Tabel 18 Resultaten vraag 23 Open antwoorden:
In welke mate wordt het onderwerp belangrijk genoeg gevonden in de organisatie Vooral het gebrek aan interventiemogelijkheden voor gemeentelijke inspecteurs. Nogmaals richten op risico's en aansluiten bij bestaande audits.
Hoe beïnvloed je effectief uit welke rol? Soms wordt gezegd dat toezicht omslachtig is, of niet uniform, verschil van kwaliteit etc. Die discussies gaan uiteindelijk niet om het doel: namelijk invloed uitoefenen. Dat is een spel waar je in moet oefenen.
Ik ben zelf geen inspecteur dus ik weet niet precies welke uitdagingen zij ervaren. Wat ik zie is dat inspecteurs vaak onderdeel worden gemaakt van de problemen die ze constateren. De gemeente vraagt om hulp verwacht oplossingen van de inspecteur ipv zelf
De grootste uitdaging is om een reguliere gesprekspartner te worden. Vaak is er een natuurlijke houding om toezichthouders op afstand te houden.
35 9 0 10 20 30 40
Een doel om na te streven 144 | P a g e
Communicatie is het belangrijkste, naast een flexibele, resultaatgerichte aanpak. Met standaardisatie bereik je dat niet vanzelf en het kan zelfs contraproductief zijn. Je wordt serieus genomen door kennis die je hebt en de manier waarop je die overbrengt
De afstand tot de business is te groot. De eisen voor archivering zijn extreem hoog, waardoor systemen nodeloos ingewikkeld worden gemaakt, waardoor gebruikers de systemen links laten liggen. Er is nog veel meer, maar daar is geen ruimte voor in dit form.
Bijblijven met alle ontwikkelingen.
Breedte van het vak, ketenarchivering, werkdruk ambtenaren, veel nieuwe wet- en regelgeving Audits, controles, digitale archivering, preservering
Dat kan ik niet voor hen beantwoorden, dat hoor je vast van hen. Nee.
Grootste uitdaging is het verenigen van de papieren wereld met de digitale wereld. Beide bestaan nog lange tijd naast elkaar maar vragen totaal verschillende manier van denken en werken, en kennis.
Niet serieus genomen worden, want er is geen uniform toetsbaar normenkader, iedere inspecteur heeft een andere mening.
De KPI-toetsing gebruiken zodat de organisatie zich herkent in de bevindingen en de aanbevelingen. Evenwichtig toetsen en samenhang met ICT, beveiliging en privacy, keteninformatie bewaken/beoordelen.
Om het informatiebeheer voor de deelnemende gemeenten op een acceptabel niveau te krijgen. Als archiefinspecteur moet je eigenlijk van heel veel onderwerpen kennis hebben. Omdat ik slechts beperkte tijd heb voor archiefinspectie en nog meerdere taken ernaast heb, is t niet haalbaar voor mij om van alle onderdelen voldoende kennis te hebben.
Geen dwingende middelen om acties uit te laten voeren. Interventieladder is langzaam. Ja-knikkers tijdens overleggen komen weg met stagnatie.
IBT is een rituele dans geworden.
Persoonlijk ervaar ik het als probleem, dat als archivaris van een kleine gemeente het vakgebied te breed wordt met inspectie erbij. Het wordt heel breed als je zowel verstand moet hebben van middeleeuwse teksten als van recordmanagement.
Er moet een combinatie komen van verschillende informatie/controls, nl. die van de informatiebeveiliging en de bescherming persoonsgegevens. Ook is informatiemanagement zo complex dat de verantwoordelijkheid moeilijk te dragen is door proceseigenaren.
Het is lastig om bij de juiste persoon aan tafel te komen, om onderwerpen op de juiste tafel te krijgen.
Door de positionering van het archief/ inspectie in de organisatie is het lastig om met de juiste mensen aan tafel te komen. Daardoor is het soms lastiger om goed inzicht te krijgen
Eerst begrijpen dan begrepen worden om je rol en positie in organisatie te borgen
Juridisering en steeds meer naast elkaar lopende beheer en informatie en openbaarheidsregimes De benodigde expertise die nodig is om alle facetten van het informatie en archiefbeheer te kunnen beoordelen wordt steeds groter. Ook steeds moeilijker om in een functionaris te verenigen.
Dat zijn er best wat, natuurlijk. Een lastig probleem in het vertalen van beleid naar praktijk, dat speelt een grote rol in de pdca cyclus. Op papier ziet het er vaak netjes uit, maar in de praktijk is de uitvoering niet helemaal in lijn met het beleid.
Voldoende kennis over ICT-gerelateerde onderwerpen, zodat goed invulling gegeven kan worden aan de bemoeienis met 'grote wijzigingen in het informatiebeheer' bij een overheid, zoals vastgelegd in de meeste besluiten informatiebeheer.
Een doel om na te streven 145 | P a g e
Omvang van het toezichtpunt (groot), aansturing van de organisatie, krachtenveld binnen de organisatie, aansluiting op de andere afdelingen van de archiefdienst (kennisgat), op onderdelen kennisachterstand van inspecteurs zelf.
Wat is de reikwijdte van het inspectiewerk? Van belang: waar op te inspecteren, benodigde kennis, met wie samenwerken. Te veel digitaal en techniek, terwijl organisatiekundig en archiefwettelijk evenzeer van belang is.
Archieftoezicht en bijbehorend informatiebeheer is slechts 1 kant. Ook informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens houden toezicht. Integraliteit mist. En dan zijn er nog de belangen van datagestuurd werken en bijbehorend informatiemanagement
Veel gemeenten hebben niet de kennis in huis om over te gaan tot correct en volledig digitaal werken. Ze blijven daarom steken in een hybride situatie. De gemeente ertoe bewegen om goede kennis in huis te halen om wel te voldoen is vaak lastig.
Draagkracht in de eigen organisatie; onwetendheid met digitale informatievoorziening (databases, social media, geo-informatie e.d.)
gebrek aan kennis over beheer van applicaties waarin archief wordt gevormd en van beheer van digitale data helpt niet om de verantwoordelijkheid uit het BIB (advisering bij migraties e.d.) in te vullen.
24. De digitalisering heeft de archiefinspectie ingewikkelder gemaakt. Welke oplossingen kunnen volgens u het beste bijdragen aan het ondersteunen van de archiefinspecteur in zijn of haar werk?