Evaluatie en vervolg samenwerking Asten-Someren Gemeenteraad Asten
1. Inleiding
Het gemeentebestuur van Asten staat voor haar burgers en haar organisatie. Om haar ambities waar te maken is het nodig een helder Asten’s perspectief van onze gemeente ‘in samenwerking’ te geven. Dit doen wij door twee voorstellen aan de raad voor te leggen. Twee voorstellen die direct met elkaar te maken hebben, maar ook ieder een eigen karakter hebben:
1. Evaluatie en vervolg samenwerking Asten-Someren. Dit voorstel, gaat over de consequenties van de bestuurlijke standpunten van Asten en Someren over haar samenwerking.
2. Koersen op eigen kracht in netwerken. Dit gaat over de visie en positie van Asten en de rol die samenwerking in brede zin hierin heeft.
De basis voor dit eerste stuk, Evaluatie en het vervolg van de samenwerking Asten-Someren wordt gevormd door eerdere stukken die 19 maart jongstleden.
in de raad zijn besproken. Het betreft het rapport Het Asten’s perspectief met daarin o.a. de analyse van de samenwerking Asten en Someren, de externe ontwikkelingen, eisen aan de organisatie en mogelijke scenario’s voor Asten.
Daarnaast grijpen we ook terug op de notitie Visie van het college van B&W over de toekomst van de samenwerking vanuit Asten (van 19 maart 2013). De hierboven genoemde stukken zijn al in uw bezit en liggen ook ter inzage.
2. Oorspronkelijke visie Asten onder druk
Uw oorspronkelijke visie, kortheidshalve hieronder in de afbeelding weergegeven, is niet langer haalbaar. In deze visie stond Asten als zelfstandige gemeente zo stevig als een huis, met een vergaande samenwerking (ambtelijke fusie) tussen Asten en Someren als fundament, aangevuld met samenwerking met de vijf andere Brabantse Peelgemeenten en met een (op maat gesneden) samenwerking in het SRE.
? ?
SRE Drietrap:
subregionaal
lokaal
Peelland
A-S
Regionale opgaven, bijv. verkeer
Aanvullend: uitvoering / beheer / beleidsvoorbereiding
Loketten Regie
Personeel/Informatievoorziening/
Organisatie/Financiën/Admini- stratieve organisatie
regionaal
Vooral door de bestuurlijke keuze van de gemeente Someren voor De Peel als primaire samenwerkingspartner, is de samenwerking tussen Asten en Someren in een aanzienlijk ander daglicht komen te staan.
Dit betekent dat uw kaders voor de samenwerking (met Someren) aanzienlijk moeten worden bijgesteld. Wij doelen dan op de kaders, die u heeft gegeven in het coalitieakkoord, de samenwerkingsovereenkomst met Someren, de
bestuursopdracht die daaruit voortvloeide en in de begroting 2013 waarin de uitkomsten van de scenariodiscussie van 2012 en de gewenste effecten van de samenwerking Asten-Someren zijn verwerkt:
“De bestaande samenwerking Asten-Someren moet worden uitgebreid, leidend tot een extra besparing van € 400.000 in 2017, allereerst door invoering van een gezamenlijke managementstructuur en meer gezamenlijke beleidsvoorbereiding in 2014 en ambtelijke fusie vanaf 2015.”
(Voor de duidelijkheid: het gaat hier om de ‘extra besparing’ bovenop de eerder verwerkte € 300.000.)
Wij benadrukken dat er ook een andere aanleiding bestond om de bestuurlijke visie van Asten te herijken, namelijk diverse externe ontwikkelingen. Wij beperken ons hier echter tot de evaluatie en het vervolg van de samenwerking Asten-Someren. De lessen die we hieruit leren nemen we vervolgens mee in de vormgeving en uitvoering van de nieuwe bestuurlijke visie Koersen op eigen kracht in netwerken.
3. Samenwerking Asten-Someren afbouwen en/of voortzetten
De samenwerking Asten-Someren is niet langer het fundament onder het samenwerkingshuis van Asten. De bestaande samenwerking in de zin van samenvoeging van organisatieonderdelen zoals de afdeling Bedrijfsvoering Asten en Someren (BAS) stopt. Het Programma Asten en Someren, samen over de brug! bouwen we af. We zijn nog bezig om de exacte organisatorische, juridische en financiële consequenties in beeld te brengen. Voor zover bestuurlijk van belang zijn ze hieronder aangegeven. We verwijzen hiervoor ook naar bijlage 1, het Overzicht van activiteiten/projecten Samen over de brug!Sommige samenwerkingsactiviteiten tussen Asten en Someren moeten of kunnen worden voortgezet, sommige in afwachting van overgang naar De Peel. Ook hiervoor verwijzen wij u naar bijlage 1. Het gaat hier vooral om de volgende zaken:
• I&A
• Belastingen
• Buitendiensten OW en RBO
• Welzijn/MO
• Advisering Openbare Orde/Veiligheid
• ‘Gedeelde ambtenaren’ op het gebied van leerplicht, leerlingenvervoer, sport, inkoop/externe subsidies.
U bepaalt of en in hoeverre de nog mogelijke samenwerking met Someren past in uw nieuwe visie Koersen op eigen kracht in netwerken. Ons inziens is dit het geval. Hierop gaan we in het tweede voorstel over de samenwerking.
4. Organisatorische consequenties
In zijn algemeenheid kunnen we stellen dat organisatorische voordelen van de samenwerking Asten-Someren, zoals gedeelde (en dus minder) formatie (efficiency), vermindering van éénmansposten en geregelde achtervang (kwetsbaarheid) grotendeels verdwijnen.
We ontvlechten bijna alle samengevoegde organisatieonderdelen en plaatsen ze weer terug in ieders organisatie. Het takenpakket stemmen we weer af op de eigen organisatie. Onze medewerkers werken weer alleen voor Asten. Het gaat hier om de afdeling Bedrijfsvoering en zijn teams. Dit geldt alleen niet voor de teams I&A (ontvlechting zou grote financiële en bedrijfsmatige conseqenties hebben) en Belastingen (in verband met mogelijke samenwerking in de Peel).
We stoppen met de harmonisatie van processen en arbeidsvoorwaarden.
De invoering van de gezamenlijke aansturingsvisie A-S stopt en we gaan door met de uitvoering van de Astense organisatievisie K=L²+S. Deze Astense visie vormde overigens de basis voor de gezamenlijke aansturingsvisie, zodat de veranderingen op dit terrein (organisatieontwikkeling) marginaal zijn.
Nieuwe taken bekijken we niet langer primair op mogelijke samenwerking tussen Asten en Someren.
We bekijken de E-projecten (digitalisering van dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening) per project op het nut van gezamenlijke afronding.
De gezamenlijke medezeggenschapsorganen worden ontbonden. Het gaat om de BOR en het BGO.
5. Juridische consequenties
De samenwerkingsovereenkomst moet worden opgezegd of eindigt met wederzijds goedvinden. Over de consequenties daarvan hebben we overleg gevoerd, overeenkomstig de overeenkomst zelf.
Samenwerkingscontracten Asten-Someren met derden zeggen we zo nodig op.
Machtigingen, benoemingen gericht op werkzaamheden voor de gezamenlijke gemeenten, trekken we in.
Voor de resterende samenwerkingsactiviteiten maken we gebruik van een privaatrechtelijke raamovereenkomst die als basis geldt voor de zogenaamd dienstverleningsovereenkomsten per samenwerkingsonderdeel. We doen dit om zodoende met een eenduidige juridische samenwerkingsconstructie te kunnen werken om misverstanden te voorkomen, gezien de mogelijk uiteenlopende samenwerkingsdoelen en –belangen.
Deze raamovereenkomst zit ook bij bijlage 1. Wij vragen de raad hierover al bij de behandeling van dit voorstel zijn wensen en bedenkingen te uiten, zodat we daarmee rekening kunnen houden bij de verdere uitwerking.
6. Financiële consequenties
De samenwerkingsvoordelen verdwijnen grotendeels. We verwijzen naar bijlage 3 van het analyserapport, Het Asten’s perspectief.
We bekijken nog of en hoe we formatiegaten, bijvoorbeeld t.g.v. ingevoerde nieuwe taken, kunnen vullen zonder formatie-uitbreiding. Hier ligt ook een relatie met het tweede voorstel, Koersen op eigen kracht in netwerken, waarin we samenwerking als middel om onze doelstellingen te bereiken, onderzoeken.
Andere financiële consequenties zijn extra kosten als gevolg van het niet
nakomen van gezamenlijke contracten met derden en incidentele afbouwkosten.
Onderstaande tabel geeft een overzicht van de financiële consequenties.
Structurele financiële gevolgen
€ 184.807 in 2013 oplopend tot
€ 584.807 in 2017 Zie blz 5
Voorjaarsnota Kosten samenwerking A-S * € 164.202
Daarnaast 10303 uren in Asten
* De samenwerking Asten-Someren heeft van 2011 tot en met 2013 (tot 1 mei) 10.303 uren gekost.
NB Van belang hierbij is te beseffen dat een deel van de uren betrekking heeft op zaken die we zonder samenwerking ook hadden moeten maken, bijvoorbeeld ter voorbereiding van nieuwe taken. Zonder samenwerking zou het aantal uren soms hoger zijn geweest.
Als gevolg van de structurele financiële consequenties is het nodig een meerjarig dekkingsplan op te stellen bij de begroting voor 2014 of 2015, dat rekening houdt met de wensen en bedenkingen van de raad over de Voorjaarsnota.
7. Leerpunten
Tijdens de Raadsconferentie van 19 maart jongstleden heeft u zich duidelijk uitgesproken over de behoefte om te leren van de ervaringen met de
samenwerking Asten-Someren en deze leerpunten mee te nemen in elk ander samenwerkingsverband dat de gemeente Asten in de toekomst aan gaat. Daarom hebben wij de samenwerking Asten-Someren geëvalueerd. De leerpunten worden hieronder genoemd en deze nemen wij mee als criteria in het tweede stuk
Koersen op eigen kracht in netwerken.
1. Vergewis je ervan dat er tussen de deelnemende partijen voldoende vertrouwen bestaat waarop de samenwerking gebaseerd is. Maak de
onderlinge relatie op alle niveaus bespreekbaar en stuur continu samen (!) op vertrouwen en een werkrelatie die bijdraagt aan de realisatie van het doel.
2. Zorg voor een gezamenlijk bestuurlijk einddoel/eindperspectief en 100%
commitment. Van groot belang is te weten welke achterliggende doelen samenwerkingspartners hebben omwille van een eenvormige doelgerichte aansturing van de samenwerking.
3. Zorg voor een concrete (SMART) bestuursopdracht aan het management: wat moet concreet worden bereikt aan efficiency (in geld uitgedrukt) en kwaliteit (in normen en/of prestatie-indicatoren uitgedrukt) en wat verstaan we precies onder de gebruikte begrippen?
4. Onderscheid duidelijk de verantwoordelijkheden en rollen naar WAT (het bestuur) en HOE (het management).
5. Breng vooraf de bestuurlijke en ambtelijke cultuurverschillen in beeld en stem hierop het veranderings- en samenwerkingsproces af.
8. Besluitvorming
Om de evaluatie en het vervolg van de samenwerking Asten-Someren af te ronden, vragen wij u om de volgende besluiten te nemen.
1. In te stemmen met de evaluatie.
2. Als gevolg van de evaluatie de huidige samenwerkingsovereenkomst met Someren te beëindigen.
3. Het college opdracht te geven om voor de resterende samenwerking tussen Asten en Someren een nieuwe privaatrechtelijke overeenkomst te sluiten en daarbij rekening te houden met de geuite wensen en bedenkingen o.g.v. art.
169 Gemeentewet.
4. Het college opdracht geven een meerjarig dekkingsvoorstel voor te bereiden in overeenstemming met uw wensen en bedenkingen over de Voorjaarsnota 2013.
5. De leerpunten te gebruiken als criteria voor elke toekomstige vorm van samenwerking.
De hierboven voorgestelde besluiten zijn verwerkt in het bijgevoegd raadsvoorstel.
Bijlagen
1. Overzicht van activiteiten/projecten Samen over de brug!
