Bijlage 2 Model overeenkomst van opneming en bewaring

Overeenkomst van opneming en bewaring

De eerste ondertekenaar, [naam], woonachtig op [adres] te [plaats] hier na te noemen: de bewaringgever, en de tweede ondertekenaar, [naam] archivaris van het [naam en adres instelling], voor deze, [naam], hierna te noemen: de bewaringnemer, in overweging nemende:

- dat het conform artikel 1, lid c, sub 3 van de Archiefwet 1995 en het besluit

informatiebeheer 2008 de taak is van de gemeentearchivaris om archieven en verzamelingen van (groepen) personen en privaatrechtelijke rechtspersonen te verwerven en beheren; - dat bewaarnemer het beheer van de in de gemeentelijke archiefplaats berustende archieven en collecties dient te voeren conform de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995, besluit informatiebeheer en overige relevante wet- en regelgeving, met inachtneming van het in deze overeenkomst bepaalde;

verklaren te zijn overeengekomen, dat de bewaringgever in bewaring geeft aan de

bewaringnemer, die verklaart ter opneming in [naam instelling] te hebben ontvangen van: De archiefbescheiden van [archiefvormer], over de periode [periode], met een omvang van [omvang in strekkende meters/filmrollen/bits], nader te noemen “het in bewaring te geven archief”.

Zoals nader gespecificeerd in de toegang die als bijlage bij deze overeenkomst van opneming en bewaring is gevoegd, en wel op de volgende voorwaarden:

Artikel 1. Bewaarneming

1. De bewaarnemer verbindt zich het in bewaring te geven archief in bewaring te nemen en te houden.

2. De bewaarnemer mag archiefbescheiden en/of (onder-) delen van het in bewaring te geven archief en reproducties daarvan, ten aanzien waarvan geen beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld (zie artikel 6 en 7), gebruiken voor publicaties,

tentoonstellingen en de website van [naam instelling], zonder dat daar enige betaling betreffende auteursrechten en/of naburige rechten voor verschuldigd is.

Artikel 2. Plaatsing en registratie

De bewaarnemer verklaart het in bewaring te geven archief te plaatsen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats en bij opname te registreren onder archiefnummer [archiefnummer]. Artikel 3. Beheer

257 Naar voorbeeld van W. van Buuren, Handleiding voor het beheer van historische sportarchieven (Hilversum 2003) 63 en model 01b (overeenkomst van inbewaringneming) van Rijckheyt.

1. Het beheer van het in bewaring te geven archief zal door de bewaarnemer gevoerd worden conform de hiervoor bij [naam instelling] geldende voorschriften, i.c. courante wet- en regelgeving inzake openbaar archiefbeheer.

2. De bewaarnemer is niet gerechtigd, zonder voorafgaande toestemming van bewaargever een onderbewaarnemer in te schakelen.

Artikel 4. Kosten en vruchten

1. Voor de bewaarneming is met bewaargever de volgende vergoeding afgesproken: a. ………

b. ………

2. Indien deze overeenkomst op verzoek van bewaargever wordt beëindigd, brengt bewaarnemer de kosten, verbonden aan de bewaarneming en het beheer, in rekening. Deze kosten bedragen € [prijs] per strekkende meter per jaar (prijspeil [lopende jaar]),

exclusief de jaarlijkse indexering volgens de ‘CPI alle huishoudens’ van het Centraal Bureau van de Statistiek.

3. De bewaarnemer is niet gehouden eventuele vruchten, die tijdens de periode van bewaarneming uit het gebruik van het in bewaring te geven archief voortvloeien, aan bewaargever te verantwoorden of af te dragen.

Artikel 5. Openbaarheid

1. Bewaargever en [naam instelling], stellen vast dat, overeenkomstig de Archiefwet 1995, artikel 16, eerste lid, (onder-) delen van het in bewaring te geven archief

uitgezonderd worden van de openbaarheid.

2. [naam instelling], stelt de beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden van [het in bewaring te geven archief/de in bewaring te geven collectie] aldus vast: a. alle archiefbescheiden jonger dan [termijn] zijn niet openbaar;

b. [optioneel bij bedrijfsarchieven]

alle archiefbescheiden direct betrekking hebbend op bedrijfsvoering en bedrijfsgeheimen jonger dan 75 jaar zijn niet openbaar;

c. alle archiefbescheiden die (bijzondere) persoonsgegevens betreffende nog levende personen bevatten, in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens, zijn niet openbaar gedurende het leven van de desbetreffende persoon of personen;

d. alle in enigerlei vorm of op enigerlei wijze gepubliceerde of voor publicatie bedoelde archiefbescheiden zijn openbaar.

Artikel 6. Toestemming raadpleging niet-openbare archiefbescheiden

1. Niet-openbare archiefbescheiden van het in bewaring te geven archief, kunnen slechts geraadpleegd worden na verlening van schriftelijke toestemming hiertoe (zie lid 2, 3). 2. Indien een openbaarheidbeperking voortvloeit uit de aanwezigheid van (bijzondere) persoonsgegevens in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens, vindt het

verlenen van toestemming voor het raadplegen van niet-openbare archiefbescheiden plaats door de gemeentearchivaris, als mandataris van het College van Burgemeesters en

Wethouders der betreffende gemeente.

3. In alle overige gevallen van openbaarheidbeperking vindt het verlenen van toestemming voor raadpleging eveneens plaats door de gemeentearchivaris, nadat bewaargever hierover is ingelicht en gehoord.

1. De bewaarnemer zal op verzoek van bewaargever of zijn/haar rechtsopvolgers steeds medewerking verlenen aan het uitlenen van delen uit het in bewaring te geven archief aan bewaargever, zijn/haar rechtsopvolgers of door bewaargever of zijn/haar rechtsopvolgers daartoe gemachtigde personen.

2. De uitlening geschiedt conform de hiervoor bij de bewaarnemer geldende voorschriften.

3. De bewaarnemer is gerechtigd de aan de uitleen verbonden kosten van verzekering en vervoer, alsmede eventuele andere kosten, op basis van kostprijs aan bewaargever of de inlener in rekening te brengen.

Artikel 8. Bruikleen

De bewaarnemer is gerechtigd, zonder voorafgaand overleg of instemming van

bewaargever of zijn/haar rechtsopvolgers, (onder-) delen van het in bewaring te geven archief, ten aanzien waarvan geen beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld, in bruikleen te geven aan daartoe door [naam instelling], geschikt geachte instellingen of organisaties, met inachtneming van de bij [naam instelling], geldende voorwaarden voor bruikleen.

Artikel 9. Adreswijziging

Bewaargever en/of zijn/haar rechtsopvolgers zijn gehouden de bewaarnemer binnen zes weken op de hoogte te stellen van wijzigingen en/of aanvullingen in zijn/haar naam, adres en woonplaats gegevens, voor zover deze van invloed zijn op een correcte en efficiënte uitvoering van onderhavige overeenkomst. De bewaarnemer is gehouden de bewaargever en/of zijn/haar rechtsopvolgers binnen 6 weken op de hoogte te stellen van wijzigingen en/of aanvullingen in haar naam, adres en woonplaats gegevens, voor zover deze van invloed zijn op een correcte en efficiënte uitvoering van onderhavige overeenkomst. Artikel 10. Duur overeenkomst

Deze overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd, met een wederzijdse opzegtermijn van zes maanden.

Artikel 11. Toepasselijk recht, beslechting conflicten

1. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.

2. Ingeval van een geschil over de uitvoering van deze overeenkomst, trachten partijen in minnelijk overleg tot een oplossing van hun geschil te komen.

3. Indien minnelijk overleg niet tot een oplossing leidt, legt de meest gerede partij het geschil voor aan de burgerlijke rechter in het arrondissement [arrondissement].

Aldus overeengekomen en opgemaakt in tweevoud,

[plaats], [datum] [plaats], [datum]

[handtekening] [handtekening]