Op de CSA kunnen op hoofdlijnen drie verschillende processen worden onderscheiden. Het meest omvangrijke en complexe proces is het sterilisatieproces van sets met instrumentarium. Laminaten doorlopen eenzelfde proces als sets, maar hebben te maken met minder uitzonderingen. Het derde proces is te kenmerken als het desinfectieproces van endoscopen. Al deze processen vergen handelingen. De uiteindelijke kostprijzen worden bepaald aan de hand van het aantal benodigde handelingen.
Voor toepassing van Activity Based Costing is het van belang dat de kosten die betrekking hebben op de CSA, aan de hand van verdeelsleutels worden verdeeld over de drie processen.
5.1 De kosten van de CSA
In paragraaf 4.3 zijn de kosten van de CSA al aan bod gekomen. Voor het berekenen van de kostprijzen moeten de kosten voor 2013 worden bepaald. Eerst zal het opgestelde kostenoverzicht voor 2013 worden gepresenteerd, waarna een toelichting volgt voor alle kostensoorten.
Het kostenoverzicht van de CSA voor 2013 ziet er als volgt uit:
Kostenposten (in € 1.000) Bedrag
Personeelskosten 2.924
Sociale lasten 702
Voedingskosten 14
Huishoudelijke kosten 100
Algemene kosten 25
Patiëntgebonden kosten 795
Diverse baten en lasten 0
4.560 Tabel 3: Kostenoverzicht 2013
Personeelskosten
De personeelskosten bestaan uit de brutolonen van medewerkers, de eindejaarsuitkering en de vakantietoeslag. De brutolonen voor 2013 zijn afgeleid uit de gerealiseerde kosten van januari en februari van dit jaar. De eindejaarsuitkering bedraagt bij het JBZ 8,33% van de brutolonen van de vaste arbeidskrachten, de vakantietoeslag van 8% is van toepassing op alle brutolonen.
Sociale lasten
De sociale lasten bevatten de werkgeversbijdragen in het kader van de sociale zekerheid, reiskostenvergoedingen en uitgaven voor bijzondere beloningen. In 2012 bedroegen de sociale lasten 24% van de personeelskosten. Voor 2013 mag ook van dit percentage worden uitgegaan.
Voedingskosten
Bij voedingskosten valt te denken aan kosten voor koffie, thee, melk, soep en
dergelijke. Om de voedingskosten voor 2013 te bepalen is het verbruik van 2012 gekoppeld aan de meest recente inkoopprijzen.
Huishoudelijke kosten
De huishoudelijke kosten bestaan onder andere uit schoonmaakkosten, afvalverwerkingkosten en kosten voor textiel. Ook hier is het verbruik van 2012 gekoppeld aan de meest recente
inkoopprijzen. Voor de kosten waarvan geen specificatie beschikbaar was, is aangenomen dat de kosten voor 2013 gelijk zijn aan die van 2012.
Algemene kosten
Bij algemene kosten valt te denken aan kantoormiddelen en -artikelen, computerapparatuur en vakliteratuur. De kosten voor 2013 zijn bepaald op basis van het verbruik van 2013 tegen actuele inkoopprijzen.
Patiëntgebonden kosten
De patiëntgebonden kosten zijn na de personeelskosten de grootste kostenpost op de CSA.
Hieronder vallen de verpakkingskosten, reinigingsmiddelen, onderhoudskosten en de aanschaf van instrumentarium. In eerste instantie zijn de afdelingen zelf verantwoordelijk voor de inkoop van nieuw instrumentarium, maar standaard instrumentarium wordt veelal centraal besteld door de CSA. Ook hier is het verbruik van 2012 gekoppeld aan de actuele verkoopprijzen om de kosten voor 2013 te bepalen. Een aantal kosten is te komen vervallen, omdat deze in 2012 niet aan de CSA toegerekend hadden mogen worden, maar aan de poliklinieken, zoals tandartsbenodigdheden.
Kapitaallasten
De kapitaallasten betreffen een afschrijving van een medische business case. Deze business case is geschreven naar aanleiding van de aanschaf van de Sterrad. De afschrijvingskosten worden in hoofdstuk 11 toegelicht als overheadkosten.
Diverse baten en lasten
Voor de diverse baten en lasten is geen specificatie beschikbaar. Er wordt daarom aangenomen dat deze kosten gelijk blijven.
5.2 Verdeelsleutels
Nu de kosten voor 2013 berekend zijn, kunnen zij met behulp van verdeelsleutels worden
toegerekend aan de drie processen. Aangezien arbeid de grootste kostenveroorzakende factor is, is gekozen om de kosten te verdelen op basis van de personeelsinzet.
5.2.1 Verdeelsleutel 1: personeel
De directe personeelsinzet in FTE bedraagt op de CSA wekelijks 20,31 FTE. Deze
personeelsinzet is gebaseerd op de huidige planning op de CSA. Deze verdeelsleutel kan als vast worden beschouwd, maar in werkelijkheid kan er verschil optreden, bijvoorbeeld in het geval van ondersteuning. Het totaal kan als volgt over de drie processen worden verdeeld:
- Sets: 15,50 FTE 76%
- Laminaten: 1,72 FTE 9%
- Endoscopen: 3,09 FTE 15%
5.2.2 Verdeelsleutel 2: personeel in sets en laminaten
Er is ook sprake van kosten die alleen toerekenbaar zijn aan sets en laminaten. De verdeling is dan als volgt:
- Sets: 15,50 FTE 90%
- Laminaten: 1,72 FTE 10%
Deze verdeelsleutels worden gebruikt om de eerste kosten te verdelen. In hoofdstuk 6, 7 en 8 worden meer verdeelsleutels toegelicht, welke gebruikt worden om de kosten naar de activiteiten per ruimte te verdelen.
5.3 Verdeling op basis van verdeelsleutels
Met behulp van de verdeelsleutels kunnen nu de kosten van 2013 worden verdeeld over de drie processen. Daarbij wordt rekening gehouden met indirecte kosten die volgens een van de
verdeelsleutels verdeeld worden, kosten die direct aan een proces toe te rekenen zijn en kosten die via een opslag worden toegerekend aan de processen.
Allereerst wordt een scheiding gemaakt in directe kosten, indirecte kosten en opslagen. Deze scheiding is gemaakt op basis van de kostenspecificaties. In deze specificaties is nagegaan welke kosten direct zijn, welke indirect en welke kunnen worden toegerekend met behulp van een opslag.
Dit leidt tot de volgende verdeling:
Direct Indirect Opslagen
Tabel 4: Verdeling kosten in direct – indirect – opslagen
De directe kosten worden verdeeld over de processen naar aanleiding van de kostenspecificaties. Hieruit zijn de volgende verhoudingen gebleken:
Sets Laminaten Endoscopen
Personeelskosten 76% 9% 15%
Sociale lasten 76% 9% 15%
Huishoudelijke kosten 89% 10% 1%
Patiëntgebonden kosten 67% 15% 18%
Tabel 5: Verdeling directe kosten
De indirecte kosten zijn allen toegerekend aan de activiteiten op basis van verdeelsleutel 1, met uitzondering van de huishoudelijke kosten, algemene kosten en patiëntgebonden kosten voor sets en laminaten, zij kennen de volgende verdeling:
O.b.v. Verdeelsleutel 1 O.b.v. Verdeelsleutel 2
Huishoudelijke kosten 92% 8%
Algemene kosten 94% 6%
Patiëntgebonden kosten 99% 1%
Tabel 6: Verdeling indirecte kosten o.b.v. verdeelsleutel 1 en 2
Deze verdeling is tot stand gekomen na bestuderen van de kostenspecificaties. Voor de endoscopen wordt volledig uitgegaan van verdeelsleutel 1.
Wanneer deze percentages worden toegepast op de kosten van de CSA, leidt dit tot het volgende overzicht, waarin A = Sets, B = Laminaten en C = Endoscopen:
Bedrag (x € 1.000) Direct Indirect
Totaal A B C A B C Opslagen
Personeelskosten 2.924 1.733 206 341 355 41 72 176 Sociale lasten 702 415 50 83 85 11 17 41
Voedingskosten 14 0 0 0 11 0 3 0
Huishoudelijke kosten 100 6 0 0 41 6 8 39
Algemene kosten 25 0 0 0 19 3 3 0
Patiëntgebonden kosten 795 33 8 8 36 6 8 696 Diverse baten en lasten 0 0 0 0 0 0 0 0
TOTAAL 4.560 2.187 264 432 547 67 111 952
Tabel 7: Verdeling kosten 2013 op basis van verdeelsleutels
Er kunnen in bovenstaande tabel afwijkingen zitten. Dit is te verklaren door het naar boven
afronden op duizendtallen. Hieronder is een rekenvoorbeeld opgenomen om de tabel toe te lichten.
Rekenvoorbeeld:
De totale huishoudelijke kosten bedragen € 100.000.
De directe kosten voor sets bedragen afgerond € 4.000 (€ 100.000 x 5% x 89%).
De indirecte kosten voor sets bedragen afgerond € 42.000 ((€ 100.000 x 55% x 92% x 76%) + (€ 100.000 x 55% x 8% x 90%))
De directe en indirecte kosten zullen in de hoofdstukken 6, 7 en 8 worden verdeeld met behulp van Activity Based Costing op basis van het aantal handelingen.
De opslagen worden in hoofdstuk 9 toegelicht en toegepast. Deze opslagen bestaan onder andere uit:
- personeelskosten en sociale lasten welke gereserveerd worden voor transport;
- huishoudelijke kosten die voor een deel worden gereserveerd voor transport, machinekosten en het oliën van instrumentarium, en;
- patiëntgebonden kosten die voor een deel worden toegerekend aan machinekosten, verpakkingskosten, transport, het oliën van instrumentarium, materiaalkosten en onderhoudskosten.