Opschaling

De vijfde conditie voor een effectieve crisisbeheersing door het waterschap luidt: “Hoe meer de crisisorganisatie van het waterschap in een netwerkstructuur opereert, hoe sneller de opschaling van de crisisorganisatie, hoe effectiever de crisisbeheersing”. Aangezien het Waterschap Rivierenland (nog) wordt gekenmerkt door een hiërarchische organisatiestructuur voldoet de huidige crisisorganisatie niet aan de vijfde conditie. Uit de resultaten is wel gebleken dat de opschaling van de crisisorganisatie van het Waterschap Rivierenland wordt belemmerd door een aantal knelpunten. Deze knelpunten verminderen de effectiviteit van de crisisbeheersing.

Een eerste knelpunt in de opschaling van de crisisorganisatie werd benoemd door de Operationeel Leider. Tijdens een crisis wordt in de eerste fase het Actie Centrum Water (ACW) actief. Indien de crisis groter wordt en er wordt opgeschaald moet de Operationeel Leider worden

66 geïnformeerd. De functionarissen uit het ACW hebben volgens de Operationeel Leider vaak de neiging te doen alsof de crisis wel meevalt: “de teneur is meestal “het valt wel mee”, totdat ik doorvraag en tot de ontdekking kom dat het helemaal niet meevalt of inhoudelijk dat er iets ernstigs aan de hand is of dat men niet heeft nagedacht over de communicatie of de afhankelijkheid van netwerkpartners (…) dan bellen ze me “ja ik bel je maar even, maar er is eigenlijk niks aan de hand want het valt wel mee” en na vijf minuten heb ik te maken met een soort stevige crisis” (Kees Vonk, persoonlijke communicatie, 13 mei 2020). Volgens de Operationeel Leider biedt het ontwikkelen van een netwerkstructuur in de organisatie geen oplossing voor dit knelpunt. Sterker nog, voor de crisisorganisatie zelf ziet hij meer kansen in een hiërarchische indeling. “Dan geloof ik wel in een meer militaire aanpak van de crisisorganisatie. Dat een paar professionals zeggen (…) van “nou ik heb dit geanalyseerd maar mijn advies is om op te schalen”, want in de reguliere organisatie dempt het uit”.

Een tweede knelpunt in de opschaling kwam naar voren in een interview met een Informatiecoördinator (ICO) Kantoor. Het presenteren van het actuele situatiebeeld is momenteel belegd bij de ICO Kantoor, maar “als we opschalen dan is een Hoofd ACW al geïnformeerd per telefoon. Die weet eigenlijk meer dan wij als ICO in de opstartfase, want wij halen alleen maar uit wat er in het systeem staat en dat moeten wij presenteren” (Loes Penning de Vries, persoonlijke communicatie, 26 mei 2020). Het algemene knelpunt dat hieraan ten grondslag ligt is dat taken en verantwoordelijkheden tijdens de opstartfase van een crisis niet goed belegd zijn en onderling nog moeten worden afgestemd. Hierdoor gaat tijd verloren voordat daadwerkelijk met de crisisbeheersing wordt begonnen.

Tijdens de opschaling voor een acute ramp gaat ook wel eens tijd verloren. Dit is bijvoorbeeld het geval in de crisis in Kedichem: “staat op instorten zeggen ze dan, maar ja dat was vrijdag en dinsdag kwamen we een keer bij elkaar om te kijken wat er aan de hand is” (Rik de Schepper, persoonlijke communicatie, 19 mei 2020). Dit knelpunt valt ook de Operationeel Leider op. De opschaling in de eerste coördinatiefase “gebeurt nu door de lijnorganisatie en meestal hebben we dan ook nogal wat tijd verloren” (Kees Vonk, persoonlijke communicatie, 13 mei 2020).

Een ander knelpunt in de opschaling van de huidige crisisorganisatie heeft niet zozeer te maken met de structuur van de organisatie, maar eerder met het vervullen van een actieve rol in de crisis. Zodra een crisis zich ontvouwt en het waterschap besluit op te schalen naar fase 1 is het de bedoeling dat werknemers met een rol in de crisisorganisatie die worden opgeroepen hun reguliere werk uit handen laten vallen. Zij moeten zich dan volledig richten op de rol die zij op dat moment in de crisisorganisatie vervullen. Het laten vallen van het reguliere werk waarmee een werknemer zich op dat moment bezighoudt levert wel eens wrijving op. De ICO Kantoor geeft aan “hoe lastig het is om bij de start van de calamiteit bepaalde rollen in te [vullen] (…) meestal begint het met een hoop gezucht en vooral van ik heb eigenlijk geen tijd maar het moet, ik heb die rol, dus toe maar” (Hans Merks,

67 persoonlijke communicatie, 14 mei 2020). De ICO ziet de voordelen van een Centrale Crisis Coördinatie eenheid in de opschaling van een crisis in: “dat wij niet als ICO’s Kantoor bij elke calamiteit gelijk dat ding moeten laten vallen en op moeten draven, maar bijvoorbeeld dat er een dedicated pool is die daar echt de taak voor heeft en het kan altijd zijn dat iemand ziek is of dat de calamiteit dusdanig groot is dat je opschaalt naar WOT, WBT, dat je dan een extra ICO uit de pool erbij trekt” (Hans Merks, persoonlijke communicatie, 14 mei 2020). Op die manier kan de centrale eenheid een rol spelen in het verminderen van de knelpunten die nu bij de opschaling van de crisisorganisatie worden ervaren en leiden tot een effectievere (centrale) crisisbeheersing.

Het Waterschap Rivierenland werkt met een overzicht van functionarissen, maar dit overzicht is niet altijd up-to-date. Tijdens de droogte in 2018 leidde dit tot vertraging in de opschaling: “bij opstart kostte het erg veel tijd om uit te zoeken wie beschikbaar was. Het vakantieschema van de calamiteitenorganisatie klopte niet altijd, waardoor ik alle individuele agenda’s ben gaan checken” (Actiecentrum Crisiscommunicatie, 2018c). Een meldpunt voor vrijwilligers is er wel, maar zij zijn niet altijd beschikbaar in de vakantieperiode. Hierdoor is het onduidelijk in hoeverre beroep kan worden gedaan op de aanwezige vrijwilligers (Actiecentrum Crisiscommunicatie, 2018c).

Ondanks dat de vijfde conditie voor een effectieve crisisbeheersing niet aanwezig is in het waterschap, kan worden gesteld dat de effectiviteit van de crisisbeheersing wordt verminderd door de knelpunten die zich voordoen in de opschaling van de huidige crisisorganisatie. De analyse van deze conditie biedt belangrijke input voor het verbeteren van de huidige crisisorganisatie en voor de inrichting van de Centrale Crisis Coördinatie eenheid. In het volgende hoofdstuk zijn daarom een aantal aanbevelingen opgenomen met betrekking tot de opschaling van de crisisorganisatie.