Verslag spiegelbijeenkomst OP 14 mei 2013
Thema: ambulantisering
Er zijn een aantal terugkerende thema’s naar voren gekomen.
Goed gaan: Effect voor cliënten, Effect op eigen handelen, de nieuwe methode wordt deels omarmd, het werken in kleinere teams pakt voor sommige teams goed uit en OP heeft sterke punten ten opzichte van de concurrentie.
Beter kunnen: de beeldvorming intern, de samenwerking onderling, met andere zorggroepen en de inbedding in het geheel van Lentis, het contact over en weer, zaken rondom organisatie en procedures en flexibilisering.
Verbetersuggesties werden gedaan op het gebied van scholing, contact, groei en organisatie en procedure.
Een eigen bijdrage denken de teamleden vooral te kunnen leveren als het gaat om contact en organisatie en procedure.
Wat gaat goed? Wat kan beter? Verbetersuggestie s
Eigen bijdrage
Effect voor cliënten
Beeldvorming Scholing Contact
Omgeving wordt normaler voor cliënten
Definiëren ‘zo normaal mogelijk’
Aansluiten bij doelgroep of tegemoet komen aan doelgroep?
Zijn we voldoende geschoold? Elkaar leren kennen Snel contact (Noord), geen wachtlijst Cliënten in kliniek te snel als chronisch gezien
Contact Met patient in
contact blijven in kliniek
Effect op eigen handelen
Samenwerking Elkaar blijven opzoeken (dit organiseren)
Elkaar opzoeken als collega’s in 1 team
[76] We zijn meer
gemotiveerd om te zien of het thuis kan. Het heeft een naam gekregen
Samenwerking met crisisdienst
Verschuiven? Verandert er dan iets?
Elkaar aanspreken
Zelf flexibeler geworden. Omslag is gekomen
Noord-Zuid verschil Elkaar blijven opzoeken (agenda 1x 8 w) Organisatie en procedure Eigen opstelling is veranderd Onrust (Znh) vanwege veel verandering Kliniekbezoek inplannen als huisbezoek Anders organiseren om mensen vaker te zien
Meer rust (vooral ambulant, maar wel wisselend)
ITB en TOR nog niet geïntegreerd in werkwijze
Elkaar klinisch-ambulant ontmoeten
Nieuwe methode Teams doen eigen ding bij dezelfde beslissing
Groei (van patiënten)
ITB (zelf) + TOR (kliniek)
Wel 2 teams, maar overlap, samen doen is ingewikkeld
Wat kun je aan persoonlijke doelen realiseren in HH/ZH?
Broodje intervisie Samenwerking teams
HH nog aanvullend ambulant aanbod nodig
Werken in teams Samenwerken met andere zorggroepen Organisatie en procedure Teamoverleg overzichtelijker en efficiënter Contact Agendavoering,
werkdruk. Hoe zoek je elkaar op? Appel op creativiteit,
ondersteunend systeem, aanspreken,
benaderbaar
Kleinere teams Bij opname contact met de cliënt houden
ITB + crisis (crisisplan)
Samenwerking kliniek/ambulant
(bijv. bij ontslag)
Contact houden met familie
Patientenbesprekin g kliniek clusteren
Sterk punt tov Met andere
[77]
concurrentie samenwerken (DOB)
Thuisbezoek + training mindfulness Organisatie en procedure ZNH veel wijzigingen + IRB Innovatiekracht groot
Zijn regio’s groot genoeg? Technische ondersteuning (bijv. inplannen evaluaties) Missen dagbehandeling/duidelijk behandelaanbod (bijv. in Hoogezand) Verhuizing van Znh naar Hamrikheem te snel Flexibilisering Tijdstipdenken kliniek loslaten Patiëntenbespreking clusteren
[78]
Verslag Spiegelbijeenkomst Ouderen Psychiatrie Winschoten, 17-05-2013
Bij de bijeenkomst waren 11 medewerkers van de afdeling ouderen psychiatrie aanwezig en 7 toehoorders. De spiegelbijeenkomst werd geleid door Marian Beekman en Gien Nijburg, zij maakten samen het verslag in citaten. De metingen zijn iom Coby Scholing niet uitgevoerd.
Verslag in citaten
In de spiegelbijeenkomst is gespiegeld binnen kaders waarbij de vragen: “Wat gaat goed”; “Wat is voor verbetering vatbaar”; “Welke verbeter suggesties heb je” en “Wat kan jouw bijdrage hierin zijn” zijn gesteld. Aanleiding is de reorganisatie welke een half jaar geleden bij de ouderen psychiatrie heeft plaats gevonden en de 7 doelen welke de OP zichzelf hierbij ten doel heeft gesteld zijn leidend geweest in het gesprek. Specifiek is doorgevraagd op de onderwerpen: “Welke problemen zijn er ontstaan door de regionalisering en welke voor/ na delen zijn er”; “Welk effect heeft het uit huis zijn van de ambulante teams op de samenwerking” en “Wat betekent de zwaardere opnames in de kliniek voor de medewerkers”.
Doel 1: normaal mogelijke omgeving
“ zo lang mogelijk thuis betekent dit”
“langdurige zorg heeft al eens ovdb geboden aan patiënten”
Doel 2: opname kliniek is zwaar gespecialiseerde behandelkliniek
“complexiteit van zorg is meer omhoog gegaan”
“we zijn een zwaar gespecialiseerde behandelkliniek”
“we bieden lang niet altijd activiteiten aan terwijl dit wel zou moeten”
“kunnen we meer met scholen en stagiaires werken om toch activiteiten te kunnen aanbieden”
“we hebben vaker en meer dementerende patiënten op de afdeling: hiervoor is de afdeling eigenlijk te klein”
“misschien kunnen we voor de dementerende patiënten de ruimtes anders invullen”
“we zijn wel geprotocolleerder gaan werken”
“onze therapieën schieten te kort, er is te weinig aanbod” “er is een te lange periode tijdens de vakantie geen therapie. Bij ziekte is er geen vervanging. Voor mensen die niet naar therapie komen, is er geen mogelijkheid voor individuele therapie. Het zijn lange dagen, helemaal voor mensen die geen familie hebben”
[79]
Doel 3: ambulante zorg versterken en bedden afbouwen
“ITB loopt goed, er worden opnames voorkomen/ uitgesteld en mensen gaan eerder met ontslag”
“de ambulante verpleegkundigen moeten eigenlijk een vaste werkplek in de A borg hebben”
“bij vragen zoeken we zelf contact met de ambulante verpleegkundigen”
“wij missen het contact met de ambulant verpleegkundige, ze zitten verspreid er is vooral telefonisch contact, dat is anders dan face to face”
“de ambulante behandelaar is te laat in beeld voor informatie over iemand die in het traject zit”
“bij en tijdens opname is de ambulant medewerker te weinig in beeld. Voor de cliënt is het belangrijk dat de ambulante medewerker goed op de hoogte blijft wat er speelt en het proces goed blijft volgen. Dit gebeurt nu te weinig dat is jammer”
‘het mooiste zou zijn als de ambulant medewerker bij de opname aanwezig is”
“de samenwerking tussen de medewerkers van de kliniek en ambulante medewerkers is nog niet geëvalueerd, dat zou wel goed zijn”
“elke huiskamer kan 1 a 2 verpleegkundigen bieden voor een contactpoli”
Doel 4: liever een wachtlijst dan zorg leveren welke onder de maat is
“opnameplek is soms moeilijk te organiseren”
“team van de A Borg is zelfsturend en voldoende geschoold”
Doel 5: dicht bij de patiënt
“het is een leuke zin maar…”
“er is geen specifieke dagopvang voor onze patiënten: dit is een gemis en patiënten vallen hierdoor tussen wal en schip”
“het zou goed zijn om de dagopvang uit te breiden”
Doel 6: de regio’s moeten groot genoeg zijn
“hier heb ik geen idee van”
“dit betreft ons niet”
[80] “we werken samen met Old Wolde”
“ik herken het onderwerp samenwerking niet vanuit de reorganisatie”
“voor de secretariaten is er maar weinig veranderd”
“we kunnen zelf ook meer contact/ overleg/ steun zoeken bij het ambulante team”
“er is meer samenwerking tussen A borg en Vondelhuys in uitwisseling van personeel, dat is wel positief”
“een goede/ leuke samenwerking moet niet het uitgangspunt zijn; het gaat om kwaliteit van zorg”
“eigen verpleegkundige, een bekend persoon is belangrijk voor de cliënt”
Algemene opmerkingen
“we vinden het leuk maar ook lastig om zaken welke voorheen een teamleider deed zelf op te lossen’
“aan ons is niet duidelijk uitgelegd wat het verschil is tussen teamleider en teammanager: we zijn lang zoekende geweest”
“de toekomst is onduidelijk en onzeker: de ruis neemt toe”
“er wordt onduidelijk gecommuniceerd: we horen van veel verschillende mensen hoe het mogelijk gaat zijn”
“positieve punten nav de reorganisatie zijn er niet”
“jammer dat het ambulante team vandaag niet aanwezig is”
“wij merken er nog niets van; er zit wel wat aan te komen”
“er is sprake van dat wij (Vondelhuys) teruggaan naar hier (kliniek). Dat is best ingrijpend, terug naar waar de opname begon. Jammer dat het teruggedraaid wordt”
“we moeten veel zelf doen, dat is op zich niet zo verkeerd, we kunnen ook een heleboel. T.a.v. het inhuren van diensten moeten we dan wel eerst toestemming vragen. Met deze extra werkzaamheden erbij, vraag ik me soms wel af of we voldoende bereikbaar zijn”
“we hebben er steeds meer administratieve werkzaamheden bij; soms kan je het er wel bij doen, soms niet”
“bij ziekte moeten we zelf diensten regelen, in het team is niet veel ruimte voor extra diensten. Het lukte niet iemand te krijgen, we waren met één man te kort. Het vraagt wel veel van het team”
“het is zou fijn zijn als er één persoon zou zijn, die het overzicht heeft, daarin zijn wij nog wat zoekende”
[81]
“ik kwam wel op een punt aan dat ik eigenlijk niet méér aan kon”
[82]
SPIEGELBIJEENKOMST DIGNIS OUDEREN
PSYCHIATRIE
OP NOORD-OOST
[83]
Opdrachtgevers: Begeleidingscommissie organisatieverandering
OP
Jacqueline Verbeet
Gespreksleiders: Tineke Loosman
[84]
VERSLAG SPIEGELBIJEENKOMST TUSSENTIJDSE EVALUATIE ORGANISATIEVERANDERING DIGNIS OP, AFDELING NOORD-OOST
Het verslag bestaat uit de volgende onderdelen:
Algemeen deel waarin de onderzoeksvraag, aantal toehoorders, aantal deelnemers en achtergrondinformatie wordt gegeven.
Het verslag
1. Algemene informatie spiegelbijeenkomst
Onderzoeksvraag van de begeleidingscommissie organisatieverandering OP:
“tussentijdse evaluatie van de reorganisatie van OP, hoe wordt de organisatieverandering ontvangen”
Er is door de begeleidingscommissie gekozen om te spiegelen binnen kaders.
- Wat gaat goed
- Wat kan beter
- Welke verbetersuggesties heeft men
- Wat kun jij doen.
De manager Ria Berkel doet de inleiding en laat de veranderdoelen zien op een flap-overvel. De veranderdoelen zijn:
We willen onze patiënten behandelen in een zo normaal mogelijke omgeving. Bij voorkeur thuis of poliklinisch, in verzorgingshuizen en als dat niet kan, in een zo kort en mild mogelijk
opnameklimaat.
Onze opnameklinieken zijn zwaar gespecialiseerde behandelklinieken voor complexe
problematiek. Alleen patiënten die op andere plaatsen niet goed behandeld kunnen worden, komen hier terecht en wel zo kort mogelijk.
Wij willen onze ambulante zorg versterken en intensiveren en onze bedden zoveel als mogelijk is afbouwen.
Wij bieden liever kwalitatief goede zorg aan minder mensen dan veel verdunde zorg aan meer mensen. Dat betekent dat als het echt niet anders kan wij liever een wachtlijst hebben dan zorg leveren die onder de maat is.
[85]
Wij willen de zorg aanbieden dicht bij de patiënt. Dat betekent dat wij willen regionaliseren met onze ambulante zorg, voortgezette behandeling en de mogelijkheid bieden om bij terugval snel en dicht bij huis hulp te bieden, bijvoorbeeld door het realiseren van een stabilisatiebed.
De regio’s moeten groot genoeg zijn om niet te kwetsbaar te zijn. We houden daarbij rekening met bevolkingsdichtheid en de huidige en toekomstige omvang van onze doelgroepen.
Wij zullen in de regio’s intensief samenwerken met andere zorggroepen en organisaties om zorg en behandeling rond de patiënt en diens omgeving zo goed mogelijk te organiseren
Deelnemers aan de spiegelbijeenkomst zijn 10 medewerkers van De Brug en het ambulante team Noord-Oost De begeleidingscommissie en de leidinggevenden van de afdeling zijn de toehoorders (7). De spiegelbijeenkomst werd gehouden in de vergaderzaal aan de Jachtlaan Delfzijl op
maandagmiddag 27 mei 2013.
2. Het verslag
Het verslag is een citatenverslag van hetgeen in de spiegelbijeenkomst aan de orde is geweest
“Wat gaat goed”
D.m.v. de beleidsmiddagen is er een goede samenwerking ontstaan tussen het team van de Brug en het ambulante team”
Er is ruimte om te experimenteren binnen het ambulante werk
Positief is dat er geen tijdsdruk is In ieder geval het wordt niet zo ervaren
We doen het niet zo gek met elkaar
Beide teams nemen initiatief bij het uit/inplaatsen van cliënten
Er is een duidelijke kentering in positieve zin bij bewoners merkbaar, zij staan nu veel meer open voor uitplaatsing en zien er ook het nut/de noodzaak van in
Het uitwisselen van ervaringen met Zonneheuvel
Het automatisme in het werk is grotendeels verdwenen, het denkpatroon is veranderd.
Rol van het ambulante team in de verzorgingshuizen
Van een woonafdeling is de Brug een opname/behandelafdeling aan het worden. Dit heeft gemaakt dat er recent meerdere nieuwe opnames zijn geweest, dit heeft ook zijn (positieve) impact op de bewoners en het personeel
[86] Er is meer verscheidenheid in het team gekomen
“Wat kan beter”
Contact secretariaat (gevestigd in Winschoten) en m.n. ambulante behandelaren is sterk verminderd.
Er moet meer moeite gedaan worden om elkaar te spreken/zien. Het fysiek elkaar niet meer zien is een gemis
Er is versnippering ontstaan, je kunt niet snel meer iets regelen en er is nauwelijks meer rechtstreeks contact. Ambulante team is daardoor uiteen gevallen
Er zijn in Winschoten diverse werkplekken leeggehaald, waardoor het voor de ambulante medewerkers lastig is om een werkplek te vinden
Als ambulante behandelaar moet je steeds een afweging maken om wel/niet naar bepaalde overlegvormen te gaan, dit in het kader van de reistijd die er voor nodig is
De SGV-en en ambulante verpleegkundigen hebben geen eigen overlegvormen, de psychologen nog wel, dit vind plaats in Winschoten.
Het onderhouden van contacten/communicatie met andere ambulante teams
Loyaliteit naar collega’s van andere regio’s is verminderd. Prioriteit is regelen van zaken binnen je eigen regio
Het is nu te vrijblijvend welke kant we met elkaar op gaan, liever nu een bewuste keuze maken
De druk die wordt ervaren door de productiecijfers
Nadruk ligt meer op de verzakelijking dan op de ziel van het werk, met als gevolg verkilling in de zorg
Bij een opname in de Brug is gebleken dat de info die patiënt en familie over de Brug niet goed genoeg is geweest, waardoor patiënt binnen enkele dagen weer is weggegaan
Niet duidelijk is vanuit welke visie er gewerkt moet worden
Er moet nog betere afstemming komen tussen medewerkers van de Brug en het ambulante team
Het ontbreekt aan moderne (communicatie)middelen, zoals laptops, beeldtelefoon, tablets, om mobiel werken zo optimaal mogelijk te maken
Bij de psychologen valt het op dat als er geen huisbezoek plaats vindt en patiënten voor de intake verwacht worden in de poli, dit vaker resulteert in no shows
Nog niet duidelijk is dat wanneer een patiënt moet worden opgenomen je dit in de A-borg Winschoten doet of in de Brug Delfzijl
[87]
“Wat zijn de verbeterpunten”
Beschrijven en bespreken van de processen en de procedures, dit in de werkoverlegvormen als vast agendapunt opnemen, waarbij ook de voortgang besproken wordt
(Communicatie)middelen zoals boven beschreven om mobiel te kunnen werken. Wordt aangegeven als prioriteit
Reserveerbare ruimtes aan de Jachtlaan, De Brug en in Winschoten
Werven van een GZ-psycholoog voor de Brug
Benoemen van een behandelcoördinator
Beter afstemmen wat de wederzijdse verwachtingen zijn
Verstrekken van informatie over de Brug aan nieuwe patiënten, hun familie of netwerk
“Wat kan jezelf of je team bijdrage”
Los laten van ingesleten gewoontes
Met elkaar visie ontwikkelen over invulling van de voorgezette behandeling en wat je daarbij nodig hebt
Verbeterpunten als vast item opnemen in de agenda van het teamoverleg
Themamiddagen organiseren
Investeren in de contacten met nieuwe collega’s
Ambulante medewerkers wat vaker op de afdeling van de Brug binnenlopen en op die manier zowel de huidige bewoners van de Brug te leren kennen en meer contact met de klinische collega’s te hebben
Ambulante medewerkers meekijken naar waar welke patiënt het best uitgeplaatst kan worden. Zij beschikken over de meeste informatie van de mogelijkheden in de regio
Afsluiting
[88]
SPIEGELBIJEENKOMST DIGNIS OUDEREN
PSYCHIATRIE
KLINIEK ZUIDLAREN / HAZELAAR
[89]
Opdrachtgevers: Begeleidingscommissie organisatieverandering
OP
Baran Dagtekin
Gespreksleiders: Marian Beekman
[90]
VERSLAG SPIEGELBIJEENKOMST TUSSENTIJDSE EVALUATIE
ORGANISATIEVERANDERING DIGNIS OP, KLINIEK ZUIDLAREN EN DE HAZELAAR
Het verslag bestaat uit de volgende onderdelen:
Algemeen deel waarin de onderzoeksvraag, aantal toehoorders, aantal deelnemers en achtergrondinformatie wordt gegeven.
Het verslag
1. Algemene informatie spiegelbijeenkomst
Onderzoeksvraag van de begeleidingscommissie organisatieverandering OP:
“tussentijdse evaluatie van de reorganisatie van OP, hoe wordt de organisatieverandering ontvangen”
Aanvullende vragen vanuit de afdeling: heeft de organisatieverandering geleid tot
Zijn de ambulante teams dichter bij de kliniek gekomen
Dat opnames van cliënten zijn voorkomen of zijn verkort: Is de complexiteit van de problematiek van de cliënt toegenomen?
Een goede samenwerking tussen de kliniek en ambulante teams
Welke belemmerende factoren worden ervaren/ welke bevorderen factoren worden ervaren
Is het zorgproces beter geregeld nu deze vanuit de zorgvraag van de cliënt is geregeld.
De rol van de verpleegkundige in het veranderingsproces
Er is door de begeleidingscommissie gekozen om te spiegelen binnen kader. Wat gaat goed, Wat kan beter, welke verbetersuggesties heeft men, wat kan jij doen.
De manager Ria Berkel doet de inleiding en laat de veranderdoelen zien op een flap-overvel. De veranderdoelen zijn:
We willen onze patiënten behandelen in een zo normaal mogelijke omgeving. Bij voorkeur thuis of poliklinisch, in verzorgingshuizen en als dat niet kan, in een zo kort en mild mogelijk
[91]
Onze opname klinieken zijn zwaar gespecialiseerde behandelklinieken voor complexe
problematiek. Alleen patiënten die op andere plaatsen niet goed behandeld kunnen worden, komen hier terecht en wel zo kort mogelijk.
Wij willen onze ambulante zorg versterken en intensiveren en onze bedden zoveel als mogelijk is afbouwen.
Wij bieden liever kwalitatief goede zorg aan minder mensen dan veel verdunde zorg aan meer mensen. Dat betekent dat als het echt niet anders kan wij liever een wachtlijst hebben dan zorg leveren die onder de maat is.
Wij willen de zorg aanbieden dicht bij de patiënt. Dat betekent dat wij willen regionaliseren met onze ambulante zorg, voortgezette behandeling en de mogelijkheid bieden om bij terugval snel en dicht bij huis hulp te bieden, bijvoorbeeld door het realiseren van een stabilisatiebed.
De regio’s moeten groot genoeg zijn om niet te kwetsbaar te zijn. We houden daarbij rekening met bevolkingsdichtheid en de huidige en toekomstige omvang van onze doelgroepen.
Wij zullen in de regio’s intensief samenwerken met andere zorggroepen en organisaties om zorg en behandeling rond de patiënt en diens omgeving zo goed mogelijk te organiseren
Deelnemers aan de spiegelbijeenkomst zijn 8 medewerkers van de kliniek Zuidlaren en de Hazelaar (4 kliniek en 4 Hazelaar). De begeleidingscommissie en de leidinggevenden van de afdeling zijn de toehoorders. De spiegelbijeenkomst werd gehouden in de Kliniek Zuidlaren op
woensdagochtend 29 mei 2013.
2. Het verslag
“Wat gaat goed?”
Specifiek vanuit de Hazelaar:
- Er is behoorlijk veel veranderd de laatste jaren op de Hazelaar. Volgend jaar komen we in één gebouw met OP.
- Ik snap niet helemaal waar de Hazelaar staat in de veranderdoelen. De Hazelaar neemt een hele andere plaats in het geheel.
- Uitbreiding van regio’s? maakt voor ons niet uit wij hebben een bovenregionale functie.
- Er is nu een ander klimaat op de afdeling. Dit komt door een nieuwe leidinggevende. De huidige leidinggevende doet wat hij zegt. Er zijn nu veel overleg momenten. In het verleden wist je nooit wanneer iets geregeld was.
[92]
- Er is meer structuur. De planning van het personeel loopt goed
- Medewerkers hebben meer verantwoordelijkheid, iedereen kan zich zo veel beter ontwikkelen. Je werkt vanuit de zorgvraag van de cliënt. Je probeert als team zo goed mogelijk de zorg rondom de