Stap 5.2 Fysieke overdracht
5. DEEL 4 De Limburgse acquisitiekarakteristieken; een vergelijking van speerpunten
5.3 Bevindingen per speerpunt
5.3.1 Het collectieprofiel en de bestandsanalyse
De onderzochte instellingen beschikken over verschillende collectieprofielen. Deze zijn soms verwoord in de statuten, zoals bij de stichtingen. Enkele instellingen hebben aparte collectieprofielen ontwikkeld. De gemeenschappelijke factor van de bestudeerde collecties en profielen is het plaatselijke of regionale karakter. Het gaat dan om een plaats, een regio of, zoals bij het Limburgs Museum en het SHCL, de hele provincie Limburg. Verder leggen alle instellingen in meer of mindere maten de nadruk op het belang van behoud van kennis, geschiedenis en cultuur; het opvullen van leemten en hiaten. De historische begrenzing ligt, met uitzondering van Rijckheyt, bij de achttiende eeuw; er wordt vooral gefocust op de negentiende tot en met de eenentwintigste eeuw.
De aanwezige archieven en collecties zijn niet alleen in omvang zeer verschillend, ook de onderverdeling in rubrieken en het gebruik van collectiebeheerssystemen loopt sterk uiteen.236 Gezien de gemaakte afspraken, over bijvoorbeeld de archieven van parochies die bij de gemeentelijke instellingen worden ondergebracht, en de relatieve onafhankelijkheid van de instelling bij opstelling van deze rubrieken en het gebruik van een collectiebeheerssysteem in het verleden, is dat niet verwonderlijk. Alleen het Gemeentearchief Weert heeft bij het opstellen van de collectie gekozen voor een weergave waarbij particuliere archieven apart zijn weergegeven.
5.3.2 Het acquisitieprofiel en/of het acquisitiebeleid
De bestudeerde instellingen hebben een duidelijke en vastgelegde visie ten aanzien van acquisitie. Met uitzondering van het Gemeentearchief Roermond, dat momenteel alleen over een pilot acquisitieplan voor migranten beschikt, werken alle instellingen met in acquisitieprofielen of acquisitiebeleid vastgestelde criteria. De meeste instellingen hanteren daarnaast nog enkele aanvullende criteria of aandachtspunten. Het feit dat geen enkele instelling deze criteria, aanvullingen en aandachtspunten publiekelijk beschikbaar heeft gesteld kan er op duiden dat deze vooral zijn samengesteld voor interngebruik.
Alle onderzochte instellingen hebben plannen geformuleerd voor passieve en actieve acquisitie, of hebben de ambitie uitgesproken om naast de passieve acquisitie vorm te geven aan beleid voor actieve acquisitie. Waar het gaat om digitale acquisitie zien de meeste instelling het belang in van de acquisitie van dergelijke objecten, maar er zijn geen aparte bepalingen voor de omgang met dergelijke objecten opgenomen in de verschillende plannen.
Alleen het Limburgs Museum heeft een ruime ervaring met de acquisitie van digitale fysieke objecten.
Van de onderzochte instellingen springt het Gemeentearchief Roermond er uit als het gaat om niet fysieke objecten. Dit archief signaleert naast fysieke informatie dragers, digital born informatie. Bij deze vorm van informatie gaat het volgens het Gemeentearchief Roermond om de overdracht van verantwoordelijkheden. Het niet zelf hebben van de bronnen is voor dit archief geen belemmering om er kennis van te willen nemen en er gezagvol naar te kunnen verwijzen.
5.3.3 De daadwerkelijke acquisitie 2009-2014
De meeste instellingen acquireren jaarlijks archieven, aanvullingen op archieven, collecties en losse stukken (zie bijlage 5). Bij nadere bestudering blijkt dat de acquisitie, ondanks leemte- inventarisaties en speerpunten, zich beperkt tot passieve acquisitie binnen enkele rubrieken of helemaal niet wordt geeffectueerd, zoals bij de zoektocht naar archieven van migranten door het Gemeentearchief Roermond. De voorgenomen actieve acquisitie ter aanvulling van bepaalde leemten is bijna niet terug te vinden in de acquisitie tussen 2009 en 2013. Het Gemeentearchief Weert en het Limburgs Museum vormen hier de positieve uitzondering op. Het Gemeentearchief Weert heeft actief de nodige archieven weten binnen te halen conform het acquisitiebeleid. Het betreft de geacquireerde archieven van de omgeving Stramproy en het archief en de kunstcollectie van Smeets Drukkerijen dat al enige tijd op het verlanglijst van de instelling stond.237 Het Limburgs Museum heeft haar, zeer gematigde, doelstelling om per jaar en per geselecteerde categorie tenminste twee films of fragmenten te acquireren, ruimschoots waargemaakt. Ook bleek het acquisitieplan ‘Een Blikje Geluk’ zeer succesvol. 5.3.4 De dequisitie
Hoewel aan dequisitie en het formuleren van dequisitiebeleid niet door alle instellingen evenveel aandacht wordt geschonken, zijn de bestudeerde instellingen actief op zoek naar instellingen waar men onderdelen uit de collectie beter kan huisvesten of waar deze beter passen in het collectieprofiel. Algemeen kan worden gesteld dat filmmateriaal wordt overgedragen aan het Limburgs Museum, archieven/collecties van vak- en standsorganisaties worden overgedragen aan het SHCL en archieven/collecties zonder provinciale binding worden overgedragen aan landelijke instellingen of instellingen buiten de provincie.
Rijckheyt en het SHCL hebben, zich bewust van de noodzaak van periodieke evaluatie en revaluatie van hun collecties, de nodige dequisitie bepalingen opgenomen in hun acquisitiebeleid. Het RHCL heeft, door objecten af te stoten en materiaal over te dragen aan
andere erfgoedinstellingen, met succes de fragmentatie van haar collectie weten te beperken. Alleen voor vlaggen en vaandels moet nog naar een oplossing worden gezocht. Rijckheyt heeft minder succes geboekt bij het afstoten van objecten en archieven die niet passend binnen het collectieprofiel. Het Limburgs Museum, dat beschikt over een relatief kleine en jonge collectie, hoopt door strenge selectie aan de poort geen dequisitiebeleid te hoeven voeren.
5.4 Conclusie
De bestudeerde instellingen hebben gezien hun oorsprong (stichtingen, een gemeentelijke archiefinstelling, een erfgoedcluster en een centrum voor regionale geschiedenis) een verschillende organisatiestructuur en bekostiging. De stichtingen hebben een budget voor aankopen en wijken daarmee af van de binnen de gemeentelijke archiefwereld gehanteerde regel dat er geen archiefmateriaal wordt aangekocht. Alle onderzochte instellingen zijn, al dan niet uit kostenoverwegingen, overgegaan tot samenwerking met een of meerdere partners. Ook het Gemeentearchief Roermond, dat als enige instelling nog als een traditioneel en onafhankelijk archief kan worden aangemerkt, werkt samen met het Limburgs Museum om gebruik te kunnen maken van de speciale opslagruimten voor filmmateriaal.
Wanneer gekeken wordt naar overeenkomsten tussen de verschillende instellingen kunnen de karakteristieken van de planmatige acquisitie in Limburg als volgt worden omschreven:
- een sterke regionale focus op behoud van kennis, geschiedenis en cultuur; de wens om leemten en hiaten in de collecties op te vullen. Kijkend naar de kaart van Limburg en de instellingen die daar planmatig particuliere archieven acquireren, valt op dat de regio noord-Limburg niet vertegenwoordigd is.
- een historische begrenzing waardoor de aandacht vooral uitgaat naar de negentiende tot en met de eenentwintigste eeuw.
- een planmatige aanpak waarbij de nodige criteria en nadere criteria worden geformuleerd voor zowel passieve als actieve acquisitie voor intern gebruik.
- een sterke focus op de verwerving van fysieke analoge en digitale objecten; alleen het Gemeentearchief Roermond rept over omgang met niet fysieke objecten.
Helaas bleek na bestudering van de daadwerkelijke acquisitie over de periode 2009 tot 2014 dat er van alle plannen rondom het aanvullen van leemten in de collecties en het actief acquireren van materiaal, met uitzondering van het Gemeentearchief Weert en het Limburgs Museum, maar weinig terecht is gekomen. Op het gebied van dequisitie zijn instellingen, gedreven door schaarse middelen, inventief als het gaat om het vinden van andere instellingen
waar materiaal beter kan worden beheerd of beter past binnen het collectieprofiel. Het merendeel van de onderzochte instellingen heeft bepalingen in het acquisitiebeleid opgenomen omtrent objecten die niet of niet meer passen binnen de eigen collectieprofielen.