Stap 5.2 Fysieke overdracht
4. DEEL 3 Beschrijving en vergelijking van de onderzochte instellingen in Limburg
4.4 Het Erfgoedcluster Weert
4.4.1 Inleiding
Het erfgoedcluster van de gemeente Weert omvat het Gemeentearchief Weert,
Gemeentemuseum Jacob van Horne en Gemeentemuseum De Tiendschuur. Dit cluster wil zich inzetten voor optimaal rentmeesterschap van de aan haar toevertrouwde archieven en collecties hierbij staan beheren, behouden, besturen en beleven centraal.180
4.4.2 Het collectieprofiel en de bestandsanalyse van de collectie 2009-2014
Het gemeentearchief beheert op dit moment ruim twee duizend meter historische bronnen van de gemeente Weert, inclusief die van de - vroegere - gemeente Stramproy. Naast de geschreven bronnen, de archieven zelf, zijn dat allerhande vormen van beeldmateriaal als foto’s,
glasnegatieven, dia’s, video’s, 8mm films, 16 mm films, CD’s, CDROMS, DVD’s,
geluidscassettes, geluidsbanden, affiches, (land)kaarten, plattegronden en bouwtekeningen. Ook is er een uitgebreide collectie week en dagbladen die tevens op microfiche beschikbaar zijn. Een bibliotheek met boeken en documentatiemateriaal, gespecialiseerd in de historie van de regio, completeert het aanbod.181
Het archief beheert op dit moment de historische bronnen van de gemeente Weert, inclusief die van de - vroegere - gemeente Stramproy. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van het
178 Idem, Jaarverslag gemeentearchivaris 2012 (Roermond 2013) 6.
179 Waar ik spreek over het Gemeente archief Weert doe ik dat om aan te geven dat het gaat om zaken die specifiek betrekking hebben op het archief van de gemeente Weert en niet de bij het cluster aangesloten musea. 180 Gemeente Weert, Jaarverslag 2010 Erfgoedcluster Weert. Samen onder een dak (Weert 2011) 8.
beheerssysteem Atlantis.182 Het archievenoverzicht bestaat uit drie onderdelen en bevat in totaal 22 categorieën (zie tabel 6).183
Tabel 6: Categorieën binnen de Archieftoegang van het Gemeentearchief Weert
Nr. Categorie Aanta
l
Percentag e
A Overheidsarchieven
A.1 Algemeen plaatselijk bestuur 13 4,9%
2 Instellingen met een specifieke taak 25 9,3%
3 Organen van intergemeentelijke samenwerking 6 2,2%
4 Organen van de centrale overheid 4 1,5%
5 Organen van andere openbare lichamen 1 0,4%
6 Relatie met de landsheer 4 1,5%
B Niet-overheidsarchieven
B.1 Instellingen van economische aard 19 7%
2 Instellingen van sociale zorg 35 13,1%
3 Vak- en standsorganisaties 13 4,9%
4 Instellingen op het gebied van onderwijs 12 4,4%
5 Instellingen op het gebied van cultuur 30 11,2%
6 Instellingen op het gebied van sport, recreatie en evenementen
30 11,2%
7 Instellingen op politieke en ideële grondslag 7 2,6%
8 Gemeenschappen en andere instellingen van godsdienstig leven
21 7,8%
9 Families en personen 10 3,7%
C Verzamelingen
C.1 Handschriften 1 0,4%
2 Persoonlijke verzamelingen van archiefbescheiden en documentatie
9 3,4%
3 Overige verzamelingen van archiefbescheiden en
documentatie 8 3%
4 Bibliotheek 8 3%
5 Prenten, kaarten en affiches 3 1,1%
6 Dia’s, foto’s en ansichtkaarten 2 0,8%
7 Audiovisuele media 7 2,6%
Totaal 268 100%
Bron: Gemeentearchief Weert, Jaarverslagen 2009-2014 www.gemeentearchiefweert.nl 4.4.3 Het acquisitieprofiel
Conform het Beleidsplan voor het Gemeentearchief Weert 2007-2015, wil het archief alle typen documenten en bronnen van informatie verwerven die passen binnen de opgestelde acquisitieprofielen en die geschikt zijn om te dienen als basis voor historische reconstructie
182 Idem, Jaarverslag 2010 Erfgoedcluster Weert, 23. 183 Idem, www.gemeentearchiefweert.nl (14 januari 2015).
van Weert en omgeving.184 Hiervoor heeft men in de beleidsnota van het gemeentearchief Weert: ‘Van schoenendoos naar diskette’ uit 1995 selectiecriteria geformuleerd voor particuliere archieven. Deze criteria zijn:
1. Alleen die documenten worden geacquireerd die een aanvulling vormen op de gemeentelijke archieven of historisch en cultureel belangrijk zijn voor Weert of Midden Limburg. Concreet: archieven van kerkelijke organisaties, onderwijsinstellingen, bedrijven en personen ‘van groot politiek, economisch en cultureel belang’.
2. Ten aanzien van de verwerving van de bedrijfsarchieven geldt er, in verband met de opslagcapaciteit, een restrictie ten aan zien van al te grote archieven. Dergelijke instellingen hebben volgens het archief vaak een eigen archiefdienst en kunnen in geval van liquidatie een plek krijgen bij het SHCL.
3. Parochiearchieven dienen goed toegankelijk te zijn gemaakt en met adequaat materieel te zijn verzorgd (zuurvrij papier, etc.) voor acquisitie.
4. De materiële staat; er moeten niet al te grote (financiële) inspanningen worden verricht door het archief om de informatie voor het publiek bruikbaar te maken.
5. De archieven moeten, zoveel mogelijk, volledig zijn.
6. De te verwerven archieven dienen een toegevoegde informatie waarde te hebben. Om deze waarde te kunnen beoordelen let het archief op:
- De soort informatie (kasboeken bevatten volgens het archief bijvoorbeeld nauwelijks bruikbare informatie).
- Uniciteit van onderwerp (informatie die nog op geen enkele andere wijze aanwezig is).
- Tijd (Archieven die vóór 1900 zijn gevormd moeten zondermeer verworven worden).
- Plaats (Midden Limburg).
Naast deze criteria hanteert het archief, naar aanleiding van het collectieprofiel, een vijftal aandachtspunten:
1. Stramproy.
Het ontbreken van Stramproyse particuliere bronnencollecties is (los van een uitbreiding naar een streekarchief) evident en vereist invulling.
2. Migranten.
184 Idem, De potentie van het verleden. Beleidsplan voor het Gemeentearchief Weert 2007-2015 (Weert 2011) 4.
Bronnen over de migrantenorganisaties ontbreken volledig. Hier ligt nog een geweldig terrein braak en een uitdaging voor het archief.
3. Landschap.
Ontginning, ruilverkaveling en de toenemend afbraak van landgrond ten gunste van industrie veranderden en veranderen het landschap en ook het leven van de mens. Archieven van instellingen die dit illustreren, o.a ook natuurverenigingen en landbouwinstellingen moeten extra aandacht krijgen.
4. Industrie.
De sterk industrialisatie heeft op tal van zijn geledingen zijn stempel gedrukt. Weert bijvoorbeeld werd na de Tweede Wereldoorlog als ‘primaire industriekern’ bestempeld. Archieven die deze ontwikkelingen documenteren in Midden Limburg moeten verworven worden.
5. Recente geschiedenis, egodocumenten.
Egodocumenten als dagboeken, of familiekronieken moeten extra gezocht worden. Heel in het bijzonder geldt dat ook voor periodes, ‘collectieve ervaringsmomenten´ als de Tweede Wereldoorlog en de uitzendingen naar Indië. Deze egodocumenten dreigen anders met het overlijden van de overblijvers in snel tempo verloren te gaan. Deze zaken bevatten een hoog gehalte aan ‘human interest’, hetgeen niet alleen voor onderzoekers van het eigen streekverleden maar ook voor het onderwijs van grote betekenis is.185
De vraag of één of enkele archieven voldoende representatief zijn voor het totaal wil het archief zorgvuldig kunnen beantwoorden. Alhoewel volledigheid bij bepaalde onderwerpen zonder meer wenselijk mag zijn, wordt erkent dat dit voornemen in gevallen fysiek onmogelijk kan zijn. Dan zal de keuze afhangen van de representativiteit. Het zal duidelijk zijn dat de toetsing van een archief aan de selectiecriteria geen starre toepassing van regels moet zijn maar dat het een flexibel actief proces is, dat vraagt om evaluatie en bijstellingen. Andere tijden brengen andere wensen en bovendien kan op momenten het belang voor de gebruiker ook nog eens een rol spelen bij de afwegingen.
Omdat de archiefdienst de ambitie koestert om door te groeien naar een regionaalarchief voor Midden Limburg; Regionaal Historisch Centrum Midden Limburg (Weert), zal samenwerking met andere archiefinstellingen binnen deze regio onontbeerlijk zijn om een collectie te acquireren die past bij deze ambitie. De precieze afbakening van de
acquisitie zal te zijner tijd vorm moeten krijgen in nauwe samenwerking met het gemeentearchief van Roermond.186
4.4.4 Het acquisitieplan
Het collectieprofiel, selectiecriteria en aandachtspunten vormen de basis voor de realisatie van de actieve acquisitie. Het archief is van plan deze acquisitie uit te voeren door:
Contacten te leggen en te onderhouden met archiefvormers
Overzichten op te stellen per archiefrubriek en per aandachtsgebied
In de publiciteit te treden over de activiteiten. Dit gebeurt richting archiefvormers, om hen te attenderen op plannen van archief en hun vertrouwen te winnen, richting publiek om een toekomstig gebruik te initiëren dan wel wensen te leren kennen. Hier voor werkt het archief met een leemten inventarisatie en een jaarlijks bijgestelde lijst van instellingen die mondeling of schriftelijk benaderd moeten worden. Daarnaast houdt het archief de actualiteit in de gaten om bronnen van instellingen waarvan het voortbestaan om welke reden dan bedreigd wordt, tijdig veilig te stellen.187
Conform het beleidsplan 2007-2015, gaat de aandacht vooral uit naar de verwerving van archieven en collecties van plaatselijke politieke partijen, wijk- en dorpsraden, de voorlopers van de Academie voor Muziek en Dans, het Kunstcollege en Punt Welzijn (instellingen voor gezinszorg, bejaardenzorg, etc.). Daarnaast wil het archief enkele exemplarische voorbeelden verwerven van buurtverenigingen, sportverenigingen, moderne schutterijen, carnavalsverenigingen en van oude bioscopen en theaters. Naast dit archiefmateriaal is het archief zich bewust van de betekenis van beeld en geluid voor historisch-cultureel erfgoed en de hiaten die er in de huidige collectie bestaan met betrekking tot dit materiaal. Daarom wordt geprobeerd om muziekopnamen van Weerter muzikanten en koren te bemachtigen. Hetzelfde geldt voor websites van Weerter organisaties en fotocollecties over bijzondere gebeurtenissen, nieuwe woonwijken en markante panden die worden gesloopt. 188
4.4.5 De acquisitie van archieven en (foto-)collecties
186 Ibidem, 5. 187 Ibidem, 14.
Door kwalitatieve en kwantitatieve onderbezetting kampt het archief met een grote achterstand in de archiefbewerking. Gezien de omvangrijke jaarlijkse acquisitie van archief-, foto- en filmmateriaal (zie bijlage 5) zal daar in de komende jaren met de huidige personele bezetting volgens mij niet veel verandering in komen. daarom heb ik bij het samenstellen van het onderstaande overzicht ook archieven en collecties opgenomen die nog moeten worden ontsloten (tabel 7).189
Tabel 7: Overzicht van de acquisitie van het Gemeentearchief Weert 2009-2014
Nr. Categorie Aantal acquisities Percentag
e A Overheidsarchieven
A.1 Algemeen plaatselijk bestuur 1 2,15%
2 Instellingen met een specifieke taak 4 8,6%
3 Organen van intergemeentelijke samenwerking 0 n.v.t.
4 Organen van de centrale overheid 0 n.v.t.
5 Organen van andere openbare lichamen 0 n.v.t.
6 Relatie met de landsheer 0 n.v.t.
B Niet-overheidsarchieven
B.1 Instellingen van economische aard 3 6,45%
2 Instellingen van sociale zorg 6 13%
3 Vak- en standsorganisaties 7 15,1%
4 Instellingen op het gebied van onderwijs 0 n.v.t.
5 Instellingen op het gebied van cultuur 8 17,4
6 Instellingen op het gebied van sport, recreatie en evenementen
0 n.v.t.
7 Instellingen op politieke en ideële grondslag 0 n.v.t.
8 Gemeenschappen en andere instellingen van godsdienstig leven
0 n.v.t.
9 Families en personen 2 4,3%
C Verzamelingen n.v.t.
C.1 Handschriften 0 n.v.t.
2 Persoonlijke verzamelingen van
archiefbescheiden en documentatie 15 33%
3 Overige verzamelingen van archiefbescheiden
en documentatie 0 n.v.t.
4 Bibliotheek 0 n.v.t.
5 Prenten, kaarten en affiches 0 n.v.t.
6 Dia’s, foto’s en ansichtkaarten 0 n.v.t.
7 Audiovisuele media 0 n.v.t.
Totaal 46 100%
Bron: Gemeente Weert, jaarverslagen gemeentearchief 2009-2014.
4.4.6 De dequisitie
De depots van het gemeentearchief zijn vol en voldoen niet aan de wettelijke voorschriften voor conditionering. Tot de realisatie van een nieuw archiefdepot heeft het archief een
ontheffing van Gedeputeerde Staten.190 Uit jaarboek 2012 en 2013 blijkt dat de raad nog geen besluit heeft genomen over de tijdelijke huisvesting en noodzakelijke investeringen voor de archiefbewaarplaats.191 Hoewel een actief dequisitiebeleid gezien deze problematiek voor de hand ligt, is er in de jaarverslagen geen melding gemaakt van dequisitie en heeft het archief geen dequisitebeleid.
4.5 Rijckheyt