Leervermogen crisisorganisatie

De achtste conditie voor een effectieve crisisbeheersing door het waterschap luidt: “Hoe groter het leervermogen van de crisisorganisatie, hoe effectiever de crisisbeheersing door het waterschap”. Alle crises waarvoor de crisisorganisatie opschaalt en alle crisisoefeningen worden in het Waterschap Rivierenland naderhand geëvalueerd door de Adviseurs Crisisbeheersing. Het evalueren heeft als doel “om na te gaan of het optreden van de calamiteitenorganisatie de gewenste resultaten oplevert en om verbeterpunten aan te geven” (Janssen, 2016, p.19). De evaluaties hebben allemaal dezelfde opzet “de evaluatie richt zicht op de procesmatige en organisatorische leerpunten (…) de evaluatie is gebaseerd op de bevindingen van de deelnemers en de waarnemingen van de evaluator tijdens de crisis.” (Zoethout, 2019, p.1). In alle evaluaties komen eerst de positieve punten aan bod waaraan vastgehouden dient te worden. Daarna worden de verbeterpunten benoemd. Afgesproken is dat dit maar maximaal drie verbeterpunten mogen zijn: “vroeger maakten we hele lijsten met verbeterpunten en dan is het heel lastig om die uit te voeren (…) al die verbeterpunten betekenen dat er in de organisatie iets moet veranderen, (…) het vermogen van de organisatie als geheel om die dingen op te pakken en uit te voeren dat is gewoon beperkt (…) je moet ook de organisatie niet gaan overvragen met allerlei veranderingen en verbeteringen, want dan redden we het niet met elkaar” (Eef Janssen, persoonlijke communicatie, 12 mei 2020). De verbeterpunten bieden daarnaast input voor het ontwikkelen van oefendoelen. Hierdoor ontstaat een cyclisch proces en een leereffect. Dit leereffect is terug te zien in de deelnemers van de oefeningen: “die doen gewoon hun ervaring op en die worden daar wijzer van (…) [dan] doen ze dat de volgende keer weer iets effectiever, iets slimmer, iets handiger (…) en dat je telkens meer rendement uit de oefening weet te halen” (Rik de Schepper, persoonlijke communicatie, 19 mei 2020).

De evaluaties zijn gebaseerd op waarnemingen van de evaluator tijdens de crisis of van de observator tijdens een oefening. Volgens de evaluatieopzet wordt voor de evaluatie de informatie uit het Landelijk Crisis Management Systeem (LCMS) gebruikt als input voor het schrijven van de evaluatie. Daarnaast worden functionarissen uit de crisisorganisatie die betrokken waren bij de crisis of de

72 oefening bevraagd (Janssen, 2019). De Adviseur Crisisbeheersing geeft tijdens het interview echter aan dat dit in de praktijk niet altijd het geval is. Soms biedt één gesprek met een Hoofd Actie Centrum Water (ACW) hem voldoende input om de evaluatie te schrijven: “met één gesprek heb ik voldoende input voor mijn evaluatie naast natuurlijk mijn eigen waarnemingen” (Rik de Schepper, persoonlijke communicatie, 19 mei 2020). Andere evaluaties worden wel door middel van een brede uitvraag in de crisisorganisatie geschreven.

Burgers worden in de evaluaties van het Waterschap Rivierenland niet betrokken, maar netwerkpartners kunnen wel worden gevraagd of zij leerpunten voor het functioneren van het waterschap zien. Het waterschap geeft aan dat zij als functionele overheid minder direct contact heeft met burgers dan bijvoorbeeld een gemeente, maar staat wel open om indien zich kansen aandienen burgers te betrekken in de evaluaties (Eef Janssen, persoonlijke communicatie, 12 mei 2020). Een voorbeeld van een crisis waarin het waterschap direct contact heeft met burgers is de huidige crisis rondom het gemaal in Kedichem. Het waterschap praat met omwonenden over het onderhoud dat zij verricht aan het gemaal. Dat burgers niet worden betrokken in de evaluaties is opvallend, omdat het bestuur van een waterschap wordt gekozen via de waterschapsverkiezingen. Zij is tegenover burgers verantwoording schuldig over haar handelingen. Dit betreft ook de handelingen die zij verricht tijdens crisisbeheersing.

Door het Waterschap Rivierenland wordt niet of nauwelijks gevraagd om externe evaluaties. “We hebben nog nooit de behoefte gehad om een externe evaluatie te doen, maar dat zou wel kunnen, als er nu iets heel gevoelig ligt dat je een externe partij dat laat doen” (Rik de Schepper, persoonlijke communicatie, 19 mei 2020). Wat opvalt is dat de evaluaties verricht worden door de Adviseurs Crisisbeheersing, terwijl deze functionarissen tegelijkertijd zelf een actieve rol in de crisis kunnen bekleden. Hierdoor moeten zij hun eigen functioneren ook evalueren. Dit is bijvoorbeeld het geval in de crisis rondom het Coronavirus, waar twee Adviseurs Crisisbeheersing een actieve rol bekleden in het ACW. Tegelijkertijd biedt dit voordelen, omdat de adviseurs van dicht bij het functioneren van de crisisorganisatie in deze crisis hebben meegemaakt. Naast het betrekken van burgers kan het Waterschap Rivierenland nog een andere kans beter benutten, namelijk het uitwisselen van evaluatoren met buurwaterschappen. Het Hoogheemraadschap van Rijnland maakt hier gebruik van. Waar vroeger externe evaluaties werden verricht door externe adviesbureaus, worden in het Hoogheemraadschap van Rijnland tegenwoordig evaluaties verricht door evaluatoren van de waterschappen uit het samenwerkingsverband in de regio West. “Dat geeft ook wel een hele mooie inkijk bij elkaar in de keuken [en] soms ook wel mooie opmerkingen of aanbevelingen” (Erik van der Linden, persoonlijke communicatie, 28 mei 2020). Deze vorm van evalueren kan het leervermogen van de crisisorganisaties van de Nederlandse waterschappen naar een hoger niveau tillen.

73 Rivierenland verrichten is om te leren. De evaluaties vinden alleen plaats na afloop van een crisis of oefening, evalueren tijdens een crisis of oefening wordt niet gedaan. Er is dus alleen sprake van intercrises leren en niet van intracrises leren. Door tijdens oefeningen meer aandacht te besteden aan het evalueren kan het leerrendement van oefeningen worden verhoogd (Eef Janssen, persoonlijke communicatie, 12 mei 2020). In 2019 is eenmalig gewerkt met de After Action Review methode om het leerrendement binnen het team dat deelnam aan de oefening te vergoten (Schepper, 2019b, p.3).

Daarnaast wordt momenteel door de evaluatoren alleen procesmatig geëvalueerd: “wij evalueren eigenlijk alleen onze interne processen (…) hoe hebben wij crisisbeheersing aangepakt? Is dat in lijn met de planvorming? Zo ja, mooi en heeft het dan goed gewerkt? (…) En is het niet in lijn met de planvorming, heeft het wel goed gewerkt en is er bewust afgeweken (…), dan kunnen we onze planvorming aanpassen” (Rik de Schepper, persoonlijke communicatie, 19 mei 2020). In tegenstelling tot het Waterschap Rivierenland wordt in het Hoogheemraadschap van Rijnland naast het procesmatig evalueren ook technisch geëvalueerd om te beoordelen niet alleen het plan is gevolgd, maar ook of de werkwijze tot de gewenste resultaten heeft geleid (Erik van der Linden, persoonlijke communicatie, 28 mei 2020).

Al met al kan worden gesteld dat de crisisorganisatie van het Waterschap Rivierenland – ondanks de mogelijke verbeterpunten – wordt gekenmerkt door een relatief groot leervermogen. Alle oefeningen en crises worden geëvalueerd en de evaluaties bieden input voor nieuwe oefendoelen, waardoor een cyclisch proces ontstaat. De verbeterpunten uit de evaluaties worden op een groslijst gezet. Er wordt regelmatig gekeken of de punten worden aangepakt. Het leerrendement van de oefeningen wordt verlaagd door alleen achteraf te evalueren zonder de deelnemers hierbij te betrekken. Daarnaast wordt alleen procesmatig geëvalueerd en worden geen externe evaluaties verricht. In de crisisorganisatie is de achtste conditie voor een effectieve crisisbeheersing in grote mate aanwezig.