Wat
IDTV heeft sinds eind september een nieuw (intern) informatiesysteem actief. Het bedrijf wil graag weten hoe dit nieuwe systeem binnen het bedrijf wordt gebruikt en hoe dit nieuwe systeem gezien wordt door de eigen medewerkers. Ook wil mijn opdrachtgever weten welke onderdelen er missen.
Wie
Het bedrijf waar ik mijn scriptie wil schrijven is IDTV. Dit bedrijf bevindt zich aan het Kraanspoor in het gebied van de NDSM-‐werf te Amsterdam. Het bedrijf richt zich op het bedenken van tv-‐concepten/series en films. Deze concepten worden ook door IDTV uitgewerkt tot uitzendbare afleveringen, films of evenementen.
Wanneer
Het bedrijf heeft sinds de invoering van deze grote veranderingen geen onderzoek gedaan hoe deze implementatie wordt gezien door de eigen medewerkers. Dit probleem is aanwezig sinds eind september.
Waarom:
De directie heeft geen duidelijk beeld of deze veranderingen een bijdrage hebben geleverd aan een betere informatie-‐uitwisseling tussen directie – medewerker en medewerker –
medewerker. Er is in het bestaande systeem ook geen ruimte voor kennisdeling. Medewerkers hebben binnen verschillende projecten allemaal een andere informatiebehoefte. Deze informatie wordt niet op één centraal punt aangeboden. Door een duidelijke strategie aan te nemen op het gebied van kennisdeling kan het bedrijf de informatiebehoefte van de medewerkers op één centrale locatie onderbrengen.
Waar
Binnen het gehele bedrijf is deze verandering doorgevoerd. Het gaat hier om gemiddeld 140 medewerkers. Veel van deze medewerkers zijn ZZP’ers of Freelancers die werken op projectbasis. Het onderhoud van dit nieuwe systeem wordt verricht door de afdeling Communicatie.
Hoe/Waardoor
Vanaf de start van deze implementatie is er nooit gekeken of dit ‘de’ oplossing is om informatie en kennis sneller en duidelijker uit te wisselen binnen het bedrijf. De invoering van deze
Afstudeerscriptie Jordy Hubers
verandering is gebaseerd op een vraag van de directie. Er is niet goed gekeken of deze verandering ook daadwerkelijk de juiste is en of het informatiesysteem gebaseerd is op de behoefte van de medewerkers. Wat is daadwerkelijk de beste verandering om een betere informatie-‐uitwisseling te garanderen?
Probleemstelling:
Wat zijn verbeteringen die kunnen worden doorgevoerd binnen het interne informatiesysteem kijkende naar behoeftes van de medewerkers binnen IDTV?
Met dit onderzoek wil ik inzicht geven in de informatiebehoefte van de doelgroep om zo te adviseren over mogelijke aanpassingen en verbeteringen in het bestaande informatiesysteem. Deze aanbevelingen wil ik in vorm van een adviesrapport aanleveren aan mijn opdrachtgever.
Doelstelling
Met dit onderzoek wil ik advies geven over mogelijke aanpassingen in het nieuwe informatiesysteem. Deze veranderingen wil ik uitschrijven in een adviesrapport dat ik wil presenteren aan IDTV.
Deelvragen:
Deelvraag Onderzoeksvragen
A. Hoe ziet de informatieverspreiding binnen IDTV eruit? (interne analyse, kennisdeling)
A1. Hoe wordt het bedrijf bestuurd?
A2. Wie bepaald welke informatie er
wordt gedeeld?
A3. Op welke manieren wordt er informatie gedeeld?
A4. Wie is er verantwoordelijk voor de uitvoerende taken?
B. Wat zijn de bestaande trends op het gebied van informatiesystemen? (trends)
B1. Wat zijn de bekende knelpunten van een informatiesysteem?
B2. Welke ontwikkelingen zijn er geweest
op het gebied van informatiesystemen?
B3. Hoe kunnen best practices worden
Afstudeerscriptie Jordy Hubers
Matrix deelvragen/methode van onderzoek
Deskresearch Fieldresearch Internationale
component Kwantitatief onderzoek Kwalitatief onderzoek Deelvraag 1 x Deelvraag 2 x x Deelvraag 3 x Deelvraag 4 x x
C2. Welke toepassingen missen de
gebruikers? D. Hoe wordt het informatiesysteem
visueel ingezet?
D1. Past de look en feel van het informatiesysteem bij het bedrijf?
D2. Wordt informatie visueel (juist)
ondersteund?
D3. Hoe kan er beter gecommuniceerd worden met behulp van visuele middelen?
Afstudeerscriptie Jordy Hubers
Deskresearch
In mijn desksresearch ga ik op zoek naar de bestaande situaties waarin kennisdeling en
informatiesystemen zijn samengebracht. Ook ga ik kijken naar internationale oplossingen op het gebied van informatiesystemen. Deze informatie zal ik gaan zoeken via de HVA kennisbank, mediatheek en via (academische) literatuur via o.a. Google Scholar.
Informatie verzamelen
Deelvraag A en B worden beschrijvend onderzocht. Hierin wordt het onderwerp kennisdeling besproken en wordt er gekeken naar mogelijke problemen met een informatiesysteem. Hiervoor zal ik voornamelijk gesprekken voeren met de maker, (plaasters van artikelen) gebruiker en verantwoordelijke van de afdeling en zal ik op zoek gaan naar geplaatste onderzoeken over o.a. kennisdeling en informatiesystemen. De uitkomsten van deze deelvragen worden gebruikt om een inventarisatie op te stellen over het informatiesysteem. Ook komen knelpunten naar boven waar het bedrijf dagelijks mee moet omgaan.
Deelvraag C en D worden onder andere beantwoord via kwantitatief onderzoek (enquête). Dit onderzoek zal worden uitgevoerd onder alle gebruikers van het informatiesysteem. Dit zijn in de praktijk alle medewerkers binnen IDTV (afdelingshoofden, medewerkers en directie). Ook hier maak ik gebruik van een verkennend onderzoek ter onderbouwing van het uit te voeren kwantitatieve onderzoek. De uitkomst zal worden verwerkt in een adviesbeschrijving voor de directie. Door dit onderzoek kom ik achter de wensen en behoeften voor dit
informatiesysteem.
Alle deelvragen worden onderworpen aan deskresearch. Dit zal fungeren als onderbouwing op de uitkomst van het kwantitatief onderzoek.
Het complete hoofdstuk deskresearch wil ik klaar hebben voordat ik mijn kwantitatief onderzoek start onder de doelgroep (medewerkers) van het bedrijf.
Verantwoording diepgang literatuuronderzoek
Een goed en diepgaand literatuur onderzoek voldoet aan drie kenmerken: gestructureerd opgezet, breed opgezet en diepgaand uitgewerkt.
Door een duidelijke structuur neer te zetten krijgen onderwerpen een plaats en kunnen ze gevonden worden. Deze structuur is verbonden aan een onderwerp dat bestudeerd wordt. De structuur wordt gevormd door aan een kant het literatuuronderzoek en aan de andere kant de relevante trefwoorden. Als er meer informatie verkregen wordt zal de structuur steeds verfijnder worden. Door een goede structuur te hanteren zullen verbanden sneller gelegd
Afstudeerscriptie Jordy Hubers
kunnen worden. Een logische structuur verbindt onderliggende informatie door de vorming van associaties.1
Door een brede opzet te hanteren zal de kans tot verbindingen van twee onderwerpen sneller worden gelegd. Door een breed opgezet literatuuronderzoek neer te zetten is de mogelijkheid sneller beschikbaar om het te bestuderen onderwerp beter in beeld te brengen. Een
literatuuronderzoek moet een groot gebied in beeld brengen. Het is belangrijk om een aanzet te geven zodat enkele kritische overzichtsartikelen bestuurd kunnen worden. Deze artikelen geven vaak een goed beeld en bevatten vaak ook veel referenties. Het is natuurlijk wel belangrijk om een afbakening te maken van het onderwerp. Hierbij kun je denken aan periode, plaats en taal. 2
Al snel wordt duidelijk door de bovenstaande stappen te hanteren welke richting van je onderzoek het meest belovend is. Door deze gevonden resultaten in de verschillende fasen steeds verder uit te werken ontstaat er een toenemende diepgang. Door de referenties te bestuderen komen de meeste relevante artikelen en boeken boven water. Zo ontstaat er een steeds betere diepgang over het onderwerp. Uiteindelijk zal dit resulteren in een compleet beeld over de onderwerp.
Kennisdeling
Het is belangrijk voor een bedrijf om kennis te delen onder medewerkers. Mocht dit niet gebeuren of niet goed gebeuren, dan bestaat de kans dat dit impact heeft op een succesvolle bedrijfsvoering. Mogelijke effecten zijn, demotivatie, herhaaldelijk fouten maken en weinig innovatie (Van der Spek, 2005).
Kennis management en kennisdeling speelt een steeds grotere en belangrijkere rol binnen bedrijven. Nederland staat bekend als een kennis economie. Hierin staat centraal dat bedrijven en medewerkers blijven innoveren en leren van situaties. Medewerkers moeten scholing volgen en worden gestimuleerd om kennis te delen om zo het kennisniveau binnen het bedrijf op peil te houden (Kessels en Poell, 2001). 3 Omdat kennisdeling zo belangrijk is wil ik dit grondig onderbouwen door bestaande onderzoeken samen te vatten en hier conclusies aan te verbinden.
1 Mediamodule. (z.j.). De drie kenmerken van goed literatuuronderzoek. Geraadpleegd op 8 mei 2014, van
http://www.mediamodule.nl/MediaModule/Literatuuronderzoek.html
2 Mediamodule. (z.j.). De drie kenmerken van goed literatuuronderzoek. Geraadpleegd op 8 mei 2014, van
http://www.mediamodule.nl/MediaModule/Literatuuronderzoek.html
3Kessels, J. W. M., & Poell, R. F. (Eds.). (2001). Human Resource Development: Organiseren van Leren. Alphen ad Rijn: Samson.
Afstudeerscriptie Jordy Hubers
Kennisdeling (management) en het IDTV informatiesysteem
IDTV is een bedrijf met veel kennis en ervaring. Helaas wordt deze kennis niet goed gedeeld onder de medewerkers. Zo bestaat er geen kennisdatabank op het huidige informatiesysteem. Ook is er geen mogelijkheid voor de medewerkers om bestaande en nieuwe kennis te delen. Belangrijke factoren waarop ik wil inspelen zijn het vastleggen, verspreiden en toegankelijk maken van bestaande en nieuwe kennis. Dit staat ook wel bekend als de kernwaarde van kennismanagement. Ik zal onder andere de formule K=F(I*EVA) bespreken en beschrijven wat nodig is om bewustwording en acceptie van kennisdeling te waarborgen. Dit hoofdstuk zal een duidelijke conclusie moeten neerzetten hoe IDTV kennisdeling in het bestaande informatiesysteem kan implementeren zodat in de informatiebehoefte van medewerkers wordt voorzien.
Afstudeerscriptie Jordy Hubers
Fieldresearch
Methode 1: EnquêteBinnen mijn onderzoek wil ik gebruik maken van kwantitatief onderzoek in de vorm van een enquête. In deze enquête ga ik kijken naar het gebruik van het informatiesysteem. Ik zal de focus met de enquête voornamelijk leggen op de kennisdeling (kennisverspreiding) binnen dit systeem.
De enquête mag maximaal 10 minuten duren om in te vullen en zal een goede routing moeten bevatten. Dit wil zeggen dat respondenten om vragen heen worden geleid die zij niet hoeven te beantwoorden. Ook laat ik ruimte open voor opmerkingen. Het is voor respondenten belangrijk om opmerkingen te kunnen plaatsen die relevant zijn voor mijn onderzoek. De enquête moet valide zijn.
Ik wil door mijn onderzoek heen vaste schalen hanteren. Een goed voorbeeld hiervan is een vijfpuntsschaal. Deze gaat van “zeer tevreden” tot en met “zeer ontevreden” met daartussen nog niet tevreden en niet ontevreden. Ik wil geen gemiddeld of voldoende hanteren als middelpunt.1 Mijn vraagstelling dien ik neutraal te houden. Een vraag moet niet dwingen tot een bepaald antwoord. Een goed voorbeeld is “wat is uw mening over” of “kunt u aangeven in hoeverre u tevreden bent over..”
Als de enquête een tijd online staat, kan ik na een bepaalde tijd een reminder sturen naar de doelgroep om zo meer respondenten te krijgen.
Ik ga mijn enquête bouwen met thesistools. Ik heb hier tijdens mijn opleiding al meerdere malen mee gewerkt. Werken met dit programma zal dan ook geen problemen opleveren. De uitkomst zal ik verwerken in grafisch uitgewerkte tabellen en grafieken (numbers, mac).
Methode 2: Panelgesprekken
Nadat de enquête gesloten is, zal ik een selectie maken uit de respondenten om hier vervolgens geschikte kandidaten voor een panelgesprek uit te selecteren. Met dit panelgesprek wil ik met voorbeelden het bestaande informatiesysteem doornemen en belangrijke plus en minpunten van het systeem uitlichten.
Ik zal grafische mogelijkheden uitwerken (wireframes/schetsen) die ik wil voorleggen aan mijn geselecteerde respondenten in mijn panelgesprek. Deze grafische uitwerkingen maak ik aan de hand van de uitkomst van mijn enquête. Hierin kan ik inspelen op de
1 Marketingfacts (18 april 2008). 25 tips voor een perfecte online enquête .Geraadpleegd op 22 mei 2014, van:
Afstudeerscriptie Jordy Hubers
antwoorden die worden gegeven over elementen die missen of niet goed functioneren binnen het bestaande informatiesysteem.
Ik zal twee panelgesprekken houden. In ieder panelgesprek zal ik een groepsinterview houden met zo’n 5 tot 8 personen. Per groep kan er feedback worden gegeven op schetsen en verbeteringsvoorstellen voor het informatiesysteem. Ik wil de gesprekken informeel en open houden. Dit is belangrijk om van iedereen een eerlijke mening te krijgen. Het is belangrijk dat deelnemers met elkaar in discussie gaan om zo tot een gezamenlijke conclusie te komen. Ik zal als gespreksleider ‘de’ uiteindelijke conclusies moeten trekken over het besproken onderwerp. (N Verhoeven, 2011).
Panelgesprek 1:
Na de enquête kunnen veel genoemde problemen inzichtelijk worden gemaakt. Door op deze punten in te spelen kan ik bepaalde wireframes en schetsen uitwerken. Deze uitgewerkte versies kan ik tijdens het eerste panelgesprek aan de groep voorleggen. Aan de hand van de gesprekken en conclusies kan ik voor het tweede panelgesprek mogelijke aanpassingen aanbrengen zodat hier weer op gereageerd kan worden.
Mogelijke Topics: Huidige indeling Huidige mogelijkheden Bereikbaarheid doelgroep Nieuwe mogelijkheden / ontwerp Vormgeving Grafische ondersteuning Informatie verzamelen Panelgesprek 2: Mogelijke Topics: Nieuwe Indeling Nieuwe mogelijkheden Grafische ondersteuning Vormgeving Informatie verzamelen
Aanpassingen wireframe / schetsen na het eerste panel gesprek
Afstudeerscriptie Jordy Hubers
tijdens een groepsgesprek. Dit is makkelijk om extra informatie te verschaffen en om onverwachte informatie te verkrijgen.
Als beide panelgesprekken zijn gevoerd kan ik een definitief wireframe en schets maken om die vervolgens op te nemen in het adviesrapport.
Wireframe
Schets
Kwaliteit en onderzoekinstrumenten
Voordat ik uitspraken kan doen over de uitslag van mijn enquête, zal ik zeker moeten weten dat de resultaten hiervan betrouwbaar zijn. Voor dit onderzoek kies ik voor een
betrouwbaarheidsniveau van 95%. Hierbij ga ik uit van een populatie van 120 personen.
Afstudeerscriptie Jordy Hubers
Met een betrouwbaarheidsniveau van 95% zal mijn foutmarge (gemiddeld liggen op 12.70%. Mocht ik een betrouwbaarheidsniveau aanhouden van 99%, dan zal mijn foutmarge stijgen naar (gemiddeld) 16.70%.1 Er zullen 100 tot 120 medewerkers binnen IDTV worden
uitgenodigd om de enquête in te vullen. Om een betrouwbaarheidsniveau van 95% te kunnen afgeven moet een minimum van 80 respondenten de enquête invullen. Mochten de 80 respondenten gehaald worden, dan kan ik stellen dat de foutenmarge op 5% blijft. Mocht ik de 80 respondenten niet halen dan zal de foutenmarge omhoog gaan naar 12.70%2 maar zal het onderzoek nog steeds valide blijven.
Validiteit
Ook ga ik na of mijn enquête valide is. Tijdens het onderzoek naar de validiteit in de analysefase kijk ik naar de uitkomst van de enquête en kijk ik of de begrippen met elkaar overeen komen. Uit deze analyse moet blijken of de ik de resultaten mag generaliseren. Dit kan door te toetsen of de eigenschappen die ik in de steekproef heb gevonden, gelden voor de gehele populatie. Als de resultaten ‘extern’ valide zijn kan ik stellen dat de uitkomsten van mijn enquête te generaliseren zijn, en dus voor de gehele populatie gebruikt kunnen worden. Dit in plaats van alleen de respondenten.
Steekproef
Ik zal in mijn onderzoek geen steekproef hoeven houden. Mijn populatie is zo dusdanig klein dat ik alle medewerkers van het bedrijf wil en kan bereiken.
Analyse
De enquête die wordt gebouwd zal online worden uitgezet. Met een unieke link kunnen alle medewerkers van IDTV de gemaakte enquête invullen. De uitkomst van de enquête zal ik uitwerken in overzichtelijke grafieken en tabellen. Dit laat de lezer in één blik de uitkomst van een vraag zien. Het is de bedoeling om zo veel mogelijk kwantitatieve (gesloten) vragen te formuleren. Het vermijden van te veel open vragen voorkomt een mogelijk moeilijke analyse van het onderzoek. Ook het verwerken en invullen van veel open vragen zal veel tijd in beslag nemen. Respondenten zouden niet langer dan 10 minuten bezig mogen zijn met het invullen van de enquête.3 Er zal in de enquête ruimte vrijgemaakt worden om kwalitatieve vragen te plaatsen. Met deze vragen wil ik de respondenten de ruimte geven om suggesties achter te laten en concrete verbeteringen dan wel aanvullingen door te geven. Ook zal ik de deelnemers
1 Checkmarket. (z.j.). Bereken de foutenmarge voor het bekomen aantal respondenten. Geraadpleegd op 2 mei 2014, van https://nl.checkmarket.com/marktonderzoek-‐hulpbronnen/steekproefgrootte-‐berekenen/
Afstudeerscriptie Jordy Hubers
de mogelijkheid geven om de ingevulde enquête anoniem in te vullen om zo een zoveel mogelijk objectieve invulling te borgen.
Referenties en oude onderzoeken
In 2007 heeft een student van de HZ University reeds onderzoek gedaan naar de
mogelijkheden voor een nieuw intranet binnen de provincie Zeeland. Dit onderzoek werd uitgevoerd met de technologische mogelijkheden van die tijd. Dit onderzoek kan een goede onderbouwing zijn voor bepaalde vraagstukken, maar staat niet in verhouding met
vraagstukken waar ik nu mee geconfronteerd wordt. Ook werd de opdracht uitgevoerd in het belang van een overheidsinstantie. Dit staat in contrast met het commerciële bedrijf waar ik mijn onderzoek wil uitvoeren.
Ik ben op zoek gegaan binnen bestaande scriptiebanken, zoals hbo-‐kennisbank, scritiebank.be en scribbr.nl. Ook heb ik een oud (1984) rapport gevonden over informatiebehoeften en informatiesystemen. Dit onderzoek is uitgevoerd door het Nederlandse Instituut van
Registeraccounts. Dit studierapport heb ik gevonden in de bibliotheek van de Vrije Universiteit van Amsterdam.
Ook staan er verschillende scripties online die dieper in gaan op o.a. kennisdeling en interne communicatie. Deze scripties kan ik afzetten tegen mijn onderzoek op het gebied van
informatiedeling en interne communicatie. Scripties geschreven over verschillende intranetten komen het dichts bij mijn onderzoek in de buurt. Onder andere de scriptie ‘een
geoptimaliseerd intranet voor S&L Zorg’ zal ik gebruiken als referentie/afspiegeling op relevante onderwerpen (informatiesysteem, kennisdeling, ontwikkelingen, etc.) in mijn onderzoek.1
Model
Tijdens mijn onderzoeksperiode ga ik dieper in op het onderwerp kennisdeling. Dit wil ik doen doormiddel van de kenniswaardeketen van Mathieu Weggeman. Deze
kenniswaardeketen laten zien dat de waarde van kennis toeneemt naarmate het model verder wordt geïmplementeerd. Dit model richt zich erop dat de organisatie de processen zo inricht en bestuurd dat de productiefactor gebaseerd op kennis wordt vergroot. (Weggeman, 1997). Weggeman onderscheidt kennis ook als een belangrijke
productiefactor. Het is daarom belangrijk om vooraf een duidelijke doelstelling vast te stellen voordat dit model gehanteerd wordt. In mijn onderzoek zal ik hier uitgebreid op terugkomen.
1 Bibliotheek HVA Kennisbank (z.j.) Een geoptimaliseerd intranet voor S&L zorg. Geraadpleegd op 21 mei 2014,
van http://kennisbank.hva.nl/cgi/b/bib/bib-‐
idx?rgn1=entire%20record;q1=intranet;lang=nl;type=boolean;size=1;c=hvasenp;sort=year;cc=hvasenp;view=reslis t;fmt=long;page=reslist;start=1
Afstudeerscriptie Jordy Hubers
Specifieke literatuur over kennisdeling.
Uit de volgende bronnen wil ik specifieke kennis halen over kennismanagement en kennisdeling en hoe deze kennisdeling op te zetten binnen een bedrijf.
Bertrams, J. (1999) De Kennisdelende Organisatie. Kunst & praktijk van het hergebruik van kennis, Scriptum, Schiedam.
Cozijnsen, A. J. and Vrakking, W. J. (1995) Ontwerp en invoering: strategieën voor organisatieverandering, Samsom, Alphen aan den Rijn.
Weggeman, M. (1997) Kennismanagement; inrichting en besturing van kennisintensieve organisaties, Scriptum, Schiedam.
Weggeman, M. (2000) Kennismanagement: de praktijk, Scriptum, Schiedam.
Afstudeerscriptie Jordy Hubers