Wanneer loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden

U houdt de loonbelasting/premie volksverzekeringen in op het zogenoemde genietingsmoment van het loon.

Hoofdregel: loon‑in‑systematiek

Volgens de hoofdregel is het genietingsmoment het moment waarop:

▪ u het loon betaalt, verrekent of ter beschikking stelt

▪ het loon rentedragend wordt

▪ het loon vorderbaar en inbaar wordt

U houdt de loonbelasting/premie volksverzekeringen in zodra 1 van deze 3 situaties zich voordoet. Voor het berekenen van de loonbelasting/premie volksverzekeringen gebruikt u de loonbelastingtabellen (zie paragraaf 9.3) die gelden op het moment waarop u de loonbelasting/premie volksverzekeringen inhoudt. U verwerkt het loon en de loonheffingen in de aangifte over het tijdvak waarin het

genietingsmoment valt. De hoofdregel wordt ook wel aangeduid met ‘loon-in-systematiek’, wat betekent dat u het loon aangeeft in de aangifte over het tijdvak waarin het loon genoten is.

Voor uitzonderingen op deze hoofdregel, zie paragraaf 9.2.1.

Loon in natura

Verstrekt u loon in natura, bijvoorbeeld een geschenk of een personeelsfeest, dan geniet de werknemer dat loon op het moment waarop hij het krijgt. U verwerkt het loon in de aangifte over het tijdvak waarin de werknemer het loon geniet. Zie paragraaf 4.5 voor meer informatie over het bepalen van de waarde van loon in natura. U mag loon in natura onder voorwaarden aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 10.1.3).

Nabetalingen bij loon‑in‑systematiek

Nabetalingen zijn betalingen die u doet in een later loontijdvak dan waarin het loon verdiend is. Bijvoorbeeld in verband met een nieuwe cao, achteraf toegekende pensioenen of individuele loonsverhogingen. Zie voor een voorbeeld paragraaf 9.3.5, onder ‘U doet nabetalingen van tijdvakloon (vertraagd uitbetaald tijdvakloon)’.

Als u nabetalingen doet moet u dat loon volgens de hoofdregel aangeven in het tijdvak waarin uw werknemer het loon geniet.

Voorschotten

Bij een voorschot op het loon moet u de loonbelasting/premie volksverzekeringen volgens de hoofdregel inhouden op het tijdstip waarop u het voorschot aan de werknemer uitbetaalt.

Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2021 – Uitgave maart 2021 Stap 9 Loonbelasting/premie volksverzekeringen berekenen | 127

9.2.1

Wanneer loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden: uitzonderingen op de hoofdregel

Op de hoofdregel voor het inhouden van loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn uitzonderingen voor:

▪ fictief loon

▪ loon dat u in januari betaalt voor tijdvakken van het vorige jaar

▪ variabele kilometervergoedingen

▪ loon op een ongebruikelijk tijdstip

▪ loon bij toepassing van de loon-over-systematiek Fictief loon

Het genietingsmoment van fictief loon van een aandeelhouder met een aanmerkelijk belang (zie 18.1) is het eind van het kalenderjaar of het moment waarop de dienstbetrekking eindigt indien dit in de loop van het kalenderjaar is.

Let op

Fictief loon is niet hetzelfde als gebruikelijk loon (zie paragraaf 18.1, onder ‘Fictief loon’).

Loon dat u in januari betaalt voor tijdvakken van het vorige jaar

Als het in uw bedrijf gebruikelijk is dat u in januari loon uitbetaalt over loontijdvakken van het vorige jaar, dan mag u afwijken van de hoofdregel en dat loon nog in de laatste aangifte van het vorige jaar aangeven. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om ‘gewoon’ loon van december, om overwerkloon of om kostenvergoedingen die door nacalculatie alsnog loon zijn.

Variabele kilometervergoedingen

Misschien geeft u een werknemer voor sommige kilometers een hogere vergoeding dan € 0,19 en voor andere kilometers (zoals voor woon-werkverkeer) een lagere vergoeding. Om te bepalen welk totaalbedrag als gerichte vrijstelling kan gelden, mag u alle kilometers van het kalenderjaar optellen en alle vergoedingen daarvoor optellen. Zo kunt u een gemiddelde vergoeding per kilometer berekenen. Van die gemiddelde vergoeding is € 0,19 gericht vrijgesteld als u dit aanwijst als eindheffingsloon. Is de gemiddelde vergoeding hoger, dan is het meerdere loon van de werknemer. Maar u mag dit loon onder voorwaarden ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 10.1.3). Zie paragraaf 23.1.4 voor meer informatie over variabele kilometervergoedingen.

Loon op een ongebruikelijk tijdstip

Krijgt een werknemer zijn loon geheel of gedeeltelijk op een ongebruikelijk tijdstip? Dan is het genietingsmoment toch het tijdstip waarop hij het loon normaal gesproken zou hebben genoten.

Het loon wordt niet beschouwd op een ongebruikelijk tijdstip te zijn genoten, als de afspraak om dat toegekende loon later dan gebruikelijk aan de werknemer te betalen:

▪ is gemaakt vóór 1 januari 1994; of

▪ is gemaakt vóór 1 januari 2006 en het bedrag dat later dan gebruikelijk zal worden betaald niet meer dan 10% van het toegekende loon is.

Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2021 – Uitgave maart 2021 Stap 9 Loonbelasting/premie volksverzekeringen berekenen | 128 Loon‑over‑systematiek

Anders dan bij de hoofdregel (‘loon-in-systematiek’) geldt bij toepassing van de ‘loon-over-systematiek’ dat het genietingsmoment ligt in het tijdvak waarover de werknemer het loon verdiend heeft.

U mag de loon-over-systematiek voeren onder de volgende voorwaarden:

▪ Het loon heeft betrekking op een eerder tijdvak in hetzelfde kalenderjaar. ‘Loon-over’ geldt dus niet over de jaargrens heen.

– Het was voor u ook in voorgaande jaren gebruikelijk om nabetalingen aan te geven in het tijdvak waarop deze betrekking hebben; of

– U neemt salarissoftware in gebruik dat alleen is gebouwd op de loon-over-systematiek.

▪ U verwerkt al het loon dat betrekking heeft op eerdere tijdvakken in het kalenderjaar voor al uw werknemers op dezelfde manier, namelijk in het tijdvak waarop deze betrekking hebben. U maakt dus nieuwe loonberekeningen over deze tijdvakken.

▪ Als u het loon verwerkt in een tijdvak waarvoor u al aangifte hebt gedaan, corrigeert u deze aangifte.

U verzendt de correctie tegelijk met de aangifte over het tijdvak waarin u de nabetaling doet (zie ook paragraaf 14.2.3). Zie voor een voorbeeld paragraaf 9.3.5, onder ‘U doet nabetalingen van tijdvakloon (vertraagd uitbetaald tijdvakloon)’.

Voorbeeld

▪ U betaalt het loon over een maand altijd in de volgende maand, bijvoorbeeld het loon van mei betaalt u in juni. U geeft het loon dan met een correctiebericht aan over mei. Als er nog aangiftetermijn resteert over mei, mag u dat ook direct in de aangifte van mei aangeven.

▪ U kent met terugwerkende kracht loon toe, zoals een individuele of cao-loonsverhoging of pensioen met terugwerkende kracht. U rekent het loon toe aan de loontijdvakken waarop het loon betrekking heeft. U maakt voor die tijdvakken een (nieuwe) loonberekening en geeft de nieuwe bedragen met een correctiebericht aan. Zie voor een voorbeeld paragraaf 9.3.5.

Negatief loon

Als u een werknemer te veel loon hebt betaald en de werknemer dit loon aan u terugbetaalt, noemen we dat negatief loon (zie ook paragraaf 4.9). Dit negatieve loon kunt u bij de loon-over-systematiek ook zien als een negatieve nabetaling. U verwerkt dit negatieve loon dus op dezelfde wijze in uw loonadministratie als een positieve nabetaling.

Nabetalingen of negatief loon verwerken

Als (een deel van) de loonbetaling of het negatieve loon betrekking heeft op een tijdvak van 2020 of eerder, moet u (dat deel van) die betaling of het negatieve loon altijd volgens de hoofdregel behandelen als loon van het tijdvak waarin u de het loon uitbetaalt of het negatieve loon terugbetaald krijgt (de loon-in-systematiek). Ook als u overigens de loon-over-systematiek toepast.

Let op

Met ingang van 2017 is de rubriek loondagen (SV-dagen) in de aangifte loonheffingen vervallen. Maar als het bij een nabetaling of terugbetaling gaat om loon waarvoor u in een aangifte over 2016 te weinig of te veel loondagen (SV-dagen) hebt opgenomen, moet u die aangifte corrigeren voor alleen de loondagen (SV-dagen). Dat geldt als u de loon-in-systematiek gebruikt en ook als u de loon-over-systematiek gebruikt.

Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2021 – Uitgave maart 2021 Stap 9 Loonbelasting/premie volksverzekeringen berekenen | 129 U wilt de loon-over-systematiek gaan gebruiken

Gaat u voor het eerst loonheffingen inhouden en betalen? Dan geldt voor u de hoofdregel: u past de loon-in-systematiek toe, tenzij u een salarispakket gaat gebruiken dat is gebaseerd op de loon-over-systematiek.

Bent u al werkgever en gebruikt u de loon-in-systematiek, dan mag u alleen overstappen naar de loon-over-systematiek als u een ander salarispakket gaat gebruiken dat is gebaseerd op de loon-over-loon-over-systematiek.

U wilt de loon-in-systematiek gaan gebruiken

Past u de loon-over-systematiek toe, maar wilt u overstappen naar de loon-in-systematiek? Dat mag altijd, maar bij voorkeur doet u dat per 1 januari van het volgende jaar.