Betoelagingsovereenkomst voor 2017-2019 tussen de stad Antwerpen en Stekelbees vzw
Op 25 april 2016 keurde de gemeenteraad de betoelagingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en Stekelbees vzw goed. In deze overeenkomst werd overeengekomen dat de stad Antwerpen
Stekelbees vzw in 2017 – 2019 een jaarlijkse toelage zou geven van 8.253,00 EUR voor het organiseren van 2 kindplaatsen in OKiDO Stekelbees Merksem volgens het OKiDO-concept en volgens de vergunningsvoorwaarden trap 3 van Kind en Gezin.
Als gevolg van de projectoproep voor kandidaat-exploitanten voor de uitbating van kinderopvang in stedelijke panden, die werd georganiseerd door de stad Antwerpen op 12 mei 2016, kreeg Stekelbees vzw het pand in de Oudestraat 55 te 2660 Hoboken toegewezen.
Omdat de werking van OKiDO Stekelbees Merksem wordt opgeheven en naar Hoboken
overgebracht, werd de overeenkomst van 1 mei 2016 gewijzigd zodat de bepalingen met betrekking tot OKiDO Stekelbees Merksem werden geschrapt in deze overeenkomst. De bepalingen van de overeenkomst van 1 mei 2016 met betrekking tot OKiDO Stekelbees Mobiel bleven echter behouden Met voorliggende overeenkomst wensen de stad Antwerpen en Stekelbees vzw hun
verplichtingen/afspraken met betrekking tot de uitbating van een OKiDO kinderdagverblijf in Hoboken vast te leggen.
TUSSEN:
Enerzijds STAD ANTWERPEN, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door haar gemeenteraad, waarvoor optreden de heer Bart De Wever, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Roel Verhaert, stadssecretaris, hierna genoemd ‘de stad’,
Anderzijds STEKELBEES VZW, met zetel te Remylaan 4b, 3018 Wijgmaal, vertegenwoordigd door Mia Houthuys, Directeur, hierna genoemd ‘de uitvoerder’.
WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:
1. Algemene bepalingen en beleidskader 1.1 Definities
Voor de toepassing van deze overeenkomst wordt verstaan onder:
- overeenkomst: de huidige betoelagingsovereenkomst;
- jaarverslag: balans en resultatenrekening met toelichtingen en activiteitenverslag;
- (werkings)toelage: de toelage die de uitvoerder van de stad ontvangt;
1.2 Voorwerp van de overeenkomst
Deze overeenkomst definieert het samenwerkingskader en de met deze toelage te realiseren
doelstellingen en concretiseert de aanwending van de door de stad Antwerpen toegekende toelage.
De overeenkomst kadert in:
- de ondersteuning van de Stad Antwerpen aan organisaties binnen de occasionele kinderopvang die door hun eigen werking een bijdrage leveren aan de algemene
beleidsdoelstellingen van de Stad Antwerpen, zoals vermeld in het meerjarenplan 2014- 2019, goedgekeurd door het college op 18 oktober 2013 (jaarnummer 10421) en door de gemeenteraad op 19 november 2013 (jaarnummer 00655).
- Het OKiDO-charter, goedgekeurd door de gemeenteraad op 12 december 2010.
1.3 Duur
Deze overeenkomst wordt afgesloten voor de periode van 1 januari 2017 tot en met 31 december 2019.
1.4 Juridisch kader
Alle toepasselijke vigerende wet- en regelgevingen gelden voor deze overeenkomst. Meer specifiek, maar niet-limitatief wordt verwezen naar onderstaande wet- en regelgeving:
- het gemeentedecreet van 15 juli 2005;
- de wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd door de wet van 2 mei 2002, op de verenigingen zonder winstoogmerk;
- gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) – Algemeen reglement op de toelagen;
- de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen;
1.5 Beleidsvisie van de stad
Het beleid van de stad dat betrekking heeft op het voorwerp van deze overeenkomst is onder meer omschreven in de meerjarenplanning 2014-2019, goedgekeurd door het college op 18 oktober (jaarnummer 10421) en door de gemeenteraad op 19 november 2013 (jaarnummer 00655).
Het stadsbestuur van Antwerpen streeft deze legislatuur naar voldoende, toegankelijke en kwalitatieve kinderopvang.
Om activering en integratie mogelijk te maken hebben ouders van jonge kinderen opvang nodig. Het tekort aan kinderopvang vormt een obstakel om op korte termijn te kunnen starten met werk of met
een opleiding. Ouders die dringend opvang nodig hebben kunnen tijdelijk terecht in de OKiDO’s (occasionele kinderopvang). Deze opvang werkt niet met wachtlijsten, is laagdrempelig en tijdelijk.
1.6 Kernactiviteiten en beleidsvisie van Stekelbees vzw
Stekelbees vzw is een deelwerking van Landelijke Kinderopvang vzw. Landelijke kinderopvang vzw organiseert kwalitatieve kinderopvang via verschillende werkvormen (onthaalouders, initiatieven buitenschoolse kinderopvang, kinderdagverblijven...) in heel Vlaanderen.
Landelijke Kinderopvang vzw biedt aan elk kind en zijn gezin verantwoorde kinderopvang, zonder onderscheid van leeftijd of geslacht, van ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging, van ras of geaardheid en zonder onderscheid van de vermogenstoestand van de betrokkenen.
Landelijke Kinderopvang vzw biedt deze kinderopvang aan op een doeltreffende, doelmatige, continue, maatschappelijk aanvaardbare en gebruikersgerichte wijze. Ze streven naar
professionaliteit die ook warm en persoonlijk is.
Ze willen mee vorm geven aan nieuwe projecten die het kinderopvanglandschap verrijken. Ze spelen in op nieuwe behoeften in de samenleving en zoeken actief naar optimalisering van onze
dienstverlening. In hun houding zijn ze gericht op kansen en opportuniteiten.
2. Wederzijdse engagementen en afspraken in het kader van deze overeenkomst
2.1 Engagementen van de uitvoerder
2.1.1 De eigen werking De uitvoerder:
- behoudt en verhoogt haar kennis die noodzakelijk is om haar opdracht te vervullen;
- streeft naar een verdere verhoging van de kwaliteit van het eigen aanbod en zal de kwaliteit van het aanbod afstemmen op de evoluerende behoeften van de doelgroep;
- streeft naar een voortdurende verbetering van de efficiëntie van de interne organisatie;
- heeft hierbij oog voor de sociale en milieuaspecten, zoals die door de stad zijn uitgetekend in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Deze richtlijnen zijn op te vragen bij de stad.
Deze engagementen gelden voor zover deze niet in strijd zijn met de vereisten van Kind en Gezin waaraan de uitvoerder moet voldoen.
2.1.2 Personeelsbeleid
De uitvoerder doet maximale inspanningen op het gebied van diversiteit, integriteit, kostenbewustzijn, samenwerking en gezinsvriendelijkheid op vlak van personeelbeleid.
2.1.3 Verzekeringen
Indien de vzw met eigen personeel en/of vrijwilligers werkt, dan sluit de uitvoerder volgende verzekeringen af op eigen kosten:
- verzekering arbeidsongevallen (personeel)
- verzekering lichamelijke ongevallen (vrijwilligers) - verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
- verzekering medische beroepsaansprakelijkheid
De stad kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst.
2.1.4 Resultaatsgerichte objectieven
Kwantitatieve en kwalitatieve actieprestaties:
De uitvoerder verbindt zicht ertoe:
- kwaliteitsvolle occasionele kinderopvang volgens het OKiDO-concept en het OKiDO- charter te organiseren;
- 16 occasionele kindplaatsen in te richten op de vestigingseenheid OKiDO Stekelbees Hoboken, Oudestraat 55 te 2660 Hoboken.
- een minimale bezettingsgraad van 80% te behalen.
- deel te nemen aan de OKiDO plangroep;
- maximaal aan te sluiten bij de communicatiestrategie rond kinderopvang van de stad Antwerpen;
- in haar personeelsbeleid aandacht te schenken voor de tewerkstelling van medewerkers uit kwetsbare groepen waarbij ten minste twee doelgroepmedewerkers (zoals gedefinieerd in artikel 2 van het besluit van de Vlaamse Regering van 5 oktober 2007 betreffende de lokale diensteneconomie) worden tewerkgesteld in een begeleidersfunctie per vestiging;
- doorstroom- en doorgroeimogelijkheden van de werknemers te stimuleren en te bevorderen;
- voorrang te geven aan ouders die nood hebben aan kinderopvang in het kader van werk, opleiding of sollicitatie met bijzondere aandacht voor maatschappelijk kwetsbare groepen.
- samen te werken met het contactpunt kinderopvang van de stad voor:
o de doorverwijzing van ouders die geen plaats hebben naar het contactpunt kinderopvang; en
o optimaliseren van de doorstroom van ouders naar de reguliere opvang.
Organisatorische objectieven
- een vergunning aan te vragen voor groepsopvang trap 1, trap 2 en bij de eerstvolgende uitbreidingronde voor trap 3, volgens het decreet van 20 april 2013 houdende de organisatie van kinderopvang van baby’s en peuters, van zodra Kind en Gezin een uitbreidingsronde organiseert. De uitvoerder stelt alles in het werk om aan de voorwaarden te voldoen om deze aanvragen te kunnen indienen bij Kind en Gezin;
- de occasionele werking te behouden, zelfs bij het behalen van structurele financiering van Kind en Gezin en/of Werk en economie Vlaanderen.
2.2 Engagementen van de stad
De stad verleent aan de uitvoerder, volgens het principe van het algemeen reglement op de toelagen, een jaarlijkse toelage van 187.275,46 EUR. Dit voor het organiseren van 16 occasionele kindplaatsen volgens het OKiDO concept en volgens de vergunningsvoorwaarden trap 3 van Kind en Gezin. De toelage werd als volgt opgedeeld:
- 179.184,46 EUR (met jaarlijkse indexering volgens de gezondheidsindex voor het deel dat aan lonen wordt besteed) voor het organiseren van 14 occasionele kindplaatsen, - 8.091,00 EUR voor het bijpassen van 2 occasionele kindplaatsen tot trap 2A en trap 3.
De toelagen worden bepaald overeenkomstig de begrotingsrichtlijnen 2017-2018-2019 van de stad.
Binnen de mogelijkheden van de strategische meerjarenplanning van de stad kan de werkingstoelage worden gewijzigd door budgettaire noodwendigheden van de stad.
Deze toelagen zullen, volgens de in deze overeenkomst vastgelegde modaliteiten, worden uitbetaald zodra de uitvoerder de vergunning van Kind en Gezin kan voorleggen. Deze toelagen zullen in voorkomend geval proportioneel verminderd worden zodat enkel de tijdsspanne dat de uitvoerder een geldige vergunning van Kind en Gezin kan voorleggen, betoelaagd wordt.
Indien de uitvoerder vóór het aflopen van de toelageovereenkomst een structurele financiering van Kind en Gezin bekomt, wordt de toelage verminderd met het bedrag van deze financiering tijdens de looptijd van de overeenkomst.
Het doel van deze overeenkomst mag niet het voorwerp uitmaken van een dubbele betoelaging.
Cofinanciering door een derde in het kader van deze overeenkomst is wel toegestaan zolang het totaal bedrag van de ontvangen toelage(n) of financiering de werkelijke kost van het doel van deze overeenkomst niet overschrijdt.
2.3 Afspraken rond vermelding ondersteuning door de stad
De uitvoerder verbindt er zich toe iedere externe communicatie (bekendmaking, persactie,
aankondiging, promotie of publiciteit, …) omtrent dit project, en dit ongeacht de doelgroep, met de projectverantwoordelijke of dossierbeheerder van regie kinderopvang vooraf te bespreken.
Alle communicatie vermeldt minimaal:
- de omschrijving van het project (wie, wat, waar, hoe, wanneer,..);
- de vermelding dat dit project mede gefinancierd wordt door de stedelijke overheid;
- het sponsorlogo van de stad Antwerpen. De logo’s dienen opgevraagd te worden bij de communicatieverantwoordelijke van Jeugd, bedrijf Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs van de stad Antwerpen. De uitvoerder bespreekt met de projectverantwoordelijke of
dossierbeheerder bij regie kinderopvang welke verdere logo’s eventueel dienen vermeld te worden in de communicatie.
3. Opvolging, rapportering en controle 3.1 Opvolging van de overeenkomst
De betoelagingsovereenkomst wordt binnen Stekelbees vzw opgevolgd door de algemene directeur.
De contactpersoon voor de overeenkomst is:
Stekelbees vzw
t.a.v. Ilse Vandewaerde Remylaan 4b
3018 Wijgmaal
De betoelagingsovereenkomst wordt binnen de stad opgevolgd door de inhoudelijk regisseur:
Cultuur, sport, jeugd en onderwijs t.a.v. Winde Hoeyberghs
Grote Markt 1 2000 Antwerpen 3.2 Rapportering
3.2.1 Cijfermatige rapportage
Vanaf de opstart van de occasionele kinderopvang levert de uitvoerder volgende gegevens per kwartaal aan de stad:
- de resultaten van de kinderopvang en de doelgroepgegevens van de gebruikers in de Monitor Sociale Economie van de dienst Werk en Economie van de stad Antwerpen;
- de gegevens van het personeel in de Monitor Sociale Economie van de stad Antwerpen.
3.2.2 Financiële rapportage
De uitvoerder bezorgt op vastgelegde tijdstippen per project volgende documenten:
28 februari:
- de financiële afrekening van het vorige jaar, die bestaat uit het ingevuld sjabloon, nieuwe documenten voor het permanent dossier, de uitdraai uit de boekhouding: analytische historiek per grootboekrekening, de voorlopige balans en resultatenrekening.
De uitvoerder zorgt ervoor dat de financiële bewijsstukken raadpleegbaar zijn ter controle.
30 juni:
- een verslag van de bedrijfsrevisor, met daarin de verklaring dat de financiële richtlijnen werden gevolgd, indien het bedrag van de betoelagingsovereenkomst groter is dan 25.000 EUR en als de overeenkomst meer dan 50 % van de inkomsten van de uitvoerder voor het lopende jaar uitmaakt;
- het door de algemene vergadering goedgekeurde jaarverslag van de vzw, bijgevoegd de balans en de resultatenrekening die in het kader van de financiële transparantie steeds kunnen worden voorgelegd.
15 december: de financiële planning en de begroting van het komende jaar.
3.3 Controle
De uitvoerder verbindt zich ertoe de toegekende middelen te beheren als een goede huisvader en deze uitsluitend aan te wenden voor het verwezenlijken van de doelstellingen zoals omschreven in deze overeenkomst.
Op een eenvoudig verzoek van de stad levert de uitvoerder bijkomende informatie aan de stad.
De stad heeft het recht om door haar eigen diensten of door een externe bedrijfsrevisor onaan- gekondigde controles van de boekhouding te laten uitvoeren.
De stad heeft steeds het recht om (ter plaatse) na te gaan of:
- de toelage wordt aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend;
- de uitvoering wordt gegeven aan de beheersovereenkomst;
- de afgesproken doelstellingen worden nagestreefd en gerealiseerd.
De controle hierop gebeurt door personeelsleden van de stad of door externen, daartoe aangeduid door de stad.
4. Evaluatie
De jaarlijkse evaluatie zal worden uitgevoerd op basis van plaatsbezoeken, de cijfermatige rapportering, zoals voorzien in artikel 3.2.; de realisatie van de afgesproken kwantitatieve,
kwalitatieve en organisatorische objectieven, zoals voorzien in artikel 2.1.4; de stukken aangeleverd in het kader van artikel 5.
De inhoudelijk regisseur zal de timing bepalen en meedelen aan de uitvoerder.
Indien de stad van mening is dat de uitvoerder zijn verbintenissen niet nakomt, plant de dienst regie kinderopvang een overleg met de uitvoerder en bespreekt de te nemen bijsturingmaatregelen. Na drie maanden volgt er een opvolgingsgesprek met de dienst regie kinderopvang.
Indien de stad van mening is dat de bijsturingsmaatregelen niet volstaan of niet (geheel) uitgevoerd werden, kan de stad overeenkomstig artikel 6 de (reeds uitbetaalde delen van de) toelage geheel of gedeeltelijk terugvorderen en/of niet verder uitbetalen, en overeenkomstig artikel 7 deze
overeenkomst verbreken.
Deze toelage zal volgens onderstaande modaliteiten worden uitbetaald:
- In het begin ieder kwartaal van het lopende jaar wordt 25% van het toegekende bedrag door de stad Antwerpen aan de uitvoerder gestort op voorwaarde dat er een financiële planning, een ondertekende overeenkomst en – indien van toepassing - het
afrekeningsdossier van het voorgaande jaar werd binnengebracht;
Het afrekeningsdossier moet door de uitvoerder op 28 februari van het volgende jaar ingediend worden bij de stad Antwerpen.
Wanneer er minder kosten kunnen verantwoord worden dan reeds werd uitbetaald, is er een negatief saldo dat door de uitvoerder moet worden teruggestort aan de stad.
De uitvoerder neemt kennis van de financiële richtlijnen die gelden voor de opmaak van het afrekeningsdossier.
De uitbetalingsmodaliteiten kunnen tijdens de looptijd van deze overeenkomst nog gewijzigd worden.
6. Gevolgen bij niet naleving van deze overeenkomst
De uitvoerder zal de toegekende toelagen gedeeltelijk of integraal terug betalen en/of geen recht hebben op een verdere uitbetaling van de toelage, indien de uitvoerder:
- de toelage niet (integraal) aanwendt voor het doel waarvoor zij is toegekend;
- de beoogde resultaten niet behaalt en dit niet met objectieve argumenten kan verantwoorden;
- meer middelen ontvangen heeft dan waar hij op basis van zijn rapportering recht op heeft;
- de in deze overeenkomst gevraagde verantwoordingsstukken niet of niet correct voorlegt;
- zich verzet tegen controle;
- de modaliteiten, vastgelegd bij de toelagetoekenning, niet naleeft;
- een onregelmatig beheer voert en de stad dit vaststelt of ervan op de hoogte wordt gebracht;
De stad kan ook om andere redenen gemotiveerd beslissen dat de uitvoerder (een deel van) de toelage dient terug te betalen of dat deze niet verder worden uitbetaald.
Opschorting van verdere toekenning van toelagen kan gebeuren indien voor eerder toegekende toelagen de gevraagde verantwoording niet wordt verstrekt of zolang de uitvoerder zich verzet tegen controle.
De werkingstoelage van de stad aanwenden op een wijze die in strijd is met dit engagement leidt steeds tot sancties zoals: weigeren of terugvorderen van de toelage, eenzijdig beëindigen van de samenwerking, verhuurverbod in alle stedelijke centra of weigering van logistieke ondersteuning.
De stad kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van de opgelegde sancties.
7. Aanpassing overeenkomst en verbreking
Deze overeenkomst kan enkel aangepast worden bij onderling schriftelijk akkoord. Zij kan slechts verbroken worden om gegronde redenen zoals het wegvallen van subsidiëring bij Kind en Gezin of het niet naleven van de afspraken uit deze overeenkomst.
In geval van verbreking van de overeenkomst, moet de uitvoerder het niet (correct) gebruikte of niet- verantwoorde gedeelte van de reeds uitbetaalde toelage terugstorten.
8. Vrijwaringsclausule
De uitvoerder onderschrijft de grondwet, de wetten van het Belgische volk en het Europees verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden. De uitvoerder neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven.
De stad kan de samenwerking onmiddellijk en eenzijdig beëindigen indien de uitvoerder acties opzet of uitspraken doet, die in strijd zijn met deze bepaling.
9. Geschillen
In geval van gerechtelijke betwisting zijn alleen de rechtbanken van Antwerpen, afdeling Antwerpen bevoegd.
De eventuele ongeldigheid van een bepaling uit de overeenkomst, heeft geen invloed op de geldigheid van de andere bepalingen van de overeenkomst.
Opgemaakt te Antwerpen, op ………… in 2 exemplaren. Beide partijen erkennen één exemplaar ontvangen te hebben.
Voor stad Antwerpen, Namens de gemeenteraad
De stadssecretaris De voorzitter van de gemeenteraad
Roel Verhaert Bart De Wever
Voor Stekelbees vzw
Mia Houthuys Directeur
Addendum 1 – Financiële richtlijnen Addendum 2 – Financiële planning Addendum 3 – OKiDO-Charter
