Waarom zijn we met vastgoed bezig? Waarom is vastgoed zo belangrijk? Omdat iedereen behoefte heeft aan huisvesting. Iedereen heeft een goed dak boven het hoofd nodig. Dat is een
basisbehoefte. Wie wil er immers op straat leven? Wie kan er werken zonder werkplek? Waar moet je anders naar school? Hoe kom je aan je boodschappen? En wie denkt daar überhaupt over na? Zelfs de meeste vastgoedprofessionals staan hier niet echt bij stil. En toch zijn zij de specialisten en in het bijzonder de vastgoedmanagers cq. vastgoedbeheerders, die dag in-dag uit bezig zijn met ‘hun’ gebouwen.
Wie hebben het meeste vastgoed in bezit in Nederland? Dat blijken de circa 450 woningcorporaties te zijn met 2,4 miljoen woningen, waar 5,7 miljoen mensen wonen. Als we de woningen buiten
beschouwing laten zijn het vervolgens circa 400 gemeenten die tienduizenden gebouwen in bezit hebben. Volgens de WOZ zijn die grofweg 35 miljard euro waarde. Maar zeker weten doen we het niet. En dat is op z’n zachts gezegd ‘bijzonder’.
Instituut voor VastGoedManagement en LOVGM
Het Instituut voor VastGoedManagement (Instituut VGM) is in 2010 ontstaan met als missie de Nederlandse gemeenten bewust maken van de omvang en het belang van het eigen vastgoed. Het doel is het ontwikkelen van meer professioneel gemeentelijk vastgoedmanagement. Het Instituut VGM houdt tweejaarlijks landelijk onderzoek naar vastgoed bij Nederlandse gemeenten (LOVGM). Het eerste onderzoek uit 2010 kende ruim 80 deelnemende gemeenten. Bij het tweede onderzoek uit 2012 deden 137 gemeenten mee. De resultaten van het onderzoek liegen er niet om.
Enkele onderzoeksresultaten
Vraag: waarom weten we de precieze omvang van gemeentelijk vastgoed niet? Antwoord: omdat het ontbreekt aan sluitende administraties. Als er een vastgoedadministratie is (bijna 50% heeft geen centrale vastgoedadministratie), dan is die administratie ook nog van een gemiddelde tot matige kwaliteit (volgens de gemeenten zelf). Meer dan 50% van de gemeenten kan bijvoorbeeld niet het aantal huurders of gebruikers aangeven, die in de eigen gebouwen gehuisvest zijn. En 16% zegt zelfs niet te weten hoeveel gebouwen het in eigendom heeft. Dat is heel bijzonder.
Een conclusie die simpel te trekken is op basis van de respons op meerdere vragen, is dat bij de meeste gemeenten de vastgoedbasisgegevens niet op orde zijn. Maar het gaat verder dan dat. Het ontbreekt door de rammelende, of soms zelf ontbrekende administraties ook aan gegevens over de exacte kosten die jaarlijks gemoeid zijn met vastgoedmanagement cq. vastgoedbeheer. Als het ontbreekt aan essentiële gegevens met betrekking tot het vastgoed, dan kan de boekhouding niet
54
nauwkeurig worden bijgehouden. Een bijzonder gevoelig punt, zeker bij overheidsinstellingen in crisistijd. Waar het bovendien aan ontbreekt bij gemeenten is een visie op vastgoed. Wordt er wel op vastgoed gestuurd? Is het überhaupt georganiseerd? Meer dan 70% van de gemeenten zegt geen omschrijving te hebben van vastgoedprocessen of vastgestelde procedures te hebben omtrent vastgoed. Er blijkt ook niet of nauwelijks structureel overleg te worden gevoerd over
vastgoedvraagstukken, volgens meer dan 70% van de gemeenten. En meer dan 50% van de gemeenten geeft aan ook geen vastgoedbeleid te hebben. Het wordt steeds meer bijzonder. Er is sprake van tientallen miljarden aan vastgoedkapitaal in overheidseigendom. Een 100% score is een illusie, maar als de helft of meer dan 70% van de gemeenten dergelijke antwoorden geven, dan is de term ‘ bijzonder vastgoed’ een understatement.
Ontbrekend fundament
Krasse taal, denkt u wellicht. Maar het slechts een weergave van de antwoorden uit het LOVGM. En dit komt ook overeen met de uitkomsten van andere onderzoeksrapporten de Barometer Vastgoed van de Hanze Hogeschool, of de benchmark Gemeentelijk Vastgoed van de ROZ/IPD. Er blijkt geen fundament te zijn, door het ontbreken van goede basisinformatie, door het ontbreken van goede regels en procedures en door het ontbreken van structuur en organisatie.
Al het gepraat over duurzaam bouwen, regie voerende gemeenten, innovatief bezuinigen,
transparantie of slim samenwerken. Het kan echter pas iets gaan opleveren, als duidelijk wordt hoe het staat met één van de grootste en één van de meest inefficiënt beheerde kostenposten van Nederlandse gemeenten: het gemeentelijke vastgoed. En inmiddels staan ook de kranten in de zomer van 2013 vol van het ‘amateuristisch beheer van gemeentelijk vastgoed’. Geschat wordt dat 300 tot 400 miljoen euro jaarlijks wordt verspild door gebrekkig vastgoedbeheer. Even ter verduidelijking: dagelijks werken wel degelijk goed bedoelende vastgoedprofessionals met de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Die willen we niet te kort doen. Deze mensen werken serieus aan het vastgoed binnen hun gemeenten, vaak op een technisch operationeel niveau. En tegelijk is er wel degelijk wat aan de hand.
Focus op technisch beheer
De dagelijkse praktijk laat zien dat de meeste gemeentelijke vastgoedportefeuilles vooral worden bestierd door mensen met een technische achtergrond, die veelal een operationele opdracht hebben. Plak het dak als het lekt. Repareer de cv als die stuk is. Vervang een deur of schilder een muur. En ook al is dat simplistisch verwoord –en zeker niet oneerbiedig bedoeld- daarmee wordt vanuit techniek gestuurd en beheerd. En hoe goed dat in de basis ook is, het heeft een belangrijke beperking. Het is namelijk geen sturing en beheer vanuit financiën, noch vanuit het perspectief van de klant. En daarmee zijn in de praktijk bij veel gemeenten een aantal zaken met betrekking tot vastgoed een stuk minder goed geborgd, zoals een check op begroting vs. realisatie, het maken van gebouwexploitaties, contractbeheer, debiteurenbeheer, klantbeheer enzovoort. Daar wordt niet of nauwelijks op gestuurd - er is immers geen visie of beleid, het ontbreekt aan procedures en processen - en het blijkt ook dat het ontbreekt aan de juiste (management)informatie om daarop te sturen. Volgens 43% van alle gemeenten ontbreekt vastgoedmanagement informatie zelf volledig. Dat zou dan wederom van
55
toepassing zijn op tientallen miljarden aan vastgoedkapitaal. Dat is onbegrijpelijk voor vastgoedprofessionals die werkzaam zijn buiten de gemeentelijke vastgoedwereld.
Consequenties
Wat heeft dat voor consequenties? Dat het ontbreekt aan goed (financieel) inzicht in de vastgoedportefeuille. Dat het ontbreekt aan essentiële informatie om te sturen op het vastgoed, integraal, strategisch/tactisch. Dat inderdaad, zoals de gemeenten zelf aangeven, geen sprake is van professioneel vastgoedmanagement. De basis is aanwezig. Technisch is het een stuk beter op orde dan financieel. Maar zonder de financiële controle is inefficiënte eerder regel dan uitzondering. En zonder de basis financiële kennis wordt ook goed klantbeheer lastig en zelfs risicovol voor gemeenten. Daarmee kunnen we simpelweg concluderen dat in (te) veel gevallen een enorm kapitaal aan
overheidsvastgoed, volgens de regels en normen van diezelfde overheid, niet goed wordt bestierd.
Blinde vlek
Het besef lijkt nog maar net een paar jaar op te komen bij gemeenten. Vastgoed lijkt binnen gemeenten een blinde vlek te zijn geweest, historisch ondergewaardeerd, waar (te) weinig aandacht voor is geweest politiek-bestuurlijk en ambtelijk. In dat zie je terug in de organisatiestructuur. Of beter gezegd: vastgoed zie je vaak niet terug in de organisatie. Vastgoed heeft veelal geen ‘eigen’ plek in gemeentelijke organisaties. Het is versnipperd ondergebracht bij allerlei organisatieonderdelen, zonder een missie of visie, zonder een integraal plan, zonder centrale aansturing, zonder een centrale vastgoedadministratie. En dat zien wij als een ‘weeffout’, waar een fikse prijs voor wordt betaald.
Financieel gewin
Volgens onderzoek van de TU-Delft door prof. ir. H. de Jonge zouden gemeenten alleen al op gas, water, licht en onderhoud op jaarbasis zo'n 180 miljoen euro kunnen besparen en lopen gemeenten zeker 100 miljoen euro mis aan huuropbrengsten door geen marktconforme huren te rekenen voor hun commerciële vastgoed. En er zou een jaarlijkse besparing van zeker 70 miljoen euro mogelijk zijn als gemeenten hun gebouwen efficiënter gaan gebruiken. Schoolgebouwen staan vaak dagdelen leeg en wijk- en buurthuizen worden beperkt gebruikt. Vele miljoen kunnen bespaard worden door goed te kijken naar de BTW- labeling. Ook door te focussen op snippergroen, servicekosten of simpelweg facturatie is veel geld te besparen. Er is echter meer nodig dan deze quick-wins. Deze quick-wins zorgen voor een cashflow die het mogelijk kan maken om te investeren in de wijze waarop met vastgoed wordt omgegaan binnen gemeenten.
Meer besef
Vastgoed goed managen c.q. beheren, leidt echter niet alleen tot meer grip in financieel-economische zin en een concrete besparing op kosten. Gemeentelijk vastgoed gaat over scholen, bibliotheken, sportterreinen, buurthuizen, theaters enzovoort. Slechts 12% van de gemeenten geeft aan klanttevredenheidsonderzoek te doen onder huurders en gebruikers. En minder dan 50% van de gemeenten houdt bij hoeveel bezoekers er komen in de eigen gebouwen. Goed omgaan met de ‘klant’, leidt ook in sociaal-maatschappelijk tot quick-wins. Zeker voor de lokale overheid als het
56
bijzonder dat het niet alleen ontbreekt aan gegevens over het vastgoed, maar vooral ook over de gebruikers, bezoekers en huurders van de gemeentelijke voorzieningen.
Dit soort gegevens kan een belangrijke bijdrage leveren het laten groeien van het besef, dat vastgoed bij gemeenten belangrijk is en een heel bijzonder sturingsinstrument kan zijn in positieve zin. Daarbij zijn drie belangrijke stakeholders betrokken binnen de gemeente:
1. De vastgoedmensen in de gemeente zelf. Ook al weten we niet hoeveel he t er zijn, toch zijn er velen die dagelijks werken met gemeentelijk vastgoed. En bij een gemeente van 25.000 inwoners vertegenwoordigt dat al snel meer dan 100 miljoen euro WOZ-waarde. De budgetten die met vastgoed zijn gemoeid voor het in stand houden vertegenwoordigen een groot financieel-
economisch belang(4).
2. De beleidsmakers. De beleidsafdelingen werken aan de kaders en uitvoering van plannen voor sport, recreatie, cultuur, onderwijs enzovoort. Daar is per definitie huisvesting aan gekoppeld en dus is vastgoed ook gekoppeld aan grote sociaal-maatschappelijke belangen.
3. De bestuurders. Het college kan baat hebben bij de het beter benutten van de vastgoedportefeuille. Iedere gemeente is zelf de grootste eigenaar van bedrijfsmatig vastgoed binnen de gemeen tegrens. Gemeentelijk vastgoed legt -zonder dat men dit zich vaak realiseert- financieel-economische en sociaal- maatschappelijke een groot politiek-bestuurlijk gewicht in de schaal. Het kan potentieel een zeer belangrijk sturingsinstrument van het bestuur zijn. Maar dat is het nu niet.
Het besef dat vastgoed een instrument kan zijn wat ten goede kan komen aan de gemeenschap is weinig ontwikkeld. De mist moet optrekken, waarvoor het nodig is te beschikken over goede informatie. Onderzoek heeft al veel informatie verschaft. Nu moet het nog landen bij de diverse stakeholders in de gemeente.
Integrale benadering
De oplossing van het vraagstuk is niet te vinden in eenmalige acties. Met korte termijn oplossingen en quick-wins wordt het structurele probleem van vastgoed binnen gemeenten niet opgelost. Bestaat er dan geen ei van Colombus? Is er geen manier waarmee het vraagstuk integraal en structureel wordt opgepakt EN waarmee gemeenten daadwerkelijk op de lange termijn vastgoed op een goede en
4
aandachtspunt is ook de extra zware verantwoordelijkheid die rust op de gemeente, aangezien de gemeente niet alleen verhuurder/eigenaar en beheerder is, maar bovendien wetgever en handhaver. Voldoen aan wettelijke verplichtingen bijvoorbeeld weegt dan zwaarder door de voorbeeldfunctie die de gemeente heeft).
57
bedrijfsmatige wijze kunnen gaan inzetten. Wat gemeenten nodig hebben is een oplossing waarbij vastgoed als een integraal onderdeel van de organisatie wordt benaderd. Net als Personeelszaken, ICT, Financiën integrale ondersteunende diensten zijn, zou ook Vastgoed dat kunnen zijn. Vastgoed moet een samenhangend onderdeel zijn van de filosofie en strategie van een gemeentelijke
organisatie. Maar wat moeten we nu doen om dat te bereiken? Een gemeente kan in drie stappen op een slimmere manier met vastgoed om te gaan. De vastgoedintelligentie vergroten is de basis van een zogenaamd Vastgoed-IKU-model, wat leidt naar meer professioneel vastgoedmanagement. IKU staat voor:
1. Inzicht: Zowel het besef en de bewustwording in alle geledingen, als ook het concrete inzicht in de feiten en cijfers van het vastgoed.
2. Kaderen: Opstellen van een strategie (visie en beleid), het borgen in de organisatiestructuur en het ontwikkelen van een vastgoed systeem.
3. Uitvoeren: Tactische (gebouw)plannen maken, sturen op processen en procedures, monitoren van de voortgang, terugkoppelen naar de kaders en tactiek, et cetera.
Effect van professionalisering
Professionalisering van vastgoed binnen gemeentelijke organisaties geeft op verschillende terreinen resultaten:
1. Financieel-Economisch
Kostenbesparing door schaalvoordelen (inkoop bij onderhoudscontracten voor installaties, schoonmaak), hogere opbrengsten door een beter contractbeheer (huurprijsaanpassingen, jaarlijkse indexeringen), transparantie door beter inzicht in geldstromen (kostp rijzen,
subsidiestromen) en risicobeheersing (correcte verzekeringen afsluiten, controle op gebruik van ruimten, overzicht en sturing op inkomsten en uitgaven).
2. Sociaal-Maatschappelijk
Grotere beleidseffectiviteit door betere afstemming en ondersteuning van de beleidsafdeling bij het aankopen of laten ontwikkelen van gebouwen
(samenhang), of het optimaal beheren door betere invulling van leegstaande ruimten (hogere bezettingsgraad) en betere afhandeling van klachten en storingen met betrekking tot het vastgoed (klantgerichtheid).
3. Politiek-Bestuurlijk
Meer regie en sturingskracht op lokale vastgoedontwikkelingen niet alleen van maatschappelijk vastgoed als scholen en buurthuizen, maar ook op wijkontwikkeling door afstemming van vastgoedinstrumenten als We t Voorkeurrecht Gemeenten, ruimtelijke ordening, handhaving, aankopen
58
strategisch vastgoed (de gemeente is zelf vaak de grootste eigenaar en gebruiker van bedrijfsmatig vastgoed). Zorgvuldig en goed onderbouwde collegebesluiten op basis van de juiste vastgoedmanagement informatie, wat ook meer zekerheid biedt aan de eindverantwoordelijken. Duidelijkheid scheppen naar burgers en de ambtelijke organisatie door een helder geformuleerd vastgoedbeleid uit te dragen.
Hoe nu verder?
Als een professionelere aanpak van vastgoed binnen gemeenten diezelfde gemeenten meer mogelijkheden geeft, dan is het de moeite waard daar aandacht aan te besteden. Maar gaan gemeenten meer aandacht besteden aan vastgoed? Pas de laatste jaren lijkt de aandacht voor vastgoed mondjesmaat toe te nemen, ook al blijkt in de praktijk en uit onderzoek dat het bij de meeste gemeenten nog vele malen effectiever en efficiënter kan. Starten met professionalisering is padvinderswerk. Het is vaak pionieren, omdat de meeste gemeenten in hun bestaan als organisatie zelden of nooit het eigen vastgoed professioneel hebben georganiseerd. De eerste stappen blijven voor padvinders altijd hetzelfde. Als je begint, bepaal waar je bent en bepaal waar je naar toe wil. Dus: Bepaal de uitgangspunten. Stel kaders vast. Zet de doelen concreet uit. Met andere woorden; ga werken aan een vastgoedstrategie en stel vastgoedbeleid op. Het moet helder zijn waar op gekoerst wordt. En tegelijkertijd maak de inventaris op. Voorzie in feitelijke informatie. Werk aan
dossiervorming. Bepaal waar de organisatie staat. Gaandeweg komt meer informatie beschikbaar, wat tot nieuwe inzichten kan leiden. Gaandeweg kan de strategie worden aangescherpt. Alles begint met het zetten van de eerste stappen. Het beste advies is eenvoudigweg te beginnen. Immers: de enige tuinen waarin de bloemen groeien, zijn de tuinen die water krijgen.