Tabel 17 Resultaten vraag 22 Open antwoorden:
Dat is afhankelijk van de inhoud van het inspectieverslag en soms ook aan het disfunctioneren van de archiefinspecteur
Niet zo zeer door het bestuur als wel door bepaalde functionarissen. Vooral externe projectleiders die voor het uitrollen van een werkwijze of applicatie zijn aangetrokken willen in mijn regio een archiefinspecteur lastig vinden. Verder is mijn functie betrekkelijk nieuw en duurt het daardoor even voordat iedereen door heeft dat er een archiefinspecteur is die op de hoogte gehouden moet worden.
Ik heb dat nooit zo ervaren. Ik heb tot nu toe de gemeenten altijd goed kunnen helpen.
Vooral een ambtelijke last. Voor de wet RGT was het veel moeilijker om het bestuurlijk te agenderen, met die KPI's hebben we echt stappen gezet.
Nee dat denk ik niet. Besturen snappen vaak prima dat ze worden aangesproken op onderwerpen. Wel is dat misschien vanuit IBT-oogpunt makkelijker om het bestuurlijk te maken. Ik ben nog geen bestuurders tegengekomen die het raar vonden dat we met dit onderwerp bezig zijn. Die gaan hier ook zakelijk mee om.
Als IBT staan wij enigszins op afstand, maar op basis van mijn ervaring lijkt het alsof het bestuur vaak niet precies begrijpt wat het probleem is, wat wordt er nu geconstateerd en waarom moeten we dit oplossen. Inspectieverslagen worden vaak intern besproken en afgestemd. Dit kan sommige conclusies afzwakken. De inspecteur als onafhankelijke auditor zou dit kunnen verhelpen.
Niet als last, wel vaak als complicerende factor. In de praktijk blijkt bijvoorbeeld archiving by design iets dat aan het einde van het proces plaats vindt en dan als vervelend wordt ervaren.
Nee, veeleer een manier om kennis te hebben van de eigen situatie. Zonder inspectie heeft men geen idee waar men staat en kunnen er vervelende verrassingen zijn.
Ja, de KPI's wijzigen niet zoveel. Het gaat helemaal niet over acceptatie van archiefsystemen door gebruikers. Horizontaal toezicht is nu vlees noch vis: een leger zonder wapens, daar is niemand bang voor.
Neen, dat idee heb ik niet. Dat is me nooit gezegd, ook.
Ja, je bent ingehuurd als hond, dus moet je blaffen. maar het tij is aan het keren. Ik word nu benaderd door mensen uit de organisatie zelf. O.a. door de komst van de AVG.
39 5 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
Antwoord gegeven Niet ingevuld
Antwoord gegeven 89% Niet ingevuld 11%
Een doel om na te streven 142 | P a g e
Na jaren van 'last' beginnen nut, noodzaak en belangstelling van en voor het toezichtsverslag steeds meer te groeien
Dat kan soms het geval zijn, maar wanneer een gemeente uitmuntend presteert wordt het toezicht versoberd, dus weet de gemeente wat haar te doen staat om van deze last af te komen.
Dit hangt sterk af van de relatie en het besef hoe jouw organisatie ervoor staat.
Is per definitie een last omdat kritische ogen meekijken in hoe je het doet. Dat vindt niemand echt leuk, ook al wordt gezegd dat je je eigen kritiek moet willen organiseren
Ja, er zijn veel interne en externe onderzoekers, dus de organisatie heeft last van (administratieve) lastendruk. Gezamenlijk optrekken met informatiebeveiliging en privacy-officer/FG scheelt al in efficiency en effectiviteit.
Wisselend. De organisatie is de laatste jaren meer vertrouwd met toezicht/controle. Wel is er auditmoeheid. Organisaties die het informatiebeheer op orde aan het brengen zijn, zijn meer gebaat bij 'tussentijdse' meting.
Nee, beiden zijn we bewust dat we het doen om de informatie op orde te krijgen.
Dat is per organisatie heel verschillend, en zelfs binnen de organisaties wisselend. Soms wordt het als last ervaren, maar soms ook als hulpmiddel om binnen de organisatie druk uit te oefenen naar boven om de benodigde middelen te krijgen.
Soms. Informatiebeheer duurzaam op orde brengen is vaak een zorg voor de toekomst en in de waan van de dag is er te weinig aandacht op strategisch niveau. Het is nog een eis waar aan moet worden voldaan, naast de audits en eisen vanuit AVG en ENSIA. Digitaal en duurzaam informatiebeheer vraagt (zoals wij ervoor staan als gemeente) een grote investering in geld en tijd. Ja. De vinger wordt (meervoudig) op de zere plek gelegd. Een organisatie die het niet goed doet zal het contact met de archiefinspectie proberen te minimaliseren uit schaamte en angst om meer werk te doen. Jammer, want dit contact is er juist wel nodig.
Nee, over het algemeen ziet men het belang in. Nee,
Door het bestuur niet, maar wel door sommigen in de gemeentelijke organisatie. Ja, de gemeente is bezig om de 'control/stress' te verminderen
Door het bestuur: ja het is controle op bedrijfsvoering, en wordt - onterecht - vaak niet als maatschappelijk relevant gezien.
Waarom is dit een negatieve vraagstelling? Ik denk niet dat ze het als een zege zien, ook niet als een noodzakelijk kwaad. Maar (hopelijk) als een nuttige vinger aan de pols/ thermometer hoe het aagaat met archief- en informatiemanagement
Nee
Soms wel soms niet, hangt af van de persoon. Sommige ambtenaren gebruiken de inspectie dankbaar voor advies, richting en om zaken in het bestuur aan te kaarten/ voor elkaar te krijgen (meer FTE bijvoorbeeld). Anderen voelen dat zij zich steeds moeten verantwoorden en er geen tijd voor vrij willen maken.?
Nee, ze waarderen wel de expertise en adviezen maar vinden het wel moeilijk wanneer ze elke keer gewezen worden op de voortgang. Vele verbeteringen vragen n.l. vaak een lange doorlooptijd die dus niet strookt met de jaarlijkse KPI verslagen.
Deels, maar over het algemeen ook als een instrument om de informatievoorziening goed op orde te brengen. Het is altijd een soort van 'moetje', maar het wordt wel degelijk serieus genomen en er wordt budget vrijgemaakt voor het uitvoeren van de archieftaken.
Dat is in veel organisaties waarschijnlijk het geval, het hangt af van de benadering die je kiest. Wij benadrukken altijd dat we er zijn om te ondersteunen en dat we hetzelfde doel hebben als de geïnspecteerde organisatie. Dat helpt in het bereiken van de doelstellingen. Wel zijn we er alert op dat we onze handen vrij houden om kritisch te zijn, zodat de rol van de inspectie niet verwatert. Nee, omdat we merkbaar bijdragen aan het verbeteren van de informatievoorziening
Een doel om na te streven 143 | P a g e
Nee. Dit heeft vooral te maken met voorlichting, feedback vanuit de organisatie en de manier waarop overlegstructuren en formele advisering zijn georganiseerd bij ons toezichtpunt.
Ja, soms wel. De inspecteur bemoeit zich met zaken die in de tweede en eerste lijn door professionals wordt gedaan en vormt een extra hobbel. Anderen ondervinden ook steun aan de inspecteur en de inspectierapporten. De risico's worden in beeld gebracht en ondersteunen de plannen en eisen van de ondersteunende informatiepoot. De inspecteur is op de hoogte van kaders en standaarden en wijzen daarop.
Ja, men is gewend klanten te bedienen. Kaders op het gebied van informatie worden als belemmerend of als vervelende kostenpost ervaren.
ja, veel gemeenten zien bijvoorbeeld het invullen van het KPI-verslag als een 'moetje' en vinden dat ze het niet voor zichzelf doen, maar enkel voor de toezichthouder. Een archiefinspecteur kan de noodzaak van dergelijke rapportages uitleggen en duidelijk maken dat een inspectierapport de gemeente kan helpen met het verbeteren van hun informatiebeheer.
Ja, niet iedereen is even gelukkig met kritische rapporten.
Als dat zo is, doe je als inspectie iets niet goed. We hebben allemaal hetzelfde doel voor ogen, dus is het van belang dat (ieder op zijn eigen niveau) de juiste taal spreekt en de juiste dingen doet. Dan hoeft de inspectie geen last te zijn.
23. Welke uitdagingen ervaren inspecteurs? Behoren deze tot bovengenoemde onderwerpen of zijn er andere die ook in overweging genomen dienen te worden?