijft hangen, maar juist wordt omgezet naar expliciete kennis. In de derde stap wordt expliciete kennis omgezet naar duidelijke processen, regels en documenten voor een organisatie. Vervolgens wordt er in de stap internationalisatie gereflecteerd of expliciete kennis ook daadwerkelijk begrijpelijk en toepasbaar is.

(28)

Nanaka & Takeuchi (1997)

7.4 Kennisdeling en management binnen IDTV

IDTV maakt vooral gebruik van impliciete kennis. Deze kennis zit verankerd in de medewerkers en wordt niet opgeslagen of gedeeld. Dit maakt het bedrijf ook zeer kwetsbaar op het gebied van kennisdeling. Het bedrijf is onderverdeeld in verschillende afdelingen (drama, docs, info-‐ & entertainment, live). Deze spreiding van medewerkers over verschillende afdelingen betekent dus dat medewerkers niet weten welke kennis er aanwezig is binnen de organisatie. Dit kan leiden tot een verkleining van het toepassingsgebied van deze kennis. Dit betekent in veel gevallen dat medewerkers opnieuw het wiel moeten uitvinden.

Als medewerkers het bedrijf verlaten nemen zij ook de kennis mee. Als medewerkers het bedrijf verlaten dan daalt de deskundigheid. Het is belangrijk om kennis te delen, te ontwikkelen en toe te passen. Daarnaast staat voorop dat kennis binnen een organisatie behouden moet blijven.

Kennismanagement werd in 1997 door Cuijpers en Hengstmengel beschreven als “activiteiten die een organisatie onderneemt om te verwezenlijken dat de beste kennis, op de juiste plaats, op het juiste moment, tegen minimale kosten beschikbaar is.” Volgens Bertrams is

kennismanagement gericht op het effectief laten verlopen van de kennisstroom binnen een organisatie. Dit betekent dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon aanwezig is. De kennisstroom bestaat uit vier fases (absorptie, generatie, diffusie en exploitatie) zoals genoemd in paragraaf 7.2.

Dat niet alleen het informatiesysteem belangrijk is blijkt wel uit het ESH-‐model dat gemaakt is door Mathieu Weggeman (1997). Hierin worden organisaties opgedeeld in zes onderwerpen: Strategie, Structuur, Systemen, Managementstijl, Personeel en Cultuur. Deze onderdelen zijn stuk voor stuk belangrijk en hebben direct invloed op het gedrag van medewerkers en de bereidheid om deel te nemen aan de stimulatie van de kennisstroom binnen het bedrijf. Als