Stap 5.2 Fysieke overdracht
4. DEEL 3 Beschrijving en vergelijking van de onderzochte instellingen in Limburg
4.5 Rijckheyt
Rijckheyt is met ingang van april 2006 de nieuwe naam voor Het Stadsarchief Heerlen. Deze archiefinstelling fungeert als archiefdienst voor Brunssum, Heerlen, Nuth, Simpelveld, Voerendaal en Gulpen-Wittem. Naast overheidsarchieven worden er door Rijckheyt ook particuliere archieven en collecties bewaard en toegankelijk gemaakt.192
Sinds de gemeentelijke reorganisatie van 2009 vormen de gemeentelijke afdelingen Historische Musea en archiefdienst (inclusief Rijckheyt) deel uit van het cultuurhistorisch bedrijf Historisch Goud. Dit bedrijf bestaat naast Rijckheyt uit het Kasteel Hoensbroek en het Thermenmuseum. De missie van Historisch Goud kan als volgt worden omschreven: het op een publieksgerichte wijze rentmeesterschap uitoefenen over de in beheer gestelde collecties. Kernbegrippen die leidend zijn bij het uitvoeren van deze missie voor Rijckheyt zijn: samenwerking, innovatie, professionaliteit, hostmanship (dienstverlening) en cultural governance (verantwoord en transparant bestuur).
4.5.2 Het collectieprofiel en de bestandsanalyse van de collectie 2009-2014
Het collectieprofiel van Rijckheyt is bedoeld om het toekomstige gebruikers mogelijk te maken een zo correct en divers mogelijk beeld van het verleden te reconstrueren. Hiervoor richt men zich vooral op archieven en documentatie die een nauwkeurig beeld geven van maatschappelijke activiteiten in de omgeving van Heerlen over de periode vanaf ca. 1500 tot heden.193 Om een totaal beeld te krijgen van de collectie, een bestandsanalyse, heb ik gebruik gemaakt van het archievenoverzicht.194 Dit overzicht bespreekt de gehele collectie en maakt geen onderscheid tussen particuliere en overheidsarchieven. De indeling is thematisch en telt negen rubrieken (zie tabel 8).
190 Idem, Jaarverslag 2010, 23.
Het archief is er vanuit gegaan dat er binnen de gestelde termijn een nieuwe archiefbewaarplaats zou worden gerealiseerd. Anno 2015 moet er nog steeds een beslissing over worden genomen door de gemeenteraad. 191 Idem, Jaarverslag 2013 Erfgoedcluster Weert. Onderscheidend (Weert 2014) 10.
192Voorbeelden van volledig gedigitaliseerde collecties bij Rijckheyt zijn de beeldbank, de topografische atlas en de bidprentjes.
193 Rijckheyt, Collectieprofiel.
http://www.rijckheyt.nl/sjablonen/rijckheyt/pagina.asp?subsite=100&onderwerp=36 (18 september 2014). 194 Idem, Archievenoverzicht.
Tabel 8: Archievenoverzicht Rijckheyt
Nr. Rubriek Aantal Percentage
1 Overheidsinstellingen (Instellingen en functionarissen)
112 37,9%
2 Parochies en aanverwante zielzorg instellingen (Rooms Katholiek, Nederlands Hervormd en Gereformeerde Kerk), Registers van dopen, huwelijken, overlijdens/begraven Zuid-Oost Limburg en Doopsgezinde gemeente in Zuid- Limburg, ca. 1920 - ca. 2005
35 12%
3 Verenigingen en stichtingen 77 25%
4 Notariaat 2 0,6%
5 Bedrijven 9 3%
6 Personen, Familie, Huis en Kastelen 32 (14, 17,1) 11%
7 Architecten 4 1,3%
8 Langdurig in bewaring gegeven archieven 0 0%
9 Collecties 28 9,2%
Totaa
l 299 100%
Bron: Rijckheyt, Archievenoverzicht. http://www.rijckheyt.nl/sjablonen/rijckheyt/pagina.asp? subsite=100&pagina=163
Rijckheyt heeft er, bij de aanschaf van nieuwe software, voor gekozen om in de eerste plaats het publiek, middels haar eigen site en die van Archieven.nl, te informeren over de archieven en collecties die er worden beheerd. Dit heeft men gedaan door bestaande analoge kenmerken en beschrijvingen online te zetten. Rijckheyt streeft naar volledige digitalisering van haar collecties en fysieke archiefstukken, hiermee is medio 2012 een begin gemaakt. Tijdens dit proces, dat nog vele jaren zal duren, is er op bescheiden schaal een begin gemaakt met het wegwerken van de grote achterstanden in de archiefbewerking van niet- overheidsarchief. Van dit materiaal zijn er vaak alleen plaatsingslijsten of voorlopige inventarissen zonder (contextuele) inleiding beschikbaar. Hierdoor is het niet mogelijk om een overzicht te krijgen van het aantal meters archief en collectiemateriaal die Rijckheyt in haar beheer heeft.
4.5.3 Het acquisitieprofiel
In het verleden was er bij Rijckheyt geen grond op basis waarvan een archief of documentatie- verzameling in beheer werd aangenomen of afgewezen. In de praktijk kwam het meestal op neer dat alles wat werd aangeboden ook werd aangenomen, ongeacht inhoud, materiële of intellectueel toegankelijke staat van de bescheiden. Dit resulteerde in de verwerving van omvangrijk particulier archiefmateriaal. Keerzijde van deze ongestructureerde
praktijk was dat het heeft geleid tot aanzienlijke hoeveelheden ongeordende archieven en een veelvoud van objecten die moeilijk zijn af te stoten.195
Om tot een oplossing te komen voor deze onbeheersbare en ongeorganiseerde situatie196 werd in 2003 een begin gemaakt met het op papier zetten van een beslismodel op basis waarvan aangeboden archieven al dan niet konden worden aangenomen. Hiervoor werd gebruikgemaakt van een acquisitieprofiel; de inhoud van de archiefbewaarplaats moet een zo goed mogelijk weerspiegeling zijn (waardoor het verleden gereconstrueerd kan worden) van de maatschappelijke activiteiten van de inwoners van het verzorgingsgebied van Rijckheyt over een aangesloten periode (vanaf circa 1500 tot heden). Met dit profiel in het achterhoofd zijn met de beleidsnota: ‘Oud papierprijs of cultureel erfgoed ? Naar een gecontroleerde verwerving en afvloeiing van archieven en documenten’197 criteria opgesteld waaraan
materiaal moet voldoen om in aanmerking te komen voor acquisitie. Door Rijckheyt worden hoofdcriteria, nadere criteria en speerpunten gehanteerd:198
● Hoofdcriteria - het te acquireren materiaal moet in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht. Hierover moeten duidelijke afspraken te maken zijn met de schenker.
- de verantwoording voor de kosten voor ontsluiting, materiële verzorging en het beheer moet duidelijk zijn.
- alleen als culturele waarde van het materiaal hoog is of het hiaat in de aanwezigheid van categoriale archieven groter is, mogen de kosten van acquisitie hoger worden.
● Nadere criteria - architecten archieven vormen binnen de categorie
bedrijfsarchieven een subcategorie waar bijzondere aandacht voor is omdat het proces van creatie van gebouwen niet of nauwelijks in overheidsarchieven wordt gevangen.
- Huis en familiearchieven en archieven van individuele personen, deze subcategorie is regionaal gebonden (er moet een maatschappelijke betekenis of belang voor de regio kunnen worden aangetoond) en is vooral bedoeld om de niet
proces gebonden persoonlijke archiefbescheiden een plaats te bieden.
- bedrijfsarchieven en archieven van zelfstandige
beroepsbeoefenaars die van enig belang voor de regio zijn of zijn geweest worden voor acquisitie geïnventariseerd.
- archieven van verenigingen en stichtingen worden m.b.v. een
195 G. Luykx en M. Windhorst, ‘Met voorbedachten rade. Archiefacquisitie met vallen en opstaan.’, in:
Jaarboek 12 stichting archiefpublicaties (Den Haag 2013) 51.
196 Rijckheyt, ̔Oud papierprijs of cultureel erfgoed? Naar een gecontroleerde verwerving en afvloeiing van
archieven en documenten ̕ (Heerlen 2008) 6.
http://www.rijckheyt.nl/sjablonen/rijckheyt/pagina.asp?subsite=100&onderwerp=51 (12 september 2014). 197G. Luykx en M. Windhorst, ‘Met voorbedachten rade, 44 en 46;
Rijckheyt (http://www.rijckheyt.nl)
198 Hier zijn alleen de criteria opgenomen die van belang zijn voor de acquisitie van particuliere archieven, collecties en documentatiemateriaal.
acquisitiefactor in een register geplaatst om in aanmerking te komen voor acquisitie.
- archieven van geloofsgemeenschappen worden conform een convenant met het bisdom Roermond m.b.t. overdracht en beheer toegevoegd aan de collectie.
- documentatiemateriaal dat wordt geacquireed moet relevant en uniek (niet veelvuldig bij andere archiefinstellingen zijn
opgenomen) zijn. Het auteursrecht moet bij verwerving goed kunnen worden geregeld. In deze categorie is bijzondere aandacht voor: - films en videofragmenten.199
- genealogieën.
- bidprentjes en rouwbrieven - topografisch historisch materiaal (Posters, kaarten en prenten). - publicaties (vakliteratuur, grijze literatuur en zaken die passen in de speerpuntenbenadering).
- websites.
● Speerpunten - doormiddel van historische analyse en een analyse van niet- archief vormende gebeurtenissen en trendbreuken zijn de volgende zaken als speerpunt gedefinieerd:
- Bokkenrijders.
- Mijnindustrie en aanverwante aspecten. - Architectuur.
- Tweede Wereld Oorlog. - Legenden en Sagen. - Romeinse geschiedenis.
- Economische structuur 1960-1990. - Carnaval.
- Verzuiling.
- Specifieke personen (in een overzicht opgenomen).
- Specifieke instituten (Kneipp, UTP, Vroedvrouwenschool, Bierbrouwerijen en Papierindustrie).
Om tot een werkbaar geheel te komen zijn er stroomschema’s opgesteld (zie afbeelding 8).
199 Sinds enkele jaren verwijst Rijckheyt voor wat betreft film- en videomateriaal in de eerste plaats door naar LiFVA / Limburgs Museum. Rijckheyt heeft geen informatie meer voor een archiefbeheer en behoud van film- en videomateriaal.
Afbeelding 8: Algemeen stroomschema of beslisboom passieve acquisitie archieven en collecties van Rijckheyt. N.B: voor iedere blauwe ʻJaʼ in dit schema is er een apart stroomschema dat moet worden doorlopen.
Bron: Rijckheyt, Oud papierprijs of cultureel erfgoed? Naar een gecontroleerde verwerving en afvloeiing van
archieven en documenten (Heerlen 2008). http://www.rijckheyt.nl/sjablonen/rijckheyt/pagina.asp? subsite=100&onderwerp=51
4.5.4 Het acquisitieplan
De planmatige acquisitie bij Rijckheyt is opgebouwd uit drie onderdelen: beleidsstuk, acquisitieprofiel (zie hierboven) en acquisitieplan. In het beleidsstuk worden de probleemstelling, uitgangspunten en kaders geformuleerd voor het verwerven en beheren van archief- en documentatiemateriaal. Het acquisitieprofiel beschrijft hoe de afweging tot stand komt om een archief of documentaire collectie al dan niet te verwerven of af te stoten. Het acquisitieplan werkt de manier uit waarop de acquisitie plaatsvindt. Dit is een theoretische benadering, in de praktijk kennen acquisitieprofiel en –plan bij Rijckheyt een ruime overlap.200
In het acquisitieplan worden de voorwaarden, de juridische consequenties, de financiële consequenties en de modellen met betrekking tot bewaring en schenking besproken 200 Rijckheyt, Oud papierprijs of cultureel erfgoed?, 5.
en opgesomd. Ook worden er de verschillende vormen van passieve en actieve acquisitie bij Rijckheyt toegelicht. Voor passieve acquisitie wordt het stroomschema gebruikt. Voor actieve acquisitie maakt men bij Rijckheyt onderscheid tussen de acquisitie van bekend en onbekend materiaal.201 Het bekende materiaal komt voort uit te verwachtte overdracht van overheidsarchieven, bedrijfsregisters202, stichtingsregisters203, en dergelijke. Rijckheyt heeft hiervoor een puntensysteem bedacht waarmee de verschillende archiefvormers zijn onderverdeeld in inhoudelijke categorieën.204 Het onbekende materiaal probeert Rijckheyt door middel van haar website, speciale activiteiten (documenten dumpdagen), folders/handleidingen en de netwerken van haar medewerkers boven tafel te krijgen.205 Wat hierbij opvalt is dat er op de website van Rijckheyt geen informatie wordt gegeven over het acquisitiebeleid. Het enige dat te vinden is zijn de opmerkingen onder het kopje FAQ (Frequently Asked Questions) over schenkingen:
̔̔ Ja, schenken kan. We zullen met behulp van een daartoe opgestelde richtlijn bepalen of de aangeboden stukken interessant genoeg zijn om op te nemen in de depots van Rijckheyt. Rijckheyt koopt in principe geen archiefstukken of documentatiemateriaal van particulieren.̕ Er is helaas geen link naar de genoemde richtlijn.206
Voor de toekomstige acquisitie heeft Rijckheyt een nieuw probleem gesignaleerd: digitale duurzaamheid.207 Bij een overheidsorganisatie bestaat er de mogelijkheid om dit probleem deels bij creatie of ontvangst aan te pakken, bij particuliere archieven is dat lastiger. Ten eerste omdat Rijckheyt hier, als archiefbeherende instelling, geen invloed kan uitoefenen op het proces van creatie en ontvangst van documenten. Ten tweede omdat door onwetendheid en ondeskundigheid in veel gevallen pas bij overdracht eventuele conversieslagen en andere maatregelen kunnen worden getroffen. Het is de vraag of dat in voorkomende gevallen financieel haalbaar is voor de schenkers / in bewaringgevers. Eerlijkheid gebied het om hier op te merken dat Rijckheyt in werkelijkheid vooral analoge particuliere archieven verwerft en dat er nauwelijks aandacht is voor digitale particuliere archieven.208 Dit zal menig lezer in het licht van de moeizame totstandkoming van e-
201 Ibidem, 37-42.
202 Door Rijckheyt samengesteld. 203 Idem.
204 Luykx en Windhorst, 55.
205 Bij navraag bleek dat dit helaas in de praktijk nog niet echt is uitgevoerd. Rijckheyt heeft gezien de recente bezuinigingen het voornemen om middels documentendumpdagen, folders, handleidingen en dergelijke nog niet kunnen oppakken.
206 Rijckheyt, FAQ.
http://www.rijckheyt.nl/sjablonen/rijckheyt/pagina.asp?subsite=100&onderwerp=27 (7 december 2014). 207 Rijckheyt, Oud papierprijs, 12.
depotvoorzieningen niet verbazen. Rijckheyt is wel nauw betrokken bij de werkgroep die een concept voor een e-depotvoorziening voor Limburg aan het ontwikkelen is.209
Het in 2008 ontwikkelde acquisitiebeleid werd in 2009 gebruikt als basis voor de cursus Acquisitiebeleid van de Archiefschool te Amsterdam.
4.5.5 De acquisitie van archieven en (foto)collecties
Naast het acquireren van archieven richt Rijckheyt zich tevens op het verwerven van documentaire bronnen en collecties. Zoals in de jaarboeken valt te lezen wordt er bijna jaar- lijks materiaal aan de collectie toegevoegd. In de afgelopen vijf jaar betrof het, naast aan- vullingen, losse foto´s, rouwbrieven en bidprentjes, 23 acquisities (zie bijlage 5 en tabel 9).
Tabel 9: Overzicht van de acquisitie van Rijckheyt 2009-2014
Nr. Rubriek Aantal Percentage
1 Overheidsinstellingen (Instellingen en
functionarissen) n.v.t. -
2 Parochies en aanverwante zielzorg instellingen (Rooms Katholiek, Nederlands Hervormd en Gereformeerde Kerk), Registers van dopen, huwelijken, overlijdens/begraven Zuid-Oost Limburg en Doopsgezinde gemeente in Zuid- Limburg, ca. 1920 - ca. 2005
10 42%
3 Verenigingen en stichtingen 5 21%
4 Notariaat 0 0%
5 Bedrijven 2 8%
6 Personen, Familie, Huis en Kastelen 2 8%
7 Architecten 1 4%
8 Langdurig in bewaring gegeven archieven 0 0%
9 Collecties 4 17%
Totaa l
24 100%
Bron: Rijckheyt, Jaarboeken 2009-2012 en Historisch Goud, Jaarboek 2013.
4.5.6 De dequisitie
Sinds de ingebruikname van het acquisitiebeleid in 2008 worden archieven en collecties die niet passen binnen het geschetste acquisitieprofiel vernietigd, geretourneerd aan schenkers of overgedragen aan andere archiefinstellingen. Dat er bij dequisitie nog al wat mis kan gaan heeft Rijckheyt eind 2010 mogen ervaren nadat het in 2005/2006 conform het beleid vier architecten archieven210 afkomstig van het SHCL vernietigde. Met de vernietiging was gezien
209 J. Seeverens, Eén e-depotvoorziening voor Limburg: nodig, wenselijk, haalbaar? Concept d.d. 22 april 2014. 210 Het betrof de archieven van architectenbureaus waarin meerdere architecten samenwerkten die gezamenlijk archief vormden.
het beleid niets mis; de archieven hadden geen lokale binding.211 Men had echter de formele afspraak met het SHCL, dat bij toekomstige dequisitie de archieven wederom voor overdracht schriftelijk zouden worden aangeboden aan het SHCL of diens rechtsopvolger, over het hoofd gezien.212 Naast deze architecten archieven zijn in de periode 2006-2013 nog vier architecten archieven aan de oorspronkelijke eigenaren geretourneerd213 en is er een archief overgedragen aan het Euregionaal Historisch Centrum Sittard-Geleen.
Een opvallend voorbeeld van acquisitie en dequisitie valt te lezen in het jaarverslag van 2012: een door schenking in bewaring genomen film over de aanleg van de metro in Rotterdam anno 1968 werd geschonken aan het Gemeentearchief Rotterdam. Dit voorbeeld laat goed zien hoe divers en gefragmenteerd een collectie kan worden zonder vooraf vastgesteld acquisitieprofiel. Momenteel zoekt Rijckheyt naar de mogelijkheden van dequisitie voor de in het verleden geacquireerde objecten; wedstrijdbekers, vlaggen, plakkaten, gedenkbordjes, kostuums, vaandels en complete kantoorinterieurs.214 Het blijkt lastig te zijn om een nieuwe bestemmingen voor deze objecten te vinden.215
211 De architectenarchieven waren bij Rijckheyt terechtgekomen nadat het Vitruvianum in 2005 een nieuwe bestuursopdracht had gekregen zonder beheer van collecties en archieven.
212 A. Knotter, ̔Architectenarchieven in Heerlen vernietigd: culturele wandaad of weloverwogen beleid?̕ , in:
Archievenblad 1 2011, (Den Haag 2011) 11.
213 Saillant detail; een archief dat terug is gegaan naar de oorspronkelijke schenker (zoon van de architect) heeft het archief daarna van de hand gedaan, mogelijk verkocht. Diens broer nam in 2014 contact op met Rijckheyt na dat hij een deel van het archief had terug gekocht bij een antiquariaat met het de vraag of er nog materiaal bij Rijckheyt was achter gebleven. Dat bleek inderdaad het geval. Rijckheyt gaat dit materiaal naar alle
waarschijnlijkheid rechtstreeks aan hem retourneren. 214 Het interieur is inmiddels afgestoten.
215 Luykx en Windhorst, 51. Helaas is er voor het zoeken naar herbestemming van dit materiaal geen personeel meer beschikbaar.
4.6 Het Sociaal Historisch Centrum voor Limburg (SHCL)