8 8 22 5 1 0 5 10 15 20 25 18% 18% 50% 12% 2%
Actief bespreken Anders Hamerstuk Weet ik niet Niet ingevuld 33 10 1 7 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 Antwoord gegeven
Niet ingevuld Vraag onduidelijk Aangegeven bij meerdere gemeenten te inspecteren waardoor geen eenduidig antwoord mogelijk is Aantal reacties Antwoord gegeven 75% Niet ingevuld 23% Vraag onduidelijk 2%
Een doel om na te streven 126 | P a g e Tabel 10 Resultaten vraag 10
Open antwoorden:
Er is ruimte voor het actief bespreken zeker binnen het College van B&W gebeurt dat; binnen de gemeenteraad gebeurt dat niet altijd.
Het wisselt hier per gemeente of het verslag besproken wordt in een raads-of commissievergadering. Veel raadsleden nemen het ter kennisname aan. Maar soms ontstaat er toch een discussie.
Dat weet ik eigenlijk niet. Ambtelijk wordt het veel gelezen. Ik heb niet de illusie dat het in de Raad besproken MOET gaan worden. Dat zal vermoedelijk alleen gebeuren als het rapport echt vernietigend is.
Het heeft vooral een ambtelijk effect en dan heb ik het over het horizontaal toezicht. Het verticaal toezicht in onze provincie wordt ambtelijk niet serieus genomen, die staan te ver van de materie en beperken zich vaak tot opmerkingen over de archiefruimte.
Vanuit IBT'er zijn voorgaande vragen niet goed te beantwoorden. Dit wisselt. We houden dit wel in de gaten. Ik merk dat bij de meerderheid het verslag op enige wijze wordt aangeboden aan de raad. Soms met een toelichting erbij, en soms met een verbeterplan erbij. Maar dat is zeker niet overal zo. Sommigen hebben het ondergebracht in de P&C cyclus. Hiermee maak je het groter dan van de DIV-afdeling, maar verdwijnt dit weer op de achtergrond bij 'alle' stukken.
Vanuit het IBT zien we dat bij gemeenten verschillend wordt omgegaan met het inspectieverslag. We sturen er zoveel mogelijk op dat het B&W/gemeenten verbeteracties met een SMART planning maakt en de acties worden uitgevoerd. We verwachten dat ze beide (inspectieverslag en verbeteractie met SMART planning) naar de gemeenteraad sturen.
Wanneer in gezamenlijkheid de conclusies worden verwoord sluit dat beter aan en kan de aanpak sneller worden gestart.
Er is geen interesse voor
Antwoorden betreffen 1 van mijn gemeenten (Hilversum) Het effect vh toezichtrapport wordt doorgaans en goeddeels in het verbeterplan gesorteerd. Wel/niet behandelen in de raad maakt naar mijn ervaring niet echt verschil (alleen als er echt iets mis is en 'herrie' nodig is, zoals in Almere laatst).
Hamerstuk: weinig affiniteit met het onderwerp, afhankelijk van de intern, deskundige ambtenaren (DIV)
in de raad is de belangstelling nihil, in de ambtelijke organisatie al veel groter; in het college is er ook wel enige belangstelling
Weet ik niet. Ik ben nog maar 1 jaar archiefinspecteur maar wat ik zoal hoor is dat het niet actief besproken wordt in de gemeenteraad, soms wel in het college omdat de burgemeester portefeuillehouder is en hierin actieve rol neemt.
ik werk voor ibt dus heb ik bovenstaande vragen beantwoord n.a.v. mijn overall beeld voor onze gemeenten. Ik kan niet vergelijken tussen een hamerstuk of bespreekstuk, daarvoor zijn er te veel gemeenten. Wel zie ik vaak dat vakspecialisten die toevallig ook raadslid zijn meer 'aanslaan' op het verslag dan andere raadsleden; het is een niche-onderwerp. Anderen vinden het onderwerp belangrijk maar weten niet goed waar ze op moeten letten.
Verbeterplan zit bij het verslag en geeft vervolg.
Weinig politici zijn geïnteresseerd in informatiebeheer, omdat je er niet goed mee kan scoren. Leidt daarom in veel gevallen tot hamerstuk
Binnen de ambtelijke gremia is sprake van hoor en wederhoor en inhoudelijke behandeling van het rapport met de aanbevelingen. In het college en de raad is het een hamerstuk.
Afhankelijk van het oordeel, de aanbevelingen en de reactie is het als hamerstuk of voor bespreking aangeboden
Een doel om na te streven 127 | P a g e
Dit is per gemeente verschillend. Ik werk voor een gemeenschappelijke regeling/archiefdienst voor 4 gemeenten en een aantal gemeenschappelijke regelingen. Per gemeente wordt anders met het jaarverslag omgegaan (dit maakt het beantwoorden van bovenstaande vragen voor mij lastig) Verslag en bevindingen worden begin van het jaar besproken in het kader van het interbestuurlijk toezicht. Een mindere, of slechte score wordt toegelicht en er komt een verbeterplan. Door het actief bespreken is er (hopelijk) aandacht op strategisch niveau en komen er middelen (vanaf 2021) beschikbaar. Bij bespreken van voorjaarsnota (begroting) is het zowel voor directie als bestuur duidelijk dat de middelen (voor een groot deel) exogeen en onontkoombaar zijn.
KPI's worden aangenomen ter informatie. Verbeterplannen zijn enkel op de werkvloer een item. Doordat het expliciet op de agenda is er geen aandacht voor.
ja, er wordt geen aandacht aan besteed
Ja, op ambtelijk niveau leidt het tot discussie. Bestuurlijk is het een hamerstuk.
Ja, het wordt nauwelijks gelezen en de gemeenteraad bemoeit zich doorgaans niet met bedrijfsvoering. Archief en DIV vallen doorgaans onder facilitaire zaken.
Voor de interne organisatie maakt dat niet uit. Maar daar waar de eventuele pijn punten zitten worden acties ter verbetering opgezet
Raadsleden hebben geen idee van zaken die voor ons archivarissen gesneden koek is
Ja, raadsleden komen om in de stukken en zullen alleen goed doorlezen als er bijzondere omstandigheden zijn. College zou moeten vragen om zienswijze als het echt besproken moet worden.
Het verslag wordt voorzien van een Raadsinformatiebrief. Het streven is om in twee pagina's de belangrijkste bevindingen te formuleren, uitwerking vindt plaats in het toelichtend verslag.
Uiteraard heeft dat effect op hoe het verslag wordt ontvangen. Als vanuit de organisatie niet wordt
gestuurd op bespreking, zullen de raadsleden het niet snel zelf oppakken.
Nuancering bij vragen over al dan niet aanbieden en het uitzetten van verbeteracties: dat verschilt per organisatie. We voeren de inspectie uit voor meerdere overheden en die gaan daar verschillend mee om.
Het jaarverslag wordt door de CIO actief besproken met de portefeuillehoudende wethouder en vervolgens in B&W, met een plan voor maatregelen op de aanbevelingen. Het jaarverslag zelf wordt niet verstrekt aan de gemeenteraad, maar betrokken bij de verantwoording in de jaarrekening. Als nuancering op de eerdere antwoorden: er zijn 15 zorgdragers in mijn werkgebied, en ik kan niet eenduidig antwoorden.
Ik focus hier op de grote centrumgemeente. Daar is het niet de raad, maar de auditcommissie van de raad die het verslag van de gemeentearchivaris behandelt. De raad beschouwd het daarna als een hamerstuk. Er wordt veel samengewerkt in de i-keten. Verslaglegging gebeurt om de paar jaar integraal, maar tussendoor op deelgebieden en dan bijvoorbeeld samen met de andere informatiebureaus binnen de keten. Er ontstond verslag-moeheid van de jaarlijkse of twee jaarlijkse verslagen gemeentearchivaris waardoor de effectiviteit afnam en gezocht is naar andere manieren van rapporteren vooral samen met andere disciplines. Meeschrijven aan een deelrapport naar bijvoorbeeld sociaal domein en wijkteams is ook een mogelijkheid.
Ik begrijp de vraag niet
Belangstelling in de raad was minimaal; mogelijkheid om actief te maken werd niet opgepakt. uiteraard heeft dat effect. Als iets als hamerstuk wordt geagendeerd is de kans groot dat weinig mensen er überhaupt naar kijken. Overigens is de realiteit van de antwoorden van de andere vragen op deze bladzijde genuanceerder dan nu wordt gesuggereerd. We voeren onze taken uit voor zes gemeenten, het waterschap, de provincie en een aantal gemeenschappelijke regelingen. De ontvangst van dit soort stukken verschilt enorm per organisatie.
Een doel om na te streven 128 | P a g e Interbestuurlijk toezicht
11. Is de interventieladder wel eens toegepast in een gemeente waar u betrokken bent (geweest) bij de gemeentelijke archiefinspectie?