Rol dicht bij dagelijkse werkzaamheden

De zesde conditie voor een effectieve crisisbeheersing door het Waterschap Rivierenland luidt: “hoe dichter bij de dagelijkse werkzaamheden de rol van functionarissen in de crisisorganisatie ligt, hoe effectiever de crisisbeheersing door het waterschap”. In het crisisplan van het Waterschap Rivierenland wordt gesteld dat de crisisorganisatie van het waterschap een afspiegeling is van de normale organisatie en de rollen van de functionarissen zoveel mogelijk aansluiten op hun normale functies (Janssen, 2016). In de praktijk blijkt dit niet altijd het geval te zijn.

Voor een Adviseur Crisisbeheersing bestaan zijn dagelijkse werkzaamheden eigenlijk uit de taken die hij voor zijn rol in de crisisorganisatie ook op zich neemt. Waar de ene adviseur inderdaad deze overlap ervaart en geen knelpunten benoemt, is er volgens de andere adviseur wel een knip tussen zijn dagelijkse werk en zijn rol in de crisisorganisatie: “het sluit niet aan, het is echt wat anders. Het ene moment ben je plannen aan het schrijven of ben je professioneel koffie aan het drinken met de brandweer (…) en het andere moment dan gaat de telefoon en ga je weg (…) het zit natuurlijk heel

68 erg in lijn daarmee. Het is de wedstrijd waar we ons het hele jaar op voorbereiden” (Rik de Schepper, persoonlijke communicatie, 19 mei 2020).

Het Hoofd Veld geeft aan dat de aansluiting van zijn rol als Hoofd Veld of Wachtcommandant niet meer zo goed aansluit op zijn dagelijkse werkzaamheden als vroeger het geval was: “het past wel binnen de dagelijkse werkzaamheden, (…) het sluit deels aan op mijn ervaring (…) dus dat zit wat verweven daarin, het is niet meer mijn dagelijkse taak, maar als het zich voordoet dan past dat of maken we het passend” (Hoofd Veld, persoonlijke communicatie, 19 mei 2020). Alle andere functionarissen zijn van mening dat hun rol in de crisisorganisatie voldoende aansluit op de dagelijkse werkzaamheden. Zij ervaren in de aansluiting geen knelpunten.

Een knelpunt dat wel door bijna alle functionarissen wordt ervaren is dat zij niet meer toekomen aan hun dagelijkse werkzaamheden zodra de crisisorganisatie is opgeschaald en zij een actieve rol bekleden. Dit kwam ook naar voren in de observatie op 13 mei 2020, waarin een functionaris in het Actie Centrum Water (ACW) aangaf dat haar eigen werk onder de situatie begon te lijden. Ze was van mening dat de opgeschaalde situatie voor het bestrijden van de Coronacrisis niet te lang moest gaan duren. Voor dit onderzoek zijn twee Informatiecoördinatoren (ICO) Kantoor geïnterviewd. Beide ICO’s zijn in hun dagelijkse werk teamleider van een team in de organisatie. Zij ervaren moeilijkheden in het combineren van hun rol als ICO in combinatie met hun dagelijkse werk als teamleider. De mannelijke ICO Kantoor gaf aan: “er wordt te makkelijk gezegd je hebt de mogelijkheid om al je werk te laten liggen (…), ik ben teamleider van mijn team en die verwacht ook dat ik antwoord geef als ze vragen [heeft]. (…) het is te makkelijk om te zeggen heel de tijd ben je beschikbaar, je bent toch zo goed mogelijk de calamiteit aan het bedienen met de tijd die beschikbaar is. Er wordt veel van de ICO verwacht” (Hans Merks, persoonlijke communicatie, 14 mei 2020). Hij geeft aan dat in de opleiding meer aandacht besteed kan worden aan een optimale vervulling van een rol in de crisisorganisatie en daar met andere functionarissen op te reflecteren. De vrouwelijke ICO Kantoor sluit zich hierbij aan: “ik werd weggetrokken naar de calamiteitenorganisatie, terwijl ik ook een team had met een stuk of zes mensen die calamiteiten draaiden en dan ben je uit je rol als teamleider gezet, maar je wil juist in zo een calamiteit mensen de begeleiding geven die ze nodig hebben (…), dus toen heb ik wel aangekaart dat de ICO Kantoor in combinatie met (…) teamleider bij handhaving geen combinatie is.” (Loes Penning de Vries, persoonlijke communicatie, 26 mei 2020). Zij ziet de centralisering van de crisisorganisatie als mogelijke oplossing voor het probleem dat het reguliere werk onder de opgeschaalde crisissituatie lijdt: “dat je een team dermate professionaliseert dat op het moment dat we opschalen dat die daar fulltime voor vrij is, dan trek je minder mensen weg uit hun reguliere werk, want dat is denk ik vooral de weerstand die mensen [nu] voelen” (Loes Penning de Vries, persoonlijke communicatie, 26 mei 2020).

69 crisisorganisatie. De Adviseurs Crisisbeheersing proberen een rol te vinden die aansluit op de competenties van de medewerker (Janssen, 2016). In het Hoogheemraadschap van Rijnland is dit anders georganiseerd. In het Hoogheemraadschap kan ook iedere werknemer solliciteren op een rol, maar is besloten meer vrijheid te geven aan de keuze voor een rol: “in het verleden vonden wij dat alle afdelingshoofden operationeel leider moesten zijn en alle teamleiders CPI (Coördinator Plaats Incident) moesten zijn. Sommige teamleiders waren hele goede teamleiders, maar in de calamiteitenorganisatie staan ze ineens onder druk, [dan] waren ze niet zo goed. En toen hebben we ook gezegd als de koffiejuffrouw de beste operationeel leider is, [dan] moet zij daarop kunnen solliciteren. Vandaar dat het vrijgegeven is. (…) maar wat je ziet is dat keringsspecialisten dan toch vaak solliciteren op een functie als Coördinator Maatregelen [of] Coördinator Scenario’s. De appel valt niet zo ver van de boom. We vonden het in het begin heel eng, [want] wie gaat er nu op solliciteren? Maar uiteindelijk komt dat wel op zijn pootjes terecht” (Erik van der Linden, persoonlijke communicatie, 28 mei 2020). De Adviseur Crisisbeheersing geeft aan dat het loslaten van de sollicitaties de effectiviteit van de crisisbeheersing ten goede is gekomen: “ik durf nu wel te zeggen dat de diversiteit die ontstaan is, dat heeft heel de groep CPI’ers op een hoger niveau gekregen, want ze evalueren met elkaar, ze leren van elkaar, ze weten elkaars kwaliteiten ook te vinden” (Erik van der Linden, persoonlijke communicatie, 28 mei 2020).

Concluderend kan worden gesteld dat een meerderheid van de rollen in de crisisorganisatie goed aansluit op de dagelijkse werkzaamheden van de functionarissen. Bij sommige rollen is een knip zichtbaar in de overgang van het dagelijkse werk naar de taken in de crisisorganisatie. Het grootste knelpunt dat in de huidige crisisorganisatie door functionarissen wordt ervaren is dat er te weinig tijd en ruimte overblijft voor het reguliere werk en dat dit werk onder de situatie gaat lijden. De huidige crisisorganisatie van het Waterschap Rivierenland voldoet voor een groot deel aan de zesde conditie voor een effectieve crisisbeheersing. Hoe beter de rol in de crisisorganisatie aansluit op het dagelijkse werk, hoe minder knelpunten worden ervaren in de opschaling van de crisisorganisatie, hoe effectiever de crisisbeheersing.