Landelijk Crisis Management Systeem (LCMS)

De derde conditie voor een effectieve crisisbeheersing luidt: “Hoe beter de informatiedoorstroom in het crisismanagementsysteem LCMS, hoe effectiever de crisisbeheersing door het waterschap” . Uit de theorie is gebleken dat er in het werken met het Landelijk Crisis Management Systeem (LCMS) vaak knelpunten worden ervaren die de effectiviteit van de crisisbeheersing belemmeren. De evaluaties van crises en oefeningen van het Waterschap Rivierenland bevestigen dat ook in het waterschap knelpunten worden ervaren. In de evaluaties komen verbeterpunten naar voren voor het werken met het LCMS. Dit is ook het geval in de evaluatie van de crisis op de golfbaan in Spijk in 2019. Tijdens deze crisis was de informatie niet altijd up-to-date. Dit kwam mede doordat er geen Informatiecoördinator (ICO) Veld aangewezen was, maar alleen een Informatiecoördinator Kantoor. De schakel tussen het veld en het kantoor kon hierdoor niet optimaal worden benut. Het LCMS werd pas tijdens het

61 wekelijkse overleg van het Actie Centrum Water (ACW) bijgewerkt. Hierdoor werd informatie pas na het weekend bijgewerkt (Zoethout, 2019). Daarnaast wordt het LCMS voor langlopende crises niet altijd meer aangevuld met actuele informatie. Dit werd bevestigd door een ICO Kantoor tijdens de observatie op 13 mei 2020. Hij merkt dat voor de crisisbeheersing van de crisis in Spijk informatie vaak via de mail wordt uitgewisseld in plaats van in het systeem verwerkt. Vaak verwerken de Informatiecoördinatoren en de Adviseurs Crisisbeheersing de informatie nog wel in het systeem, maar andere functionarissen hebben de neiging via de mail te communiceren (Hans Merks, persoonlijke communicatie, 14 mei 2020).

Tijdens diezelfde observatie kwam een ander knelpunt in het werken met LCMS naar voren. Als informatie er niet in staat kan het niet worden gelezen, maar de informatie die er wél instaat wordt ook niet altijd gelezen. De ICO Kantoor die het ACW-overleg presenteerde vroeg aan de Adviseur Communicatie om een beeld te schetsen van de externe communicatie, omdat “het niet in LCMS stond”. De Adviseur Communicatie gaf aan dat de informatie er wel degelijk in stond. De Adviseur Crisisbeheersing gaf daarnaast aan dat de informatie in het systeem ook door functionarissen uit het WOT (Waterschap Operationeel Team) niet altijd wordt gelezen. Het ACW bereidt een PowerPoint presentatie voor die tijdens het WOT-overleg wordt gepresenteerd, hierdoor leest men enkel de informatie van de slides uit de PowerPoint en informeren functionarissen zichzelf niet meer voorafgaand aan het overleg door de informatie in het LCMS te raadplegen.

Daarnaast is het van belang dat de informatie die in het systeem wordt gezet “informatie [is] gericht op coördinatie en besluitvorming. Maar de neiging is natuurlijk om bij twijfel er alles in te zetten, waardoor een onoverzichtelijke brei ontstaat van informatie waar je niet meer de essentie zo makkelijk uitplukt (…) dus de informatie die we er in zetten is die goed geduid op coördinatie en besluitvorming?” (Kees Vonk, persoonlijke communicatie, 13 mei 2020). De informatie in het LCMS is voor het functioneren van de crisisorganisatie niet altijd noodzakelijk (Rik de Schepper, persoonlijke communicatie, 19 mei 2020). Er wordt overbodige informatie in het systeem of functionarissen laten oude informatie die niet meer relevant is in het systeem staan (Eef Janssen, persoonlijke communicatie, 12 mei 2020). Met name bij langlopende crises ligt het gevaar op de loer dat het systeem meer wordt gebruikt als een dossier dan waar het oorspronkelijk voor is bedoeld. De informatiedoorstroom in het systeem is hierdoor niet optimaal.

Uit de interviews met verschillende functionarissen van de crisisorganisatie is gebleken dat de meeste functionarissen het een makkelijk systeem vinden in het gebruik, maar dat er in het werken met het systeem nog wel verbeteringen zichtbaar zijn. Zo lukt het niet iedereen om kort en bondig gegevens in het systeem op te schrijven. De Adviseur Crisisbeheersing gaf aan “daar trainen we wel op, maar het is toch moeilijk om echt dingen kort en bondig te formuleren (…), maar als ze dan eenmaal aan het typen zijn (…) worden het dan toch weer lange, ingewikkelde zinnen (…) en dan heb je toch

62 weer vaak een heel lang verhaal te pakken. En dat is ook niet de bedoeling. (…). Dus dat is wel even een aandachtspunt met het LCMS” (Eef Janssen, persoonlijke communicatie, 12 mei 2020).

Met name de specialisten hebben de neiging uitgebreid te schrijven. Volgens ICO Kantoor Hans Merks (persoonlijke communicatie, 14 mei 2020) is er in het formuleren van teksten in LCMS de neiging om te streven naar perfectie. Daarnaast vergeten de specialisten in de dijkbewakingsorganisatie vaak het LCMS in te vullen, omdat zij met twee systemen werken. Naast het LCMS werken zij met het systeem Vizier, waarin zij gegevens over bijvoorbeeld peilstanden invoeren. De Informatiecoördinator Kantoor gaf aan dat gegevens in het LCMS wel eens ontbreken. De reden is volgens haar niet dat de informatie er niet is, maar dat specialisten vergeten het in het systeem te zetten: “veel van die specialisten werken met twee systemen, dus ze werken ook nog met Vizier. En dat houden ze keurig bij, maar dan vergeten ze wel eens om die informatie naar het LCMS te trekken. En wij als ICO hebben geen inzicht in Vizier, dus dan is die informatie er wel, maar hij is alleen voor ons niet toegankelijk.” (Loes Penning de Vries, persoonlijke communicatie, 26 mei 2020). Het werken met twee systemen verslechtert de informatiedoorstroom in het LCMS van het Veld naar het Kantoor. Het werken met een digitaal systeem in het veld wordt überhaupt als lastig ervaren: “er is wel een nadeel als je buiten bent, want dan moet je wel een goede verbinding hebben en moet je wel de tijd hebben (…) [er is] onvoldoende tijd om dat digitale systeem bij te houden” (Hoofd Veld1_{, persoonlijke communicatie, 19} mei 2020). Tijdens een flitsramp is het voor veldmedewerkers lastig om gegevens in het systeem te zetten en het beeld up-to-date te houden. In 2020 is dit knelpunt in een veldoefening geoefend, omdat er geen Informatiecoördinator Veld deelnam aan de oefening (Waterschap Rivierenland, 2020b). Volgens het Hoofd Veld verloopt de algemene (telefonische) communicatie tijdens een crisis tussen het Veld en het Kantoor wel goed en stroomt de informatie tussen de twee eenheden door.

Naast de knelpunten is uit de theorie ook een doelstelling naar voren gekomen, namelijk het verwerken van gegevens in het LCMS tijdens een crisis binnen tien minuten. Uit de interviews met de ICO’s Kantoor is gebleken dat het verwerken van gegevens binnen tien minuten niet altijd haalbaar is. Het is erg afhankelijk van de aard van de calamiteit of dit lukt, maar het is de ICO Kantoor bijvoorbeeld bij het gemaal in Kedichem niet gelukt dit binnen tien minuten te verwerken om een totaalbeeld van de situatie te krijgen (Hans Merks, persoonlijke communicatie, 14 mei 2020). Desondanks hebben de informatiecoördinatoren meestal wel het gevoel een actueel situatiebeeld voor ogen te hebben. In dat beeld wordt de situatie rondom de (crisis)communicatie niet altijd meegenomen (Jonas Moberg, persoonlijke communicatie, 18 mei 2020). Dat is een aandachtspunt waar de informatiecoördinatoren op bedacht moeten zijn.

1 _{Naam van deze functionaris is wegens privacy redenen geanonimiseerd. De naam is bekend bij de}

63 Terugkoppelend naar de literatuur (Helsloot & Scholtens, 2015a) blijkt dat de knelpunten in het werken met het LCMS ook in het Waterschap Rivierenland ervaren worden. De informatiedoorstroom in het systeem is redelijk, maar er is ruimte voor verbetering. Het systeem wordt ervaren als makkelijk in gebruik, maar in het werken met het systeem zijn een aantal verbeteringen zichtbaar. Daarnaast wordt de doelstelling om binnen tien minuten informatie in het systeem te verwerken meestal niet behaald. Er is wel het gevoel een actueel situatiebeeld te hebben, maar het oorspronkelijke doel van het systeem wordt soms vergeten. De communicatie verloopt niet alleen via het systeem, maar ook via mail en telefoon. Vooral bij een langlopende crisis ontstaat de neiging om alleen via mail te communiceren en informatie niet meer in het LCMS te verwerken. De informatiedoorstroom in het systeem is hierdoor niet optimaal. Concluderend kan worden gesteld dat de crisisorganisatie van het Waterschap Rivierenland niet voldoet aan de derde conditie voor effectieve crisisbeheersing. De effectiviteit van de crisisbeheersing door het waterschap wordt zichtbaar verminderd door de knelpunten die door de functionarissen worden ervaren in het werken met het Landelijk Crisis Management Systeem (LCMS).