Bepalen wat tot het loon hoort
4.12 Geen loon of geen belast loon
Geen loon of geen belast loon voor de werknemer zijn:
▪ voordelen buiten de dienstbetrekking (zie paragraaf 4.12.1)
▪ vergoedingen voor intermediaire kosten (zie paragraaf 4.12.2)
▪ vrijgesteld loon (zie paragraaf 4.12.3)
▪ verstrekkingen en terbeschikking stellingen voor zover de werknemer de (factuur)waarde daarvan als eigen bijdrage betaalt(zie paragraaf 4.12.4)
▪ nihilwaarderingen (zie paragraaf 4.12.5)
▪ gerichte vrijstellingen (zie paragraaf 4.12.6)
Deze vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikking stellingen zijn onbelast en gaan niet ten koste van uw vrije ruimte.
4.12.1
Voordelen buiten de dienstbetrekking
Als u een werknemer een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling geeft die buiten de relatie werkgever-werknemer valt, is dat geen loon. Er is dan namelijk geen verband met de dienstbetrekking.
Voorbeeld
Uw werknemer is ziek en u geeft hem een fruitmand. Of uw werknemer is overleden en u stuurt zijn nabestaanden een rouwkrans. U doet dit uit wellevendheid, sympathie of piëteit op grond van een persoonlijke relatie en niet zozeer op basis van de relatie werkgever-werknemer. Daarom is er geen sprake van loon.
Als u aan de volgende 3 voorwaarden voldoet, kunt u ervan uitgaan dat uw kleine geschenk (attentie) geen loon is:
▪ U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo’n attentie zouden geven.
▪ U geeft geen geld of een waardebon.
▪ De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25. U hoeft eventuele bezorgkosten niet mee te tellen als die kosten op de factuur zijn gespecificeerd of apart zijn gefactureerd.
4.12.2
Vergoedingen voor intermediaire kosten
Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet. Deze vergoedingen zijn geen loon voor uw werknemer en u kunt deze onbelast vergoeden. Uw werknemer kan bijvoorbeeld het volgende voorschieten:
▪ kosten voor zaken die tot het vermogen van uw bedrijf gaan horen
▪ kosten voor zaken die tot het vermogen van uw bedrijf horen en die u aan uw werknemer ter beschikking hebt gesteld
▪ kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van uw werknemer
▪ kosten die hij maakt voor externe representatie van uw bedrijf
Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2021 – Uitgave maart 2021 Stap 4 Bepalen wat tot het loon hoort | 47 Als u zaken die uw werknemer heeft voorgeschoten, daarna aan hem verstrekt of ter beschikking stelt, kan
er wel weer sprake zijn van loon.
Intermediaire kosten kunnen ook deel uitmaken van een vaste kostenvergoeding (zie paragraaf 4.6).
Voorbeeld 1
Uw werknemer geeft een presentatie bij een klant. Hij koopt hiervoor markeerstiften en hij koopt een fles wijn voor de klant. De markeerstiften neemt hij na zijn presentatie mee naar kantoor. De vergoeding voor de markeerstiften is een vergoeding voor intermediaire kosten. Dat geldt ook voor de vergoeding voor de fles wijn, want vergoedingen voor kosten die uw werknemers maken voor uw externe representatie of voor relatiegeschenken voor externe relaties en klanten van uw bedrijf, zijn vergoedingen voor intermediaire kosten en dus onbelast.
Voorbeeld 2
Uw werknemer maakt voor zijn werk een rit in een auto van uw bedrijf. Deze werknemer tankt onderweg en rekent zelf de benzine af. De benzinekosten die u aan uw werknemer vergoedt, zijn vergoedingen voor intermediaire kosten en dus onbelast.
Voorbeeld 3
U bestelt een notebook en uw werknemer schiet de rekening voor. U stelt de notebook ter beschikking aan deze werknemer voor thuiswerk. De vergoeding van de rekening aan uw werknemer is een vergoeding voor intermediaire kosten en dus onbelast. De terbeschikkingstelling van de notebook aan de werknemer kan loon vormen. Mogelijk is vervolgens een gerichte vrijstelling van toepassing.
4.12.3
Vrijgesteld loon
Onder vrijgesteld loon vallen:
▪ vrijgestelde aanspraken
▪ vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen
▪ vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken Vrijgestelde aanspraken
Een aanspraak is in principe loon, maar is meestal volledig of gedeeltelijk vrijgesteld. Als de aanspraak is vrijgesteld, is de uitkering op grond van die aanspraak meestal belast. De volgende aanspraken zijn vrijgesteld:
▪ aanspraken op uitkeringen bij overlijden of invaliditeit door een ongeval (zie paragraaf 21.1.7)
▪ aanspraken op een eenmalige uitkering of verstrekking bij overlijden, tot maximaal driemaal het loon over een maand (zie paragraaf 21.1.7 en 21.1.8)
▪ aanspraken op een eenmalige uitkering bij einde dienstbetrekking (zie paragraaf 21.1.5)
▪ pensioen-, prepensioen- en vroegpensioen-regelingen (zie paragraaf 21.4)
▪ aanspraken op verlof (zie paragraaf 21.1.3)
▪ aanspraken op grond van de ZW, de Wet Wajong, de WAZO, de WW, de WAO/WIA en overeenkomstige aanspraken (zie paragraaf 21.1.4)
▪ aanspraken op een transitievergoeding Vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen
Ook vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen horen niet tot het loon van uw werknemer. Het gaat dan om:
▪ eenmalige uitkeringen en verstrekkingen bij overlijden tot maximaal driemaal het loon over een maand (zie paragraaf 21.1.7 en 21.1.8)
▪ diensttijduitkeringen (zie paragraaf 21.2.1)
▪ uitkeringen uit fondsen (zie paragraaf 21.2.2)
▪ vergoedingen aan uw partner voor arbeid in uw onderneming lager dan € 5.000
▪ eenmalige premies voor projecten om bijstandsgerechtigden aan het werk te helpen
Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2021 – Uitgave maart 2021 Stap 4 Bepalen wat tot het loon hoort | 48 Vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken
Beschadigt of verliest uw werknemer persoonlijke zaken (bijvoorbeeld kleding) en geeft u daar een vergoeding of een verstrekking voor? Dan is die vergoeding of verstrekking vrijgesteld loon. Voorwaarde is wel dat de schade of het verlies is veroorzaakt door een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met de dienstbetrekking.
In alle andere gevallen is de vergoeding of verstrekking loon van de werknemer. U kunt deze vergoeding of verstrekking ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 10.1.3).
Voorbeeld 1
U geeft uw werknemer in uw kantoor geen bedrijfskleding. Uw werknemer loopt per ongeluk te dicht langs een scherpe rand van het bureau en daardoor scheurt de privékleding. Als u uw werknemer een vergoeding of verstrekking voor de beschadigde kleding geeft, dan is die vergoeding of verstrekking vrijgesteld loon.
Voorbeeld 2
U geeft uw werknemer in uw kantoor geen bedrijfskleding. Door het werken slijt de privékleding van uw werknemer. Als u uw werknemer een vergoeding of verstrekking geeft voor de kleding, dan is die vergoeding of verstrekking wel loon.
Voorbeeld 3
Uw werknemer is kleuterjuf. Tijdens de les gooit een kleuter een glas limonade over haar jurk, waardoor de jurk onherstelbare schade heeft. Deze gebeurtenis hoort bij de functie van kleuterjuf. Als u de schade aan de jurk vergoedt, is de vergoeding belast loon.
4.12.4
Verstrekkingen of terbeschikking stellingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage betaalt
Als u een werknemer iets verstrekt of ter beschikking stelt (loon in natura) en hij betaalt de (factuur)waarde daarvan, dan is dat geen belast loon.
4.12.5
Nihilwaarderingen
De waarde van een aantal voorzieningen die uw werknemer op de werkplek gebruikt, is op nihil gesteld. Dit voorkomt dat ze te belasten loon vormen. U wijst nihilwaarderingen niet aan als eindheffingsloon. Zie voor meer informatie paragraaf 22.2.
Let op
Als loon in natura onder de nihilwaarderingen en onder de gerichte vrijstellingen zou kunnen vallen, behandelt u het loon als nihilwaardering.
4.12.6
Gerichte vrijstellingen
Voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikking stellingen bestaan er zogenoemde gerichte vrijstellingen.
Om een gerichte vrijstelling te kunnen toepassen moet u de vergoeding, verstrekking of
terbeschikkingstelling aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 10.1.3). De vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling is dan volledig onbelast of onbelast tot een bepaald normbedrag. Een gerichte vrijstelling gaat niet ten koste van uw vrije ruimte. Zie voor meer informatie paragraaf 22.1.
Let op
Als loon in natura onder de nihilwaarderingen en onder de gerichte vrijstellingen zou kunnen vallen, behandelt u het loon als nihilwaardering.
Belastingdienst | Handboek Loonheffingen 2021 – Uitgave maart 2021 Stap 4 Bepalen wat tot het loon hoort | 49