De theorie van Activity Based Costing kent een aantal stappen om de indirecte kosten toe te rekenen. Deze stappen zijn in hoofdstuk 3 weergegeven en betreffen:
1. De belangrijkste activiteiten in kaart brengen;
2. De activiteiten samenvoegen in groepen en de cost driver bepalen voor elke belangrijke activiteit;
3. De kosten aan de kostengroepen (cost pools) toerekenen;
4. De kosten aan de activiteiten toerekenen, op basis van de activiteiten die nodig zijn.
In dit hoofdstuk worden deze stappen doorlopen om de indirecte kosten aan de sets te kunnen toerekenen. Ook de directe kosten worden toegerekend, dit met een verhoudingspercentage.
6.1 De belangrijkste activiteiten
Hoofdstuk 4 beschrijft de processen op de CSA. Het proces dat de sets doorlopen, is op hoofdlijnen hetzelfde, wel zijn er enkele uitzonderingen. De belangrijkste activiteiten behorend bij het proces van sets op de CSA toegespitst naar ruimte worden weergegeven in onderstaand overzicht.
Ruimte Activiteit
Desinfectieruimte - Het voorbereiden van het instrumentarium
- Het instrumentarium reinigen in de reinigingsmachines Setkamer - Het nakijken van instrumentarium
- Het inpakken van instrumentarium
- Het steriliseren van instrumentarium in de autoclaaf of Sterrad Steriele ruimte - Het opslaan en gereed maken voor transport van instrumentarium
Naast deze activiteiten vindt er transport plaats van en naar de CSA. Voor dit transport zijn twee personeelsleden ingezet. Transport vindt plaats vanuit de CSA naar de poliklinieken en vanuit de poliklinieken en de OK naar de CSA.
Ook kunnen er, naast het normale proces, extra activiteiten plaatsvinden. Deze activiteiten zijn op een aantal sets van toepassing en zijn te herkennen aan een gele sticker, zie ook hoofdstuk 4.
Extra activiteiten voor de verschillende ruimten zijn:
Ruimte Activiteit
Desinfectieruimte - Het voorreinigen van instrumentarium in de Ultrasoon - Het handmatig reinigen van instrumentarium
- Het smeren en oliën van instrumentarium
- Het voorreinigen van instrumentarium in de Medisafe Setkamer - Het doormeten van instrumentarium
- Het verpakken van sets met instrumentarium in laminaat
Voor het transport, de machinekosten, de kosten voor onderhoud en materiaal, de
verpakkingskosten en de extra activiteiten zal gewerkt worden met een tarief of opslag. Dit zal aan bod komen in hoofdstuk 9.
Bijlage 2 laat de benodigde activiteiten voor het verwerken van een set in een stroomschema zien.
6.2 Cost drivers bepalen
Cost drivers zijn kostenveroorzakers. Per activiteit dient te worden bepaald wat de kosten van die activiteit veroorzaakt. Voor de verwerking van de sets kunnen de volgende cost drivers per ruimte worden bepaald:
Ruimte Cost driver
Desinfectieruimte Het voorbereiden van het instrumentarium:
- Aantal handelingen28 Setkamer Het nakijken van instrumentarium:
- Aantal handelingen
Steriele opslag Het opslaan en gereed maken van instrumentarium voor transport:
- Aantal verpakte eenheden
6.3 Cost pools toerekenen
De kosten die nodig zijn om een cost driver uit te voeren worden cost pools genoemd. De verwerking van sets heeft directe en indirecte kosten. Deze kosten dienen met behulp van een verdeelsleutel te worden toegerekend aan de cost pools desinfecteren, steriliseren en uitgeven.
6.3.1 Verdeelsleutel 3: personeel in cost pools sets
Bij de verdeling van de kosten over de cost pools wordt gebruik gemaakt van een verdeelsleutel op basis van de personeelsinzet. In de personeelsplanning wordt het personeel ingedeeld op een bepaalde activiteit. De totale personeelsinzet voor sets bedraagt 15,50 FTE.
28 Het aantal handelingen is gelijk aan het aantal instrumenten in een set.
Dit kan als volgt worden verdeeld over de cost pools:
- Desinfecteren: 2,91 FTE 19%
- Steriliseren: 11,45 FTE 74%
- Uitgeven: 1,14 FTE 7%
6.3.2 Verdeelsleutel 4: Oppervlakte ruimten in m2
De schoonmaakkosten worden niet toegerekend op basis van de personeelsinzet, maar op basis van de oppervlakte per ruimte. De totale directe oppervlakte van de CSA bedraagt 506,45 m2. De verdeling op basis van deze verdeelsleutel over de cost pools is als volgt:
- Desinfecteren: 207,50 m2 41%
- Steriliseren: 204,60 m2 40%
- Uitgeven: 94,35 m2 19%
6.3.3 Verdeling directe kosten
De directe kosten van sets à € 2.187.000 worden verdeeld over de activiteiten naar aanleiding van de kostenspecificaties. Hieruit zijn de volgende verhoudingen gebleken:
Desinfecteren Steriliseren Uitgeven
Personeelskosten 19% 74% 7%
Sociale lasten 19% 74% 7%
Huishoudelijke kosten 13% 87% 0%
Patiëntgebonden kosten 44% 56% 0%
Tabel 8: Verdeling directe kosten
6.3.4 Verdeling op basis van verdeelsleutels
Met behulp van de verdeelsleutels worden de kosten verdeeld over de cost pools. Alle indirecte kosten à € 547.000, met uitzondering van de schoonmaakkosten, zijn toegerekend op basis van verdeelsleutel 3. De schoonmaakkosten (onderdeel van de huishoudelijke kosten) zijn verdeeld op basis van verdeelsleutel 4. 30% van deze schoonmaakkosten hebben betrekking op
verdeelsleutel 3 en 70% op verdeelsleutel 4. De directe kosten worden met behulp van de percentages in paragraaf 6.3.3 toegerekend.
Dit leidt tot de volgende totalen per cost pool afgerond op duizenden euro’s:
- Desinfecteren: € 534.000 - Steriliseren: € 2.010.000 - Uitgeven: € 195.000
Rekenvoorbeeld:
De totale personeelskosten voor desinfecteren bedragen € 396.000. Hiervan is € 329.000 direct en
€ 67.000 indirect. Deze bedragen zijn afgerond op duizenden euro’s. Er kunnen dus enige afwijkingen optreden.
De directe kosten komen als volgt tot stand:
€ 1.733.000 x 19% = € 329.000
De indirecte kosten zijn op de volgende manier berekend:
€ 355.000 x 100% x 19% = € 67.000
6.4 De kosten per activiteit
Nu de kosten voor de sets bekend zijn per cost pool, is het mogelijk de kosten per activiteit te bepalen. De cost drivers zijn al toegelicht in paragraaf 6.2. In paragraaf 6.4.1 worden de aantallen behorende bij de cost drivers besproken. Paragraaf 6.4.2 geeft de uiteindelijke tarieven per activiteit weer voor sets.
6.4.1 Cost drivers
De cost drivers die gebruikt worden voor het berekenen van de kosten per activiteit zijn:
- het aantal handelingen, en;
- het aantal verpakte eenheden.
Het aantal handelingen is gebaseerd op het aantal instrumenten. De aantallen zijn bepaald aan de hand van productiegegevens over drie weken. Omgerekend levert dit jaarlijks de volgende
aantallen op:
Cost driver Aantal
1 Aantal handelingen desinfectieruimte 2.613.520
2 Aantal handelingen setkamer 2.491.130
3 Aantal verpakte eenheden 219.960
Tabel 9: Aantallen per cost driver
Cost driver 1 is gebaseerd op het totaal aantal instrumenten in sets en het aantal laminaten. In de desinfectieruimte doorlopen sets en laminaten namelijk een gezamenlijk proces.
Cost driver 2 bestaat uit het totaal aantal instrumenten in sets. Hierin zijn de sets die verpakt worden in laminaat niet meegenomen. Het proces van sets en laminaten in de setkamer is namelijk gescheiden.
Cost driver 3 bestaat uit het totaal aantal verwerkte sets en laminaten. De sets en laminaten komen in de steriele ruimte weer samen.
6.4.2 Tarief per activiteit
De kosten per activiteit kunnen worden berekend door de kosten uit paragraaf 7.3.2 te delen door de aantallen bepaald in bovenstaande paragraaf. Dit levert per activiteit de volgende tarieven op:
Activiteit Tarief
Desinfecteren Tarief per handeling
€ 0,23
Steriliseren
Tarief per handeling
€ 0,81
Uitgeven
Tarief per verpakte eenheid
€ 0,99
Tabel 10: Tarief per activiteit voor sets
Rekenvoorbeeld:
Het tarief per handeling voor desinfecteren worden bepaald door de totale kosten voor desinfecteren van sets en laminaten bij elkaar op te tellen en deze te delen door het aantal handelingen in de desinfectieruimte. Dit is gedaan omdat het proces voor sets en laminaten samengevoegd is. Deze samenvoeging gebeurt ook in de uitgifteruimte.
Het tarief per handeling in de desinfectieruimte kent de volgende berekening:
(€ 534.000 + € 63.000) / 2.613.520 = € 0,23
Het tarief voor steriliseren is als volgt bepaald:
€ 2.010.000 / 2.491.130 = € 0,81
Het tarief voor uitgeven bedraagt:
(€ 195.000 + € 23.000) / 219.960 = € 0,99