Het acquisitieprofiel en acquisitieplan

Het aantal particuliere archieven in Limburg dat in aanmerking zou kunnen komen voor acquisitie door het SHCL is enorm. Omdat de financiële en personele capaciteiten van het SHCL beperkt zijn is hantering van duidelijke en afbakenende criteria noodzakelijk. Het SHCL hanteert de volgende acquisitiecriteria en aanvullende condities:

Acquisitiecriteria

1. Het SHCL beperkt zich, conform de doelstellingen en het collectieprofiel, uitsluitend tot archieven van particuliere sleutelorganisaties/archiefvormers.

2. Het SHCL concentreert zich specifiek op de periode na 1800 in de regio Limburg. Daarbij wordt er vanuit gegaan dat de verwerving van archieven met een lokaal karakter tot het acquisitieterrein van de gemeentearchieven behoort; het SHCL fungeert als vangnet wanneer er geen gemeentelijke archiefdienst functioneert of wanneer deze geen interesse heeft en het tegelijkertijd om belangrijke lokale archieven gaat.

3. Alleen maatschappelijke categorieën komen voor acquisitie in aanmerking die passen binnen een sociaal-economisch en sociaal-cultureel kader. Hier voor werden 17 rubrieken gecreëerd (zie tabel 10; de rubrieken die met een * gemarkeerd zijn).

4. Het collectieprofiel van het SHCL en de voorlopige leemte-inventarisatie dienen als richtsnoer voor acquisitie. Bij het opvullen van leemtes wordt er ook gestreefd naar

'vervanging' van in het verleden door het SHCL verworven archieven met een fragmentarisch karakter.

Aanvullende condities:

1. Archieven op kerkelijk terrein in strikte zin (bisdom, classes enerzijds; dekenaten, parochies, gemeenten e.d. anderzijds) worden beheerd door resp. Rijksarchief en Gemeentearchieven op grond van en naar analogie van afspraken in de door het Bisdom ingestelde Commissie Kerkelijke Archieven.

2. Architectenarchieven worden beheerd door het Gemeentearchief Heerlen, resp. het Vitruvianum229 _{op grond van specifieke deskundigheid.}

3. Delen van een en hetzelfde archief worden niet op verschillende plaatsen beheerd. 4. Gelijksoortige archieven worden zoveel mogelijk bij één archiefinstelling beheerd. 5. RAL en SHCL hebben/hadden ten aanzien van Huis-, Familie- en Persoonsarchieven en

Mijnarchieven een gedeelde verantwoordelijkheid.

De acquisitiecriteria en aanvullende condities worden door het SHCL gecomplementeerd met een systematische collectionering van de grijze literatuur in en over Limburg. Het gaat hierbij om o.a. onuitgegeven brochures, rapporten en periodieken. Het actief acquireren van grijze literatuur230 _{moet bestaande hiaten dichten en de collectie op peil houden.}

Het acquisitieprofiel van het SHCL staat niet op de eigen website en kan enkel door aanvraag worden geraadpleegd.231

4.6.4 De acquisitie van archieven en (foto)collecties

Zoals in de jaarboeken van het SHCL valt te lezen (zie bijlage 5), wordt er jaarlijks materiaal aan de collectie toegevoegd.232 _{In de afgelopen vijf jaar betrof het 46 acquisities die in} verschillende rubrieken werden ondergebracht (zie tabel 11).

Tabel 11: Overzicht van de acquisitie van het SHCL 2009-2014

Nr. Rubriek Aantal Percentage

229 Dit onderdeel van het Stadsarchief Heerlen bestaat inmiddels niet meer, de archieven zijn nu in beheer bij Schunck* een culturele instelling van de gemeente Heerlen.

Schunck

http://schunck.nl/over-ons/missie-visie/ (12 december 2014).

230 W. Rutten wijst er op dat grijze literatuur heel divers materiaal is dat veelal niet in openbare en wetenschappelijke bibliotheken terecht komt omdat het oorspronkelijk bestemd is voor heel specifieke doelgroepen. Grijze literatuur onderscheidt zich door utiliteits- en actualiteitswaarde op het moment van uitgave, niet door de bv. gestencilde, gekopieerde of gedrukte vorm. Anderzijds voldoet het materiaal niet aan de definitie van een archief en is daarom veelal ook aan de aandacht van het Archiefwezen ontgaan. Grijze

literatuur: publicaties van (cultuur)historische, heemkundige, literaire en dergelijke aard in en over Limburg door vakmensen of amateurs.

231W.J.M.J. Rutten, Waar zijn ze gebleven: de archieven van Limburgse provo's, kabouters, krakers,

derdewereldactivisten, sympathisanten van Vrij Palestina en noem maar op? (Lezing Maastricht 1999).

SHCL, Notitie inzake het collectie- en acquisitieprofiel van de archieven, 13-16.

acquisities van het SHCL (afgerond) 1 Bestuur en rechtspraak vóór 1794 0 0% 2 Bestuur, politiek 0 0% 3 Bevolking 0 0% 4 Justitie 0 0%

5 Openbare orde, veiligheid 0 0%

6 Defensie 0 0%

7 Notariaat 0 0%

8 Financiën 0 0%

9 Verkeer en waterstaat 0 0%

10 Openbare werken, ruimtelijke ordening, huisvesting

1 2,2%

11 Sociale zorg, welzijn (inclusief jeugd- en

ouderenzorg) 6 13%

12 Arbeid, vak- en standsorganisaties 7 15,3%

13 Gezondheidszorg 1 2,2%

14 Natuur, milieu 2 4,3%

15 Landbouw, bosbouw 1 2,2%

16 Mijnbouw 1 2,2%

17 Onderwijs, wetenschap 0 0%

18 Cultuur, sport, recreatie, evenementen 8 17,4%

19 Handel, nijverheid, industrie, dienstensector 2 4,3%

20 Religie, levensbeschouwing 0 0%

21 Huizen, families, personen 2 4,3%

22 Verzamelingen 15 32,6%

Totaa l

46 100%

Bron: SHCL, Jaarboeken 2009-2014.

Omdat er in de jaarboek van 2009-2014 andere rubrieken en deelrubrieken worden gehanteerd heb ik uitgezocht in welke categorie deze aanwinsten uiteindelijk zijn ondergebracht (tabel 12):

Tabel 12: Plaatsing van acquisities met een afwijkende rubriek

Afwijkende rubrieken in de jaarboeken van het SHCL

Plaatsing op het archievenoverzicht van het HCL

Historie archiefdiensten 18 Cultuur, sport, recreatie,

evenementen

Beeldende kunst, foto en film 18 Cultuur, sport, recreatie, evenementen

Bouwkunst, monumentenzorg en archeologie 18 Cultuur, sport, recreatie, evenementen

Sociëteiten en gezelschapsverenigingen 18 Cultuur, sport, recreatie, evenementen

Beroepsbeoefenaars betreffende rechtspraak en justitie

11 Sociale zorg, welzijn (inclusief jeugd- en ouderenzorg)

Collectie prijscouranten en catalogi 22 Verzamelingen

http://www.archieven.nl/nl/search-modonly?

mivast=313&mizig=210&miadt=38&miaet=8&micode=0&milang=nl&miview=inv2

In de periode 2009-2014 zijn er een vlag en een vaandel aan de collectie toegevoegd, waardoor het totale aantal nu staat op 173. Sinds 2005 berusten 90 geconserveerde vlaggen en vaandels bij het Limburgs Museum te Venlo. Bij het SHCL worden de overige 83 bewaard en geconserveerd. Navraag wees uit dat er bij het SHCL, naast deze vlaggen en vaandels, geen objecten meer zijn opgenomen in de collectie. De objecten die men in bewaring had zijn inmiddels ondergebracht bij meer passende erfgoedinstellingen zoals musea. Men heeft de hoop uitgesproken om in de toekomst ook voor de resterende vlaggen en vaandels een dergelijke oplossing te vinden.

4.6.5 De dequisitie

Het SHCL is ook actief op het gebied van dequisitie. Archieven in de collectie van het SHCL die niet aan de uitgangspunten voldoen, worden afgestoten. Het gaat om archieven van lokale aard en archieven waarvan het werkingsgebied buiten de provincie ligt of landelijke van aard is. Hiervoor is de lijst ʻover te dragen bestandenʼ in het Bewerkingsplan archieven en documentatie SHCL opgesteld. Hieruit valt op te maken dat naast vernietiging wordt gestreefd naar plaatsing bij passende instellingen zoals lokale archiefinstellingen en musea. Volgens de jaarboeken is er in 2009 50 meter, in 2012 55 meter en in 2013 327 meter door dequisitie afgestoten. Naast dequisitie van volledige archieven en collecties verdwijnen er bij het SHCL jaarlijks de nodige meters materiaal door opschoningwerkzaamheden.

5 DEEL 4 De Limburgse acquisitiekarakteristieken; een vergelijking van