De wetenschappelijke waarde van het NIK

NIKI

gebouw bibliotheek staf bestuurlijke inbedding wetenschappelijke ge- meenschap “Florence” samenwerking/ contacten culturele iden- titeit culturele verbonden- heid inzicht/begrip in kunstwer- ken en sociale verbonden- heid

waardering van peers plezier eigenwaarde kosmopolitisme onderwijs onderzoek onderdak toerisme werkgelegenheid export waardebepaling musea instr umen tele waar den inher en te w aar den sociale w aar den _economische waar den

KUNS

TWETENSCHAPPE

LIJ_K

M

AA

TS

CH

AP

PE

LIJ

K

fig.7 Waardeschijf NIKI

HOOFDS

Kunstwetenschappelijke instrumentele waarden

Het gebouw

Wie de Viale Torricelli, net buiten de muren van Florence aan de zuidkant van de stad, gevonden heeft, komt onder de indruk van de brede, boom omzoomde laan.

Het lichtgeel gepleisterde gebouw met een oppervlak van ongeveer 700 m2 waarin het NIKI is gevestigd, is in de loop van 55 jaar ontstaan na talrijke verbouwingen en uitbreidingen. Het werd in 1955 gebouwd en in 1957 door Frits Lugt gekocht van particuliere eigenaren. Het is nog altijd eigendom van de door hem opgezette Fonda- tion Custodia, dat het aan de Universiteit Utrecht verhuurt. Het was bij aankoop een relatief kleine, bungalowachtige woning op een behoorlijk grondstuk dat in de zestiger jaren aan de achterzijde nog aanzienlijk werd vergroot. De huidige villa, onder het in Florence gebruikelijke met rode pannen gedekte overhangende schilddak, is hierop enigszins naar achteren gesitueerd, zodat een grote voortuin met kiezeloprit en par- keergelegenheid mogelijk werd. Binnen zijn het souterrain en, gedeeltelijk, de begane

grond ingericht als bibliotheekruimten. Een aantal van deze ruimten wordt benut als lees- en studiezaal. Enkele kamers zijn als kantoor of pantry in gebruik. Het interieur is zakelijk koel met uitzondering van de grote studiezaal die door de boekenwanden, kleurstelling en de gedateerde deels houten meubilering warmer aandoet. Van luxe is nergens sprake, wel van eenvoud en functionaliteit. Dat vormt een groot contrast met vergelijkbare instituten als het KNIR in Rome, het Kunsthistorisches Institut van de Duit- sers in Florence of het Amerikaanse Instituut in de villa I Tatti bij Settignano, Florence. De verschillende studieruimtes in het NIKI maken het de onderzoeker mogelijk een eigen werkplek te zoeken waar de geselecteerde literatuur makkelijk en voor de duur van het verblijf van de onderzoeker een plaats kan vinden op de goed verlichte tafels. Door het geringe aantal onderzoekers heerst er in de werkruimtes een prettige rust die tot concentratie uitnodigt en waar, ongestoord door de dagelijkse perikelen van de nor- male baan en privéleven, aan een onderzoek gewerkt kan worden. De kleinschaligheid draagt bij aan een ongedwongen sfeer. Op de bovenverdieping bevinden zich een van moderne projectieapparatuur voorziene aula, de fototheek en de verblijven voor de gasten, uiteenlopend van een appartement voor de scholar in residence tot meerper- soonskamers voor studenten op excursie. Hier bevindt zich ook de gemeenschapsruim- te met keuken. De verhoogde onderhoudsarme achtertuin met olijfbomen en heesters biedt de gasten afgeschermde buitenruimte.

De bibliotheek en fototheek

Een bibliotheek is van grote waarde voor de productie van kunsthistorische we- tenschap. Het rapport van de Verkenningscommissie Kunstgeschiedenis uit 1993 kwa- lificeert de bibliotheek voor de kunsthistoricus als even belangrijk als het laboratorium voor de natuurkundige.134 _{De NIKI bibliotheek is ook nu nog op verschillende manieren}

waardevol. Allereerst door het grote volume, de bibliotheek telt ongeveer 65.000 ban- den. Daarnaast door de gespecialiseerde samenhang in de collectie die zich niet alleen op de Italiaanse kunst uit de Renaissance maar ook op de Nederlandse kunst uit die periode in Italië alsmede de Noord – Zuid relaties richt. Deze specialisatie maakt de bi- bliotheek uniek en daarmee extra waardevol. Verlies ervan zou het onderzoek naar de

134 Kunsthistorisch onderzoek in Nederland 1993. p.19.

HOOFDS

Renaissance, gericht op de betrekkingen tussen de Nederlanden en Italië, ernstig scha- den. Die schade zou kunnen ontstaan door brand of water maar een grotere bedreiging heden ten dage is het niet op peil houden van de collectie. Op dit moment wordt er ongeveer 60.000 euro jaarlijks aan de bibliotheek uitgegeven waarvoor ongeveer 700 boeken worden aangeschaft.135 _{Ongeveer 85 euro per publicatie. Een veel geringer}

aantal dan bijvoorbeeld door het Duitse Kunsthistorisches Institut in Florence wordt gekocht.136 _{Bibliothecaris Van der Sman maakt zich zorgen over de mogelijkheden de}

bibliotheek up to date te houden.137 _{De waarde van de collectie wordt door mij op drie}

miljoen euro geschat.138 _{Waarbij de kanttekening moet worden gemaakt dat hiermee}

uitsluitend de gecumuleerde waarde van elk afzonderlijk boek is weergegeven en geen rekening is gehouden met de extra waarde van de samenhang door het zorgvuldig aankoopbeleid en adequate organisatie, noch met die van de gemakkelijke toeganke- lijkheid door een digitale catalogus.139 _{De waarde van de bibliotheek is niet in de NIKI-}

jaarrekening opgevoerd. De collectie is niet verzekerd. Dat is niet uitzonderlijk. Ook de “maatman” voor bibliotheken, de Koninklijke Bibliotheek (KB) in Den Haag, die wel melding maakt van haar collectie als asset, verbindt er geen bedrag aan (PM post).140

De Amsterdamse Universiteitsbibliotheek geeft in het geheel geen waarde.141 _{Ook deze}

collecties zijn met uitzondering van bijzondere en kostbare exemplaren niet verzekerd. Naast de omvang en de geschatte restwaarde is er nog een bijzonder waard verhogend element in de vorm van het consortium van bibliotheken dat een gezamenlijke digitale catalogus heeft ontwikkeld. De integratie van het NIKI in dit zogenaamde Iris consor- tium, waarbij een achttal gerenommeerde instellingen waaronder de Berenson Library van I Tatti ( de onderzoeksbibliotheek Kunstgeschiedenis van de Harvard University), de Galleria degli Uffizi en het Instituto Nazionale degli Studi del Rinascimento hun krach- ten hebben gebundeld in een on line catalogus, is van groot nut voor onderzoekers.142

135 Jaarverslag NIKI 2010. p.13. 136 Hubert. p.120-121.

137 Interview met Prof G J van der Sman d.d. 28 mei 2013 (zie bijlage3). 138 Zie voor de berekening van de schatting bijlage 5 .

139 In elke bibliotheekruimte hangt een plattegrond met aanwijzingen voor de vindplaats. De boe- ken blijven in beginsel binnen het instituut. Uitgeleende boeken die het pand verlaten worden in prin- cipe in het systeem ingevoerd. Uitgeleende boeken die in het pand blijven worden niet geregistreerd. 140 Jaarverslag KB over 2011. p.25.

141 Jaarverslag UB Amsterdam over 2011. 142 www.iris.firenze

Niet alleen is door de functie van één database snel te zien of een bepaald boek of tijdschrift beschikbaar is, ook zijn de betrokken bibliotheken in de directe omgeving van het NIKI gesitueerd. Hierdoor beschikt Florence over een immense hoeveelheid literatuur voor onderzoek.

Dat de NIKI bibliotheek van dit consortium deel uitmaakt geeft aan, dat de bibliotheek door de lokale en internationale wetenschappelijke gemeenschap inder- daad op waarde wordt geschat. Indicatief daarvoor is verder dat de bibliothecaris van het NIKI, Van der Sman, projectverantwoordelijk is voor deze gezamenlijke voorziening. Een eervolle positie. Digitalisering is niet alleen van belang voor de catalogisering maar speelt ook een rol bij de ontwikkeling van de bibliotheek zelf. Thans zijn al verschil- lende tijdschriften digitaal te lezen. Verwacht wordt dat ook wetenschappelijke boeken elektronisch zullen verschijnen. Er wordt verschillend aangekeken tegen de voor- en na- delen van digitalisering, ook binnen de staf van het Instituut. Als positief wordt gezien dat digitalisering tot kostenbesparing en dus, bij gelijkblijvend budget, tot vergroting van het aantal aankopen kan leiden. Bovendien neemt het gedigitaliseerde boek geen ruimte in, een groot voordeel in een steeds uitdijende en tot verbouwingen noodza- kende bibliotheek. Tenslotte kan middels een back up de continuïteit bij een calamiteit veiliggesteld worden. Als negatief wordt ervaren dat een digitaal boek niet dezelfde inspiratie biedt als een papieren versie, het plezier in het onderzoek vermindert en daardoor de kwaliteit ervan kan schaden. Bovendien zijn digitale versies niet per se goedkoper. De aanwezige onderzoekers tijdens mijn verblijf op het NIKI beoordeelden

fig.9 Foto NIKI bibliotheek leeszaal, bron NIKI website

HOOFDS

allen de vervanging van het papieren boek door een digitale versie als negatief. Men zag het niet gebeuren. Wel verwachtten de meeste onderzoekers inclusief de staf een uiteindelijke parallelle aanschaf, hetgeen de kosten voor de bibliotheek niet lijkt te verminderen. Ik deel het optimisme over het voortbestaan van de papieren bibliotheek niet. Daarvoor zijn verschillende argumenten te bedenken. Allereerst zullen steeds meer publicaties digitaal beschikbaar komen. Daarnaast zullen steeds meer studenten e-reading normaal gaan vinden en steeds vaker verwachten, dat boeken direct beschik- baar zijn zonder naar Florence te hoeven reizen. Het ruimtebeslag van de bibliotheek is groot en dus kostbaar. Daarentegen wordt apparatuur om elektronisch te lezen en afbeeldingen te bestuderen steeds beter en goedkoper. In- en outzoomen of doorklik- mogelijkheden onder andere in museale collecties, zijn groot. De aanschaf van boeken door de deelnemers aan het iris consortium wordt niet gecoördineerd wat tot gevolg heeft dat op meerdere plaatsen hetzelfde boek wordt aangeschaft. Dat zou bij digitali- sering niet meer gebeuren.

De bibliotheek wordt niet intensief bezocht. Volgens opgave van de directie werden in de periode van 2008 – 2010, drie jaren, exclusief de gasten, 5.000 mensen door het NIKI ontvangen, dat is meer dan 5 per dag.143 _{Hoewel de redenen voor het}

bezoek niet zijn uitgesplitst zal het merendeel voor de bibliotheek gekomen moeten zijn. Dat getal is naar mijn mening te hoog. Tijdens mijn verblijf op het NIKI was het aantal bezoekers voor de bibliotheek aanzienlijk lager, minder dan één per dag. Een heel verschil met het Kunsthistorisches Institut dat veel meer bezoekers trekt ondanks de extra belemmering van aanmelding en toegangsprocedure. Vastgesteld kan worden dat de instrumentele waarde van de bibliotheek - fototheek van het NIKI groot is maar dat het gebruik ervan, zeker door externen, bescheiden is. Wellicht dat de locatie van het NIKI hieraan debet is. Ook I Tatti (Berenson Library) wordt overigens niet intensief bezocht door niet-residentiële onderzoekers, zo kon ik meermaals vaststellen. Ook deze bibliotheek ligt aan de buitenkant van Florence en is niet makkelijk bereikbaar noch laagdrempelig.

De Staf

Binnen de NIKI organisatie worden met de staf alle medewerkers bedoeld die taken uitvoeren die niet, zoals de schoonmaak, zijn uitbesteed.144 _{Dit is een verwar-}

rende definitie. Normaliter wordt in de organisatiekunde verschil gemaakt tussen staf- en lijnfuncties. Lijnfuncties, inclusief de directie, zijn verantwoordelijk voor uitvoering, stafleden ondersteunen de uitvoering. Bij het NIKI worden “staftaken” erbij gedaan of worden uitbesteed. De vaste bezetting van het NIKI bestaat nog immer uit vier per- sonen. De leiding berust bij de directie die bestaat uit directeur Kwakkelstein onder- steund door “submandataris” Van der Sman.145 _{Zeker in een kleine organisatie bepaalt}

de leiding van een organisatie, die de vele aspecten van management moet initiëren en coördineren, voor een zeer belangrijk deel het succes ervan.146 _{In een professionele}

organisatie, zoals een wetenschappelijk bedrijf bij uitstek is, dient de directie op een daarop aangepaste wijze leiding te geven. Een hiërarchische of sterk bureaucratische managementstijl is ongeschikt. In een wetenschappelijk bedrijf, zal meer randvoor- waarden scheppend en dienend leiding gegeven moeten worden dan in een adminis- tratief bedrijf of industrie. Toch moet tegelijk een strategisch en tactisch beleid worden ontwikkeld en uitgevoerd dat missie en doelen van de organisatie realiseert en wel bin- nen een gegeven budget. Het is de kunst van het management deze tegenstellingen op een dynamische en stimulerende manier te overbruggen. Dat geldt ook voor de NIKI- directie die bovendien nog een inhoudelijke taak heeft; het doen van onderzoek en het geven van onderwijs. Deze taak komt, voortvloeiend uit het NIKI-schema onder de noemer inherente waarden, later aan de orde. Hier wijs ik er reeds op dat de manage- menttaak en de onderzoekstaak een verschillende dynamiek hebben; korte termijn versus lange termijn en diversiteit versus concentratie waarbij de korte termijn meestal dwingender en urgenter is dan de lange. Om daarin balans vinden valt niet mee.

Directeur Kwakkelstein is de eerst verantwoordelijke voor alle managementta-

144 Zie de website van het NIKI.

145 De titel “submandataris” is te vergelijken met onderdirecteur.

146 Zie bijvoorbeeld Keuning en Eppink, Management en organisatie, theorie en toepassing, dat in 2011 zijn 10e _{druk beleefde. Op internet is onder de naam van deze beide VU hoogleraren ( inmiddels}

emeriti) een schema te vinden waarin de verschillende aspecten van management in een oogopslag te zien zijn. Deze aspecten dienen vaak gelijktijdig en in samenhang begrepen en uitgevoerd te worden om een organisatie efficiënt en effectief te laten functioneren.

HOOFDS

ken die samen te vatten zijn als strategie, administratie, planning, sturing, evaluatie en representatie in de meest brede zin. Bij representatie moet ondermeer gedacht wor- den aan het zichtbaar maken en houden van het NIKI zowel binnen het lokale netwerk als in het verband in Nederland waar het NIKI onderdeel van uitmaakt. Het NIKI moet immers “verkocht” worden om voldoende budget te kunnen blijven genereren. Van der Sman’s taak is uit de aard van zijn functie meer gestructureerd, maar ook hij wordt als second in command met uitvoerende en managerial taken geconfronteerd. Beiden hebben een aanstelling voor onbepaalde tijd als buitengewoon hoogleraar aan respec- tievelijk de Universiteit van Utrecht en Leiden. Kwakkelstein heeft een vier/vijfde aan- stelling en is voor de overige tijd werkzaam aan twee lokale Italiaanse instituten. Zoals eerder werd vastgesteld zijn de dienstverbanden zeer lang. Alleen Kwakkelstein is kor- ter dan 10 jaar (vanaf 2008) in deze functie werkzaam.147 _{Het kleine team is uiteraard}

kwetsbaar maar lijkt goed op elkaar ingespeeld en voldoende flexibel. Men ving elkaar op bij afwezigheid zonder uitgebreide vervangingsregelingen. Onderling overleg is ad hoc, de lijnen zijn kort en de afstand letterlijk en figuurlijk klein. Een visiedocument waarin de missie van het Instituut is verwoord en waarin een meerjarenbeleid (5 jaar) is uitgezet brengt focus en lijn in de bedrijfsvoering, de jaarlijkse budgettering dwingt tot prioriteitstelling en jaarplannen helpen de voortgang onder controle te houden.148

Aan de vaste bezetting worden in voorkomende gevallen tijdelijk wetenschap- pers toegevoegd bijvoorbeeld op basis van toekenning van een subsidie. Zij en ook de eventuele scholars in residence leveren in een enkel geval een bijdrage aan het func- tioneren van het NIKI. Zij geven promovendi en studenten advies, geven presentaties over hun onderzoek en discussiëren met de gasten tijdens de avonden op het instituut maar hebben geen rol in de organisatie en blijven daarom hier buiten beschouwing. Hun bijdrage komt wel aan de orde bij het onderdeel inherente waarden. Omdat geen van de vaste personeelsleden meer op het instituut woont, is er ’s avonds en ’s nachts geen officieel toezicht op studenten. Voor zover nodig wordt daarin door de aanwezige gastwetenschappers ad hoc en zonder mandaat of instructie voorzien. Naast de direc- tie bestaat de vaste bezetting uit de breed inzetbare secretaresse, mevrouw Vermeij-

147 Kwakkelstein was echter ook eerder al aan het Instituut verbonden ondermeer in de periode 1999 – 2003 als NWO-postdoc onderzoeker.

148 Een meerjaren investeringsplan werd niet aangetroffen. Wel wordt op investeringen afgeschre- ven.

den, en de bibliothecaresse, mevrouw Masi, die de uitvoerende werkzaamheden voor de bibliotheek onder hoofdbibliothecaris Van der Sman verricht.

Afgaande op de voorlopige jaarcijfers over 2011 is het verloop van inkomsten en uitgaven nogal grillig. Zo lijken de inkomsten van het ministerie van OCW van 2010 naar 2011 met 60% gestegen van 472.000 tot 760.000 euro. De ondersteunende universi- teiten droegen conform budget 117.000 euro aan de exploitatie bij. De overige inkom- sten, in totaal 114.000 euro werden door eigen activiteiten voor derden, sponsorgel- den en bijdragen van de Vrienden van het NIKI gefourneerd. De totale baten beliepen dus 991.000 euro tegen 726.000 in 2010. De totale uitgaven bedroegen 740.000 euro. Een overschot van 251.000 euro. In 2010 werd een verlies van 70.000 euro geleden. Het onderzoeksprogramma van het NIKI wordt door de directeur Kwakkelstein (10% van zijn tijd) en hoofdbibliothecaris Van der Sman (40% van zijn tijd) uitgevoerd waar- bij zij aangevuld werden door, met externe financiering uit de zogenaamde tweede en derde geldstroom, bekostigde onderzoekers, gasten en bezoekers.149 _{De totale aan}

onderwijs bestede tijd is niet vermeld. Veel onderwijstaken worden verricht door met cursisten meegekomen docenten van deelnemende universiteiten maar een aantal onderwijstaken, gerelateerd aan het door het NIKI uitgevoerde onderzoek, wordt door Kwakkelstein en Van der Sman zelf gegeven. In 2011 ging het om vijf werkgroepen en de Summerschool.150 _{Gaan we uit van een gelijke verhouding tussen de onderzoeks- en}

onderwijsinspanning dan zou Kwakkelstein ook 10% van zijn tijd kwijt zijn aan onder- wijs en begeleiding tesamen 20% zodat 80% van zijn tijd aan management besteed kan worden. Van der Sman besteed 40% van zijn tijd aan onderzoek, 10% aan onderwijs en begeleiding zodat 50% voor de bibliotheek en management taken overblijft. In de jaar- stukken is verder onderscheid gemaakt tussen personele lasten, 345.000 euro, waarvan 238.000 euro aan de directie, en overige kosten, waarvan huisvesting met 238.000 euro veruit de grootste post is. De verdeling tussen kosten aan activiteiten met inhe- rente waarde en kosten aan bezigheden met instrumentele waarde wordt niet vermeld. Tellen we de helft van de directiekosten, één derde van de aan gasten toe te rekenen huisvestingkosten en enkele specifiek benoemde onderzoekskosten bij elkaar op dan is ongeveer 230.000 euro aan kosten met inherente waarde, onderwijs, onderzoek en

149 Concept jaarverslag 2011. p.7. 150 Concept jaarverslag 2011. p.7.

HOOFDS

onderdak, uitgegeven, iets meer dan één derde van de totale kosten in 2011.151 _Op

grond hiervan zullen de kosten aan activiteiten met instrumentele waarde, inclusief de kosten voor de bibliotheek op ongeveer twee derde van de totale begroting uitkomen. Een aantal kosten is indirect zoals bureaukosten of komt niet voor rekening het NIKI. Daartoe horen de kosten van met studenten meekomende docenten, aan onderzoek meewerkende gasten met externe beurzen en kosten in verband met de bestuurlijke inbedding, waaronder die van de Wetenschappelijke Adviesraad. Ook de aanwezigheid van een wetenschappelijke gemeenschap, het beschikbaar zijn van alle voorzieningen van Florence, de voordelen van samenwerking in projecten als Iris of contacten met bestuurlijke en wetenschappelijke instellingen worden niet, althans niet aan het NIKI, toegerekend doch vormen wel een inherente of instrumentele waarde.

Bestuurlijke inbedding

De Rijksuniversiteit Utrecht (RUU) is penvoerder voor het NIKI. Elk buitenlands instituut, de meesten liggen in het Middellandse Zeegebied, dat onder de koepelorga- nisatie Nederlandse Wetenschappelijke Instituten in het Buitenland (NWIB) valt, heeft een penvoerder, zijnde een universiteit die de administratieve uitvoering verzorgt waaronder benoemingen, budget en huisvestingsvraagstukken.152 _{Het ministerie van}

OCW financiert de universiteit die een deel van dat budget doorsluist naar het NIKI op basis van een begroting van de NIKI directie. Ook de verantwoording en decharge van de NIKI-directie vinden in het NWIB-bestuur plaats. NIKI directeur Kwakkelstein is door de RUU tot hoogleraar Kunstgeschiedenis benoemd en via de universiteit bij het NIKI gedetacheerd. De Rijksuniversiteit Leiden (RUL) behoort eveneens tot een van de universiteiten die samen het NWIB vormen. NIKI hoofdbibliothecaris en submandataris Van der Sman is door de RUL tot hoogleraar benoemd en van daaruit bij het NIKI aan- gesteld.

De NWIB instituten zijn de vooruitgeschoven posten van een aantal universi- teiten in den vreemde.153 _{Het bestuur bestaat uit vertegenwoordigers van de Raden}

In document Onderzoek naar de waarde van het Nederlands Interuniversitair Kunsthistorisch Instituut te Florence (NIKI) voor de ontwikkeling van de Nederlandse kunstgeschiedenis; een kunsthistorische en organisatiekundige analyse (pagina 65-87)