Tabel 19 Resultaten vraag 24 Open antwoorden:
Waarom denk je dat het ingewikkelder heeft gemaakt? Ik denk juist dat het minder ingewikkeld is geworden en dat je eerder zicht hebt op de lacunes
Goede opleidingen en veel kennisdeling. Ook meer samenwerking tussen inspecteurs onderling. Ook decentralisaties hebben veel impact. Zo wordt een deel van het werk hier in de regio uitbesteed aan andere gemeenten. Deze organisaties vallen vaak onder een andere archiefinspectie maar verwerken informatie die omdat de taken vaak gemandateerd zijn nog steeds vallen onder de verantwoordelijkheid van de colleges van B&W in mijn regio. En dus moet ik er soms ook wat van vinden terwijl ik niet beschik over de informatie om er wat van te vinden.
Gerichte opleidingen en cursussen
37
7
Antwoord gegeven Niet ingevuld
84% 16%
Een doel om na te streven 146 | P a g e
Kennisontwikkeling en meedraaien in een gemeentelijke organisatie. De positionering bin een archiefdienst werkt averechts.
Op hoofdlijnen goed weten waarom je dingen doet en waar je inspecteur op bent. Details kun je uitzoeken en bij vakgenoten neerleggen. Maar waarom doen we het? Welk belang verdedigen we? Duurzame toegankelijkheid? Blijf dan daar ook op focussen. niet op analoog/digitaal, of zaakgericht/dossiergericht. Maar: voldoet de organisatie op haar manier aan het doel. Dat vergt niet uitzonderlijk veel specifieke kennis, maar wel goed luisteren, meedenken en kritisch zijn.
De werkwijze van IT auditing te gebruiken. Je hoeft niet van alles precies te weten hoe het werkt, maar je moet de juiste vragen stellen en doorvragen. De organisatie moet aantonen dat ze voldoen aan de wettelijke criteria.
Ik ben het niet eens met de stellig dat het ingewikkelder is geworden. Het vraagt om een andere mindset maar dat maakt het niet per definitie ingewikkelder. De gevestigde “paradigma’s” blijven namelijk staan.
Kennisdeling blijft het voornaamste, maar je kunt ook met het doorgronden van de aloude principes anderen inschakelen om jou te vertellen of en hoe die worden nageleefd in een "ingewikkelder" vormgegeven beheeromgeving. Ik ervaar dit niet als een groot probleem.
Loslaten en accepteren. Als je het niet begrijpt, dan moet je niet doen alsof je een volwaardig gesprekspartner bent. Doe het dan niet en richt je op wat je nog wel kunt.
Zie boven.
Goede bijscholing, samenwerking met collega's, formatie-uitbreiding in tijd Een goed opleidingsinstituut!
Archiefwet omvormen tot een Informatiewet en onderdeel maken van de governance verplichtingen van overheden.
De digitalisering heeft vooral het informatiebeheer ingewikkelder gemaakt. Ik kan me voorstellen dat het een inspecteur helpt als zijn/haar gesprekspartners goed voorbereid naar een inspectiegesprek komen en de inspecteur delen van het archief tonen via een scherm. Sommige van mijn toezichtontvangers laten mij hun informatiesystemen zien, dat werkt prettig want dan weet ik waarom de gemeente tegen bepaalde problemen aanloopt.
Sterke betrokkenheid met het onderwerp en samenwerken met de digitale adviseurs en goede contacten met het inspectiepunt.
Specifieke ICT trainingen 'on the job'. De inspecteur moet systemen kennen en de werking begrijpen. Standaard, toetsbaar normenkader.
Software waarin de hele kwaliteitsmodelcyclus van een inspectie wordt ondersteund.
Overleg met relevante betrokkenen bij inrichting van digitale informatiehuishouding. Overleg met controlers/ciso/fg en afspraken over ieders onderzoeksterrein en planning.
Zorg voor iemand die kennis heeft op dit deelvakgebied binnen de archiefinstelling.
Meer cursussen specifiek gericht op archiefinspecteurs. In mijn geval zou een duidelijke richtlijn van het benodigde aantal werkuren voor archiefinspectie per organisatie een goed handvat zijn om aan het bestuur aan te geven wat nodig is qua mankracht.
Aandacht voor duurzaam informatiebeheer op strategisch niveau zodat archivering binnen architectuurlandschap geborgd is en archiefbewustzijn afgedwongen kan worden. Inspectie deel uit laten maken van audits en controles, ook organisatorisch.
School de inspecteur op ICT-vlak bij. Specifiek over onderwerpen als database management en ITIL. Laat de inspecteur een gecertificeerd medewerker zijn die met meer kennis aankomt dan wat er op KIA en Breed wordt uitgewisseld. De inspecteur moet een waardige gesprekspartner zijn, niet iemand die door mooie praatjes van marktpartijen wordt ingepakt (bijvoorbeeld MyLex en diverse e-depot leveranciers).
Een doel om na te streven 147 | P a g e
schaalvergroting en daardoor specialistische inspectiefuncties. Aansluiting vinden met andere toezichthouders en hun methodes.
Landelijke inspectie, combinatie van informatie/controls, uitwerken van normatiek in toepasbare checklists voor informatiemanagers.
Bijscholing indien hier een lacune in de kennis zit. Wetgeving meer op elkaar afstemmen.
Niet alles zelf willen weten, maar werken aan een goed werk waar je de juiste expertise op het juiste moment aanboort
Bijscholing, meelopen met de gemeentelijke organisatie bij projecten
Expertise makkelijker delen en eventueel collega inspecteurs met een bepaalde expertise ook in elkaars werkgebied kunnen inzetten. Er is wel eens gepleit voor een landelijke of regionale poule van archiefinspecteurs die wisselend kunnen worden ingezet afhankelijk van de te inspecteren facetten.
Iets wat direct naar voren komt is het vernietigingsvraagstuk. Eigenlijk zou wettelijk geregeld moeten worden dat de status van een document of gegevens veranderen als de bewaartermijn verstreken is. Dan onderken je dat kopieën kunnen blijven voortbestaan, maar pak je het probleem van oneigenlijke informatie aan.
De digitalisering is niet zozeer het grote probleem, het is de kenni
Vakliteratuur blijven lezen, trainingen en discussies blijven volgen, blijven inspecteren en in gesprek blijven met de specialisten. Dat is wel duidelijk. Het grootste risico is het al jaren groeiende kennisgat tussen de inspecteurs en de rest van de archiefdienst.
Niet alleen de digitalisering, ook de andere informatiewetten, de organisatie-overstijgende samenwerkingen, de burgerparticipatie. Niet alleen focussen op digitalisering! Digitalisering heeft ons verleidt om teveel adviseur te worden. Niet doen! Blijf inspecteur en laat de adviseur het gat vullen dat de zorgdrager zelf laat liggen of huur kennis en capaciteit in. Zorgdragers zijn zelf verantwoordelijk voor goede informatiehuishouding en mogen de inspecteur daar niet mee belasten. De inspecteur is van toetsen, wetgeving, kaders en standaarden duiden. De digitaal adviseur en de andere informatiebureaus geven vorm, richten in, beheren, controleren de kwaliteit en verbeteren. De inspecteur staat er buiten en doet zijn ding: toetsen, aangeven waaraan iets moet voldoen, risico's duiden.
Verplichte integrale inspectie op gebied van informatie: architectuur, beveiliging, archiefwet, AVG, herbruikbaarheid, openbaarheid. Dat voorkomt meerdere en soms tegenstrijdige aanbevelingen aan bedrijfsonderdelen waardoor er vaak geen sprake is van continue kwaliteitsverbetering
Samenwerken met ICT en een bredere kennisdeling over digitaal informatiebeheer. De archiefinspecteur zou daarnaast een goed netwerk moeten hebben om de juiste kennis in huis te halen wanneer dat nodig is.
Kennis vergroting van digitalisering bij inspecteurs.
Het is niet zo dat de digitalisering de inspectie ingewikkelder heeft gemaakt, er wordt nu enige kennis van andere tools gevraagd. De inspecteur moet begrip hebben van de eisen die digitale duurzaamheid stelt aan informatiebeheer om de juiste vragen te kunnen stellen. Stap 1 is dat dat besef doordringt, stap 2 is dat hij zich die kennis eigen maakt. Vervolgens is het zaak de verantwoordelijkheid voor de gemaakte keuzes bij de overheid zelf te blijven leggen.
Een doel om na te streven 148 | P a g e 25. Beantwoord de volgende vragen:
Tabel 20 Resultaten vraag 25
Stelling/ waardering Zeer
veel
Veel Neut-
raal
Weinig Niets Niet
ingevuld
Draagt de archiefinspectie bij aan het
verbeteren van de informatiehuishouding?