districtscollege Merksem
Zitting van 29 april 2021
Besluit GOEDGEKEURD
A-punt District Merksem
Samenstelling
de heer Luc Bungeneers, voorzitter districtscollege
de heer Gilbert Verstraelen, districtsschepen; mevrouw Sonja De Meyer, districtsschepen; de heer Patrick Van den Bempt, districtsschepen; de heer Jari Frensch, districtsschepen
mevrouw Katia Nauwelaerts, districtssecretaris; mevrouw Laurence Huybrechts, waarnemend districtssecretaris Iedereen aanwezig, behalve:
mevrouw Sonja De Meyer, districtsschepen
7 2021_DCME_00112
Ondersteuning. District Merksem. Koninklijke Olse Merksem Atletiekclub VZW . Vastlegging nominatief krediet 2021 - Afsprakennota - Goedkeuring
Motivering
Gekoppelde besluiten
2020_GR_00595 - Ondersteuningsbeleid - Opheffing vorig kader. Nieuw kaderbesluit basisprincipes - Goedkeuring
2020_DRME_00056 - Beleids- en Beheerscyclus - Aanpassing 2 van het meerjarenplan 2020-2025 - Goedkeuring
2017_CBS_04463 - Binnengemeentelijke decentralisatie - Delegatie bevoegdheden - college van burgemeester en schepenen - districtscolleges - Goedkeuring
Aanleiding en context
Op zaterdag 21 augustus 2021 organiseert Koninklijke Olse Merksem Atletiekclub VZW de atletiekwedstrijd Internationaal Atletiek Gala en de organisatie ontvangt hiervoor 8.200,00 EUR ondersteuning. De wedstrijd vindt plaats op het grondgebied van Merksem.
In de tweede aanpassing van het meerjarenplan, goedgekeurd door de districtsraad op 22 oktober 2020 met jaarnummer 56, werd de toekenning van de nominatieve ondersteuning aan Koninklijke Olse Merksem Atletiekclub VZW, Nieuwdreef 156, 2170 Merksem, NBE0410262686, vastgelegd op 8.200,00 EUR.
Juridische grond
Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.
Kaderbesluit basisprincipes ondersteuningsbeleid goedgekeurd op de gemeenteraad van 26 oktober 2020 (jaarnummer 595).
Regelgeving: bevoegdheid
Met de collegebeslissing van 12 mei 2017 (jaarnummer 4463) werd de delegatie van bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen aan de districtscolleges goedgekeurd. Artikel 3 bepaalt dat het districtscollege bevoegd is voor lokaal sportbeleid.
Argumentatie
Het Internationaal Atletiek Gala is een atletiekwedstrijd dat jaarlijks wordt georganiseerd in Merksem. Het Internationaal Atletiek Gala is een topwedstrijd dat onderdeel uitmaakt van de Flanders Cup.
De vzw en haar leden verbinden er zich toe om actief bij te dragen aan de promotie van het district Merksem als sportactief en sportvriendelijk district.
Het district wenst de samenwerking met de vzw voor de organisatie van het Internationaal Atletiek Gala vast te leggen in een afsprakennota.
Financiële gevolgen Ja
Algemene financiële opmerkingen
De afsprakennota wordt opgesteld voor het volledige ondersteuningsbedrag van 8.200,00 EUR.
De toegekende ondersteuning wordt uitbetaald na het indienen van de verantwoordingsstukken.
In het geval de doelstelling van de ondersteuning door COVID-19 niet bereikt wordt op een manier zoals omschreven in de afsprakennota, wordt door het districtscollege bekeken welke alternatieven er werden voorzien door de ondersteuningspartner om deze de afgesproken doelstellingen alsnog te bereiken.
Strategisch kader
Dit besluit past in de realisatie van volgende doelstellingen/projecten:
9 - Decentralisatie
2MER01 - Trots op een leefbaar, veilig en dynamisch Merksem
2MER0103 - Trots op een dynamisch Merksem
2MER010302 - Merksem staat als sportief district op de kaart
Besluit
Het districtscollege Merksem keurt eenparig het volgende besluit goed.
Artikel 1
Het districtscollege keurt de afsprakennota voor de ondersteuning voor de organisatie van het
Internationaal Atletiek Gala 2021 aan Koninklijke Olse Merksem Atletiekclub VZW, Nieuwdreef 156, 2170 Merksem, NBE0410262686, goed. De afsprakennota loopt van 29 april 2021 tot en met 1
november 2021.
Artikel 2
Het districtscollege keurt de vastlegging en uitbetaling van de ondersteuningsopdracht voor 8.200,00 EUR goed aan Koninklijke Olse Merksem Atletiekclub VZW , Nieuwdreef 156, 2170
Merksem, NBE0410262686, goed.
Artikel 3
De financieel directeur verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
Omschrijving bedrag Boekingsadres Bestelbon
VZW Koninklijke Olse Merksem Atletiekclub Nieuwdreef 156 2170 Antwerpen NBE 0410 262 686 BE51 7895 0362 8462
8.200,00 euro Budgetplaats : 5071500000 Budgetpositie : 6496800 Functiegebied:
2MER010302A00000 Subsidie : SUB_NR Fonds : INTERN
Begrotingsprogramma: 2ME090740 Budgetperiode : 2100
4505123643
Bijlagen
1. Afsprakennota_InternationaalAtletiekGala.pdf
Afsprakennota voor ondersteuning:
Internationaal Atletiek Gala.
1. Contactgegevens
1.1. Ondersteuningsverstrekker
● Bedrijfseenheid en afdeling/dienst: District Merksem - Sportdienst Merksem
● Adres: Burgemeester Jozef Nolfplein 1, 2170 Merksem
● e-mailadres: sportantenne.merksem@antwerpen.be
1.2. Ontvanger
● Ontvanger: Koninklijke Olse Merksem Atletiekclub VZW
● Naam contactpersoon: Tom Van Gelder
● Adres: Nieuwdreef 156, 2170 Merksem
● Rekeningnummer: BE51 7895 0362 8462
● Ondernemingsnummer: NBE 0410 262 686
● e-mailadres: info@olseac.be
Wijzigingen van deze gegevens moeten door de ontvanger onmiddellijk worden meegedeeld aan de ondersteuningsverstrekker. De ondersteuningsverstrekker is niet verantwoordelijk voor vergissingen of fouten, wanneer de ontvanger dit niet correct opgeeft of nalaat wijzigingen door te geven.
Alle formele correspondentie over deze afsprakennota verloopt digitaal via de bovenstaande e-mailadressen.
2. Looptijd
De afsprakennota loopt van 29 april 2021 tot en met 1 november 2021.
De afsprakennota eindigt automatisch bij het einde van de periode waarvoor ze werd afgesloten. Ze is niet stilzwijgend verlengbaar. Een verlenging is enkel mogelijk mits positieve evaluatie en na schriftelijk akkoord van de ondersteuningsverstrekker.
3. Doel van de ondersteuning
De ondersteuning wordt gegeven om volgend doel te bereiken:
de organisatie van de atletiekwedstrijd Internationaal Atletiek Gala op zaterdag 21 augustus 2021
4. Voor welke kosten mag je de ondersteuning gebruiken
Koninklijke Olse Merksem Atletiekclub kan deze ondersteuning gebruiken voor betaling van kosten rechtstreeks verbonden aan de organisatie van het Internationaal Atletiek Gala zoals:
transportkosten;
logies (buitenlandse) atleten;
huur van materiaal op en rondom het terrein;
onkosten juryleden;
onkosten publiciteit;
… .
Loonkosten en kosten voor eten en drank komen niet in aanmerking.
5. Specifieke criteria of voorwaarden waar de prestatie of actie(s) aan moet voldoen?
De uitvoerder zal het Internationaal Atletiek Gala met de grootste professionele zorg
organiseren met visibiliteit voor district Merksem. Het district Merksem wordt als één van de institutionele partners vermeld in de communicatie – en mediacampagne. Het district Merksem dient voldoende zichtbaarheid te krijgen tijdens het sport(atletiek)evenement in verhouding met de geleverde ondersteuningsinzet. De gedetailleerde return wordt
opgenomen in het promotieplan dat uiterlijk 14 dagen voor aanvang van het evenement ter beschikking wordt gesteld aan district Merksem. De voorbereidingen dienen ten laatste tijdens de maand maart van het jaar van het evenement te worden opgestart. De aanvragen van vergunningen en inname openbaar domein en logistieke ondersteuning (AGEV) moeten ten laatste 14 weken voorafgaandelijk aan het evenement ingediend worden.
6. Financiële ondersteuning
De ondersteuningsverstrekker kent ondersteuning toe aan de ontvanger, volgens de bepalingen van deze afsprakennota, voor een bedrag van 8.200,00 euro.
7. Termijnen voor uitbetaling
District Merksem stort het ondersteuningsbedrag na indienen van de verantwoordingsstukken.
8. Rapportage
De ontvanger moet het bereiken van de vereiste resultaten aantonen door het indienen van:
een inhoudelijk eindverslag met beschrijving van het aantal (buitenlandse)
deelnemers, aantal aanwezige supporters, aantal deelnemende clubs, aangeboden atletiekdisciplines en een korte toelichting over het verloop van het evenement;
een financieel eindverslag met een weergave van de gemaakte uitgaven en ontvangsten van het evenement inclusief bijhorende verantwoordingsstukken.
Deze verslagen en verantwoordingsstukken moeten uiterlijk 2 maanden na het evenement ingediend worden via de verenigingendatabank.
9. Evaluatie
Het district Merksem zal in de maand december van het lopende ondersteuningsjaar een algemene eindevaluatie uitvoeren waarbij de resultaten van deze afsprakennota zullen geëvalueerd worden.
10. Opzeg
De ondersteuningsverstrekker heeft het recht de samenwerking stop te zetten indien de ontvanger zijn verbintenissen niet naleeft of een samenwerking niet langer mogelijk is. De onmogelijkheid tot verdere samenwerking moet blijken uit een duidelijke motivering en indien mogelijk nadat partijen daarover in dialoog zijn gegaan.
In geval van stopzetting van de samenwerking, moet de ontvanger het niet (correct) gebruikte of niet- verantwoorde gedeelte van de reeds uitbetaalde ondersteuning terugstorten.
De ondersteuningsverstrekker kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van de stopzetting van de samenwerking.
11. Slotbepalingen
In geval van gerechtelijke betwisting over de uitvoering van de afsprakennota zijn alleen de rechtbanken van Antwerpen, afdeling Antwerpen bevoegd.
De eventuele ongeldigheid van een bepaling uit de afsprakennota, heeft geen invloed op de geldigheid van de andere bepalingen van de afsprakennota.
12. Toepasselijke bepalingen
De wet van 14 november 1983 ‘betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen’ is van toepassing, evenals alle andere toepasselijke wettelijke regels.
Het Kaderbesluit basisprincipes ondersteuningsbeleid zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 26 oktober 2020 (jaarnummer 595).
Met de collegebeslissing van 12 mei 2017 (jaarnummer 4463) werden de delegatie van bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen en de districtscolleges goedgekeurd. Artikel 3 bepaalt dat het districtscollege bevoegd is voor lokaal sportbeleid.
Ter kennisname
Tom Van Gelder - Voorzitter
