In 2006 bestond de procedure van de Toegangscommissie na het ontvan-gen van een (schriftelijk) verzoek uit de volontvan-gende drie hoofdstappen: – het sturen van een ontvangstbevestiging;
– eventueel nader inwinnen van informatie en de formulering van een advies om de zaak al of niet nader te onderzoeken, te zenden aan de indiener en aan het College;
– de formele bevestiging van het besluit van het College (in de vorm van een brief aan de indiener).
In het eerste kwartaal van 2007 echter, heeft de Toegangscommissie een nieuwe, meer efficiënte werkwijze ingezet.94 Bij nieuwe verzoeken die ‘evident niet-ontvankelijk’ zijn, dus waarbij het ‘overduidelijk’ is dat de commissie niets kan betekenen, laat de voorzitter van de Toegangscom-missie dit vanaf dat moment rechtstreeks aan de indiener weten. Dit is vaak het geval bij zogenoemde ‘burgerbrieven’. Er volgt in die gevallen ook geen advies meer aan het College en ook geen beslissing op het advies meer door het College. De ontvangstbevestiging blijft achterwege en wordt geïntegreerd met de afwijzingsbrief.
Deze verkorte procedure is door twee motieven ingegeven. In de eerste plaats het niet hoeven wekken van valse verwachtingen bij de indie-ner over de eventuele ontvankelijkheid van zijn/haar verzoek. Deze verwachtingen kunnen groeien met de tijd dat het verzoek bij de Toegangscommissie ligt. In de tweede plaats wil de Toegangscommissie ‘aldus onnodige administratieve activiteiten’ terugdringen.95 Er is bij de Toegangscommissie dus sprake van een gegroeide neiging naar ‘bureau-cratic efficiency’.
Gemiddeld zijn er het sinds het bestaan van de Toegangscommissie per verzoek 55,5 dagen (één maand en 25 dagen) verstreken tussen het verzoek van de indiener en zijn/haar ontvangst van een inhoudelijke reactie.96 93 interview 28 februari 2008.
94 Jaarverslag Toegangscommissie commissie evaluatie afgesloten strafzaken 2007, p. 2; interviews 28 februari en 20 mei 2008.
95 Jaarverslag Toegangscommissie commissie evaluatie afgesloten strafzaken 2007, p. 2. 96 N=38. cijfers per eind februari 2008.
Dit gemiddelde verschilt echter tussen 2006 en 2007, het jaar waarin de verkorte procedure is ingevoerd.97 Duurde het aanvankelijk (tot en met dossier 0021) gemiddeld één maand en 26 dagen voordat de indiener een inhoudelijke reactie ontving, voor de verzoeken uit 2007 (vanaf nr. 0023) is deze periode (ruim) negen dagen korter: één maand en 17 dagen. Klaar-blijkelijk heeft de nieuwe procedure, waarbij het advies aan het College achterwege wordt gelaten, een versnellende werking gehad op de afdoe-ning van zaken door de Toegangscommissie.
De gemiddelde totale doorlooptijd van bij de Toegangscommissie aange-brachte verzoeken is langer, namelijk 73 dagen (twee maanden en twaalf dagen). Hiermee doelen we op de tijd die verstrijkt tussen het verzoek van indiener (datum brief) en de reactie van het College op het advies van de Toegangscommissie richting de indiener (brief). In dit gemiddelde zijn echter alléén die verzoeken betrokken, waarvan het dossier een duide-lijke einddatum met de reactie van het College bevat.98 Dit relatief kleine aantal heeft primair te maken met de beschreven verkorte handelwijze van de Toegangscommissie vanaf het begin van 2007.99
Met de versnelde procedure (vanaf 2007) is de einddatum bij evident niet-ontvankelijke verzoeken niet meer de datum van de overname van het advies door het College, maar de datum van de inhoudelijke reactie van de Toegangscommissie aan de indiener. Het nieuwe gemiddelde bedraagt 58,4 dagen over de totale periode 2006-2007, een verschil van ruim twee weken ten opzichte van de oude procedure.
Vonden er in 2006 vijftien reacties op adviezen plaats door het College en duurden deze gemiddeld bijna 73 dagen, in 2007 was nog maar één schrif-telijke reactie van het College op adviezen in het dossier aanwezig (2007-032).100 Tussen het aanvankelijke verzoek van de indiener en de reactie van het College verstreken in dit ene geval 76 dagen.
De Toegangscommissie heeft meer tijd nodig voor verzoeken van weten-schappers dan voor verzoeken van anderen (bijv. veroordeelden, advo-caten of pleitbezorgers). Wanneer de eersten een zaak hebben ingediend, is het gemiddeld langer wachten op een inhoudelijke reactie van de Toegangscommissie (77 dagen; N=9) dan wanneer anderen een verzoek indienen (ruim 48 dagen; N=27).
97 de scheiding leggen we bij de periode vanaf zaak Toegangscommissie-dossiernummer 0023: de eerste zaak waarin de Toegangscommissie besluit tot invoering van de verkorte procedure (interview 28 febru-ari 2008).
98 N=16. een statusoverzicht met data dat door de Toegangscommissie is gemaakt, verschilt op een paar verzoeken met de einddata die in de afzonderlijke zaaksdossiers voorkomen. dit kan komen doordat in de dossiers conceptbrieven zitten waarvan enkele pas later definitief namens het college zijn verstuurd. de gemiddelde doorlooptijd volgens het statusoverzicht is één dag langer dan volgens de dossiers. 99 verder ontbreken in sommige dossiers de (definitieve) ‘beslisbrieven’ van het college aan de indiener om
andere redenen, bijvoorbeeld omdat de indiener anoniem is (2x) en er dus geen verzendadres is aange-geven; of omdat de brief van indiener geen (duidelijk) verzoek bevat.
Dit zal te maken hebben met het feit dat voor verzoeken van wetenschap-pers expliciet moet worden nagegaan of deze tevens onherroepelijk en ernstig zijn. Is dit ook het geval, dan gaat de Toegangscommissie boven-dien na of het verzoek inhoudelijk ‘levensvatbaar’ is voor nader onderzoek door de CEAS. Dit vergt vaak extra vooronderzoek door de Toegangscom-missie, zoals het opvragen en analyseren van gegevens, rapportages, correspondentie met de indiener, gesprekken e.d.101
3.6 Na de beslissing
Zoals aangegeven bracht de Toegangscommissie aanvankelijk op elk ver-zoek advies uit aan het College. Later doet de commissie dit alleen nog bij verzoeken die ontvankelijk zijn of verzoeken waarvan de niet-ontvanke-lijkheid niet evident is (en dus toelichting behoeven). Deze adviezen van de Toegangscommissie aan het College hebben de volgende opbouw:102 – beschrijving van de aan de orde zijnde casus en de rechtsgang hiervan; – eventuele verschoning(en) die binnen de Toegangscommissie hebben
plaatsgevonden;
– beschrijving van de formele vereisten op grond van het Instellings-besluit (artikel 4) en beoordeling;
– beschrijving van eventuele materiële overwegingen (o.a. Instellings-besluit artikel 2) en beoordeling;
– conclusie en advies.
Zodra het College het advies tot nader onderzoek overneemt, is de vraag wie te informeren en te polsen en dient de samenstelling van een drie-manschap door het College te worden bepaald. Er is een draaiboek ontwikkeld, dat in concept is opgesteld door dezelfde medewerkers die als secretariaat van de Toegangscommissie fungeren, voor de plaatsing van een aankondiging op de website van het OM dat een onderzoek zal starten en tevens voor het informeren van relevante partijen (zoals de Raad voor de rechtspraak, ambtelijk Justitie, de Raad van Hoofdcommissarissen en de leden van de CEAS-pool). Een advies van de Toegangscommissie voor nader onderzoek komt pas in de openbaarheid nadat eerst slachtoffers, nabestaanden en anderen op de hoogte zijn gesteld.103
Daarna volgt de formele bevestiging van de opdracht van het College aan het driemanschap. Het driemanschap maakt vervolgens zelf een project-voorstel dat weer met het College wordt afgestemd. Dit zullen we terug-zien in de hoofdstukken 5-7.
101 interview 29 februari 2008.
102 archief secretariaat van de Toegangscommissie.
3.7 Randvoorwaarden
Fte’s, vergoedingen, werkruimtes
De leden van het secretariaat van de Toegangscommissie verrichten hun werk binnen het kantoor van het College, het PaG. Er is niet duidelijk een vast aantal uren begroot voor de werkzaamheden. Bij aanvang kon men namelijk geen inschatting maken van het aantal te verwachten zaken.104 Het maken van een begroting van tijd en kosten was hierdoor minder opportuun.
Wat betreft de vergoedingen voor leden van de CEAS-pool die niet voor het OM werken, te weten (strafrecht)wetenschappers, oud-politiefuncti-onarissen en (oud-)advocaten: zij vallen onder het Vergoedingenbesluit Adviescolleges en het Reiskostenbesluit Binnenland.105
Vergaderingen van de Toegangscommissie vinden in beginsel plaats in het OM-huis in Utrecht.
Bevoegdheden
De Toegangscommissie heeft toegang tot alle processtukken en kan inter-views houden en informatie vragen.106 De commissie beschikt niet over dwangmiddelen. Informatie en gegevens worden op basis van vrijwillig-heid aan de Toegangscommissie verstrekt.