COMMISSIESTUK Wensen en bedenkingen
COMMISSIE ALGEMENE ZAKEN & CONTROL Agendanummer 4 d.d. 16 juni 2011
De leden van
COMMISSIE ALGEMENE ZAKEN EN CONTROL van de gemeente Asten
Onderwerp : Toekomst rekenkamercommissie Portefeuillehouder : --
Nota van de griffies Deurne, Asten en Someren
“Rekenkamers dienen niet hun bestaansrecht te ontlenen aan een wetsartikel, maar zouden in hun eigen lokale context hun toege- voegde waarde moeten laten zien” (uit de Rekenkamermonitor 2009)
Aanleiding
De presidia van de gemeenten Deurne, Asten en Someren hebben verzocht het functioneren van de huidige Rekenkamercommissie (RKC) te evalueren. De reden voor deze evaluatie is tweeledig. Enerzijds loopt de benoemingstermijn van de huidige RKC in april 2012 af en ander- zijds wordt de RKC vaak genoemd als mogelijk bezuinigingsobject. Deze notitie wordt geagen- deerd in de raadscommissies van Deurne, Asten en Someren. Het uitgangspunt is om op basis van de discussie in deze gemeenten in het najaar te komen met een identiek voorstel in deze gemeenten, als de uitkomst van de discussie over de toekomst van de RKC daartoe tenminste aanleiding geeft.
Onlangs heeft de RKC een “Nazorgonderzoek” uitgevoerd. Dit onderzoek kan gezien worden als een zelfevaluatie. In deze discussienotitie zal hieraan ook gerefereerd worden.
De Rekenkamercommissie
De Gemeentewet bepaalt dat de raad moet kiezen tussen een rekenkamer, ingericht volgens een wettelijk vastgesteld model, of een rekenkamerfunctie waarbij de raad meer zelf invulling geeft aan de uitvoering van de taak. Deurne, Asten en Someren hebben gekozen voor de re- kenkamerfunctie in de vorm van een rekenkamercommissie: de leden van deze commissie zijn rekenkamer voor deze gemeenten.
De rekenkamercommissie bestaat uit:
- de heer G.J.J. Schinck (voorzitter) - de heer G.A.G.H. Wouters (lid) - de heer G.C. Stevens (lid) - de heer J.P.M. Houba (lid)
Als ambtelijk secretaris is de heer M.H.J.M. Lammers van de gemeente Deurne aan de reken- kamercommissie toegevoegd.
Rekenkamercommissies kunnen overigens:
- geheel bestaan uit raadsleden;
- bestaan uit een mix van raadsleden en externe leden;
- geheel bestaand uit externen.
Een randvoorwaarde voor samenwerking zoals Deurne-Asten-Someren die thans kennen is dat in deze gemeenten voor dezelfde samenstelling/structuur wordt gekozen. M.a.w.: de huidige samenwerking tussen deze gemeenten eindigt op het moment dat één van de gemeenten kiest voor een rekenkamercommissie waar bijv. raadsleden zitting hebben.
Wat doen we nog meer?
Binnen de gemeentelijke organisatie zijn er al natuurlijk diverse control mechanismen.
Het college heeft op grond van artikel 213a van de Gemeentewet de mogelijkheid om periodiek onderzoeken te verrichten naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover vast.
Middels de begrotingscyclus wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid. In de begroting wordt aangegeven wat we willen realiseren, bij de Bestuursrapportages wordt tus- sentijds gecommuniceerd o.a. over het verloop en wordt mogelijk bijgestuurd. Bij de jaarreke- ning wordt verantwoording afgelegd over de realisatie van de gestelde doelen. Hier oefent de accountant controle op uit door het onderzoeken van de getrouwheid van de cijfers en de rechtmatigheid van de uitgaven.
Evaluatie
Uit het eigen Nazorgonderzoek van de RKC komt naar voren dat de aanbevelingen die de RKC doet in diverse rapporten niet allen tot daadwerkelijke uitvoering komen. Er ontbreken hier- over deels procedurele afspraken waardoor de raad geen zicht heeft op de uitvoering en er ook niet op stuurt. Verder wordt aanbevolen om de raad meer bij de onderzoeken van de Reken- kamercommissie te betrekken waardoor de raad de onderzoeksresultaten actiever kan inzetten bij zowel zijn kaderstellende als controlerende taak.
Een deel van deze conclusies komt overeen met de landelijke conclusie uit de Rekenkamermo- nitor 2009 dat Rekenkamers weinig inzicht hebben in wat het college met hun rapporten doet.
Zij communiceren veel minder vaak met het college over de aanbevelingen uit onderzoeksrap- porten dan met de raad.
Aan de aanbeveling om in het jaarverslag een paragraaf te wijden aan de werkzaamheden en voortgang van de Rekenkamercommissie(onderzoeken) kan vrij eenvoudig uitvoering gegeven worden door aan de financiële verantwoording een beleidsmatige verantwoording toe te voe- gen.
Op basis van deze bevindingen en de overige ontwikkelingen waar de gemeenten mee te ma- ken hebben, zoals de bezuinigingen en de overige ontwikkelde controle-instrumenten, zijn een paar afwegingen te maken over het vormgeven van de rekenkamer in de komende jaren. We willen dit graag met u doen aan de hand van de volgende discussiepunten.
Discussiepunten
1. Vorm en samenstelling
De mogelijke opties om invulling te geven aan de rekenkamerfunctie binnen de wettelijke ver- plichting1:
I. Behouden van de huidige rekenkamercommissie, zijnde een rekenkamerfunctie in de vorm van een commissie, bestaande uit één tot drie onafhankelijke leden en een voorzitter ondersteund door een ambtelijk secretaris;
Voordelen:
• beproefd concept
• bekendheid commissieleden met de ge- meente
Nadelen:
• weinig betrokkenheid raad met RKC
II. Rekenkamerfunctie beleggen bij de rekeningcommissie of een nieuw te vormen com- missie bestaande uit drie of vier raads- of commissieleden met eventueel een externe voor- zitter, die met name als taak heeft een lijst met uit te voeren onderzoeken op te stellen. De secretaris van de commissie en de uitvoering van de onderzoeken kan in de ambtelijke or- ganisatie belegd worden, bijvoorbeeld bij de griffie of bij de afdeling Planning en Control of BMO. Ook andere medewerkers van de gemeente kunnen betrokken worden bij het uitvoe- ren van (een onderdeel van) de onderzoeken.
Voordelen:
• bereidheid om mee te werken wordt over het algemeen groter geacht bij ‘eigen’ on- derzoeken dan bij een onderzoek door ex- ternen
• lagere kosten
• grote betrokkenheid van raad(sleden) bij de keuze van onderwerp en onderzoeks- methode
Nadelen:
• onderzoeken kunnen als minder onafhankelijk aangemerkt worden door de raad
• het ontbreken van onderzoekservaring bij de leden van raad die zitting hebben in de RKC
III. Aansluiting zoeken bij een reeds bestaande externe (regionale) rekenkamer of reken- kamerfunctie elders in de regio.
Voordelen:
• mogelijk lagere kosten door delen kosten opzetten onderzoeken
• expertise externe commissieleden aanwe- zig en geborgd vanwege schaalgrootte
Nadelen:
• minder invloed van de raad op de onder- zoeksonderwerpen en/of werkwijze
IV. Volledig uitbesteden van de rekenkamerfunctie aan een externe private partij (bijvoor- beeld een onderzoeks- of accountantsbureau). In dit geval is de verhouding tussen raad en het orgaan of benoemde persoon een van opdrachtgever en opdrachtnemer. De raad geeft concrete opdracht tot het uitvoeren van bepaalde onderwerpen (al dan niet mede te bepa- len door de opdrachtnemer).
1 Het ministerie van Binnenlandse Zaken is momenteel bezig met een evaluatie van de rekenkamers, die in april 2011 wordt gepubliceerd. Aan de hand van deze evaluatie zal waarschijnlijk worden bekeken of de wettelijke verplichting moet blijven bestaan. Verder wordt de optie tot het instellen van een onafhankelijke rekenkamer hier buiten beschou- wing gelaten vanwege de verregaande verzwaring die daardoor zou worden aangebracht ten aanzien van de huidige werkwijze.
Voordelen:
• kosten beheersbaar en bekend
Nadelen:
• onafhankelijkheid rekenkamer in het ge- ding
• mogelijk hogere kosten per onderzoek
• bij uitbesteding aan accountantskantoor mogelijk overlap met overige werkzaam- heden
V. Een bestaande raadscommissie of persoon benoemen zonder hier een budget aan te verbinden. Deze zogenaamde slapende rekenkamer komt ad hoc in actie als er incidenteel een onderzoek moet worden uitgevoerd en zal op ad hoc basis gefinancierd worden. In de organisatie wordt de secretaris belegd. Over de uitvoering van een onderzoek wordt per on- derzoek beslist of dit door de eigen medewerkers of extern wordt uitgevoerd. Op deze wijze wordt formeel aan de wettelijke verplichting voldaan om over een lokale rekenkamerfunctie te beschikken.
Voordelen:
• geen structurele kosten
• als raad heeft men volledig in de hand welke onderzoeken uitgevoerd worden of niet.
Nadelen:
• geen opbouw expertise
• wellicht hogere kosten/grotere inzet per onderzoek vanwege ontbreken structuur
U wordt verzocht uw wensen kenbaar te maken door middel van een keuze uit on- derstaande mogelijkheden
Rekenkamer- functie
(slapend)
Volledige uit- besteding rekenkamer- functie
Rekenkamer- commissie met raadsleden
Rekenkamer commissie in huidige vorm
Aansluiten bij regionale rekenkamer- functie
invloed op samenstelling --- onafhankelijkheid en werkwijze
2. Samenwerking
Bij een aantal van de bovenstaande opties is de vraag of een en ander in gezamenlijkheid van de DAS-gemeenten moet gebeuren of dat gemeenten hun eigen koers gaan varen. De keuze kan ook zijn om samenwerking in breder regionaal verband te zoeken. In DAS verband is in ieder geval als insteek gekozen om de samenwerking te continueren en de te maken keuzes op elkaar af te stemmen.
Uit de Rekenkamermonitor 2008 blijkt dat rekenkamercommissies zelf aangeven de wens te hebben om meer structureel van elkaars expertise gebruik te maken. Weliswaar gebruiken ze elkaars onderzoeksopzetten en normering uit hun rapporten, maar structurele samenwerking komt maar mondjesmaat tot stand.
Voordeel samenwerking:
• een onderzoeksopzet kan meerdere malen gebruikt worden
• medewerkers die ingezet worden bij het uitvoeren van een onderzoek kunnen over en weer ingezet worden. Dit vergroot het
Nadelen samenwerking:
• hoe groter de schaal van de samenwer- king hoe minder de betrokkenheid van de raad
leereffect.
• op deze wijze fungeren onderzoeken meteen als benchmark tussen de DAS gemeenten
• samenwerking in DAS verband met huidi- ge commissie is passend in schaalgrootte aard en hoeveelheid onderzoeken
• kostendeling gemeenschappelijke onder- zoeken
U wordt verzocht uw wensen kenbaar te maken door middel van een keuze uit on- derstaande mogelijkheden
Apart DAS verband Met andere RKC’s Regionaal Geen samenwerking --- samenwerking op grotere schaal
3. Budget
Het huidige budget bedraagt € 1,00 per inwoner waarbij voor het gemak gekozen is voor een budget van € 35.000 voor Deurne en € 20.000 voor Asten en Someren. Als er op de rekenka- merfunctie bezuinigd moet worden, heeft dit invloed op de samenstelling (aantal leden) van de RKC en de aard en hoeveelheid van de onderzoeken. Bij handhaving van het bestaande budget kunnen er zo’n vier onderzoeken per jaar plaatsvinden, waarvan twee grotere en twee zogehe- ten quickscans (af te leiden uit nazorgonderzoek en jaarverslagen van de RKC).
Daarnaast moet rekening gehouden worden met de ambtelijke inzet die gevraagd wordt bij dergelijke rekenkameronderzoeken. De bezuinigingen in de ambtelijke organisatie kunnen tot gevolg hebben dat er minder tijd beschikbaar is voor medewerking aan de onderzoeken.
Asten
Bij de kerntakendiscussie in Asten hebben een aantal fracties aangegeven dat een besparing van 50 % wenselijk zou zijn. Het Astense budget zou dan € 10.000 zijn en het totale budget zou € 37.500 bedragen.
Someren
De gemeente Someren heeft bij de behandeling van de kerntakennota al expliciet uitgesproken dat het budget voor de RKC gehalveerd wordt, hetgeen neerkomt op een budget van € 10.000 per jaar. Daadwerkelijke besluitvorming heeft plaatsgevonden in de raadsvergadering van 27 april 2011.
U wordt verzocht uw wensen kenbaar te maken inzake het beschikbaar te stellen jaarlijks budget
€ 0 --- € 20.000 Alleen Asten
€ 0--- € 75.000 Totaal DAS
4. Soort en aantal onderzoeken
De raad heeft de keuze om het aantal uit te voeren onderzoeken te bepalen. Dit kan variëren van 0 tot ieder willekeurig aantal. De beperking van het aantal onderzoeken is uiteraard gele- gen in het beschikbare budget en de samenstelling van de Rekenkamercommissie. Uit het na- zorgonderzoek blijkt dat voor de huidige rekenkamercommissie twee uitgebreide onderzoeken
per gemeente per jaar mogelijk zijn, mits er voldoende overlap is in de uitvoering van de on- derzoeken tussen de deelnemende gemeenten om efficiencywinst te kunnen halen. Gelet op de tijd die een zorgvuldig tot stand gekomen diepgaand onderzoek kost, naast het onderzoek zelf de tijd die het kost om hoor en wederhoor toe te passen om de onderzoeksgegevens te verifië- ren, leggen diepgaande onderzoeken een groot beslag op de beschikbare tijd en het budget.
Een maximum aantal van vier onderzoeken blijft binnen de realiteit. Meer beleidsmatig kan gekeken worden wat de behoefte van de raad is. De raad kan voorkeur hebben om met één (diepgaand) onderzoek per jaar te volstaan. Ook kan het voorkeur hebben voor een groter aantal quickscans naar bijvoorbeeld actuele onderwerpen. Een flexibele inzet is daarbij bij- voorbeeld mogelijk als zich iets voordoet (bijvoorbeeld landelijke aandacht, een verloren pro- cedure…)
U wordt verzocht uw wensen kenbaar te maken inzake het aantal en soort onderzoe- ken
Quick scan---diepgaande onderzoeken
Vier --- 0 5. Keuze onderwerpen
De Rekenkamercommissie bepaalt met het vaststellen van het onderzoeksprogramma haar onderzoeksonderwerpen, maar stelt de gemeenteraad en de burgers (via een oproep in het lokale huis-aan-huisblad en de gemeentelijke website) in de gelegenheid onderwerpen aan te dragen. Deze werkwijze biedt de raad de mogelijkheid tot het aandragen van onderwerpen. De raad kan een actievere rol spelen door op basis van prioriteiten, ervaringen of calamiteiten zelf een keuze van onderwerpen te maken afhankelijk van het maatschappelijk en/of financiële belang van een onderwerp. Een onderzoek kan op die manier ook input leveren voor het vast- stellen van nieuw beleid. Bij samenwerking in DAS of regionaal verband wordt deze eigen keu- ze natuurlijk beperkt door de overlap in onderzoeksonderwerpen die een gemeenschappelijk rekenkamer met zich meebrengt. Of het gaat ten koste van de efficiency winst.
U wordt verzocht uw wensen kenbaar te maken inzake de werkwijze
huidige grotere invloed van de raad werkwijze --- raad op de onderwerpen
Proces
Deze discussienotitie wordt besproken in de raadscommissies van half juni/begin juli van So- meren, Asten en Deurne. Op basis van de “opbrengst” van deze behandeling zal, afhankelijk van de uitkomst, zo mogelijk een gelijkluidend raadsvoorstel geformuleerd worden voor de drie gemeenten vanuit het principe “samen-uit-samen-thuis”. Dit voorstel wordt voorbereid in de zomer, zodat hierover in het najaar besluitvorming plaats kan vinden.
de griffier van de gemeente Asten, ir. C.W.J.B. (Chris) Verborg
i.s.m. griffiers gemeenten Deurne en Someren
dict: c.verborg@asten.nl type: CV.GR.11.tk.008 coll:
