9 Best practices & Trends
9.1 Best Practices interne Informatiesystemen
Verschillende bedrijven (inter)nationaal gebruiken (interne)informatiesystemen die opgebouwd zijn met dezelfde methode zoals dat het geval is bij IDTV (HTML5, CSS, CMS). Helaas zijn de systemen niet in de diepte toegankelijk dus zijn de geselecteerde systemen zo grondig als mogelijk geanalyseerd met de beschikbare informatie. De informatiesystemen zijn internationaal georiënteerd maar worden ook in Nederland ingezet. Het gaat hier vaak om multinationals met onder andere Nederlandse vestigingen
9.1.1 G4S Group
G4S Group is een multinational met vestigingen in 125 verschillende landen. De grootste vestiging van het bedrijf is gevestigd in Londen en heeft 618 medewerkers. Dit bedrijf had een state of the art informatienetwerk in 2001 maar in 2011 was dit systeem erg verouderd waardoor medewerkers het vertrouwen in het systeem verloren. Negatieve ervaringen die medewerkers ervoeren met het oude systeem waren:
-‐ Moeilijk te updaten
-‐ Moeilijk te navigeren binnen het systeem
-‐ Centraal informatiesysteem (opslag) was niet aanwezig -‐ Wereldwijd niet bereikbaar voor alle vestigingen -‐ De optie om te zoeken was niet aanwezig
Deze knelpunten komen zeer overeen met de problemen die IDTV ervoer binnen het oude informatiesysteem. Ook hier waren sommige punten een dagelijkse terugkerend probleem. Dankzij het nieuwe informatiesysteem dat G4S Group in gebruik heeft genomen zijn de volgende punten als positief te benoemen.
-‐ Makkelijk om content naar het systeem te uploaden -‐ Makkelijk om content te veranderen (edit)
-‐ Zeer simpel om veranderingen te maken (gebruiksvriendelijkheid) -‐ Makkelijk om informatie actueel te houden
-‐ Centrale omgeving voor alle medewerkers -‐ Compleet dynamische content
-‐ Gebruik maken van # en @ tags om medewerkers direct te bereiken in berichten of artikelen
-‐ Geautomatiseerde (digitale) formulieren (ziekte, verlof, etc.) -‐ Analytics in de website voor continue evaluatie
Dit interne informatiesysteem (The Hub) wordt door 31000 medewerkers dagelijks gebruikt in 125 verschillende landen waar het bedrijf zich gevestigd heeft (G4S group, 2014).
9.1.2 Sterktes en zwaktes intern informatiesysteem G4S Group
Strengths Weaknesses
• Systeem compleet gericht op alle medewerkers van het bedrijf • Mogelijkheid om (wereldwijd) het
informatiesysteem centraal te beheren
• Gebruiksvriendelijk in beheer • Tagging door middel van @ en #
• Alles wordt vanuit één kantoor geregeld (wereldwijd)
• ICT onderhoud ligt in externe handen • Basiskennis CMS beheer is
noodzakelijk •
Opportunities Threats
• Mogelijkheid om dynamische content te plaatsen
• Makkelijk om het systeem uit te bereiden doordat het systeem met de nieuwste technologie is gebouwd • Makkelijk om nieuwe medewerkers
te scholen
• Succes van het systeem valt of staat bij de externe beheerder
• Alle grootschalige veranderingen kosten veel geld.
• Geen kennis in huis als het gaat om de nieuwe technologie
Zoals in de SWOT-‐analyse naar voren komt is het systeem dat G4S Group gebruikt zeer gebruiksvriendelijk ten opzichte van het oude systeem dat men gebruikte. Echter door het systeem extern te laten bouwen en beheren ontstaan er voor G4S zwaktes en bedreigingen. Vooral omdat het bedrijf dit systeem internationaal gebruikt, zou het verstandig zijn om dit te ‘in company’ te laten beheren zodat ICT veranderingen en content beheersing in eigen huis kan uitvoeren. Ten opzichte van G4S heeft IDTV hier een groot voordeel. IDTV heeft de content beheersing en ICT ontwikkeling in eigen huis. Alleen de hosting (online plaatsing) wordt extern beheerd. Hiertoe is besloten, voornamelijk vanwege grote kostenbesparingen.
9.1.3 Glasgow Housing Association
Glasgow Housing Association of ook wel GHA genoemd is één van de grootste
vastgoed/wooncorporaties in het Verenigd Koninkrijk. Het bedrijf heeft meer dan 43.000 huurders. Het bedrijf heeft ongeveer 2300 werknemers op 60 locaties werkzaam in Glasgow en centraal Schotland. Net zoals bij G4S was het systeem “Holmes” bij GHA gedateerd.
Medewerkers hadden geen idee hoe hiermee gewerkt moest worden. De meest voorkomende klachten onder medewerkers waren:
-‐ Statisch gebouwd -‐ Geen inspiratie
-‐ Niet samenhangend (onderdelen) -‐ Niet sociaal georiënteerd.
Wat vaak werd gezien, was dat medewerkers 30 minuten verspilden omdat ze aan het zoeken waren naar bepaalde documenten om vervolgens 6 documenten te vinden zonder te weten welk document up-‐to-‐date was.
Het in dit bedrijf gebruikte systeem toont veel vergelijkingen met het oude systeem zoals IDTV dat gebruikte. GHA heeft door een nieuw en modern informatiesysteem te laten ontwikkelen, dagelijks veel tijd kunnen besparen zowel bij de gebruikers als bij de beheerder. De volgende punten worden als positief ervaren sinds het nieuwe informatiesysteem in gebruik is genomen.
-‐ Intelligente zoekacties (geavanceerd) -‐ Voorgestelde zoekacties
-‐ Social Media gebaseerd -‐ Digitale formulieren -‐ Subcategorieën informeren
-‐ 88% van alle medewerkers gebruikt het systeem (75% is bureau gebaseerd) -‐ Blog mogelijkheden door medewerkers
-‐ Best practices site (Think Yes) hoe klanten een “ja” hebben gekregen door het werk van GHA medewerkers
Dit interne informatiesysteem wordt dagelijks door minimaal 2000 medewerkers gebruikt op
60 verschillende locaties in Glasgow en centraal Schotland (GHA, 2014).
De volgende SWOT-‐analyse is gebaseerd op het nieuwe Holmes systeem waar GHA werkzaam mee is.
9.1.4 Sterktes en zwaktes intern informatiesysteem GHA
Strengths Weaknesses
• Sociaal gericht • Slimme zoekfunctie • Auto complete
• Actuele documenten versies • Team beheer (werknemers in het
veld, kantoor, etc.)
• Vernieuwing ICT alleen door beheerderspartij
• Kantooruren ondersteuning • Maximale Cloud opslag van 100 GB
of 250 GB
• Medewerkers zijn verplicht bepaalde persoonlijke gegevens in te vullen.
Opportunities Threats
• Mogelijkheid om doelen te stellen en deze via mobile devices te
communiceren
• Biedt de mogelijkheid om statistische gegevens bij te houden over bezoekers
• Biedt reeds veel mogelijkheden op een mobiel platform
• Directe integratie Social Media mogelijk
• Vernieuwing in het systeem vraagt kennis
• Server Hosting los zeer prijzig • Totaalpakket wordt betaald per
medewerker (maand) of per standaard bedrag voor het bedrijf (maand)
Het systeem dat GHA nu in gebruik heeft staat in goed contrast met de nieuwe technologieën die beschikbaar zijn. Ten aanzien van deze SWOT-‐analyse heeft IDTV het voordeel dat het ICT beheer en de vernieuwing in eigen huis worden gehouden. Hier wordt veel geld op bespaard in de praktijk.