Tabel 12 Resultaten vraag 19 Open antwoorden:
De vraag is of het specifiek een archiefinspecteur in dienst moet hebben. het gaat om de uitvoering van inspectie, los wie dat oppakt. Persoonlijk zou ik eerder investeren in een adviseur om een goed kwaliteitssysteem in te regelen en te onderhouden.
Ik ben het met alle stellingen niet eens. Inspectie is iets anders dan adviseren en dient gescheiden te zijn van de toezichtstaak. De archiefwereld moet ervan af van het idee dat ze iets kunnen adviseren, ik denk dat het eerder andersom is.
Het program ATT is gericht op risico's, KPI's waren een goede stap, maar nu moeten we volgende gezet worden, inclusief toezicht op statische archieven. Verticaal toezicht moet echt op afstand komen.
Er zijn verschillende rollen. Die kan bij één persoon liggen, maar ook bij meerdere. Ligt aan takenpakket (hoeveel inspectiepunten?)en positionering in de organisatie.
De inspecteur als auditor sluit niet aan bij een inspecteur die betrokken is bij het informatiebeheer. Ik vind dat er een duidelijk onderscheid moet worden gemaakt tussen de digitale informatieadviseur (dus voor alle adviezen en kennisdeling in bovenstaande stellingen) en een onafhankelijke inspecteur in de vorm van een auditor.
De inspecteur en de archivaris zijn (nog) met elkaar verweven, alleen de interbestuurlijk toezichthouder heeft een aparte wettelijke basis. Ik hecht grote waarde aan de rol van archivaris. Eén (intern) inspecteur bij de provincie, vergelijkbaar met de gemeentearchivaris. Het is niet goed om inspectie los te zien van het doel, duurzaam toegankelijke informatieobjecten. En die moet je niet los zien van de beheerder, de archivaris (ook nieuwe stijl: van een e-depot).
Een toezichthouder zou geen advies moeten geven. Je moet voorkomen dat de slager z'n eigen vlees gaat keuren.
Interne gemeentelijke archiefinspectie moet zichzelf niet als systeemtoezicht begrijpen en positioneren. Is een groot misverstand. Oneffectief. En de feitelijke (formele) positionering is anders. Zie de AV's. De provincie doet systeemtoezicht, ten minste als deze hun werk doen. Externe inhuur is niet nodig.
19 25 0 5 10 15 20 25 30
Antwoord gegeven Geen aanvullingen of niet ingevuld Antwoord gegeven 43% Geen aanvullingen of niet ingevuld 57%
Een doel om na te streven 135 | P a g e
Archiveren by design wordt soms toegepast, soms niet. Klopt het dat met systeemtoezicht wordt bedoeld een kwaliteitssysteem met een sluitende pdca-cyclus? Het verschil tussen inspectie en toezicht en een adviesrol is essentieel; dit mag nooit in elkaar overlopen. Het bestaan van een kwaliteitssysteem is ook geen reden om te stoppen met inspectie, mocht dat de insinuatie zijn van stelling 5.
Het landelijke traject Toezicht van de Toekomst richt zich steeds meer op toezicht in dialoog. Dan is het raar om de toezichtsrol en adviesrol strikt te gaan scheiden en met verschillende mensen in te gaan vullen.
Los van systeemtoezicht is het inhuren van een externe inspecteur 1x per 3 of 4 jaar aan te bevelen, of via collegiale uitwisseling een inspectie uitvoeren. Het bevordert een onafhankelijke toetsing, beoordeling van je eigen organisatie.
Uitvoeren van systeemtoezicht is meer te koppelen aan het wel/niet hebben van een kwaliteitssysteem; de relatie met kennisdelen of adviseren zie ik niet zozeer. Bij het toetsen van het concept archiveren by design ligt het scheiden van de rol van inspecteur en adviseur veel lastiger.
De stellingen zijn niet goed genoeg gedefinieerd. Eerste twee stellingen bijv.; bij eigen gemeente, of andere gemeenten? Laatste stelling; Wiens inspecteur wordt in de laatste zin bedoeld, de externe, of de eigen? Het wringt dat je als archiefinspecteur in dienst van een gemeente de eigen gemeente inspecteert. Inspecteren van een buurgemeente en de rol van adviseur in de eigen gemeente zou een oplossing kunnen zijn.
Er is geen volledig kwaliteitssysteem geïmplementeerd, daardoor kan ik de vragen niet goed beantwoorden. Bij een kleine gemeente is er bovendien geen goed onderscheid te maken tussen de rollen van archivaris, (systeem-)toezichthouder en digitaal informatieadviseur van het gemeentearchief. Die zijn dan veelal in één functie verenigd.
Als het informatiemanagement in de gemeente ook de voorwaarden voor duurzame toegankelijkheid meeneemt in 'archiving by design' dan is een inspecteur een 2e lijns auditor die systeemtoezicht kan uitvoeren.
In bovenstaande vragen wordt kennis delen en adviseren als onlosmakelijke onderdelen van toezicht gezien. Dat is het niet. Zowel voor toezicht, kennis als advies hoef je niet perse naar een archiefinstelling. Dus ja, systeemtoezicht door externe. Nee, inspecteur gaat geen kennis en advies doen.
Ik meen dat het van belang is archiveren by design vooral te implementeren vanuit een bepaalde doelstelling. M.i. is er nog altijd sprake van veel gebruikersacties in de huidige DMS/Zaaksystemen. Dat leidt tot onvolledige informatie en verlies van relaties tussen informatieobjecten. Archivering by design zou ervoor moeten zorgen dat gekend kan worden van welke gegevens en documenten gebruik is gemaakt in een bepaald proces. Dat zou een centrale boodschap moeten zijn van de archivaris, bijvoorbeeld in een inspectieverslag.
We houden graag de culturele aspecten zoveel mogelijk apart van wat we bij het toezicht doen. Dus vandaar mijn afwijzende antwoord bij 'cultuurmakelaar'.
Archiveren by design heeft bij ons zeer veel aandacht vanuit onze ervaring met digitale duurzaamheid. Dit is essentieel onderdeel van de contacten met de overheden. Of je dat helemaal gescheiden kunt houden betwijfel ik, dingen lopen al snel door elkaar lopen. Het is daarom belangrijk steeds in gesprek te blijven over de rollen die je vervult (adviseur / inspecteur)
Het zou helpen bij het scoren van de stellingen als je explicieter maakt wat jij als onderzoeker concreet onder 'systeemtoezicht' verstaat. Nu scoor ik als respondent op mijn eigen interpretatie van die term, daar ben ik mij van bewust en dat heeft invloed op mijn antwoorden. Verder plaatst een van de stellingen de archiefinspecteur en de gemeentearchivaris in twee verschillende rollen. Dat onderscheid bestaat onder de wet niet.
Een doel om na te streven 136 | P a g e
Archieftoezicht is specifiek toezicht en daarmee is de inspectiefunctie vrijer in te vullen. Afhankelijk van het soort organisatie, de mate van volwassenheid in informatiehuishouding kun je acteren. De meerwaarde van inspecteur is niet alleen auditen maar ook adviseren over kaders en standaarden (niet adviseren over uitvoering! maar over de instrumenten en waar aan te voldoen). Inspecteur is geen adviseur voor de uitvoering. Dat is een gat wat de organisatie, andere geledingen daarbinnen, moet vullen. Een inspectie moet zich zoveel mogelijk beperken dat inspectie. Er speelt naast archiveren bij ontwerp bovendien ook zoveel meer in het takenpakket van de archivaris- inspecteur, vooral op organisatiekundig gebied: verordeningen, voorzieningen treffen bij samenwerking, samenhang in de informatiewetten etc. Wil je toe naar puur systeemtoezicht dan moet je daarvoor bij de control-afdeling zijn. Of de inspecteur onderdeel maken van de control- afdeling. Dan kan zij/hij zich volledig gaan richten op auditing achteraf. Archiveren bij ontwerp wordt dan iets van de digitaal adviseur. Je kunt hoogstens auditen of archiveren bij ontwerp goed wordt toegepast.
Standaardisatie is punt van ontwikkeling nummer 1 en verder kijken dan de neus van de "oude" archiefinspecteur is punt 2 (digitalisering vraagt gewoon andere invalshoeken!)
Toezicht en advisering staan elkaar niet in de weg, mits hierover duidelijke afspraken gemaakt worden.
Professionalisering van de archiefinspectie
20. In het voorstel voor de nieuwe Archiefwet is een diploma archivistiek niet langer vereist om gemeentearchivaris te kunnen zijn. Dit biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om nieuwe archivarissen in de praktijk op te leiden. Bent u het eens met het aanpassen van de wet ten opzicht van dit aspect? Waarom wel of niet?