Bijlage 4 Werkwijzer beheer collecties bewegend beeld

Werkwijzer beheer collecties bewegend beeld

Richtlijnen en adviezen voor historische verenigingen, streekmusea en archieven in Limburg

Limburgs Museum / december 2011

Onderstaande werkwijzer bevat relevante informatie over het traject van acquisitie tot en met beschikbaarstelling van historisch bewegend beeldmateriaal (film, video, digitaal). Deze informatie is gebaseerd op de werkpraktijk en standaarden van audiovisuele archieven in Nederland. We hopen dat deze werkwijzer daardoor een handig hulpmiddel is om te bepalen wat een lokale of regionale erfgoedinstelling (historische vereniging, archief, streekmuseum) zelf kan realiseren op dit vlak, of dat de samenwerking wordt gezocht met het Limburgs Museum. Het kan gaan om filmmateriaal dat jouw organisatie reeds in beheer heeft of dat nog wordt aangeboden.

Richtinggevend voor alle handelingen met betrekking tot dit audiovisuele materiaal zijn de volgende zaken:

 de wensen van jouw organisatie ten aanzien van dit beeldmateriaal

 de financiële en personele capaciteit van dit taakgebied van jouw organisatie.

 De bestaande infrastructuur in de provincie Limburg op het terrein van historisch bewegend beeld: de centrumfunctie van het Limburgs Museum

 de in de campagne 'Een Blikje Geluk' (2011) toegepaste procedures rond de inname, intake en ontsluiting van film- en videomateriaal door Limburgs Museum en archiefdiensten. Evaluatie hiervan moet duidelijk maken of deze in de toekomst permanent gehanteerd kunnen worden

Achtergrond

Het Limburgs Museum is het provinciaal collectie- en kenniscentrum voor historisch bewegend beeld. Sinds 1999 wordt het Limburgs Museum structureel door de provincie ondersteund voor het

opbouwen, beheren en toegankelijk maken van de collectie bewegend beeld (voorheen collectie LiFVA). Het museum heeft hier personele invulling aan gegeven en bezit faciliteiten voor de

beoordeling, bewerking en opslag van audiovisueel materiaal, zoals de film- en digitale werkplaats en het geklimatiseerde filmdepot. In de afgelopen tien jaar is in samenwerking met de Limburgse archiefdiensten meer gedaan aan de conservering en digitalisering van zowel de eigen filmcollectie als de filmverzamelingen van een achttal archieven. De meeste van deze archieven hebben inmiddels de geconserveerde filmcollecties in beheer gegeven aan het Limburgs Museum, aangezien de vereiste bewaaromstandigheden voor acetaatfilm (= niet spontaan ontvlambare celluloid-drager) nergens anders in de provincie aanwezig zijn. Ook heeft het Limburgs Museum door de

betrokkenheid in landelijke digitaliseringsprojecten, kennis ontwikkeld betreffende digitaliserings- strategieën voor film- en videomateriaal. Het museum past deze ook zelf toe in het beheer van collecties.

In 2011 loopt de wervingscampagne 'Een Blikje Geluk' waarin het Limburgs Museum wederom samenwerkt met deze archieven. Doel van de campagne is het versterken van de provinciale filmcollectie en aldus het veiligstellen van veel filmisch erfgoed dat nog bij particulieren en

instellingen bewaard wordt. Gedurende het hele jaar zijn een kleine honderd collecties (ruim 450 films, ca 150 uur aan materiaal) afgegeven bij het Limburgs Museum, gedeeltelijk ook via de loketfunctie die de deelnemende archieven hiervoor vervullen. Na digitalisering van het meest interessante aanbod, zal de inhoudelijke ontsluiting plaatsvinden in samenwerking met de archieven. Het digitale materiaal komt daartoe beschikbaar voor deze archieven (in samenspraak met

heemkundeverenigingen), en het Limburgs Museum zal de originele exemplaren gaan beheren in zijn depots.

Wat betreft origineel filmmateriaal of oud analoog videomateriaal dat aan jouw organisatie wordt aangeboden, verdient het sterke aanbeveling om de veiligstelling, ontsluiting en bewaring van dit materiaal in nauw overleg met het Limburgs Museum te realiseren. Kies je ervoor het selecteren, digitaliseren, ontsluiten en beheren geheel in eigen hand te houden, dan is het aan te bevelen onderstaande richtlijnen te volgen en zich te realiseren welke onderdelen wellicht beter uitbesteed kunnen worden.

De werkwijzer geeft globale richtlijnen (zonder detailkwesties) voor de onderstaande fasering in het archiveringsproces:

1. Acquisitie film/videomateriaal 2. Intake en definitieve selectie 3. Overeenkomst met de aanbieder

4. Eerste materiële verzorging en digitalisering 5. Ontsluiting

6. Opslag

7. Beschikbaarstelling en eigen hergebruik Overige bronnen:

- Literatuur o.a. Audiovisuele collecties, handleiding voor het beheer van bewegend beeld en geluid, 1993, Frank van der Maden / Uitgeverij Verloren

- Internet: kennisbank Audiovisuele Archieven / AVA_Net: http://www.avarchivering.nl/

1. Acquisitie film/videomateriaal

a. wat is de specifieke waarde van bewegend beeld voor jouw organisatie, en zijn er selectiecriteria op dit vlak (is er een collectiebeleidsplan)?

b. Hoe handel je als een film(collectie) wordt aangeboden:

 Hanteer hiervoor een intakeformulier (zie als voorbeeld het intakeformulier 'Blikje Geluk' in bijlage), in te vullen door / samen met de aanbieder op het moment van binnenkomst; daarin worden vastgelegd:

 de contactgegevens van de aanbieder

 de achtergrond van het aangeboden materiaal (door wie gefilmd, wie was opdrachtgever, wat is de relatie tussen de filmer en de aanbieder etc)

 korte inhoud en datering van het materiaal in steekwoorden, op basis van wat de aanbieder weet te melden

 materiaalsoort (filmformaat, videoformaat etc)

 wensen van aanbieder ten aanzien van overdracht (optie schenking aan Limburgs Museum), beheer, digitale kopie als tegenprestatie

 wensen van de aanbieder ingeval de film(s) niet past (passen) in de collectie: terug naar aanbieder, aanbieden aan collega-instelling, in laatste geval: vernietiging Het is van belang dat deze zaken bij het aanbod worden besproken en vastgelegd zodat hier naderhand geen onduidelijkheid over ontstaat

 ADVIES: Informeer het Limburgs Museum over het aanbod en vraag advies over de verdere aanpak. Indien jouw organisatie geen faciliteiten en mensen heeft voor het beoordelen van het aanbod, ligt het voor de hand om het Limburgs Museum in te schakelen voor de intake en verdere behandeling van het materiaal.

 ADVIES: Bespreek met het Limburgs Museum eerst de eigen wensen ten aanzien van digitalisering en gebruik van het aangeboden materiaal, mocht het interessant blijken te zijn voor jouw organisatie.

 Het Limburgs Museum beoordeelt ook zelfstandig het aanbod op inhoudelijke relevantie voor de filmcollectie van het Limburgs Museum en kan ervoor kiezen bepaalde opnames niet in

collectie op te nemen en te beheren. Die opnames kunnen weer wel interessant zijn voor

jouw organisatie. Het Limburgs Museum kan dan advies geven omtrent digitalisering van dit materiaal bij professionele bedrijven, de kosten daarvoor kan het Limburgs Museum niet op zich nemen.

 Bedenk bij het aanbod van filmmateriaal altijd dat niet het zelf willen bewaren voorop staat, maar het veiligstellen en gebruiksklaar maken van dit erfgoed. Als dit in samenwerking met het Limburgs Museum tot betere resultaten leidt, is het inwinnen van advies minimaal als eerste actie aan te raden. Op die wijze kunnen films ook op een bovenlokaal niveau beoordeeld en gewaardeerd worden, hetgeen de toegankelijkheid ervan op de langere termijn vergroot.

2. Intake en definitieve selectie

 Films en videobanden geven hun inhoud en waarde pas prijs nadat ze zijn bekeken. De inhoud (zoals onderwerpen, plaatsen, jaartallen e.d.) die vermeld is op etiketten op blikken en op cassettes e.d. is nooit een garantie voor de daadwerkelijke inhoud van de film. Een film kan ooit in een ander blik hebben gezeten, opnames op een videoband kunnen overgespoeld zijn. Dat vraagt om de aanwezigheid van bepaalde technische voorzieningen en een

consequente werkmethode. De intakefase dient ervoor om de inhoud en fysieke staat van het materiaal vast te stellen. Daarmee kan worden bepaald of de opnames al dan niet interessant zijn, en welke behandelingsmethode en dus welke kosten gemoeid zijn met de veiligstelling van de beelden.

 intake in eigen beheer is een optie , indien zorgvuldig met het filmmateriaal wordt omgegaan, er voldoende adequate apparatuur aanwezig is en indien de intakeprocedure consequent wordt gevolgd

 gebruik een werkdatabase of intakeformulieren voor het vastleggen van intakegegevens  gebruik adequate apparatuur; draai een film bijvoorbeeld niet (meteen) in een projector,

maar loop hem eerst na op schade en andere kenmerken middels handviewers of omrollers. De film kan daardoor niet beschadigen tijdens het draaien. Draai een gekrompen of

projector gebruiken, vergewis je dan van het type projector (welk filmformaat, bv cruciaal verschil tussen super 8 of dubbel 8mm) en de kwaliteit van de projector

 zorg voor juiste omgang met materiaal, draag bijvoorbeeld altijd (katoenen) handschoenen  ADVIES: heb je niet de vereiste apparatuur voor bepaalde film- en videodragers zoals

bijvoorbeeld 9,5mm film, 8mm, super8 film, 16mm film, 35mm film, Umatic video etc, informeer dan of het Limburgs Museum deze kan bekijken

 ADVIES: bespreek de intakegegevens met het Limburgs Museum, zodat in overleg verdere stappen ondernomen kunnen worden (zie boven).

 Beslis op basis van jouw collectieprofiel of collectiebeleidsplan of de geïnventariseerde opnames van belang zijn voor jouw collectie; is dat het geval, bespreek dan met de aanbieder de verder te ondernemen stappen met betrekking tot digitalisering en regeling van de rechten

 spreek goed af of de film wordt geschonken of in bruikleen gegeven wordt. Indien er een overdracht komt, leg dit dan vast middels een overeenkomst van schenking of bewaargeving

3. Overeenkomst met de aanbieder

 een misverstand: “als je een film in handen krijgt, heb je ook automatisch de rechten”. Dat is zeker niet het geval, de rechten moeten afzonderlijk geregeld worden. Zie de volgende punten.

 bijgevoegde contracten (versie Limburgs Museum) zijn modellen voor de regeling van zowel de fysieke overdracht van het film- of videomateriaal als voor de rechten

 schenking: aanbieder doet afstand van het eigendom, jij wordt eigenaar

 bewaargeving (oftewel langdurige bruikleen): aanbieder blijft eigenaar maar geeft de film(s) in langdurig beheer aan jouw organisatie

 in beide gevallen kun je met deze overeenkomst ook de gebruiksrechten regelen; in de meeste gevallen zal een schenker of bruikleengever, als hij / zij zelf de auteursrechten heeft, deze willen houden maar dan is het van belang dat je zorgt dat jouw organisatie de

vertoningsrechten voor educatief / niet-commercieel gebruik verwerft; dat kan in de overeenkomst worden aangegeven

 indien de schenker / bewaargever wél alle auteursrechten wil overdragen, impliceert dit dat hij/zij geen verdere inspraak meer heeft in wat je met de opnames doet. Je hebt daar dan de volledige rechten over. Het is van belang om dit helder aan de schenker / bewaargever uit te leggen, zodat daar later geen misverstand over kan bestaan

 heeft de aanbieder geen rechten, bijvoorbeeld omdat hij/zij de films van de (familie van) de maker heeft gekregen en er is niets afgesproken, of omdat hij/zij de films heeft aangekocht op een beurs of elders, dan moet je op zoek gaan naar de rechthebbende zodra je de film(s) wilt gebruiken; het digitaliseren en ontsluiten mag zonder toestemming van de

rechthebbende gebeuren

4. Eerste materiële verzorging en digitalisering

 beoordeling materiële staat tijdens intake geeft een beeld van wat er met de film of video dient te gebeuren om hem voor de toekomst te behouden. Blijkt tijdens de intake van een film (niet video, niet digitaal) dat deze interessant is, dan kunnen eerste handelingen worden

verricht om de film gereed te maken voor digitalisering en opslag. We noemen dit ook wel de passieve of preventieve conservering, of simpeler: 'scanklaar maken'.

 deze handelingen betreffen:

 het repareren van kapotte, verdroogde of reeds losgeraakte lijm- of tapelassen. Dit gebeurt met behulp van tapeplakpersen en verse tape

 Het waar nodig verstevigen van de drager, waar bijvoorbeeld de perforatie plaatselijk is doorgescheurd. Dit kan eventueel ook met de tapeplakpers. Langere stukken

uitgescheurde perforaties dienen met behulp van perfotape te worden hersteld. Elk filmformaat vraagt om andere restauratie-apparatuur en materialen

 het aanzetten van witte aanloop- en afloopstroken (per formaat afwijkend), het scheiden van verschillende onderdelen op de rol met behulp van zwarte en witte tussenstroken (zwart vanwege het instellen van de scanner), of het scheiden van kleur en

zwartwitpassages.  Omblikken

 zuurgraadmeting met behulp van AD-strips: een te hoge zuurwaarde ('vinegarsyndrome') bij acetaatfilm kan leiden tot een snel verder verval van de celluloiddrager waarop de emulsie ligt. Bovendien is een hoge zuurwaarde besmettelijk voor andere films in de directe omgeving. Sterk verzuurde films (hoogste categorie) dienen na digitalisering te worden vernietigd. In dat geval is de digitale kopie het enige resterende materiaal van de film

 het geven van een voorlopig nummer aan blik en filmrol

 ADVIES: deze werkzaamheden kunnen (beter) worden uitgevoerd door de firma die films professioneel digitaliseert. Er is in Nederland in die markt slechts een handjevol bedrijven dat voldoende aandacht heeft voor het filmmateriaal zelf. Op dit moment zijn dat bv Janssen Film en Audio Services (Venray), Supersens (Amsterdam), Haghefilm (Amsterdam) of Video Centrum Nederland (Soest). Het scanklaar maken wordt ook door het Limburgs Museum gedaan, indien de films daar worden afgegeven.

 Reinigen films: gebeurt handmatig en/of machinaal door digitaliseringsfirma. Reiniging van de films heeft een tweeledig doel: het onthullen van door een vuillaag verborgen

beeldinformatie, en het niet vervuilen van de scanapparatuur.

 Digitalisering film: op basis van offerte worden geselecteerde films gescand op een tevoren afgesproken norm. Aangezien digitalisering meer en meer in de plaats is gekomen van de vroegere analoge filmconservering, liggen de digitaliseringsnormen voor film hoog. Het gaat erom een masterbestand te creëren met zoveel mogelijk behoud van de beeldinformatie die in de film vastligt. De normen bij het Limburgs Museum volgen de landelijke trend in

regionale av-archieven, namelijk scannen in 10 bit uncompressed kwaliteit. Het Limburgs Museum laat van elke titel tevens een MXF-D10-50 bestand maken voor

distributiedoeleinden (bv voor landelijke en regionale omroepen) plus een mpeg4 (H.264) voor de beeldbank en andere internetpublicaties. De benodigde opslagruimte voor deze digitale bestanden is ongeveer: 130 Gb voor 1 uur film (10bit uncompressed plus MXF).

Feitelijk zou voor digitalisering van 35mm en 16mm film een hogere standaard moeten gelden, maar momenteel is de gekozen norm acceptabel.

 Zorg er minimaal voor dat een film altijd op een digitale kwaliteitsnorm wordt opgeslagen die beschikbaar blijft voor hergebruik (bijv montage) en afspeelbaar blijft in veranderende hard- en software.

 een dvd is geen opslagmedium voor de lange duur, is wel geschikt voor presentatie of voor het overbrengen van bestanden van de ene naar de andere computer

 plaats de digitale moederbestanden van films uit veiligheidsoverwegingen altijd op twee locaties, bv op een losse harde schijf en op een server

 digitalisering video: ook hier geldt dat het overzetten van een analoge videoband (bv VHS, SuperVHS, Umatic, Betamax etc) op een dvd geen duurzame digitalisering is. Analoge videobanden kunnen het best worden geëncodeerd via speciale hard- en software naar niet al te zeer gecomprimeerde digitale bestanden op een computer, bv DV, MXF-D10-50, Apple ProRes, middels codecs die universeel zijn. Daarvan kunnen altijd weer dvd's worden gemaakt voor vertoningen e.d. De bestandsformaten en mate van compressie zijn ook weer afhankelijk van de soort video en de vraag of de video uniek is of niet. Veel Umatic video's zijn originele opnames die unieke opnames bevatten en dus duurzaam en in hoge kwaliteit gedigitaliseerd moeten worden. Op VHS zijn weer veel koopvideo's uitgebracht, en het digitaliseren daarvan in hoge kwaliteit is weinig zinvol. Bedenk dat het afspelen en inladen van analoge videobanden vraagt om goed werkende apparatuur en eventueel

randapparatuur zoals een timebase-corrector (TBC). De snelheid waarmee met name U-Matic banden uit de jaren 1980-1990 momenteel in kwaliteit achteruit lopen, is groot.

 ADVIES: bespreek de digitaliseringswijze van opnames met het Limburgs Museum

5. Ontsluiting

 is de digitalisering gereed, dan kan met behulp van de mpeg4 of een ander makkelijk uitwisselbaar formaat het materiaal inhoudelijk en formeel worden ontsloten. Groot voordeel is de mogelijkheid om deze eerst op een (niet-openbare) server te zetten zodat meer mensen kunnen helpen de basisbeschrijving af te ronden.

 De makersgegevens e.d. zijn mogelijk al tijdens intake vastgelegd

 is de aanwezige database-applicatie geschikt voor vastleggen gegevens av-materiaal, of moet die nog geschikt gemaakt worden;

 het heeft de voorkeur om dezelfde soorten informatiecategorieën (metadata) te hanteren als de archieven en het Limburgs Museum doen, zodat titels kunnen worden geëxporteerd naar de centrale Limburgse filmcatalogus van het Limburgs Museum of regionale / provinciale erfgoedportals; het is niet zo relevant welke applicatie wordt gebruikt voor het beheren van de gegevens, als de velden maar geüniformeerd zijn; veldenlijst Adlib als voorbeeld bijvoegen  eerst beschrijven op papier is handig zeker bij filmmateriaal, omdat je zo een kladbeschrijving

kunt maken; vaak zijn filmrollen onderdelen van een groter geheel, of zijn er meerdere exemplaren van een film. Met een kladbeschrijving of een structuurschets van een film op een kladje, kun je ervoor zorgen dat het in te voeren record alle relevante informatie over de aanwezige exemplaren van een film bevat.

 ADVIES: het Limburgs Museum maakt gebruik van een speciale applicatie die Adlib heeft gebouwd binnen Adlib Bibliotheek. Daarvoor is een handleiding beschikbaar.

6. Opslag film / video / cd / geluid

 bewaren van het originele film- of videomateriaal na digitalisering is noodzakelijk; we moeten in noodgevallen altijd kunnen terugvallen op de bron van een digitale versie.

 Acetaatfilm wordt bewaard onder de voorgeschreven klimaateisen van ca 6 ͦ celsius en een relatieve vochtigheid van ca 35%. Het Limburgs Museum heeft de eigen filmkluis ingericht op deze waarden, en bewaart daarin de door het museum opgebouwde filmcollecties en de gedeponeerde collecties van archiefdiensten

 Nitraatfilm (brandbaar, alle 35mm-film tot ca 1953) mag alleen in speciale nitraatdepots worden opgeslagen (in Nederland: Eye Filminstituut of Beeld en Geluid). Als nitraatfilm wordt aangeboden, en ze is nog in stabiele toestand, kan deze wel na intake worden gescand door bv Janssen Film. Voor nitraatscanning wordt een toeslag gerekend. Het Limburgs Museum geeft nitraatfilms altijd in beheer aan een van beide instellingen, ook als ze interessant zijn uit Limburgs oogpunt. Met een digitale kopie kan altijd gewerkt worden, en het beheer van het nitraatorigineel is op die wijze veilig geregeld. Aandachtspunt bij de datering van materiaal van vóór 1953 is de vaststelling of de betreffende rol een origineel is of een kopie. Met andere woorden: 35mm-films waarop beelden te zien zijn van vóór 1953, kunnen op een acetaatdrager staan, dan betreft het altijd een kopie die na 1953 is gemaakt.

 magneetdragers zoals analoge videobanden (VHS, U-Matic, Betacam SP, etc), digitale videobanden (DV, DVCAM, digi Betacam, DVCPro, etc), geluidsbanden (spoelen, cassettes, DAT-banden) en perfoband (synchrone losse geluidsdrager bij een film), maar ook cd's en dvd's kunnen in een regulier archief- of bibliotheekdepot worden bewaard.

 in filmdepot Venlo komen alleen dragers die passief geconserveerd, gedigitaliseerd en ontsloten zijn

7. Beschikbaarstelling en eigen hergebruik

 eenmaal gedigitaliseerd en ontsloten film- of videomateriaal kan worden ingezet op diverse manieren en voor diverse doelgroepen. Voor publieke vertoning, duplicering, commercieel gebruik e.d. is toestemming van de auteursrechthouder nodig. Indien bij de overdracht ook rechten zijn geregeld, zijn bepaalde toepassingen hierin geregeld zoals gebruik voor educatieve / museale doelstellingen.

 Ga bij elke publieke presentatie na of er mogelijk rechthebbenden kunnen zijn die ingelicht moeten worden. Vertoningsrechten zijn lang niet altijd gekoppeld aan royalties /

auteursrechtvergoeding. Vaak is toestemming en een bronvermelding voldoende.  Bij gebruik van filmmateriaal van bv Polygoon of RVD en tv-uitzendingen van landelijke

publieke omroepen, als die toevallig in eigen archief aanwezig zijn, is het regelen van gebruikslicenties via de Klantenservice van Beeld en Geluid (www.beeldengeluid.nl) verstandig.

 Het is nuttig om in geval van internetpublicatie (films op een beeldbank) afzonderlijk nog eens toestemming te vragen aan rechthebbenden. Mogelijk is dit in het verleden niet afgedekt omdat er nog geen sprake was van dit medium.

 Stel in beginsel geen hele digitale films maar alleen fragmenten beschikbaar aan derden die gebruik willen maken van fragmenten voor bijvoorbeeld een tv-programma, een

tentoonstelling of op een dvd-uitgave

 Stel altijd een kopie van een bestand (uitgemonteerde fragmenten) beschikbaar, nooit een originele film, originele band of origineel bestand.

 Spreek met gebruikers van uw filmmateriaal af wat zij er mee mogen doen (bv in een overeenkomst)

 Stem met de aanvragende partij af welk formaat hij / zij nodig heeft.

In document Planmatige acquisitie in Limburg 2009-2014. Een onderzoek naar de werkelijkheid, wenselijkheid en mogelijkheden van modern acquisitiebeleid (pagina 112-120)