Dit verslag wordt besloten met een conclusie en een aantal aanbevelingen.
12.1 Conclusie
Aan het begin van dit onderzoek is als doelstelling gesteld dat men een actueel beeld van de kostprijzen wil hebben.
Tijdens het beantwoorden van vragen zijn de processen op de CSA in kaart gebracht. Hieruit is gebleken dat de CSA een complex proces kent met vele uitzonderingen. Hierdoor was het ingewikkeld een geschikte kostprijs systematiek te selecteren. Uiteindelijk is voor Activity Based Costing gekozen, waarbij het aantal instrumenten/aantal handelingen het uitgangspunt was. Met behulp van verdeelsleutels zijn de kosten verdeeld over de activiteiten op de CSA. Door de tarieven per activiteit te vermenigvuldigen met het aantal handelingen, is uiteindelijk gekomen tot de kostprijzen. In dit onderzoek is naar voren gekomen dat er veel vraag is naar de kostprijzen van het sterilisatieproces. Hieruit blijkt dat het onderzoek erg zinvol is geweest en dat het onderwerp kostprijzen een steeds belangrijkere rol is gaan spelen in de gezondheidszorg. Om ervoor te zorgen dat de CSA ook in de toekomst over een actuele kostprijs kan beschikken, is een excelmodel opgezet. Dit model genereert voor elke set, elk laminaat en elke endoscoop een kostprijs, gebaseerd op de tarieven die tijdens dit onderzoek zijn bepaald. In bijlage 5 zijn werkinstructies opgenomen, die het gebruik van het model verduidelijken. Daarnaast bevat het ook werkinstructies voor het onderhoud van het model, zodat het model ook in de toekomst een actueel beeld geeft.
Geconcludeerd mag worden dat bovenstaande doelstelling gedurende dit onderzoek gerealiseerd is.
Verder kan geconcludeerd worden dat een aantal overheadkosten, zoals de afschrijvingskosten voor de Medisafe en de Sterrad, erg hoog zijn. Dit geldt ook voor de machinekosten van de Sterrad.
12.2 Aanbevelingen
Door het hanteren van het excelmodel zullen in de toekomst de kostprijzen een actueel beeld blijven geven, het is daarom aan te raden om dit model te gaan gebruiken. In vijf minuten kan men een kostprijs van een bepaalde set achterhalen. Naar schatting moet het excelmodel jaarlijks, vijfjaarlijks en bij een wijziging van een artikel of verdeelsleutel worden aangepast. De wijziging van het artikel neemt enkele minuten in beslag, wijziging van een verdeelsleutel ongeveer een uur, de jaarlijkse wijzigingen ongeveer een à twee uur en de vijfjaarlijkse wijziging ongeveer twee werkdagen. Door relatief korte inspanning, kan dus altijd een actueel beeld gegeven worden. Het is dan ook aanbevolen om deze wijzigingen tijdig en accuraat door te voeren met behulp van de hiervoor opgestelde werkinstructies.
De overige aanbevelingen hebben betrekking op zaken die gedurende de afstudeerperiode aan het licht zijn gekomen.
De C in CSA staat voor “Centraal”. Endoscopen worden echter op twee locaties in het ziekenhuis gedesinfecteerd. Oorspronkelijk was het de bedoeling dat de afdeling MDL/Endoscopie zelf haar endoscopen zou gaan reinigen. Na verloop van tijd is de desinfectie overgedragen op medewerkers van de CSA, omdat medewerkers van de afdeling MDL/Endoscopie niet kundig genoeg waren met het desinfectieproces. Idealiter kunnen er per machine 15 endoscopen gedesinfecteerd worden op een werkdag. Voor een proces is dan een uur uitgetrokken. Op de CSA zijn zes endodesinfectors.
Hiermee komt de maximale productie op 90 endoscopen per werkdag. Gemiddeld worden er 60 endoscopen op beide afdelingen gedesinfecteerd. Hierbij is rekening gehouden met een foutmarge van 10%. Het zou dus mogelijk zijn om alle endoscopen op de CSA te reinigen. Hierbij kan dan bespaard worden op de machinekosten, wanneer de ongebruikte endodesinfectors worden afgestoten. Men heeft dan jaarlijks minder validatiekosten.
Om onnodige hersterilisatie te voorkomen, is het aan te raden om gebruik te maken van gekleurde stickers voor sets die regelmatig opnieuw gesteriliseerd moeten worden, zonder dat ze gebruikt zijn. Door de gekleurde stickers wordt het in één oogopslag duidelijk welke sets al geruime tijd niet gebruikt zijn. Deze kunnen dan in overleg met de arts uit de roulatie gehaald worden. Hiermee bespaard men zowel productiekosten als ruimte in de opslag.
De CSA zou kunnen besparen op verpakkingskosten. Het verpakken van een set in Meatax kost
€ 2,60, verpakken in laminaat € 0,35. De CSA steriliseert veel kleine sets, met maar één of enkele instrumenten. De meesten worden nu nog verpakt in Meatax. Wanneer men deze sets gaat verpakken in laminaat, levert dit een besparing op van € 2,25 per set.
Daarnaast is het van groot belang dat men zorgvuldig omgaat met het machinepark op de CSA.
Een voorbeeld hiervan is de Medisafe. Deze dient na gebruik gedroogd te worden, op deze manier kan de levensduur van de machine worden verlengd. Ook moet het personeel op de CSA zich bewust zijn van de financiële consequenties bij het verkeerd starten van een proces. Wanneer men de Sterrad verkeerd start, kost dit de CSA € 63,11 aan kosten voor de cassette.
Ten slotte zal het voor de CSA in de toekomst noodzakelijk worden om het gehele productieproces stap voor stap te kunnen volgen. Hierbij is het ten eerste van belang dat alle sets, laminaten en endoscopen worden voorzien van een barcode. Sets en endoscopen zijn grotendeels al voorzien van een barcode. Laminaten echter nog niet. Het is dus ook niet duidelijk wat de exacte productie van laminaten op de CSA is. Bij een exacte productiehoeveelheid, kan de kostprijs nauwkeuriger worden vastgesteld. Als alle sets, laminaten en endoscopen zijn voorzien van een barcode, kan de productie worden gemeten. Om het gehele proces te kunnen volgen, is het aan te bevelen om in elke ruimte de barcodes te scannen. Het is dan wel van groot belang dat de medewerkers de gehele productie scannen. Wanneer deze aanbeveling wordt doorgevoerd zullen er aanzienlijk minder telefoongesprekken nodig zijn tussen medewerkers van de CSA en betreffende afdelingen.
Er zullen wel kosten gemaakt moeten worden voor het aanschaffen van apparatuur.
Verklarende woordenlijst
Autoclaaf - Een autoclaaf is een machine waarin door middel van stoom onder hoge druk instrumentarium gesteriliseerd wordt. Tijdens een proces worden temperaturen van 134 graden Celsius bereikt.
Carwash - De carwash is een grote wasmachine waarin alle karren, bakken, deksels en klompen worden gedesinfecteerd.
Cassette - Een cassette is een vereist onderdeel van de Sterrad, waarmee vijf cycli gedraaid kunnen worden.
Centrale Sterilisatie Afdeling (CSA) - De CSA is een afdeling die de reiniging, desinfectie en sterilisatie van herbruikbaar instrumentarium verzorgd.
Droogkast - Een droogkast is een kast waarin endoscopen worden opgehangen na het desinfectieproces. Een droogproces neemt ongeveer twee uur in beslag.
Elektronisch Testsysteem (ETS) - Met behulp van een ETS worden de fysieke parameters van een stoom sterilisatiecyclus gemeten. Het geeft - een exact beheer van de temperatuur, druk en tijd - een uniek tijd detectiesysteem van non-condenseerbare gassen - een volledig
gecomputeriseerd engineering instrument voor een precieze analyse.30 De ETS wordt dagelijks handmatig gestart.
Endodesinfector - Een endodesinfector is een reinigingsmachine speciaal ontworpen voor het desinfecteren van endoscopen.
Endoscoop - Een endoscoop is een optisch instrument waarmee inwendige ruimten, zoals buik- en gewrichtsholten bekeken kunnen worden, zonder grote operatieve ingreep.
Incremental budgeting - Incremental budgeting is een methode van budgetteren waarbij wordt uitgegaan van de resultaten van voorgaande jaren.
Instrumentenvolgsysteem (IVS) - Het IVS is een computersysteem waarin alle sets, met hun bijzonderheden, zijn vastgelegd.
Inzet - Een inzet is een kar waarop alle sets worden verzameld. Vanaf de inzet kunnen de sets in een wasmachine worden geplaatst.
30
http://solutions.3mnederland.nl/wps/portal/3M/nl_NL/Healthcare-Europe/EU-Home/Products/ProductCatalogueNLNL/?PC_7_RJH9U5230863E0IM5JPL6L3484000000_nid=47F7CGQ0SCbeL4 RWC2965Wgl (Bezocht op: 10-04-2013)
Laminaat - Een laminaat is een instrument dat los wordt verpakt.
Meatax - Meatax is verpakkingsmateriaal speciaal geschikt voor sterilisatie van sets.
Medisafe - De Medisafe is een reinigingsmachine speciaal voor bewerkelijk en kwetsbaar instrumentarium.
Multi-user - Een multi-user is een afdeling welke primaire diensten verzorgd voor andere afdelingen binnen het ziekenhuis.
Nestel-stapelkorven - Nestel-stapelkorven zijn grote ijzeren manden die men kan stapelen en in elkaar kan zetten. Deze korven worden gebruikt om de inzet voor de autoclaven te beladen.
Resultaat Verantwoordelijke Eenheid (RVE) - RVE’s zijn decentrale eenheden met gedelegeerde bevoegdheden.
Set - Een set is een speciaal voor een ingreep samengestelde mand met instrumentarium.
Sterrad - De Sterrad is een sterilisatiemachine die steriliseert met lagere temperaturen dan de autoclaaf en is hierdoor geschikt voor kwetsbaar instrumentarium.
Ultrasoon - Een Ultrasoon reinigt grondig vervuilde instrumenten met behulp van geluidstrillingen.
Vacuümtest - Een autoclaaf maakt voor- en na-vacuüm. Het vóór-vacuüm verwijdert de lucht uit de autoclaaf die dan door stoom vervangen wordt. Hierdoor kunnen er geen bacteriën ingesloten worden in luchtbellen, die zo het sterilisatieproces zouden kunnen overleven. Na-vacuüm onttrekt ten slotte de stoom uit de autoclaaf.31 Tijdens een vacuümtest wordt nagegaan of dit proces juist verloopt. De vacuümtest wordt wekelijks automatisch gestart.
Validatie - Een validatie is een periodieke controle van machines voor het sterilisatieproces. Deze machines worden gecontroleerd op de effectiviteit en de reproduceerbaarheid van elk
sterilisatieproces. Dit moet worden gedocumenteerd en bij controle van de Inspectie voor de Gezondheidszorg en/of bij twijfels over een bepaald proces moet dit kunnen worden overgelegd.
Validatie gebeurt jaarlijks door een externe organisatie.
Waarborgfonds voor de Zorgsector (WFZ) - Het WFZ is een waarborgfonds voor organisaties in de zorg. Als lid kan men tegen gunstige condities financiële middelen aantrekken voor
investeringen. Men moet voor deelname wel voldoen aan gestelde eisen, zoals een solvabiliteit van minimaal 15%.
31 http://nl.wikipedia.org/wiki/Autoclaaf_(laboratorium) (Bezocht op: 10-04-2013)
Bronnen
Boeken
AFM handleiding Onderzoeksvaardigheden K2-fase Afstudeerwijzer bedrijfseconomie
Asselman, F.F. (2008). Kostprijzen in ziekenhuizen. Uitgeverij Bohn Stafleu van Loghum.
De Boer, P. (2007). Basisboek bedrijfseconomie (8e druk). Wolters Noordhoff.
Groot, T.L.C.M. (2012). Financieel management van non-profit organisaties (6e druk). Noordhoff Uitgevers.
Gruijters, J.C.M. Management accounting t.b.v. E1 Bedrijfseconomie
Heezen, A. (2005). Bedrijfseconomie voor het besturen van organisaties (3e druk). Wolters Noordhoff.
Koetzier, W. & Epe, P. (2009). Management accounting: berekenen, beslissen en beheersen (3e druk). Noordhoff Uitgevers.
Mol, N. (2008). Bedrijfseconomie voor de collectieve sector (5e druk). Uitgeverij Coutinho.
Kalijan, A. e.a. (2011). 75 Checklisten voor de nieuwe manager (1e druk). Uitgever Van Duuren Management.
Wezeman, M.M.V. (2007). Grondslagen administratieve organisatie deel B processen en systemen (20e druk). Wolters-Noordhoff. Blz. 57
Websites
http://nl.wikipedia.org/wiki/Autoclaaf_(laboratorium)
http://solutions.3mnederland.nl/wps/portal/3M/nl_NL/Healthcare-Europe/EU-Home/Products/ProductCatalogueNLNL/?PC_7_RJH9U5230863E0IM5JPL6L3484000000_nid=47F7C GQ0SCbeL4RWC2965Wgl
http://www.jeroenboschziekenhuis.nl/Publicaties/101300/Over-JBZ-Organisatie http://www.jbz.nl/Publicaties/100084/Overige-top-navigatie-Over-JBZ
http://www.pentagan.nl/downloads/fragment_biv2.pdf
http://www.jeroenboschziekenhuis.nl/Publicaties/103460/Operatie-Centrale-Sterilisatieafdeling-(CSA)
http://www.jeroenboschziekenhuis.nl/Website/Over%20JBZ/Organisatie%20en%20beleid/Jaardocu ment %202011%20web.pdf
http://www.nl.atosconsulting.com/NR/rdonlyres/A2664E2D-727C-4B96-A362-72F0AA57AE4D/0/4447CM5_6_timedrivenabc.pdf
http://www.wfz.nl/site/index.php?c=het_wfz&PHPSESSID=7b89e7c6a0f77c3bb5ad6f2cf0996e38